Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rapportage van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Veidzicht te Baikburg op 7januari 2016 V Utrecht, maart 2016 Pagina 1 van 13

2 Inhoud 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek.3 2 Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 4 3 Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Medicatieoverdracht Verantwoordelijkheid Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten 9 4 Conclusies Hoofdcanclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven van medicatie gratendeels op orde Elektronisch voorschrijfsysteem operationeel, prospectieve risicoanalyse ontbreekt Medicatieoverdracht grotendeels op orde, beleid voor informeren apotheker over nierfunctiewaarden ontbreekt Belegging taken en verantwoordelijkheden nog onvoldoende geborgd Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten nog in ontwikkeling 12 5 Handhaving 13 Pagina 2 van 13

3 - De - Er - Er Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie en het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht). Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: verantwoordelijkheden zijn goed belegd; - Het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 13

4 - Richtlijn - Handreiking - Multidisciplinaire - Veilige - Richtlijn 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan zijn gesprekken gevoerd met: - Drie patiënten - Twee psychiaters - Geneesheer directeur/directeur behandeling Daarnaast is het Elektronisch Voorschrijfsysteem in Microhis gedemonstreerd en zijn (met een toestemmingsverklaring) een aantal patiëntendossiers ingezien. Pagina 4 van 13

5 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezichtbezoek aan FPC Veldzicht. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf FPC Veldzicht is als Organisatie recent erg in beweging door wijzigingen in de doelgroep en nieuwe doelgroepen. Voorheen bestond de doelgroep hoofdzakelijk uit patiënten met een TBS-status en patiënten met een Bopz-status. Naast Bopz patiënten verblijven in FPC Veldzicht tegenwoordig alleen nog TBS-patiënten met een vreemdelingenstatus en een aantal TBS-patiënten die zeer intensieve zorg nodig hebben. Daarnaast verblijven in FPC Veldzicht vreemdelingen die zich in de strafrechtketen bevinden en voorziet Veldzicht in psychiatrische crisiszorg voor patiënten die in een COA-locatie verblijven (zowel vrijwillige zorg als zorg in gedwongen kader). FPC Veidzicht richt zich met deze doelgroepwijzigingen in toenemende mate op transculturele psychiatrie, binnen diverse juridische kaders. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Voldeed wel Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Vo Id eed nie Toelichting Elektronisch voorschrijven/medicatiebewaking Het elektronisch voorschrijven van medicatie gaat via de medicatiemodule (het EVS) in het huisartsinformatiesysteem MicroHis. Medicatieopdrachten worden door artsen die werkzaam zijn binnen de instelling direct ingevoerd in het EVS in MicroHis. Recepten worden na afronden van het voorschrijfproces via MicroHis automatisch digitaal aan de apotheker verzonden. Aan de apotheek worden door de artsen van Veldzicht uitsluitend digitale recepten aangeleverd. Pagina 5 van 13

6 In het EVS is een waarschuwingsfunctie opgenomen voor de bewaking van contra indicaties, (pseudo)dubbelmedicatie en interacties met andere geneesmiddelen. Het systeem geeft hier een melding van, waarna door de voorschrijvend arts eerst akkoord gegeven moet worden om verder te kunnen met de receptverwerking. De waarschuwingsfunctie van MicroHis om de individuele gevoeligheden (zoals allergieën) van patiënten automatisch te bewaken wordt niet systematisch gebruikt. Bijzonderheden zijn tijdens het voorschrijven wel zichtbaar in een zijkolom op het beeldscherm, indien ingevoerd in Microhis. Voorschrijvers moeten hier zelf alert op zijn. Het is aan de medewerkers van de medische dienst en voorschrijvers of individuele gevoeligheden van patiënten voldoende worden vastgelegd en opgemerkt bij het voorschrijven van medicatie. Prospectieve risicoanalyse Er is geen prospectieve risicoanalyse aanwezig die zicht geeft op de risico s die het EVS met zich meebrengt. Wel is recent een interne audit uitgevoerd gericht op medicatieveiligheid in brede zin maar deze is meer gericht op geconstateerde knelpunten dan op een analyse op de toekomst. In geval van nood (bij uitval van het EVS) is te allen tijde een papieren patiëntendossier met actueel medicatieoverzicht beschikbaar op de medische dienst, waardoor men het medicatiegebruik altijd inzichtelijk kan krijgen. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel Voldeed wel med icatieoverzicht. Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met Voldeed wel de overdracht naar de volgende schakel. Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed wel De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Voldeed wel Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij.. afwijkende Voldeed nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patient aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). niet Pagina 6 van 13

7 Toelichting Actueel medicatleoverzicht Bij een nieuwe opname wordt door de medische dienst het medicatiegebruik nagevraagd bij de instelling waar de patiënt vandaan komt. Met name wanneer het een patiënt betreft die voorheen op een COA-locatie verbleef, blijkt de praktijk soms weerbarstig. De arts verifieert de verzamelde informatie bij de patiënt zelf. De arts schrijft vervolgens de medicatie voor via het EVS in MicroHis, op basis van het actueel medicatieoverzicht. Wijzigingen in de voorgeschreven medicatie worden automatisch in het medicatieoverzicht verwerkt. Een actueel medicatieoverzicht is doorgaans tijdig beschikbaar. Op de dag van ontslag gaat een actueel medicatieoverzicht met de ontslagbrief mee. Indien bekend is waar de patiënt naartoe gaat vindt tevens voorafgaand aan overplaatsing contact met de ontvangende instelling plaats voor een overdracht. Lijst van 23 werkzame stoffen In MicroHis zit een waarschuwingsfunctie waarbij wordt gevraagd om de reden van voorschrijven bij deze 23 werkzame stoffen, maar de gesproken voorschrijvers waren zich niet bewust van de plicht. Slechts dankzij het systeem werd de indicatie aangegeven. Onderzoek naar de nierfunctie Bij afwijkende nierfunctiewaarden worden de labuitslagen door de medische dienst uitgeprint en in het postvakje van de aanvrager van het onderzoek (huisarts/psychiater) gelegd ter beoordeling. Over het geven van een terugkoppeling aan de apotheker in geval van afwijkende nierfunctiewaarden bestaan geen werkafspraken. De huisarts en psychiater krijgen de uitslagen en worden verantwoordelijk geacht voor het verdere beleid. Voorts wordt een kwetsbaarheid geconstateerd in het postbakjessysteem. Ondanks afspraken over waarneming bij afwezigheid constateert de instelling naar aanleiding van het inspectiebezoek een risico op fouten in dit systeem. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Voldeed wel Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. Voldeed niet Pagina 7 van 13

8 Toelichting Verantwoordelijkheden Voor de gesproken patiënten is duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is bij vragen, namelijk meestal de behandelend psychiater. In het dossier is opgenomen wie de behandelend psychiater is. Wanneer een patiënt psychofarmaca en somatische medicatie gebruikt, wordt de psychiater als aanspreekpunt voor de psychofarmaca gezien en de huisarts als aanspreekpunt voor de somatische medicatie, zo blijkt uit de gevoerde gesprekken met medewerkers. Indien een patiënt psychofarmaca en somatische medicatie gebruikt, wordt de huisarts uitgenodigd bij het psychiateroverleg om het medicatiegebruik door te nemen. De lijnen tussen psychiaters en huisartsen zijn kort. Samen werkingsafspra ken Er gelden binnen de instelling diverse afspraken over medicatieafstemming en een aantal bijbehorende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van voorschrijven, ter hand stellen, toedienen, EVS, dossiervoering en het actueel houden van het medicatieoverzicht. Slechts een aantal van deze afspraken zijn schriftelijk vastgelegd. Op het gebied van medicatieverstrekking en medicatiedistributie zijn er een aantal werkinstructies. Intern is de afspraak dat de voorschrijver te allen tijde verantwoordelijk is voor het verantwoord voorschrijven. De huisarts schrijft de somatische medicatie voor, de psychiater de psychofarmaca. De apotheek controleert de medicatie (nogmaals) op dosering, dubbelmedicatie, interacties en contra-indicaties. Bij aflevering van de medicatie door de apotheek controleert een verpleegkundige van de medische dienst aan de hand van prints van de door de voorschrijvers ingevoerde recepten de ingekomen medicatie, alvorens deze wordt uitgezet/verstrekt, om de kans op medicatiefouten verder te verkleinen. Consulenten en externe specialisten faxen hun recepten rechtstreeks, of via de medische dienst van Veldzicht, naar de apotheek. De regie over het voorschrift ligt bij de voorschrijvende arts, regie over de administratieve verwerking ligt bij de medische dienst. Een verpleegkundige van de medische dienst verwerkt het recept administratief in Microhis. Niet geheel duidelijk is op welke wijze de medicatiebewaking (en eventuele voortzetting) dan plaatsvindt en wie daarvoor op welke wijze verantwoordelijkheid draagt. Hierover zijn met andere zorgaanbieders geen (vaste) afspraken. De afspraak in de kliniek is dat psychofarmaca niet door externen worden voorgeschreven. Indien een psychiater een externe collega consulteert, is de psychiater werkzaam in de kliniek degene die voorschrijft en verantwoordelijk is. Pagina 8 van 13

9 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd, Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. In ieder geval alle patiënten Niet van van 75 jaar 1 en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch toepassing gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Niet van toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners Niet van jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel toepassing voor de jaren Toelichting Ten tijde van het toezichtbezoek waren er in FPC Veldzicht géén patiënten aanwezig ouder dan 65 jaar waarbij sprake was van polyfarmacie. Daardoor kon het onderdeel medicatiebeoordeling bij de beoogde doelgroep niet worden getoetst. Samenwerkingsafspraak medicatiebeoordelin gen Er is geen samenwerkingsprotocol waarin de verantwoordelijkheden van voorschrijver en apotheker zijn opgenomen als het gaat om medicatiebeoordelingen bij kwetsbare polyfarmacie patiënten. Medicatiebeoordelingen Er worden geen medicatiebeoordelingen uitgevoerd volgens de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. Wel wordt in geval van polyfarmacie het medicatiegebruik van betreffende patiënt op indicatie geëvalueerd in het psychiateroverleg, eventueel in het bijzijn van de huisarts. Verder komen voorschrijfbeleid en risicogroepen regelmatig aan bod in het psychiateroverleg. 1 De IGZ heeft bij het opstellen van de toetsingsnorm in overleg met veldpartijen gebruik gemaakt van aangescherpte patiëntselectie criteria (o.a. leeftijd 75 i.p.v. 65 jaar) die resulteren in een reductie van de populatie patiënten met polyfarmacie die in aanmerking komen voor een medicatiebeoordeling. Voor het onderzoek binnen de FPC s is de oorspronkelijke leeftijdsnorm van 65 jaar uit de richtlijn gehanteerd, gezien het gering aantal ouderen dat in FPC s verblijft. Pagina 9 van 13

10 Voorts is het afgelopen anderhalf jaar de apotheker tweemaal uitgenodigd bij de vakgroep van psychiaters van FPC Veidzicht en is onder andere het thema polyfarmacie besproken. Het is de intentie van FPC Veldzicht om een meer structureel farmacologisch overleg in te stellen, mogelijk in samenwerking met andere (GGZ) instellingen in de regio. Pagina 10 van 13

11 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven van medicatie grotendeels op orde De inspectie is van oordeel dat FPC Veidzicht grotendeels voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidence-based voorgeschreven op basis van de indicatie en het actuele patiëntendossier. Het maken en vastleggen van interne werkafspraken en externe samenwerkings afspraken behoeft nog aandacht, om taken en verantwoordelijkheden op het gebied van medicatie duidelijker te beleggen. 4.2 Elektronisch voorschrijfsysteem operationeel, prospectieve risicoanalyse ontbreekt FPC Veldzicht heeft een EVS dat beschikt over de actuele eisen: dat wil zeggen dat medicatie voorschrijven, wijzigen en beëindigen, evenals medicatiebewaking door middel van het EVS plaatsvindt. Dit draagt ert:oe bij dat risico s op ongewenste interacties, bijwerkingen/overgevoeligheden en contra-indicaties tijdig worden gesignaleerd. De inspectie constateert een risico op het gebied van signaleren van individuele gevoeligheden van patiënten; het opmerken ervan tijdens het voorschrijfproces is niet geborgd in het systeem. Een prospectieve risicoanalyse specifiek op het gebied van elektronisch voorschrijven heeft nog niet plaatsgevonden. Eventuele risico s van het gebruik van het EVS zijn hierdoor mogelijk op dit moment nog onvoldoende in beeld. 4.3 Medicatieoverdracht grotendeels op orde, beleid voor informeren apotheker over nierfunctiewaarden ontbreekt Voorschrijvers binnen FPC Veldzicht beschikken over een actueel medicatieoverzicht bij het voorschrijven. Men levert veel inspanningen om een actueel medicatieoverzicht te genereren voor een recent opgenomen patiënt. De praktijk is soms weerbarstig, maar desondanks lukt het meestal tijdig om een actueel medicatieoverzicht te genereren. Bij uitplaatsing vindt indien mogelijk voorafgaand aan de overplaatsing een warme overdracht plaats en een actueel medicatieoverzicht gaat bij het ontslag met de ontslagbrief mee, zodat ketenpartners tijdig over de juiste informatie beschikken om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De indicatie voor het voorschrijven van een middel dat een van de 23 werkzame stoffen bevat zoals bedoeld in artikel 6.11 van de Geneesmiddelenwet wordt door voorschrijvers op het recept vermeld. Afwijkende nierfunctiewaarden worden niet aan de apotheker doorgegeven. Hierdoor wordt de apotheker onvoldoende in staat gesteld om adequate medicatiebewaking uit te voeren. 4.4 Belegging taken en verantwoordelijkheden nog onvoldoende geborgd Voor de patiënt is voldoende duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het voorschrijven van de medicatie. Binnen de setting van FPC Veldzicht zijn afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en taken op het gebied van medicatie. Deze afspraken zijn echter onvoldoende vastgelegd, waardoor de werkwijze niet is geborgd binnen de Organisatie en onduidelijkheid kan ontstaan. Pagina 11 van 13

12 Ook zijn met andere (externe) zorgaanbieders, zoals de apotheker, geen afspraken gemaakt en vastgelegd, waardoor niet geheel duidelijk is op welke wijze medicatiebewaking plaatsvindt en wie daarvoor verantwoordelijk is. 4.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten nog in ontwikkeling Tijdens het bezoek aan FPC Veldzicht kon niet worden getoetst of FPC Veldzicht voldoet aan de norm medicatiebeoordeling bij kwetsbare oudere patiënten met polyfarmacie, omdat deze doelgroep ten tijde van het bezoek niet bij de instelling verbleef. Om deze reden was deze norm ten tijde van het bezoek niet van toepassing voor FPC Veldzicht. Wel is er tijdens het bezoek in algemene zin gekeken naar medicatiebeoordelingen van patiënten met polyfarmacie. Hieruit bleek dat het medicatiegebruik van (andere) kwetsbare polyfarmacie patiënten met enige regelmaat wordt geëvalueerd maar dat daar geen vaste werkafspraken over zijn en dat de apotheker niet is betrokken bij de evaluaties. De inspectie constateert dat eventuele risico s op medicatieonveiligheid onvoldoende worden beheerst wanneer er wel oudere, kwetsbare patiënten waarbij sprake is van polyfarmacie worden opgenomen. Vanuit FPC Veldzicht is aangegeven dat het voornemen is om een structureel farmacologisch overleg in te stellen, waarin ook dit onderwerp een plek krijgt. Pagina 12 van 13

13 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 oktober 2016) de volgende maatregelen te treffen: Maak een (prospectieve) risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Implementeer beleid over het melden van afwijkende nierfunctiewaarden aan de apotheker; Maak en formaliseer afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van medicatie en medicatiebewaking. Maak hierbij ook afspraken met betrekking tot medicatiebecordelingen van (oudere) patiënten waarbij sprake is van polyfarmacie, voor het geval deze doelgroep wel aanwezig zou zijn. De inspectie gaat ervan uit dat de bevindingen en conclusies voldoende handvatten bieden voor het vormgeven van de verbetermaatregelen. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid wordt zo nodig getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek of kan tijdens regulier toezicht worden getoetst. Pagina 13 van 13

14