Rapport van het inspectiebezoek aan Cirya GGZ te Dordrecht, januari Utrecht, maart 2016

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Cirya GGZ te Dordrecht, januari 2016 Utrecht, maart 2016

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doel inspectiebezoek 3 2. Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 3 3. Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Toelichting Medicatieoverdracht Toelichting Verantwoordelijkheid Toelichting Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Toelichting 8 4. Conclusies Hoofdconclusie Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten 9 5. Handhaving 10 Pagina 2 van 10

3 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht), de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep of het formularium. Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: - de verantwoordelijkheden zijn goed belegd; - het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; - er vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; - er vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: - Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan zijn gesprekken gevoerd met de directeur en een voorschrijvend psychiater. Daarnaast is het Elektronisch Voorschrijfsysteem (Tetra; Bricks) gedemonstreerd en aan de hand van een aantal patiëntendossiers ingezien. Dit is gekoppeld aan het EPD Prosoftware. Daarnaast is Kindadmin voor kind en jeugd in gebruik. Pagina 3 van 10

4 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf Cirya GGZ B.V. is in 2010 als stichting gestart en behandelt op twee locaties ambulante patiënten met grotendeels lichte problematiek. De behandeling is gericht op integrale psychiatrie en het reduceren van de medicatie vanuit de overtuiging dat de lijdensdruk vaak groter is door de medicatie dan door de stoornis zelf. Cirya biedt Basis- en specialistische GGZ zorg. In 2015 zijn ongeveer 500 patiënten behandeld. Bij circa 20% betrof het aanbod basis GGZ. Maximaal 20% van de patiënten gebruikt door Cirya voorgeschreven- medicatie. Cirya heeft 35 medewerkers (18 fte) in dienst, waaronder één psychiater volwassenenzorg en één kinder- en jeugdpsychiater. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Voldeed wel Er is een prospectieve risicoanalyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Voldeed niet Toelichting Momenteel wordt de conversie ingericht van het huidige EVS naar Medicore, omdat dit laatste systeem effectiever is en meer managementinformatie aanlevert. Tevens is het in het nieuwe systeem mogelijk autorisaties toe te kennen voor inzage in het patiëntendossier. Dat is nu via een protocol geregeld. Het EVS waarschuwt bij een dubbele dosering of interacties door middel van een pop-up. Het was de behandelaar niet bekend of er waarschuwing wordt gegeven in geval van een overgevoeligheid/allergie. Controle na het inspectiebezoek leverde op dat controle hierop actief is, omdat hiertoe een ICPC-code is ingevoerd. Pagina 4 van 10

5 Bij recente voorschrijvingen (70%) is zowel de voorgeschreven als de overige medicatie in het EVS ingevoerd. Van de oudere voorschrijvingen wordt handmatig alle medicatie door een student bedrijfskunde in het EVS ingevoerd. De betreffende patiënten hebben hiervoor toestemming gegeven. De verwachting is dat het overzetten van de medicatieoverzichten in het nieuwe EVS Medicore, geautomatiseerd gebeurt en daardoor fouten door handmatige invoer worden vermeden. Bij de overgang op Medicore wordt gebruik gemaakt van een prospectieve risicoanalyse. Dat is bij het starten van het huidige EVS niet gebeurd. Opmerking inspectie: bij een prospectieve risicoanalyse kan aandacht worden besteed aan de volgende risico's: a. Het actueel medicatieoverzicht is niet elektronisch beschikbaar (ook door onverwachte uitval van systemen, elektriciteit etc.). b. Informatie bevat fouten als gevolg van handmatig overtypen van gegevens. c. Verschillende interpretatie van termen (bv. dosering verschillend gecodeerd). d. Schijnveiligheid, fenomeen: het systeem voert de medicatiebewaking uit dus het is waar. e. Onkundig gebruik: voorschrijver weet niet hoe het systeem werkt. f. Onvoldoende of onbetrouwbare koppeling met laboratoria die bloedspiegelbepalingen uitvoeren. g. Onvoldoende 'finetuning' van het systeem op de doelgroep waardoor gebruikers te veel of te weinig signalen krijgen. h. Er is onvoldoende/ geen visie op inzet van ICT in zorgproces. Er is geen informatiebeleid. i. Onduidelijkheid over de manier waarop validatie van systeem plaatsvindt. Het is van belang dat schriftelijk kan worden aangegeven op welke wijze deze risico s worden beheerst worden door de instelling/voorschrijvers. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Voldeed wel Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Voldeed wel Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed wel De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de voldeed niet Pagina 5 van 10

6 Geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patiënt aangewezen apotheker (conform Geneesmiddelenwet art. 6.10). toepassing met kanttekening* Toelichting Een patiënt wordt niet alleen aangemeld voor medicatieconsult, indien farmacotherapie naar mening van de behandelaar mogelijk geïndiceerd is, maar ook indien relatief veel medicatie door derden is voorgeschreven. Bij aanmelding voor het medicatieconsult wordt aan de patiënt gevraagd een actueel medicatieoverzicht van de apotheek mee te nemen. Wanneer een patiënt dit niet bij zich heeft, wordt contact gelegd met de huisarts of de apotheek. Tevens nemen de meeste huisartsen bij verwijzing de bij hen bekende medicatie op in de verwijsbrief. Het recept wordt aan de patiënt meegegeven of naar de apotheek gefaxt, indien telefonisch contact met de patiënt heeft plaats gevonden. Het contact met de huisartsen verloopt via zorgmail. Wijzigingen in voorgeschreven medicatie worden in het EVS ingevoerd. Het EVS geeft niet automatisch een indicatie/signaal aan bij de in artikel 6.11 van de Geneesmiddelenwet genoemde medicatie. Dit wordt ook niet handmatig op het recept aangebracht. Opmerking inspectie: in de Geneesmiddelenwet (artikel 6.11) is aangegeven dat voor 23 werkzame stoffen de indicatie/reden van voorschrijven moet worden vermeld op het recept. De reden hiervoor is de volgende: Voor deze middelen geldt dat de bepaling van de nierfunctiewaarden van belang is voor, onder andere, het bepalen van de dosering. Zo krijgt de apotheker beter zicht op deze (in die zin risicovolle) middelen (zoals lithiumcarbonaat). Het was aanvankelijk als proef door de (toenmalig) minister van VWS gestart. Het is daarna wet geworden. De bedoeling was deze procedure bij meerdere middelen toe te passen bijvoorbeeld voor middelen waarbij leverfunctiebepalingen noodzakelijk zijn. *Medicatie waarbij nierfunctiewaarden gecontroleerd moeten worden (zoals bijvoorbeeld bij Lithium) wordt zelden voorgeschreven. Indien laboratoriumonderzoek is geïndiceerd wordt een formulier voor laboratioriumonderzoek aan de patiënt meegegeven en wordt het onderzoek door de huisarts aangevraagd. De uitslag komt dientengevolge bij de huisarts van de betreffende patiënt. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Voldeed wel Pagina 6 van 10

7 Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). toepassing Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. toepassing met kanttekening* Toelichting Er zijn geen patiënten gesproken. Omdat slechts twee (voorschrijvende) psychiaters bij Cirya werkzaam zijn en de patiënt een uitnodiging voor het medicatieconsult krijgt met vermelding van de naam van de psychiater is in principe altijd duidelijk wie de voorschrijver en aanspreekpunt is van en voor de medicatie. Ook is dit vastgelegd in het behandelplan, dat altijd aan de patiënt wordt aangeboden. *Over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie zijn geen geformaliseerde afspraken met huisartsen en apothekers. Dat is gezien de grootte van het verzorgingsgebied en de ambulante werkwijze waarbij meerdere huisartsen en apothekers zijn betrokken waarschijnlijk niet haalbaar en/of doelmatig. 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen'. In ieder geval alle patiënten van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. toepassing Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren toepassing Pagina 7 van 10

8 3.5.1 Toelichting Bij Cirya worden alleen patiënten jonger dan 65 jaar behandeld. De reden hiervoor is dat de zorgverzekeraar de eis stelt dat een specialist ouderengeneeskunde in dienst moet zijn om het mogelijk te maken ouderen (65+) te behandelen. Opmerking inspectie: bij ambulante patiënten zou het vooral van belang moeten zijn dat bij alle zorgverleners duidelijk is wie bij welke omstandigheden de regie/verantwoordelijkheid heeft om medicatiebeoordelingen te organiseren en hiervoor beleid te bepalen. Bij de medicatiebeoordeling volgens de Multidisciplinaire richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen' zijn de volgende stappen van belang (uitvoering, vastleggen in EPD): - Farmacotherapeutische anamnese (gesprek zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) - Farmacotherapeutische analyse (beoordeling farmaceutische gegevens onder andere op basis actueel medicatieoverzicht en zelfzorggebruik) - Opstellen farmacotherapeutisch behandelplan (in overleg met huisarts en apotheker) - Vaststellen farmacotherapeutisch behandelplan (terugkoppelen zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) In de praktijk blijkt dat in alle zorgdomeinen de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen' nauwelijks is geïmplementeerd. Veel patiënten krijgen nog geen medicatiebeoordeling zoals omschreven in de Richtlijn, terwijl zij daar wel voor in aanmerking komen. Wel worden in zekere mate medicatiebeoordelingen (en in de tweede lijn medicatieverificatie) uitgevoerd, echter niet volgens stappen die in de Richtlijn zijn beschreven. Pagina 8 van 10

9 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie De inspectie is van oordeel dat Cirya GGZ bijna volledig voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidencebased voorgeschreven op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier en de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep. De inspectie ziet geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid lijkt gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Cirya GGZ heeft een EVS dat is gekoppeld aan het EPD. Het EVS voldoet aan de actuele eisen. Alle functionaliteiten worden door de voorschrijvers gebruikt. Cirya gaat echter over op een ander EVS (Medicore) omdat dit systeem meer autorisatiemogelijkheden heeft en meer managementinformatie kan genereren. Bij het transformatieproces naar het nieuwe EVS wordt een risicoanalyse uitgevoerd volgens de Safer-methode (zoals aangegeven in de reactie van de directie per mail op 8 maart 2016). 4.3 Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Op het moment van voorschrijven is van elke patiënt een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. De voorschrijvers van Cirya voeren een actief beleid om verschillende bronnen te raadplegen om het medicatieoverzicht zo compleet mogelijk te krijgen. Het EVS geeft niet automatisch een indicatie/signaal aan bij de in artikel 6.11 van de Geneesmiddelenwet genoemde medicatie. Dit werd ook niet handmatig op het recept aangebracht. In een reactie per mail van 8 maart 2016 geeft de directie aan dat dit beleid is aangepast en de voorschrijvend psychiaters de indicatie indien van toepassing- op het recept aangeven. 4.4 Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling De regie en verantwoordelijkheden zijn belegd en (waarschijnlijk) duidelijk voor de patiënt. 4.5 Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Bij Cirya worden geen patiënten behandeld ouder dan 65 jaar. Pagina 9 van 10

10 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 oktober 2016) de volgende maatregelen te treffen: Implementeer het nieuwe EVS Medicore en draag er zorg voor dat alle functionaliteiten door de voorschrijvers worden gebruikt; Begeleid dit proces met de al ingezette risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst. De inspectie ziet geen aanleiding nadere handhavingsmaatregelen te treffen. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. Pagina 10 van 10