Rapport van het inspectiebezoek aan Pi-groep in Drachten, december V Utrecht, maart 2016

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Pi-groep in Drachten, december 2015 V Utrecht, maart 2016

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doel inspectiebezoek 3 2. Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 4 3. Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Toelichting Medicatieoverdracht Toelichting Verantwoordelijkheid Toelichting Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Toelichting 9 4. Conclusies Hoofdconclusie Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Conclusie ten aanzien van medicatie-overdracht Conclusie ten aanzien van verantwoordelijkheidsverdeling Conclusie ten aanzien van medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Handhaving 12 Pagina 2 van 12

3 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht), de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep of het formularium. Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: - De verantwoordelijkheden zijn goed belegd; - Het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; - Er vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; - Er vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 12

4 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: - Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan is gesproken met de manager zorg en een voorschrijvend psychiater. Daarnaast zijn aan de hand van een aantal patiëntendossiers het elektronische patiëntendossier Careweb en het elektronische voorschrijfsysteem Farmed ingezien. Pagina 4 van 12

5 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezichtsbezoek aan Pi-groep, rayon Drachten in Drachten (hierna: Pi-groep). Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf Pi-groep is tien jaar geleden opgericht door de huidige directeur en eigenaar. Pi staat voor persoonlijke impulsen in zorg, samenleving en werk. Pi-groep biedt mensen met geestelijke gezondheidsproblemen integrale zorg en integratie op maat. Bij Pi-groep werken 130 mensen (= 80 fte). Tijdens het bezoek had Pi-groep ongeveer 500 openstaande DBC s. Pi-groep levert basis- en specialistische GGZ, Wmo-zorg en re-integratiediensten vanuit vestigingen in Friesland, Flevoland en Drenthe. Groningen is in ontwikkeling. Intramuraal heeft Pi-groep speciaal voor jeugd en jong volwassenen een eigen concept ontwikkeld: het Trainingshuis. Hier verblijven 24 cliënten maximaal twee jaar. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS). Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Voldeed niet Toelichting Elektronisch Voorschrijven Sinds een paar maanden maakt Pi-groep gebruik van het elektronische voorschrijfsysteem Farmed. Daarvoor werd alles in Careweb gedaan. Op het Pagina 5 van 12

6 moment van het bezoek waren nog niet alle medicatiegegevens vanuit Careweb in Farmed overgenomen. Voor alle nieuwe patiënten worden de medicatiegegevens in Farmed gezet en wordt Farmed gebruikt. Voor de patiënten die al in zorg waren worden de gegevens gefaseerd overgezet naar Farmed. Doordat Farmed niet is gekoppeld aan Careweb is dit een handmatige en tijdrovende klus. Farmed voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS: bewaking op interacties met andere geneesmiddelen die de patiënt gebruikt, individuele gevoeligheden, ongevoeligheden of overgevoeligheden van de betreffende patiënt voor een bepaald geneesmiddel, onjuiste doseringen, (pseudo)dubbelmedicatie, contra-indicaties en andere patiëntkenmerken. Door het nieuwe elektronische voorschrijfsysteem en de voorbereiding voor dit inspectiebezoek waren de gesprekspartners goed op de hoogte van de normen en richtlijnen en wat wel of nog niet goed gaat. Gezamenlijk zijn de medewerkers bezig om de werking van en het gebruik van het EVS, waaronder het goed invoeren van alle patiëntkenmerken, en het verantwoord voorschrijven te verbeteren. Doordat het EVS nog niet volledig wordt gebruikt zijn de voorschrijvers zelf vanuit hun beroepsverantwoordelijkheid- alert dat zij verantwoord voorschrijven. Gegevensuitwisseling Het Trainingshuis heeft een eigen vaste apotheker waarmee de gegevens elektronisch worden uitgewisseld. Aan de patiënten die ambulant in behandeling zijn worden de recepten meegegeven of naar de gewenste apotheek gefaxt. Via zorgmail is geen elektronische gegevensuitwisseling met de apothekers mogelijk. Informatie met de huisarts wordt uitgewisseld via zorgdomein. Prospectieve risicoanalyse Pi-groep heeft geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd. Opmerking inspectie: bij een prospectieve risico-analyse kan aandacht worden besteed aan de volgende risico's: a. Het actueel medicatieoverzicht is niet elektronisch beschikbaar (ook door onverwachte uitval van systemen, elektriciteit etc). b. Informatie bevat fouten als gevolg van handmatig overtypen van gegevens. c. Verschillende interpretatie van termen (bv. dosering verschillend gecodeerd). d. Schijnveiligheid, fenomeen: het systeem voert de medicatiebewaking uit dus het is waar. e. Onkundig gebruik: voorschrijver weet niet hoe het systeem werkt. f. Onvoldoende of onbetrouwbare koppeling met laboratoria die bloedspiegelbepalingen uitvoeren. g. Onvoldoende 'finetuning' van het systeem op de doelgroep waardoor gebruikers te veel of te weinig signalen krijgen. h. Er is onvoldoende/ geen visie op inzet van ICT in zorgproces. Er is geen informatiebeleid. i. Onduidelijkheid over de manier waarop validatie van systeem plaatsvindt. Het is van belang dat schriftelijk kan worden aangegeven op welke wijze deze risico s worden beheerst worden door de instelling/voorschrijvers. De inspectie heeft de gesprekspartners ook geattendeerd om in de risico-analyse mee te nemen hoe bij het opslaan van bepaalde gegevens in de cloud onder alle omstandigheden aan de verplichting kan worden voldaan om in het kader van de Pagina 6 van 12

7 Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) het dossier, of daarin opgenomen gegevens, gedurende 15 jaar te bewaren, inzage te blijven garanderen en de dossieroverdracht mogelijk te maken. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Voldeed gedeeltelijk Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Voldeed gedeeltelijk Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed gedeeltelijk De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de Geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patiënt aangewezen apotheker (conform Geneesmiddelenwet art. 6.10). Voldeed niet Toelichting Actueel medicatieoverzicht Elke patiënt wordt verwezen via de huisarts. In de verwijsbrief van de huisarts staat meestal een actueel medicatieoverzicht. Pi-groep vraagt geen actueel medicatieoverzicht op bij de apotheek maar wil dit, na toestemming van de patiënt, wel gaan doen. Pi-groep is bezig voor elke patiënt binnen 24 uur een actueel medicatieoverzicht beschikbaar te hebben maar dit was tijdens het bezoek nog niet voor elke patiënt mogelijk. Pi-groep zou graag ook alle extern voorgeschreven medicatie in het elektronische voorschrijfsysteem beschikbaar willen hebben maar dit is niet realiseerbaar. In het elektronische voorschrijfsysteem wordt alleen het actuele medicatieoverzicht van de huisarts en de eigen uitgeschreven medicatie opgenomen. Bij de intake en bij elk medicatievoorschrift worden de medicatiegegevens geverifieerd met de patiënt. Pagina 7 van 12

8 Lijst van 23 werkzame stoffen De voorschrijvers waren bekend met artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. De voorschrijvers geven niet zelf actief de reden van voorschrijven voor de lijst van 23 werkzame stoffen mee op het recept maar dit wordt via het elektronische voorschrijfsysteem bij de genoemde stoffen wel gevraagd en aangegeven op de recepten. Onderzoek naar de nierfunctie De gesprekspartners waren op de hoogte dat een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt afwijkende nierfunctiewaarden moet meedelen aan de apotheker maar dit wordt nog niet gedaan. Afwijkende nierfunctiewaarden worden doorgegeven aan de huisarts. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie Toelichting Er zijn geen patiënten gesproken. Verantwoordelijkheden Bij Pi-groep wordt alleen medicatie voorgeschreven door twee psychiaters en een arts. De psychiaters zijn altijd de hoofdbehandelaar. Het is duidelijk voor de patiënt wie de medicatie voorschrijft, wie verantwoordelijk is en wie het aanspreekpunt is bij eventuele vragen over de medicatie. Dit wordt goed met de patiënt gecommuniceerd en is ook inherent aan de kleinschaligheid. Elke patiënt krijgt bij de intake een cliëntwijzer mee. Binnen Pi-groep zijn goede afspraken over de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van medicatie. Pagina 8 van 12

9 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen'. In ieder geval alle patiënten van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Niet van toepassing Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Niet van toepassing Toelichting Naar aanleiding van de HKZ-audit zijn de week voorafgaand aan het inspectiebezoek door Pi-groep afspraken gemaakt met de apotheker om de medicatiebeoordelingen beter te gaan stroomlijnen. Vooralsnog is bewust gekozen dat de patiënt en de huisarts niet aanwezig zijn bij de medicatiebeoordelingen. Tijdens het bezoek waren geen patiënten in zorg die ouder waren dan 75 en voldeden aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. Hierdoor kon de medicatiebeoordeling niet worden getoetst. Opmerking inspectie: bij de medicatiebeoordeling volgens de Multidisciplinaire richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen' zijn de volgende stappen van belang (uitvoering, vastleggen in EPD): - Farmacotherapeutische anamnese (gesprek zorgverlener-cliënt, of diens vertegenwoordiger) - Farmacotherapeutische analyse (beoordeling farmaceutische gegevens onder andere op basis actueel medicatieoverzicht en zelfzorggebruik) - Opstellen farmacotherapeutisch behandelplan (in overleg met huisarts en apotheker) - Vaststellen farmacotherapeutisch behandelplan (terugkoppelen zorgverlenercliënt, of diens vertegenwoordiger) In de praktijk blijkt dat in alle zorgdomeinen de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen' nauwelijks is geïmplementeerd. Veel cliënten krijgen nog geen medicatiebeoordeling zoals omschreven in de Richtlijn, terwijl zij daar wel voor in aanmerking komen. Wel worden in zekere mate medicatiebeoordelingen (en in de Pagina 9 van 12

10 tweede lijn medicatieverificatie) uitgevoerd, echter niet volgens stappen die in de Richtlijn zijn beschreven. Pagina 10 van 12

11 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie De inspectie is van oordeel dat de Pi-groep grotendeels voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidencebased voorgeschreven op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier en de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep. De inspectie ziet geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid lijkt gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Ten tijde van het inspectiebezoek was nog niet alle medicatie van patiënten die ambulant worden behandeld bij de Pi-groep vanuit Careweb (handmatig) overgezet in het EVS Farmed. Omdat de mogelijkheden van het EVS nog niet volledig worden benut, gebeurt de medicatiebewaking mede op basis van de professionele verantwoordelijkheid van de voorschrijvers. Er is voorafgaand aan de ingebruikname van Farmed geen prospectieve risicoanalyse gemaakt van welke risico s het EVS heeft en hoe deze worden beheerst. 4.3 Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Het is nog niet mogelijk voor elke patiënt binnen 24 uur een actueel en volledig medicatieoverzicht uit het EVS te genereren. In het EVS is alleen de medicatie opgenomen die is voorgeschreven door de huisarts en door de voorschrijvers van de Pi-groep. Het is niet realiseerbaar alle medicatie die door andere voorschrijvers (externen) wordt voorgeschreven in het EVS op te nemen. Voor ambulante patiënten kunnen gegevens niet elektronisch worden uitgewisseld met de apotheken. De communicatie met de huisartsen kan via zorgdomein. Afwijkende nierfunctiewaarden worden niet aan de apotheker doorgegeven. 4.4 Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling De verantwoordelijkheidsverdeling is voldoende duidelijk voor de patiënt. 4.5 Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Tijdens het bezoek waren er geen risicovolle patiënten in behandeling waarbij een medicatiebeoordeling plaats had moeten vinden. Recent zijn afspraken gemaakt met de apotheker om indien van toepassing- medicatiebeoordelingen beter te gaan stroomlijnen. Pagina 11 van 12

12 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 september 2016) de volgende maatregelen te treffen: Voer van iedere patiënt de volledige medicatie in het EVS in; Maak een prospectieve risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Formuleer en implementeer beleid over het melden van afwijkende nierfuncties aan de apotheker, zoals genoemd in artikel 6.10 van de geneesmiddelenwet; Ga na welke nadere samenwerkingsafspraken kunnen worden gemaakt voor medicatiebeoordelingen bij oudere patiënten met polyfarmacie. De inspectie ziet geen aanleiding nadere handhavingmaatregelen te treffen. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. Pagina 12 van 12