Rapportage van het inspectiebezoek aan GGZ Momentum, locatie s-hertogenbosch, oktober Utrecht, januari 2016

Transcriptie

1 Rapportage van het inspectiebezoek aan GGZ Momentum, locatie s-hertogenbosch, oktober 2015 Utrecht, januari 2016

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doel inspectiebezoek 3 2. Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 3 3. Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Toelichting Medicatieoverdracht Toelichting Verantwoordelijkheid Toelichting Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Toelichting 8 4. Conclusies Hoofdconclusie Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Conclusie ten aanzien van verantwoordelijkheidsverdeling Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten 9 5. Handhaving 10 Pagina 2 van 10

3 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht), de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep of het formularium. Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: - de verantwoordelijkheden zijn goed belegd; - het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; - er vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; - er vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: - Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan zijn gesprekken gevoerd met: - een van de bestuurders, tevens voorschrijvend psychiater; - de kwaliteitsbeleidsmedewerker; - twee voorschrijvend psychiaters. Daarnaast is het Elektronisch Voorschrijfsysteem Farmed gedemonstreerd en aan de hand van een aantal patiëntendossiers ingezien. Op de locatie werden alleen ambulante patiënten, jonger dan 65 jaar (en in diverse gemeentes woonachtig), behandeld. Pagina 3 van 10

4 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf GGZ Momentum heeft vijf behandellocaties: in Veldhoven, s Hertogenbosch, Nijmegen, Breda voor ambulante behandeling en een klinische voorziening In Zuid- Afrika. Zo nodig vindt detoxificatie plaats in Hoofddorp. De circa 125 medewerkers bieden aan zo n 750 patiënten een breed palet aan specialistische GGZ/verslavingszorgbehandeling aan, met aandacht voor ketenzorg. Bij GGZ Momentum werken tien psychiaters die medicatie voorschrijven, verspreid over vier locaties. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Voldeed gedeeltelijk Er is een prospectieve risicoanalyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Voldeed niet Toelichting De voorschrijvende psychiaters maken sinds kort gebruik van het het Elektronisch Voorschrijfsysteem (EVS) Farmed. Het EVS is gekoppeld aan het elektronisch patiëntendossier (EPD) User. Het EVS heeft een functie voor controle op contra-indicaties, pseudo- en dubbelmedicatie, onjuiste dosering, interacties met andere geneesmiddelen en overgevoeligheden van de patiënt voor de betreffende medicatie. Indien een dergelijke controle is uitgevoerd, kan dit in het systeem worden aangegeven, waarbij de datum van de controle automatisch wordt weergegeven. Pagina 4 van 10

5 Vanwege de recente ingebruikname van Farmed zijn nog niet alle medicatieoverzichten van alle patiënten in het systeem ingevoerd. De bestuurder gaf aan dat alle voorschrijvers de opdracht hebben deze achterstand binnen een redelijke en haalbare termijn in te lopen. Voor veel patiënten moeten de medicatieoverzichten worden opgevraagd bij de huisarts of bij de apotheek. Hiervoor is eerst toestemming nodig van de betreffende patiënt. Medicatiegegevens die in het EPD staan moeten handmatig in Farmed worden ingevoerd. Er is hiervoor geen digitale koppeling. Handmatige invoer is ook noodzakelijk voor alle andere externe informatie, zoals bijvoorbeeld laboratoriumuitslagen. Recepten die in Farmed worden aangemaakt worden niet digitaal aan een apotheek aangeboden. Dit in verband met het grote aantal apotheken, waarmee anders een digitale koppeling tot stand gebracht zou moeten worden. Recepten worden daarom geprint en aan de patiënt meegegeven. Soms wordt een herhaalrecept na telefonisch overleg als pdf-document aan de patiënt g d. Hierbij wordt mondeling aan de patiënt meegedeeld dat deze wijze van verzenden niet helemaal veilig is. In voorkomende gevallen wordt hiervan geen aantekening gemaakt in het dossier. Er is geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd. Opmerking inspectie: bij een prospectieve risicoanalyse kan aandacht worden besteed aan de volgende risico's: a. Het actueel medicatieoverzicht is niet elektronisch beschikbaar (ook door onverwachte uitval van systemen, elektriciteit etc.). b. Informatie bevat fouten als gevolg van handmatig overtypen van gegevens. c. Verschillende interpretatie van termen (bv. dosering verschillend gecodeerd). d. Schijnveiligheid, fenomeen: het systeem voert de medicatiebewaking uit dus het is waar. e. Onkundig gebruik: voorschrijver weet niet hoe het systeem werkt. f. Onvoldoende of onbetrouwbare koppeling met laboratoria die bloedspiegelbepalingen uitvoeren. g. Onvoldoende 'finetuning' van het systeem op de doelgroep waardoor gebruikers te veel of te weinig signalen krijgen. h. Er is onvoldoende/ geen visie op inzet van ICT in zorgproces. Er is geen informatiebeleid. i. Onduidelijkheid over de manier waarop validatie van systeem plaatsvindt. Het is van belang dat schriftelijk kan worden aangegeven op welke wijze deze risico s worden beheerst worden door de instelling/voorschrijvers. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Voldeed gedeeltelijk Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 Voldeed Pagina 5 van 10

6 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. gedeeltelijk Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed wel De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Voldeed gedeeltelijk Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patiënt aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10) Toelichting De voorschrijver heeft op het moment van voorschrijven het medicatieoverzicht geverifieerd met de patiënt. Bij de intake wordt een patiënt verzocht het bij de apotheek of huisarts opgevraagde actueel medicatieoverzicht mee te nemen. Ook bij andere voorschrijfmomenten wordt aan de patiënt gevraagd welke actuele medicatie wordt gebruikt. Vanwege de achterstand in het opvragen van voorgeschreven medicatie bij huisartsen en/of apotheken is het genereren van een actueel en zo volledig mogelijk medicatieoverzicht vooralsnog een arbeidsintensieve en omslachtige bezigheid. Verder wordt de medicatie van de patiënt die niet-op-recept verkregen is in wisselende mate in Farmed ingevoerd. Daarnaast blijft het moeilijk op enig moment een volledig en actueel medicatieoverzicht ter beschikking te hebben, omdat de ambulante patiënten vaak meerdere behandelaren hebben die medicatie voorschrijven. In de printversie van het actueel medicatieoverzicht is vooralsnog alleen de door de behandelaren van GGZ Momentum voorgeschreven medicatie opgenomen. Er is geen eenduidig beleid of het actueel medicatieoverzicht bij de huisarts of bij de openbare apotheek wordt opgevraagd. Het ontbreekt dan ook aan een protocol over het verkrijgen van een medicatieoverzicht en medicatieoverdracht. Tevens wordt door de voorschrijvend psychiaters gemeld dat openbare apotheken soms meer medicatie aan de patiënt verstrekken of andere tijdstippen voor inname aangeven, dan op het recept is vermeld. Niet alle voorschrijvers geven consequent op het recept een indicatie aan zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Privacyoverwegingen spelen hierbij een rol. In het EVS kan worden aangegeven of de patiënt al dan niet akkoord gaat met het informeren van de apotheker over de indicatie. Pagina 6 van 10

7 Opmerking inspectie: in de geneesmiddelenwet (artikel 6.11) is aangegeven dat voor 23 werkzame stoffen de indicatie/reden van voorschrijven moet worden vermeld op het recept. De reden hiervoor is de volgende: Voor deze middelen geldt dat de bepaling van de nierfunctiewaarden van belang is voor, onder andere, het bepalen van de dosering. Zo krijgt de apotheker beter zicht op deze (in die zin risicovolle) middelen (zoals lithiumcarbonaat). Het was aanvankelijk als proef door de (toenmalig) minister van VWS gestart. Het is daarna wet geworden. De bedoeling was deze procedure bij meerdere middelen toe te passen bijvoorbeeld voor middelen waarbij leverfunctiebepalingen noodzakelijk zijn. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Voldeed gedeeltelijk Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Voldeed gedeeltelijk Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie Toelichting Er is geen informatiefolder waaruit duidelijk wordt tot wie de patiënt of diens vertegenwoordiger zich kan richten bij eventuele vragen over voorgeschreven medicatie en wie eindverantwoordelijk is voor de voorgeschreven medicatie. Omdat per locatie een á twee psychiaters medicatie voorschrijven -na de patiënt te hebben gezien- is in de praktijk voor de patiënt voldoende duidelijk wie de voorschrijver is. Dit is in mindere mate het geval indien één of meerdere waarnemers medicatie hebben voorgeschreven. In het behandelplan, dat aan de patiënt wordt meegegeven, wordt wel aangegeven wie de hoofdbehandelaar is, niet wie verantwoordelijk is voor de medicatie. De hoofdbehandelaar vindt wel in de rapportage terug wie medicatie aan de betreffende patiënt heeft voorgeschreven. Indien een patiënt voor een vraag over medicatie met de instelling belt, kunnen medewerkers van het secretariaat het EPD raadplegen. Pagina 7 van 10

8 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen'. In ieder geval alle patiënten van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Toelichting Het actuele patiëntenbestand bevat geen patiënten ouder dan 75 jaar (al dan niet met polyfarmaciegebruik en/of een verminderde nierfunctie). Opmerking inspectie: bij ambulante patiënten zou het vooral van belang moeten zijn dat bij alle zorgverleners duidelijk is wie bij welke omstandigheden de regie/verantwoordelijkheid heeft om medicatiebeoordelingen te organiseren en hiervoor beleid te bepalen. Bij de medicatiebeoordeling volgens de Multidisciplinaire richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen' zijn de volgende stappen van belang (uitvoering, vastleggen in EPD): - Farmacotherapeutische anamnese (gesprek zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) - Farmacotherapeutische analyse (beoordeling farmaceutische gegevens onder andere op basis actueel medicatieoverzicht en zelfzorggebruik) - Opstellen farmacotherapeutisch behandelplan (in overleg met huisarts en apotheker) - Vaststellen farmacotherapeutisch behandelplan (terugkoppelen zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) In de praktijk blijkt dat in alle zorgdomeinen de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen' nauwelijks is geïmplementeerd. Veel patiënten krijgen nog geen medicatiebeoordeling zoals omschreven in de Richtlijn, terwijl zij daar wel voor in aanmerking komen. Wel worden in zekere mate medicatiebeoordelingen (en in de tweede lijn medicatieverificatie) uitgevoerd, echter niet volgens stappen die in de Richtlijn zijn beschreven. Pagina 8 van 10

9 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie De inspectie is van oordeel dat GGZ Momentum grotendeels voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidence-based voorgeschreven op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier en de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep. De inspectie ziet geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid lijkt gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven GGZ Momentum heeft een EVS (Farmed) dat voldoet aan de actuele eisen. Het systeem wordt echter nog niet optimaal gebruikt: een deel van de actuele medicatieoverzichten dient nog te worden opgevraagd en in het systeem te worden ingevoerd. Er is voorafgaand aan de ingebruikname van Farmed geen prospectieve risicoanalyse gemaakt van welke risico s het EVS heeft en hoe deze worden beheerst. 4.3 Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Op het moment van voorschrijven is van elke patiënt een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. Het is voor GGZ Momentum niet te realiseren om de medicatiegegevens elektronisch uit te wisselen met de apothekers en andere zorgaanbieders. Er is geen medicatieprotocol opgesteld. Het actueel medicatieoverzicht bij GGZ Momentum dat uit het EVS is te genereren, bevat alleen de bij GGZ Momentum voorgeschreven medicatie. 4.4 Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling De verantwoordelijkheidsverdeling is nog onvoldoende duidelijk voor de patiënt. 4.5 Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Tijdens het bezoek waren er geen risicovolle patiënten in behandeling waarbij een medicatiebeoordeling plaats had moeten vinden. GGZ Momentum heeft over medicatiebeoordelingen geen samenwerkingsafspraken met de apothekers. Pagina 9 van 10

10 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 augustus 2016) de volgende maatregelen te treffen: Voer van iedere patiënt, mede aan de hand van een bij de apotheker opgevraagd actueel medicatieoverzicht, de volledige medicatie in het EVS in. Maak een prospectieve risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Formuleer en implementeer een medicatieprotocol; Ga na welke samenwerkingsafspraken kunnen worden gemaakt voor medicatiebeoordelingen bij oudere patiënten met polyfarmacie. De inspectie ziet geen aanleiding nadere handhavingmaatregelen te treffen. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. Pagina 10 van 10

11 > Retouradres Postbus DA Heerlen Momentum GGZ T.a.v. de Raad van bestuur Blaarthemseweg JS VELDHOVEN Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Ons kenmerk Datum 6 december 2016 Onderwerp Follow-up bezoek Rationele Farmacotherapie Geachte Raad van bestuur, De Inspectie voor de Gezondheidszorg bezocht op 20 oktober 2016 de locatie Oranje Nassaulaan te Den Bosch van uw instelling. Het betrof een follow-up bezoek in het kader van het toezicht op het veilig voorschrijven van medicatie (Project Rationele Farmacotherapie). De inspectie sprak met een van de voorschrijvend psychiaters. De aanleiding voor dit bezoek waren de resultaten van het inspectiebezoek dat op 22 oktober 2015 aan uw instelling is gebracht. De inspectie verzocht u uiterlijk 1 augustus 2016 de volgende maatregelen te treffen: 1. Voer van iedere patiënt de volledige medicatie in het EVS in; 2. Maak een risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; 3. Formuleer en implementeer een medicatieprotocol; 4. Ga na welke samenwerkingsafspraken kunnen worden gemaakt voor medicatiebeoordelingen bij oudere patiënten met polyfarmacie. Bevindingen van het follow-up bezoek Ad 1. Medicatieoverzichten De voorschrijvers van Momentum GGZ zijn voortvarend bezig de medicatie van alle patiënten in het EVS in te voeren. Nieuwe patiënten wordt gevraagd een medicatieoverzicht mee te nemen naar de intake. Patiënten die in behandeling zijn en waarvan het medicatieoverzicht niet compleet is wordt gevraagd alsnog een overzicht bij de apotheek te vragen. De respons op dit verzoek is hoog. De medicatie wordt handmatig door de behandeld psychiater in het EVS ingevoerd. De psychiaters zijn toenemend overtuigd van het nut en de noodzaak van medicatieoverzichten en van medicatiebewaking (waaronder het uitvragen van allergieën). De praktijk leert echter dat een compleet en actueel medicatieoverzicht geen realistisch doel is, al wordt al het mogelijke gedaan om zo betrouwbaar als mogelijk overzicht te krijgen. Het is niet mogelijk recepten digitaal naar de apotheker te sturen en bij de overdracht van medicatiegegevens wordt de medicatie van de betreffende patiënt handmatig overgenomen in de overdrachts- of ontslagbrief. Pagina 1 van 2

12 Ad 2. Risicoanalyse De risico s die samenhangen met het gebruik van een EVS zijn geïnventariseerd en er is een conceptplan gemaakt dat met de voorschrijvend psychiaters wordt besproken. Ad 3. Medicatieprotocol Er zijn twee protocollen ontwikkeld. Een heeft betrekking op aandacht voor somatische screening bij de intake, vooral bedoeld indien de intake niet door een arts wordt gedaan. Een tweede protocol beschrijft de noodzakelijke somatische controles bij medicatiegebruik. De voorschrijvers gebruiken geen gemeenschappelijke medicatierichtlijn. Professionele overwegingen zijn in het bijzonder richtinggevend voor het voorschrijfbeleid, al dan niet gebaseerd op bestaande richtlijnen, zoals die van het Trimbos instituut. Ad 4. Medicatiebeoordelingen De behandelaren/voorschrijvers zijn zich meer bewust van de noodzaak medicatiebeoordelingen te doen bij patiënten die veel medicatie gebruiken. Bij Momentum GGZ zijn geen oudere patiënten (>75 jaar) met polyfarmacie in behandeling waarvoor het noodzakelijk is formele samenwerkingsafspraken te maken met huisartsen en apothekers. Conclusie Het EVS functioneert als stand alone applicatie maar voorziet (nog) niet in communicatie met bijvoorbeeld apothekers en huisartsen en in een koppeling met het elektronisch patiëntendossier. Tevens adviseert de inspectie aandacht te besteden aan het evidence based voorschrijven van medicatie, waarvan uiteraard gemotiveerd kan worden afgeweken. Het lijkt erop dat het voorschrijven van medicatie teveel stoelt op persoonlijke visie en afwegingen van de voorschrijver. De inspectie ziet geen aanleiding nadere handhavingsmaatregelen te treffen en gaat ervan uit dat u verdere verbeteringen in het medicatiebeleid doorvoert. In de veronderstelling u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, Coördinerend specialistisch inspecteur Pagina 2 van 2