Rapport van het inspectiebezoek aan Amethist Verslavingszorg in Almere, november Utrecht, maart 2016

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Amethist Verslavingszorg in Almere, november 2015 Utrecht, maart 2016

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doel inspectiebezoek 3 2. Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 3 3. Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Toelichting Medicatieoverdracht Toelichting Verantwoordelijkheid Toelichting Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Conclusies Hoofdconclusie Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Conclusie ten aanzien van verantwoordelijkheidsverdeling Conclusie ten aanzien van medicatiebeoordeling bij oudere polyfarmacie patiënten Handhaving 12 Pagina 2 van 12

3 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht), de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep of het formularium. Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: - De verantwoordelijkheden zijn goed belegd; - Het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; - Er vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; - Er vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 12

4 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: - Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan is gesproken met: - Twee verslavingsartsen - Een stafmedewerker kwaliteit en veiligheid - Een apotheker - De bestuurder (nabespreking) Daarnaast zijn aan de hand van een aantal patiëntendossiers het elektronische patiëntendossier (User) en de elektronische voorschrijfsystemen FarmedRx en FarmedVisie ingezien. Pagina 4 van 12

5 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezichtbezoek aan Amethist Verslavingszorg, locatie Randstad in Almere (hierna: Amethist). Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf Amethist is een maatschap, in 2013 is opgericht door GGz Centraal en Tactus Verslavingszorg. De Raden van Bestuur van GGz Centraal en Tactus Verslavingszorg zijn beide voor 50% vennoot van Amethist. De dagelijkse gang van zaken en de vertegenwoordiging van Amethist ligt bij de manager bedrijfsvoering. De manager bedrijfsvoering legt verantwoording af aan de directieraad van Amethist. Amethist bestaat uit drie onderdelen: een ambulatorium, rehabilitatie en een kliniek. Tijdens het bezoek had Amethist in totaal 463 openstaande BDC s. De kliniek van Amethist heeft 22,5 bedden waarvan 12 detoxbedden. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS). Voldeed niet Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Voldeed niet Toelichting Elektronisch Voorschrijven Bij Amethist zijn twee elektronische voorschrijfsystemen in gebruik: FarmedRx en FarmedVisie. FarmedRx wordt gebruikt voor het elektronisch voorschrijven van de medicatie voor de patiënten die klinisch verblijven. Deze patiënten krijgen de medicatie geleverd van de apotheek van GGz Centraal. Pagina 5 van 12

6 FarmedVisie wordt gebruikt voor het voorschrijven van methadon, die wordt geleverd door apotheek Brocacef. Voor het uitschrijven van medicatie en het generen van recepten voor de medicatie - behalve methadon -voor ambulante patiënten wordt geen gebruik gemaakt van een elektronisch voorschrijfsysteem maar van een module in het elektronische patiëntendossier User. Deze module heeft geen mogelijkheden voor het bewaken op interacties met andere geneesmiddelen, individuele gevoeligheden, ongevoeligheden of overgevoeligheden van de betreffende patiënt voor een bepaald geneesmiddel, onjuiste doseringen, (pseudo)dubbelmedicatie en contra-indicaties. Via het EVS FarmedRx vindt een elektronische gegevensuitwisseling plaats met de apotheek van GGz Centraal. Met de overige apothekers, huisartsen of specialisten vindt geen elektronische gegevensuitwisseling plaats. Alle recepten voor de ambulante patiënten, behalve voor methadon, worden aan de patiënt meegegeven of door Amethist aan de eigen apotheek van de patiënt gefaxt. De methadonrecepten voor de apotheek Brocacef worden door Amethist naar Brocacef gefaxt. Zowel FarmedRx en FarmedVisie zijn elektronisch voorschrijfsystemen die voldoen aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS maar de voorschrijvende artsen van Amethist maken hier onvoldoende gebruik van. Doordat bijvoorbeeld niet alle medicatie per patiënt in één EVS staat wordt, vindt geen automatisch bewaking op interacties met andere geneesmiddelen en (pseudo)dubbelmedicatie plaats. En doordat belangrijke gevoeligheden, allergieën en of andere bijzonderheden van een patiënt worden vastgelegd in het dossier en niet in het EVS, wordt bij het uitschrijven van medicatie ook hierop niet automatisch gecontroleerd. Amethist kan zich tijdens het bezoek niet verantwoorden over een goede bewaking van de medicatievoorschriften. Er is ook geen extra alertheid of systeem ingebouwd voor het beheersen van de risico s van het voorschrijven zonder elektronisch voorschrijfsysteem. De voorschrijvers proberen dit te ondervangen door, op basis van hun beroepsverantwoordelijkheid, alert te zijn dat zij verantwoord medicatie voorschrijven en zo nodig hiervoor het Farmacotherapeutisch Kompas raadplegen. Prospectieve risicoanalyse Bij Amethist is geen prospectieve risicoanalyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s de elektronisch voorschrijfsystemen hebben en hoe deze beheerst worden. Opmerking inspectie: bij een prospectieve risico-analyse kan aandacht worden besteed aan de volgende risico's: a. Het actueel medicatieoverzicht is niet elektronisch beschikbaar (ook door onverwachte uitval van systemen, elektriciteit etc.). b. Informatie bevat fouten als gevolg van handmatig overtypen van gegevens. c. Verschillende interpretatie van termen (bv. dosering verschillend gecodeerd). d. Schijnveiligheid, fenomeen: het systeem voert de medicatiebewaking uit dus het is waar. e. Onkundig gebruik: voorschrijver weet niet hoe het systeem werkt. f. Onvoldoende of onbetrouwbare koppeling met laboratoria die bloedspiegelbepalingen uitvoeren. g. Onvoldoende 'finetuning' van het systeem op de doelgroep waardoor gebruikers te veel of te weinig signalen krijgen. Pagina 6 van 12

7 h. Er is onvoldoende/ geen visie op inzet van ICT in zorgproces. Er is geen informatiebeleid. i. Onduidelijkheid over de manier waarop validatie van systeem plaatsvindt. Het is van belang dat schriftelijk kan worden aangegeven op welke wijze deze risico s worden beheerst worden door de instelling/voorschrijvers. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Voldeed niet Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Voldeed gedeeltelijk Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed niet De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Voldeed wel Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patiënt aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). Niet besproken Toelichting Actueel medicatieoverzicht Elke patiënt wordt gevraagd bij de intake een actueel medicatieoverzicht van de huisarts of de apotheker mee te nemen. Dit overzicht wordt gescand en toegevoegd aan het dossier. Indien een patiënt geen medicatieoverzicht meeneemt dan vraagt Amethist dit zelf op bij de apotheek. Bij de intake wordt het actuele medicatieoverzicht geverifieerd met de patiënt. De geverifieerde medicatiegegevens worden vastgelegd in de voortgang van het elektronische patiëntendossier. De gegevens van het actuele medicatieoverzicht worden niet standaard overgenomen in het EVS. Dit willen de voorschrijvers wel maar is te tijdrovend. Er is Pagina 7 van 12

8 een plan om het actuele medicatieoverzicht door de verpleegkundig specialisten in het EVS te laten invoeren, waarna de voorschrijver het controleert. In het EVS FarmedRX staat alleen de eigen uitgeschreven medicatie voor de kliniek en in FarmedVisie de uitgeschreven methadon. Tijdens de behandeling bij Amethist is er geen eenduidig systeem dat zorgt dat als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Een patiënt kan in het dossier op verschillende plaatsen medicatieoverzichten hebben: - Het gescande actuele medicatieoverzicht van de apotheek of de huisarts. - De geverifieerde medicatiegegevens in de voortgangsrapportage - De uitgeschreven medicatie in FarmedRX - De uitgeschreven methadon in FarmedVisie - De uitgeschreven medicatie met de medicatiemodule in het elektronische patiëntendossier. Hierdoor is het voor de voorschrijvers lastig en tijdrovend om een goed en actueel overzicht van de medicatie te hebben. Ze moeten op meerdere plaatsen kijken. Er is geen vaste plek in het dossier waar de actuele medicatie zichtbaar is. Dit is, mede bij patiënten die meerdere medicijnen gebruiken, risicovol. De voorschrijvers hebben ook geen overzicht van de medicatie die andere zorgverleners voorschrijven. Om een zo goed mogelijk zicht op de actuele medicatie te krijgen die een patiënt gebruikt, maken de voorschrijvers een eigen actueel overzicht in de voortgangsrapportage. Bij twijfel over het eigen actuele medicatieoverzicht bellen de voorschrijvers met de apotheek of de huisarts van de patiënt. Volgens de apotheker zou er één EVS moeten komen waarin alle medicatie wordt opgenomen. Dit kan met FarmedRX. FarmedRX kan ook goed gekoppeld worden met het elektronische patiëntendossier. Amethist informeert tijdens de behandeling van een patiënt in onvoldoende mate de huisarts of andere betrokken zorgverleners dat de medicatie van de patiënt is gewijzigd. Lijst van 23 werkzame stoffen De voorschrijvers waren niet bekend met artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Uit een aantal checks bleek dat de reden van voorschrijven voor deze medicijnen wel via de diverse systemen op de recepten moest worden aangegeven. Onderzoek naar de nierfunctie Dit onderwerp is niet besproken. Somatisch onderzoek gaat via de huisarts. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op Voldeed wel Pagina 8 van 12

9 het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Voldeed wel Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. Voldeed wel Toelichting Er zijn geen patiënten gesproken. Verantwoordelijkheden Bij Amethist zijn één psychiater en drie verslavingsartsen werkzaam. Zij schrijven de medicatie voor en zijn soms de hoofdbehandelaar. Het is duidelijk voor de patiënt wie de medicatie voorschrijft, wie verantwoordelijk is en wie het aanspreekpunt is bij eventuele vragen over de medicatie. Dit wordt goed met de patiënt gecommuniceerd. Elke patiënt kan een informatiesetje krijgen waarin ook de informatie met betrekking tot de medicatie is opgenomen. Vier keer per jaar evalueert de hoofdbehandelaar in het kader van de Routine Outcome Measurement (ROM) de behandeling, waaronder de medicatie, met de patiënt. Samenwerkingsafspraken Er zijn binnen Amethist goede afspraken over de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van medicatie. Er zijn geen samenwerkingsverbanden met andere zorgverleners dan GGZ Centraal en Tactus Verslavingszorg. 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen'. In ieder geval alle patiënten van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ Niet van toepassing Pagina 9 van 12

10 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Niet van toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Niet van toepassing Toelichting Tijdens het bezoek waren er geen patiënten in zorg die ouder waren dan 75 en voldeden aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. Hierdoor kon de medicatiebeoordeling niet worden getoetst. Opmerking inspectie: bij de medicatiebeoordeling volgens de Multidisciplinaire richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen' zijn de volgende stappen van belang (uitvoering, vastleggen in EPD): - Farmacotherapeutische anamnese (gesprek zorgverlener-cliënt, of diens vertegenwoordiger) - Farmacotherapeutische analyse (beoordeling farmaceutische gegevens onder andere op basis actueel medicatieoverzicht en zelfzorggebruik) - Opstellen farmacotherapeutisch behandelplan (in overleg met huisarts en apotheker) - Vaststellen farmacotherapeutisch behandelplan (terugkoppelen zorgverlenercliënt, of diens vertegenwoordiger) In de praktijk blijkt dat in alle zorgdomeinen de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen' nauwelijks is geïmplementeerd. Veel cliënten krijgen nog geen medicatiebeoordeling zoals omschreven in de Richtlijn, terwijl zij daar wel voor in aanmerking komen. Wel worden in zekere mate medicatiebeoordelingen (en in de tweede lijn medicatieverificatie) uitgevoerd, echter niet volgens stappen die in de Richtlijn zijn beschreven. Pagina 10 van 12

11 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie De inspectie is van oordeel dat Amethist Verslavingszorg nog niet op alle onderdelen voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De inspectie ziet beperkte risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid is niet volledig gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Amethist Verslavingszorg heeft een EVS dat voldoende mogelijkheden heeft voor medicatiebewaking. De voorschrijvers maken echter onvoldoende gebruik van de mogelijkheden die het EVS in het bijzonder op het gebied van interacties en contraindicaties biedt. Niet alle geneesmiddelen die worden voorgeschreven worden in het EVS bijgehouden. Met dit gedeeltelijk gebruik van de mogelijkheden van het EVS voldoet de bewaking onvoldoende aan de eisen zoals beschreven in de norm. Er is geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd door de leverancier van het EVS en/of door Amethist Verslavingszorg. 4.3 Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Het genereren van een volledig en actueel medicatieoverzicht is erg omslachtig en tijdrovend vanwege het beperkt functioneel gebruik van de mogelijkheden van het EVS en omdat medicatieoverzichten op verschillende plaatsen in het EPD/EVS moeten worden gezocht. Het is voor Amethist Verslavingszorg nog niet mogelijk om voor ambulante patiënten- medicatiegegevens elektronisch uit te wisselen met alle apothekers en andere zorgaanbieders in de regio. 4.4 Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling De regie en verantwoordelijkheden zijn belegd en duidelijk voor de patiënt. 4.5 Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij oudere polyfarmacie patiënten Tijdens het bezoek waren er geen risicovolle patiënten in behandeling waarbij een medicatiebeoordeling plaats had moeten vinden. Amethist Verslavingszorg heeft over medicatiebeoordelingen geen samenwerkingsafspraken met de apothekers. Pagina 11 van 12

12 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van drie maanden (i.c. gerealiseerd per 1 juli 2016) de volgende maatregelen te treffen: Voer van iedere patiënt, mede aan de hand van een bij de apotheker opgevraagd actueel medicatieoverzicht, de volledige medicatie in het EVS in; Draag er zorg voor dat de voorschrijvers van medicatie alle bewakingsfuncties van het EVS gebruiken; Maak een prospectieve risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Formuleer beleid over het melden de van afwijkende nierfuncties aan de apotheker (indien dit nog niet is gebeurd). De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 oktober 2016) de volgende maatregelen te treffen: Ga na welke samenwerkingsafspraken met huisartsen en apothekers mogelijk zijn om regionaal veilig elektronisch informatie uit te wisselen en medicatiebeoordelingen in te voeren. De inspectie ontvangt, verwijzend naar uw reactie op het conceptrapport en de daarin genoemde en deels al ingezette- verbeterpunten, graag uiterlijk 1 juni 2016 van u een overzicht van de verbetermaatregelen die wel en die niet zijn gerealiseerd om één EVS met volledige bewakingsfuncties in te voeren. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid wordt zo nodig getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek of kan tijdens regulier toezicht worden getoetst. Pagina 12 van 12

13 > Retouradres Postbus DA Heerlen Amethist verslavingszorg Flevoland T.a.v. de Raad van Bestuur Randstad BM ALMERE Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Ons kenmerk Datum 30 augustus 2016 Onderwerp Verbetermaatregelen n.a.v. inspectiebezoek Rationele Farmacotherapie Geachte Raad van Bestuur, De Inspectie voor de Gezondheidszorg ontving op 30 mei 2016 per en daarna per post van u een overzicht van maatregelen die zijn getroffen om de kwaliteit van het voorschrijven van medicatie te verbeteren. De maatregelen zijn genomen naar aanleiding van de bevindingen en conclusies uit het toezichtbezoek dat op 30 november 2015 plaatsvond bij Amethist verslavingszorg, locatie Almere. De definitieve rapportage van dit toezichtbezoek ontving u op 10 maart Uit het overzicht blijkt dat de ingezette en nog door te voeren maatregelen om het farmacotherapeutisch voorschrijfbeleid te verbeteren, tegemoet komen aan de gevraagde maatregelen. De inspectie verwacht daarom van u geen aanvullende of nadere rapportage (zoals door u aangegeven bij punt 2 maatregelen per 1 oktober 2016 gerealiseerd van het verbeterplan). De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. In de veronderstelling u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en u succes wensend met de verdere implementatie van de verbetermaatregelen, Hoogachtend, Coördinerend specialistisch inspecteur Pagina 1 van 1