Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rapportage van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum de Kijvelanden te Poortugaal op 7 december 2015 V Utrecht, maart 2016 Pagina 1 van 12

2 Inhoud 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek.3 2 Methodiek Toetsingskader Methode von toezicht 4 3 Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Medicatieoverdracht Verantwoordelijkheid Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten 9 4 Conclusies Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven medicatie op orde Elektronisch voarschrijfsysteem operationeel, maar nog niet gekoppeld aan EPD Medicatieoverdracht op orde Verantwoordelijkheden duidelijk belegd en geborgd in de Organisatie Medicatiebeoardeling bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet getoetst, wel multidisciplinair en periodieke evaluaties 11 5 Handhaving 12 Pagina 2 van 12

3 - De - Het - Er - Er Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie en het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht). Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: verantwoordelijkheden zijn goed belegd; actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 12

4 - Richtlijn - Handreiking - Multidisciplinaire - Veilige - Richtlijn - Drietal - Voorzitter - Een - Hoofd 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan zijn gesprekken gevoerd met: patiënten raad van bestuur, geneesheer directeur en hoofd behandeling voorschrijvend psychiater van de medische dienst Daarnaast zijn User en het Elektronisch Voorschrijfsysteem Chipsoft gedemonstreerd, zijn (met een toestemmingsverklaring) een aantal patiëntendossiers ingezien en is de medische dienst bezocht. Pagina 4 van 12

5 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht aan FPC de Kijvelanden. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf De Kijvelanden is een organisatie die zich richt op de forensische psychiatrie. Er worden mensen behandeld met een psychiatrische stoornis die met justitie in aanraking zijn gekomen, of dreigen te komen. De inspectie heeft het forensisch psychiatrisch centrum bezocht, waar patiënten met een tbs-maatregel worden verpleegd en behandeld. Hier verblijven rond de 170 patiënten. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. Vo Id ee d we Toelichting Elektronisch voorschrijven Binnen FPC de Kijvelanden wordt User als onderdeel van het elektronisch patiënten dossier (EPD) gebruikt. Evaluatie van de therapie en andere beoordelingsmomenten worden in dit systeem vastgelegd. Voor het voorschrijven, wijzigen en stoppen van medicatie wordt gebruik gemaakt van het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) Chipsoft. Dit voorschrijfsysteem wordt ook gebruikt door de toezichthoudende ziekenhuisapotheek en maakt elektronische gegevensuitwisseling met de apotheek mogelijk. Het is (nog) niet mogelijk om beide software systemen (User en Chipsoft) met elkaar te laten communiceren. Vanwege het ontbreken van een koppeling van de afzonderlijke dossiersystemen wordt de informatie-uitwisseling belemmerd. Het landelijk schakelpunt moet de uitwisseling van patiëntinformatie verder verbeteren. Pagina 5 van 12

6 Medicatieopdrachten worden door artsen die werkzaam zijn binnen de instelling direct ingevoerd in het EVS Chipsoft. Consulenten en externe specialisten leveren recepten op papier aan bij de medische dienst. De medische dienst faxt deze naar de apotheek. De apotheker zorgt voor verwerking in Chipsoft. Deze werkwijze is vastgelegd een richtlijn van FPC de Kijvelanden. In het elektronisch voorschrijfsysteem is een waarschuwingsfunctie opgenomen voor de bewaking van contra-indicaties, (pseudo)dubbelmedicatie en interacties met andere geneesmiddelen. Belangrijke gevoeligheden, allergieën en of andere bijzonderheden kunnen handmatig per patiënt in het systeem worden opgenomen. In Chipsoft is een geneesmiddelenformularium opgenomen, waarbij de voorgeschreven medicatie met standaarddosering is opgenomen. Dit verkleint het risico op onjuiste (opvallend afwijkende hoge of lage) dosering. Richtlijnen en werkinstructies Er is een richtlijn farmacotherapie en distributie aanwezig (19 augustus 2014). Hierin worden verantwoordelijkheden bij de verschillende functionarissen beschreven. Daarnaast wordt er in deze richtlijn ingegaan op het geneesmiddelenassortiment, voorraadbeheer, voorschrijven, levering van geneesmiddelen, het delen van medicatie en ontslag of overplaatsing. Ook zijn er specifieke werkinstructies over het gebruik van het elektronisch voorschrijfsysteem, het distribueren van medicatie, het verstrekken van medicatie op de afdeling en het voorraadbeheer. Prospectieve risicoanalyse De ziekenhuisapotheek van het Franciscus Gasthuis heeft een prospectieve risicoanalyse uitgevoerd op basis waarvan de procedures en werkwijzen zijn ingevoerd als waarborg voor een veilig gebruik van het EVS. Bij elke update van de software (een keer per maand) wordt het functioneren van het systeem getest. Daarnaast is er een interne audit uitgevoerd naar kwetsbaarheden in het gehele distributiesysteem. Deze interne audit wordt als kwaliteitsbewakingsinstrument periodiek herhaald. De resultaten worden per afdeling in een geaggregeerd overzicht gedocumenteerd. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Pagina 6 van 12

7 Norm Oordeel Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patient aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). Toelichting Actueel medicatleoverzicht Bij een nieuwe opname wordt door de medische dienst het medicatiegebruik nagevraagd bij de instelling waar de patiënt vandaan komt. De arts verifieert deze medicatielijst vervolgens bij de patiënt zelf. Hierna schrijft de arts de medicatie voor via het EVS Chipsoft. Wijzigingen in de voorgeschreven medicatie worden met behulp van Chipsoft verwerkt. Hier is een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. De medische dienst en de afdeling waar de patiënt verblijft worden ook per op de hoogte gebracht van de wijziging. Deze werkwijze is beschreven in de hiervoor bestemde werkinstructies. Lijst van 23 werkzame stoffen Voor deze 23 werkzame stoffen wordt door de voorschrijvers de indicatie aangegeven zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Onderzoek naar de nierfunctie De behandelend psychiater vraagt onderzoek naar de nierfunctie op indicatie aan. De medische dienst zorgt voor verwerking van deze aanvraag. De medische dienst zorgt ervoor dat de uitslag bij de behandelaar terecht komt. Bijzondere uitslagen worden telefonisch kenbaar gemaakt aan de medische dienst. User voorziet niet in een elektronische uitwisseling van labcontroles. Het streven is om het elektronisch dossiersysteem van de instelling te koppelen aan zowel het EVS (Chipsoft) als aan de laboratoriumuitslagen (Cyberlab van Maasstadziekenhuis). Er wordt aan gewerkt om de verschillende dossier/controle-systemen aan elkaar te koppelen. Op dit moment worden de labuitslagen en de nierfuncties in het elektronische patiëntendossier genoteerd. In reactie op het conceptrapport is afgesproken dat alle constateringen van een verminderde nierfunctie worden doorgegeven aan de behandelaar én de apotheker. Laatstgenoemde kan vervolgens de medicatiebewaking uitvoeren aan de hand van de toevoeging van de contra-indicatie verminderde nierfunctie aan het EVS. Pagina 7 van 12

8 het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op Norm Oordeel taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over Voldeed we Er zijn drie patiënten gesproken. Alle drie de patiënten konden duidelijk aangeven wie de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid heeft over de voorgeschreven De psychiater is de hoofdbehandelaar en eindverantwoordelijk voor alle medicatie (zowel somatisch en psychiatrisch). Dit wordt met de patiënt gecommuniceerd en is nodig voor verwijzing naar de huisarts of andere behandelaren. Elke patiënt die medicatie gebruikt wordt geacht deel te nemen aan de module duidelijk wordt tot wie de patiënt of diens vertegenwoordiger zich kan richten bij Er is een richtlijn opgesteld en er zijn verschillende werkinstructies waarin diverse In de richtlijn staan ook de rol en verantwoordelijkheden van de apotheker en de Pagina 8 van 12 Samen werkingsafspraken beschreven. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd dat de apothekersassistente de medicatie-invoer controleert en accordeert en dat de apotheker contact opneemt met de voorschrijver bij medicatiebewakingsignalen. apotheek en FPC de Kijvelanden, waarin de dienstverlening vanuit de apotheek is apothekersassistent benoemd. Tevens is er een contract tussen de ziekenhuis van het medicatieoverzicht zijn vastgelegd (zie 3.2, richtlijnen en werkinstructies). taken zoals het voorschrijven, ter hand stellen, toedienen en het actueel houden eventuele vragen over voorgeschreven medicatie en wie eindverantwoordelijk is medicatiegebruik uiteengezet/besproken. Er is geen informatiefolder waaruit medicatiegebruik. In deze leermodule wordt het belang, werking en bijwerking van voor de voorgeschreven medicatie. vastgelegd in het EPD. De psychiater fungeert als poortwachter en zorgt indien Verantwoordelijkheden kunnen komen. medicatie. Ook is duidelijk hoe zij met de verschillende behandelaren in contact Toelichting 3.4 Verantwoordelijkheid

9 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd, Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. In ieder geval alle patiënten Niet van van 75 jaar 1 en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch toepassing gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Niet ven toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Niet van toepassing Toelichting Ten tijde van het bezoek waren er geen patiënten die ouder waren dan 65 waarbij sprake was van polyfarmacie. Hierdoor kon medicatie beoordeling bij de beoogde doelgroep niet worden getoetst. Geneesmiddelencommissie Er is binnen FPC de Kijvelanden een geneesmiddelencommissie waaraan de voorschrijvers, coördinator medische dienst en de ziekenhuisapotheek deelnemen. Er wordt periodiek overlegd over onder andere het farmacotherapiebeleid, het formularium, richtlijnen voor bloedspiegelbepalingen en het geneesmiddelendistributiesysteem. Reviews De ziekenhuisapotheker geeft jaarlijks een review op het medicatiegebruik van alle patiënten binnen FPC de Kijvelanden. De apotheker bespreekt de uitkomst van de reviews met de betrokken hoofdbehandelaar. De reviews worden niet standaard in het patiëntendossier opgenomen. De psychiater en huisarts bespreekt de uitslag van de review met de patiënt. 1 De IGZ heeft bij het opstellen van de toetsingsnorm in overleg met veldpartijen gebruik gemaakt van aangescherpte patiëntselectie criteria (o.a. leeftijd 75 i.p.v. 65 jaar) die resulteren in een reductie van de populatie patiënten met polyfarmacie die in aanmerking komen voor een medicatiebeoordeling. Voor het onderzoek binnen de FPC s is de oorspronkelijke leeftijdsnorm van 65 jaar uit de richtlijn gehanteerd, gezien het gering aantal ouderen dat in FPC s verblijft. Pagina 9 van 12

10 voorgeschreven op basis van de indicatie en het actuele patiëntendossier. verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidence-based De inspectie is van oordeel dat FPC de Kijvelanden voldoet aan de voorwaarden om medicatie op orde 4.1 Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven Pagina 10 van 12 geborgd binnen de organisatie. binnen de setting van de zorgaanbieder én met de apotheker zijn vastgelegd in een Organisatie duidelijkheid schept over de in- en externe afspraken en deze heeft richtlijn, verschillende werkinstructies en een dienstverleningscontract, waarmee de De afspraken over de verantwoordelijkheden en taken op het gebied van medicatie de patiënt gedeeld en vastgelegd in het EPD. voorschrijven van de medicatie. Deze verantwoordelijkheden worden mondeling met Binnen de Organisatie 5 het voldoende duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het 4.4 Verantwoordelijkheden duidelijk belegd en geborgd in de Organisatie geneesmiddelen zijn gering en worden beheerst omdat het EVS voorschrijvers ertoe gedocumenteerd omdat een koppeling aan EVS nog niet mogelijk is (hier wordt wel voorgeschreven procedures kennen én conform uitvoeren. verplicht om indicatie te vermelden en labcontroles uit te voeren. Afwijkende labuitslagen worden doorgebeld (en schriftelijk doorgegeven). Een menselijke fout is aan gewerkt). De risico s zijn echter gering omdat gebleken is dat medewerkers de nog mogelijk omdat labuitslagen handmatig in User moeten worden De risicio s op ernstige bijwerkingen in geval van specifiek 23 genoemde med icatieoverzicht. omdat de voorschrijver én verstrekker altijd de beschikking heeft over een actueel De risico s die betrekking hebben op de norm medicatieoverdracht zijn gering 4.3 Medicatieoverdracht op orde ertoe bij dat risico s op ongewenste interacties, bijwerkingen/overgevoeligheden en zeggen dat medicatie voorschrijven, wijzigen en beëindigen, evenals prospectieve risico-analyse vooraf ging (uitgevoerd door de apotheker), draagt contra-indicaties tijdig worden gesignaleerd. De resultaten van evaluaties en andere beoordelingsmomenten worden vastgelegd in het LPD (onderdeel User). Het feit dat gezondheidsschade is naar het oordeel van de IGZ gering omdat de kwaliteit/betrouwbaarheid van het EVS elke maand wordt gecontroleerd en omdat medicatiebewaking door middel van het EVS plaatsvindt. Dit EVS, waaraan een het EPD en het EVS nog niet aan elkaar kunnen worden gekoppeld vormt een belemmering voor de informatie-uitwisseling. Het risico op het ontstaan van interne audits periodiek worden herhaald (op afdelingsniveau). Het EVS van FPC de Kijvelanden (Chipsoft) voldoet aan de actuele eisen: dat wil EPD 4.2 Elektronisch voorschrijfsysteem operationeel, maar nog niet gekoppeld aan de medicatieveiligheid is op deze punten gewaarborgd voor de patiënt. De inspectie ziet op de getoetste normen geen risico s op onverantwoorde zorg en 4 Conclusies

11 4.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet getoetst, wel multidisciplinair en periodieke evaluaties Tijdens het bezoek aan FPC de Kijvelanden kon niet worden getoetst of FPC de Kijvelanden voldoet aan de norm medicatiebeoordeling bij kwetsbare oudere patiënten met polyfarmacie, omdat deze doelgroep ten tijde van het bezoek niet bij de instelling verbleef. Om deze reden was deze norm ten tijde van het bezoek niet van toepassing voor FPC de Kijvelanden. Wel is er tijdens het bezoek in algemene zin gekeken naar medicatiebeoordelingen van patiënten met polyfarmacie. De beoordelingssystematiek die FPC de Kijvelanden toepast voor het evalueren van het geneesmiddelengebruik van alle patiënten, geeft vertrouwen in de wijze waarop medicatiebeoordelingen bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie zullen worden opgepakt, indien deze categorie patiënten wel bij FPC de Kijvelanden zouden verblijven. De risico s op medicatie-onveiligheid worden beheerst doordat de apotheker en de hoofdbehandelaar jaarlijks gezamenlijk een evaluatie uitvoeren van het geneesmiddelengebruik van alle patiënten. Aandachtspunt is dat de uitkomsten van de medicatiebeoordelingen niet standaard worden vastgelegd in het patiëntendossier. Hierdoor kan er onduidelijkheid ontstaan over de resultaten en besluiten die worden genomen. Pagina 11 van 12

12 5 Handhaving De Inspectie voor de Gezondheidszorg ziet geen aanleiding om handhavings maatregelen te treffen. Het rapport geeft op onderdelen aanknopingspunten om enkele aspecten te verbeteren. De inspectie gaat ervan uit dat de kwaliteit van het farmaceutisch proces voordurend wordt gemonitord en onderdeel uitmaakt van uw planning- en controlecyclus. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. Pagina 12 van 12