Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Dr. S. van Mesdag te Groningen op 13 september 2016

Transcriptie

1 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Dr. S. van Mesdag te Groningen op 13 september 2016 V Utrecht, oktober 2016

2 - Het Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Dr. S. van Mesdag te Groningen op 13 september 2016 Aanleiding en doel inspectiebezoek Op 10 december 2015 vond een bezoek plaats bij FPC Dr. S. van Mesdag gericht op Rationele Farmacotherapie. Dit bezoek had als doel om te oordelen of er werd voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschijven. De inspectie concludeerde naar aanleiding van het bezoek in december 2015 dat de randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven van medicatie nog niet op orde waren. De inspectie verzocht FPC Dr. S. van Mesdag daarom een aantal maatregelen te treffen en de inspectie middels een resultaatverslag over de voortgang op de hoogte te stellen. Op 1 augustus 2016 stuurde FPC Dr. S. van Mesdag de inspectie het resultaatverslag, waarin FPC Dr. S. van Mesdag rapporteerde over de stand van zaken op dat moment. Op 13 september 2016 bracht de inspectie een vervoigbezoek aan FPC Dr. S. van Mesdag om de voortgang te toetsen met betrekking tot de genomen maatregelen. Methode van toezicht De inspectie verzocht FPC Dr. S. van Mesdag naar aanleiding van het bezoek van 10 december 2015 binnen 3 maanden de volgende maatregelen te treffen: invoeren van een EVS met volledige bewakingsfunctie. Ook verzocht de inspectie FPC Dr. S. van Mesdag om binnen een termijn van 6 maanden: - Een prospectieve risicoanalyse te maken, waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; - Te bewerkstelligen dat de reden van voorschrijven op het recept wordt vermeld in het geval het een middel betreft van de lijst van 23 werkzame stoffen, zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet; - Beleid te implementeren over het melden van afwijkende nierfuncties aan de apotheker; - De afspraken over verantwoordelijkheden op het gebied van medicatie te formaliseren; - Beleid te formuleren op het gebied van medicatiebeoordeling bij oudere patiënten met polyfarmacie. Tijdens het bezoek van 13 september 2016 is de voortgang ten aanzien van deze aspecten getoetst. Hiervoor is een gesprek gevoerd met de directeur behandelzaken, tevens voorschrijvend psychiater. Daarnaast is het elektronisch patiëntendossier Klinicom gedemonstreerd aan de hand van een patiëntendossier. Aansluitend heeft de inspectie onaangekondigd een bezoek gebracht aan de medische dienst en met name de medicatie-opslag getoetst. Resultaten toezicht Elektronisch voorschrijven (EVS) FPC Dr. S. van Mesdag maakt voor het voorschrijven, wijzigen en stoppen van medicatie gebruik van het elektronisch voorschrijfsysteem Klinicom. Hiervoor gebruikt FPC. Dr. S. van Mesdag het systeem en netwerk van Lentis. Lentis en FPC Dr. S. van Mesdag zijn twee aparte organisaties die een niet vrijblijvende samenwerking kennen. Alle voorschrijvers van FPC Dr. S. van Mesdag zijn geautoriseerd om met het EVS medicatie voor te schrijven. Hierbij is geregeld dat voor de voorschrijvers van FPC van Mesdag alleen informatie uit de eigen organisatie beschikbaar en inzichtelijk is. Dit geldt omgekeerd ook voor de medewerkers van Lentis. Pagina 3 van 6

3 1 Inspectie voor de Gezondheidszorg 1 Het voorschrijfsysteem wordt ook gebruikt door de gecontracteerde apotheek en maakt elektronische gegevensuitwisseling met hen mogelijk. Daarnaast maakt FPC Dr. S. van Mesdag gebruik van het elektronisch patiëntendossier (EPD) User. Het EVS en het EPD zijn niet geïntegreerd. In Klinicom is een geneesmiddelenformularium opgenomen, waarbij de voor te schrijven medicatie met standaarddosering is opgenomen. Dit verkleint het risico op onjuiste (opvallend afwijkende hoge of lage) dosering. In het elektronisch voorschrijfsysteem is een waarschuwingsfunctie opgenomen voor de bewaking van contra-indicaties, (pseudo)dubbelmedicatie en interacties met andere geneesmiddelen. Belangrijke gevoeligheden, allergieën en of andere bijzonderheden kunnen per patiënt in het systeem worden opgenomen, waarna ook een waarschuwingsfunctie in werking treed. Indien het systeem een signaal afgeeft kan de voorschrijver alleen de medicatie voorschrijven door het signaal bewust te negeren. Het systeem heeft daarbij de mogelijkheid om hierover een extra toelichting vast te leggen. Dit veld wordt gebruikt indien de voorschrijver dat noodzakelijk acht, bijvoorbeeld om de afwijking te motiveren richting de apotheker. Overwegingen ten aanzien van het voorschrijven van bepaalde medicatie wordt daarnaast standaard vastgelegd in het EPD. Voorafgaand aan de implementatie van het EVS is een risico-analyse uitgevoerd. Hierbij kon gebruik worden gemaakt van de ervaringen van Lentis en de gecontracteerde apotheker. Eén van de veranderingen voor de Organisatie was de aanwezigheid van een actueel medicatleoverzicht in het EVS. Hierdoor is, naast de papieren deellijsten op de afdeling, een extra lijst op de medische dienst niet meer noodzakelijk. De eerste weken na ingebruikname van het EVS kwamen de verschillende gebruikers, inclusief de apotheker, wekelijks bijeen om eventuele onregelmatigheden in kaart te brengen en bij te stellen. Daarnaast is de helpdesk beschikbaar voor technische problemen. Er wordt nog gewerkt aan oplossingen voor een aantal belemmeringen die zich voordoen bij bijvoorbeeld het verwerken van reparatierecepten of bij het verwerken van recepten buiten kantoor- en levertijden. Medicatieoverdracht Een actueel medicatieoverzicht is met de invoering van het EVS in dit systeem terug te vinden. Daarnaast ligt er altijd een actuele deellijst op de afdeling. Deze lijsten kunnen nu direct vanuit het EVS geprint worden en hoeven niet door de apotheker te worden verspreid samen met de levering van de medicatie. Dit is vooral voordelig gebleken bij het stoppen van medicatie. Indien er vanuit andere instellingen (zoals een algemeen ziekenhuis) reden wordt gezien om medicatie voor te schrijven dan wordt dit aan FPC Dr. S. van Mesdag kenbaar gemaakt. Deze voorschrijfberichten worden digitaal bij FPC Dr. S. van Mesdag aangeleverd. Het daadwerkelijke voorschrijven van de medicatie gebeurt door een voorschrijver van het FPC Dr. S. van Mesdag in het EVS. Het aangeven van de indicatie bij het voorschrijven van een geneesmiddel waarin één van de werkzame stoffen zit (uit de lijst met 23 werkzame stoffen, conform artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet) is geïntegreerd in Klinicom. De labuitslagen zijn nog niet inzichtelijk voor de gecontracteerde apotheker. De voorbereidingen om de labuitslagen te delen met de apotheker zijn in gang gezet. Hierbij wordt gekeken of het laboratoriumsysteem van het FPC Dr. S. van Mesdag voor de gecontracteerde apotheker ontsloten kan worden, zodat deze zelf de labuitslagen in kan zien. Men verwacht dat dit spoedig (per 1 oktober 2016) gerealiseerd zal zijn. Pagina 4 van 6

4 Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Dr. S. van Mesdag te Groningen op 13 september 2016 Verantwoordelijkheid Het interne onderzoek naar het medicatiebeleid binnen FPC Dr. S. van Mesdag is inmiddels afgerond. Er is een nieuw medicatiebeleid vastgesteld en verschillende protocollen en werkwijzen zijn vernieuwd. Er zijn inmiddels ook aanvullende afspraken gemaakt met de apotheker, waarbij vanuit de apotheek periodieke controles worden uitgevoerd bij FPC Dr. S. van Mesdag. De uitkomsten worden in rapporten verwerkt. De eerst volgende ronde is in oktober De apotheker belt daarnaast actief met voorschrijvers indien zij twijfels hebben bij de voorgeschreven medicatie. Tevens controleert de medische dienst maandelijks het medicatiebeleid op de afdelingen. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten In het kader van het nieuw vastgestelde medicatiebeleid zijn er tevens afspraken gemaakt met de apotheek over de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) patiënten met polyfarmacie. In het derde kwartaal van 2016 zal er op dit punt een cyclus starten waarbij een medicatiebeoordeling periodiek wordt uitgevoerd. Medicatie-opslag Bij de onaangekondigde controle van medicatieopslag kwamen geen onregelmatigheden naar voren. De ruimte was overzichtelijk ingedeeld, voldoende ruim en voldoende verlicht. De medicatiekasten en de opiatenopslag waren afgesloten en er was bij een korte screening sprake van een sluitende registratie. Er werd geen medicatie aangetroffen die niet juist bewaard werd. Benodigde protocollen, zoals het prikprotocol, waren op de medische dienst aanwezig. Controlelijsten voor het onderhoud en controle van voorraden en koelkast (inclusief temperatuur) waren aanwezig en afgetekend. Conclusies De inspectie is van oordeel dat FPC Dr. S. van Mesdag vrijwel volledig voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie wordt evidence-based voorgeschreven op basis van de indicatie en het actuele patiëntendossier. De inspectie ziet op de getoetste normen geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid is op deze punten gewaarborgd voor de patiënt. Het elektronisch voorschrijfsysteem is operationeel en geïmplementeerd. De implementatie vraagt op enkele punten nog een nadere uitwerking. Mogelijke risico s hieromtrent zijn bij FPC Dr. S. van Mesdag in beeld, waarbij er actief gestuurd wordt op verkleinen van eventuele risico s. Het is in het systeem geborgd dat de voorschrijver de reden van voorschrijven op recept meegeeft (bij de lijst met 23 werkzame stoffen, conform artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet). Het medicatiebeleid is vernieuwd waarbij verantwoordelijkheden en werkwijze op het gebied van medicatie binnen uw Organisatie zijn vastgelegd. Het medicatiebeleid is de inspectie toegezonden, hierbij valt op dat deze nog niet geheel aansluit bij de actuele situatie. De inspectie gaat ervan uit dat u het medicatiebeleid en de bijbehorende werkwijzen en protocollen die u vernieuwd hebt aan de hand van uw evaluatie op korte termijn zult implementeren. Ook heeft u afspraken gemaakt met de apotheker waarbij u cyclisch op individueel niveau met de apotheker aandacht hebt voor het medicatiegebruik van kwetsbare (oudere) patiënten met polyfarmacie. U bent daarnaast bezig om de labuitslagen toegankelijk te maken voor de gecontracteerde apotheker. U hebt daarbij aangeven dat dit voor 1 oktober 2016 gerealiseerd is. Pagina 5 van 6

5 1 Inspectie voor de Gezondheidszorg 1 Ten slotte heeft de inspectie geen risico s aangetroffen met betrekking tot het beheer van de medicatie binnen uw medicatie-opslag. De inspectie ziet op basis van het vervoigbezoek geen aanleiding om nadere maatregelen te treffen. De inspectie vertrouwt erop dat u hierbij uw verantwoordelijkheid neemt met betrekking tot verdere operationalisering en borging van ingezette verbeteringen. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid kan wel zo nodig tijdens regulier toezicht worden getoetst door middel van een aangekondigd of onaangekondigd i nspectiebezoe k. cl Pagina 6 van 6

6 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Rapportage van het inspectiebezoek aan Forensisch Psychiatrisch Centrum Dr. S. van Mesdag te Groningen op 10 december 2015 V Utrecht, maart 2016 Pagina 1 van 1

7 Inhoud 1 Aanleiding en doel inspectiebezoek.3 2 Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 4 3 Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Medicatieoverdracht Verantwoordelijkheid Medicatiebeoordeling bi] kwetsbare polyfarmacie patiënten 9 4 Conclusies Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven medicatie nog niet op orde Elektronisch voorschrijfsysteem niet operationeel Medicotieoverdracht: overzicht meestal actueel, apotheker nog onvoldoende geïnformeerd Verantwoordeli]kheidsverdeling duidelijk belegd, onvoldoende geborgd Medicatiebeoordeling bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet volgens de richtlijnlo 5 Handhaving 11 Pagina 2 van 11

8 - De - Het - Er - Er Aanleiding en doel inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunten voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie en het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht). Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: verantwoordelijkheden zijn goed belegd; actuele medicatieoverzicht is beschikbaar; vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats; vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Pagina 3 van 11

9 - Handreiking 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan zijn gesprekken gevoerd met: - Drietal patiënten - Directeur behandelzaken, eerste geneeskundige - Een voorschrijvend psychiater Daarnaast is het elektronisch patiëntendossier User gedemonstreerd en zijn (met een toestemmingsverklaring) een aantal patiëntendossiers ingezien. Pagina 4 van 11

10 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht aan FPC Dr. S. van Mesdag. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf FPC Dr. S. van Mesdag is een Organisatie die zich richt op de forensische psychiatrie. Er worden mensen behandeld met een psychiatrische stoornis die met justitie in aanraking zijn gekomen. De inspectie heeft het forensisch psychiatrisch centrum bezocht, waar patiënten met een tbs-maatregel worden verpleegd en behandeld. FPC Dr. S. van Mesdag heeft plaats voor 260 mannelijke patiënten. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) Voldeed niet Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. V0 ld eed nie Toelichting Elektronisch voorschrijven Binnen FPC Dr. S. van Mesdag wordt User als onderdeel van het elektronisch patiënten dossier (EPD) gebruikt. Evaluatie van de therapie en andere beoordelingsmomenten worden in dit systeem vastgelegd. Er wordt (nog) geen gebruik gemaakt van een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS). De organisatie heeft vergevorderde plannen om gebruik te gaan maken van het elektronisch voorschrijfsysteem Klinicom. De implementatie staat gepland voor het eerste kwartaal van De functionaliteit van Klinicom is eerst getest binnen een andere onderdeel van Lentis. In overleg met de apotheek is gekozen om de uitkomsten hiervan te beoordelen op veiligheid en stabiliteit, voordat Klinicom bij FPC Dr. S. van Mesdag wordt geïmplementeerd. Het systeem Klinicom zal naast het systeem User gebruikt gaan worden. Pagina 5 van 1

11 Het zal in de beginfase (nog) niet mogelijk zijn om beide software systemen (User en Klinicom) met elkaar te laten communiceren. Medicatie wordt op dit moment handmatig op papier voorgeschreven. De huidige wijze van voorschrijven is met de apotheker afgestemd, waarbij eventuele risico s zijn besproken. Hierbij zijn het kleine aantal voorschrijvers (6 psychiaters, 2 verpleegkundig specialisten en 1 huisarts) en het gebruik van een vaste apotheek belangrijke aspecten die bij de risico-afweging zijn meegenomen. Medicatiebeleid FPC Dr. S. van Mesdag is sinds juni 2015 bezig om het gehele medicatiebeleid opnieuw te beschrijven. De eerste fase is bijna afgerond, waarbij verschillende aspecten van het medicatiebeleid in kaart zijn gebracht. Een uitkomst is onder andere dat er weliswaar protocollen aanwezig zijn, maar dat er variatie is in het gebruik. De protocollen zullen worden vernieuwd en er zal sturing op de uitvoering plaatsvinden. Prospectie ve risicoanalyse Er is (nog) geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd. Deze wordt uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van het EVS. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht. Voldeed wel Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. Voldeed wel Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. Voldeed wel De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). Voldeed niet Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patient aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). Voldeed niet Pagina 6 van 11

12 Toelichting Actueel medicatleoverzicht Bij een nieuwe opname wordt door de medische dienst het medicatiegebruik nagevraagd bij de instelling waar de patiënt vandaan komt. De arts verifieert het medicatiegebruik ook bij de patiënt zelf. Bij snelle overplaatsingen kan het lastig zijn binnen 24 uur een actueel medicatieoverzicht te krijgen van de instelling waar de patiënt vandaan komt. In die gevallen wordt het medicatiegebruik bij de patiënt zelf nagevraagd. Ook komt het voor dat het netwerk van de patiënt wordt geraadpleegd. Gesprekken over het actueel krijgen van de medicatie bij snelle overplaatsing zijn gaande met de betrokken ketenpartners. Een arts van het FPC Dr. S. van Mesdag schrijft alle medicatie voor die de patiënten gebruiken. Indien er vanuit andere instellingen (bijvoorbeeld algemene ziekenhuizen) reden gezien wordt medicatie voor te schrijven, dan wordt dit aan het FPC Dr. S. van Mesdag kenbaar gemaakt. Het daadwerkelijk voorschrijven gebeurt door de arts van het FPC Dr. S. van Mesdag. Alle wijzigingen worden door de medische dienst verwerkt. Deze zorgt ervoor dat er altijd een actueel medicatieoverzicht beschikbaar is. Dit overzicht is in het papieren dossier opgenomen, is beschikbaar via de medische dienst en op de afdelingen middels de deel lijst. Lijst van 23 werkzame stoffen De voorschrijvers van FPC Dr. S. van Mesdag geven voor deze 23 werkzame stoffen geen indicatie aan op het recept zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmid delenwet. Onderzoek naar de nierfunctie De behandelend psychiater vraagt onderzoek naar de nierfunctie op indicatie aan. Er is hier een protocol voor beschikbaar. De medische dienst zorgt voor verwerking van de aanvraag. De labuitslagen worden in MicroHIS opgenomen. Bijzondere uitslagen worden telefonisch kenbaar gemaakt aan de medische dienst. De apotheker wordt niet op de hoogte gesteld van afwijkende nierfunctiewaarden van de patiënt. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. Voldeed wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Voldeed wel Pagina 7 van 11

13 Norm Oordeel Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. Volde e d niet Toelichting Er zijn drie patiënten gesproken. De patiënten konden duidelijk (en correct) aangeven wie de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid heeft over de voorgeschreven medicatie. Ook is duidelijk hoe zij met de verschillende behandelaren in contact kunnen komen. Verantwoordelijkheden Een psycholoog is hoofdbehandelaar en behandelcoördinator. De psychiater is behandelaar en heeft de inhoudelijk eindverantwoordelijkheid voor de medicatie bij psychische klachten. De huisarts is behandelaar en heeft de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid voor de medicatie die wordt voorgeschreven bij somatische klachten. Bij een nieuwe opname op de unit wordt dit met de patiënt gecommuniceerd. Deze informatie is opgenomen in het papieren patiëntendossier en in User. Er is een algemene informatiefolder beschikbaar voor patiënten, hierin is de naam van de inhoudelijke eindverantwoordelijke op het gebied van medicatie niet opgenomen. Samenwerkinsverband(en) Er is een protocol aanwezig waarin de werkwijze en verantwoordelijkheden rondom het delen van medicatie zijn vastgelegd. Dit protocol zal vernieuwd worden (zie 3.2, medicatiebeleid). Er is geen protocol waarin de verantwoordelijkheden rondom het voorschrijven zijn vastgelegd. Ook is er een contract tussen de apotheek en FPC Dr. S. van Mesdag waarin de dienstverlening vanuit de apotheek is beschreven. Er zijn geen aanvullende schriftelijk vastgelegde afspraken over medicatiebewaking met de apotheek, de huisarts en eventuele andere ketenpartners. Ook is er geen regionaal farmacotherapeutisch overleg. Wel is er een wekelijks overleg tussen alle voorschrijvend psychiaters, waar afstemming plaatsvindt en informatie kan worden uitgewisseld. Afstemming met de huisarts vindt één keer per maand plaats. Pagina 8 van 11

14 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. Voldeed niet Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. In ieder geval alle patiënten 1 Voldeed niet van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar Voldeed niet medicatiebeoordelingen uit. Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners Niet van jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel toepassing voor de jaren Toelichting Ten tijde van het bezoek waren er acht patiënten die ouder waren dan 65 jaar aanwezig bij FPC Dr. S. van Mesdag, waarvan er bij een patiënt sprake was van polyfarmacie. Samen werkingsafspraak medicatiebeoordelingen Er is geen samenwerkingsprotocol waarin de verantwoordelijkheden van voorschrijver en apotheker zijn opgenomen als het gaat om medicatiebeoordelingen bij kwetsbare polyfarmacie patiënten. Medicatiebeoordelingen Er worden voor de betreffende patiënt geen medicatiebeoordelingen uitgevoerd volgens de Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. 1 De IGZ heeft bij het opstellen van de toetsingsnorm in overleg met veldpartijen gebruik gemaakt van aangescherpte patiëntselectie criteria (o.a. leeftijd 75 i.p.v. 65 jaar) die resulteren in een reductie van de populatie patiënten met polyfarmacie die in aanmerking komen voor een medicatiebeoordeling. Voor het onderzoek binnen de FPC s is de oorspronkelijke leeftijdsnorm van 65 jaar uit de richtlijn gehanteerd, gezien het gering aantal ouderen dat in FPC s verblijft. Pagina 9 van 11

15 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie: randvoorwaarden voor verantwoord voorschrijven medicatie nog niet op orde De inspectie is van oordeel dat FPC Dr. S. van Mesdag niet aan alle voorwaarden voldoet om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. Dit brengt risico s met zich mee voor patiënten die in de kliniek verblijven. De inspectie heeft vastgesteld dat de Organisatie van het farmaceutisch proces volop in ontwikkeling is en dat binnen afzienbare tijd (volgens de actuele plannen) medewerkers van de kliniek kunnen beschikken over een EVS met bewakingsmodaliteit. Hiermee zullen risico s die samenhangen met de huidige werkwijze worden gereduceerd. 4.2 Elektronisch voorschrijfsysteem niet operationeel Binnen FPC Dr. S. van Mesdag wordt medicatie niet voorgeschreven met een elektronisch voorschrijfsysteem. Het kleine aantal voorschrijvers en het gebruik van een vaste apotheek zijn factoren die eventuele risico s beheersbaar houden. De implementatie van het elektronisch voorschrijfsysteem staat gepland voor het eerste kwartaal van Een prospectieve risicoanalyse zal worden uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van het EVS. 4.3 Medicatieoverdracht: overzicht meestal actueel, apotheker nog onvoldoende geïnformeerd Op het moment van voorschrijven is in de meeste gevallen een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. Indien het medicatieoverzicht niet kan worden verkregen bij de instelling waar de patiënt vandaan komt, stelt FPC Dr. S. van Mesdag alles in het werk om een zo actueel mogelijk medicatleoverzicht beschikbaar te krijgen, waarbij ook andere bronnen worden bevraagd. Dit verkleint de risico s op onjuist voorschrijven. Gesprekken over het actueel krijgen van de medicatie bij acute overplaatsing zijn gaande met de betrokken ketenpartners, om zo altijd aan de norm te kunnen voldoen. De voorschrijver geeft geen reden van voorschrijven mee op recept, zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Afwijkende nierfuncties worden niet aan de apotheker doorgegeven. Hierdoor wordt de apotheker niet in staat gesteld om adequate medicatiebewaking uit te voeren. 4.4 Verantwoordelijkheidsverdeling duidelijk belegd, onvoldoende geborgd Voor de patiënt is voldoende duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het voorschrijven van de medicatie. Binnen de setting van FPC Dr. S. van Mesdag zijn er afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en taken op het gebied van medicatie. Deze afspraken zijn echter onvoldoende vastgelegd, waardoor de werkwijze niet is geborgd binnen de Organisatie en onduidelijkheid kan ontstaan. 4.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare ouderen met polyfarmacie niet volgens de richtlijn Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) patiënten met polyfarmacie vindt onvoldoende plaatst volgens de multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij ouderen. De verantwoordelijkheden van de voorschrijver en apotheker over medicatie beoordelingen zijn onvoldoende vastgelegd in een samenwerkingsprotocol. Dit vergroot de risico s op onbedoelde schade door polyfarmacie bij ouderen. Pagina 10 van 11

16 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van drie maanden (i.c. gerealiseerd per 1 juli 2016) de volgende maatregelen te treffen: Een EVS met volledige bewakingsfuncties in te voeren. De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 oktober 2016) de volgende maatregelen te treffen: Maak een prospectieve risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Bewerkstellig dat de reden van voorschrijven op het recept wordt vermeld in geval het een middel betreft van de lijst van 23 werkzame stoffen, zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Implementeer beleid over het melden van afwijkende nierfuncties aan de apotheker; Formaliseer de afspraken die gemaakt zijn over verantwoordelijkheden die gemaakt zijn op het gebied van medicatie. Formuleer beleid op het gebied van medicatiebeoordelingen bij oudere patiënten met polyfarmacie en leg deze afspraken vast. De inspectie verwacht uiterlijk 4 juli 2016 van u een resultaatverslag van de bovengenoemde punten. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid wordt zo nodig getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek of kan tijdens regulier toezicht worden getoetst. Pagina 11 van 1

17