Aan de Raad. Ruimer kader voor aanbesteding Mfa en VO

Transcriptie

1 Aan de Raad Agendapunt: 6 Onderwerp: Ruimer kader voor aanbesteding Mfa en VO Kenmerk: Status: SaZa - Welzijn / MJ Besluitvormend Kollum, 19 augustus 2014 Samenvatting Op 6 februari jl. heeft de raad met het oog op het project Mfa en scholenbouw voor voortgezet onderwijs ingestemd met een financieringsstructuur op basis van United Nations Principles for Responsible Investments (UNPRI). In het voorstel is aangegeven dat deze projecten een duurzaam rendement moeten hebben van minimaal 2% tot 4%. In het raadsvoorstel is uitgegaan van 2% over een investering van 11,6 miljoen: ,-. Minus de veronderstelde opbrengst van de huren van niet-onderwijsfuncties in het Mfa van ,- zou ,- per jaar aan de gemeente blijven, zijnde de absolute ondergrens. In het proces na het raadsbesluit is advies ingewonnen om te komen tot een juridisch juiste aanbesteding en om het proces goed in te richten. De afgelopen maanden is gebleken dat, om te kunnen voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet, een uitvoeriger traject nodig is om te komen tot een goede selectie van een privaat consortium dat het Mfa en de scholen voor VO gaat realiseren. Ook is er een ruimer (financieel) kader nodig om de aanbesteding in te gaan. Inleiding In de verschillende fases van het project is meermalen advies ingewonnen voor financierings- en de juridische mogelijkheden met het oog op de Aanbestedingswet. Uitgangspunt is voortdurend geweest: het vinden van de meest voordelige manier voor de realisatie van onderwijshuisvesting op basis van een gedegen juridisch kader. Gedurende het proces zijn verschillende financieringsstructuren en vormen van aanbesteding overwogen. Gelet op de complexiteit, de onbekendheid van de alternatieve financieringsstructuur via het Fonds/UNPRI, en de diversiteit van de adviezen, hebben wij in juni 2014 gekozen voor een onafhankelijke finale juridische toets voor de aanbesteding. Wij hebben daarbij de keuze gemaakt voor een bureau dat goed bekend staat bij andere gemeenten en een specialist is op dit terrein. Door de toets hebben we de vereisten, de mogelijkheden en de risico s nu scherper in beeld. Voortschrijdend inzicht heeft geleid tot een voorstel voor een breder financieel kader om te komen tot een financieel en juridisch verantwoorde aanbesteding van het project.

2 Onderwerp: Ruimer kader vor aanbesteding Mfa en VO Pagina 2 van 6 Overwegingen Juridisch advies Gebleken is dat aanbesteding op hoofdlijnen en uitwerking van het Programma van Eisen (PVE) in de fase daarna niet mogelijk is. Er is een uitgebreider PVE nodig voor zowel het Mfa als de scholen voor VO. Aanbesteding op basis van de stukken die nu voorhanden zijn is niet mogelijk, omdat er op basis daarvan geen duidelijke selectiecriteria zijn. In de aanbestedingsopdracht moet al duidelijk zijn welke eisen worden gesteld aan ontwerp, realisatie en onderhoud. Dit is nodig omdat: iedere aanbieder in de gelegenheid gesteld moet worden om mee te doen; alleen geselecteerd en getoetst kan worden op meer gespecificeerde criteria; wijzigingen achteraf lastig zo niet onmogelijk zijn. Dit betekent dat er een normale aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. Om de planning te optimaliseren en het tijdspad efficiënt in te richten adviseert Brackmann Aanbestedingsspecialist een aanbesteding in twee rondes. Dat wil zeggen: eerst een voorselectie op kennis en financiering en vervolgens de hoofdselectie op ontwerp etc. Synchroon aan de voorselectiefase kan het PVE verder uitgewerkt worden met de scholen en potentiële participanten van het Mfa. Bij de aanbesteding van het project hebben we ook te maken met een clusterverbod. Dat houdt in dat de beide onderdelen (Mfa en VO) die de gemeente als 1 project ziet alleen in 1 project ondergebracht mogen worden als er economische of technische verwevenheid is. Het éne niet kan functioneren zonder het andere. Die verwevenheid is er niet bij Mfa en VO. Als de gemeente er toch voor kiest om het als één project aan te besteden, dan moet het sowieso in 2 percelen. Men kan dan voor het 1 e, het 2 e of voor beide percelen inschrijven. Twee percelen betekent ook twee contracten. Conclusie: om te voldoen aan de bepalingen van de Aanbestedingswet 2012 moet er moet een normale aanbestedingsprocedure gevolgd worden en dit vereist een uitgebreider PVE vooraf, voor zowel Mfa als VO; er kan het beste gekozen worden voor een aanbesteding in twee rondes en uitgaan van 2 percelen. Aanbestedingsvereisten Opdrachten zullen gegund moeten worden op basis van het criterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving, ofwel EMVI. De laagste prijs als gunningcriterium is slechts bij uitzondering toegestaan, indien andere criteria aantoonbaar geen invloed kunnen uitoefenen. Een situatie die hier zeker niet op gaat, omdat de gebruiksmogelijkheden voor onderwijsdoeleinden in de afweging minstens zo belangrijk zijn. Belangrijke aspecten die bij gunnen op EMVI in acht genomen moeten worden zijn Total cost of ownership en Life cycle analysis. Voor de gemeente is de huurvergoeding voor beide percelen gezamenlijk een belangrijk selectiecriterium. Het voorgestelde huurbedrag van voor de onderwijshuisvesting van BO en VO (gemeente) + de voor de overige functies (participanten) is echter zodanig laag, dat er naar verwachting niet meer dan 1 partij op het geheel in kan schrijven. Daar komt bij dat de financiering via het Fonds (o.b.v. UNPRI) is gekoppeld aan 1 aannemer. In dit deel van Nederland heeft zich slecht één aannemer geaccrediteerd bij dit Fonds en het is niet aannemelijk dat andere aannemers zich binnen een redelijke termijn kunnen laten accrediteren. Bovendien bestaat de kans dat ook voor die ene partij de vergoeding zodanig laag is dat de mogelijkheid bestaat dat deze besluit niet in te schrijven vanwege de met de aanbesteding gepaard gaande kosten.

3 Onderwerp: Ruimer kader vor aanbesteding Mfa en VO Pagina 3 van 6 Andere financieringsvormen Behalve de nu beoogde vorm van financiering (Fonds met UNPRI) zijn nog andere financieringsconstructies mogelijk. Deels zijn deze ook al eens besproken in eerdere rapporten. Maatschappelijk In de stukken en voorstellen die de basis vormden van het raadsbesluit van februari 2014 is: maatschappelijke financiering als optie besproken. In deze vorm van financieren wordt een stichting opgericht die eigenaar wordt van het vastgoed. De stichting trekt haar geld uit de markt en van fondsen en particulieren. Door als gemeente de zekerheid te bieden over de aflossing van de restant hoofdsom, waarbij de gemeente het vastgoed weer als zekerheid verkrijgt, kan tegen bijzonder lage tarieven worden geleend. Dit kan worden versterkt door in te stemmen met korte rente-vast perioden van bijvoorbeeld vijf of tien jaar. UAV-gc DBFMO+E In toenemende mate zetten overheden ook de financiering in de aanbesteding als door de markt te leveren product. De rijksoverheid is hiermee begonnen met grotere infrastructuur projecten als bijvoorbeeld de A50, N31 (Waldwei) en N33. Deze UAV-gc 1 projecten waren vanwege hun complexiteit pas interessant vanaf 25 miljoen. Echter zijn er in de markt PPS-light modellen ontwikkeld, waardoor deze ook bij geringere investeringen, zoals de 11,6 miljoen van dit project, interessant wordt. DBFMO+E 2 biedt meer omzet en daarmee meer spreiding van risico s. D&B betreft het ontwerp en de bouw van het pand, zoals in een min of meer klassieke vorm van huren. Door naast bouw en financiering (F) ook MO+E aan te bieden (Onderhoud, Beheer en Energie) wordt de kasstroom voor de inschrijver vergroot en de risico s verkleind. Er ontstaan nieuwe afwegingen tussen het toepassen van materialen en installaties bij de bouw, en de kosten van beheer en onderhoud, marge die de inschrijver kan gebruiken om de prijs te verlagen, terwijl het onderwijs de door het rijk beschikbaar gestelde vergoedingen vrij beschikbaar kan stellen. Genoemde opties kunnen in het aanbestedingstraject meegenomen worden. Ruimer kader Uit het voorgaande volgt dat wij de raad vragen meer mogelijkheden, meer ruimte te bieden dan het besluit van 6 februari 2014 om een goede en wettelijk verantwoorde aanbesteding te kunnen organiseren. Dat kader bestaat uit een pakket aan toezeggingen waarmee u het voor de markt aantrekkelijker maakt om een voordelig bod te doen: De gemeente verstrekt een exploitatiesubsidie welke overeenkomt met de huur van het gebouw dat door de onderwijsinstelling wordt gehuurd. De exploitatiesubsidie wordt jaarlijks geïndexeerd. Het is toegestaan de installatie t.b.v. de energieopwekking onder te brengen in een energie exploitatiemaatschappij. Tot de aanbesteding behoort eveneens het onderhoud van het gebouw (binnen en buiten) De gemeente ziet op voorhand af van zijn bevoegdheid om het eigendom van de scholen over te schrijven naar de gemeente indien de onderwijsfunctie wordt beëindigd. Het onderwijsgebouw wordt geen eigendom van de gemeente, echter alle andere vormen van eigendom, waaronder het onder brengen in een stichting, zijn niet op voorhand uitgesloten. 1 Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) Geïntegreerd Contract 2 DBFMO+E: Design (Architectonisch ontwerp), Build (Bouw en Installaties), Finance (Financiering), Maintain (Onderhoud, binnen en buiten), Operate (Beheer); Energy (Energiebeheer en opwekking).

4 Onderwerp: Ruimer kader vor aanbesteding Mfa en VO Pagina 4 van 6 De gemeente staat (indien nodig) garant voor de restant van de hoofdsom van de financiering (in geval van maatschappelijke financiering ), mits: Deze in 40 jaar geheel wordt afgelost (lineair of annuïtair) De gemeente tot zekerheid het vastgoed verkrijgt indien de garantie wordt aangesproken (d.m.v. erfpacht). Leegstand voor andere functies dan onderwijs is voor rekening en risico van de eigenaar, voor en zover het inroepen van de algemene gemeentegarantie voor de restant hoofdsom niet aan de orde is. 3 Financiële ruimte Zoals in de eerste alinea is aangehaald, stelt UNPRI een financieel kader van 2% tot 4% ROI over 11,6 miljoen. Maximaal 4% komt uit op ,- per jaar, minus ,- aan externe huurders: maximaal ,- per jaar. Het is niet noodzakelijk om de gehele bandbreedte op voorhand weg te geven. Uit nadere berekeningen volgt dat in de huidige markt een ,- als bovengrens voldoende is. Met dit kader doen wij recht aan de bandbreedte die het vanuit het Fonds met UNPRI is aangegeven, maar bieden wij tegelijkertijd ruimte voor ook andere financieringsvormen. Wij zijn ons er van bewust dat het maximale bedrag voor de gemeente (veel) te hoog is. Daarom zien wij er op toe dat het prijs-criterium zwaar zal wegen in de beoordeling. Daarbij kijken wij niet alleen, maar wel in belangrijke mate, naar de kosten voor de gemeente, maar naar de Total cost of ownership : De huurvergoeding voor de casco nieuwbouw van onderwijs; De kosten voor onderwijs en andere huurders t.a.v. beheer, onderhoud en energie; De verdeling van risico s en kosten tussen gemeente en huurders; Feitelijk de totale prijs, de contante waarde van de aanbieding in 40 jaar. Verwachting en procedure Het is lastig om op voorhand in een dergelijk complex project aan te geven wat het de gemeente precies gaat kosten. Met deze voorstellen biedt u voldoende kader om aan de eisen op grond van de Aanbestedingswet 2012 tegemoet te komen, en aanvullende zekerheden die de prijs sterk zullen drukken. In de aanbestedingsprocedure is het mogelijk op grond van de wet ook te onderhandelen over de inschrijvingen. Vanwege de complexiteit nemen wij ons voor dat ook te doen en daarbij volledige helderheid te krijgen over de kosten voor de scholen, huurders en de gemeente. Het zal duidelijk zijn dat de aannemer met UNPRI financiering een goede kans maakt, echter zal ook hij met een uitstekend ontwerp en goede voorstellen omtrent beheer en onderhoud moeten komen wil de Total cost of ownership blijvend in zijn voordeel gaan uit vallen. Financiële gevolgen Bovenstaande betekent dat er vanwege de wettelijke eisen ten aanzien van de aanbesteding rekening gehouden moet worden met een hogere structurele last circa extra tenzij het Fonds (UNPRI) op beide percelen de meest economische blijkt te zijn. 3 Toevoegen van nieuwe huurders in leegstaande lokalen vereist onder andere dat de installaties, beveiligingen en toegangen daar al bij het ontwerp op worden afgestemd. Maar de prijs gaat verder omlaag indien u als gemeente voor extreme situaties aanvullende zekerheden in het vooruitzicht wilt stellen.

5 Onderwerp: Ruimer kader vor aanbesteding Mfa en VO Pagina 5 van 6 Het gevolg is dat naast de dekking voor de oorspronkelijk geraamde , aanvullende dekking voor de eventuele meerkosten binnen de (meerjaren)begroting gevonden moet worden. Voorstel Wij stellen u voor: toestemming te geven om een aanbesteding voor het project Mfa / VO op te starten waarin de maximale huur prijs wordt gesteld op ,-/jaar onder nader in deze notitie geformuleerde condities. Bijlage : n.v.t. Ter inzage liggende stukken: B&W rapport 19 augustus 2014 Burgemeester en wethouders van de gemeente Kollumerland c.a. R.L.H. Schoonderbeek, gemeentesecretaris B. Bilker, burgemeester

6 Nr. De raad van de gemeente Kollumerland en Nieuwkruisland; gelet op artikel 913 van de Wet op primair onderwijs (Wpo) en artikel 76b en volgend in hoofdstuk 1 van de Wet op het voortgezet onderwijs (Wvo); gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 augustus 2014, besluit: toestemming te geven om een aanbesteding voor het project Mfa / VO op te starten waarin de maximale huur prijs wordt gesteld op ,-/jaar onder nader in deze notitie geformuleerde condities. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 september 2014 I. L. Rozemeijer, griffier B. Bilker, voorzitter