Nieuwe tariefstructuur

Transcriptie

1 Aan Van Algemeen bestuur S. Gribling & P. Burgering Datum 6 oktober 2016 Onderwerp Nieuwe tariefstructuur Vanaf het begin van het ontstaan van Avalex zijn de facturen aan de gemeente gebaseerd op de verrekening van werkelijke kosten. In 2012 heeft het bestuur besloten tot een inverdienmodel om uit de verlieslatende situatie te komen. De essentie van het inverdienmodel is dat negatieve resultaten van het verleden en de verwachtte negatieve resultaten t/m 2013 opgevangen worden binnen de reserves van Avalex. Echter leidt dit er wel toe dat de reserves een negatief saldo hebben t/m Avalex kent t/m 2016 een aangepaste afrekensystematiek, waarbij zij haar diensten aan gemeenten fixed price afrekent (met uitzondering van de afrekenbare kosten). Via taakstellingen zou Avalex volgens een geregisseerd plan vanaf het jaar 2014 weer positief bijdragen aan haar eigen vermogen. Door middel van deze targetstellende plannen zou 2016 het laatste jaar met een negatief eigen vermogen worden. Voor de deelnemende gemeenten betekent het dat de fixed price-afrekensystematiek doorloopt tot het moment dat Avalex beschikt over een positief eigen vermogen. Die situatie van zwarte cijfers is eerder bereikt dan verwacht. Avalex beschikt sinds 31 december 2015 weer over een positief eigen vermogen. Er is daarom opnieuw nagedacht over een tariefstructuur. Meerdere scenario s zijn bekeken. Avalex gaat per 1 januari 2017 weer afrekenen op basis van werkelijke kosten. Hoe deze systematiek er exact uit komt te zien, is beschreven in dit memo. De gevraagde besluiten zijn: 1. Vaststelling van de systematiek voor de toerekening van de directe kosten. 2. Verdeling van de indirecte kosten middels de combinatie aantal woonhuisaansluitingen (50%) en aantal inwoners (50%) per gemeente. 3. Bepaling van de ingangsdatum van de nieuwe tariefstructuur op 1 januari Besluit conform voorstel: Den Haag, 14 oktober 2016 Namens het algemeen bestuur, J.Th. Hoekema N. Dierdorp J.R. Kuin Voorzitter Secretaris Directeur 1

2 1 Tariefstructuur Het proces om tot een nieuwe tariefstructuur te komen, vraagt om zorgvuldigheid. Er is niet alleen sprake van een bedrijfsmatige kant, er dient nadrukkelijk ook draagvlak te zijn. In opdracht van het dagelijks bestuur van Avalex is een drietal verschillende scenario s uitgewerkt ten aanzien van een nieuwe afrekensystematiek. Deze zullen in dit document aan de orde komen. Om te komen tot een juiste afweging van de uiteindelijke keuze van de scenario s, zijn de scenario s bestuurlijk gewogen op een viertal uitgangspunten: Simpel: Des te eenvoudiger de opbouw van de tariefstructuur, des te eenvoudiger de administratie correct te kunnen voeren. Eerlijk: Het tarief voor de dienstverlening van Avalex moet op een eerlijke en evenredige wijze zijn opgebouwd. Uitlegbaar: De opbouw van de tariefstructuur moet voor de gemeente helder en ondubbelzinnig zijn. Indien de huidige situatie van de gemeente wijzigt moet zij zelf de (financiële) gevolgen kunnen inschatten. Voorspelbaar: Een voorspelbaar tariefbeleid geeft de gemeenten duidelijkheid over welke prijsontwikkeling zij kunnen verwachten van de afvalstoffenheffing. Het toetsen van deze uitgangspunten is uiteraard normatief. De weging ervan zal bestuurlijk moeten plaatsvinden. Proces Zoals gezegd, vraagt het proces om tot een nieuwe tariefstructuur te komen, om zorgvuldigheid. Om draagvlak en vertrouwen te creëren, is gebruik gemaakt van ambtelijke inzet van de gemeenten. Samen met de gemeenten is uitgebreid stilgestaan bij de basisgegevens (q) waar de direct toerekenbare kosten op zijn gebaseerd. Daarnaast is samen met de gemeenten gekeken naar de bepaling van de deeltarieven (p). Een belangrijk uitgangspunt is dat alle dienstverlening van Avalex voor de gemeenten geharmoniseerd is in de DVO en dus binnen het reguliere tarief valt. Uitsluitend incidentele werkzaamheden zullen niet binnen de DVO vallen. Daarbij zijn de volgende voorwaarden gesteld; Eén administratie waarop één accountantsverklaring wordt gevraagd. Eén factuur die voorcalculatorisch 1 wordt bepaald aan de hand van de begroting. Behaalde resultaten worden verwerkt in de bijdrage in het daaropvolgende begrotingsjaar. Dit betekent dat er niet wordt afgerekend over het lopende jaar. In het verleden werd door Avalex een zeer complexe administratie gevoerd. Daarbij waren zeven programma s die elk over de zes gemeenten verdeeld werden, verantwoord. Door de complexiteit nam de kans op fouten ernstig toe. Mede door het bovenstaande is het van belang om op basis van voorcalculatie te werken. Daarbij kunnen de kosten eenvoudig over de gemeenten worden verdeeld. Uiteraard moeten gemeenten (en bewoners) de resultaten van hun afvalscheidingsinspanning terug zien in de tarieven voor het komende jaar. Daarom dienen de resultaten verwerkt te worden in de tariefstelling van het komende jaar. Het op een andere manier berekenen van het tarief staat los van de operationele stuur- en beheersinformatie die per gemeente wordt opgeleverd. Na de implementatie van AVIL (Avalex Vernieuwd ICT Landschap) wordt dagelijks op het laagst mogelijke niveau de (operationele) stuurinformatie verzameld. 1 In de voorcalculatie wordt een begroting gemaakt van de verwachte kosten per uur, ton en inzamelmiddel. In de voorcalculatie wordt voor deze componenten de kostprijs voorafgaand aan het jaar vastgelegd. 2

3 Op een hoger niveau en in verschillende dimensies is de informatie beschikbaar voor diverse stakeholders. Op basis van deze informatie zijn eventueel aanvullende (kwalitatieve) doelen tussen gemeenten en Avalex te definiëren. 2 Drie scenario s In opdracht van het dagelijks bestuur van Avalex is een aantal verschillende scenario s uitgewerkt ten aanzien van een nieuwe afrekensystematiek. De scenario s zijn steeds ontwikkeld op basis van de uitgangspunten: Simpel, Eerlijk, Uitlegbaar en Voorspelbaar. De drie mogelijkheden die door het dagelijks bestuur zijn besproken, zijn: Tarief per gemeente op basis van het aantal inwoners Tarief per gemeente op basis van het aantal huishoudens Tarief per gemeente op basis van werkelijke kosten Tijdens verschillende vergaderingen van het bestuur is over deze scenario s gesproken. De afwijkingen per gemeente op basis van de eerste twee scenario s (inwoner of huishoudens aantal) waren veel groter dan bij het scenario werkelijke kosten. Dit sluit aan bij wat er in de Gemeenschappelijke Regeling (GR) van Avalex staat opgenomen: Artikel 36 Verdeling van baten en lasten 1. De lasten van het bedrijf worden gedekt door: a. bijdragen van de deelnemers voor de uitoefening van taken en bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 4; b. inkomsten uit contracten van opdracht, zoals bedoeld in artikel 5; c. subsidies, andere bijdragen dan de onder letter a van dit lid bedoelde; d. overige inkomsten; e. geldleningen; f. reserves. 2. De in het vorige lid onder a bedoelde bijdragen omvatten de jaarlijkse lasten van het bedrijf, voor zover deze niet door de opbrengsten uit andere vergoedingen worden bestreden Voor de vaststelling van deze bijdragen geldt in ieder geval het volgende uitgangspunt. De bijdragen van de deelnemers worden bepaald: a. op basis van de omzet van de te verrekenen diensten en/of producten; b. voor zover verdeling als onder a bedoeld niet mogelijk is, naar rato van het aandeel van de afname van de onder a vermelde diensten en/of producten. De verrekening van de werkelijke kosten direct aan de gemeente past binnen de huidige GR. De wijze waarop indirecte kosten (waaronder de kosten voor overhead) worden toegerekend staat omschreven als naar rato van de omzet. Wanneer de indirecte kosten op een andere wijze verdeeld worden, bijvoorbeeld over het aantal huisaansluitingen of het aantal inwoners, zijn er twee mogelijkheden: 1 De GR wordt aangepast naar de nieuwe tariefstructuur; 2 De verdeelsleutel wordt beschreven als te verrekenen dienst. Het dagelijks bestuur heeft aangegeven dat de voorkeur uitgaat naar het scenario werkelijke kosten. Wel heeft het bestuur aangegeven dat dit scenario nader uitgewerkt moet worden. Een gedegen onderbouwing en goede uitleg zullen bijdragen aan de acceptatie van de nieuwe tariefstructuur. In de verdere memo besteden we hier aandacht aan. Scenario werkelijke kosten in vergelijking met de fixed fee De fixed fee was gebaseerd op gegevens van de dienstverlening en tarieven van Daarnaast zijn er aannames gedaan om de overige kosten redelijkerwijs via verschillende verdeelsleutels naar gemeenten te verdelen. Hieruit zijn de fixed fee-tarieven ontstaan voor de DVO-bijdrage. Deze tarieven zijn zoals destijds is afgesproken, jaarlijks geïndexeerd. Door de jaren heen zijn er verschillende onderdelen bijgekomen die apart in rekening zijn gebracht, zoals de extra bijdrage grofvuil en de afrekening containers. Ook de dienstverlening van Avalex in de verschillende gemeenten is veranderd. Zo zijn er wijken die ondergrondse containers hebben gekregen, worden er nieuwe 3

4 grondstofstromen ingezameld en is er veel veranderd in de bedrijfsvoering van Avalex. Dit maakt het feitelijk vergelijk tussen de hoogte van de fixed fee en de nieuwe afrekensystematiek per gemeente onmogelijk. De tarieven zijn opgebouwd uit direct toerekenbare componenten en indirecte kosten. Jaarlijks worden bij het opstellen van de ontwerpbegroting het tarief (p) en de kwantiteit (q) van de direct toerekenbare componenten opnieuw bepaald. Dit maakt het een transparante, controleerbare structuur die bestendig is door de jaren heen. Samenhang Grip op Grondstoffen In de raden van de zes deelnemende Avalex gemeenten is de beleidsvisie Grip op Grondstoffen goedgekeurd. Bij het opstellen van deze visie uitgegaan van de gegevens uit 2013 ook in financieel opzicht. Deze gegevens zijn in Grip op Grondstoffen uitgewerkt in een theoretisch model. Bij het opstellen van de voorliggende nieuwe tariefstructuur is gewerkt met de gegevens van 2016 en de gegevens van de operationalisering van Grip op Grondstoffen in de uitvoeringsplannen. Eén element van verschil is het tijdpad in de visie en in de daadwerkelijke operationalisering. Door de bovengenoemde verschillen in de gegevens is het niet mogelijk om één op één een verband te leggen tussen de financiële uitkomsten uit Grip op Grondstoffen en de Tariefstructuur. Na volledige uitrol van Grip op Grondstoffen zal naar verwachting de tariefstructuur moeten worden aangepast om recht te doen aan de opbrengsten van ingezamelde grondstoffen per gemeente. 3 Opbouw tarieven Het tarief is gebaseerd op de toerekening van werkelijke kosten. De basis van de ontwerpbegroting van Avalex is de routebegroting. In de ontwerpbegroting wordt uitgegaan van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn met daarin de kennis en verwachtingen van bijvoorbeeld de uitrol van Grip op Grondstoffen. De tarieven voor de gemeente zijn opgebouwd uit drie elementen: Kostenverdeling Avalex directe toerekenbare kosten directe kosten algemeen totale directe kosten Indirecte kosten totale kosten Avalex De direct toerekenbare kosten Dit zijn alle directe kosten die via een logische verdeelsleutel (p*q) aan de gemeenten kunnen worden toegerekend; De manuren die op basis van de te rijden routes worden verdeeld over de gemeenten op basis van de begroting t+1; De tractie-uren die op basis van de te rijden routes worden verdeeld over de gemeenten op basis van de begroting t+1; De verwerking van restafval die op basis van tonnages wordt verdeeld over de gemeenten op basis van de begroting t+1; De verwerking van PMD die op basis van tonnages wordt verdeeld over de gemeenten op basis van de begroting t+1; De gemiddelde kosten voor een ondergrondse container worden per container aan de gemeente toebedeeld op basis van de stand 1 januari (t); De kosten voor een minicontainer worden per container aan de gemeente toebedeeld op basis van de stand 1 januari (t); 4

5 In paragraaf 3.1 is een beschrijving gemaakt van de opbouw van deze deeltarieven. De keuze welke elementen worden toegerekend aan een deeltarief is per definitie arbitrair. Om de gemaakte keuzes (direct/indirect) zo transparant mogelijk te maken, wordt in paragraaf 3.1 toegelicht welke elementen zijn toegerekend aan de deeltarieven. 2 De directe kosten algemeen De directe kosten zijn alle kosten die direct toe te rekenen zijn aan de uitvoering van de dienstverlening van Avalex. Bijvoorbeeld de kosten voor het wagenpark, de kosten voor uitvoerend personeel en de kosten voor de verwerking van afvalstromen. Nadat alle direct toerekenbare kosten naar de gemeenten zijn verdeeld, blijft er een klein deel directe kosten over (Avalex breed), die niet direct aan één gemeente kunnen worden toebedeeld. Bijvoordeeld: de bemensing van de milieustraten. Avalex kent vijf milieustraten die gebruikt worden door zes gemeenten. In 2017 is het aantal grensoverschrijdende routes 2 nog heel klein (circa zes), daarom vallen deze kosten in 2017 nog onder de directe kosten algemeen. In 2017 zal het aantal grensoverschrijdende routes naar verwachting toenemen. In 2018 zullen deze kosten worden meegenomen in de tariefstructuur. De directe kosten algemeen worden via dezelfde verdeelsleutel verdeeld als de indirecte kosten. 3 De indirecte kosten De indirecte kosten zijn de kosten voor kantoorpersoneel, huisvesting, verzekeringen, financieringskosten, grondstofopbrengsten en het projectbureau voor de invoering van Grip op Grondstoffen. Deze kosten worden niet toegerekend aan de directe kosten, maar verdeeld over de gemeente via een algemene verdeelsleutel. Door het dagelijks bestuur is gekozen voor een verdeling op basis van een combinatie van het aantal huishoudens en het aantal inwoners per gemeente (50% op basis van huishoudens, 50% op basis van aantal inwoners) In bijlage III is deze varianten uitgewerkt, evenals de ontwikkeling van de totale gemeentelijke bijdrage meerjarig inclusief de verwachte opbrengsten van PMD door de gemeente van Nedvang. 3.1 Opbouw deeltarieven (p) In deze paragraaf beschrijven wij de opbouw van de deeltarieven. Dit zijn alle directe kosten die via een logische verdeelsleutel (p*q) aan de gemeenten kunnen worden toegerekend; Manuur De prijs voor een manuur is opgebouwd uit alle personeelskosten voor het directe personeel inclusief de kosten voor direct extern personeel. Dat wil zeggen dat het manuurtarief is opgebouwd uit de volledige personeelskosten (inclusief sociale lasten, werkkleding, opleiding e.d.). Daarnaast worden de overige directe kosten, zoals directe huisvestingskosten (kosten voor het overlaadstation, garages, stalling en de milieustraten), energiekosten (voor deze panden), advieskosten en financieringskosten meegenomen in de kostprijs. Het totaal van al deze kosten wordt gedeeld op de totale manuren, wat leidt tot een manuurtarief. Dit uurtarief wordt op basis van de geplande routes toegerekend aan de gemeenten. Tractie-uur De tractiekosten zijn gebaseerd op de basiskosten mobiliteit, brandstoffen, extra inzet mobiliteit, transport en lediging door derden en overige mobiliteitskosten. Door de tractiekosten te delen door het aantal geplande tractie-uren, ontstaat een uurtarief. Dit uurtarief wordt op basis van de geplande routes toegerekend aan de gemeenten. Verwerking restafval 2 Grensoverschrijdende routes zijn routes die gereden worden op één dag, maar over de verschillende gemeentegrenzen heen gaan. Bijvoorbeeld: routes voor de verzamelcontainers textiel, glas of papier. 5

6 Het tarief voor de verwerking van restafval bestaat uit twee componenten. De eerste component, het verwerkingstarief inclusief verbrandingsbelasting, komt direct voort uit de overeenkomst die Avalex heeft met haar eindverwerker (kosten verwerking per ton). De tweede component bestaat uit de kosten voor de overslag van restafval. Dit laatste is gebaseerd op de personeelskosten van het overlaadstation gedeeld door het aantal verwachte tonnages. Het verwerkingstarief voor restafval wordt op basis van verwachte tonnages toebedeeld aan de gemeente. Verwerking PMD Het tarief voor de verwerking van PMD bestaat uit twee componenten. De eerste component komt direct voort uit de overeenkomst die Avalex heeft met haar contractpartner (kosten verwerking per ton). De tweede component betreft de kosten voor de overslag van PMD. Dit laatste is gebaseerd op de personeelskosten van het overlaadstation gedeeld door het aantal verwachte tonnages. Het verwerkingstarief voor PMD wordt op basis van verwachte tonnages toebedeeld aan de gemeente. De opbrengsten voor de stroom PMD worden door de stichting Nedvang direct uitgekeerd aan de gemeenten. Deze opbrengsten zijn dus niet verwerkt in de begroting van Avalex. De kosten voor de inzameling van PMD zijn wel verwerkt in de begroting. Ondergrondse container De totale kosten voor het ondergrondse containerpark bestaan uit de kapitaalslasten (afschrijving en rentelasten), de onderhoudskosten en de directe personeelskosten gerelateerd aan het onderhoud en plaatsen van ondergrondse containers. Het tarief voor ondergrondse containers komt tot stand door deze totale kosten te delen door het aantal ondergrondse containers in het Avalex-gebied. Deze worden per container doorgerekend aan de gemeenten. Minicontainer De totale kosten voor het minicontainerpark bestaan uit de kapitaalslasten (afschrijving en rentelasten), het voorraadbeheer, de kosten voor plaatsing en inname en ICT. Het tarief voor minicontainers komt tot stand door deze totale kosten te delen door het aantal minicontainers in het Avalex-gebied. Deze worden per container doorgerekend aan de gemeenten. In bijlage I treft u de tarieven zoals hierboven beschreven. In bijlage II leest u welke basisgegevens zijn gebruikt voor de uitwerkingen van de tariefstructuur (bijlage III). 3.2 Voorcalculatie Het tarief wordt gebaseerd op de begroting en is gebaseerd op eenheden (manuren, tractie-uren en tonnages restafval). Na afloop van het jaar, bij het opstellen van de jaarrekening, wordt een rapportage gemaakt per gemeente over deze eenheden(t-1). Deze rapportage wordt aangeboden aan het dagelijks bestuur. Voor het lopende jaar wordt op basis van deze eenheden een nieuwe berekening gemaakt van het tarief per gemeente. Deze wordt verwerkt in de werkbegroting (begrotingswijziging) van het lopende jaar(t). Daarnaast wordt deze verwerkt in de ontwerpbegroting en de tarieven van het jaar daarop (t+1). De positieve resultaten die zijn behaald in het afgelopen jaar, worden bij jaarrekening vastgesteld door het algemeen bestuur. Nadat het gewenste weerstandsvermogen is behaald, kunnen de overige resultaten worden verdeeld per gemeente en als korting worden verwerkt in het tarief van het lopende jaar. De korting wordt berekend op basis van de door de gemeente betaalde bijdragen over het afgesloten boekjaar (t-1) exclusief eventuele verrekening van het voorgaande boekjaar (t-2). 6

7 Bijlage I Tarieven op basis van de opbouw deeltarieven 3 Manuur personeelskosten 33,33 Inzameling & overslag overige directe kosten 5,23 Overige directe kosten Tarief manuur 38,57 Tractie-uur kosten tractie per uur 40,63 Inzameling & overslag Tarief Tractie-uur Verwerking Restafval kosten verwerking per ton inclusief verbrandingsbelasting 84,29 Verwerkingskosten kosten overslag per ton 6,39 Inzameling & overslag Tarief verwerking restafval per ton 90,68 Verwerking PMD kosten verwerking per ton 264,00 Verwerkingskosten kosten overslag per ton 6,39 Inzameling & overslag Tarief verwerking PMD per ton 270,39 Ondergrondse container kosten beheer, onderhoud en financiering 1.585,18 Beheer & Onderhoud kapitaalgoederen kosten plaatsing 73,29 Personeelskosten Tarief Ondergrondse container 1.658,48 Minicontainer kosten beheer, onderhoud en financiering 2,95 Beheer & Onderhoud kapitaalgoederen kosten plaatsing 0,98 Personeelskosten Tarief Minicontainer 3,93 3 Het tarief voor de verwerking van PMD is aanzienlijk hoger dan de verwerking van restafval, hiertegenover staan inkomsten die rechtstreeks bij de gemeenten vallen en welke geen plaats hebben in de tariefstructuur van Avalex. 7

8 Bijlage II Basisgegevens (Q) 2017 Basisgegevens 2017 Delft L-V Rijswijk P-N Wassenaar M-D Avalex grensoverschrijdend Avalex Avalex milieustraten overlaad Aantal manuren Aantal tractieuren Aantal kg restafval HaH Aantal kg PMD Aantal ondergrondse containers Aantal minicontainers Totaal 8

9 Bijlage III Uitwerkingen tariefstructuur (Bruto) Bijdrage op basis van nieuwe Leidschendam- Pijnacker- Delft Rijswijk tariefstructuur Voorburg Nootdorp Wassenaar Midden-Delfland Totaal Manuren x tarief Tractieuren x tarief Kg restafval x tarief Kg PMD x tarief Aantal OGC x tarief Aantal MC x tarief Direct toerekenbare kosten Overige kosten o.b.v. inwoners/huisaansluitingen PMD opbrengsten gemeente Netto Bijdrage gemeenten Gemeentelijke bijdrage 2016 Gewijzigde begroting 2016 Delft Leidschendam-V Rijswijk Pijnacker-Nootdorp Wassenaar Midden-Delfland Totaal DVO bijdrage Afrekening containers (P5) Extra bijdrage grofvuil Extra minicontainers Afvalstoffenbelasting Verwerkingskosten PMD Totaal bijdrage aan Avalex PMD opbrengsten gemeente Netto Bijdrage gemeenten

10 Bijlage IV Verwachte totale gemeentelijke bijdrage minus verwachte PMD-opbrengsten Ontwikkeling DVO Bijdrage Gewijzigde Gewijzigde Meerjaren- Meerjaren- Meerjaren- Meerjaren- Realisatie begroting begroting raming raming raming raming Bruto (DVO) bijdrage Avalex begroting PMD opbrengsten bij gemeenten Totale kosten gemeenten