Meer greep op uw financiële bedrijfsvoering

Transcriptie

1 TARIEF CALCULATOR en BEWAKER (TCB) Voor bedrijven t/m 15 werknemers PKM Adviseurs voor de metaal & technische sector Einsteinbaan NJ Nieuwegein Meer greep op uw financiële bedrijfsvoering Tarief Calculator en Bewaker Onze calculatietarieven worden jaarlijks iets aangepast, maar we weten niet of ze nog wel kloppen Kostprijstarieven berekenen Uit onze begroting blijkt niet welke bewerkingen bijdragen aan het resultaat. Dat willen we ook weten Exploitatiebegroting met dekkingsberekening We willen periodiek eenvoudig kunnen bewaken of we volgens ons exploitatieplan draaien Resultaatbewaking Vergelijking begroting en werkelijk We willen meer en tijdig kunnen sturen op onze financiële bedrijfsvoering, maar het moet wel echt praktisch blijven PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 1 van 6

2 PKM zorgt met de Tariefcalculator & Resultaatbewaker (TCB) snel voor duidelijkheid in de financiële bedrijfsvoering. Met behulp van een zeer praktisch rekenmodel worden in korte tijd uw tarieven berekend, het exploitatieplan doorgerekend zodat u snel aan de slag kunt met het bewaken en sturen van de resultaten. De TCB is een financiële gereedschapskist die u in staat stelt om op praktische wijze greep te krijgen op uw financiële bedrijfsvoering. De pluspunten van de Tariefcalculator & Resultaatbewaker Speciaal ontwikkelt en geschikt voor de MKB-metaal bedrijven met max. 15 medewerkers in dienst. Geïntegreerd rekenprogramma voor het berekenen van tarieven, exploitatieplan met dekkingsberekening én een module resultaatbewaking. Geheel geïntegreerd en geen last van koppelingsproblemen. Rekenprogramma is gemaakt in Excel, dus breed toegankelijk en er zijn geen bijzondere systeemeisen. Geen aparte financiële documenten meer; zowel begrotings- als resultaat-informatie overzichtelijk bij elkaar. Wordt snel voor specifiek voor uw bedrijf ingericht met de juiste kostenplaatsen, dus korte implementatietijd. Overzichtelijk rekenmodel met een duidelijke lay-out van de werkbladen voor het snel invoeren van de benodigde gegevens. Van alle werkbladen kan eenvoudig een afdruk worden gemaakt, zodat u direct beschikt over een schriftelijke financiële rapportage. Zorgt voor meer grip op uw verkoopprijzen en marges. Combinatie met deskundig advies over verbeteringen in de financiële bedrijfsvoering. Optie om tegen een vaste prijs een servicepakket financieel management af te sluiten. PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 2 van 6

3 Kostprijsberekening Je kunt van alles verkopen maar als je niet weet wat de kostprijs daarvan is, weet je ook niet of het bijdraagt aan het resultaat. Je kunt veel investeren in machines, maar als je niet weet wat zo n productie-uur nu eigenlijk gaat kosten, kan het uiteindelijk zelfs een verkeerde investering blijken. Het berekenen van kostprijstarieven is de kunst van een juiste kostenverdeling. Waarvoor worden de kosten gemaakt en aan welke kostenplaatsen kunnen ze worden toegerekend? Wat is de optimale kostendekkende mix van uurtarieven en materiaalopslag voor uw voorcalculatie? In de metaal en technische sector hanteren we een integrale kostprijsberekening. Dat betekent dat we zoveel mogelijk direct toerekenen naar kostenplaatsen en uiteindelijk ook de overheadkosten meenemen in de uurtarieven en een eventuele materiaalopslag. Een uurtarief moet dus bijdragen aan kostendekking van te maken directe en indirecte bedrijfskosten. Met een juiste verdeling en toerekening van alle kosten zorgt u dat het resultaat op basis van gehanteerde tarieven niet te kort schiet aan het einde van het jaar. Toepassen van de TCB Gegevens verzamelen 1 De TCB is uw financiële gereedschapskist en moet worden gevuld met informatie. Om goed aan de slag te kunnen zijn er actuele en betrouwbare gegevens nodig om de TCB te vullen en te laten rekenen. Gegevens die benodigd zijn: Personeelslijst met naam, functie en beloning; Kostenoverzicht van recente periode: bijvoorbeeld jaarrekening of saldibalans; Activalijst met overzicht van de waarde van de inventaris; bijvoorbeeld jaarrekening of afschrijvingsstaat Lijst met huidige voorcalculatie-tarieven en opslagen. PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 3 van 6

4 Kostenplaatsen bepalen 2 De kostenverdeling naar de kostenplaatsen wordt bepaald op het voorblad van het TCB-model. Overhead is de indirecte kostenplaats waarop we (indirecte) kosten verzamelen en die later wordt verdeeld. De kostenplaatsen Werkvoorbereiding en Tekenkamer zijn als optie beschikbaar. Daarnaast zijn er max. 10 kostenplaatsen beschikbaar die vrij zijn in te vullen in de TCB. Gekozen kan worden voor gecombineerde man-machinetarieven of voor aparte machinetarieven en de mankosten als afzonderlijke kostenplaats op te nemen. Dit is vooral nuttig als er sprake is van meer machines dan mensen of van onbemande machine-uren. Kosten invoeren Er zijn drie werkbladen om alle bedrijfskosten in te voeren: Werkblad personeel: Hierin worden de medewerkers ingevoerd met het actuele salaris. Ook de management-fee en inleners worden hierin meegenomen, zodat de totale personeelskosten worden berekend. Op basis van de tijdsbesteding worden op dit blad de personeelskosten verdeeld over de kostenplaatsen. Werkblad activa: Voor het invoeren van de bedrijfsinventaris, eventuele machine bezettingen en het berekenen van de afschrijvingen. Werkblad Kostensoorten: In dit werkblad worden de andere bedrijfskosten opgenomen, zoals huisvestingskosten, productiekosten, autokosten en algemene kosten. De kosten worden hier verdeeld naar de kostenplaatsen. 3 Kostenverdeelstaat Als de gegevens zijn ingevoerd worden de totaal kosten per kostenplaats zichtbaar. De totaal post overheadkosten wordt hier toegerekend naar de directe kostenplaatsen m.b.v. een vrij in te vullen percentage. Het deel van de overheadkosten dat niet wordt toegerekend gaat naar de materiaalopslag. De materiaalopslag levert zo een bijdrage aan de dekking van de indirecte kosten. Op basis van de verdeelde kosten en uren per kostenplaats worden automatisch de kostprijstarieven berekend. Eenvoudig is te zien welke kosten en uren verantwoordelijk zijn voor het kostprijstarief en kan er eventueel bijsturing plaatsvinden door aanpassing van de kostenverdeling. 4 Exploitatieplan 5 In het exploitatieplan wordt de begroting automatisch doorgerekend met een dekkingsberekening. De break-even omzet wordt weergegeven, of te wel de omzet die nodig om alle kosten te dekken. Er wordt een vergelijking gemaakt tussen de opbrengsten van de begroting met de kostprijsberekening en hoe er commercieel wordt gerekend. Door het invoeren van de huidige of voorgestelde voorcalculatietarieven wordt automatisch een verschillenanalyse wordt gemaakt. Uit deze verschillenanalyse wordt direct duidelijk of er sprake is van een kostendekkende mix van tarieven en materiaal-opslag. Met deze analyse kan de begroting (tijdig) worden bijgestuurd zodat er geen resultaat weglekt en de begroting goed sluit. PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 4 van 6

5 Resultaten bewaken Als het exploitatieplan gereed is, is de begrotingsfase gereed. Nu weten we de omzet die we moeten realiseren en kennen we de geplande kosten- en de urenbudgetten voor het komende jaar. De volgende stap is het gaan bewaken van het exploitatieplan ten op zichtte van de werkelijkheid. De verdeling van de kosten- en urenbudgetten vormt de basis voor uw resultaatbewaking. Door de budgetten periodiek te confronteren met de werkelijkheid, komen de verschillen naar boven. Deze verschillen vormen de basis van uw stuurproces. De resultaatbewaking kan per periode van 4 weken, maand of per kwartaal plaatsvinden (op het Voorblad in te geven). De resultaatbewaking wordt gebaseerd op een verdeling van werkbare dagen die wordt gemaakt in blad Dagenverdeling. De werkdagen per periode worden berekend met een (automatische) kalender met feestdagen en het invullen van ADV- en vakantiedagen. Kostenbewaking De begrote kosten worden automatisch overgenomen in het werkblad kostenbewaking. De kostenverdeling kan worden gebaseerd op periode of werkbare dagen. De wijze van verdeling kan per kostensoort worden bepaald. Kosten die vast doorlopen, zoals huisvesting en algemene kosten, kunnen het beste per periode verdeeld worden. Meer variabele kosten, zoals productiekosten worden vaak op basis van werkbare dagen verdeeld. 7 In dit werkblad worden ook de verschillen tussen de begrote en werkelijke zichtbaar gemaakt. Hierdoor is het direct duidelijk welke kosten positief of negatief afwijken van het kostenbudget. Urenbewaking De begrote uren automatisch overgenomen voor de resultaatbewaking en verdeeld volgens de werkbare dagen. In het venster Werkelijk kunnen per periode de werkelijk gerealiseerde directe uren per kostenplaats handmatig worden ingevoerd. In het venster Verschil worden de verschillen tussen de begrote en de werkelijk uren duidelijk zichtbaar gemaakt. Hiermee wordt direct duidelijk op welke kostenplaatsen de bezetting volgens plan is geweest en waar eventueel niet. In het werkblad Urenbewaking wordt ook automatisch de urenopbrengst berekend. Ook hier wordt een vergelijking gemaakt tussen de begrote en werkelijke urenopbrengsten Resultaatbewaking 6 Het werkblad resultaatbewaking wordt automatisch gegenereerd en presenteert de cijfers in de vorm van de winst- en verliesrekening. Zowel de begroting als werkelijkheid worden per periode weergegeven en natuurlijk ook de verschillen. Met deze opzet wordt direct zichtbaar waar de afwijkingen zijn ontstaan. Zijn er meer kosten gemaakt of hebben we te weinig omzet gedraaid? Bij de resultaatanalyse kan in de voorafgaande werkbladen worden teruggekeken naar de onderliggende factoren die het verschil veroorzaken. Zo ontstaat meer grip op het resultaat en kan er tijdig worden bijgestuurd. 8 PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 5 van 6

6 TCB schermweergave Voorblad PKM Tarief calculator en bewaker hand-out Pagina 6 van 6