Kwartaalrapportage. Ten behoeve van het Algemeen Bestuur van Avalex. Verslag over het eerste kwartaal 2013

Transcriptie

1 Kwartaalrapportage Ten behoeve van het Algemeen Bestuur van Avalex Verslag over het eerste kwartaal 2013 Versie 2 25 juni 2013

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding en samenvatting Bedrijfsresultaat Toelichting op het bedrijfsresultaat Personeel Prognose Financiële risico s Investeringen Liquiditeit Efficiëntie in bedrijfsvoering... 8 Bijlage 1: Programmarekening... 9 Rapportage AB Avalex Q p. 1

3 1. Inleiding en samenvatting In deze rapportage over het eerste kwartaal 2013 wordt inzicht gegeven in de resultaten van Avalex over dit eerste kwartaal, afgezet tegen de gewijzigde begroting Hoewel de gewijzigde begroting nog niet is vastgesteld door het Algemeen Bestuur geeft deze vergelijking het beste beeld over de actuele stand van zaken met betrekking tot de programma s en bedrijfsvoering bij Avalex. De vaststelling van de gewijzigde begroting 2013 is geagendeerd voor de vergadering van het AB van 9 juli Avalex heeft voor 2013 een begroot verlies van 2,2 miljoen euro, inclusief een afschrijving op SAP van 1,4 miljoen. Het bedrijfsresultaat over het eerste kwartaal 2013 eindigt op positief 161k ten opzichte van de kwartaalbegroting. In de prognose zijn seizoensinvloeden niet verdisconteerd, het eerste kwartaal kenmerkt zich normaliter door lagere kosten dan in het tweede en derde kwartaal. Een landelijke tendens is zichtbaar dat de hoeveelheid aan ingezameld afval en verwerking dalend is. In 2012 is deze tendens al ingezet en zet in 2013 door. Deze tendens laat zich ook zien in het verzorgingsgebied van Avalex. Over het gehele verzorgingsgebied zien we de dalingen tussen 10-15% minder aangeboden hoeveelheid afval ten opzichte van de vergelijkbare periode in Vooralsnog doet Avalex geen uitspraak over de effecten van deze trend in haar bedrijfsvoering. Naar aanleiding van het inverdienmodel en de uitrol van een efficiënte bedrijfsvoering is Avalex begonnen met haar bezuinigingsprogramma. We spreken binnen Avalex van een efficiëntie programma voor onze bedrijfsvoering. Op veel terreinen worden volgens plan maatregelen uitgewerkt en doorgevoerd. Rapportage AB Avalex Q p. 2

4 2. Bedrijfsresultaat In deze rapportage over het eerste kwartaal 2013 zijn de resultaten afgezet tegen de gewijzigde begroting Hoewel de gewijzigde begroting nog niet is vastgesteld door het Algemeen Bestuur geeft deze vergelijking het beste beeld over de actuele stand van zaken met betrekking tot de programma s en bedrijfsvoering bij Avalex. In de begrotingsdocumenten (ontwerpbegroting en gewijzigde begroting) zijn de jaarplannen en bijbehorende financiële middelen uitgebreid beschreven. De kwartaalrapportages beperken zich tot de behaalde resultaten. Financiële realisatie t/m maart 2013 Resultatenrekening 2013 tov gewijzigde begroting 2013 Totaal t/m maart Prognose heel 2013 Omschrijving Realisatie Begroting Afwijking Prognose Begroting Afwijking Bijdrage gemeente DVO Opbrengsten derden/overige Opbrengsten verwerking Totaal opbrengsten Verwerkingskosten Inzameling derden Tractiekosten Kosten beheer containers Opstallen en machinekosten Overige kosten Totaal directe kosten Personeelskosten Inhuur extern personeel Kantoorkosten Huisvestingskosten Algemene kosten Totaal apparaatskosten Financieringskosten Subtotaal kosten Resultaat Desinvestering ICT/SAP Subtotaal eenmalige kosten Resultaat voor bestemming Toevoeging best. reserve Onttrekking best. reserve Resultaat na bestemming Resultatenoverzicht 1 e kwartaal in euro s 2012 t/m maart Avalex heeft haar dienstverlening ondergebracht in zeven programma s. De resultaten per programma zijn opgenomen in bijlage 1. Rapportage AB Avalex Q p. 3

5 3. Toelichting op het bedrijfsresultaat Opbrengsten De bedrijfsopbrengsten van Avalex ontwikkelen in het eerste kwartaal van 2013 conform verwachting. Als gevolg van de fixed-fee afspraak ontwikkelen de bijdragen van de gemeenten in het kader van de dienstverleningsovereenkomsten zich in het eerste kwartaal van 2013 zoals begroot. In vergelijking met het resultaat over het eerste kwartaal 2012 is er sprake van een hogere opbrengst omdat naast de jaarlijkse indexatie het beheer van inzamelmiddelen heeft geleid tot een hogere bijdrage vanuit de gemeenten. Dit beheer is vanuit de gemeenten overgenomen door Avalex. De opbrengsten derden en overige opbrengsten ontwikkelen zich boven de verwachting. De overige opbrengsten van de gemeenten zijn hoger in vergelijking tot 2012, omdat daar nu opbrengsten van extra minicontainers en de bijdrage ter dekking van het exploitatieresultaat in verdisconteerd zijn. Als gevolg van lagere tonnages ingezameld afval nemen de opbrengsten uit de verwerking van afval ten opzichte van dezelfde periode in 2012 af. Hier was in de gewijzigde begroting 2013 al wel rekening mee gehouden. Directe Kosten In het eerste kwartaal is er minder afval ingezameld en daarmee zijn de verwerkingskosten ook gedaald. Kosten voor de inzameling door derden nemen niet automatisch af met het verminderen van de tonnages. Tractiekosten nemen weliswaar af, maar niet in die mate waarin tonnages ingezameld afval afnemen, omdat er eerst een kritische grens moet worden overschreden wil er minder tractie benodigd zijn. De tarieven voor tractie zijn gestegen. Als gevolg van het besluit ten aanzien van de overname van het onderhoud en beheer van containers zijn de kosten ten opzichte van de werkelijke kosten 2012 significant hoger voor Avalex. Daarentegen dalen deze kosten bij de individuele gemeenten. Ten opzichte van de begrote kwartaalkosten ligt de realisatie beduidend lager doordat er in het eerste kwartaal minder nieuwe inzamelmiddelen zijn aangeschaft. Kosten van machines en opstallen nemen ten opzichte van 2012 toe, omdat er nu volledig wordt gedoteerd aan de voorziening groot onderhoud. Kosten van machines en opstallen blijven achter bij de begroting, omdat een aantal incidentele werkzaamheden nog niet heeft plaats gevonden en later in dit jaar zijn gepland. Binnen de overige kosten is er ten opzichte van de begroting en 2012 sprake van een lichte stijging van het uitbesteed werk. Apparaatskosten Het totale personeelsbestand ligt met 13,5 fte onder de vastgestelde formatie. Een lagere bezetting met eigen personeel leidt ook tot lagere loonkosten eigen personeel. Avalex werkt met een relatief grote flexibele schil aan medewerkers in de uitvoering. In de overige personele kosten is in het derde kwartaal minder besteed aan opleidingen en bedrijfskleding. In het derde en vierde kwartaal zal door het verstrekken van nieuwe bedrijfskleding deze trend niet voor het gehele jaar kunnen worden doorgezet. De kosten van inhuur in het eerste kwartaal 2013 dalen ten opzichte van het jaar 2012; het jaar waarin in control centraal stond. Het budgetverschil in ICT kosten wordt met name veroorzaakt door licentiekosten, die deels al voor het hele jaar zijn betaald. De stijging van huisvestingskosten ten opzichte van 2012 wordt veroorzaakt door de volledige dotatie aan de voorziening groot onderhoud. In de algemene kosten zit een stelpost van 255K voor nog niet gealloceerde facturen. Financieringskosten Financieringskosten vallen lager uit dan de begroting omdat er vooralsnog geen kortlopende leningen is afgesloten. De kosten liggen echter wel boven het niveau van 2012 omdat er in de loop van vorig jaar een langlopende lening is afgesloten. Rapportage AB Avalex Q p. 4

6 4. Personeel Bezetting Eind vorig jaar is de benodigde formatie vastgesteld; inclusief de zogenaamde flexibele schil bij de inzameling. De flexibele schil betreffen medewerkers niet in dienst zijn van Avalex. De formatie totaal is 222,9 fte, waarvan 47,2 fte flexibel. De werkelijke bezetting per ultimo kwartaal bedroeg 162,3 fte. Door met name het inzet van personeel vanuit de flexibele schil is de vaste bezetting nu circa 8% onder de formatie. Er zijn in totaal 4 fte ingestroomd in het eerste kwartaal Niemand is uitgestroomd. Afdeling Formatie Bezetting Delta In Uit Directie 9,0 8, ,0 P&O 4,1 3,8-0,3 Uitvoering 134,9 128,8-6,1 2,0 Bedrijfsvoering 9,0 6,3-2,7 1,0 Middelen en Innovatie 18,8 15,5-3,4 Totaal 175,8 162,3-13,5 4,0 0,0 FTE-overzicht 1 e kwartaal in fte s Ziekte Vanaf vorig jaar september is het ziekteverzuim bij Avalex van gemiddeld 4% naar gemiddeld 7 tot 8% gestegen. Deze trend heeft zich doorgezet in het eerste kwartaal Deze trend zien we landelijk in de afvalbranche. In het eerste kwartaal van 2013 is het ziekteverzuim licht boven de 10% gestegen. In 2012 lag het gemiddeld verzuim over het eerste kwartaal op 4,5%. Het verzuim is ingedeeld in 3 categorieën: kort (< dan 8 dagen), middellang (>7 maar < 43 dagen) en lang verzuim (> dan 43 dagen). Het kort, middellang en lang verzuim is respectievelijk opgebouwd uit 19%, 16% en 66%. Afdeling FTE Ziektever zuim Kort Middel Lang Directie 7,0 3% 100% P&O 4,0 1% 100% Uitvoering 129,7 10% 20% 20% 60% Bedrijfsvoering 13,3 12% 23% 77% Middelen en Innovatie 9,0 24% 4% 96% Totaal 163,0 10% 19% 16% 66% Ziekteverzuim 1 e kwartaal in % Rapportage AB Avalex Q p. 5

7 5. Prognose Resultaat Landelijk ziet Avalex een daling in tonnages afval. Het eerste kwartaal kenmerkt zich normaliter als kwartaal met minder ingezamelde tonnages. De daling van het aangeboden aantal ton afval kan in het tweede of derde kwartaal weer stijgen als gevolg van bijvoorbeeld seizoensinvloeden. Avalex past prognose over heel 2013 juist door deze onzekerheid niet aan. Opbrengsten Bij een ongewijzigd dienstverleningspakket verwacht Avalex dat de inkomsten conform de begroting ontwikkelen. De inkomsten zijn nu middels een DVO met een fixed fee vastgelegd. In de overige opbrengsten houden plussen en minnen elkaar in evenwicht. Kosten De benodigde middelen voor het gehele jaar wordt in de begroting 2013 weergegeven. Avalex heeft naar aanleiding van de ontwikkeling van het eerste kwartaal de verwachting dat Avalex zal uitkomen op het geprognosticeerde verlies van 2.2 miljoen euro. 6. Financiële risico s Eind 2012 heeft Avalex enkele dossiers aangedragen waar een financieel risico werd gelopen. In de vorige rapportage werd hier verslag van verdaan. Inmiddels zijn deze dossiers afgewikkeld en de kosten daarvan geheel in het verslagjaar 2012 opgenomen en, voor zover hieruit een structureel karakter ontstond, opgenomen in de gewijzigde begroting 2013 en begroting 2014, meerjarenramingen Daarmee vormen deze dossiers, voor zover te overzien, geen financieel risico meer voor het jaar Deze dossiers waren: project Ryck, afwikkeling kosten Gevulei, de CNG-wagens:, de overname (ondergrondse) containers, extra (mini-)containers bij gemeenten en alternerend inzamelen in Delft. Er heeft zich in de tussentijd een nieuw risico met een financiële tegenvaller aangediend, te weten mogelijke extra kosten voor onderhoud/reparatie aan het overlaadstation. Ten behoeve van het onderhoud aan het overlaadstation in Delft was een mobiele kraan voorzien. Voor de inzet van deze kraan werd echter geen vergunning verstrekt waardoor vervoer over de weg noodzakelijk werd. Voor dit alternatief wordt een overschrijding aan kosten van euro verwacht. Rapportage AB Avalex Q p. 6

8 7. Investeringen De investeringen hebben in het 1 e kwartaal van 2013 op een laag pitje gestaan. Mede door het seizoen is er niet veel geïnvesteerd in inzamelmiddelen. In het 1 e kwartaal is besloten ten aanzien van ICT een begin te maken met de revisie van de kantoorautomatisering. Vanaf het 2 e kwartaal zullen de uitgaven aan investeringen oplopen, zoals Avalex opgenomen heeft in haar investeringsplan. Deze uitgaven betreffen met name investeringen in ondergrondse containers Omschrijving Realisatie Begroting Q Containers ICT Machines en installaties Inventaris/kantoorinrichting Gebouwen Mobiliteit Totaal Investeringen 1 e kwartaal in euro s 8. Liquiditeit De liquiditeitspositie ontwikkelt zich positiever dan aanvankelijk verwacht. Mede als gevolg van het betere resultaat is de verwachting dat er minder behoefte zal zijn aan (kortlopende) kasgeldleningen. In het 3 e en 4 e kwartaal is vervanging van de huidige geldleningen gepland. De fluctuatie in het werkkapitaal kan ook mogelijk ook middels ander betaalgedrag van gemeenten worden opgelost. Verkorte Liquiditeitsprognose per (bedragen x 1.000) Minimum saldo bank: 400 Maximum kasgeldlimiet 2013: Renterisiconorm 2013: Q1 Q2 Q3 Q4 Beginsaldo liquide middelen Ontvangsten Uitgaven (kst obv begroting) Mutatie ontvangsten-uitgaven Afsluiten leningen kortlopend Aflossingen kortlopend Afsluiten leningen langlopend Aflossingen langlopend Totale mutatie financiering Eindsaldo liquide middelen Lliqiditeitsoverzicht 1 e kwartaal in euro s Rapportage AB Avalex Q p. 7

9 9. Efficiëntie in bedrijfsvoering In de begroting 2013 heeft Avalex inzicht gegeven in haar efficiencymaatregelen. Hadden de maatregelen in 2012 nog het karakter van het laaghangende fruit; voor 2013 en verder is een programma opgesteld bestaande uit circa 40 deelprojecten, waarbij efficiency en procesoptimalisatie centraal staan. In het programma wordt onderscheid gemaakt tussen de projecten waarbij een afhankelijkheid bestaat van gemeentelijke verordeningen, bestuurlijke besluitvorming en Avalex (interne) bedrijfsvoering. Voor alle projecten zijn projectplannen beschikbaar. In de gewijzigde begroting zijn de projecten beschreven. Hierbij een opsomming van de projecten en de status aan het eind van dit eerste kwartaal Project nummer Omschrijving Realisatie Q1 Begroting 2013 Status 1 Frequentie papierinzameling milieuparken gereed 4 Rerouting verzamelcontainers 25 lopend 10 Optimalisatie grofvuil 25 lopend 15 Combineren werkzaamheden KCC/receptie lopend 16 Beperken middle management gereed 17 Voorrijkosten MC omwisseling 24 lopend 19 Winstopslag toepassen voor werk voor derden gereed 20 Inbesteding wagen wassen 5 22 gereed 22 Verwerkingskosten brengstations 5 20 gereed 24a Inkoopvoordeel contract netwerkbeheer gereed 24b Inzet extern pers contract netwerkbeheer 9 40 gereed 25 Licentiekosten oracle 4 gereed 26 Waterflessen en coolers 2 3 gereed 27 Kunst derden 1 2 gereed 30 Koffie voorziening versoberen 7 29 gereed 31 Electra verbruik verlagen 4,5 18 lopend 11 Betalen voor grofvuil 80 niet gestart 14 Verlagen schades aan wagens 23 niet gestart 38 Verlaging van verwerking en overlading lopend Onvoorzien -15 Totaal 152,5 700 Efficiëntieprogramma 1 e kwartaal in euro s Rapportage AB Avalex Q p. 8

10 Bijlage 1: Programmarekening Omschrijving Programma 1 Programma 2 Programma 3 Programma 4 Programma 5 Programma 6 Programma 7 Totaal t/m maart Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Realisatie Begroting Afwijking Bijdrage gemeente DVO Opbrengsten derden/overige Opbrengsten verwerking Totaal opbrengsten Verwerkingskosten Inzameling derden Tractiekosten Kosten beheer containers Opstallen en machinekosten Overige kosten Totaal directe kosten Personeelskosten Inhuur extern personeel Kantoorkosten Huisvestingskosten Algemene kosten Totaal apparaatskosten Financieringskosten Subtotaal kosten Resultaat Desinvestering SAP Subtotaal eenmalige kosten Resultaat voor bestemming Toevoeging best. reserve Onttrekking best. reserve Resultaat na bestemming Rapportage AB Avalex Q p. 9