RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Reg istratien um mer raad MOW42728t Datum: 24 januari 2Q17 Domein / Team: MAAD / MOWM Portefeuillehouder Tijmstra Behandeld door: J.J.M. van Dijk Ondenruerp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn Samenvatting: ln januari 2015 heeft uw gemeenteraad besloten een krediet ter hoogte van ,- beschikbaar te stellen voor de verbouwing van theater De Purmaryn. De verbouwing van De Purmaryn bestaat uit noodzakelijke aanpassingen die in belangrijke mate bijdragen aan de kwaliteit, de uitstraling en de publieksfunctie van het theater. De bedoeling was om alle bouwwerkzaamheden in de zomer van 2Q15 uit te voeren. Door een aantal (technische) tegenslagen en veiligheidsaspecten is besloten de bouwwerkzaamheden gefaseerd in 2015, 2016 en 2017 uit te voeren. De aanbesteding voor 2017 is mislukt. Alle inschrijvingen zijn boven het gestelde plafondbedrag uitgekomen en het beschikbaar gestelde krediet is niet meer toereikend om de verbouwing kwalitatief goed te kunnen voltooien. Hierdoor heeft de gemeente drie keuzes: 1) de aanbesteding wordt gestopt, 2) de gevelwerkzaamheden worden nu niet uitgevoerd. Om de overige werkzaamheden te kunnen uitvoeren, is een aanvullend krediet nodig van xxx,-, en 3) er wordt een eenmalig aanvullend krediet ter hoogte van xxx,- beschikbaar gesteld om alle werkzaamheden in goede kwaliteit uit te voeren. De hoogte van de bedragen vindt u in de geheime bijlage; dit om te voorkomen dat de cijfers het resultaat van een hernieuwde aanbesteding negatief kunnen beïnvloeden. Doordat de aanbesteding is mislukt, kan de gemeente nog bijsturen in het proces. Er zijn nu geen procedurele verplichtingen. Het college stelt u voor te kiezen voor optie 3 en vraagt u om een eenmalig aanvullend krediet, zodat de verbouwing van het theater op kwalitatief goede wijze kan worden voltooid en De Purmaryn daardoor voldoet aan alle (brand)veiligheidseisen, en alle eigentijdse eisen voor theaterbezoek en een gastvrije ontvangst. De kapitaallasten zijn xxx,- (afnemend). Dekking voor de kapitaallasten wordt meegenomen in de eerste tussenrapportage 2017.

2 Reg istratienum mer: MOW Onderwerp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn Purmerend, 24 januari 2017 Aan de gemeenteraad van Purmerend, I nleiding en probleemstelling: ln januari 2015 heeft uw gemeenteraad een krediet ter hoogte van ,- beschikbaar gesteld voor de verbouwing van theater De Purmaryn. De verbouwing van theater De Purmaryn is voortgekomen uit het besluit het theater niet te verplaatsen, maar om het theater in het stadscentrum te behouden en het gebouw aan te passen aan de eisen van de huidige tijd. Om als theater een rol van belang te blijven spelen op de uitgaansagenda van (toekomstig) publiek, is een goede service op alle fronten van steeds groter belang. De Purmaryn ondersteunt met haar publiekstrekkende functie de detailhandel en horeca en voegt belevenis toe aan de binnenstad van Purmerend. De aanpassingen aan het theater dragen onder andere bij aan een gastvrije ontvangst, een snelle doorstroming van het publiek en zodoende ook aan de waardering door het theaterpubliek. De belangrijkste aanpassingen die in het krediet van 2015 waren opgenomen, zijn de aanpassing van de entree, de garderobe en daardoor de verblijfsfunctie van de foyer, de aanpassing van de plafonds voor een betere akoestiek, de vervanging van de afbrokkelende natuurstenen vloer, een nieuwe klimaatbeheersing in de grote zaal, de toiletruimtes, de mindervalide toegang voor artiesten, vergroting van de foyer bij de kleine zaal door het venivijderen van de trap bij de kleine zaal, en het zichtbaarder maken van het theater vanaf de Kaasmarkt door het vervangen van het donkere, spiegelende glas van de voorgevel op de begane grond en een eigen entree voor de horeca. De bedoeling was om alle bouwwerkzaamheden in de zomer van 2015 uit te voeren. Door een aantal (technische) tegenslagen en veiligheidsaspecten is besloten de bouwwerkzaamheden gefaseerd uit te voeren. Uw raad is hierover in april 2015 en april 2016 getnformeerd (u treft de brieven met kenmerken en bijgesloten aan). ln 2015 zijn de mindervalide toegang en de klimaatbeheersing aangepakt. ln 2016 zijn de toiletruimtes op de begane grond en de bovenverdieping verbouwd. De overige bouwwerkzaamheden staan gepland voor het zomerreces Deze werkzaamheden zijn onlangs aanbesteed. De aanbesteding voor de verbouwing 2017 is mislukt. Alle drie de inschrijvingen zijn boven het gestelde plafondbedrag voor de bouwwerkzaamheden uitgekomen. Wel is er binnen de aanbestedingsregels ruimte om dezelfde drie aannemers te vragen een nieuwe offerte uit te brengen voor een aangepast plan/plafondbedrag. Dit stelt de gemeente voor drie keuzes: 1) De aanbesteding wordt nu gestopt; de verbouwing wordt niet voltooid. 2) De vervanging van het donkere, spiegelende glas van de voorgevel wordt niet uitgevoerd; dit is de enige bouwactiviteit die geen directe invloed op de overige bouwwerkzaamheden heeft. Om de overige bouwwerkzaamheden te kunnen uitvoeren, is een eenmalig aanvullend krediet nodig ter hoogte van xxx,-. 3) Er wordt een eenmalig aanvullend krediet ter hoogte van xxx,- beschikbaar gesteld om alle werkzaamheden (incl. de gevel) in goede kwaliteit uit te voeren en theater De Purmaryn daardoor toekomstbestendig te maken. blz. 2 van 6

3 Reg istratien ummer: MOW Ondenuerp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn De hoogte van de bedragen treft u aan in de geheime bijlage. De cijfers zijn geheim om te voorkomen dat de bedragen het resultaat van een hernieuwde aanbesteding negatief kunnen berhvloeden (zie ook'financiële consequenties'). Dat de aanbesteding is mislukt en het beschikbaar gestelde krediet niet meer toereikend is om de verbouwing kwalitatief goed te kunnen voltooien, heeft een aantal concrete oorzaken: Door het herstel van de markt is er sprake van een prijsstijging voor de geplande werkzaamheden. ln de eerste verbouwplannen stond de vergroting van de garderobe opgenomen. Dit was mogelijk door de trap bij de kleine zaal te venvijderen. Deze aanpassingen zijn ook bij de brandweer getoetst. De marge voor wat betreft de (brand)veiligheid bleek echter minimaal. Het college heeft gekozen voor een ruime in plaats van krappe benadering van de veiligheidsmarges (brief 25 april 2016, kenmerk ). Dit betekent dat er een trap terug dient te komen; deze trap behoort niet tot de oorspronkelijke opdracht en brengt extra werkzaamheden met zich mee. Het terugplaatsen van de trap heeft ook gevolgen voor de verbouwingen in de foyer en garderobe. Door deze wijzigingen is er extra bouwondersteuning noodzakelijk. De afgelopen jaren is continu onderzocht of het met bijkomende werkzaamheden en kosten mogelijk is om binnen het budget te blijven. Hierdoor is er in het traject al diverse malen een versoberingsslag gemaakt. Een verdere bezuiniging op de werkzaamheden kan voor nu leiden tot besparingen, maar heeft tot gevolg dat binnen tien jaar opnieuw investeringen noodzakelijk zijn om het theater gebruiksvriendelijk te laten zijn. De kosten en overlast daarvan zullen waarschijnlijk hoger uitvallen dan de nu te behalen besparing. Ook is gekeken of het mogelijk is om enkele oorspronkelijk geplande aanpassingen te isoleren en als optie aan te besteden. Dit is een lastige opgave aangezien veel aanpassingen met elkaar samenhangen. Wel zou de aanpassing van de gevel (het donkere, spiegelende glas) optioneel kunnen worden, aangezien deze aanpassing geen invloed uitoefent op het verloop van de andere werkzaamheden. Wel is en blijft het zeer wenselijk om het glas in de gevel te vervangen. Een goed theater dat voldoet aan alle eigentijdse eisen voor theaterbezoek en beleving, is van grote waarde voor de stad. Het theater trekt publiek uit de gehele regio, is een visitekaartje voor Purmerend en is onmisbaar in het culturele aanbod van de stad. Ook in het kader van stadspromotie, het meer op de kaart zetten van Purmerend en het trekken van bezoekers naar de stad, is een goed geoutilleerd theater van groot belang. Oplossi ngsrichtingen : Het college stelt u voor om te kiezen voor optie 3 en vraagt u om een eenmalig aanvullend krediet beschikbaar te stellen. Door het aanvullend krediet wordt het mogelijk om alle noodzakelijke en wenselijke verbouwingen aan het theater te laten uitvoeren en voldoet het theater aan alle eigentijdse eisen voor theaterbezoek en een gastvrije ontvangst van het publiek. Ook wordt hiermee voldaan aan alle (brand)veiligheidsvoorschriften en wordt voorkomen dat binnen tien jaar opnieuw grote investeringen noodzakelijk zijn als nu zou worden gekozen voor het niet of versoberd uitvoeren van de voorgestelde aanpassingen. Door te kiezen voor optie 3 worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd: Aanpassing van de ontvangst, garderobe en verblijfsfunctie van de foyer. Het aanpassen/ terugplaatsen van een trap voor de kleine zaal om ruime brandveiligheid te garanderen. Het grondig aanpakken van de afbrokkelende natuurstenen vloer. Aanpassing van de plafonds voor een betere akoestiek. blz. 3 van 6

4 Reg istratienummer: MOW Onderuverp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn Het vervangen van het donkere, spiegelende glas van de voorgevel op de begane grond, waardoor De Purmaryn een meer open en een meer toegankelijke uitstraling krijgt en een eigen entree voor de horeca wordt gerealiseerd. Meetbare doelstel li ngen : De verbouwing van theater De Purmaryn kan in 2017 worden voltooid. Hiermee voldoet het theater aan alle eigentijdse eisen voor theaterbezoek en een gastvrije ontvangst. De publiekswaardering van het theater neemt door de aanpassingen toe; dit is te meten via het periodiek klanttevredenheidsonderzoek en de omnibusenquête. Financiële consequenties: : Voor de financiële uitwerking en het gevraagde krediet wordt u verwezen naar de geheime bijlage. Het college heeft besloten op de bijlage geheimhouding op te leggen omdat het openbaar maken hiervan het resultaat van de aanbesteding negatief kan beinvloeden. Geheimhouding is mogelijk op grond van artikel 25, lid 2 en 3 van de Gemeentewet. Uw gemeenteraad wordt voorgesteld het besluit tot geheimhouding te bekrachtigen. ln de bijlage treft u meer informatie aan over de financiële uitwerking, het gevraagde krediet en bijbehorende kapitaallasten. Dekking voor de kapitaallasten wordt meegenomen in de eerste tussenrapportage 2017 Gommunicatie: De verbouwing vindt grotendeels in het zomerreces van het theater plaats. Het zomerreces duurt acht weken, maar de verbouwing neemt veertien weken in beslag. Dit betekent dat De Purmaryn zes weken extra dicht is in verband met de verbouwingen. ln de programmering van het theater is met deze periode al rekening gehouden. Het theaterpubliek zal op de hoogte worden gesteld van de langere sluiting van De Purmaryn. Monitoring/eval uatie: De aanbestedingsprocedure laat toe dat dezelfde drie aannemers een hernieuwde vraag wordt gesteld. Hierin worden (bij akkoord) alle werkzaamheden meegenomen die in dit advies staan vermeld. Aannemers mogen besluiten niet deel te nemen aan deze uitvraag, waardoor de aanbesteding nogmaals kan mislukken. Dit heeft gevolgen voor de start van de verbouwing. De aannemers hebben aangegeven bovengenoemde werkzaamheden in principe deze zomer te kunnen uitvoeren. De verbouwingen nemen veertien weken in beslag. ln de programmering van De Purmaryn is hiermee al rekening gehouden. De planning is haalbaar, maar krap. Hierin schuilt het risico dat als de zomer 2017 niet wordt gehaald, de aanbesteding met een jaar moet worden uitgesteld. Dit heeft tot gevolg dat de programmering van De Purmaryn opnieuw met veertien weken zomersluiting rekening moet houden en dat de kosten hoger kunnen uitvallen in verband met prijsstijgingen door de aantrekkende markt. Als alles volgens planning verloopt, zal de verbouwing van De Purmaryn medio oktober 2017 gereed zijn en is het vernieuwde theater weer voor publiek toegankelijk. Het college en de gemeenteraad zullen over het proces worden geinformeerd. blz.4 van 6

5 Registratienummer: MOW Onderuverp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn Voorstel Te kiezen voor optie 3 en hiervoor een eenmalig aanvullend krediet conform het voorstel in de geheime bijlage beschikbaar te stellen voor de verbouwing van theater De Purmaryn. Op grond van artikel 25, lid 3 van de Gemeentewet de door het college opgelegde geheimhouding ten aanzien van de bijlage met de financiële onderbouwing, reg istratie n u m me r MOW I , te bekrachti g en. Burgemeester en wethouders de se de Bijlage(n): Geheime bijlage met berekening van het benodigde aanvullende krediet blz. 5 van 6

6 Reg istratie n u m mer: MOW I Ondenruerp: Voortgang verbouwing theater De Purmaryn De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 januari 2017, BESLUIT 1 2. Te kiezen voor optie 3 en hiervoor een eenmalig aanvullend krediet conform het voorstel in de geheime bijlage beschikbaar te stellen voor de verbouwing van theater De Purmaryn. Op grond van artikel 25, lid 3 van de Gemeentewet de door het college opgelegde geheimhouding ten aanzien van de bijlage met de financiële onderbouwing, reg istratien u m mer MOW I I , te bekrachti gen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 2 maart2017 de griffier, de voorzitter, blz. 6 van 6