gemeenteraad Zitting van 27 juni 2011

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie gemeenteraad Zitting van 27 juni 2011 Besluit GOEDGEKEURD A-punten bestuurszaken Samenstelling De heer Patrick Janssens, burgemeester-voorzitter De heer Robert Voorhamme, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; mevrouw Leen Verbist, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Luc Bungeneers, schepen; de heer Guy Lauwers, schepen; mevrouw Monica De Coninck, schepen; de heer Staf Neel, raadslid; mevrouw Hilda Vienne, raadslid; de heer Johan Van Brusselen, raadslid; de heer Bob Hulstaert, raadslid; de heer Filip Dewinter, raadslid; mevrouw Nahima Lanjri, raadslid; de heer Jan Penris, raadslid; mevrouw Tanja Smit, raadslid; mevrouw Ann Coolsaet, raadslid; de heer Hugo Verhelst, raadslid; de heer Erwin Pairon, raadslid; de heer Claude Marinower, raadslid; de heer Gerolf Annemans, raadslid; mevrouw Kathleen Van Brempt, raadslid; mevrouw Freya Piryns, raadslid; mevrouw Caroline Drieghe, raadslid; de heer Youssef Slassi, raadslid; de heer Wim Wienen, raadslid; mevrouw Suzette Verhoeven, raadslid; de heer George Ver Eecke, raadslid; de heer Ergün Top, raadslid; de heer Staf Wouters, raadslid; mevrouw Chris Calluy, raadslid; de heer Hugo Coveliers, raadslid; mevrouw Anke Van dermeersch, raadslid; mevrouw Fauzaya Talhaoui, raadslid; mevrouw Maya Detiège, raadslid; de heer Karim Bachar, raadslid; de heer Bart De Wever, raadslid; mevrouw Güler Turan, raadslid; de heer Jurgen Verstrepen, raadslid; de heer Bruno Valkeniers, raadslid; de heer Sener Ugurlu, raadslid; mevrouw Fatma Akbas, raadslid; mevrouw Greet van Gool, raadslid; de heer Bart Martens, raadslid; mevrouw Eva Mangelschots, raadslid; de heer Frank Hosteaux, raadslid; mevrouw Suzy Lismont-Cools, raadslid; de heer Toon Wassenberg, raadslid; mevrouw Peggy Pooters, raadslid; de heer Jo Vermeulen, raadslid; mevrouw Eva Wuyts, raadslid; de heer Seppe De Blust, raadslid; de heer Wim Van Osselaer, raadslid; de heer Kris Luyckx, raadslid De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: De heer George Ver Eecke, raadslid; de heer Hugo Coveliers, raadslid; de heer Bart De Wever, raadslid; de heer Jurgen Verstrepen, raadslid; de heer Frank Hosteaux, raadslid; mevrouw Peggy Pooters, raadslid _GR_00819 Fotocollecties - Schenkingsovereenkomst Gazet van Antwerpen - Goedkeuring Motivering Aanleiding en context Op 3 november 1891 verscheen het eerste nummer van Gazet van Antwerpen, een initiatief van de plaatselijke drukker Jan Baptist Napolitaan van Os ( ), meteen ook de eerste hoofdredacteur. De eerste krant had een oplage van exemplaren, telde vier bladzijden en kostte slechts 2 Belgische centimes. In 1893 werd de NV De Vlijt opgericht die de krant voortaan zou uitgeven. In de loop van de bijna 125 jaar heeft de Gazet van Antwerpen een uniek historisch fotoarchief van ruim 350 lopende meter en vele honderdduizenden foto's opgebouwd. Het historisch fotoarchief van Gazet van Antwerpen gaat terug tot 1946 en is een uniek geheel, het origineel 1 / 9

2 beraadslaging/proces verbaal Kopie materiaal sluit aan bij de reeds bewaarde archieven in het stadsarchief en vult een lacune op. De foto's van voor WOII gingen jammer genoeg verloren. In overleg tussen provinciebestuur, Gazet van Antwerpen en stad Antwerpen/bestuurszaken, is gesteld dat het stadsarchief Antwerpen de juiste expertise heeft in goede bewaring van archieven, het digitaliseren van archieven, het ontsluiten en aan het publiek aanbieden van de gearchiveerde documenten en informatie. Gazet van Antwerpen draagt daarom, zonder enige vergoeding, de anologe fotocollectie van Gazet van Antwerpen tot en met oktober 1997 en het reeds gedigitaliseerde deel daarvan over aan het stadsarchief om deze ter beschikking te kunnen stellen van geïnteresseerde Antwerpenaren en onderzoekers. Argumentatie De Gazet van Antwerpen behoort onmiskenbaar tot het collectieve geheugen van de Antwerpenaar en zal een interessante bron van informatie zijn voor onderzoekers. Dit archief geeft een algemeen beeld van de nieuwsgaring en beeldcultuur van na WOII tot heden in onze stad. De fotocollectie bevat ruim foto's. De klemtoon van het fotoarchief ligt bij Antwerpse gebeurtenissen, personen, straten, gebouwen, evenementen en andere; daarnaast bevat het fotoarchief ook meer algemene thema's onder andere bedrijven, andere gemeenten en steden, buitenland, TV- en filmfiguren, sportzaken, gerecht, het koningshuis. Een bijzonder onderdeel betreft het fotoarchief van de Zondagsvriend (circa jaren 1930). Het stadsarchief Antwerpen spant zich steeds in om belangrijke particuliere archieven met betrekking tot de stad Antwerpen te verwerven zodat deze niet verloren gaan en deel blijven uitmaken van het geheugen van de stad. Financiële gevolgen Nee Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed. Artikel 1 De gemeenteraad keurt de schenkingsovereenkomst met nv De Vlijt, Gazet van Antwerpen, goed. Artikel 2 Dit besluit heeft in principe voor de stad geen financiële gevolgen. Bijlagen 1. Bijlage bij dit besluit: schenkingsovereenkomst.doc 2 / 9

3 schenkingsovereenkomst.doc Schenkingovereenkomst tussen De Vlijt nv en de stad Antwerpen over de analoge fotocollectie van Gazet van Tussen de ondergetekenden: Enerzijds De Vlijt nv te 2050 Antwerpen, Katwilgweg 2, uitgeefster van Gazet Van Antwerpen, vertegenwoordigd door de gedelegeerd bestuurder Vega bvba, vertegenwoordigd door de vaste vertegenwoordiger Marc Vangeel, en door de gedelegeerd bestuurder Berepoot bvba, vertegenwoordigd door de vaste vertegenwoordiger Mieke Berendsen, hierna te noemen De Vlijt, Anderzijds: De stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden de heer Patrick Janssens, de voorzitter van de gemeenteraad en de heer Roel Verhaert, stadssecretaris, optredend voor het Stadsarchief Antwerpen hierna te noemen het Stadsarchief Antwerpen wordt vastgesteld wat volgt: Algemeen De analoge fotocollectie van Gazet van Antwerpen werd door De Vlijt in bewaring gegeven aan het FotoMuseum De bewaring van de analoge fotocollectie van Gazet van Antwerpen door het FotoMuseum, wordt door De Vlijt gefaseerd beëindigd. De Vlijt wil nu deze analoge fotocollectie en het reeds gedigitaliseerde deel daarvan aan het Stadsarchief Antwerpen in eigendom overdragen. Het Stadsarchief Antwerpen heeft de juiste expertise in goede bewaring van archieven, het digitaliseren van archieven, het ontsluiten en aan het publiek aanbieden van de gearchiveerde documenten en informatie. Wordt overeengekomen wat volgt: artikel 1. Schenking 1.1. De Vlijt draagt hiermee, zonder enige vergoeding, de analoge fotocollectie van Gazet van Antwerpen tot en met november 1997 en het reeds gedigitaliseerde deel daarvan over aan het Stadsarchief 1.2. De fotocollectie van Gazet van Antwerpen wordt eigendom van het Stadsarchief 1.3. De auteursrechten blijven bij de fotografen en bij De Vlijt De Vlijt verkrijgt van het Stadsarchief Antwerpen zonder enige vergoeding, een onvoorwaardelijke en onherroepbare licentie met het recht op gebruik, exploitatie en commercialisering van de volledige analoge en digitale fotocollectie van Gazet van 3 / 9

4 1.5. De Vlijt zal in de colofon van Gazet van Antwerpen verwijzen naar het Stadsarchief Antwerpen als bewaarplaats van de fotocollectie van Gazet van 1.6. Beleid ten aanzien van de fotocollectie van Gazet van Het Stadsarchief van Antwerpen neemt de analoge en digitale fotocollectie van Gazet van Antwerpen op om onder meer de volgende redenen: - de band met Antwerpen, - het archief is origineel, - het archief vormt een geheel en is niet opgesplitst over meerdere instellingen, - het materiaal sluit aan bij de reeds bewaarde archieven en vult een lacune De fotocollectie van Gazet van Antwerpen zal steeds vermeld worden als Fotocollectie Gazet van Antwerpen. Het Stadsarchief Antwerpen zal deze naam ook steeds zelf gebruiken en aan derden opleggen om dit steeds te vermelden bij elk gebruik door derden De Vlijt stelt het Stadsarchief Antwerpen in kennis van het engagement, dat het Stadsarchief Antwerpen als bevoorrechte partner wordt behandeld voor de toekomstige fotocollectie vanaf december 1997 en het eigenlijke bedrijfsarchief, wanneer De Vlijt deze niet meer zelf wenst te bewaren Verplichtingen Stadsarchief Antwerpen Het Stadsarchief Antwerpen verbindt er zich toe om de analoge fotocollectie van Gazet van Antwerpen: 1. volledig te inventariseren volgens de internationaal geldende normen om archieven te beschrijven, 2. in stand te houden; dit betekent dat het Stadsarchief Antwerpen de gehele fotocollectie zorgvuldig en duurzaam zal verpakken, regelmatige controles zal uitvoeren en restaureren waar en wanneer nodig, 3. te archiveren; dit betekent dat de gehele collectie wordt bewaard in veilige en klimaatgestuurde archiefbewaarplaatsen; alle digitale bestanden zullen worden opgenomen en beheerd in het digitaal depot waar duurzame en langetermijn bewaring is voorzien; 4. te digitaliseren Het Stadsarchief Antwerpen draagt volledig de kosten voor het inventariseren, in stand houden, archiveren en digitaliseren van de volledige analoge en digitale fotocollectie van Gazet van Antwerpen tot en met november artikel 2. Materiële zorg Bewaaromstandigheden 2.1. Het Stadsarchief Antwerpen bewaart de fotocollectie minstens in de staat waarin het zich bevindt bij overdracht De archieven zullen worden bewaard in archiefcontainers. Deze zijn onderworpen aan een klimaatgestuurd regime en een beheerssysteem dat temperatuur, luchtvochtigheid en luchtkwaliteit (zuurtegraad) aanstuurt Ook elke toegang tot de containers wordt gelogd Het gehele gebouw staat onder inbraak- en brandalarm Het Stadsarchief Antwerpen verpakt de archieven zuurvrij in afzonderlijke zuurvrije omslagen of andere verpakkingen. De foto s krijgen (met potlood) een eigen en uniek inventarisnummer. Het Stadsarchief Antwerpen mag alle noodzakelijke handelingen stellen voor het optimaal logistiek beheer en bewaring Ook alle beheers- en logistieke en bewaringsmaatregelen die nodig zijn voor de duurzaamheid van de digitale beelden, kunnen worden gesteld door het Stadsarchief 4 / 9

5 2.7. Alle kosten en lasten voor de goede bewaring in de archiefcontainers, het zuurvrij verpakken, het remediëren van schade, het digitaliseren en het ter beschikking stellen van het publiek worden gedragen door de stad Antwerpen / het Stadsarchief artikel 3. Auteursrechten en openbaarheid 3.1. De auteursrechten blijven bij de fotografen en bij De Vlijt maar het Stadsarchief Antwerpen, de stad Antwerpen en het FotoMuseum van de Provincie Antwerpen kunnen de foto s gebruiken voor eigen initiatieven zonder rechten te betalen aan De Vlijt Alle partijen en gebruikers verbinden zich ertoe: - de auteursrechten te respecteren, - indien informatie gebrekkig is met betrekking tot de museale inventarisatie er naar te streven deze informatie zo volledig mogelijk te maken, - alle mogelijke informatie op het gebied van auteursrechten wederzijds zo volledig mogelijk uit te wisselen De foto s van agentschappen worden geïnventariseerd door het Stadsarchief 3.4. De foto s van agentschappen worden gedigitaliseerd op uitdrukkelijke vraag van De Vlijt Niet-openbare of door De Vlijt uitgesloten archieven zullen alleen downloadbaar zijn voor de persoon die daar uitdrukkelijk en persoonlijk de toelating voor verkregen heeft van De Vlijt Iedere partij staat in voor eventueel verschuldigde vergoedingen, als gevolg van gebruik in eigen beheer. artikel 4. Raadpleging en gebruik door derden 4.1. Voor privé-gebruik in familiekring en voor educatief gebruik van foto s uit de collectie van Gazet van Antwerpen door derden kan het Stadsarchief Antwerpen toestemming geven en een vergoeding vragen tegen de geldende voorwaarden en vergoedingen van het Stadsarchief 4.2. Voor andere reproducties en ander gebruik van foto s door derden zal het Stadsarchief Antwerpen een vergoeding vragen, telkens in overleg met De Vlijt De vergoedingen komen ten gunste van snellere digitaliseringen van de fotocollectie van Gazet van Antwerpen (bovenop de in dit contract reeds overeengekomen aantallen jaarlijks te digitaliseren foto s) 4.4. Een overzicht van de ontvangen vergoedingen wordt jaarlijks (2de helft van januari) doorgegeven aan de redactiemanager van De Vlijt In de leeszaal van het Stadsarchief Antwerpen kunnen foto s van Gazet van Antwerpen worden geraadpleegd voor zover deze nog niet zijn gedigitaliseerd Met uitzondering van de niet-openbare of door De Vlijt uitgesloten archieven zullen de gedigitaliseerde foto s beschikbaar zijn via de beeldbank van het Stadsarchief Antwerpen, in een lage raadplegingsresolutie en voorzien van een watermerk voor privé-gebruik in familiekring en educatief gebruik. Voor alle ander gebruik of aanvragen moeten de bezoekers van de website van het Stadsarchief Antwerpen zich registreren op formulieren of het e-loket gebruiken De Vlijt verkrijgt digitale kopies van de inventaris en van de gedigitaliseerde foto s en heeft toegang tot de website. Indien er in de toekomst iets zou wijzigen aan de online toegang tot de beelden en beschrijvingen, zal het Stadsarchief Antwerpen voor de medewerkers van De Vlijt de toegang blijven verzekeren. 5 / 9

6 4.8. Het Stadsarchief Antwerpen kan de fotocollectie gebruiken voor het organiseren van beperkte tentoonstellingen, opendeurdagen, en voor eigen publicaties, steeds met de vermelding Fotocollectie Gazet van Antwerpen De stad Antwerpen en het Stadsarchief Antwerpen vrijwaren De Vlijt voor vorderingen van derden bij gebruik van beelden uit de fotocollectie van Gazet van artikel 5. Inventarisering en digitalisering 5.1. De kerndoelstellingen van de werkwijze van het Stadsarchief Antwerpen zijn 1 een volledige inventarisatie en beschrijving van de fotocollectie; 2 digitalisering. Deze doelstellingen zullen ook gelden voor de fotocollectie van Gazet van 5.2. Inhoudelijk beheer en inventarisering De Vlijt zorgt voor het opsporen en aanleveren van de overdrachtslijst(en) of oude inventaris(sen); deze informatie helpt om de oude orde te kunnen herstellen en om de inventarisering vlot en efficiënt te laten verlopen. Het Stadsarchief Antwerpen past de standaard regels en methodes toe voor archiefbeschrijving Opzoekingen in de nog niet-geïnventariseerde fotocollectie van Gazet van Antwerpen in het Stadsarchief Antwerpen moeten de medewerkers van De Vlijt zelf doen Het Stadsarchief Antwerpen engageert zich om systematisch aan de inventarisatie te werken. De overgedragen overdrachtslijsten en oude inventarissen zullen de basis zijn voor het plan van aanpak dat van bij de eerste overdracht wordt opgemaakt. Jaarlijks zal het Stadsarchief Antwerpen het verslag bezorgen aan De Vlijt. artikel 6. Digitaliseringsbeleid ten aanzien van de fotocollectie Gazet van 6.1 Het Stadsarchief Antwerpen voert een digitaliseringsbeleid Digitalisering gebeurt hoofdzakelijk ter ontsluiting en voor publieke dienstverlening maar digitalisering ter bescherming van kostbare of gemakkelijk beschadigde archieven behoort daar eveneens toe Gedigitaliseerde foto s worden opgenomen in het digitaal depot en maken daar integraal deel van uit Het Stadsarchief Antwerpen is bereid om de inhoudelijke prioriteiten van De Vlijt te volgen Een aantal thema s of onderwerpsmappen worden in hun totaliteit gedigitaliseerd; andere onderwerpsmappen worden vraaggestuurd gedigitaliseerd tot ze volledig kunnen worden gedaan. Dat wil zeggen dat wanneer een foto wordt opgevraagd, deze gedigitaliseerd wordt en in digitale vorm ter beschikking wordt gesteld De stad Antwerpen / het Stadsarchief Antwerpen verbindt zich om in 2011 tot en met 2016 per jaar minstens foto s te digitaliseren voor de thema's: 1 bio s algemeen, sport en tv, 2 Antwerpen en de districten, 3 sport, 4. Zondagsvriend, naar aanleiding van het 125- jarig bestaan van Gazet van Antwerpen op 3 november Omwille van hun zeer grote kwetsbaarheid zal gelijktijdig een project lopen voor het digitaliseren van de glasnegatieven De andere mappen worden geïnventariseerd vooraleer ze worden gedigitaliseerd. Het Stadsarchief Antwerpen engageert zich om blijvend te digitaliseren Niet gedigitaliseerde foto s in de fotocollectie van Gazet van Antwerpen worden steeds vraaggestuurd gedigitaliseerd en aangeleverd van zodra ze geïnventariseerd zijn en aan de hand van het Stadsarchief-inventarisnummer van de foto. 6 / 9

7 Onder deze voorwaarden wordt een digitale kopie aangeleverd volgens de geldende dienstverlening van vraaggestuurd digitaliseren Het Stadsarchief Antwerpen zal deels zelf in huis digitaliseren, en deels uitbesteden. Het Stadsarchief Antwerpen maakt zelf deze opdeling en bepaalt wat intern en extern wordt gedigitaliseerd Tijdens het digitaliseren door derden, zijn de foto s tijdelijk niet beschikbaar. Het Stadsarchief Antwerpen zal ervoor zorgen dat deze tijd zo kort mogelijk is Het Stadsarchief Antwerpen deelt telkens veertien dagen vooraf mee aan De Vlijt welke delen van de collectie gedurende welke periode niet raadpleegbaar zijn. artikel 7. Samenwerking 7.1. De Vlijt maakt nog veel gebruik van de fotocollectie. Voorgaande bepalingen zullen de samenwerking tussen Stadsarchief Antwerpen en De Vlijt ondersteunen zodat de toegang tot de fotocollectie van Gazet van Antwerpen door De Vlijt op een eenvoudige en snelle manier mogelijk blijft De Vlijt beschouwt het Stadsarchief Antwerpen als een bijzondere partner. Wanneer Gazet van Antwerpen rubrieken of artikels verzorgt over archieven, archieffoto s of over de geschiedenis van Antwerpen, wordt hiervoor vooral samengewerkt met het Stadsarchief 7.3. Reeds gedigitaliseerde foto s Van reeds gedigitaliseerde foto s bezorgt het Stadsarchief Antwerpen aan De Vlijt een digitale kopie van de reeds gedigitaliseerde foto s in TIFF (300 dpi)-formaat en formaat van TIFF-opvolgers De Vlijt krijgt tevens een digitale kopie van de inventaris De Vlijt en het Stadsarchief Antwerpen engageren zich om samen minstens één maal per jaar de samenwerking te evalueren. Het Stadsarchief Antwerpen zal hiervoor het initiatief nemen. artikel 8. Toepasselijk recht 8.1. Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken te Aldus opgemaakt te Antwerpen, in dubbel, op , waarvan iedere partij een ondertekend exemplaar heeft ontvangen Voor stad Antwerpen Namens de gemeenteraad De stadssecretaris De voorzitter van de gemeenteraad Roel Verhaert Voor De Vlijt nv gedelegeerd bestuurder Berepoot bvba Patrick Janssens gedelegeerd bestuurder Vega bvba 7 / 9

8 vertegenwoordigd door de vaste vertegenwoordiger Mieke Berendsen, vertegenwoordigd door de vaste vertegenwoordiger Marc Vangeel 8 / 9

9 beraadslaging/proces verbaal Kopie 9 / 9