Gemeente Delft. Ing. LP. Vokurka l.b VERZONDEN 1 5 MEI 2013 Datum 14 mei 2013 Ons kenmerk Uw brief van. Gescand archief datum

Transcriptie

1 Gemeente Delft Samenleving Gemeente Delft Westlandseweg AD Delft Bankrekening BNG , t.n.v. gemeente Delft Retouradres : Jeugd en Onderwijs, Postbus 111, 2600 AC Delft Gemeenteraad. Gescand archief datum Behandeld door Johan Goudswaard jgoudswaard@delft.nl Centrale nummers: Telefoon Internet VERZONDEN 1 5 MEI 2013 Datum 14 mei 2013 Ons kenmerk Uw brief van Onderwerp Procesbrief GGD ZHW Uw kenmerk Bijlage 1 Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ter kennisname de procesbrief die het college op 25 april j.l. van het Dagelijks Bestuur van de GGD ZHW ontving. Deze procesbrief volgt op de brieven van 15 oktober 2012 en 17 januari Middels deze brief wordt u geïnformeerd over de stappen die in de afgelopen periode zijn gezet en de komende periode nog gezet worden m.b.t. de financiële tekorten bij de GGD ZHW, de ontvlechting van de JGZ ZHW en de oprichting van de GGD Haaglanden. In haar vergadering van 14 mei j.l. heeft het college kennisgenomen van deze brief. Met het Dagelijks Bestuur concludeert het college dat er hard gewerkt is en wordt om de bovenstaande zaken op een adequate wijze aan te pakken. Wel blijft 'het scherp aan de wind zeilen' zoa\s in de procesbrief benoemd staat om de drie trajecten binnen de gestelde (financiële) kaders en tijdslijnen gedaan te krijgen. Het college houdt dan ook de vinger aan de pols via de gebruikelijke lijnen, te weten het Algemeen Bestuur van de GGD ZHW en het bestuur i.o. van de GGD Haaglanden, om de processen tot een goed einde te brengen. Hoogachtend, het college van 'an Delft, Ing. LP. Vokurka l.b. drs. T.W. Andriessen l.s. Bijlage Procesbrief d.d. 25 april januari 2013

2 GGD ZUID-HOtLANO WEST Gemeente D&H Kopie U 1 MEI 2013 / Aan de leden mn hat Algemeen Bestuur van de GGD Zuid- Holland West pfa Gemeente Delft t a v. dhr. R. de Prez Postbus ME DELFT Datum 25 aprii 2013 Ons Kenmerk D»r18234.brf A Anfcer B> lage(n) S01 Onderwerp Procesbrief Geacht AB-iid, 1. inleiding In oktober 2012 en januari 2013 heeft het Dagelijks Bestuur (DB) van de GGD Zuid-Holland West (BW) een procesbrief opgesteid om de gemeenten op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen bij de GGD ZHW. Inmiddels is het eerste kwartaal van 2013 verstreken en dat vindt het DB een goed moment om het Algemeen Bestuur (Ai) te informeren middels een derde procesbrief. Wij adviseren u deze brief ter informatie naar de gemeenteraad te sturen Kort samengevat kunnen we het volgende constateren: 1) In het afgetopen kwartaal is de begroting 2013 van de GGD ZHW door het AB vastgesteld en is de laarrekening 2012 afgerond en aan de gemeente toegezonden om hun zienswijzetevernemen. De achterstanden in de planning- en control cydus zijn daarmee ingelopen en ook inhoudelijk leiden begroting en rekening niet tot verrassingen. Oe financiëletekortenzijn verwerkt en de opgeiegde bezuinigingen zijn gerealiseerd. De conclusie is dat de GGD ZHW weer in control is. De GGD ZHW start nu met de werkzaamheden voor cte eerste Marap en met het opstellen van de begroting 2014 voor cte GGD ZHW. DR zal een üquidatiebegroting zijn. CCO Zuid-HoUuMi W«>t 2702 AB ZswMrmeff Heefd**iUgin( 2} Met betrekkingtotde ontvlechting van de Jeugdgezondheidszorg (JGZ) kan worden vastgestefd dat er met de bonden overeenstemming is bereikt over het sociaal plan dat geldt bif defotmeteovergang van de GG&medewefkers naar de Stichting JGZ. Oe GGD ZHW voert besprekingen met de Stichting JGZ om de gevolgen voor de werkgever op een evenwichtige wijze over oude en nieuwe wefkgeverteverdelen. De Stichting JGZ werkt aan de aanbesteding van de ict-liostlni, zodat de GGD ZHW eind 2013 haar dienstvedening kan beëindigen, Daarmee is de ontvlechting van de JGZ uit da GGD ZHW vergevorderd. 27J5 NR Eeewrnner T (079( 141 m m t 107*1 II» 42»7 3) Op 28 maart2013 hebben de negen gemeenten een intentieverklaring ondertekend omtekomentotde oprichting van de GGD Haaglanden. Daarmee hebben de besprekingen over regionalisering een formele status. Dat heeft tot direct gevolg dat de projectorganisatie voor de regionalisering is opgeheven en dat de verantwoordelijkheden zijnteruggelegdtn de lijn. fcmfcrak. 6NG ït.si.oo Ït7 0«CSO Zuid-HolUn* Wett u «t gemmfacttepptujltt- gtm.métmlésémm mm ét gemtna** 1

3 - - De negen gemeenten bereiden de formele oprichting en inrichting van de nieuwe organisatie voor, de GGD Den Haag bereidt de komst van de taken en de mensen van de GGD ZHW voor en de GGD ZHW is verantwoordelijk voor de zorgvuldige overdracht van werk en mensen en de liquidatie van de achterblijvende regeling. De gemeenten bepalen nu in belangrijke mate het tempo waarmee de regionalisering gerealiseerd wordt. Er is nog veel werk te doen en het is zaak scherp aan de wind te zeilen om het werk gedaan te krijgen binnen de kaders van de begroting. Gezien waar de GGD ZHW vandaan komt kan geconcludeerd worden, dat crisis bij de GGD ZHW bezworen is. Dat is ook de reden waarom dit de laatste procesbrief is. Communicatie met de gemeenten zal vanaf dit moment weer via de gebruikelijke lijnen verlopen, dat wil zeggen via het AB van de GGD ZHW. Hierna licht het DB de laatste stand van zaken op de diverse dossiers toe. 2. Aanpak Financiële problematiek 2.1 Begroting Op 28 maart 2013 heeft het AB de begroting 2013 voor de GGD ZHW vastgesteld. Deze begroting gaat er van uit dat de GGD ZHW nog geheel 2013 operationeel zal zijn. Ten aanzien van de inhuur van extern personeel vindt vanaf 1 juli 2013 afbouw plaats. De begroting 2013 blijft binnen het meerjarenkader zoals dat in 2012 is vastgesteld. 2.2 Jaarrekening 2012 Op 25 maart 2013 heeft het DB de jaarrekening 2012 van de GGD ZHW vastgesteld en aan de gemeenten aangeboden om hun zienswijze te vernemen. Op 30 mei 2013 zal het AB de jaarrekening 2012 vaststellen. De jaarrekening 2012 sluit aan op de begroting In de rekening zijn voorzieningen opgenomen voor de overdracht van GGD-medewerkers aan de Stichting JGZ, voor frictiekosten als gevolg van de regionalisering van de GGD ZHW en voor de beëindiging van de ICT-dienstverlening. De voorzieningen sluiten in omvang aan bij de risico's zoals die in de begroting van 2012 zijn opgenomen. Er zijn geen nieuwe tegenvallers geconstateerd. 2.3 Overgang naar GGD Haaglanden Op basis van de begroting 2013 en de jaarrekening 2012 van de GGD ZHW werkt de GGD Den Haag in overleg met het management van de GGD ZHW aan een plan voor de inrichting van de GGD Haaglanden. Daarbij is het geactualiseerde formatieplan van de GGD ZHW - zoals dat in de begroting 2013 is opgenomen - een belangrijk document. Dit plan maakt duidelijk welke formatie de GGD ZHW heeft om bestaande producten en diensten te leveren. De GGD Den Haag ontwerpt op basis van deze gegevens een begroting voor de GGD Haaglanden. De eerste versie wordt voor de zomer verwacht. 2.4 Personele frictiekosten GGD Het vertrekpunt van het denken bij de GGD ZHW is dat alle formatie, die nu wordt ingezet voor de uitvoering van de huidige taken, overgaat naar de GGD Haaglanden om dezelfde taken vanuit het nieuwe verband uit te voeren. Het bijbehorende personeelsbudget en de betrokken medewerkers gaan over. In theorie ontstaan er dan geen personele frictiekosten. 2

4 In praktijk kan blijken dat de vrijkomende formatie niet aansluit bij de behoefte in de nieuwe situatie. In dat geval ontstaan er frictiekosten die naar onze opvatting voor rekening van de negen gemeenten komen. Den Haag werkt aan een formatieplan voor de GGD Haaglanden, dat duidelijk maakt in hoeverre vraag en aanbod aansluiten en in hoeverre frictiekosten ontstaan en hoe deze verdeeld gaan worden. Dit zal in de loop van mei 2013 helder worden. Daarbij wordt aangetekend dat uiteindelijk het bestuur in oprichting de besluiten neemt die de omvang en verdeling van frictiekosten bepalen. 2.5 Personele frictiekosten JGZ De GGD ZHW heeft enkele medewerkers op de loonlijst staan, die sinds de verzelfstandiging van de JGZ feitelijk boventallig zijn. Het gaat om circa 2,5 fte en een salarissom van Deze medewerkers vormen in beginsel frictiekosten en met de gemeenten moeten afspraken worden gemaakt om deze boventalligheid op te lossen. 2.6 Overige frictiekosten Als gevolg van de regionalisering en het beëindigen van de ICT-dienstverlening aan de Stichting JGZ ontstaan ook niet personele frictiekosten. Hardware, licenties en roerende zaken met een boekwaarde moeten worden afgeboekt als zij in de toekomstige situatie geen waarde meer hebben. Voor deze afboekingen zijn in de jaarrekening 2012 conform eerdere voorstellen voorzieningen getroffen. 3. Ontvlechting JGZ 3.1 Overdracht JGZ-medewerkers van de GGD ZHW Met de vakbonden is (bijna) overeenstemming over het sociaal plan voor de overgang van de JGZ-medewerkers van de GGD ZHW aan de Stichting JGZ. Het gaat om 51 medewerkers die tot op heden bij de Stichting JGZ zijn gedetacheerd. De formele overgang van de medewerkers is nu voorzien per 1 juli 2013, omdat de Stichting JGZ enige tijd nodig heeft om de overgang voor te bereiden. De incidentele lasten voor de overgang van de medewerkers (pensioen, afkoop jubilea en verlof) neemt de GGD ZHW voor haar rekening. De Stichting JGZ neemt structurele effecten voor haar rekening. Deze kan zij opvangen door een gunstiger netto-bruto verhouding. De overgang van de JGZ-medewerkers van de GGD ZHW leidt niet tot hogere structurele personeelslasten voor de Stichting JGZ. 3.2 Werkgelegenheidsgarantie Belangrijk punt voor de bonden is de werkgelegenheidsgarantie voor de medewerkers. Daarbij is overeengekomen dat de medewerkers een werkgelegenheidsgarantie krijgen tot 1 januari Dat komt - conform de geldende arbeidsvoorwaarden - neer op een garantie van 5 jaar, te tellen vanaf het moment dat de Stichting JGZ van start is gegaan (1 januari 2011). De resterende looptijd is dermate kort dat er voor de Stichting JGZ weinig bezwaren meer bestaan om de werkgelegenheidsgarantie te aanvaarden. Mogelijk dat de gemeenten het nog geringe overblijvende risico afdekken. Het DB gaat er dan ook van uit dat Stichting JGZ het Sociaal Plan JGZ medeondertekent.

5 3.3 Beëindiging ICT-dienstverlening In januari 2013 heeft het DB aan de Stichting JGZ laten weten dat de GGD ZHW de ICT-dienstverlening aan de Stichting JGZ met ingang van 1 juli 2013 zal beëindigen. Dit in afwijking van de eerdere intentie om het huidige dienstverleningscontract over te dragen aan een particulier ICT-bedrijf. De besprekingen over een programma van eisen vroegen zoveel tijd dat de resterende looptijd van het contract te kort werd om bij de overdracht nog goede voorwaarden te kunnen bedingen. De Stichting JGZ bereidt een aanbesteding van de ICT-dienstverlening voor. Uiterlijk 31 december 2013 staakt de GGD ZHW haar dienstverlening. 4. Regionalisering 4.1 Intentieverklaring Op 28 maart 2013 hebben de negen gemeenten een intentieverklaring ondertekend om te komen tot de oprichting van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) GGD Haaglanden. De gemeenten voeren hun (regionale) openbare gezondheidstaken voortaan uit via het openbaar lichaam Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden. Krachtens deze regeling zal de gemeente Den Haag de feitelijke uitvoering van deze taken op zich nemen. Elk jaar wordt er een begroting opgesteld voor de taken van de regeling, die door het bestuur van de GR GGD Haaglanden wordt vastgesteld. Voor de aanvullende diensten maakt elke gemeente rechtstreeks afspraken met de uitvoeringsorganisatie van de GGD Haaglanden, in casu de gemeente Den Haag. 4.2 Aanpassing projectorganisatie In januari 2013 is het project Regionalisering GGD Haaglanden op verzoek van de directeur van de GGD Den Haag doorgelicht. De conclusies van het onderzoek vormden aanleiding om een geheel andere aanpak te kiezen voor de Regionalisering. Er wordt nu een strikt onderscheid gemaakt tussen de doelstellingen van het project. De oprichting van de nieuwe GGD Haaglanden is een zaak voor de deelnemende gemeenten. De opdracht om de nieuwe dienst te ontwerpen ligt bij negen wethouders, die optreden als het bestuur van de GR in oprichting. De GGD Den Haag heeft de opdracht om de organisatie voor te bereiden op de uitvoering van de openbare gezondheidszorg voor de ZHW-gemeenten. Tot slot is het huidige bestuur van de GGD ZHW verantwoordelijk voor de afbouw en liquidatie van de GGD ZHW. Deze nieuwe rolverdeling leidt tot een heldere verantwoordelijkheidsverdeling en daarmee een slagvaardiger aanpak. 4.3 Planning Door de gewijzigde aanpak van het project moet ook de projectplanning worden aangepast. Het tempo waarmee de nieuwe organisatie wordt gerealiseerd, wordt bepaald door het tempo waarmee het bestuur in oprichting tot beslissingen komt en het management van de GGD Den Haag voorstellen voor de organisatie en formatie doet. Onze nieuwe planning bevat mijlpalen die vanuit het oogpunt van de GGD ZHW gewenst zijn. Of de mijlpalen behaald worden is grotendeels afhankelijk van die anderen. In de bijlage is een aangepaste mijlpalenplanning opgenomen.

6 4.4 Organisatie- en formatieplan Door de gewijzigde projectopzet is het ontwikkelen van een organisatie- en formatieplan een zaak van de gemeente Den Haag. Uitgangspunt is dat de onderdelen van de GGD ZHW in de afdelingsstructuur van de GGD Den Haag wordt ingepast. Er is vanuit deze gedachte geredeneerd geen noodzaak nieuwe afdelingen te vormen of de managementstructuur te veranderen. Wel zullen managers van enkele afdelingen versterking krijgen door de invoering van coördinatoren voor deeltaken. Over de omvang van de benodigde formatie vinden op dit moment besprekingen plaats. De stelling van de GGD ZHW is dat de uitvoering op dit moment voldoet aan de wettelijke eisen. Van gemeenten en inspectie is niet aangegeven dat de kwaliteit van de uitvoering onder het vereiste niveau ligt. Alleen ten aanzien van de taak medische milieukunde voldoet de GGD ZHW niet aan de norm. Het is een bewuste keuze geweest om dit in het kader van de regionalisering op te gaan lossen. Het formatieplan wordt eind april 2013 venvacht. 4.5 Sociaal Plan Haaglanden De volgende stap is met de bonden een sociaal pian af te spreken voor de overgang van de GGD-medewerkers naar de GGD Haaglanden (formeel wordt de gemeente Den Haag werkgever). De besprekingen starten in mei Overplaatsing medewerkers Met de ondertekening van de Intentieverklaring is er een formele titel om afspraken te maken over de herplaatsing van het personeel. Hoewel de inzet is zoveel mogelijk mensen te doen overgaan naar de GGD Haaglanden, is niet uitgesloten dat voor een - beperkt - aantal medewerkers geen plaats is in de GGD Haaglanden. Om die reden is met de gemeenten een afspraak gemaakt, dat de medewerkers van de GGD ZHW bij vacatures bij de ZHW-gemeenten worden aangemerkt als interne kandidaat. Het bestuur van de GGD ZHW wil ook de gemeente Den Haag bewegen om onze medewerkers als interne kandidaat aan te merken voor vacatures bij de gemeente Den Haag. Met het uitplaatsen van medewerkers kunnen de personele frictiekosten worden gereduceerd. 4.7 Hulsvesting De nieuwe GGD krijgt haar hoofdvestiging aan het Westeinde in Den Haag. Onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat er voldoende ruimte is voor de medewerkers van de GGD ZHW als nog leegstaande vierkante meters worden bijgehuurd. In Zoetermeer en Delft komen locaties voor taken die publieksbezoek meebrengen. Voor Delft geldt, dat het bestaande huurcontract voor de Van Bleyswijckstraat overgaat naar de GGD Haaglanden. Voor de locatie Zoetermeer geldt dat een groot deel van het pand aan de Brechtzijde leeg komt te staan en daarom beter kan worden afgestoten. Het pand is eigendom van de GGD ZHW. De inzet is om het pand af te stdtën en eertkleinere locatie te zoeken voor de GGD-taken. De opbrengst moet worden benut om een lening bij de Bank Nederlandse Gemeenten af te lossen en de kosten voor liquidatie van de GR GGD ZHW te dekken. 4.8 Afbouw ICT-organisatie GGD De afdeling ICT ondersteunt niet alleen de Stichting JGZ maar ook de eigen GGD ZHW. Als de activiteiten worden overgedragen aan de gemeente Den Haag dan maken wij in beginsel gebruik van de systemen en software zoals die in Den Haag in gebruik is.

7 De gegevens en bestanden van de GGD ZHW worden omgezet naar de Haagse situatie en vervotgens worden onze systemen buiten gebruik gesteld. Uiteraard beziet Den Haag welke onderdelen zij van de GGO ZHW kan overnemen. De inzet is dat eind 2013 alle systemen zijn omgezet naar of worden bestuurd vanuit de GGD Haaglanden Voor de afboeking van overbodig geworden hardware en software zijn in de jaarrekening 2012 voorzieningen gevormd. 4.9 Archiefoverdracht Er ia ean inventarisatie gemaakt van da over te dragen archieven Beleidsdocumenten van opgeheven Gemeenschappelijke Regelingen moeten worden ondergebracht bij een deelnemende gemeente. Hierover is contact opgenomen met de gemeente Zoetermeer. De overige dossiers gaan over naar het GGD-gebouw aan het Westeinde 4.10 Overdracht GGD ZHW Het streven is ook het management over de GGD-medewerkers en de ondersteuning par 1 juii 2013 over ta dragen aan de GGO Oen Haag. Op dat moment kunnen de contracten met aan aantal externe kraditan worden beëindigd. Vervolgens zal onder leiding van het nieuwe management planmatig worden gewerkt aan de overdracht vm de uitvoerende afdaüngan c.c. da medewerkara. bi wefc tempo dat gaat wordt made bepaald door het tempo waarin vereiste interne verhuizingen in het pand aan het Westeinde kunnen worden gerealiseerd 4.11 Opbouw nieuwe organisatie De opdrachten tot het ontwikkelan van idaaan over de vormgeving van de nieuwe bestuur^ke organisatie, hat vaststellen van da takan van da OGD Haaglanden an het ontwerpen van aan begroting voor de GGO Haaghwdan ziin inde nieuwe projectstructuur neergelegd b da negen wetttoudara. OU owarieg treedt op als bestuur in oprichting voor de nieuwe GR. Zij wordt ondersteund door aan directeurenoverleg van de deelnemende gemeenten De eerste taak van hat bestuur in oprichting Is aan beslissing te nemen over een budget om de aankwpkoaten voor de nieuwe GGD Haaglanden te dekken Dat dient op korte termijn te gebeuren, daar anders niet gestart kan worden mat de raabsatie van de wertcplekken voor de GGO ZHW-med e werkers in Oen Haag 4.12 Medezeggenschap Ooor de gewijzigde aanpak van da regionalisering krijgt da medezeggenschap weer aan andere positie in het proces. Zij zal advies moeten uitbrengen of instemming moeten geven op plannen ten aanzien van de nieuwe organisatie Deze worden voorbereid door de gemeente Den Haag. Op het moment dat het bestuur van de GGD ZHW een besluit moet nemen over deze voorstellen zal het advies of de instemming van de OR van de GGD ZHW worden gevraagd voorzitter Dagelijks Bestuur

8 Par. Mijlpalen deadline regiegroep DB AB Aandachtspunten 1 Herstelprogramma en begroting Begroting 2013 vastgesteld Jaarrekening februari maart mei 2013 gereed aan gemeenten voorgelegd Frictiekostenanalyse 30-m42013 niet personele frictiekosten gereed (voorzieningen) Overdracht ICT contract 31 december 2013 JGZ besteedt ICT ondersteuning aan Afwikkeling huisvesting Zoetermeer 1 april april mei 2013 pand voor verkoop aangeboden 2 Ontvlechting JGZ Ontvlechting facilitaire dienstverlening JGZ 1 januari 2013 afgerond Beëindigen GGD als subsidieverlener 1 januari 2013 afgerond Sociaal Plan JGZ schriftelijke ronde 16 mei 2013 Nadert afronding 3 Regionalisering Gemeenschappelijke Regeling 31 december 2013 Opdracht aan bestuur in oprichting Vaststelling regionaal pakket 3ataatoer2013 Opdracht aan bestuur in oprichting Vaststelling taakopdracht en productenboek Opdracht aan bestuur in oprichting 34 - Formatieplan voor GGD Haaglanden (zie begroting 1.1.) 1 mei 2013 mei mei juni 2013 Voorstel GGD Den Haag Integratie 20 juni 2013 Realisatie 2e helft Huisvestingsplan GGD Haaglanden 13nwl mei juni 2013 Voorstel GGD Den Haag Indirecte personeel 13 mtl 2013 mei mei juni 2013 Voorstel GGD Den Haag Frictiekosten (inclusief personele frictiekosten) 13 mei 2013 mei md Juni 2013 Voorstel GGD Den Haag Sociaal plan ZHW personeel naar Den Haag 1 Juni 2013 juni 2013 juni Juni 2013 Voorstel GGD ZHW 3.10 Begroting GGD Haaglanden 2013 / december 2013 Opdracht bestuur in oprichting op voorstel Den Haag 4 -UqmaatieGR2HW tweede helft 2013 de paragraafnummering verwijst naar de indeling van het herstelprogramma bijlage bij brief 25 april 2013 aan leden van het Algemeen Bestuur