Raadsvoorstel tot het vaststellen van een plan van aanpak inzake het dualiseringsproces

Transcriptie

1 Raadsvoorstel tot het vaststellen van een plan van aanpak inzake het dualiseringsproces Nummer Datum 23 december 2003 Verantwoordelijk portefeuillehouder : de heer J.A. Karssen Medeverantwoordelijk portefeuillehouder : - Bijlagen: geen Bestuurssamenvatting In april 2003 heeft een discussie plaatsgehad met de raad, het college en het MT inzake dualisering. Het resultaat van de bijeenkomst is vastgelegd in een verslag De kunst van het Dualisme. Op basis van de resultaten van de discussie zijn door de begeleider van deze discussie - KPMG - enkele aanbevelingen gedaan. Op basis hiervan is onderstaand plan van aanpak opgesteld waarin wordt voorgesteld om met behulp van een projectstructuur enkele hoofdthema s uit te werken. Toelichting In deze toelichting wordt het plan van aanpak beschreven. 1. Inleiding Op 7 maart 2002 is de wet dualisering gemeentebestuur van kracht geworden. De reden om deze wet in te voeren hield o.a. verband met het feit dat de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de raad en het college diffuus en onduidelijk was geworden. Volgens de staatscommissie Elzinga had dit te maken met het raadslidmaatschap van de wethouder. Hierdoor was het bestuur en de controle daarop met elkaar verknoopt geraakt. Daarnaast was het volgens de commissie Elzinga zo dat de gemeenteraad erg intern gericht was, waardoor zijn vertegenwoordigende functie in het gedrang was gekomen. De praktijk leerde ook dat de gemeenteraad formeel gezien het hoogste orgaan van de gemeente was (en is), maar dat dit in de praktijk niet altijd kan worden waargemaakt. De invoering van een dualistisch bestuursmodel zou, zo meende de regering, duidelijkheid scheppen over de te onderscheiden functies en de daaruit voortvloeiende rolverdeling tussen de raad en het college. De lokale democratie zou daardoor aan vitaliteit en herkenbaarheid moeten winnen. De dualisering heeft vorm gekregen door de ontvlechting van raad en college door het scheiden van het raadslidmaatschap en het wethouderschap. De ontvlechting van functies houdt tevens in dat de raad zich gaat concentreren op vertegenwoordiging, kaderstelling en controle. Het college wordt geacht het bestuur voor zijn rekening te nemen. De wet dualisering gemeentebestuur heeft veranderingen aangebracht in de structuur. Dit alleen is echter niet voldoende om echte vernieuwing tot stand te brengen. Hiervoor is ook een verandering van de cultuur nodig. Bestuurders moeten zich realiseren welke rolopvattingen voor hen het best in een dualistisch stelsel past en daar ook naar handelen. Uit de landelijke praktijk blijkt dat veel raadsleden moeite hebben met het feit om zichzelf als volksvertegenwoordiger te zien en niet meer als medebestuurder. Ook blijken in de landelijke praktijk wethouders moeite te hebben met de omschakeling. Het investeren in duidelijke rolopvattingen die passen in een duaal bestel is essentieel.

2 Het proces binnen de gemeente Maassluis om het dualisme verder vorm te geven moet ook tegen de achtergrond van het bovenstaande worden gezien. Op dualistisch vlak is overigens ook al het nodige gebeurd, maar er moet ook nog het nodige gebeuren. De bedoeling van dit plan van aanpak is dan ook om verder vorm en inhoud te geven aan het dualiseringsproces in de gemeente Maassluis. Het dualiseringsproces is op 3 april jl. uitvoerig besproken tussen de raad, het college en het MT. De discussie is begeleid door KPMG. Het resultaat van de bijeenkomst is vastgelegd in een verslag De kunst van het Dualisme, dat ter kennis van alle raads- en steunleden is gebracht. Op basis van de resultaten van de werkbijeenkomst d.d. 3 april 2003, heeft KPMG enkele aanbevelingen gedaan. Geadviseerd wordt om enkele hoofdthema s uit te werken. KPMG stelt voor om hiervoor een structuur met themagroepen en een stuurgroep op te zetten en één en ander uit te werken in een plan van aanpak. De betrokkenheid van KPMG in het totale proces was overigens in een periode dat de formatie binnen griffie nog niet volledig was ingevuld. Sinds 1 juni 2003 is dit wel het geval en dit betekent dat de rol van KMPG inmiddels beperkt is. Uitgangspunt is dat de griffie het dualiseringsproces verder oppakt. In de vergadering van het raadspresidium d.d. 22 september 2003 is aan de hand van een door de griffie opgestelde notitie verder gediscussieerd over de aanpak. Hierbij is onder andere afgesproken dat er een plan van aanpak moet worden uitgewerkt, waarin onder andere een planning moet worden opgenomen, de te realiseren doelen en aandacht moet worden geschonken aan communicatie. Kortom, het stuk moet gericht zijn op het bereiken van concrete resultaten. Dit plan van aanpak ligt thans voor u. Overeenkomstig de in het presidium gemaakte afspraak is het opgesteld in overleg tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris, dhr. Scheerstra, dhr. De Reuver en de griffier. In het plan van aanpak wordt de route uitgestippeld om het dualiseringsproces in de gemeente Maassluis verder vorm en inhoud te geven. 2. Thema s en projectstructuur Op basis van het rapport De kunst van het Dualisme kan worden vastgesteld dat er voor wat betreft het dualiseringsproces, 4 thema s zijn die nadere uitwerking behoeven, te weten: 1. Communiceren met de burger 2. Sturen op hoofdlijnen 3. Slimmer vergaderen 4. Bestuur en Organisatie Op de thema s 1 t/m 3 wordt in de volgende paragrafen ingegaan. Met betrekking tot thema 4 wordt thans het volgende opgemerkt. Thema 4 - Bestuur en Organisatie - zou antwoord moeten geven op de vraag wat het gemeentelijk beleid is en wat de beschikbare middelen zijn (het vinden van een balans). Voorts zou in het kader van dit thema naar instrumenten moeten worden gezocht om de plotseling opkomende bestuursopdrachten zoveel mogelijk te voorkomen en zouden de consequenties van de drie bovengenoemde thema s voor de organisatie in kaart moeten worden gebracht. In het kader van dit plan van aanpak is er echter voor gekozen om dat niet te doen. In de eerste plaats vindt het zoeken naar een balans tussen beleid en beschikbare middelen reeds plaats tijdens het debat in de raad (en dan vooral de begrotingsraad). Een andere reden om

3 dit thema nu niet op te pakken is dat de consequenties van de overige 3 thema s voor de organisatie, pas in beeld kunnen worden gebracht als duidelijk is welke voorstellen er uit de diverse themagroepen komen. De stuurgroep wordt in staat geacht om de consequenties van de voorstellen uit de themagroepen voor de organisatie te beoordelen en kan dit bij de eindrapportage betrekken. Dit betekent dat wordt voorgesteld om vooralsnog uitsluitend de thema s 1 t/m 3 verder uit te werken. Overeenkomstig het rapport van KPMG wordt voorgesteld om voor de uitwerking van de thema s een projectstructuur te creëren waarbinnen de verantwoordelijkheden en taken voor een ieder duidelijk zijn. Deze projectstructuur gaat er van uit dat de gemeenteraad formeel opdrachtgever is van het traject, dat wordt getrokken door een in te stellen stuurgroep. Voorts wordt voorgesteld ten behoeve van de uitwerking van elk van de genoemde thema s een zogenaamde themagroep in te stellen. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Opdrachtgever Gemeenteraad Stuurgroep Dualisering Themagroep Communiceren met burgers Themagroep Besturen op hoofdlijnen Themagroep Slimmer vergaderen 3. Samenstelling en rol van de Stuurgroep Dualisering Er van uitgaande dat voor het dualiseringsproces een projectstructuur wordt gecreëerd, dient een stuurgroep te worden ingesteld. Voorgesteld wordt om het voorzitterschap van de Stuurgroep Dualisering in handen te leggen van de burgemeester. Hij kan hierbij de rol vervullen van intermediair tussen raad en college. Voorts wordt voorgesteld in de stuurgroep de gemeentesecretaris, 2 raadsleden (de heren Scheerstra en De Reuver) en de griffier zitting te laten nemen. Bij de uitvoering van het traject zal de stuurgroep een coördinerende en sturende rol spelen in de richting van de themagroepen. Voorts heeft de stuurgroep tot taak de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie te informeren over de activiteiten die worden uitgevoerd. Deze communicatie is van groot belang, omdat het dualisme en de uitwerking van de thema s, niet een zaak is van de raad alleen, maar ook van de overige partijen (college en organisatie). Nadat de verschillende thema s zijn uitgewerkt zal de Stuurgroep Dualisering een eindrapportage aan de gemeenteraad moeten aanbieden, waarin concrete voorstellen worden gedaan met betrekking tot de activiteiten die in het kader van het dualiseringsproces moeten worden uitgevoerd.

4 4. De thema s Voor het vaststellen van het eindresultaat is het van belang de doelstellingen te bepalen. Met andere woorden; wat willen we bereiken. Om deze reden wordt hierna per thema aangeven wat de doelstelling van het betreffende thema is. Tevens wordt ingegaan op de relatie met andere thema s, aan welke activiteiten kan worden gedacht en wat er al gebeurt. Thema 1: Communiceren met de burger Doel Eén van de redenen om het dualisme te introduceren, is het onbreken van de herkenbaarheid van de lokale democratie voor de burger. De raad zou, als rechtstreeks door de burgers gekozen orgaan, de spil moeten zijn, zodat de lokale democratie herkenbaar wordt. Doel van het thema communiceren met de burger is dus: Het opstellen van een voorstel van instrumenten/methoden waarmee de herkenbaarheid van de gemeenteraad voor de inwoners van Maassluis kan worden verbeterd Relatie met andere thema s Het verbeteren van de herkenbaarheid van de raad heeft raakvlakken met alle overige thema s. Een directe relatie is er met het thema slimmer vergaderen. Eén van de zaken die de herkenbaarheid van de raad zou kunnen vergroten is immers de aantrekkelijkheid voor burgers van het debat in de commissies en de raad. De activiteiten De projectgroep communiceren met de burger zal zich moeten richten op het ontwikkelen van instrumenten en methoden waarmee de raad zich meer kan profileren ten opzichte van de inwoners van de gemeente Maassluis. Daarbij kan aan diverse mogelijkheden worden gedacht, zoals: - de introductie van een inloopspreekuur voor burgers bij (een delegatie van) de gemeenteraad - het organiseren van thema avonden waarbij burgers de gelegenheid krijgen mee te denken over het te voeren beleid m.b.t. een bepaald onderwerp (aan de hand van de uitkomsten kan de raad vervolgens een kaderstellende nota vaststellen) - het vroegtijdig betrekken van burgers bij ingrijpende ontwikkelingen in de stad - het bieden van een mogelijkheid van burgerinitiatief (en dit vastleggen in een verordening) zodat burgers voorstellen bij de raad kunnen indienen - interactieve beleidsvorming (bijvoorbeeld via internet) - wijkbijeenkomsten van de raad - raadsinformatie via de krant waarbij fracties/raadsleden de mogelijkheid krijgen zich te presenteren aan de inwoners van Maassluis - excursies naar bedrijven /instellingen etc. Het is aan de themagroep om met concreet uitgewerkte ideeën te komen en dit te beschrijven in een voorstel. Wat gebeurt er al Niet onvermeld mag blijven dat er natuurlijk al wel het één en ander gebeurt op het vlak communicatie met de burger. Zonder volledig te zijn kunnen worden genoemd de instelling van de klankbordgroep lokale veiligheid, het discussieren met burgers over de begroting, het afleggen van bezoeken door raadscommissies en raadsleden aan bedrijven, instellingen en burgers.

5 Thema 2: Sturen op hoofdlijnen Doel De kern van dualisering is de ontvlechting van de raad en het college. De bestuursbevoegdheden zijn bij het college ondergebracht. De kaderstellende en controlerende taken liggen bij de raad. Met het stellen van kaders wordt de raad verantwoordelijk voor het vaststellen van het strategisch beleid. De raad moet zichzelf dus gaan zien als het orgaan dat inhoudelijke doelen stelt. De raad zal daadwerkelijk het voortouw moeten nemen, beleidsdoelstellingen moeten formuleren en hieraan prioriteiten toekennen. De kaders worden op hoofdlijnen gesteld. Voor uitvoeringskwesties is het bestuur (en dus het college) verantwoordelijk. Uiteraard kan de raad binnen zijn kaderstellende rol er wel voor zorgen dat individuele klachten gehoord worden en tijdig worden verholpen. Kaderstelling is overigens makkelijk gezegd, maar in de praktijk blijkt het lastig te zijn om hieraan invulling te geven, want hoe stel je kaders. Behalve de raad speelt ook het college hierin een rol. Het college zal begaan moeten zijn met de kaderstellende rol van de raad. Concreet zijn diverse gemeenten bezig om de kaderstellende en controlerende functie van de raad vooral tot uitdrukking te brengen in de cyclus van de (programma)begroting, jaarrekening en jaarverslag. Daarnaast is uiteraard ook het Programma op hoofdlijnen bij uitstek een document op basis waarvan de raad zijn kaderstellende rol kan waarmaken en kan sturen op hoofdlijnen. Voorts zijn er ook onderwerpen denkbaar die zich lenen voor een kaderstellende discussie in de gemeenteraad. De raad kan dit op verschillende manieren oppakken. Zo kan de raad de kaderstelling zelf ter hand nemen en ambtelijke hulp inroepen voor het opstellen van een discussienota of kaderstellende notitie op basis waarvan de raad het college wil aansturen. Een andere mogelijkheid is dat de raad afziet van eigen inititatief, maar het college uitnodigt met een kaderstellende notitie te komen. Kortom, er zijn andere mogelijkheden dan af te wachten wat het college voorstelt. Het doel van thema 2 is dus: Het opstellen van een voorstel waarmee de raad, op basis van nadere te bepalen onderwerpen, concreet invulling wil geven aan zijn kaderstellende rol. Relatie met andere thema s Het thema sturen op hoofdlijnen heeft ook raakvlakken met alle overige thema s. Immers, communiceren met burgers moet worden gedaan tegen de achtergrond van kaderstelling. Sturen op hoofdlijnen heeft ook consequenties voor de wijze waarop het debat in commissies en raad plaatsvindt en dus met het thema slimmer vergaderen. De activiteiten De themagroep sturen op hoofdlijnen zal uiteraard worden belast met het uitwerken van bovengenoemde doelstelling. Daarbij kan aan diverse mogelijkheden worden gedacht: - De kaderstelling op het gebied van de begroting-jaarrekening-jaarverslag tegen het licht houden en waar mogelijk verder verbeteren. - Nadenken over meetbare doelstellingen/uitvoering Programma op Hoofdzaken - Het aandragen van onderwerpen die zich lenen voor een kaderstellende discussie in de raad, inclusief een procedurevoorstel. - Het afbakenen van de onderwerpen die in de commissies en/of raad aan de orde moeten komen en die des college zijn.

6 Wat gebeurt er al De raad heeft een programma op hoofdzaken gemaakt. Er ligt een raadsprogramma en de gemeente Maassluis heeft een voorsprong ten opzichte van andere gemeenten met de programmabegroting. Voorts worden er afspraken gemaakt over de afhandeling van detailvragen en zijn er spelregels opgesteld m.b.t. de actieve informatieplicht van het college. Ook wordt er gewerkt aan een nieuwe opzet van de raadsvoorstellen e.d., zodat daarin die informatie komt te staan die de raad nodig heeft voor de uitvoering van zijn kaderstellende en controlerende rol. Thema 3: Slimmer vergaderen Doel Doel van het dualisme is het lokale debat te verlevendigen, de afstand tussen burger en raad te verkleinen en de betrokkenheid van de burger te vergroten. Dit vraagt om een andere wijze van debatteren (zie hiervoor ook de Handreiking duaal debatteren ) en een andere vergadercultuur. Echter, een andere wijze van debatteren maakt het ook nodig naar de opzet van de agenda s, commissie- en raadsstukken (beleidsalternatieven) e.d. te kijken. Doel van dit thema is: Het vervaardigen van een voorstel op basis waarvan het debat in commissies en raad beter voldoet aan de doelstellingen van het dualisme. Relatie met andere thema s Ook hier geldt natuurlijk dat er nauwe relaties zijn met de overige thema s. Slimmer vergaderen houdt bijvoorbeeld ook verband met het sturen op hoofdlijnen. Meer oog voor de grote lijnen en minder voor detail betekent dat op een meer efficiënte manier kan worden vergaderd. Activiteiten De themagroep Slimmer vergaderen zou zich bijvoorbeeld kunnen richten op: - Het nadenken over de vorm van de commissie- en raadsagenda en de te agenderen stukken. - De wijze waarop de discussie in de gemeenteraad wordt gevoerd (bijvoorbeeld gebruik van een aparte microfoon voor interumperen). - De vraag of de huidige commissie indeling voldoet. - Tijdmanagement tijdens vergaderingen. - Een trainingsprogramma van voorzitters en/of raadsleden. - Afspraken over het verzenden van nagekomen stukken en het plannen van extra raads- of commissievergaderingen. - De wijze waarop een agendaplanning kan worden opgesteld. Wat gebeurt er al Zoals hierboven reeds aangegeven wordt al gewerkt aan een gewijzigde opzet van de raadsvoorstellen. Daarnaast lopen er op dit moment geen concrete activiteiten op het vlak van Slimmer vergaderen. 5. Samenstelling van de themagroepen De verschillende themagroepen zullen moeten bestaan uit een mix van alle betrokken spelers, d.w.z. raad, college en organisatie. Teneinde slagvaardig te kunnen optreden zal de omvang echter niet te groot moeten zijn. De volgende samenstelling wordt voorgesteld.

7 Themagroep communiceren met de burger: raadslid (voorzitter) hoofd sector SOB hoofd afdeling Kabinet, Communicatie en Juridische Zaken 3 raadsleden wethouder griffie Themagroep sturen op hoofdlijnen: wethouder (voorzitter) hoofd sector Welzijn hoofd sector Middelen 3 raadsleden griffie Themagroep slimmer vergaderen commissievoorzitter (voorzitter) 3 raadsleden (overige commissievoorzitters) hoofd sector Algemene Zaken de heer C. Bos of R. van der Hoek (griffie) griffie 6. Planning Het plan van aanpak kan in de commissie Algemene Zaken van 12 januari 2004 worden besproken en vervolgens worden vastgesteld tijdens de gemeenteraadsvergadering van 20 januari Er van uitgaande dat op dat moment ook duidelijk is welke raadsleden zitting nemen in de verschillende themagroepen, kunnen de eerste vergaderingen van de themagroepen van start gaat in de eerste twee weken van februari Tijdens de eerste vergaderingen van de themagroepen kan worden gebrainstormd over het betreffende thema en kan een richting worden bepaald met betrekking tot de uitwerking van het thema. Vervolgens zullen naar verwachting nog twee bijeenkomsten moeten plaatsvinden om tot een uitwerking te komen. Uitgaande van maandelijkse bijeenkomsten zullen de 3 themagroepen hun bevindingen in de loop van mei 2004 gereed kunnen hebben. Vervolgens zal de stuurgroep een eindrapportage ten behoeve van de gemeenteraad opstellen. Het streven is om deze rapportage in de laatste raadsvergadering voor de zomervakantie (29 juni 2004) af te ronden. Week 3: Week 4: Week 5-10: Week 10-15: Week 16-19: Week 20-24: Week 25: Week 26: Week 27: Behandeling plan van aanpak in de commissie AZ Vaststelling plan van aanpak gemeenteraad Eerste ronde vergaderingen themagroepen Tweede ronde vergaderingen themagroepen Derde ronde vergadering themagroepen Opstellen en bespreken concept-eindrapportage in de stuurgroep Verzenden stukken naar commissie Behandeling eindrapportage in de commissie AZ Vaststelling eindrapportage in de gemeenteraad De stuurgroep zal tussen de verschillende rondes bijeenkomen voor het bespreken van de in de themagroepen bereikte resultaten. 7. Rol KPMG Tot dusverre heeft KPMG een rol gespeeld in het traject m.b.t. het dualisme. Voor wat betreft de bovengenoemde activiteiten is het de bedoeling dit zoveel mogelijk op eigen kracht te doen. In ondersteunende zin zal de griffie daaraan uiteraard een bijdrage leveren. Daarnaast wordt ook een beperkte bijdrage verwacht van de organisatie (o.a. deelname aan de

8 themagroepen). KPMG speelt hierin dus geen directe rol meer, maar kan zonodig worden ingeschakeld als daaraan volgens de stuurgroep behoefte is. Communicatie Het vorm en inhoud geven aan het dualiseringsproces is iets dat niet alleen de raad, maar ook het college en de gemeentelijke organisatie aangaat. Tijdens het proces zal dan ook de nodige aandacht aan communicatie besteed moeten worden. In dit plan van aanpak is deze taak in handen gesteld van de Stuurgroep Dualisering. Voorstel / advies U wordt voorgesteld in te stemmen met het hiervoor beschreven plan van aanpak en de op basis hiervan in te stellen Stuurgroep Dualisering opdracht te geven voor de uitvoering hiervan zorg te dragen. De griffier, Mr. R. van der Hoek

9 Raadsbesluit Nummer De raad van de gemeente Maassluis; gelezen het voorstel van de griffier d.d. 23 december 2003 tot het vaststellen van een plan van aanpak inzake het dualiseringsproces besluit: het plan van aanpak voor de uitvoering van het dualiseringsproces vast te stellen Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Maassluis, gehouden op 20 januari 2004, de griffier, de voorzitter, mr R. van der Hoek J.A. Karssen