Marktconsultatie Uitzenden en Detacheren

Transcriptie

1 Marktconsultatie 12 maart 2015 Versie 1.0

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aanleiding Doel Voorschriften en planning Procedure Voorwaarden Planning Scopebeschrijving Verandering binnen de politieorganisatie Aard en omvang van de dienstverlening Binnen scope: Buiten scope Uitgangspunten Conceptplanning...9 Bijlage 1: Vragenlijst Pagina 2 van 15

3 1. Inleiding In voorliggend document wordt het proces beschreven van de marktconsultatie Uitzenden & Detacheren, die wordt uitgevoerd door de afdeling Inkoopmanagement van de politie. In dit document wordt beschreven op welke wijze de Politie de marktconsulltatie organiseert en via welk proces geïnteresseerde partijen hieraan kunnen deelnemen Aanleiding Als gevolg van de expiratiedatum van 1 september 2015 van de lopende contracten voor Flexibele arbeid (detacheren, uitzenden en payrolling), is de Europese aanbesteding voor door bovengenoemde afdeling op de PAK (Politie Aanbestedings Kalender) van 2015 geplaatst. De politie is voornemens om een Europese aanbesteding op te starten voor met als beoogd resultaat het rechtmatig en doelmatig afsluiten van drie raamovereenkomsten hiervoor. Omdat niet de kerncompetentie van de Politieorganisatie is, vinden wij het belangrijk om in de voorbereidingsfase de markt de kans te bieden haar kennis en ervaring met ons te delen. Wij hebben weliswaar gedachten over het nut en de noodzaak van een bepaalde richting, maar het kan zijn dat de markt, dat bent u, nieuwere of andere inzichten heeft. Wellicht gaan wij uit van onjuiste aannames of zou u bepaalde zaken anders doen. Wij zijn benieuwd naar dergelijke beelden die bij u bestaan en roepen u dan ook op om deze met ons te delen middels de marktconsultatie. In bijlage 1 zijn de vragen opgenomen die aan alle geïnteresseerde marktpartijen worden voorgelegd die aan de marktconsultatie wensen deel te nemen Doelstellingen De doelstellingen van deze marktconsultatie zijn: Informeren over het voornemen tot aanbesteden met planning op hoofdlijnen; Toetsen van de voorgenomen aanbestedingsstrategie voortkomend uit de visie van de Politie; Reactie vanuit de leveranciersmarkt op de uitgangspunten en de haalbaarheid van het traject op zowel inhoud als planning. Het resultaat van de marktconsultatie wordt gebruikt bij het opstellen van de definitieve aanbestedingsstrategie en de te publiceren aanbestedingsdocumenten. Pagina 3 van 15

4 2. Voorschriften en planning Dit hoofdstuk beschrijft de procedure, de voorwaarden en de planning voor de marktconsultatie Procedure De marktconsultatie vindt schriftelijk plaats in de Nederlandse taal. Potentiële geïnteresseerden kunnen zich aan de hand van het onderhavige document een beeld vormen van de opdracht en van een aantal specifieke overwegingen die de politie in de marktconsultatie wenst te toetsen. Gelet op het facultatieve karakter van de marktconsultatie stelt de politieorganisatie geen vergoeding tegenover een eventuele deelname aan deze marktconsultatie. Indien u wilt participeren in deze marktconsultatie - dan dienen uw antwoorden op de gestelde vragen uiterlijk op 27 maart 2015 om uur aangeboden te worden aan Dave Kruger, bereikbaar via het volgende adres: dave.kruger@politie.nl. Mede omwille van de transparantie zal een geanonimiseerd verslag van de marktconsultatie als bijlage van de in een later stadium op te stellen aanbestedingsdocumenten worden gepubliceerd. Op deze manier krijgen alle potentiële inschrijvers dezelfde informatie. Concurrentiegevoelige of geheime bedrijfsinformatie wordt niet gepubliceerd. Om dit te waarborgen dient u, indien u niet wenst dat bepaalde informatie (geanonimiseerd) bekend wordt gesteld, dit expliciet en onomwonden te vermelden bij de betreffende informatie. De politie vertrouwt er op dat u selectief te werk gaat met betrekking tot het aanmerken van concurrentiegevoelige en/of geheime bedrijfsinformatie en dat niet alle informatie als zodanig wordt aangemerkt. In het belang van de marktconsultatie behoudt de politie zich het recht voor om met u in gesprek te gaan over informatie die door u als concurrentiegevoelig en/of geheim is aangemerkt. De politie kan de informatie uit deze marktconsultatie vrijelijk gebruiken bij de nadere besluitvorming; o.a. bij het formuleren van de definitieve aanbestedingsstrategie en aanbestedingsdocumenten Voorwaarden Op deze marktconsultatie zijn de volgende voorwaarden van toepassing: 1. De marktconsultatie is voor alle betrokkenen vrijblijvend; 2. Gegevens/cijfers worden ter indicatie weergegeven, partijen kunnen geen rechten ontlenen aan informatie die ten behoeve van de marktconsultatie is verstrekt; 3. Politie kan de informatie uit de marktconsultatie vrijelijk gebruiken, tenzij expliciet is vermeld dat betreffende informatie niet (geanonimiseerd) bekend kan worden gesteld; 4. Claims over het gebruik van informatie, vertrouwelijkheid, of verzoeken om vergoedingen in verband hiermee worden niet gehonoreerd; 5. De door Politie verstrekte informatie in het kader van de marktconsultatie kan afwijken van de in de aanbestedingsprocedure te verstrekken informatie. Deelnemers aan de marktconsultatie kunnen aan de in het kader van de marktconsultatie verstrekte informatie geen rechten ontlenen 6. Politie is niet gebonden aan de resultaten van de marktconsultatie; 7. Er wordt geen vergoeding toegekend aan de deelnemers van deze marktconsultatie; 8. Aan dit document of deelname aan de marktconsultatie kunnen geen rechten worden ontleend; 9. Politie behoudt zich het recht voor de hier opgenomen planning tussentijds te wijzigen; 10. Voor zover nodig benadrukt Politie dat deelname of afzien van deelname aan de marktconsultatie op geen enkele wijze een positieve of negatieve invloed zal hebben op de mogelijkheid tot deelnemen aan de aanbesteding, in welke vorm of hoedanigheid deze ook gehouden gaat worden. Pagina 4 van 15

5 Door deelname aan deze marktconsultatie geven partijen te kennen onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de gestelde voorwaarden als onder 2.2 genoemd Planning Stap Actie Datum 1. Beschikbaar stellen document marktconsultatie Vrijdag 13 maart 2015 met bijlage 2. Uiterste datum vragen stellen over de marktconsultatie procedure Donderdag19 maart 2015 vóór 12:00u 3 Uiterste datum reactie Politie Vrijdag 20 maart Uiterste datum indienen beantwoording door partijen Vrijdag 27 maart 2015 vóór 12:00u Pagina 5 van 15

6 3. Scopebeschrijving 3.1. Verandering binnen de politieorganisatie De Politie in Nederland maakt op dit moment een enorme verandering door. Vanaf 1 januari 2013 is de nieuwe Politiewet van kracht geworden. Vóór 1 januari 2013, bestond de Nederlandse politieorganisatie uit 25 regionale politiekorpsen, de Politieacademie, het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD) en de voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtspn). Vanaf 1 januari 2013, zijn alle politieregio s, KLPD en vtspn van rechtswege overgegaan in de nationaal gevormde Politie. Er is één korps, te weten de Politie, onder leiding van één Korpsleiding. De Politieacademie en de Rijksrecherche maken geen deel uit van de (als zodanig gedefinieerde organisatie) Politie, maar behoren uiteraard wel tot hetgeen algemeen onder Politie wordt verstaan. De Politieacademie zal wel participeren in de aanbesteding De Politie is georganiseerd in 10 Regionale Eenheden, 1 Landelijke Eenheid en het Politiedienstencentrum (PDC) waar de bedrijfsvoering centraal georganiseerd is. Pagina 6 van 15

7 3.2. Aard en omvang van de dienstverlening De Politie maakt gebruik van inhuur van flexibele arbeidskrachten voor functies tot en met schaal 9 voor zowel de bedrijfsvoering als het operationele proces. Deze flexibele arbeidskrachten worden ingehuurd bij één of meerdere van de drie gecontracteerde leveranciers middels een uitzend- of detacheringsconstructie. De huidige raamovereenkomsten expireren op 1 september Voor een goed begrip van het onderwerp worden hieronder de twee vormen van deze diensten toegelicht: Binnen scope: Uitzenden Als snel, voor korte tijd en voor relatief eenvoudig werk zonder lange inwerkperiode extra handen nodig zijn, is een uitzendconstructie de beste optie. Dit wordt vooral gebruikt in geval van tijdelijke opdrachten, vervanging bij ziekte of zwangerschapsverlof of piekwerkzaamheden. Bij uitzenden is het uitzendbeding van toepassing. Dit betekent dat als de opdracht afloopt, de uitzendovereenkomst automatisch eindigt. Het aantal te werken uren per week kan fluctueren en de uitzendperiode mag (maar hoeft niet) van tevoren worden vastgelegd. De uitzendkracht krijgt per week achteraf gewerkte uren uitbetaald. Het uitzendbureau blijft werkgever en zorgt voor de salarisuitbetaling en doorbetaling bij ziekte. Extra voorwaarde voor werken bij de Politie is wel een goed screeningresultaat. Detachering Als de Politie de flexkracht voor langere tijd wil binden, is een detacheringsovereenkomst de beste optie. Het gaat bijvoorbeeld om opdrachten waarvoor een uitgebreide inwerktijd is vereist, wanneer continuïteit in het werkproces van belang is of wanneer er schaarste is op de arbeidsmarkt. Bij detacheren gaat het om een arbeidsovereenkomst zonder uitzendbeding. Leverancier en opdrachtgever komen een uurtarief overeen op basis van de schaal waarin de functie zich bevindt. De facturering vindt achteraf plaats op basis van het aantal werkelijk gewerkte uren. Het uitzendbureau blijft werkgever en zorgt voor de salarisuitbetaling en doorbetaling bij ziekte. Extra voorwaarde voor werken bij de Politie is wel een goed screeningresultaat. Aantallen Waarvan Aantal Fase A 253 Fase B 91 Fase C 6 Externen per regio Aantallen Amsterdam 35 Den Haag 28 Landelijke Eenheid 62 Limburg 0 Midden-Nederland 19 Noord-Holland 8 Eenheden Noord-Nederland Oost-Brabant 7 18 Oost-Nederland 14 Rotterdam 27 Zeeland West-Brabant 16 PDC 74 Staf KL 12 Politieacademie 36 Pagina 7 van 15

8 Buiten scope De inhuur van functies vanaf salarisschaal 10 en alle ICT-functies; De Payroll-constructie Uitgangspunten Vooraf zijn er door de Politie uitgangspunten geformuleerd in een concept aanbestedingsstrategie. Uitgangspunt Motivatie Er zijn voldoende leveranciers die uitzend- en detacheringsdiensten leveren. Gezien de omvang van de opdracht en de vraag naar geografische spreiding van de dienstverlening, zal de Politie de Openbare procedure Drie raamovereen- komsten aanbesteding als één Perceel in de markt zetten. Dat stelt eisen aan de capaciteit van geinteresseerde marktpartijen. Door de keuze voor een landelijk Perceel blijft de administratieve last beperkt en blijven er naar verwachting voldoende partijen over die in zullen schrijven op deze aanbesteding. Kijkend naar de beschikbaarheid aan landelijke leveranciers, zal het geen probleem zijn om drie goede leveranciers te contracteren; Beschikbaarheid van de arbeidskrachten is kritisch voor de bedrijfsvoering en het operationele proces. Door te kiezen voor drie raamovereenkomsten zal de Politie niet in een afhankelijke positie terecht komt waarbij een inkooprisico ontstaat, doordat er bijvoorbeeld geen geschikte kandidaat bij één leverancier beschikbaar is. 1 perceel De Politie heeft er niet voor gekozen om de opdracht op basis van de aard van dienstverlening op te splitsen in percelen. Uitzenden en detacheren wordt in de markt gezien als een standaarddienst. Opdelen in bijvoorbeeld specifieke functiegroepen is onnodig, omdat deze er tot en met schaal 9 nauwelijks zijn en de landelijke spelers aan deze standaard uitvragen kunnen voldoen. Tot slot wordt een verdere opsplitsing van de opdracht niet wenselijk geacht, omdat dit de projectbeheersing en het contractmanagement voor de Politie lastig maakt. De Politie is één korps en het proces van de contractuitnutting voor uitzendkrachten en detachering is centraal via HRM ingeregeld. In het kader van de huidige situatie is het onwenselijk om deze processen weer decentraal bij de eenheden te beleggen. Type en duur Overeenkomst Raamovereenkomst, 2 jaar + 2x 1 jaar optie tot verlengen Mede vanwege bovenstaande uitgangspunten heeft de Politie gemeend de komende aanbesteding te moeten inrichten op de wijze die in dit marktconsultatiedocument hebben verduidelijkt. Pagina 8 van 15

9 Conceptplanning ID Activiteit Datum definitief Selecteren 10 Publicatie Ontvangen vragen tbv NVI Beantwoorden vragen gereed Versturen NVI Ontvangen Inschrijvingen Totaal aantal dagen 42 Contracteren 20 Voorlopige gunning en afwijzing Opschortente termijn Definitieve gunning en afwijzing Totaal aantal dagen 22 Pagina 9 van 15

10 Bijlage 1: Vragenlijst De vragen aangaande de marktconsultatie voor de Europese aanbesteding voor Uitzenden en Detacheren, staan vermeld in de bijgevoegde vragenlijst. Geïnteresseerde marktpartijen wordt gevraagd de vragenlijst volledig en naar waarheid in te vullen. De vragenlijst bestaat uit 4 onderdelen namelijk; Deel 1: Algemene vragen Deel 2: Markt/branche vragen Deel 3: Vragen betreffende de uitgangspunten van de aanbestedingsstrategie Deel 4: Overige vragen De betreffende antwoordblokken kunnen desgewenst vergroot worden. Indien een geïnteresseerde partij verwijst naar (een) bijlage(n), dan dient dat duidelijk aangeven te worden in het antwoordblok. Uw opmerkingen en/of aanvullingen mogen van diverse aard zijn, en kunnen dus betrekking hebben op alle aspecten van de opdracht, zoals de factoren die bijdragen aan een succesvol resultaat. Zoals omschreven in de procedure (zie 2.1) vertrouwt de politie er op dat u selectief te werk gaat met betrekking tot het aanmerken van concurrentiegevoelige of geheime bedrijfsinformatie en dat niet alle informatie als zodanig wordt aangemerkt. Wij verzoeken u aan te geven welke specifieke informatie niet verwerkt mag worden in het verslag die als terugkoppeling wordt gegeven aan de marktpartijen, zelfs indien dit is geanonimiseerd. In het belang van de behoeftebepaling behoudt Politie zich het recht voor om met u in gesprek te treden over informatie die door u als concurrentiegevoelig of geheim is aangemerkt. Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking. Pagina 10 van 15

11 DEEL 1 ALGEMENE VRAGEN Algemene gegevens Organisatienaam Naam contactpersoon adres contactpersoon Vestigingsadres Postcode / plaats / land Internetadres 0 10 medewerkers medewerkers Uit hoeveel medewerkers bestaat uw medewerkers organisatie > medewerkers > 250 Bent u een zelfstandige onderneming of onderdeel van een concern/holding? Zo ja, welke? Omschrijf uw kernactiviteiten, wat is uw core-business? Op welk(e) marktsegment(en) richt u zich? Bedrijfsinformatie Welke voor de Politie relevante certificeringen heeft u? Denk hierbij aan onder andere aan ISO certificeringen maar ook vooral aan branche specifieke certificeringen. Ziet u de Politie als interessante potentiële klant? Zo ja, geef aan waarom. Welke ervaring heeft u met een organisatie in reorganisatie ten aanzien van stijging of daling van de inhuur? Pagina 11 van 15

12 DEEL 2 MARKT/ BRANCHE VRAGEN Concurrentiepositie 1: 2: Noem uw top 5 concurrenten in orde van 3: 1 = grootste en 5 =minst groot 4: 5: Hoe beschrijft u uw marktpositie? In welke mate is er spake van concurrentie binnen uw branche? Is er bijvoorbeeld sprake van een vechtersmarkt? Motiveer uw antwoord. Wat maakt u de tot beste leverancier? M.a.w. wat is uw onderscheidend vermogen t.o.v. uw concurrenten? Wet Werk en Zekerheid De nieuwe Wet Werk en Zekerheid (WWZ) regelt een aantal hervormingen in het arbeidsrecht. Met welke concrete onderwerpen moet de Politie rekening bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten? Welk advies geeft u de Politie specifiek ten aanzien van het onderwerp Transitievergoeding? Welk advies geeft u de Politie specifiek ten aanzien van het onderwerp Ontslagrecht? Pagina 12 van 15

13 DEEL 3 VRAGEN BETREFFENDE DE UITGANGSPUNTEN Algemene vragen Wat kunt u zeggen over de door de Politie gekozen procedure? Wat zijn volgens u de mogelijke voor- en/of nadelen van het kiezen voor de openbare procedure? Wat zijn volgens u de voor- en/of nadelen van het kiezen voor 1 perceel, verdeeld over een drietal te contracteren leveranciers? Wat is uw advies ten aanzien van de conceptplanning? Planning Transitiefase Welke stappen zijn er te nemen in de transitiefase (van oud naar nieuw)? Met welke risico s ten aanzien van de Transitiefase dient de Politie rekening te houden? Denk hierbij aan continuïteitsrisico s, financiële risico s, doorlooptijd risico s, transitie risico s enz. Hoeveel tijd neemt een transitiefase volgens in beslag kijkende naar de om omvang van de Politieorganisatie en de scope van deze opdracht? Pagina 13 van 15

14 DEEL 4 OVERIGE INFORMATIE AANVULLENDE VRAGEN Bent u in staat zelfstandig een inschrijving te doen om landelijke dekking te garanderen, of zult u zich bij een eventuele Inschrijving moeten beroepen op de bekwaamheden van derden? De Politie is tegenwoordig 1 organisatie verdeeld over het land. De wens van de Politie is om 1 aanspreekpunt te hebben voor alle uitvragen. Dit betekent dus voor alle eenheden in het land. Wat is uw visie op het hebben van 1 aanspreekpunt? Benoem hierbij de voor- en nadelen en ook wat gangbaar is binnen uw organisatie. Denk hierbij aan snelhelheid in het aanvraagproces, beschikbaarheid medewerkers enz. De Politie heeft de wens dat de tijdige signaleringsfunctie van bijvoorbeeld aflopende contracten, overgang naar een andere fase of periodieke beoordelingen de verantwoordelijkheid is van de Opdrachtnemer. Wat is uw visie hierop? Hoe is bij u het gangbare facturatieproces ingeregeld? Is dit bijvoorbeeld per week, per 4 weken, per maand? En: wat is hierin mogelijk en wat is uw advies? Bent u bereid uw proces indien nodig aan te passen? Hoe is bij u het gangbare declaratieproces ingeregeld? Wat is hierin mogelijk en wat is uw advies? OVERIGE INFORMATIE Waar moet de Politie absoluut rekening mee houden voor, tijdens en na de Aanbesteding? Denk hierbij aan contracten met arbeidskrachten voor onbepaalde tijd, arbeidskrachten die niet over willen/ kunnen naar een nieuwe werkgever enz.? Welke kansen ziet u voor de Politie met deze Aanbesteding? Denk hierbij aan eficiëncyverbeteringen op het gebied van urendeclaratie, facturatie, aanvraagproces, kostenbesparing enz. Pagina 14 van 15

15 Met welke risico s dient de Politie rekening te houden? Denk hierbij aan continuïteitsrisico s, financiële risico s, doorlooptijd risico s, transitie risico s enz Welke informatie (op hoofdlijnen) heeft u bij publicatie van de aanbesteding absoluut nodig om een goede Inschrijving te doen? Wat kan de politie doen om de opdracht voor u (nog) aantrekkelijker te maken? Wat kan de politie doen om de opdracht voor u (nog) aantrekkelijker te maken? Indien u nadere informatie in het kader van deze marktconsultatie onder de aandacht van de aanbestedende dienst wilt brengen, heeft u daarvoor hier de ruimte. Alle informatie is welkom! Pagina 15 van 15