Opening Paul heet iedereen welkom. Aangezien er drie nieuwe deelnemers zijn, stel iedereen zich kort voor.

Transcriptie

1 VERSLAG Onderwerp : SIG Contracten Aanwezig : Domijn/IT Woon Joost Boere & Arjan Baan Eigen Haard Mateja Mikic Havensteder Ton van Son Mitros Mark Rossen & Floor Tweeboom Mooiland Job Linskens Mozaïek Wonen Alex Barnas Portaal Koos Bibo & Gladys Hassell Staedion Marieke Peeters en Woonbron Asta de Vries en Saskia van Steen cegeka-dsa Henk van der Geld, Eva Asencio Lepe en Paul van Velzen Afwezig : Domijn/IT Woon Bastiaan Elders Havensteder René Willems Mooiland Fabian op de Weegh Portaal Tamara Roemloes Staedion Jelle de Waard en Radja Amierali Waterweg Wonen Kenan Sipovac Woonbron Frans van Bloois Wooncompagnie Peter Cornielje cegeka-dsa Ron Welling Verslag : Paul van Velzen Datum : Agenda Verslag vorige bijeenkomst Stemverdeling uitgewerkte verbeterpunten Gerealiseerde verbeterpunten Verbeterde oplossingsvoorstellen (n.a.v. feedback vorige bijeenkomst) Nieuwe oplossingsvoorstellen Afsluiting Opening Paul heet iedereen welkom. Aangezien er drie nieuwe deelnemers zijn, stel iedereen zich kort voor. Verslag vorige bijeenkomst Geen van de deelnemers heeft vragen over of commentaar op het verslag van de vorige bijeenkomst. Stemverdeling uitgewerkte verbeterpunten Zie sheet 4 van de presentatie. Paul licht toe dat de twee verbeterpunten m.b.t. het leegmaken van de inkomens extra veel stemmen hebben gekregen, omdat het volgens veel juristen een wettelijke verplichting betreft. Paul stelt dat cegeka-dsa de voorgestelde oplossingen zoveel mogelijk conform deze prioriteitsvolgorde realiseert, maar dat er ook andere factoren van invloed zijn, zoals complexiteit van de oplossingen en onderlinge afhankelijkheden tussen verschillende oplossingen. Verslag SIG Contracten / 5

2 Gerealiseerde verbeterpunten Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Zie sheets 5 t/m 13 van de presentatie. Paul licht toe dat de vraag of een OG Eenheid een zelfstandige woning betreft, wordt bepaald door de waarde van de velden Verantwoorden als woning (ja of nee) en Woonruimte (zelfstandig of onzelfstandig). Deze oplossing wordt opgeleverd in Dynamics Empire R17. De deelnemers hebben geen commentaar op de gerealiseerde oplossing. Verbeterde oplossingsvoorstellen (n.a.v. feedback vorige bijeenkomst) Streefhuur geavanceerd aftoppen Zie sheet 15 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Verplicht invullen Afwijkingsreden Zie sheet 16 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Fiatteren verhuurmutatie alleen bij afwijking huurbeleid Zie sheets 17 t/m 22 van de presentatie. Mateja (Eigen Haard) vraagt of je kunt instellen dat een verhuurmutatie moet worden gefiatteerd als de nieuwe nettohuur afwijkt van de markthuur. Eva antwoordt dat dit kan, en wel door bij de betreffende OG Eenheid het huurbeleid markthuur in te stellen en door in de Empire-instellingen aan te geven dat alleen de verhuurmutaties waarbij wordt afgeweken van het huurbeleid, moeten worden gefiatteerd. Paul stelt dat het daarom gewenst is om de markthuur (het bedrag) te tonen op de Verhuurmutatie pagina. Henk vraagt of de indicaties Automatische fiat en Handmatige fiat betekenen dat automatische resp. handmatige fiat nodig is of dat de verhuurmutatie automatisch resp. handmatig is gefiatteerd. Paul antwoordt dat het laatste van toepassing is. Henk stelt voor de veldnamen overeenkomstig te wijzigen: Automatisch gefiatteerd resp. Handmatig gefiatteerd. Verhuuraanbieding: snellere navigatie en meer informatie Zie sheet 23 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Zie sheets 24 t/m 32 van de presentatie. De deelnemers zijn blij met dit oplossingsvoorstel. Ze hebben de volgende aanvullingen: Joost (IT-Wonen) stelt dat de toelichting bij het aantal extra personen bij voorkeur een selectieveld is waarbij de verhuurmedemerker kan kiezen uit een lijstje met door de beheerder gedefinieerde mogelijke toelichtingen. Dit toelichtingsveld is verplicht en heeft bij voorkeur een standaardwaarde. Andere deelnemers delen deze mening. Mark (Mitros) stelt dat het vanaf 2018 vanuit de wet niet meer toegestaan is geboortedata van klanten vast te leggen. Dan mag de corporatie wat betreft verantwoording verhuring alleen vastleggen of op moment van ingangsdatum van het contract de oudste bewoner van het huishouden AOW-gerechtigd was. Paul stelt dat dit de foutkans vergroot en de controlemogelijkheden voor de accountant verkleind. Volgens Alex (Mozaïek Wonen) interpreteren verschillende juristen de privacywet op dit punt op verschillende manieren. Hun jurist gaat hier soepeler mee om. Joost (IT-Wonen) stelt dat de oplossing die nu wordt voorgesteld voor de verantwoording verhuring ook gewenst is voor WRV. Ook voor WRV moeten immers huishoudgegevens (inclusief inkomens en leeftijden/geboortedata) worden vastgelegd en ook voor WRV wil de corporatie niet gedwongen worden alle personen van het huishouden vast te leggen als individuele contacten. Hij stelt voor de huishoudgegevens op de huishouden contactkaart op dezelfde manier als voor de verantwoording vast Verslag SIG Contracten / 5

3 te kunnen leggen en te berekenen. In de huidige situatie is hij gedwongen om hiervoor WRBkenmerken in te richten. Mateja (Eigen Haard) vraagt of er al een oplossingsvoorstel is voor het verzoek van Eigen Haard om de medewerkers in staat te stellen om per verantwoording verhuring de door het systeem bepaalde, op wettelijke regels gebaseerde toewijzing aan één van de categorieën handmatig te wijzigen, zodat de verhuring in een andere groep valt (bijvoorbeeld niet in de 80% groep maar in één van de twee 10% groepen of niet in de 95%-groep maar in de 5% groep). Voor de andere deelnemers is deze wens niet van toepassing. De algemene mening is dat de functionaliteit van de verantwoording verhuring bedoeld is voor de ondersteuning van de wettelijke verplichting rondom passendheidstoets en staatssteunregeling, en dat deze functionaliteit niet met andere functionaliteit vermengd moet worden. Als niet verantwoorden als woning, dan toets automatisch definitief Zie sheets 33 en 34 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Als aanvulling hierop wordt voorgesteld om ook in het geval van een verhuring aan een huurder die rechtspersoon is, de verantwoording verhuring automatisch definitief te maken, zonder de noodzaak om de indicatie Incompleet dossier aan te vinken. Inkomens op contactkaart leegmaken t.b.v. privacy Zie sheets 35 en 36 van de presentatie. Bij het leegmaken van het inkomen op de contactkaart wordt rekening gehouden met de instelling Uitschrijven bij acceptatie op de huishoudenkaart. Immers, zolang het huishouden nog woningzoekende is, mag het inkomen op de contactkaart niet worden leeggemaakt. De deelnemers geven de volgende antwoorden op de openstaande vragen: Wat is beste moment van leegmaken inkomen op contactkaart? Antwoord: op moment van acceptatie van de verhuuraanbieding (dus het moment van aanmaken van het contract voor de nieuwe huurder). Welke gegevens op de contactkaart moeten leeg worden gemaakt? Antwoord: het inkomen én de inkomenshistorie. Inkomens in verantwoording verhuring leegmaken t.b.v. privacy Zie sheet 37 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel, maar willen nog een stap verder gaan. Niet alleen het inkomen maar alle persoonsgebonden gegevens van de verantwoording verhuring moeten worden leeggemaakt, dus ook de namen, geboortedata en de toelichting per persoon. Beter rekening houden met opzegtermijn Zie sheet 38 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Zie sheets 39 t/m 44 van de presentatie. Paul licht toe dat het systeem, op het moment van opschuiven van de einddatum, het nieuwe leegstandscontract aanmaakt op basis van exact dezelfde regels als waarmee het systeem het oorspronkelijke leegstandscontract heeft aangemaakt op moment van aanmaken van de huuropzegging. Maar doordat de ingangsdatum van het nieuwe leegstandscontract afwijkt van de ingangsdatum van het oorspronkelijke leegstandscontract, kunnen de nettohuurbedragen van beide leegstandscontracten ook afwijken (bijvoorbeeld doordat er op de nieuwe ingangsdatum een andere streefhuur van toepassing is). In het geval het oorspronkelijk leegstandscontract de status huidig heeft, wordt het logisch verwijderd (het krijgt een einddatum die 1 dag vóór de ingangsdatum ligt) Paul vraagt of het systeem een oorspronkelijk leegstandscontract logisch of fysiek moet verwijderen, in het geval dit de status Nieuw heeft. De deelnemers antwoorden dat het in dit geval fysiek verwijderd moet worden (conform de acties die de Verslag SIG Contracten / 5

4 verhuurmedewerker nu handmatig uitvoert). Alternatief is om dit instelbaar te maken, zodat elke corporatie kan bepalen of een leegstandscontract in dergelijke gevallen logisch of fysiek wordt verwijderd. Floor (Mitros) geeft aan dat er soms een probleem met acceptatie van verhuuraanbieding optreedt nadat de einddatum van een verhuurcontract is opgeschoven. Eva vraagt haar meer informatie te sturen via . Alex (Mozaïek) vraagt of er rekening wordt gehouden met toekomstige contracten c.q. huurprijsmutaties? Paul antwoordt dat in het huidige oplossingsvoorstel hiermee nog geen rekening is gehouden. Huuropzegging annuleren Zie sheet 45 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Statusindicator Huuropzeggingen ook op Klantkaart tonen Zie sheets 46 en 47 van de presentatie. Eva stelt dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen: Afhandelen van de huuropzegging Afronden van het verhuurmutatieproces De huuropzegging is afgehandeld zodra de inspectie is afgerond en de eindafrekening is verzonden (de huuropzegging heeft immers niets te maken met de verhuuraanbieding, en dus ook niet met de verhuurbaar per datum). Het verhuurmutatieproces is afgerond zodra de verhuuraanbieding is geaccepteerd. Nieuwe oplossingsvoorstellen Streefhuuraftopping in bulk toewijzen aan OG Eenheden Zie sheet 49 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met dit oplossingsvoorstel. Joost (IT-Wonen/Domijn) vraagt of de corporatie het Excel-bestand zelf moet aanmaken of kan exporteren uit Dynamics Empire. Paul antwoordt dat de corporatie het bestand kan exporteren met de standaard NAVexport, bijvoorbeeld vanaf het OGE-overzicht of het huurverhogingsoverzicht. De deelnemers stellen voor om dit mechanisme (bulk toewijzing via export naar en import uit Excel) ook te gebruiken voor het in bulk wijzigen van de andere instellingen op OG Eenheidsniveau die van invloed zijn op de streefhuur (streefhuurmethode, streefhuurpercentage). Dit omdat het huidige mechanisme via de PMCclusters volgens de deelnemers niet goed werkt en niet of nauwelijks wordt gebruikt. Tonen van streefhuur per OG Eenheid Zie sheets 50 t/m 52 van de presentatie. De deelnemers vinden de voorgestelde aanpassing van de veldlabels ( Streefhuur 2016 Streefhuur op werkdatum ) niet duidelijk genoeg. Ze stellen voor om de concrete datum te tonen in het veldlabel ( Streefhuur vanaf ). Nadeel van deze weergave is dat niet duidelijk is waarop de streefhuur is gebaseerd. Paul toont een schets van een tabel waarin het verloop van de streefhuur van een OG Eenheid in de tijd wordt weergegeven, inclusief de variabelen op basis waarvan die streefhuur is berekend. De deelnemers vinden deze weergave stukken duidelijker en stellen voor om de voorgestelde labelaanpassingen over te slaan en direct dit oplossingsvoorstel te realiseren. Aandachtspunt daarbij is de vraag onder welke voorwaarden een nieuwe regel in de tabel wordt aangemaakt. In ieder geval elke keer als er een nieuwe versie van de woningwaardering voor de OG Eenheid wordt aangemaakt of als de nieuwe maximale puntprijzen van toepassing worden (per 1-7 van elk jaar). Maar ook als er een nieuwe methode van berekenen van de streefhuur wordt ingesteld, of een nieuw percentage t.o.v. de maximale huurprijs en/of een nieuwe streefhuuraftopping. Men is het erover eens dat per dag maximaal één regel in de tabel getoond hoeft te worden. Paul werkt de schets uit tot een concreet oplossingsvoorstel. Verslag SIG Contracten / 5

5 Huuropzegging verbeterde lay-out van de pagina Zie sheets 53 t/m 57 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met het oplossingsvoorstel. Joost (ITwonen, Domijn) vult aan dat de DAEB-indicator (afgeleid van de administratief eigenaar van de OG Eenheid) belangrijke informatie is die van invloed is op de afhandeling van een huuropzegging. Gewenst is dat deze indicatie getoond wordt in een feitenblok en beschikbaar is als kolom op het huuropzeggingsoverzicht. Mogelijk moet hierbij onderscheid worden gemaakt tussen twee verschillende peildata: de DAEB-indicatie op moment waarop het oude contract wordt beëindigd en het moment waarop het nieuwe huurcontract ingaat. Huuropzegging volgend mutatietype Zie sheet 58 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met de voorgestelde lay-out. Joost (Domijn) vraagt op welk moment het volgende mutatietype moet worden bijgewerkt op de OG Eenheidskaart. Dit mag niet direct na invoer op de huuropzeggingskaart, omdat er rekening gehouden moet worden met het feit dat de huuropzegging nog geannuleerd kan worden. In het geval van annulering moet het huidige mutatietype gehandhaafd blijven op de OG Eenheidskaart. Geconcludeerd wordt dat dit moet gebeuren op het moment dat de verhuurmutatie wordt geaccepteerd (dus op moment van aanmaken nieuw huurcontract). Gevraagd wordt of het mutatiesoort op de OG Eenheidskaart automatisch wordt bepaald aan de hand van de eigenschap huidig labelconditie. Eva antwoordt dat dit een RFC is voor het Vastgoeddomein die nog niet is gerealiseerd. Afsluiting Marieke (Staedion) benadrukt dat de bepaalde optimalisaties ook impact hebben op de DE Open webservices en op de functionaliteit van en de koppeling met de VerhuurApp. Ze verwacht dat deze aanpalende onderdelen direct worden meegenomen in de realisatie van de optimalisatie. Marieke (Staedion) wil graag de gerealiseerde optimalisaties kunnen testen voordat ze worden opgeleverd in een formele release. Die behoefte leeft nu m.n. bij de voorgestelde optimalisaties rondom fiatteren van de verhuurmutaties. Ze voert die testen bij voorkeur uit in een omgeving met data en inrichting van Staedion. Andere deelnemers hebben dezelfde behoefte. Paul antwoordt dat hij het resultaat van alle gerealiseerde optimalisaties zal presenteren in de SIG en daar waar nodig ook live zal demonstreren. Daarnaast kunnen we wellicht net zoals in de SIG Jaarlijkse huurverhoging een testdag organiseren waarbij de deelnemers aan de SIG Contracten zelf achter de knoppen kunnen om de gerealiseerde optimalisaties te beproeven. Het wordt lastig om die test te organiseren met data en inrichting van alle verschillende corporaties. Ook is de vraag hoe om te gaan met instellingen die op globaal niveau (bijvoorbeeld in de Empire-instellingen) veranderd worden. Paul bedankt alle deelnemers voor hun waardevolle input. De bijeenkomst wordt afgesloten met een lunch. De volgende bijeenkomst is reeds gepland op woensdag 26 april van 9:00 tot 13:00 uur in het kantoor van cegeka-dsa, Bastion 4 in Veenendaal. Actiepunten Nr Actie Wie 1 Feedback meenemen in de realisatie van de verbeterpunten of verwerken in een nieuwe Paul versie van het ontwerp van die verbeterpunten en ter review voorleggen tijdens de volgende bijeenkomst 2 Informatie mailen over probleem met acceptatie van verhuuraanbieding dat optreedt nadat de einddatum van een verhuurcontract is opgeschoven Floor Verslag SIG Contracten / 5