SIG GDPR. Notulen: bijeenkomst 2. 1 van 5

Transcriptie

1 SIG GDPR Notulen bijeenkomst 2 1 van 5

2 Klanten Cegeka-dsa Portaal Jacques van Iperen Koen van Kempen Ted Ober Mozaïek Wonen Els Barnas Alex Barnas Jarno Cislo Jaap van Lindonk Eigen Haard Weller Waterweg Wonen Tom Jurgens Wouter Dings Charles Steevensz Datum De volgende onderwerpen zijn besproken 1 Aftrap 1.1 Welkom Alle deelnemers 1.2 Toelichting Agenda Koen van Kempen 1.3 Beknopte terugblik / samenvatting bijeenkomst 1 Koen van Kempen De lijst met vraagstukken is voorzien van de actuele status en op sommige vlakken uitgebreid met een demo vanuit cegeka-dsa t.a.v. Proof of Concept s. 2.1 Dynamics Empire AVG Proof Hoe kan Cegeka garanderen dat DE en alle aanverwante producten AVG/GDPR proof zijn? Antwoord a. Dit blijft gedurende de verdere ontwikkeling van Dynamics Empire een continu proces. b. Vraag uit de zaal kunnen wij garanderen (dus garantie) afgegeven en in welke vorm? c. Jarno geeft als voorbeelden, dat de TPM en PenTest een vorm van garantie kunnen zijn. Let wel de stand van vandaag kan verderop in tijd achterhaald zijn. Vandaar is de juridische garantie moeilijk te geven. d. Het is ook afhankelijk van i. Het wel of niet of niet inrichten van de juiste autorisaties (verantwoordelijkheid corporatie). ii. Correcte organisatorische en technische beveiliging vanuit de corporatie. Gespreksverslag 2 van 5

3 e. De garantie die gezocht wordt vanuit de corporaties is vanuit het product. i. Hoe kan cegeka-dsa aantonen dat er met het product AVG-proof gewerkt kan 2.2 Optionele velden die conflicteren met doelbinding. (zoals BSN) Antwoord A. cegeka-dsa zorgt er voor dat het veld BSN-nummer vanaf Dynamics Empire R18 niet meer zichtbaar is (by default). B. WoonDynamics toetst of er nog meer velden 'uitgeschakeld' dienen te Aanvullend Verzoek Els Barnas, kan er een opschoonrapport gemaakt worden om de optionele velden te schonen. Dit betreft RFC W Deze is besproken in de Contracten SIG. Is verder uitgewerkt in DEDV en DEDV Planning oplevering van deze 2 DEDV-items is op dit moment niet bekend, cegeka-dsa komt terug met een sluitend antwoord. 2.3 Anoniem Testen Wat gaat cegeka-dsa doen aan anoniem testen? Actie punt is gesloten, zie powerpoint SIG GDPR Sessie Autorisaties Rechten binnen het DMS Mogelijkheden in het huidige DMS zijn gedemonstreerd door Jaap van Lindonk in sessie 2 van de SIG. Hiermee is de vraag beantwoord. 2.5 Bewaartermijnen & Dataclassificatie Dataclassificatie en hanteren van bewaartermijnen in DMS a. Ted Ober heeft een demonstratie gegeven t.a.v. de beoogde oplossingsrichting (POC). b. Tom Jurgens van Eigen Haard geeft aan dat dit volgende week bij het Aedes overleg ook aan bod komt. De bewaartermijnen, en vooral welke zijn van toepassing op de AVG i. Welke termijnen zijn relevant, wanneer gaat de termijn lopen ii. De Key (Centric klant) heeft een hele lange lijst met veel documenten en de daarbij behorende bewaartermijnen. Deze heeft men teruggebracht 15 documenten en bewaartermijnen die van toepassing zijn op de AVG voor Woningcorporaties. Deze lijst/dit overzicht wordt besproken in het Aedes overleg. iii. Els geeft aan ook een beleidsstuk met betrekking tot de bewaartermijnen te hebben en het verzoek intern (bij Mozaïek Wonen) uit heeft Gespreksverslag 3 van 5

4 staan om dat beleidsstuk te delen voor input in de SIG. c. Ted Ober geeft demo i. In welke servicepack levert cegeka-dsa de codeunit uit die ook het niet zichtbaar maken ondersteunt? (Wat voorheen vanwege performance niet gedaan) ii. Actie Koen, officieel laten weten in welke SP dit beschikbaar komt. d. Demo 2 door Ted Ober, gericht op het onderwerp privacy by design. e. Retentietermijnen instellen demo ook door Ted. Retentietermijnen worden in ERP ingesteld. Echter wordt wel een connectie gemaakt/gelegd met het DMS-systeem. Deze retentietermijnen geldt voor documenten etc. voor klanten die nog steeds huurder zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan een inkomensverklaring die na 3 maanden al verwijderd moet 2.6 Security DE Hoe wordt de internetbeveiliging en/of algehele beveiliging verbeterd (portalen/webclient), MFA (Multi Factor Authentication)? a. In volgende sessie (sessie 3 SIG) wordt hier een demo over gegeven. Voor de rest PP Koen. i. Alex geeft aan dat leveranciersportaal R17 de security te wensen over laat. Verzoek aan Alex om wel exact aan te geven welke concrete voorbeelden / meldingen hiervan zijn. 2.7 Autorisaties Ted Ober heeft middels een demo de mogelijkheden laten zien. 2.8 Data uitwisseling Geen vragen t.a.v. de PowerPoint (sessie 2) 2.9 Registratie bijzondere persoonsgegevens a. Ted geeft aan dat het niet zozeer een technisch vraagstuk is maar meer functioneel vraagstuk. Er kan hier met codes gewerkt Hier is in de sessie wat discussie over. Wat mag je wel vastleggen en de zwarte lijst discussie begint weer. b. Hier wordt wel gesteld dat je een deel niet in het ERP-systeem moet/mag vastleggen. c. Er moet een rechtsgrond zijn voor het vastleggen van die bijzondere gegevens. Vooral de aan leefbaarheid gerelateerde zaken vallen hieronder. d. Actie 1 Vastellen of er geen zaken in de best practice inrichting zijn opgenomen, waarvan het niet wenselijk/toegestaan is dat ze vastgelegd zijn. e. Actie 2 Gebruikersgroep moet aan geven hoe de registratie nu plaatsvindt Dataportabiliteit 2.11 Verwerkingsregister Gespreksverslag 4 van 5

5 2.12 Inzage & Verwijderen persoonsgegevens a. Actie voor de volgende SIG alle deelnemers bepalen of de template die Weller hanteert volledig is en eventueel als standaard gebruikt kant b. Vervolgactie cegeka-dsa kunnen we dit standaard faciliteren (standaard rapport of Wordlink brief). c. Additionele verzoeken eventueel in sessie 3 bespreken. d. Alex Barnas geeft aan dat het een wens is om dit op het klantportaal beschikbaar te maken Verhuurdersverklaring 2.14 Zwarte lijst AVG-proof 2.15 Bewaartermijnen 2.16 Informatie t.b.v. verschillende doeleinden. a. Ted geeft een demo wat er in Dynamics Empire mogelijk is, echter zijn de deelnemers er niet over uit of deze informatie in de ERP of CRM thuishoort. b. Vraag is beantwoord, Het deel wat Ted heeft laten zien wat mogelijk is in ERP is afdoende voor de vraag die door Tom gesteld is. Dit kan door de corporatie naar eigen inzicht/wens ingericht 6 Rondvraag 6.1 Wat is de status van de contracten SIG. Actie Jaap van Lindonk terugkoppeling n.a.v. gesprek met Paul van Velzen. Gespreksverslag 5 van 5