Privacybeleid DE KINDERKROON TUBBERGEN FLERINGEN. Privacy beleid De KinderKroon mei 2018 DE KINDERKROON-WILHELMINASTRAAT EC-TUBBERGEN

Transcriptie

1 Privacybeleid DE KINDERKROON TUBBERGEN FLERINGEN Privacy beleid De KinderKroon mei 2018 DE KINDERKROON-WILHELMINASTRAAT EC-TUBBERGEN

2 Privacybeleid 1. Inleiding De KinderKroon gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten (ouders en kinderen) medewerkers en sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen: Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. De KinderKroon heeft maatregelen genomen zodat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, doeltreffend en niet bovenmatig zijn Binnen de KinderKroon is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op uitoefening van hun functie nodig is. De KinderKroon heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van De KinderKroon en het privacy aanspreekpunt zijn : De KinderKroon t.a.v. Sisi Mensink / Nathalie Jansen Directie nathalie@dekinderkroon.nl PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

3 2. Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 2 Inhoudsopgave 2 3 Gegevens klanten Doel Gegevens verwerking Gegevens worden vastgelegd Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten Uitwisseling van klantgegevens met derden 5 4 Gegevens medewerker en sollicitanten Gegevens medewerkers Gegevens sollicitanten 8 5 Overige afspraken en richtlijnen Gedragscode Inzage, controle en wijziging van gegevens Beveiliging Identificatie klant Toegang van derden tot persoonsgegevens Klachten Autoriteit persoonsgegevens 10 PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

4 3 Gegevens klanten In dit privacy beleid wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met De KinderKroon heeft ondertekend. Hierbij gaat De KinderKroon ervan uit, dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacy beleid afstemt met de andere ouder (niet zijnde contractouder) De ouders c.q. verzorger die geen contract heeft met De KinderKroon, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit beleid, dit doen in afstemming met de contractouder. 3.1 Doel gegevens verwerking De KinderKroon verzamelt alle gegevens van klanten in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel: Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturatie en de uitvoering van de overeenkomst Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind Het onderhouden van contracten met ouders, voogden en verzorgers van de kinderen Het aanvragen van subsidie/toeslagen 3.2 Gegevens die worden vastgelegd De KinderKroon legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen en ouders. PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

5 Inschrijving De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en de KinderKroon voor de opvang (dagopvang en buitenschoolse opvang) van de kinderen van betreffende klanten op één van de locaties van de KinderKroon. Kind Naam Adresgegevens BSN kind Geboortedatum Soort opvang Geslacht Huisarts Deelname rijks vaccinatie programma ja/nee Ouder Naam Adresgegevens Telefoon Geslacht Geboortedatum Burgerlijke staat BSN ouders IBAN gegevens Handtekening op Sepa machtiging PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

6 Opvang In het kind dossier worden de volgende gegevens opgenomen Overdrachtsformulier inclusief kind gegevens Gesprekverslag Observatie verslag Eventueel verklaring medicijntoediening Gegevens worden vastgelegd door pedagogisch medewerksters en pedagogen van de KinderKroon. Hierop worden bewaartermijnen van de belastingdienst en Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen. 3.3 Bewaren en bewaartermijnen van gegevens klanten Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en gedurende periode van overeenkomst met uitloop van 2 jaren. De KinderKroon hanteert een bewaartermijn voor de financiële administratie van 7 jaar. 3.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden De KinderKroon biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. De KinderKroon wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Gemeente en scholen). Hierbij gelden de volgende voorwaarden: PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

7 Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor: Een wettelijke grondslag aanwezig is (bijv. in het kader van de kinderopvangtoeslag) Als betrokkene weet dat verstrekking voor een bepalend doel is toegestaan (bijv. Gemeente of GGD) In geval van noodzakelijkheid waarbij geen persoonlijke schade wordt aangericht In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor duidelijke toestemming geeft. De KinderKroon wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die De Kinderkroon heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind: De Belastingdienst (naam, adres, BSN kind en ouders, jaaropgave opvang) De GGD welke in het kader van de controlerende taak gegevens van kind (naam en geb. datum) noodzakelijk achten vanwege begeleider kind registratie. In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders, ook uit te wisselen met derden. Te denken valt aan consultatiebureau, bureau jeugdzorg, scholen, maatschappelijk werk etc. De items welke hiervoor in aanmerking komen zijn : fysieke verzorging, geestelijke verzorging, intelligentieontwikkeling, ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak en gedragsontwikkeling. Let wel; niet zonder de expliciete toestemming van ouders. Ouders hebben ten aller tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft De KinderKroon de plicht om altijd in gesprek te gaan met ouders over eventuele zorgen omtrent hun kind. Wij zullen samen met ouders gaan kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet wordt weggenomen, kunne wij genoodzaakt zijn een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen en/of onze medewerkers in gedrang komt of is. PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

8 4 Gegevens medewerkers en sollicitanten 4.1 Gegevens medewerkers De KinderKroon De KinderKroon gaat zorgvuldig om met de gegevens van medewerkers. De volgende aandachtspunten, zoals geformuleerd door Autoriteit Persoonsgegevens worden gehanteerd: De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijke verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleiding, bedrijf medische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten. Slechts de wettelijke toegestane en/verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, banrekeningnummer, , geboortedatum, telefoon, diploma s, functie, kopie id of paspoort, BSN nummer en de aanwezigheid (i.v.m. uitbetaling salaris en verlofregistratie etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van de wet. De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die de uitvoering van arbeidsovereenkomst verwerken, die leiding geven aan de medewerkers of anderszins noodzakelijk zijn betrokken. De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier bewust toestemming voor heeft gegevens of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht. De gegevens van de medewerker worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband verwijderd, tenzij sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaren. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en niet langer dan die termijn. PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

9 4.2 Gegevens sollicitant De KinderKroon De KinderKroon gaat zorgvuldig om met gegevens van sollicitanten. Gegevens worden 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen: Na indiensttreding worden gegevens opgenomen in een personeelsdossier Bij niet indiensttreding worden sollicitaties bewaard naar keuze van de sollicitant. Indien vacante functies kan contact worden opgenomen. Er wordt na 1 jaar wederom gevraagd indien verwachte noodzaak en anders worden sollicitaties vernietigd. 5 Overige afspraken 5.1 Gedragscode Voor alle medewerkers van De KinderKroon geldt dat zij zorgvuldig om moeten gaan met privacy gevoelige gegevens en informatie van klanten en collega s. Onder de aandacht zijn de volgende punten: Privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders. Indien gevoelige informatie moet worden gecommuniceerd bij breng- en haalmomenten, gebeurt dit in een gedeelte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen. Betreffende ouders (en andere ouders) dienen eigen verantwoordelijkheid hierin te nemen. Een medewerker draagt belangrijke informatie van derden (bijv logopediste, leerkracht) over aan ouders Er wordt buiten de werkkring nooit een casus met naam en toenaam besproken In notulen en stageverslagen worden initialen gebruikt als er kinderen benoemt moeten worden. Is een overdracht voor intern gebruik dan worden daarin namen volledig geschreven Schriftelijke gegevens worden zorgvuldig opgeborgen Digitale gegevens zijn beveiligd en staan onder een wachtwoord op pc s, laptop of ipads PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

10 Er worden geen gegevens van andere medewerkers aan anderen verstrekt zonder medeweten van degene 5.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken en/of te verwijderen. Dit geschiedt na een inzageverzoek. Overdragen naar andere instanties of aan u zelf kan, maar dan gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die De KinderKroon met uw toestemming verwerkt heeft. Het inzagerecht houdt in dat ouders, medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens De KinderKroon over hen of hun kinderen verwerkt. Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van De KinderKroon het recht om gegevens te verwijderen of te corrigeren. Dit volgt tevens een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd als de gegevens onjuist zijn, niet nodig zijn om een doel te bereiken, als gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven aan De KinderKroon voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit is alleen mogelijk indien er uitvoering van overeenkomst/arbeidsovereenkomst meer actief is. De KinderKroon moet de wettelijke bewaartermijnen naleven. Verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken of verwijderen kan via info@dekinderkroon.nl 5.3 Beveiliging Gegevens verwerking gebeurt digitaal en wordt, indien noodzakelijk, schriftelijk opgeborgen in een aparte ruimte. 5.4 Identificatie klant PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI

11 Het kan zijn dat een pedagogisch medewerkster niet kan vaststellen of de betrokken volwassenen inderdaad bevoegd is om een kind op te halen uit een vestiging. De pedagogisch medewerkster kan legitimatie gaan vragen indien zij dit van belang acht. Ouders zijn verplicht aan te geven als door iemand anders dan zijzelf, hun kind wordt opgehaald. Zonder deze melding wordt een kind niet meegegeven. 5.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens Binnen De KinderKroon kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de accountant of interne administrateur. De personen hebben geheimhoudingsplicht. 5.6 Autoriteit Persoonsgegevens Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben het recht om een klacht over verwerking van persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 6 Vragen Als u naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen en/of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Dit kan via info@dekinderkroon.nl of telefonisch; PRIVACY BELEID DE KINDERKROON MEI