Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Doel van registratie Doel van de registratie van ouders / verzorgers Doel van de registratie van

Transcriptie

1 Privacy beleid Versie 2018

2 Voorwoord Kinderopvang de Voetstapjes hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Uw privacy vinden wij belangrijk en wij handelen dan ook in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacy wetgeving is op 25 mei 2018 ingegaan, geldt voor de hele Europese Unie (EU) en heeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) volledig vervangen. In dit privacy beleid beschrijven wij hoe wij privacy van uw gegevens hebben ingericht en waarborgen hebben getroffen om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Hieruit vloeit in ieder geval voort dat wij: Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit beleid; Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt; Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierover willen informeren en uw rechten respecteren. Indien u vragen heeft naar aanleiding van dit privacy beleid of ons privacy statement op de website of in algemene zin vragen heeft hoe wij met uw gegevens omgaan, kunt u contact opnemen met de directrice Winny Liem ( of info@devoetstapjes.nl).

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Doel van registratie Doel van de registratie van ouders / verzorgers Doel van de registratie van kinderen Doel van de registratie van werknemers Gegevens die worden geregistreerd Ouders / verzorgers en kinderen Werknemers Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens Beveiliging van uw gegevens Technische maatregelen Organisatorische maatregelen Melding datalekken Bewaartermijn Omgang met gegevens door medewerkers Gebruik van camera s... 5

4 1 Doel van registratie Binnen kinderopvang de Voetstapjes worden persoonsgegevens van drie verschillende doelgroepen verwerkt, namelijk persoonsgegevens van ouders / verzorgers, persoonsgegevens van kinderen en persoonsgegevens van werknemers. Hieronder wordt voor elk van deze drie groepen aangegeven wat het doel van de gegevensverwerking is. 1.1 Doel van de registratie van ouders / verzorgers De registratie van de persoonsgegevens van ouders / verzorgers heeft als doel: 1. Om u als ouder de dienst van kinderopvang aan te kunnen bieden. Hiervoor gebruiken wij een plaatsingsovereenkomst (contract) waarin de afspraken met u als ouder zijn vastgelegd 2. Om de facturatieverwerking uit te kunnen voeren, op basis waarvan wij de dienst kinderopvang aanbieden; 3. Om u te faciliteren in de aanvraag van de kinderopvangtoeslag. Hiervoor moet u als ouder ingeschreven zijn bij een geregistreerde kinderopvang; 4. Om u te informeren over belangrijke ontwikkelingen met betrekking tot uw kind en kinderopvang in het algemeen. 5. Om aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt. 1.2 Doel van de registratie van kinderen De registratie van de persoonsgegevens van kinderen heeft als doel: 1. Om een zo optimaal mogelijke opvang, verzorging en ontwikkeling van uw kind te garanderen; 2. Om de veiligheid van uw kind te kunnen garanderen; 3. Om aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt. 1.3 Doel van de registratie van werknemers De registratie van de persoonsgegevens van werknemers heeft als doel: 1. Om een wettelijke arbeidsrelatie aan te kunnen gaan met de werknemers; 2. Om de salarisverwerking uit te kunnen voeren, inclusief bijbehorende uitkeringen zoals vastgelegd in de CAO kinderopvang; 3. Om aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt. 2 Gegevens die worden geregistreerd 2.1 Ouders / verzorgers en kinderen De volgende gewone persoonsgegevens worden geregistreerd: Achternaam, voornaam, geboortedatum; Adres; Geslacht; Telefoonnummer; adres; Bankrekeningnummer; P a g i n a 1

5 De volgende bijzondere persoonsgegevens: Burger Service Nummer (BSN); Gegevens betreffende de gezondheid van uw kind, zoals ziektes en inentingen. De gegevens worden rechtstreeks van de ouders/verzorgers verkregen met toestemming van de ouders. 2.2 Werknemers De volgende gewone persoonsgegevens worden geregistreerd: Achternaam, voornaam, geboortedatum; Adres; Geslacht; Telefoonnummer; adres; Bankrekeningnummer; De volgende bijzondere persoonsgegevens: Burger Service Nummer (BSN); 3 Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden Het kan voorkomen dat wij de gegevens die aan ons worden verstrekt aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Op dit moment maken wij om die reden gebruik van een derde partij voor de verwerking van de personeelsadministratie. Daarnaast maken wij gebruik van een softwarepakket, waarin wij de gegevens van ouders administreren. Wij maken gebruik van verwerkersovereenkomsten waar daadwerkelijke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden en niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de Belastingdienst in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 4 Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens Als verstrekker van uw persoonsgegevens heeft u een aantal rechten die van toepassing zijn op onze dienstverlening waar u gebruik van kunt maken te weten: 1. Recht op informatie: het recht om op de hoogte worden gesteld van het feit dat verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt of zal plaatsvinden en wat de doeleinden hiervan zijn. Hier neem u kennis van bij het aangaan van de overeenkomst voor kinderopvang. 2. Recht op inzage: het recht om de persoonsgegevens van u die worden verwerkt in te zien. Dit kunt u doen door een schriftelijk verzoek aan ons te verstrekken. P a g i n a 2

6 3. Recht op rectificatie en aanvulling: het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt te rectificeren vanwege onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. Dit kunt u doen door een schriftelijk verzoek aan ons te verstrekken. 4. Recht op vergetelheid: het recht om vergeten te worden, waar zonder onredelijke vertraging gehoor aan zal worden gegeven, indien bijvoorbeeld persoonsgegevens niet langer nodig zijn, toestemming voor verwerking is ingetrokken of bij onrechtmatige verwerking. Dit kunt u doen door een schriftelijk verzoek aan ons te verstrekken. 5. Recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken bijvoorbeeld als bepaalde informatie vanwege persoonlijke omstandigheden gevoelig is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vervelende gezinssituatie. Dit kunt u doen door een schriftelijk verzoek aan ons te verstrekken. 6. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend, maar heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 5 Beveiliging van uw gegevens De Voetstapjes heeft de beveiliging van uw persoonsgegevens met behulp van passende technische en organisatorische maatregelen ingericht. 5.1 Technische maatregelen De volgende technische maatregelen zijn ingericht: Persoonsgegevens worden alleen opgeslagen op beveiligde computers die alleen toegankelijk zijn voor de directie; Computers zijn beveiligd met wachtwoorden die voldoen aan algemeen geaccepteerde wachtwoordvereisten; Computers zijn beveiligd met behulp van firewalls en virusscanners; Computers worden periodiek geupdate met de laatste updates en patches. 5.2 Organisatorische maatregelen De volgende organisatorische maatregelen zijn ingericht: Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot die personen die de gegevens nodig hebben voor uitoefening van hun werk. Zo worden kindgegevens alleen gedeeld met de pedagogisch medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de betreffende stamgroep en worden oudergegevens volledig beheert door de directie. P a g i n a 3

7 Een bewerkersovereenkomst is geïmplementeerd met de derde partij verantwoordelijke voor de personeelsadministratie. Een overeenkomst is getekend met de software leverancier die privacy van persoonsgegevens borgt. Dossiers met persoonsgegevens worden bewaard in een kast die afgesloten kan worden. Personeel wordt periodiek gewezen op het belang van het goed en vertrouwd omgaan met persoonsgegevens. 5.3 Melding datalekken Zodra zich een inbreuk op de beveiliging van uw persoonsgegevens voordoet kan het voorkomen dat deze inbreuk op grond van de AVG mogelijk moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De afweging die hierbij gemaakt dient te worden is hieronder weergegeven. Allereerst is het belangrijk om vast te stellen of zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan waar persoonsgegevens verloren zijn gegaan. Het moment dat het om persoonsgegevens van gevoelige aard betreft en het nadelen heeft voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens zullen wij een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens doen. Hierover zullen wij u ook informeren en tevens zullen wij een log bijhouden van de gedane meldingen Persoonsgegevens van gevoelige aard betreffen 1) bijzondere persoonsgegevens, 2) gegevens over de financiële of economische situatie, 3) (andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting, 4) gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens en 5) gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude. 5.4 Bewaartermijn Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat wij uiterlijk twee jaar nadat de opvang beëindigd is, zorg dragen voor de verwijdering van de persoonsgegevens. Echter is het in het kader van de verplichtingen naar P a g i n a 4

8 de belastingdienst wel noodzakelijk om een aantal gegevens voor 7 jaar te bewaren te weten uw volledige naam, uw BSN nummer, contractgegevens en financiële transacties. 6 Omgang met gegevens door medewerkers Voor alle medewerkers van de Voetstapjes geldt dat aan hen is uitgelegd hoe zorgvuldig om te gaan met privacy gevoelige persoonsgegevens van ouders, kinderen en andere medewerkers. Daarnaast zijn alle medewerkers op de hoogte van dit privacy beleid. In de praktijk zijn tevens de volgende afspraken gemaakt met de medewerkers: Privacy gevoelige onderwerpen worden zonder aanwezigheid van andere ouder besproken; Schriftelijke gegevens worden zorgvuldig opgeborgen; Schriftjes waarin de ontwikkeling van het kind wordt beschreven zijn alleen voor de ouders van het kind zijn bedoeld; Collega s praten niet over elkaar en er worden geen gegevens over medewerkers met elkaar uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene; Privégegevens van medewerkers worden niet aan ouders verstrekt. 7 Gebruik van camera s Binnen kinderopvang de Voetstapjes hebben wij er voor gekozen om, als onderdeel van de uitvoering van het vier ogen principe, gebruik te gaan maken van toezicht d.m.v. camera s. Op momenten dat er één pedagogisch medewerkster op de groep aanwezig is kan er te allen tijde meegekeken worden via de camera. Deze bewerking is ook aangemeld bij het college bescherming persoonsgegevens, hoewel hier door hen niet meer actief op wordt gecontroleerd. De beelden worden standaard opgenomen voor twee weken en zullen daarna automatisch verwijderd worden. Het gebruik van de beelden is alleen toegankelijk voor de directie. Alleen zij kunnen meekijken met deze camera s. Hiermee garanderen wij tevens de privacy binnen de Voetstapjes. Voor meer informatie verwijzen wij u tevens naar ons protocol cameratoezicht, welke voor u inzichtelijk is op de locatie. P a g i n a 5