Communicatie- en bereikbaarheidsadvies bij hinderlijke infrastructuurwerken

Transcriptie

1 Communicatie- en bereikbaarheidsadvies bij hinderlijke infrastructuurwerken OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN Aanbestedende overheid: Besteknummer: Dossiernummer Opening van de offertes: Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen 1M3D8H/17/10 X40/N0/136 Donderdag 20/07/2017 om 10 uur Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 81, 9000 Gent Verplicht gebruik te maken van e-tendering Verplicht gebruik te maken van e-invoicing 1

2 1. LIJST MET AFKORTINGEN EN DEFINITIES INLEIDING EN ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT CONTEXT DE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ALGEMENE BEPALINGEN ALGEMENE GEGEVENS AANBESTEDENDE OVERHEID VOORWERP VAN DE OPDRACHT GUNNINGSWIJZE (WET 2006, ART. 23) VERGOEDING VOOR INSCHRIJVERS OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN TECHNISCHE BEPALINGEN DOELSTELLINGEN VAN DE OPDRACHT DOELGROEPEN NORMEN VOOR VLAAMSE OVERHEIDSCOMMUNICATIE EN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN BELEIDSNOTA SAMENSTELLING TEAM Algemeen Bereikbaarheidsadviseur Senior communicatieadviseur Junior communicatiemedewerker Grafisch ontwerper Copywriter INSCHAKELING TEAM OPDRACHTNEMER IN DE COMMUNICATIECYCLUS VAN WOV VALIDATIE EN CORRECTIERONDES INSCHAKELING VAN HET TEAM IN DE COMMUNICATIEWERKING VAN WOV PROACTIEVE AANPAK BEREIKBAARHEIDSADVIES Bemiddeling Voorbereiding en uitwerking van minderhinder-maatregelen De bereikbaarheidsadviseur als aanspreekpunt voor alle doelgroepen DE COMMUNICATIEPRODUCTEN EN DE COMMUNICATIEMIX (COMMUNICATIE)STRATEGISCH INZICHT EN DOORDACHT BEPALEN VAN DE COMMUNICATIEMIX KWALITEIT TEKSTEN KWALITEIT GRAFISCH MATERIAAL EVALUATIE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN PLAATSING VAN DE OPDRACHT RSZ-verplichtingen (art. 61, 1 & 2,5 en 62 KB Plaatsing) Kwalitatieve selectie (Art. 67 en Art. 72 KB Plaatsing) ART. 67 en art Beroep op draagkracht andere entiteiten (art. 74 KB Plaatsing) Offerte: opening, indiening, vorm en inhoud Openen en indienen van de offertes Vorm en inhoud offerte (art. 58, 82, 84 en 85 KB Plaatsing) Inventaris (art. 84 KB Plaatsing) Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing)

3 5.1.5 Prijs Prijsvaststelling en prijsonderzoek (art. 13, 21 KB Plaatsing) Prijsopgave (art. 16 KB Plaatsing) Inbegrepen prijselementen (art. 19, 3 KB Plaatsing) Prijsherziening (art. 20 KB Plaatsing) Gunningscriteria - offerteaanvraag (Art. 25 KB Plaatsing) UITVOERING VAN DE OPDRACHT Algemene uitvoeringsbepalingen Duur van de overeenkomst Plaats van de dienstverlening (art. 149 KB Uitvoering) Leidend ambtenaar (art. 11 KB Uitvoering) Betalingen Wijze waarop de prijs wordt betaald (art. 66 KB Uitvoering) Het facturatie- en betalingsproces in enkele stappen samengevat (art. 150, 160 KB Uitvoering) Het facturatie- en betalingsproces in detail (*** art. 150, 160 KB Uitvoering) Maandelijkse planning (art. 149 KB Uitvoering) De opdrachtnemer zal de gemaakte afspraken en de planning formaliseren in een beknopt verslag Samenstelling team(art. 149 KB Uitvoering) Intellectuele rechten (Art. 19 en 20 KB Uitvoering) Draagwijdte en bedrag van de borgtocht (art. 25 KB Uitvoering) Plannen, documenten en voorwerpen opgemaakt door de aanbestedende overheid (KB Uitvoering art. 35) Bijzondere straffen (KB Uitvoering Art. 45, 1) Teruggave vertragingsboetes en straffen (Art KB Uitvoering) Wijzigingen aan de opdracht (art. 151 KB Uitvoering) Oplevering opdracht (art. 156 KB Uitvoering) BIJLAGEN BIJ DIT BESTEK BIJLAGE 1: INVENTARIS (IN MS WORD-FORMAAT) IN TE VULLEN DOOR DE INSCHRIJVER BIJLAGE 2: OPDRACHTOMSCHRIJVING CASE BIJLAGE 3: DIENSTORDER MAWO/AWV/ WERFSIGNALISATIE HANDELAARS BEREIKBAAR BIJLAGE 4: SJABLOON BEWONERSBRIEF AWV BIJLAGE 5: SJABLOON PERSBERICHT AWV

4 1. Lijst met afkortingen en definities BA: bereikbaarheidsadviseur WOV: Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen (dit is een afkorting die enkel in interne communicatie gebruikt wordt of in de context van aanbestedingen zoals deze, niet in externe communicatie) AWV: Agentschap Wegen en Verkeer Als dit bestek spreekt over gunnings- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek en alle bijhorende documenten die als basis gelden voor het indienen van de offertes. 2. Inleiding en algemene beschrijving van de opdracht 2.1 Context Het Agentschap Wegen en Verkeer beheert en onderhoudt ongeveer 5500 km gewestwegen, 1430 km autosnelwegen en 6700 km fietspaden. De 1400 werknemers van het Agentschap Wegen en Verkeer zijn verantwoordelijk voor de aanleg, het onderhoud en het verbeteren van die fiets-, gewest- en autosnelwegen. Het agentschap maakt deel uit van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid. Veel gewestwegen in Vlaanderen lopen door centrum-, handels- en woonzones. Als Wegen en Verkeer werkzaamheden uitvoert op die wegen, veroorzaakt dat vaak aanzienlijke hinder voor bewoners, handelaars, ondernemers en attractiepolen. Wegen en Verkeer doet heel wat inspanningen om de hinder waarmee werkzaamheden gepaard gaan tot een minimum te beperken door werkzaamheden gefaseerd uit te voeren of door zogenaamde minderhinder-maatregelen toe te passen. Wegen en Verkeer communiceert ook tijdig en effectief opdat iedereen die daar belang bij heeft, tijdig de correcte informatie over de werken krijgt. Wegen en Verkeer is provinciaal georganiseerd: er is een territoriale afdeling per provincie. In iedere provincie is er een communicatieverantwoordelijke (in Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant ondersteund door een communicatiemedewerker) die verantwoordelijk is voor de externe communicatie van de afdeling in kwestie. 2.2 De omschrijving van de opdracht De opdracht die het voorwerp uitmaakt van dit bestek, omvat de ondersteuning van WOV op het vlak van bereikbaarheidsadvies en communicatie. 4

5 Met bereikbaarheidsadvies bedoelen we bemiddeling tussen WOV enerzijds, en de hierboven genoemde doelgroepen anderzijds betreffende de bereikbaarheid in de werfzone en de ruimere omgeving van de werf. De opdrachtnemer zal ook als aanspreekpunt fungeren voor de omwonenden, de handelaars, ondernemers en alle andere doelgroepen in de werfzone en de ruime omgeving en zij/hij zal ook betrokken worden bij de voorbereiding en uitwerking van minderhinder-maatregelen. Het team van de opdrachtnemer ondersteunt WOV ook bij de voorbereiding en de uitvoering van de communicatie over de hinderlijke infrastructuurprojecten. Dat houdt zowel klassieke communicatiemiddelen en -kanalen in (brieven, folders, persberichten, ), als digitale (websites, digitale nieuwsbrieven, sociale media zoals Facebook en Twitter). De opdrachtnemer ondersteunt WOV ook bij de voorbereiding en de uitvoering van infomomenten op locatie (hoorzittingen, infomarkten, etc.). De opdrachtnemer die de voorliggende opdracht krijgt, zal WOV ondersteunen bij projecten die met veel hinder gepaard gaan. Dat kunnen doortochtprojecten zijn, waarbij een typisch Vlaamse steenweg heringericht wordt, maar ook de aanleg van fietspaden langs een drukke weg, de herinrichting van een kruispunt of om het even welk infrastructuurproject van Wegen en Verkeer dat met veel hinder gepaard gaat. De opdrachtnemer komt doorgaans pas in actie relatief kort voor of tijdens de uitvoeringsfase, wanneer de plannen definitief zijn en een project op het investeringsprogramma (rollend driejarenprogramma) van WOV voorkomt. Ook in die fase van een project is er echter vaak nog onduidelijkheid over wanneer een project uiteindelijk uitgevoerd zal worden, welke uitvoeringsmethode en fasering toegepast zal worden, welke omleidingen in voege zullen zijn tijdens de werken, etc. De BA zal m.a.w. net zoals de communicatiemedewerkers, de projectleiders en de werfleiders van WOV in een omgeving moeten communiceren en bemiddelen waarin over veel cruciale zaken nog onduidelijkheid bestaat. De opdrachtnemer kan gevraagd worden om een aantal taken in de kantoren van WOV (Koning Maria Hendrikaplein 70, bus 81, 9000 Gent ) uit te voeren. Er zullen ook vergaderingen plaatsvinden op verplaatsing, bijv. in de kantoren van een gemeentebestuur,, van een nutsmaatschappij, op de werf zelf, etc. Deze opdracht is een open offertevraag: de inschrijvers dienen tegelijkertijd de gevraagde documenten m.b.t. de selectie en de gevraagde documenten voor de gunning in. Indien inschrijvers voldoen aan de selectiecriteria zal hun offerte beoordeeld worden op basis van de gunningscriteria voor meer informatie daarover: zie Gunningscriteria - offerteaanvraag (Art. 25 BS 2007). In veel passages van dit bestek wordt verwezen naar documenten en bestanden die inschrijvers in het kader van hun offerte (selectie en gunning) moeten bezorgen. De lijst van alle documenten en bestanden die ingediend moeten worden voor een geldige offerte is te vinden in Vorm en inhoud offerte (art. 58, 82, 84 en 85 KB Plaatsing). 5

6 Merk op dat inschrijvers die een offerte indienen die aan een aantal minimumvoorwaarden voldoet, recht hebben op een vergoeding (zie 3.6 Vergoeding voor inschrijvers voor meer informatie daarover). 3. Algemene bepalingen 3.1 Algemene gegevens De digitale versie van het bestek en de bijlagen zijn gratis te downloaden via de e-tendering applicatie op de website Door het indienen van een offerte aanvaarden de inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van de opdrachtdocumenten en aanvaarden ze door de bepalingen ervan gebonden te zijn. Indien een inschrijver in verband met de inhoud van de opdrachtdocumenten rechtmatigheidsbezwaren heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende brief uiterlijk tien kalenderdagen voor de opening van de offertes bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de redenen. Verbintenistermijn van de inschrijvers: Duur van de opdracht: Samengevoegde opdracht: 120 kalenderdagen. 12 (kalender)maanden, driemaal verlengbaar nee 3.2 Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor Openbare Werken. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. Agentschap Wegen en Verkeer Afdeling Oost-vlaanderen VAC Virginie Loveling Koning Maria Hendrikaplein 70, bus Gent Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, een gerechtelijke uitspraak, een overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde 6

7 adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. Alle andere correspondentie met betrekking tot deze opdracht wordt geadresseerd aan de voormelde administratieve entiteit. 3.3 Regelgeving, o.a. de toepasselijke wetgeving overheidsopdrachten Het Agentschap Wegen en Verkeer is onderhevig aan de wetgeving overheidsopdrachten. In de administratieve voorschriften van dit bestek staan de artikels uit de wetgeving die betrekking hebben op de huidige opdracht. Het betreft artikels uit de volgende regelgeving: 1. De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); 2. De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, levering en diensten van 17/06/2013 (hierna: BS 21 juni 2013); 3. Het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); 4. Het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering). 5. De beleidsdoelstellingen van de Vlaamse regering voor de Vlaamse overheidscommunicatie (zie 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota in dit bestek) In de administratieve bepalingen van dit bestek zal verwezen worden naar artikels in deze regelgeving. U kunt deze regelgeving terugvinden: Voor 1, 2, 3, 4: op Voor 5: op Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels (AUR) conform artikel 9 4 AUR De artikelen van de opdrachtdocumenten die van de algemene uitvoeringsregels afwijken, zijn: Art. 50 3: Teruggave vertragingsboetes en straffen Art. 150: Betalingen Art. 25: Bedrag van de borgtocht 7

8 3.4 Voorwerp van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is het verlenen van bereikbaarheidsadvies en de voorbereiding en uitvoering van communicatie bij infrastructuurprojecten van WOV die met veel of aanzienlijke hinder gepaard gaan of een grote impact hebben op de omgeving. Volgens de CPV-classificatie hebben deze diensten betrekking op: Reclame- en marketingdiensten Administratiediensten Public relationsdiensten Diensten voor public relationsbeheer Advies inzake public relations Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3, 4 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni Gunningswijze (wet 2006, art. 23) De opdracht wordt geplaatst bij wijze van: - een open offerteaanvraag 3.6 Vergoeding voor inschrijvers Voor alle inschrijvers die aan onderstaande minimumvoorwaarden voldoen, is een vergoeding voorzien die 2% van het door de opdrachtgever geraamde bedrag voor deze opdracht (incl. btw) bedraagt. Dit bedrag wordt evenredig verdeeld onder alle inschrijvers die aan volgende minimumvoorwaarden voldoen: de inschrijver komt in aanmerking voor selectie - m.a.w. zijn offerte voldoet aan de voorwaarden omschreven in RSZ-verplichtingen (art. 61, 1 & 2,5 en 62 KB Plaatsing), Beroep op draagkracht andere entiteiten (art. 74 KB Plaatsing) en Kwalitatieve selectie (Art. 67 en Art. 72 KB Plaatsing) de inventaris is volledig ingevuld en de offerte is correct ingediend (zie Openen en indienen van de offertes, Vorm en inhoud offerte (art. 58, 82, 84 en 85 KB Plaatsing) en Inventaris (art. 84 KB Plaatsing) ) de inschrijver behaalt op alle gunningscriteria de helft van de score, behalve op het gunningscriterium kwaliteit team (waar hij 12/20 moet halen) en het prijscriterium prijs (zie Criterium 1: het offertebedrag voor meer uitleg daarover). Het bedrag wordt opeisbaar bij het verstrijken van de wachttermijn. Als een beroep tot schorsing van de gunningsbeslissing is ingediend, wordt het evenwel slechts opeisbaar de dag volgend op de beslissing van de bevoegde rechter in de schorsingsprocedure. De inschrijvers die aan de hoger vermelde voorwaarden blijken te voldoen dienen een 8

9 schuldvordering in binnen de dertig kalenderdagen na het verstrijken van de wachttermijn of de beslissing van de bevoegde rechter in de schorsingsprocedure. 3.7 Overige algemeen toepasselijke bepalingen De opdrachtnemer bezit geen enkel exclusiviteitsrecht op basis van deze overeenkomst. Het opdrachtgevende bestuur kan gedurende de duur van de opdracht prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in dit bestek, laten uitvoeren door andere opdrachtnemers of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen van een opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 4. Technische bepalingen 4.1 Doelstellingen van de opdracht De opdrachtnemer zal draagvlak creëren voor de projecten van WOV en hinder beperken door tijdig en transparant te communiceren over de projecten van WOV als een brug functioneren tussen WOV, de aannemer, onderaannemers en andere partners van WOV, enerzijds, en de handelaars, de attractiepolen (scholen, ziekenhuizen, culturele centra, ), de omwonenden van een project, weggebruikers en andere doelgroepen anderzijds contacten onderhouden met partners zoals gemeentebesturen, nutsmaatschappijen en andere projectpartners met het oog op communicatieacties, minderhindermaatregelen en andere maatregelen die de hinder voor de doelgroepen (zie hierboven) kan beperken informatie verstrekken i.v.m. de mogelijkheden die de wetgeving biedt aan de handelaars tijdens werken (zie deze webpagina voor meer informatie daarover: communiceren over de minderhinder-werking en -maatregelen van Wegen en Verkeer 4.2 Doelgroepen De communicatie- en andere acties (bemiddeling, uitwerking minderhinder-maatregelen, ) van de BA zijn gericht op de volgende doelgroepen: handelaars en ondernemers met vestigingen in de buurt van wegenwerken of infrastructuurprojecten van WOV omwonenden van wegenwerken of infrastructuurprojecten van WOV 9

10 attractiepolen in de buurt van wegenwerken of infrastructuurprojecten van WOV: scholen, ziekenhuizen, culturele centra, sportclubs, etc. weggebruikers projectpartners of partners van WOV: andere (lokale, provinciale) overheden en instanties, nutsmaatschappijen, etc. De opdrachtnemer voert communicatie- en andere acties uit die op alle doelgroepen tegelijk of op specifieke doelgroepen gericht zijn. Hij houdt daarbij rekening met de specifieke eigenschappen van iedere doelgroep, bijv. met de soldenperiode, de stockaankoop en andere factoren die aanleiding geven tot bepaalde noden op het vlak van de bereikbaarheid van de doelgroep in kwestie. De opdrachtnemer zal ook op afroep zgn. stakeholderslijsten maken. Dat zijn lijsten met contactgegevens van bedrijven, handelszaken, ondernemers en andere stakeholders in een bepaalde regio die geïnformeerd moeten worden of waarmee overleg moet opgestart worden n.a.v. een project van WOV. De opdrachtnemer zal het nodige desk research en onderzoek op het terrein uitvoeren om zoveel mogelijk nuttige contactgegevens te verzamelen en op een overzichtelijke manier in een lijst te zetten. De structuur van de lijst kan opgebouwd zijn volgens de fasering van het project (dan zijn de stakeholders gegroepeerd volgens hun geografische locatie), volgens de aard van de stakeholders (bijv. politiek/bestuurlijk, middenveld, handelaars, KMO s, etc.) of volgens hun positie t.o.v. het project (neutraal, positief, licht negatief, uitgesproken negatief, etc. WOV kan bij het Agentschap Ondernemen (Vlaamse overheid) lijsten van ondernemers en bedrijven in een bepaalde zone opvragen - die kunnen uiteraard ook opgenomen worden in een stakeholderslijst. 4.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota De opdrachtnemer dient de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie (te vinden in de Vlaamse Codex: te respecteren bij de uitvoering van de opdracht. Hieronder vermelden we een aantal artikels uit de tekst van de nieuwe normen die specifiek relevant zijn m.b.t. de opdracht die het onderwerp uitmaakt van dit bestek. Art. 8 over de (partij)politieke neutraliteit van de overheidscommunicatie (artikel 8): er wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen "communicatie over beslist beleid", "communicatie voor beleid" of "communicatie als beleid". Er wordt niet meer voorgeschreven wanneer een naam, titel, handtekening of foto van een minister kan en wanneer niet. "Omzichtig zijn" en de publicatie van persoonlijke gegevens afwegen tegen de informatieve relevantie ervan, wordt de algemene regel. Er is expliciet toegevoegd dat de leden van de Vlaamse Regering hun beleid mogen toelichten en verdedigen. In bepaalde communicatieacties en evenementen zal de Vlaamse Minister van Mobiliteit en Openbare Werken het woord voeren of prominent aanwezig zijn. In de voorstellen die de opdrachtnemer daarvoor doet en de communicatieproducten die hij maakt, zal hij dat zoveel mogelijk doen in overeenstemming met de normen. Hij zal bijvoorbeeld waar dat relevant is, 10

11 m.b.t. de perscommunicatie voorstellen doen voor inhoudelijke input en citaten van de minister en diens kabinet. In art. 3 luidt het nu "de Vlaamse overheid communiceert in de Nederlandse standaardtaal" (i.p.v. De Vlaamse overheid communiceert in hedendaags algemeen Nederlands" wordt art. 3) en De communicatie van de Vlaamse overheid moet voor de ontvanger begrijpelijk zijn. In de toelichting staat een nuancering i.v.m. het gebruik van regionaal getinte taalvarianten: tussentaal en dialectische vormen kunnen bijv. gebruikt worden voor dialoogjes in radiospotjes, maar ook daar mag niet té ver afgeweken worden van de standaardtaal, want iedere luisteraar moet de boodschap kunnen verstaan. Art. 4: de Vlaamse overheidscommunicatie is relevant en gericht. De Vlaamse overheid informeert over alles wat zowel voor de overheid als voor burgers, organisaties en bedrijven nuttig, belangrijk of noodzakelijk is: lees meer over de rol die de opdrachtnemer van de huidige opdracht speelt in het identificeren van doelgroepen en stakeholders in 3.1 Doelgroepen. Art. 4 wijst er ook op dat voor de Vlaamse overheidscommunicatie steeds moet nagegaan worden of die het geschikte middel is om de vooropgestelde doelstelling te verwezenlijken of substantieel bij te dragen tot de verwezenlijking. Als dat zo is, ontwikkelt ze een duidelijke communicatiestrategie. Ze plant haar communicatie nauwgezet, volgt ze op en evalueert ze.de inzet van middelen moet in verhouding staan tot het beoogde resultaat. Lees in dat verband over de manier waarop de opdrachtnemer bijdraagt aan het uitstippelen en verfijnen van de doelstellingen en de strategie van de communicatie in 3.2 Doelstellingen (merk ook op dat in de takenomschrijving van de junior communicatiemedewerker staat dat die zelfstandig een communicatiestrategie (kan) omzetten in de juiste communicatieacties ). Artikel 4 verwijst ook naar het proportionaliteitsbeginsel: "De Vlaamse overheid ziet erop toe dat de informatie zoveel mogelijk personen, verenigingen of organisaties van een doelgroep bereikt. Ze kiest aangepaste communicatiestrategieën voor thema's die moeilijk te bereiken doelgroepen aanbelangen. De inzet van middelen moet in verhouding staan tot het resultaat". Art. 5. luidt De Vlaamse overheid communiceert tijdig en systematisch. Dat staat in direct verband met de doelstellingen van deze opdracht (zie 3.2 Doelstellingen van de opdracht ). In de Beleidsnota Algemeen Regeringsbeleid van de Vlaamse Regering staan ook de beleidsdoelstellingen voor de Vlaamse overheidscommunicatie voor de komende legislatuur. Ook die bevatten uiterst relevante informatie voor de uitvoerder van de opdracht. Operationele Doelstelling 5.1 van de Beleidsnota betreft de integratie van communicatie in het beleid. M.b.t. de huidige opdracht betekent dit dat de opdrachtnemer voor bepaalde deelopdrachten en projecten zijn rol als adviseur, voorbereider en uitvoerder van de communicatie zal moeten spelen voor er beleidsbeslissingen genomen zijn over de betreffende kwesties. Lees hier meer over in 3.7 Inschakeling van het team in de communicatiewerking van WOV. 11

12 Vanuit de vaststelling dat informatie om verschillende redenen vaak niet toekomt, niet wordt verwerkt, of niet wordt omgezet in de gewenste houding of het gewenste gedrag, vermeldt Operationele Doelstelling 5.2 van de Beleidsnota een aantal technieken die inzicht verschaffen in drempels bij doelgroepen en het gebruik van hefbomen om deze drempels te overwinnen. De opdrachtnemer dient tijdens de uitvoering van de opdracht gebruik te maken van de door het 7E-model (een van de vermelde technieken) voorgestelde methodiek, als hij geconfronteerd wordt met bepaalde moeilijk te bereiken doelgroepen (niet uitsluitend mensen in armoede). In het licht van Operationele Doelstelling 5.3 Aanwending digitalisering om op mensenmaat te communiceren, zal de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht proactief voorstellen doen i.v.m. het gebruik van digitale middelen om gerichter en meer op maat van bepaalde doelgroepen te communiceren. Zoals vooropgesteld wordt in de toelichting van Operationele Doelstelling 5.4. Coherent delen wat de Vlaamse overheid doet om haar herkenbaarheid te versterken, zal de opdrachtnemer ertoe bijdragen dat de externe communicatie van WOV coherent is met de communicatie van andere afdelingen van Wegen en Verkeer en andere entiteiten van de Vlaamse overheid. Zoals duidelijk gesteld is in de doelstellingen van de huidige opdracht, zal de opdrachtnemer in zijn voorstellen en voorbereiding van de communicatie zorgen voor transparante en tijdige communicatie. Zoals de operationele doelstelling 5.4 zegt,; zal hij dat ook doen als iets minder goed loopt. Anderzijds zal hij ook op zoek gaan naar baanbrekende verhalen (zie ook operationele doelstelling 5.4): dat betekent dat hij communicatieacties zal voorstellen als er op een werf van WOV een markante vooruitgang of verbetering geboekt wordt door een ingreep van de aannemer, de bereikbaarheidsadviseur of WOV, als er een innovatieve of spectaculaire techniek wordt toegepast, etc. Wat betreft Operationele Doelstelling 5.5 Inbedding van evaluatie en onderzoek voor de professionalisering van de communicatie, wijst de opdrachtgever erop dat, naast de evaluatie waarnaar verwezen wordt in 4.14 Evaluatie, de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van zijn opdracht mogelijk ook zal moeten samenwerken met en gegevens leveren aan een externe partner die de Vlaamse overheid ondersteunt voor communicatieonderzoek. 4.4 Samenstelling team Algemeen De opdrachtnemer voorziet voldoende bekwaam en in alle gevallen bijtijds beschikbaar personeel. De continue kwaliteit van de adviesverlening en de praktische implementatie ervan bij voorziene en onvoorziene omstandigheden moet te allen tijde worden gewaarborgd. Dat kan bijvoorbeeld door een probleemloze vervanging van niet langer inzetbaar personeel. Van belang is ook dat de opdrachtnemer tijdig en adequaat rapporteert aan en communiceert met de aanbestedende overheid. 12

13 Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat een lid van het team onvoldoende geschikt zou zijn, kan de aanbestedende overheid aan de opdrachtnemer vragen om dit teamlid te vervangen. De opdrachtnemer vervangt dan onverwijld het betrokken teamlid. Een vervanger kan echter enkel na goedkeuring van de opdrachtgever in plaats gesteld worden. In het voorkomend geval dat geen geschikte vervanger gevonden kan worden, kan de aanbestedende overheid de opdracht stopzetten, zonder dat de opdrachtnemer hiervoor een schadevergoeding kan claimen. De motivering hiervoor is dat de samenstelling van het team een essentieel onderdeel vormt van de opdracht, en dat bij uitbreiding daarom een essentieel onderdeel van de opdracht niet meer voldaan kan worden. Daarnaast moet het personeel dat in de offerte wordt opgegeven voor het uitvoeren van een bepaalde taak ook daadwerkelijk de opdracht uitvoeren. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte de kwalificaties en ervaring van het team nauwkeurig beschrijft en documenteert, zodat de opdrachtgever objectief kan beoordelen in welke mate de voorgestelde medewerkers in staat zijn de verschillende hieronder beschreven rollen uit te voeren. Als de opdrachtnemer beschikt over medewerkers die verschillende rollen kunnen combineren, dan is dat toegestaan. Dit gebeurt in overleg met de opdrachtgever. Medewerkers die verschillende rollen (bijvoorbeeld bereikbaarheidsadviseur en senior communicatieadviseur) uitvoeren, zullen telkens vergoed worden volgens de rol die ze hebben opgenomen. Het team dat de opdracht zal uitvoeren is flexibel inzetbaar. Sommige weken zullen meer prestaties gevraagd worden, dan andere weken. Wanneer pieken zich zullen voordoen, is moeilijk in te schatten, omdat dat afhankelijk is van de voortgang van de verschillende werven. De opdrachtnemer zal in het kader van zijn opdracht de voortgang van de verschillende projecten wel van nabij mee kunnen opvolgen, dus hij zal voor een groot deel uit de eerste hand (van de medewerkers van WOV en van het technisch studiebureau) vernemen wat de noden op het vlak van communicatie zijn. Op basis daarvan zal hij zijn eigen werklast kunnen inschatten Bereikbaarheidsadviseur De bereikbaarheidsadviseur is het teamlid dat op de werf en bij contacten met het publiek optreedt als de tussenpersoon tussen WOV, de aannemer, onderaannemers en andere partners van WOV, enerzijds, en de handelaars, de attractiepolen (scholen, ziekenhuizen, culturele centra, ), de omwonenden van een project, weggebruikers en andere doelgroepen, anderzijds. Zij/hij is verantwoordelijk voor alle taken en verantwoordelijkheden besproken verder in dit bestek onder 4.9 Bereikbaarheidsadvies. De bereikbaarheidsadviseur voldoet aan de volgende eisen: 13

14 Zij/hij is sociaal vaardig en heeft ervaring (minstens een referentie) in de professionele context (minstens een referentie) met mondelinge communicatie, eenop-een maar ook met een groep mensen. Zij/hij heeft ervaring (minstens een referentie) met empathische en verbindende communicatie: zij/hij kan goed luisteren, begrip tonen, ook in moeilijke omstandigheden en conflictsituaties. Zij/hij heeft ervaring (minstens een referentie) met projectmatig werk in kleine of grote teams: het plannen van een project, het definiëren van een project (afspraken maken i.v.m. het uiteindelijke resultaat en de tijdspanne) en het bepalen van prioriteiten. De aanbestedende overheid verwacht van de bereikbaarheidsadviseur minstens drie jaar ervaring in de hierboven opgesomde domeinen. Voorts verwacht de opdrachtgever van de bereikbaarheidsadviseur dat zij/hij over basic presentatievaardigheden beschikt: zij/hij presenteert publieksgericht, zij/hij kan de aandacht van een groep mensen trekken én vasthouden, zij/hij kan gestructureerd presenteren en op een gestructureerde, beheerste manier de vragen van het publiek beantwoorden. affiniteit met de ondernemerswereld of met de middenstand Pluspunten zijn onder meer: ervaring met bemiddeling of met projecten in moeilijke bestuurlijke en politieke omstandigheden ervaring met openbare werken en/of mobiliteits- of ruimtelijke projecten ervaring met het hertalen (mondeling of geschreven) van gedetailleerde complexe, technische informatie in beknopte, bevattelijke taal Senior communicatieadviseur De senior communicatieadviseur geeft strategisch advies, coördineert en stuurt de externe communicatie. Zij/hij is ook het rechtstreekse aanspreekpunt van de opdrachtgever. De communicatieadviseur voldoet aan de volgende eisen: heeft ervaring (minstens twee referenties) met communicatieadvies in een senior positie en samenwerking in die hoedanigheid met projectleiders of het management van een organisatie; heeft ervaring (minstens twee referenties) met het aansturen van een communicatieteam of afdeling; heeft ervaring (minstens een referentie) met projectmatig werken; heeft ervaring (minstens een referentie) met online communicatie De aanbestedende overheid verwacht van de senior minstens 3 jaar ervaring in de communicatiesector. Pluspunten zijn onder meer: 14

15 ervaring met het modereren van informatiemomenten en/of inspraakmomenten, bij voorkeur in bestuurlijk of politiek gevoelige dossiers ervaring met infrastructuurcommunicatie, of met communicatie over ruimtelijke projecten en/of openbare werken Junior communicatiemedewerker De junior communicatiemedewerker: doet voorstellen i.v.m. de communicatiemix, thema s, topics en formats; voert gesprekken op het terrein met partners en belanghebbenden, ter voorbereiding van inspraak-, participatie- of informatiemomenten; staat in voor de praktische organisatie van inspraak-, participatie- of informatiemomenten voert stakeholderanalyses uit voor specifieke deelprojecten of plannen; doet de nodige voorbereidende research voor bepaalde teksten of andere communicatieacties; publiceert artikels op de website nadat ze afgewerkt en goedgekeurd zijn, voert kleine wijzigingen uit aan de artikels en de webpagina s; De junior communicatiemedewerker voldoet aan de volgende eisen: heeft ervaring (minstens een referentie) met het zelfstandig uitvoeren van communicatieacties, uitgaand van de uitgestippelde communicatiestrategie; vraagt daarbij tijdig meer informatie en beschikt over de juiste sociale vaardigheden om in een organisatie snel de juiste aanspreekpunten en experten te vinden; heeft ervaring (minstens een referentie) met online communicatie; heeft ervaring (minstens een referentie) met projectmatig werken; voert andere ondersteunende taken uit; heeft een vlotte pen: minstens een referentie waarbij zij/hij teksten schreef voor een extern publiek kan gedetailleerde complexe, technische informatie omzetten in beknopte, bevattelijke teksten (minstens een referentie) De aanbestedende overheid verwacht van de junior communicatiemedewerker minstens 1 jaar ervaring in de communicatiesector. Pluspunten voor de junior communicatiemedewerker zijn onder meer ervaring met overheidscommunicatie en ervaring met infrastructuurcommunicatie, of met communicatie over ruimtelijke projecten en/of openbare werken Grafisch ontwerper verzorgt de lay-out van allerhande communicatiedragers tekent plannetjes, verkeersschema s en eenvoudige visualisaties bewerkt beeldmateriaal voor communicatiedragers 15

16 De aanbestedende overheid verwacht van de grafisch ontwerper minimum 1 jaar ervaring als graficus met print én online communicatie. Voorts verwacht de aanbestedende overheid van de grafisch ontwerper ervaring met professioneel ogende, aantrekkelijke en esthetisch in het oog springende (digitale en andere) publicaties. Pluspunten zijn onder meer: ervaring met het ontwerpen van kaartmateriaal voor infrastructuurwerken ervaring met het ontwerpen van bevattelijke en aantrekkelijke infographics Copywriter De copywriter schrijft teksten voor persberichten, folders, bewonersbrieven, pancartes en ander tentoonstellingsmateriaal voor infomomenten, etc. Hoewel de communicatieadviseur of een medewerker van de opdrachtnemer haar/hem vooraf uitgebreid brieft over de te schrijven teksten, zal de copywriter zelf ook technische documenten moeten lezen en de inhoud ervan hertalen naar eenvoudige mensentaal. Zie technische bepalingen voor meer informatie over onze kwaliteitsvoorwaarden i.v.m. teksten. De aanbestedende overheid verwacht van de copywriter minstens 1 jaar ervaring als copywriter. Belangrijk i.v.m. de inzet van de copywriter: de meeste teksten worden geschreven door de junior communicatieadviseur (zie Criterium 2: Kwaliteit van het voorgestelde team voor de eisen i.v.m. de competenties van de junior communicatieadviseur, o.a. ook een vlotte pen). De copywriter wordt ingezet voor de redactie van speciale communicatiedragers zoals folders, flyers en pancartes voor infotentoonstellingen. Zij/hij zal ook instaan voor redactiewerk bij bepaalde communicatieacties op cruciale momenten van het project (start, einde, fasewissel, etc.). 4.5 Inschakeling team opdrachtnemer in de communicatiecyclus van WOV De opdrachtnemer zal WOV vooral ondersteunen in de laatste fase van de communicatiecyclus, nl. de uitvoering. Voor specifieke opdrachten zal hij echter ook gevraagd worden om advies te geven of te ondersteunen bij de strategische voorbereiding en de planning van de communicatie. Hij zal dit altijd doen in samenspraak met de communicatiemedewerkers en operationele medewerkers (dienstkringingenieurs, werfleiders, werfcontroleurs) van WOV en geregeld ook met de partners (bijv. lokale besturen, nutsmaatschappijen, andere wegbeheerders, ) en de technische studiebureaus en aannemers die het project voorbereiden en uitvoeren in opdracht van WOV. De deelopdrachten zullen wel onderling verschillen: 16

17 Als de opdrachtnemer enkel specifieke uitvoerende taken op zich neemt, zal hij op basis van informatie die WOV of een projectpartner hem levert, een communicatieproduct maken. Dit zal meestal ook gepaard gaan met desk research of overleg met operationele verantwoordelijken (telefonisch, tijdens een vergadering of op kantoor). Een aandachtspunt in deze opdracht is dan ook het doelgericht en efficiënt (in functie van de externe communicatie en de doelstellingen van die communicatie) informatie vergaren over de infrastructuurprojecten en wegenwerken die het onderwerp uitmaken van de uit te voeren communicatie. Voor die opdrachten waarvoor de opdrachtnemer ook ingeschakeld wordt voor de strategische voorbereiding en de planning van de communicatie, zal hij niet alleen research doen en overleg plegen met operationele betrokkenen (bij WOV of bij de hierboven vermelde partners), maar zal hij ook voorstellen doen voor de communicatiemix en de planning van de communicatie. In een volgende fase zal de opdrachtnemer dan ook de communicatieacties uitvoeren: teksten schrijven voor persberichten/bewonersbrieven/digitale nieuwsbrieven/etc., kaartmateriaal (omleidingsplannen, situeringsplannen, verkeersschema s, etc.) maken, infomomenten praktisch en inhoudelijk voorbereiden, etc. (m.a.w. de uitvoerende taken waar hierboven reeds naar verwezen werd). Essentieel in deze opdracht is dat het team van de opdrachtnemer goed samenwerkt. Dat gaat dan in de eerste plaats over de samenwerking tussen de twee luiken die de opdracht maken, communicatie, enerzijds, en bereikbaarheidsadvies, anderzijds. Als de bereikbaarheidsadviseur betrokken is bij de voorbereiding en uitwerking van een bepaalde minderhinder-maatregel, informeert hij de senior communicatieadviseur of de junior communicatiemedewerker, zodat die over de minderhinder-maatregel kunnen communiceren. Bijv. als de signalisatie wordt doorgelicht en herwerkt, is het belangrijk dat dit wordt vermeld in een bewonersbrief of een persbericht, zodat we duidelijk maken dat we begaan zijn met de impact van onze werken op de omgeving. De samenwerking is cruciaal m.b.t. de operationele doelstelling 5.4. Coherent delen wat de Vlaamse overheid doet om haar herkenbaarheid te versterken van de Vlaamse Regering (zie 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota ): de bereikbaarheidsadviseur is immers goed op de hoogte van wat er zich op de werf en op het terrein voordoet en zal zijn andere teamleden moeten inlichten als er een baanbrekend verhaal of iets markants op de werf gebeurt dat in de communicatie opgenomen moet worden. Zie wat dat laatste betreft ook 3.8 Proactieve aanpak : de opdrachtnemer zal ook hierbij altijd vanuit een proactieve instelling werken. 4.6 Validatie en correctierondes Communicatieproducten mogen pas uitgestuurd en gepubliceerd worden nadat ze goedgekeurd zijn door de projectverantwoordelijken van WOV. Bepaalde communicatieproducten moeten ook goedgekeurd worden door projectpartners (lokale besturen, het kabinet van de minister van Mobiliteit en Openbare Werken, nutsmaatschappijen, etc.). Enkele praktische bepalingen i.v.m. validatieprocedures: 17

18 Bepaalde validatieprocedures zullen (deels: bijv. de communicatieverantwoordelijke van WOV zal steeds de contacten met het kabinet van de minister van Mobiliteit en Openbare Werken verzorgen) gestuurd en begeleid worden door de opdrachtnemer. Het is te zeggen: de opdrachtnemer zal bepaalde producten moeten voorleggen aan de interne projectverantwoordelijken bij WOV (de dienstkringingenieur, werfleider, etc.) en de verschillende projectpartners en de feedback van al die partijen verwerken in de definitieve versies van de producten. Als de opdrachtnemer ook instaat voor de verspreiding en publicatie van bepaalde communicatieproducten, zal hij sowieso vooraf altijd nog de laatste goedkeuring vragen aan de projectverantwoordelijke of de communicatieverantwoordelijke van WOV. WOV voorziet standaard twee correctierondes voor iedere tekst en ieder communicatieproduct. Het corrigeren van spellings- en taalfouten en eindredactiewerk worden niet als correctierondes beschouwd: m.a.w. de opdrachtnemer moet er zelf voor zorgen dat zijn teksten geen spellings- en taalfouten bevatten en de opdrachtnemer staat zelf in voor eindredactie. 4.7 Inschakeling van het team in de communicatiewerking van WOV De teamleden van de opdrachtnemer zullen samenwerken met de volgende partijen: de communicatieverantwoordelijke en de communicatiemedewerker van WOV de operationele verantwoordelijken van WOV: vnl. de dienstkringingenieurs en werfleiders, de webmaster van Wegen en Verkeer mogelijk ook sporadisch - met de volgende externe partijen: technische studiebureaus en aannemers andere communicatiebureaus De coördinatie en de regie van het communicatieproces is in principe in handen van de communicatieverantwoordelijke van WOV. Zij bepaalt welke strategische, voorbereidende en uitvoerende taken de medewerkers van de opdrachtnemer op zich nemen dit hangt af van waar in de communicatiecyclus de opdrachtnemer ingeschakeld wordt (zie 3.5. Inschakeling team opdrachtnemer in de communicatiecyclus van WOV hierboven). De communicatieverantwoordelijken van WOV kan de coördinatie en de regie van het communicatieproces voor specifieke deelopdrachten en projecten delegeren aan de opdrachtnemer. Afhankelijk van de aard van het deelproject of de taak, zal die daarvoor de senior communicatieadviseur of de junior communicatiemedewerker moeten inschakelen. Die zal de coördinatie en de regie steeds in samenspraak met de communicatieverantwoordelijke doen. Vanzelfsprekend zullen alle teksten en communicatieproducten een finaal akkoord moeten krijgen van de opdrachtgever vooraleer ze opgeleverd kunnen worden of in druk kunnen 18

19 gaan bij een medium, een drukker of een andere uitvoerende onderaannemer (zie 3.6 Validatie en correctierondes voor meer informatie daarover). De bereikbaarheidsadviseur, de senior communicatieadviseur en de junior communicatiemedewerker zullen regelmatig vergaderingen met projectverantwoordelijken, werfvergaderingen, vergaderingen bij een projectpartner (bijv. op het gemeentehuis), etc. bijwonen: als het een vergadering betreft waar de uitvoering van communicatieacties besproken wordt, zal de senior communicatieadviseur of de junior communicatiemedewerker de vergadering bijwonen; als het een vergadering betreft waar strategische beslissingen genomen worden, zal de senior communicatieadviseur ze bijwonen. als het over minderhinder-maatregelen gaat, zal het eerder de bereikbaarheidsadviseur zijn die de vergadering zal bijwonen, etc. Wie naar welke vergadering gaat wordt steeds vooraf besproken met de opdrachtgever. 4.8 Proactieve aanpak De opdrachtnemer zal te allen tijde vanuit een proactieve instelling werken. Dat betekent bijvoorbeeld dat hij, als hij op een overleg, telefonisch of via een andere weg van de opdrachtgever, de aannemer of een andere projectpartner verneemt dat er op een bepaald moment een fasewissel of een belangrijke gebeurtenis op de werf zal plaatsvinden, hij op eigen initiatief en tijdig meer informatie opvraagt, opdat hij de nodige communicatie- en andere (zie 3.9 Bereikbaarheidsadvies hieronder) acties kan uitvoeren. Dat betekent bijvoorbeeld dat hij, als hij signalen of informatie ontvangt van het project (de opdrachtgever, de aannemer of een andere projectpartner) of vanuit een van de doelgroepen (zie 3.1 Doelgroepen ) die erop wijzen dat er een risico is op contestatie over een bepaald aspect van de werf (de bereikbaarheid van een bepaalde zone, een omleiding, de duur van de werken, geluidshinder door avondlijke of nachtelijke werken, etc.), hij kort op de bal speelt door snel contact op te nemen met de projectverantwoordelijken en door snel de nodige communicatie- en andere acties voor te bereiden en uit te voeren. Dat betekent bijvoorbeeld dat hij ook op werven waar er weinig fasewissels zijn of waar de verkeerssituatie lange tijd dezelfde blijft, tijdig informatie opvraagt en acties onderneemt om toch op regelmatige basis over de vooruitgang van de werken te communiceren. Dat laatste impliceert ook dat hij op eigen initiatief op zoek gaat naar thema s en topics voor persberichten, nieuwsbrieven en andere communicatieproducten. Zie in dat verband ook de opmerking i.v.m. het zich niet beperken tot de meest voor de hand liggende informatie i.v.m. werven in 3.11 (Communicatie)strategisch inzicht en doordacht bepalen van de communicatiemix en de uitleg over operationele doelstelling 5.4 (en baanbrekende verhalen ) in 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota

20 4.9 Bereikbaarheidsadvies Bemiddeling De BA luistert naar de verschillende doelgroepen en peilt naar de noden van de doelgroepen op het vlak van hun bereikbaarheid en hun mobiliteit tijdens de werken. Vervolgens gaat hij met deze informatie naar de bouwheer, de aannemer en (eventueel) naar andere betrokken projectpartners en komt hij in samenspraak en in samenwerking met deze partijen tot oplossingen. Die oplossingen kunnen bestaan uit communicatieacties of uit minderhinder-maatregelen (zie hieronder) Voorbereiding en uitwerking van minderhinder-maatregelen Minder hinder heeft te maken met: slim plannen (rekening houden met verkeersintensiteit bij het plannen van de werken, uitvoerings- en hinderperiode beperken, slotmanagement) slim bouwen (uitvoeringsperiode goed kiezen, slim faseren) mobiliteitsmanagement (alternatieven aanreiken voor verplaatsingsgedrag, dynamisch verkeersmanagement a.d.h.v. signalisatie) publieksgerichte uitvoering (bijkomende signalisatie bijv. informatieborden om in te lichten over voor weggebruiker onzichtbare werken, inzetten van signalisatiesimulator) (overgenomen uit de Werkwijzer MinderHinder van Rijkswaterstaat, 2009) Enkele voorbeelden van aspecten van de werfinrichting waar een BA inspraak in kan hebben of advies over kan gevraagd worden: signalisatie handelaars bereikbaar : de BA werkt een voorstel uit voor het plaatsen van borden die tijdens de uitvoering van de werken de weggebruiker de weg wijzen naar de handelaars en ondernemingen uit de buurt. Hij volgt daarbij in de mate van het mogelijke de richtlijnen en tips uiteengezet in de dienstorder MOW-AWV Werfsignalisatie. Signalisatie naar handelaars en diensten bij wegenwerken (zie bijlage bij dit bestek). omleidingen: de BA kan, al dan niet in samenwerking met de aannemer of met de operationele verantwoordelijken van WOV (de projectleider, de werfleider, etc.) voorstellen doen voor een alternatieve omleiding. Dat kan gebeuren naar aanleiding van een vraag van ondernemers in de buurt, maar ook op eigen initiatief van de BA. De BA maakt vervolgens een schets van een omleiding en ev. ook van de signalisatie, maar het maken van een signalisatieplan, het vervaardigen van de borden en het plaatsen van de borden op het terrein blijft de verantwoordelijkheid van de projectpartner zelf (of diens aannemer of onderaannemer: de privépartner die verantwoordelijk is voor de signalisatie). Voor de BA een idee of een voorstel verder uitwerkt, stemt hij daarover af met de communicatieverantwoordelijke van WOV of diens vervanger en - indien die laatste dat expliciet vraagt - met de operationele verantwoordelijken bij WOV van het project (de projectleider of de werfleider). 20

21 4.9.3 De bereikbaarheidsadviseur als aanspreekpunt voor alle doelgroepen De opdrachtnemer beheert een adres en een telefoonnummer voor vragen, opmerkingen en klachten van omwonenden, handelaars en ondernemers, weggebruikers en andere geïnteresseerden. Vragen van journalisten stuurt de opdrachtnemer onmiddellijk door naar de communicatieverantwoordelijke van WOV of diens vervanger. De opdrachtnemer mag in geen geval persvragen zelf beantwoorden. Het telefoonnummer mag de opdrachtnemer zelf bepalen, het adres ligt vast. De opdrachtnemer activeert het telefoonnummer en de account binnen de 15 kalenderdagen na de gunning. Vanaf 15 dagen na de gunning is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen die via het telefoonnummer en het e- mailadres binnenkomen. Het telefoonnummer en het adres zullen gecommuniceerd worden via bewonersbrieven, de websites van de projectpartners en andere relevante kanalen. Welke vragen beantwoordt, en op welke meldingen of klachten reageert de opdrachtnemer? De opdrachtnemer beantwoordt de vragen die over de uitvoering van de werken en over praktische werfaangelegenheden gaan. Beleidsvragen of vragen die eerder betrekking hebben op de (administratieve, budgettaire) voorbereiding van de werken stuurt hij door naar het secretariaat van WOV of naar de projectpartner in kwestie. De opdrachtnemer beantwoordt alleen de vragen en reageert alleen op de opmerkingen en klachten over de projecten waarvoor hij als BA is aangesteld. De opdrachtnemer beantwoordt geen vragen en reageert niet op opmerkingen of klachten over projecten of kwesties waarbij hij niet betrokken is. Die vragen, opmerkingen en klachten stuurt hij ook door naar het secretariaat van WOV Als de opdrachtnemer n.a.v. een vraag, melding of klacht actie moet ondernemen, rapporteert hij in zijn antwoord of reactie over de actie die hij ondernomen heeft. De actie op zich volstaat in zulke gevallen niet. De antwoorden en reacties van de opdrachtnemer zijn steeds beleefd en worden opgesteld in correct en vlot Nederlands. I.v.m. de termijnen voor de behandeling van vragen, meldingen of klachten: de opdrachtnemer dient een onderscheid te maken tussen: meldingen waar gevolg aan gegeven moet worden d.m.v. acties op het terrein: o Meldingen die een interventie van de BA vereisen, bijv. een handelaar, een bewoner of een volledige zone binnen een werfzone is zonder voorafgaande communicatie moeilijker of niet bereikbaar geworden, een omleiding is verkeerd gesignaleerd en daardoor is er een plotse opstoot van verkeershinder in een bepaalde zone, etc. De handelaar onderneemt actie binnen de 24 uur, vanaf het begin van de daaropvolgende werkdag. Dat betekent niet dat het probleem opgelost moet zijn binnen de 24 uur. Om 21

22 gevolg te kunnen geven aan meldingen over dit soort problemen, is de BA op werkdagen tijdens de kantooruren beschikbaar. o Acute problemen die een interventie van de politie of hulpdiensten vereisen: Meldingen van acute problemen die de verkeersveiligheid, de veiligheid van omwonenden of van de bevolking in het algemeen (mogelijk) onmiddellijk in gevaar is of die bijv. de continuïteit van nutsvoorzieningen (mogelijk) in het gedrang brengen Dit soort acute problemen moeten gemeld worden aan de politie of de hulpdiensten via de geëigende kanalen Het is niet de bedoeling dat de BA die diensten vervangt voor dat soort dringende meldingen; ook niet op werkdagen binnen de kantooruren. de verkeersveiligheid, de veiligheid van omwonenden of van de bevolking in het algemeen (mogelijk) bedreigen, of die bijv. de continuïteit van nutsvoorzieningen (mogelijk) in het gedrang brengen, moeten gemeld worden aan de politie of de hulpdiensten via de geëigende kanalen - het is uiteraard niet de bedoeling dat de BA die diensten vervangt voor dat soort dringende meldingen, ook niet op werkdagen binnen de kantooruren. meldingen, vragen en klachten moeten beantwoord worden binnen de vijf werkdagen Indien het langer dan 5 werkdagen duurt om een vraag, melding of klacht te behandelen (bijv. omdat de aannemer een actie moet ondernemen zie hierboven of omdat hij noodzakelijke gegevens bij (onder)aannemers moet opvragen), stuurt de opdrachtnemer (bij voorkeur kort na het ontvangen van de vraag, melding of klacht: de dag zelf of de dag erop) een ontvangstmelding naar de vrager. Een voorbeeld van een standaard ontvangstmelding: Geachte heer/mevrouw, Ik heb uw van **/**/2016 i.v.m. de hierboven vermelde aangelegenheid in goede orde ontvangen. Uw melding wordt nader onderzocht en we zullen u zo spoedig mogelijk informeren over het resultaat. Met vriendelijke groeten. I.v.m. het escaleren van vragen, meldingen en klachten die de opdrachtnemer niet kan beantwoorden (beleidsvragen of vragen die eerder betrekking hebben op de voorbereiding van de werken zie hierboven): de opdrachtnemer stuurt hij die binnen de drie werkdagen door naar de projectpartner in kwestie. Als er een actie ondernomen wordt, stuurt de opdrachtnemer steeds een antwoord of reactie naar de vrager waarin hij beknopt rapporteert i.v.m. de ondernomen actie. M.a.w. het volstaat niet om een ontvangstmelding te sturen en het probleem op het terrein op te lossen, de vrager moet achteraf steeds ingelicht worden. De opdrachtnemer bewaart al het mailverkeer met het publiek (i.v.m. vragen/meldingen/klachten) en zorgt ook voor een backup van die gegevens en hij verschaft de opdrachtnemer de volledige toegang tot de inbox van de . Indien de 22

23 opdrachtgever mailverkeer i.v.m. een specifieke vraag, melding of klacht opvraagt, kan de opdrachtnemer die te allen tijde aan de opdrachtgever bezorgen De communicatieproducten en de communicatiemix Het Agentschap Wegen en Verkeer maakt doorgaans gebruik van de volgende communicatiemiddelen om over haar projecten te communiceren met haar klanten: Bewonersbrieven: de verspreidingsregio van bewonersbrieven wordt bepaald op basis van de impact van een project. Als de mobiliteit of de verkeerssituatie van een grote regio in het gedrang komt, kan er voor geopteerd worden om de bewonersbrieven in een heel ruime verspreidingsregio te bussen. Digitale nieuwsbrieven: Wegen en Verkeer gebruikt Mailchimp voor de verspreiding van haar digitale nieuwsbrieven. Geïnteresseerden kunnen inschrijven voor de nieuwsbrieven d.m.v. inschrijvingsformulieren op de projectpagina s van of op een infoavond (dan wordt er een papieren inschrijvingsformulier voorzien). In digitale nieuwsbrieven worden de doelgroepen ingelicht over de vooruitgang van de werken. De frequentie van de nieuwsbrieven kan variëren van om de twee maand tot wekelijks, tenzij er andere afspraken gemaakt worden met de leidend ambtenaar (bijv. als het een project betreft met relatief weinig hinder). Dat laatste hangt af van de aard van het project. Als er veel fasewissels, lokale omleidingen of aanzienlijke lokale hinder zijn, is het aangewezen om vaker nieuwsbrieven uit te sturen. Persberichten: Wegen en Verkeer verzendt wekelijks verschillende persberichten die doorgaans breed opgepikt worden door de regionale en nationale pers. Af en toe is er een persmoment op het terrein, al dan niet samen met het kabinet van de minister van Mobiliteit en Openbare Werken. Website: via de website informeert Wegen en Verkeer weggebruikers, omwonenden en andere geïnteresseerden over haar projecten in uitvoerings- en in planningsfase. Je kan informatie over specifieke projecten gemakkelijk vinden door in te voeren (dan krijg je de lijst van projecten die op dat moment in die gemeente gepland of in uitvoering zijn). Die URL wordt op het terrein ook vermeld op vooraankondigingsborden en op andere communicatiedragers. Sociale media: de Facebook- en Twitteraccounts van Wegen en Verkeer Infomomenten: WOV organiseert geregeld infomomenten over projecten. Die kunnen de vorm krijgen van klassieke hoorzittingen, maar ook van infotentoonstellingen of infomarkten. Bij die laatste formats wordt er gewerkt met tentoonstellingsmateriaal, video s, visualisaties etc. Bij alle formats waarbij een plenaire toelichting gebeurt en waar er een vragenronde is, kan aan de communicatieadviseur gevraagd worden om als moderator te fungeren. Situerings- en omleidingsplannen, verkeersschema s Deze lijst is niet-limitatief. Wegen en Verkeer werkt ook met affiches, folders of flyers (die dan bijv. opgehangen of uitgedeeld worden in handelszaken of attractiepolen zoals scholen of sportclubs). Voor bepaalde grootschalige projecten (bijv. Project ring Aalst in Oost- Vlaanderen of de herinrichting van de R0 in Vlaams-Brabant) maakt Wegen en Verkeer gebruik van projectsites, (websites gewijd aan specifieke projecten). 23

24 I.v.m. de communicatiemix: WOV communiceert op het moment van publicatie van deze opdracht voornamelijk via persberichten, bewonersbrieven en digitale nieuwsbrieven. De werf- (te vinden via en projectpagina s (pagina s over projecten in concept-, plannings- en voorbereidingsfase - te vinden via de tab toekomstige projecten ) op de website zijn semi-statisch in die zin dat er alleen updates op geplaatst worden i.v.m. de voortgang van de werken of de projecten bij belangrijk nieuws zoals een nieuwe omleiding, een belangrijke fasewissel of een belangrijke nieuwe stap in de voorbereiding van een project. belangrijke opmerkingen i.v.m. de communicatieproducten: i.v.m. afgeleiden: in veel gevallen worden de omwonenden, weggebruikers en de weggebruikers tegelijkertijd ingelicht met de pers. In die gevallen wordt een tekst opgemaakt (bijv. een persbericht) en worden de andere communicatieproducten (nieuwsbrieven, webpagina s, etc.) geproduceerd als afgeleiden van de eerste tekst. Met welke tekst de opdrachtnemer begint, kan variëren naargelang de aard van het project of de te brengen boodschap (bijv. als er een vervelende boodschap i.v.m. de vertraging van een werf of een probleem in de uitvoering moet gebracht worden, is het beter om eerst de perscommunicatie voor te bereiden en pas daarna de communicatie naar de overige doelgroepen). i.v.m. lay-out: de opdrachtnemer zorgt op expliciete vraag van de opdrachtgever ook voor de lay-out van folders, flyers en mogelijk ook ander drukwerk. In de inventaris staat aangegeven welke producten door hem gelay-out moeten worden. Bewonersbrieven, persberichten en digitale nieuwsbrieven worden verspreid in de daartoe bestemde sjablonen en typeformaten van Wegen en Verkeer - dus die moeten niet gelay-out worden. i.v.m. drukwerk: WOV kan het drukwerk bij de Digitale Drukkerij van de Vlaamse overheid bestellen of dat aan de opdrachtnemer vragen i.v.m. verspreiding van drukwerk: WOV laat bewonersbrieven en ander drukwerk verspreiden via eigen kanalen of kan daarvoor beroep doen op de opdrachtnemer 4.11 (Communicatie)strategisch inzicht en doordacht bepalen van de communicatiemix Creativiteit en strategische expertise in de keuze van communicatiekanalen en communicatiedragers maakt deel uit van de huidige opdracht. De opdrachtnemer benadert ieder project, iedere (deel)fase van een project als een communicatievraagstuk waar een aanpak-op-maat voor uitgetekend moet worden. Hij gaat daarbij ook proactief te werk (zie 3.8 Proactieve aanpak voor meer informatie daarover). Enkele voorbeelden van strategische afwegingen die de opdrachtnemer zal moeten maken en beslissingen die hij (in samenspraak met de opdrachtnemer zie 3.7 Inschakeling van het team in de communicatiewerking van WOV ) zal moeten nemen: doorgaans tracht Wegen en Verkeer omwonenden, handelaars en andere directe betrokkenen eerst te informeren i.v.m. de vooruitgang van een werf of andere 24

25 projectgerelateerde zaken, maar soms is het aangewezen om de pers eerst in te lichten soms is het nodig dat bepaalde specifieke doelgroepen voorafgaand of apart (bijv. face-to-face op een informatieavond) ingelicht worden over bepaalde gevoelige kwesties hoewel (zie 3.2 Doelstellingen van de opdracht ) WOV transparante communicatie nastreeft en iedere doelgroep in principe dezelfde informatie mag krijgen, moet de opdrachtnemer ook rekening houden met mogelijke lokale gevoeligheden (bijv. i.v.m. nabije of gerelateerde projecten van het gemeentebestuur of i.v.m. de bereikbaarheid van handelaars en ondernemers). In die gevallen moet de opdrachtnemer ook de juiste beslissingen nemen i.v.m. individuele contacten of vergaderingen met specifieke doelgroepen ter voorbereiding van grootschaliger communicatieacties, het strategisch plannen in de tijd van verschillende communicatieacties, etc. (Communicatie)strategisch inzicht en een doordachte aanpak van de communicatiemix zijn ook noodzakelijk omwille van artikel 4 van de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en de operationele doelstelling 5.2 van de Beleidsnota van de Vlaamse Regering (zie 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota voor meer informatie). Vanuit strategisch oogpunt is het ook belangrijk dat de opdrachtnemer in zijn zoektocht naar thema s en topics over de werken (zie ook 3.8 Proactieve aanpak ) zich niet beperkt tot de feitelijke, meest voor de hand liggende informatie over het wat, wanneer, waar, de hinder, de fasewissels, etc. De opdrachtnemer kan ook voor een persbericht, een nieuwsbrief of een ander communicatieproduct een item voorstellen i.v.m. een actie van de handelaars, een ludiek item i.v.m. iets wat zich op de werf voorgedaan heeft, een bedankje voor de bewoners van een bepaalde straat die op een bepaalde dag heel veel lawaaihinder hebben geleden), een markant feit of een baanbrekend verhaal (zie de uiteenzetting over operationele doelstelling 5.2 van de Beleidsnota van de Vlaamse Regering in 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota voor meer informatie daarover). Dit soort communicatie draagt bij tot het draagvlak voor een project. Op het moment van de publicatie van dit bestek is WOV haar doelstellingen op het vlak van haar externe projectcommunicatie aan het bijstellen op de volgende vlakken: meer overleg en direct contact met handelaars, attractiepolen (bijv. scholen) en projectpartners (vooral gemeentebesturen) bij werven in uitvoering: de bereikbaarheidsadviseur die in het kader van deze opdracht aangesteld zal worden, zal daar een belangrijke rol bij spelen intensievere communicatie: WOV communiceert frequenter en speelt korter op de bal bij specifieke problematieken i.v.m. bereikbaarheid, lokale hinder, etc Kwaliteit teksten Op basis van de informatie over de projecten die zij/hij krijgt van WOV en van de studiebureaus en de aannemers die in opdracht van WOV aan het project werken, levert de opdrachtnemer teksten die aan de volgende eisen voldoen: 25

26 De teksten dragen bij tot de algemene doelstellingen van de opdracht. De schrijver zet de technische informatie die hij van de opdrachtgever, de studiebureaus en de aannemers krijgt, vlot om in bevattelijke en ondubbelzinnige informatie over het project. Dat betekent dat hij de (vaak complexe) informatie i.v.m. het project hertaalt naar gewone mensentaal en synthetiseert met het doelpubliek in gedachten. Dat laatste (synthetiseren met doelpubliek in gedachten) betekent dat hij uit de beschikbare informatie filtert wat het publiek vooral moet weten: welke technische informatie is relevant voor een algemeen publiek en welke niet? Aansluitend bij het vorige punt: de teksten bevatten geen jargon. Als er technische termen in staan, staat er een verklaring in eenvoudige mensentaal bij. De bedoeling van communicatie in de uitvoeringsfase van een project is om zoveel mogelijk weggebruikers, omwonenden en andere doelgroepen tijdig in te lichten over de werken, opdat de hinder die ze met zich meebrengen tot een minimum beperkt blijft. Deze communicatie in de uitvoeringsfase van een project is daarom oplossingsgericht : ze focust op omleidingen, minderhinder-maatregelen, etc. Op die manier gaat het publiek voorbereid de uitvoeringstermijn van de werken in en op die manier creëert de communicatie een positieve sfeer en dynamiek. De opmerking hierboven i.v.m. het filteren van de meest relevante informatie geldt hier ook: een algemeen publiek hoeft niet alle details van de toekomstige verkeerssituatie, de fasering van de werken, de omleidingen tijdens de werken, etc. te kennen. Het is aan de opdrachtgever om die informatie correct te synthetiseren. De teksten zijn publieksgericht: de opdrachtnemer is op de hoogte van de lokale situatie, van bepaalde gevoeligheden en van andere relevante context en hij houdt daar rekening mee bij het schrijven. De teksten drukken uiteraard ook begrip uit voor de hinder die omwonenden of andere doelgroepen zullen lijden door de werken. De teksten zijn in vlot Nederlands geschreven: geen schrijftaal, geen passiefstijl, geen nominale stijl, geen overdreven lange zinnen, voldoende variatie in zinslengte en zinsstructuur (woordvolgorde), af en toe een citaat waar dat kan (bijv. in een persbericht of in een webtekst). In de brieven, folders, webpagina s en andere communicatiedragers is er een mooi evenwicht tussen tekst en beeld; de opdrachtnemer schrijft alleszins geen overdreven zware teksten met veel doorlopende tekst. De teksten haken in op het beeldmateriaal (plannetjes, schema s, foto s etc.): er wordt voldoende verwezen naar het beeldmateriaal (omgekeerd waken de copywriter en de graficus er ook over dat de tekst in het beeldmateriaal, bijv. plaatsnamen, consistent zijn m;a.w. dat hij dezelfde formuleringen en benamingen gebruikt), de structuur van de tekst weerspiegelt die van het beeldmateriaal (bijv. als er op een plan drie zones staan waarin gewerkt wordt, komen die duidelijk terug in de tekst in bullets of in aparte alinea s), etc. De teksten bevatten pakkende titels en sterke koppen. De gebruikte beelden en foto s voldoen aan alle nodige kwaliteitseisen: foto s zijn duidelijk, brengen het onderwerp centraal in beeld, zijn goed belicht en bevatten geen onnodige informatie / commerciële logo s. De foto s worden in de hoogst mogelijke beeldkwaliteit gebruikt, en moeten zeker aan de 300dpi norm voldoen wanneer ze ook gedrukt moeten worden. De opdrachtnemer kan fotomateriaal of ander beeldmateriaal aanvragen bij de opdrachtgever, deze beschikt immers over veel foto s (en kan indien nodig fotografen op pad sturen voor opdrachten), de technische studiebureaus beschikken over plannen, 2D- of 3D-simulaties die ook voor communicatie met het ruime publiek gebruikt kunnen worden. 26

27 Wegen en Verkeer gebruikt de beleefdheidsvorm ( u ) in brieven op papier. In haar sociale media en in digitale nieuwsbrieven gebruikt het agentschap de je-vorm. In elk geval is het zeer belangrijk consequent te zijn op dit vlak ( je en u niet door elkaar gebruiken). Bij digitale nieuwsbrieven is het van groot belang dat de onderwerpsregel relevant is en uitnodigt tot lezen. AWV maakt veel gebruik van digitale nieuwsbrieven, en er moet ook gedacht worden aan synergie tussen nieuwsbrieven en andere communicatiedragers: we grijpen wanneer het kan de kans aan om (bijv. in een brief aan omwonenden of bedrijven) de digitale nieuwsbrief te promoten. Aangezien dat extra gevoelig ligt bij communicatie over infrastructuurprojecten en wegenwerken, zal de opdrachtnemer extra aandacht besteden aan het correct benoemen van starten en plaatsen. Straatnamen met een persoonsnaam zal hij altijd voluit schrijven (bijv. Jean-Baptiste Van Monsstraat en niet Van Monsstraat ). Vanzelfsprekend zullen alle ontwerpen en teksten een finaal akkoord moeten krijgen van de projectverantwoordelijke van de opdrachtgever vooraleer ze opgeleverd kunnen worden of in druk kunnen gaan bij een medium, een drukker of een andere uitvoerende onderaannemer Kwaliteit grafisch materiaal De gebruikte beelden en foto s voldoen aan alle nodige kwaliteitseisen: foto s zijn duidelijk, brengen het onderwerp centraal in beeld, zijn goed belicht en bevatten geen onnodige informatie / commerciële logo s. De foto s worden in de hoogst mogelijke beeldkwaliteit gebruikt, en moeten zeker aan de 300dpi norm voldoen wanneer ze ook gedrukt moeten worden. De opdrachtnemer kan fotomateriaal of ander beeldmateriaal aanvragen bij de opdrachtgever, deze beschikt immers over veel foto s (en kan indien nodig fotografen op pad sturen voor opdrachten) en de technische studiebureaus beschikken over plannen, 2D- of 3D-simulaties die ook voor communicatie met het ruime publiek gebruikt kunnen worden. Plannen, kaartjes en schema s beantwoorden aan de volgende criteria: Enkel relevante info, bijv. oriënteringspunten (een kruispunt, een gemeentehuis, ) zijn nuttig opdat lezers zich kunnen oriënteren maar er mogen zeker niet overdreven veel op een plan staan. De focus ligt op wat we met een persbericht, een brief etc. willen vertellen. Kaarten mogen gebaseerd zijn op technische schema s en mogen er in bepaalde gevallen afgeleiden van zijn, maar plan, kaart of schema mag zeker niet te veel technische informatie bevatten. De kleurcodes, de kleursymboliek en de legende zijn consistent. Er wordt ook bewust met kleuren omgegaan: bijv. rood wordt als negatief gepercipieerd daar houd je rekening mee als graficus. Indien nodig wordt met verschillende schalen gewerkt, m.a.w. je gebruikt een situeringskaart en zoomt vervolgens in op een specifieke verkeerssituatie. 27

28 Bij de creatie van communicatieproducten zal de opdrachtnemer zich houden aan de huisstijl van de Vlaamse overheid. Alle elementen van de huisstijl kunnen geraadpleegd worden op Evaluatie WOV verwacht een intensieve samenwerking met de opdrachtnemer en een grote betrokkenheid. Daarom zal WOV een keer per jaar voorstellen om de opdracht in uitvoering en de samenwerking te evalueren. Deze evaluatie omvat dan de volgende punten: de kwaliteit van de prestaties van de opdrachtnemer de evaluatie door de opdrachtnemer van de aansturing en begeleiding van WOV leerervaringen en ontwikkelpunten binnen de opdracht - deze punten kunnen aangevuld worden met bepaalde relevante verbeterpunten afkomstig uit de indicatorenset van de jaarlijkse kwaliteitsmonitoring van het communicatiebeleid van de Vlaamse overheid Als de communicatie van WOV door een externe partner doorgelicht of geëvalueerd wordt tijdens de uitvoering van de opdracht, zal de opdrachtnemer moeten samenwerken met en gegevens leveren aan de externe partner die de Vlaamse overheid daarvoor ondersteunt (zie 3.3 Normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en operationele doelstellingen Beleidsnota voor meer informatie daarover). 5. Administratieve bepalingen 5.1 Plaatsing van de opdracht Selectie kandidaten en inschrijvers, toegangsrecht en kwalitatieve selectie RSZ-verplichtingen (art. 61, 1 & 2,5 en 62 KB Plaatsing) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61, 1 & 2,5, evenals artikel 20 1/1 van de wet van 15 juni Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 60, 1. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. 28

29 5.1.2 Kwalitatieve selectie (Art. 67 en Art. 72 KB Plaatsing) ART. 67 en art Algemeen Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art.67. De kwalitatieve selectie gebeurt op basis van financiële en technische referenties van het certificeringsorganisme dat de opdrachten zal uitvoeren Art. 72 Technische bekwaamheid Instructies i.v.m. de in te dienen referenties Zijn technische bekwaamheid toont de inschrijver aan door het voorleggen van een portfolio dat de ervaring binnen zijn organisatie op het vlak van de hieronder geschetste selectiecriteria aantoont. De inschrijver omschrijft bij iedere referentie waarom die relevant is voor het betreffende criterium. Hij stelt het portfolio van de organisatie op in de volgorde van de hieronder opgesomde selectiecriteria (eerst ervaring met strategische voorbereiding en opvolging, coördinatie van communicatieprojecten, dan ervaring met redactiewerk, etc.). De inschrijver omschrijft per referentie expliciet waarom een referentie een bepaalde meerwaarde heeft en hoe de referenties betrekking hebben op het selectiecriterium in kwestie. Het is uiteraard mogelijk dat eenzelfde referentie van toepassing is op meer dan een selectiecriterium (bijv. dat de inschrijver voor een referentie de communicatie gecoördineerd heeft én redactiewerk geleverd heeft). In dat geval legt de inschrijver voor ieder van die selectiecriteria uit waarom de referentie relevant is en dan komt de referentie een keer of meermaals terug in zijn offerte. De inschrijver vermeldt wel in totaal minstens vijf referenties. Van vermelde opdrachten die reeds beëindigd zijn, moet de einddatum max. 3 jaar voor de openingsdatum van de offertes zijn. De inschrijver vermeldt in zijn portfolio voor iedere referentie ook de volgende gegevens: het totale bedrag. Dat bedraagt minimum ,- (excl. BTW); de uitvoeringsperiode van de opdracht (met vermelding van de eventuele datum van beëindiging van de opdracht); de naam en contactgegevens van een contactpersoon bij het bedrijf, de instelling of de organisatie waarvoor de opdracht werd verricht; of de diensten op kwalitatieve wijze tot een goed einde werden gebracht. Dit wordt gestaafd met attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent; in geval van diensten voor particulieren, kunnen de referenties worden gestaafd door een attest van de afnemer of een verklaring op erewoord van de inschrijver. Deze verklaring omvat steeds de identiteits- en contactgegevens van de betrokkene(n). 29

30 Als de referentieopdracht in verschillende deelopdrachten of fasen wordt uitgevoerd, dan volstaat het dat de deelopdracht of de fase is afgelopen. Er dient wel een getuigschrift van goede uitvoering te zijn van deze fase. De opdracht als geheel dient daarom niet te zijn afgerond. Gaat het over een raamovereenkomst gespreid over meerdere jaren, betreft het certificaat de uitvoering van minstens één jaar. De opdrachtgever behoudt zich steeds het recht voor bij de overeenkomstige opdrachtgever(s) inlichtingen in te winnen omtrent de uitvoering van de opgegeven opdracht(en) Selectiecriteria Selectiecriterium 1: ervaring met strategische voorbereiding, opvolging en coördinatie van communicatieprojecten De referenties die betrekking hebben op dit selectiecriterium beantwoorden aan de volgende eisen: De inschrijver bepaalde (ev. samen met de respectieve opdrachtgevers) de communicatiestrategie voor de uitvoering van de communicatie. Dat gebeurde a.d.h.v. een communicatieplan, een voorbereidende nota of d.m.v. overleg met de opdrachtgever en bijhorende verslagen. De inschrijver bepaalde (ev. samen met de respectieve opdrachtgevers) de communicatiemix van de communicatie. Tijdens de uitvoering van de opdrachten volgde de inschrijver de communicatie op en stuurde hij de strategie en de planning bij (ev. samen met de respectieve opdrachtgevers). De inschrijver coördineerde de communicatie: dit betekent dat hij verschillende uitvoerders (medewerkers van zijn eigen organisatie, bij de opdrachtnemer of bij onderaannemers) aanstuurde en ervoor zorgde dat alles volgens de planning en overeenkomstig de uitgetekende strategie verliep. De inschrijver legt voor dit selectiecriterium drie referenties voor. Selectiecriterium 2: ervaring met redactiewerk De referenties die betrekking hebben op dit selectiecriterium beantwoorden aan de volgende eisen: De inschrijver schreef teksten voor minimum twee verschillende dragers of media (bijv. brochures en websites). De teksten waren bestemd voor een algemeen publiek (niet voor een gespecialiseerd publiek). De inschrijver legt voor dit selectiecriterium drie referenties voor. 30

31 Selectiecriterium 3: ervaring met grafisch werk De referenties die betrekking hebben op dit selectiecriterium beantwoorden aan de volgende eisen: De inschrijver deed grafisch werk (lay-out of ander vormgevend werk) voor minimum twee verschillende dragers of media (bijv. brochures en websites). De inschrijver legt voor dit selectiecriterium drie referenties voor Beroep op draagkracht andere entiteiten (art. 74 KB Plaatsing) Het is de inschrijver niet toegelaten een beroep te doen op de draagkracht van andere entiteiten wanneer aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van art. 21 Wet Overheidsopdrachten. Als de inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten, moet de behoorlijk ondertekende en gedagtekende verbintenis met deze entiteiten bij de offerte gevoegd worden. De betrokken entiteit verbindt zich er dan toe om de middelen ter beschikking te stellen aan de inschrijver als de opdracht geplaatst wordt Offerte: opening, indiening, vorm en inhoud Openen en indienen van de offertes De offertes moeten elektronisch worden ingediend via de e-tendering website die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art KB Plaatsing. Meer informatie kan verkregen worden via of via de e- procurement helpdesk op het nummer +32 (0) De met elektronische middelen ingediende offertes moeten worden opgemaakt in een afdrukbaar pdf-formaat. De maximale grootte per document is 80 MB. Een te groot document kan worden opgesplitst in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350 MB. Zowel het MS-Word-bestand als de pdf-files voor de opmaak van de inventaris moeten worden opgeladen via de e-tendering website volgens de modaliteiten vermeld in artikel 81. U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van een wettelijke digitale handtekening ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: - Gekwalificeerde certificaten, die geschikt zijn voor het plaatsen van een wettelijke digitale handtekening, kunnen aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie over deze private actoren: e.procurement@vlaanderen.be of +32 (0)

32 57. Er dient wel te worden opgemerkt dat het enige tijd in beslag kan nemen vooraleer u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dus tijdig uw certificaat aan. - Wanneer de buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 52 1, 1 K.B. Plaatsing. Deze elektronische handtekening moet aldus conform zijn met de regels van het Europees, en het daarmee overeenstemmend nationaal, recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. Gelieve ook alle nuttige informatie over het gebruikte elektronische middel aan de offerte toe te voegen opdat de aanbestedende overheid kan nagaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform is met de bepalingen in de regelgeving. Er mag geen gebruik worden gemaakt van een dubbele elektronische zending noch van een veiligheidskopie. De datum en plaats van opening der offertes zijn vermeld op het titelblad van voorliggend bestek Vorm en inhoud offerte (art. 58, 82, 84 en 85 KB Plaatsing) Voor een geldige offerte dienen inschrijvers de volgende documenten in: - Inhoudstafel (met vermelding van alle bijlagen) - Offerteformulier - Inventaris (in MS Word en pdf) - In het kader van de selectie: o Ondertekende en gedagtekende verbintenissen indien men zich beroept op de draagkracht van andere entiteiten. o Een lijst van referenties (zie Art. 72 Instructies i.v.m. de in te dienen referenties o Uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat de betrokkene niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf bedoeld in art en 2 KB Plaatsing o Voor de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is o Voor de niet-belgische inschrijvers ook een getuigschrift van niet-faillissement uitgereikt door de bevoegde overheidsinstantie van het betrokken land 32

33 o Voor de niet-belgische inschrijvers ook een attest uitgereikt door de bevoegde overheidsinstantie waaruit blijkt dat de betrokkene in orde is met de betaling van zijn belastingen (directe belastingen en btw) o Voor niet-belgische ondernemingen: attest volgens bepalingen art. 62 par. 2 (equivalent van RSZ-attest) - In het kader van de gunning: o Voor het gunningscriterium kwaliteit van het team: o CV s en portfolio s van de teamleden die op de opdracht zullen werken met voorbeelden van eerdere relevante opdrachten die competenties en ervaring aantonen die relevant zijn voor de opdracht die het onderwerp uitmaakt van dit bestek (zie Criterium 2: Kwaliteit van het voorgestelde team in Gunningscriteria offerteaanvraag voor meer informatie over hoe de kwaliteit van het voorgestelde projectteam geïllustreerd en toegelicht dient te worden). o Kopieën van diploma s van alle leden van het team die op de opdracht zullen werken o Voor het gunningscriterium strategische kwaliteit: een afzonderlijke nota met de strategische aanpak voor de opdracht o Voor de gunningscriteria redactionele en grafische kwaliteit: de communicatieproducten gevraagd in het kader van de case (zie bijlage bij dit bestek voor de opdrachtomschrijving van de case) - De bewijzen dat de personen, die de offerte ondertekenden, statutair of bij volmacht bevoegd zijn om de bedrijven geldig in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Dit gebeurt naargelang de rechtsvorm van de bedrijven door het bijvoegen van één van de volgende documenten: o uittreksel of kopie van de statutaire clausule i.v.m. de vertegenwoordigingsbevoegdheid en een kopie van de akte of afschrift van de notulen van de algemene vergadering, zoals verschenen in het B.S., houdende benoeming van de bestuurders; o volmacht om het bedrijf te vertegenwoordigen of om bevoegdheid door te geven aan een ander persoon; o benoemingsbesluit van zaakvoerder; o andere documenten ter staving van de bevoegdheid. Elke bijlage wordt in de e-tendering applicatie opgeladen als een afzonderlijk document met uitdrukkelijke vermelding van het volgnummer van de bijlage in de titel (de titel mag enkel bestaan uit de vermelding bijlage X en het volgnummer van de bijlage). Eventuele bijkomende bijlagen worden in een afzonderlijk deel opgeladen en doorlopend genummerd. In de offerte worden tevens duidelijk de contactgegevens (naam, telefoonnummer en e- mailadres) van de contactpersoon van de inschrijver vermeld Inventaris (art. 84 KB Plaatsing) De inventaris wordt in de vorm van een MS-Word-bestand ter beschikking gesteld. De inschrijver maakt gebruik van dit bestand voor het invullen van zijn inventaris. Aan dit bestand mogen geen wijzigingen worden aangebracht met uitzondering van het invullen van 33

34 de grijze cellen in de kolommen Eenheidsprijs/bedrag (EUR), Eenheidsprijs/bedrag voluit geschreven (enkel indien zichtbaar), Vermindering/vermeerdering (enkel indien zichtbaar) en Totaal (incl. vermindering/vermeerdering) EUR. De inschrijver dient het ingevulde Exceldocument te converteren naar een afdrukbaar pdf-bestand. Zowel het MS-Word- als het pdfbestand moeten worden opgeladen en ingediend via e-tendering. Bij tegenstrijdigheid tussen beide bestanden, wordt het pdf bestand geacht de werkelijke bedoeling van de inschrijver te zijn en is het pdf bestand aldus het enige rechtsgeldige. De inschrijver voegt zijn naam toe aan de bestandsnaam van het MS-Word-bestand Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing) De verbintenistermijn van toepassing op deze opdracht wordt vermeld bij de algemene informatie vooraan het bestek (p. 8) Prijs Prijsvaststelling en prijsonderzoek (art. 13, 21 KB Plaatsing) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De inschrijvers zijn ertoe gehouden voor de gunning van de opdracht alle inlichtingen te verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt Prijsopgave (art. 16 KB Plaatsing) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. De eenheidsprijzen moeten in cijfers worden geschreven. De eenheidsprijzen worden tot op 4 decimalen na de komma worden afgerond. De totaalprijzen voor deze posten moeten worden afgerond tot op 2 decimalen na de komma. Bij een globale prijs moet worden afgerond tot op 2 decimalen na de komma Inbegrepen prijselementen (art. 19, 3 KB Plaatsing) Volgens de geldende wetgeving Prijsherziening (art. 20 KB Plaatsing) Op onderhavige opdracht is volgende prijsherzieningsformule van toepassing: 34

35 waarbij: p P s b S b de herziene prijs, geldig voor de prestatieperiode de oorspronkelijke prijs, geldig op het moment van opening of uiterste indiening van de offerte de prijsherzieningsparameter op basis van de Algemene index voor bediendensalarissen, afgerond tot op 2 cijfers na de komma, bron van herkomst: FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (Excel - tabel: ICL04 Evolutie basis 1997 Bedienden) Referentietermijn: kwartaal voorafgaand aan de aanvangsdatum van de prestatieperiode. de prijsherzieningsparameter op basis van de Algemene index voor bediendensalarissen, afgerond tot op 2 cijfers na de komma, bron van herkomst: FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (Excel - tabel: ICL04 Evolutie basis 1997 Bedienden) Referentietermijn van de parameter: kwartaal voorafgaand aan het ogenblik uiterste indiening offerte en: Bij de berekening wordt eerst iedere breuk herleid tot een getal met 5 decimalen. Hiertoe wordt de vijfde decimaal vermeerderd met 1 als de zesde decimaal gelijk is aan of groter is dan 5. Vervolgens wordt ieder aldus berekend getal vermenigvuldigd met de overeenkomstige coëfficiënt. De verkregen producten worden op dezelfde wijze als hierboven beschreven afgerond op de vijfde decimaal. De herziening van de dienstbevelen (bestellingen) met eigen periodiciteit wordt als volgt bepaald: Voor dienstbevelen met een uitvoeringstermijn kleiner of gelijk aan 50 kalenderdagen is de referentiedatum voor de berekening van de prijsherzieningscoëfficiënten de eerste dag van de uitvoeringstermijn bepaald in het dienstbevel. De aanvangsdatum van het dienstbevel bepaalt m.aw. de referentiedatum waarop de referentietermijnen zullen worden toegepast. De prestatieperiode is in dit geval gelijk aan de uitvoeringstermijn van het dienstbevel/bestelling. In geval van een onderbreking waardoor het verschil tussen aanvangsdatum van het oorspronkelijke dienstbevel en de einddatum van het hervatte dienstbevel 50 kalenderdagen overschrijdt, gebeurt de herzieningsberekening per maand, zoals bij dienstbevelen met een uitvoeringstermijn van meer dan en 50 kalenderdagen. 35

36 In geval van een verlenging van de uitvoeringstermijn, waardoor de uitvoeringstermijn meer dan 50 kalenderdagen bedraagt, gebeurt de herzieningsberekening per maand, zoals bij dienstbevelen met een uitvoeringstermijn van meer dan 50 kalenderdagen. Voor dienstbevelen met een uitvoeringstermijn van meer dan 50 kalenderdagen gebeurt de herzieningsberekening per maand. De referentiedatum waarop de referentietermijnen worden toegepast, wordt m.a.w. bepaald door de maand waarin de prestaties geleverd worden. Bij prestaties die meerdere maanden omvatten, wordt de prestatie ondergebracht in de maand waarin ze beëindigd zijn. De prestatieperiode is in dit geval gelijk aan 1 maand. Prestaties die uitgevoerd werden na de contractuele einddatum van de opdracht of een afzonderlijk dienstbevel (bestelling), worden onderworpen aan de volgende prijsherzieningsberekening, waarbij de voor de aanbestedende overheid meest voordelige herzieningswaarde zal worden toegepast: herzieningsberekening in de maand waarin ze geleverd werden (met als referentiedatum de 1ste van deze maand); gemiddelde herzieningsberekening na einddatum waarbij het gemiddelde van de prijsherzieningswaarden van de volle maanden* wordt genomen, met als referentiedatum de eerste van de maand. (* volle maand: maand waarvan de startdatum van die maand binnen de aanvangsdatum en contractuele einddatum valt en een maand waarin geen schorsingen voorkomen). De herzieningscoëfficiënt wordt berekend tot op twee decimalen na de komma Gunningscriteria - offerteaanvraag (Art. 25 KB Plaatsing) De aanbestedende overheid zal de regelmatige offertes vergelijken en de meest voordelige offerte kiezen. De rangschikking gebeurt door een beoordelingscommissie van deskundigen, samengesteld door de aanbestedende overheid. Voor de aanwijzing van de voordeligste regelmatige offerte wordt rekening gehouden met de hierna vermelde gunningscriteria en bijhorende puntenverdeling Criterium 1: Het offertebedrag (maximum 60 punten) De laagste ingediende regelmatige offerte krijgt het maximum van de punten. Om de evaluatie van dit gunningscriterium mogelijk te maken, moet de inschrijver volgend element in zijn offerte opnemen en duidelijk omschrijven: een optelsom van de eenheidsprijzen (uurtarieven, ) uit de inventaris vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden vermeld in de inventaris. De punten voor de hoogste regelmatige inschrijver worden berekend met de formule: Pl Sh = 60* Ph waarin: Sh staat voor de score voor de hoogste regelmatige inschrijver; Pl staat voor de prijs van de laagste regelmatige inschrijver; Ph staat voor de prijs van de hoogste regelmatige inschrijver. 36

37 De punten van de andere inschrijvers worden binnen deze grenzen lineair berekend met de volgende formule: S x = S L (S H S L )*(P L P X )/(P H P L ) waarin: S X staat voor de score voor de te bepalen inschrijver; P X staat voor de prijs van de te bepalen inschrijver; S L staat voor de score voor de laagste regelmatige inschrijver; P L staat voor de prijs van de laagste regelmatige inschrijver; S H staat voor de score voor de hoogste regelmatige inschrijver; P H staat voor de prijs van de hoogste regelmatige inschrijver. Er wordt een geraamde som voorzien voor het uitbesteden van drukwerk en aanmaak communicatiemateriaal (panelen, bachen, ) en bedeling van drukwerk. Daarnaast is er een voorbehouden som om onvoorziene taken uit te voeren Criterium 2: Kwaliteit van het voorgestelde team (maximum 20 punten) De kwaliteit van het team zal beoordeeld worden a.d.h.v. de vaktechnische eisen en ervaring opgesomd per functieprofiel in de technische bepalingen van dit bestek (zie 4.4 Samenstelling team ). Het voorgestelde team moet ook het team zijn dat effectief de opdracht voor het Agentschap Wegen en Verkeer zal uitvoeren. Als er een teamlid uitvalt door een onverwachte situatie en buiten de wil van de opdrachtnemer om, kan de opdrachtnemer slechts na goedkeuring van de opdrachtgever een vervanger aanstellen. Indien deze vervanger niet aanvaardbaar is voor de aanbestedende overheid kan op basis hiervan de opdracht worden verbroken zonder enig recht op schadevergoeding voor de opdrachtnemer. Enkel de inschrijvers die voor het criterium Kwaliteit van het voorgestelde projectteam minstens 12 punten op 20 scoren komen in aanmerking voor de eventuele gunning van de opdracht. In het kader van de beoordeling van het gunningscriterium Kwaliteit van het team zal de aanbestedende overheid de CV s en de portfolio s van de voorgestelde teamleden onderzoeken. De inschrijver geeft in de offerte op overzichtelijke wijze weer hoe de teamleden beantwoorden aan de hierboven vermelde subcriteria. Om de ervaring en de competenties van de teamleden te illustreren, bevat de offerte naast de CV s van de medewerkers ook hun portfolio s. In de portfolio s kan ook verwezen worden naar digitale communicatiedragers. Twee opmerkingen daarover: als er in de portfolio s verwezen wordt naar audiovisuele communicatiedragers (bijv. een video of een geluidsfragment), wordt daar (in het geval deze bestanden nog publiek 37

38 consulteerbaar zijn) de URL bij vermeld van de webpagina s waar deze dragers te bekijken of beluisteren zijn of (in het geval de bestanden niet meer toegankelijk zijn voor het brede publiek via het internet) worden ze in gecomprimeerd formaat mee bezorgd met de offertes (zie Art. 90, 1 Indiening offertes voor meer informatie daarover); als de portfolio s websites bevatten, bezorgt de opdrachtgever print-outs van de betreffende webpagina s met daarop vermeld de bijhorende URL s (of desgevallend de periode(s) tijdens welke de websites online stonden). Onderstaande gunningscriteria hebben betrekking op de case die de inschrijvers moeten uitwerken. De omschrijving van de case is aan dit bestek toegevoegd als bijlage. Inschrijvers zullen op basis van deze omschrijving een aantal communicatieproducten maken en een beknopte strategische nota schrijven. Die zullen beoordeeld worden op basis van hun redactionele en communicatiestrategische kwaliteit. Bepaalde communicatieproducten zullen ook op hun grafische kwaliteiten beoordeeld worden. Zie de technische bepalingen van dit bestek voor meer informatie i.v.m. de kwaliteitsvoorwaarden en verwachtingen van de opdrachtgever Criterium 3: kwaliteit van het strategische advies (maximum 5 punten) Om de evaluatie van dit gunningscriterium mogelijk te maken, zal de inschrijver in het kader van de case aantonen dat hij in bestuurlijk en politiek gevoelige omstandigheden de juiste strategische beslissingen maakt i.v.m. de communicatiemix en de communicatie en samenwerking met projectpartners en stakeholders. Zie 4.11 Communicatiestrategisch inzicht en doordacht bepalen van de communicatiemix voor meer informatie over de eisen t.o.v. de opdrachtnemer op dit vlak Criterium 4: redactionele kwaliteit (maximum 10 punten) Om de evaluatie van dit gunningscriterium mogelijk te maken, zal de inschrijver de in het kader van de case gevraagde communicatieproducten maken. De teksten moeten beantwoorden aan de redactionele en taalkundige kwaliteiten omschreven in de technische bepalingen van dit bestek 4.12 Kwaliteit teksten ) Criterium 5: grafische kwaliteit van de producten (maximum 5 punten) Om de evaluatie van dit gunningscriterium mogelijk te maken, moet de inschrijver in het kader van de case een aantal communicatieproducten lay-outen en vormgeven. De producten moeten beantwoorden aan de grafische vereisten en eigenschappen omschreven in de technische bepalingen van dit bestek 4.13 Kwaliteit grafisch materiaal ). 5.2 Uitvoering van de opdracht Algemene uitvoeringsbepalingen Duur van de overeenkomst De duur van de overeenkomst vangt aan de dag van de sluiting van de opdracht. De opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar, inclusief de sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer. 38

39 Na het verstrijken van deze initiële duur kan de opdracht 3 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar. Deze verlenging wordt door de aanbestedende overheid uitdrukkelijk medegedeeld via aangetekend schrijven, uiterlijk 1 maand vóór het verstrijken van de lopende contractperiode Plaats van de dienstverlening (art. 149 KB Uitvoering) De diensten worden uitgevoerd in het Vlaams gewest Leidend ambtenaar (art. 11 KB Uitvoering) De leidend ambtenaar is de vertegenwoordiger en de woordvoerder van de aanbestedende overheid in haar betrekking met de opdrachtnemer. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit: de technische en administratieve opvolging van de prestaties, inbegrepen de goedkeuring van de detail- en werktekeningen en de berekeningsnota s, tot en met de definitieve oplevering; de keuring van de producten en/of prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; de aanvaarding van de geleverde diensten; het nazicht van de vorderingsstaten en van de facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de voorlopige en definitieve oplevering; het instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties Betalingen Wijze waarop de prijs wordt betaald (art. 66 KB Uitvoering) De diensten worden betaald per kwartaal met betalingen in mindering. De diensten voor de opdracht worden via facturatie betaald. De aanvangsdatum (zie hiervoor artikel 147 AUR) van de maandperiodes (met een vaste periodiciteit van 1 maand) blijft onveranderd gedurende de hele aanneming Het facturatie- en betalingsproces in enkele stappen samengevat (art. 150, 160 KB Uitvoering) 1) De opdrachtnemer bezorgt een schuldvordering met gedetailleerde staat (vorderingsstaat) van de uitgevoerde prestaties en verantwoordingsstukken (bijv. 39

40 timesheets - zie Registratie van de prestaties: timesheets (art.149 KB Uitvoering) hieronder) aan aanbestedende overheid. 2) Start verificatietermijn de dag volgende op de datum van ontvangst van de in 1) opgegeven documenten 3) De aanbestedende overheid kijkt de vorderingsstaat na en neemt het voor betaling aanvaarde bedrag op in een factuuraanvraag die geldt als proces-verbaal. Er wordt eventueel een verbeterde staat meegestuurd. Op dat moment loopt de verificatietermijn ten einde. 4) De opdrachtnemer dient de factuur in binnen de termijn van vijf dagen Het facturatie- en betalingsproces in detail (*** art. 150, 160 KB Uitvoering) Schuldvordering en vorderingsstaat Zowel voor de betalingen in mindering, de betaling van het saldo als voor de eenmalige betaling van de opdrachtsom dient de opdrachtnemer een gedateerde en ondertekende schuldvordering in te dienen die steunt op een gedetailleerde staat van de prestaties, en dit volgens de betalingsmodaliteiten zoals voorzien in art. 66 AUR van dit bestek. Teneinde de continuïteit van de vorderingsstaten te verzekeren, dienen, voor de periodes binnen dewelke geen acties of goedgekeurde acties worden uitgevoerd, nihilstaten, met bijhorende nul-(schuld)vordering te worden opgemaakt. Onder betaling van het saldo van de opdracht wordt verstaan de laatste betaling van de uitgevoerde en aanvaarde diensten, met uitzondering van die diensten die tijdens de waarborgtermijn moeten worden uitgevoerd. Enkel de prestaties die zijn uitgevoerd overeenkomstig de opdrachtdocumenten en die niet zijn geweigerd, komen in aanmerking voor opname in de staat van de gerealiseerde diensten. Anderzijds houdt de opname in deze staat niet in dat de desbetreffende diensten zouden aanvaard zijn. De diensten en prestaties, die in de staat van de gerealiseerde diensten worden opgenomen, moeten uitgesplitst worden per bestelling of per gegeven aanvangsbevel. Als de diensten uitgevoerd zijn in verschillende perioden, moeten de gevorderde bedragen per periode uitgesplitst worden Bisstaten De meerprestaties die op schriftelijk bevel van de aanbestedende overheid worden uitgevoerd tegen eenheidsprijzen die de opdrachtnemer heeft voorgesteld maar de aanbestedende overheid nog niet heeft aanvaard, worden opgenomen in bisstaten en met afzonderlijke schuldvordering ingediend. Voor de betaling van meerprestaties bij toepassing van art. 151 AUR dient de aldus gedateerde en ondertekende schuldvordering uitdrukkelijk te verwijzen naar het geschreven 40

41 bevel van de aanbestedende overheid of ondertekende bijakte tot uitvoering van de (meer)prestaties De verificatietermijn Binnen de 30 dagen na ontvangst van de gedateerde en ondertekende schuldvordering en de andere bescheiden zoals voorzien in dit bestek maakt de aanbestedende overheid, op grond van haar eigen gegevens, de verbeterde staat op van de uitgevoerde prestaties die voor betaling aanvaard worden. Het voor betaling aanvaarde bedrag wordt opgenomen in een proces-verbaal. De prestaties die niet op dit proces-verbaal voorkomen, maar die wel door de opdrachtnemer gevorderd werden, dienen derhalve beschouwd te worden als prestaties die niet voor betaling in aanmerking komen. De opdrachtnemer vertrekt van de gegevens die de aanbestedende overheid heeft aanvaard voor het opmaken van zijn volgende gedetailleerde staat van uitgevoerde diensten. De gegevens die de aanbestedende overheid niet heeft aanvaard, mag de opdrachtnemer opnemen in een bisstaat om zijn eventueel recht op een latere betaling te vrijwaren. Indien bepaalde documenten en verantwoordingsstukken ontbreken die nodig zijn voor de verificatie van de ingediende staat van de gerealiseerde diensten of bisstaat, zal de opdrachtnemer worden verzocht deze stukken binnen de zeven kalenderdagen in te dienen. De verificatietermijn wordt in voorkomend geval verlengd met het aantal dagen dat de bovenvermelde termijn van zeven kalenderdagen voor de indiening van de ontbrekende documenten en verantwoordingsstukken wordt overschreden. Deze afwijking kan als volgt worden gemotiveerd: Het zou niet billijk zijn dat de aanbestedende overheid gehouden is tot het betalen van verwijlsinteresten, wegens het verstrijken van de verificatietermijn zonder dat ze de mogelijkheid heeft gehad een controle uit te voeren. Deze controle is immers onmogelijk door het nalaten van de opdrachtnemer om de nodige verantwoordingsstukken in te dienen. De datum van binnenkomen van de schuldvordering is maar geldig voor het verdere verloop van het dossier, als de adressering van de schuldvordering dezelfde is als deze opgegeven in de opdrachtdocumenten. De vorderingsstaten worden gericht zoals nagemeld en vermelden steeds het dossiernummer van de opdracht. Bij foute adressering zal de aanbestedende overheid de datum van werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend in rekening brengen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de verificatie of betaling moet gebeuren. 41

42 Facturatie en proces-verbaal van verificatie Van het proces-verbaal vermeld in art. 150 wordt onmiddellijk een afschrift verstuurd naar de opdrachtnemer. Deopdrachtnemer dient zijn factuur voor het aanvaarde bedrag in binnen de vijf dagen na er om te zijn verzocht. Voor de modaliteiten rond het indienen van betalingsbescheiden: zie artikel 150 AUR van dit bijzonder bestek. Bij zijn factuur voegt de opdrachtnemer de factuuraanvraag. De datum van binnenkomen van de factuur is maar geldig voor het verdere verloop van het dossier, als de adressering van de factuur dezelfde is als deze opgegeven in de opdrachtdocumenten. Bij foute adressering zal de aanbestedende overheid de datum van werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend in rekening brengen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de betaling moet gebeuren. De betalingstermijn wordt in voorkomend geval geschorst met: 1) het aantal kalenderdagen dat de hierboven vermelde termijn van vijf kalenderdagen voor de indiening van de factuur wordt overschreden; 2) het aantal kalenderdagen dat de opdrachtnemer nodig heeft om, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, de vragen van de aanbestedende overheid inzake zijn fiscale en sociale schulden te beantwoorden E-invoicing De e-facturen moeten elektronisch ingediend worden via het platform Mercurius. Dit federale platform zorgt ervoor dat alle Belgische overheden bereikbaar zijn voor e-invoicing, en is gestoeld op een Europees afsprakenkader: Peppol. Voor informatie over e-invoicing bij de Vlaamse overheid: zie Voor informatie over het Mercuriusplatform, het technische formaat van de e-factuur en Peppol: zie a) Starten met e-invoicing Het verzenden van uw e-factuur naar de overheid kan op volgende manieren gebeuren: U kunt gratis gebruik maken van het Mercuriusportaal voor een eenvoudige registratie en verzending van uw e-facturen: U kunt kiezen voor een meer geïntegreerde elektronische facturatie binnen uw onderneming. Wat u dan nodig heeft, is een Peppol Access Point voor de verzending van uw e-facturen naar de overheid. 42

43 Er zijn tal van oplossingen beschikbaar op de markt die volwaardige elektronische facturatie mogelijk maken. (Serviceproviders en softwarehuizen voor e-invoicing, boekhoudpakketen, ERP-pakketten, facturatiesoftware ). Overzichten en contactgegevens kan u terugvinden op Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op e.procurement@vlaanderen.be. Meer informatie is terug te vinden op b) Inhoud van de elektronische factuur 1. De elektronische factuur dient, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW-wetboek, zeker volgende gegevens te bevatten die essentieel zijn voor de verwerking van de factuur: Identificatienummer van de aanbestedende overheid: o KBO (AWV) Bestelbonnummer/inkoopordernummer/PO-nummer : dit nummer wordt bepaald na sluiting van het contract en zal vermeld worden in: o de factuuraanvraag ( ordernummer); o de sluitingsbrief en/of in de desbetreffende oproep. Dit nummer bestaat uit 8 cijfers. Factuuraanvraagreferentie: unieke referentie die vermeld wordt op de factuuraanvraag. 2. Indien u gebruikmaakt van een Peppol Access Points, dient de opmaak van de e- factuur in overeenstemming te zijn met de UBL 2.1 mapping: zie De UBL-mapping tabel op deze webpagina vermeldt in welke velden de factuurgegevens dienen opgenomen te worden. Informatie over het invullen van opdrachtspecifieke gegevens vindt u in het document business afspraken met de Vlaamse overheid op dezelfde webpagina. 3. De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd. c) Samenvattend: Volgende toelichting over het Mercuriusportaal (PDF) (of vat de belangrijkste stappen samen om te starten met e-invoicing. 43

44 Wenst u begeleiding om over te schakelen naar e-facturatie? Als leverancier van de Vlaamse overheid wordt u gratis begeleiding aangeboden. Neem hiervoor contact op met het Vlaamse e-invoicingteam via het adres e.procurement@vlaanderen.be Adressering van de betalingsbescheiden Werken ten laste van het Vlaams Gewest De betalingsbescheiden (vorderingsstaten, eventuele bisstaten, betalingsaanvragen en facturen) dienen opgesteld op naam van het Vlaams Gewest en geadresseerd aan de aanbestedende overheid: Agentschap Wegen en Verkeer Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen K. Maria Hendrikaplein 70, bus Gent Registratie van de prestaties: timesheets (art. 149 KB Uitvoering) De opdrachtnemer houdt tijdens de uitvoering van de opdracht gedetailleerde timesheets bij. De omschrijving van de uitgevoerde taak bevat naast de tijdsbesteding (afgerond op vijf minuten) de volgende informatie: soort taak: bijv. redactiewerk, inlezen, desk research, terreinbezoek bij handelaar X, overleg met bewoner X, etc. beknopte inhoudelijke omschrijving: project (bijv. heraanleg N41 in Lokeren ), communicatieproduct en inhoud (bijv. persbericht fase 4 ), doelstelling overleg (bijv. voorbereiding communicatie fasewissel februari ), etc. De opdrachtgever hecht belang aan het correcte gebruik van timesheets om twee redenen: om het facturatieproces vlotter en transparanter te laten verlopen om tijdens de uitvoering van de opdracht de samenwerking met de opdrachtnemer te kunnen verbeteren De opdrachtnemer bezorgt tweewekelijks de timesheets van de vorige 2 weken. De vorm en inhoud van de te verstrekken informatie dient in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer afgesproken te worden. Die informatie kan op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever bijgesteld worden. De opdrachtgever adviseert opdrachtnemers om gebruik te maken van de vele beschikbare digitale toepassingen om timesheets bij te houden (voor zover zij daar vandaag nog geen gebruik van maken). Met behulp daarvan hoeft dit geen significante bijkomende workload met zich mee te brengen. 44

45 Maandelijkse planning (art. 149 KB Uitvoering) Het opdrachtgevend bestuur zal enkel de nodige prestaties vragen afhankelijk van de concrete behoeften. Dit zal gebeuren op een overleg (bijvoorbeeld bij het startoverleg over de communicatie van een nieuwe project) of via mail De uurtarieven zijn forfaitair: ze omvatten alle mogelijke onkosten. De opdrachtnemer zal de gemaakte afspraken en de planning formaliseren in een beknopt verslag Samenstelling team(art. 149 KB Uitvoering) Gezien de samenstelling van het team van de opdrachtnemer een essentieel onderdeel vormt van de opdracht, wenst de aanbestedende overheid de nadruk te leggen op het belang van deze samenstelling. Het evalueren en gunnen van de opdracht gebeurt namelijk rekening houdend met deze samenstelling Intellectuele rechten (Art. 19 en 20 KB Uitvoering) Als gevolg van verwerving van alle intellectuele eigendomsrechten, staat het de overheid vrij om al haar rechten ten aanzien van de voornoemde producten uit te oefenen, zoals o.a. de reproductie, de distributie, het doorvoeren van aanpassingen of de mededeling aan derden. De aanbestedende overheid verkrijgt niet de rechten op algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die ontwikkeld worden bij de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer deelt de aanbestedende overheid ten laatste bij de oplevering mee welke knowhow nodig is voor het gebruik van de resultaten van de opdracht, ongeacht of die aanleiding gegeven heeft tot het aanvragen van een octrooi/patent of niet. De opdrachtnemer en zijn rechtsopvolgers verbinden zich ertoe de algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de resultaten van de opdracht gratis en kosteloos ter beschikking te stellen van de aanbestedende overheid en alle andere diensten, departementen en entiteiten die ressorteren onder de Vlaamse overheid, zelfs al zijn deze een van de aanbestedende overheid onderscheiden rechtspersoon. Algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die de opdrachtnemer en zijn aangestelden ontwikkelen, aanleren of opnemen tijdens de uitvoering van de opdracht, kunnen door de opdrachtnemer worden hergebruikt voor zover dit geen inbreuk vormt op de auteursrechten die beschermd worden door de wettelijke of de contractuele bepalingen in het kader van deze opdracht. Het bestuur en de opdrachtnemer dienen, vanaf de eerste tekenen van een vordering door een derde, elkaar hierover in te lichten en alle mogelijke maatregelen nemen om te 45

46 vermijden dat de uitvoering van de opdracht op eender welk vlak hinder oploopt door de tussenkomst van de derde. Het bestuur enerzijds en de opdrachtnemer anderzijds moeten, rekening houdend met de bepalingen inzake vertrouwelijkheid, elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar bewijselementen mee te delen of nuttige informatie te overhandigen die ze in hun bezit hebben of verkrijgen aangaande eventuele vorderingen door derden, ongeacht de vorm of drager waarop deze bewijselementen of informatie zich bevinden. De opdrachtnemer zal het bestuur schadeloos stellen voor alle gevolgen, vrijwaren tegen en op het eerste verzoek van het bestuur vrijwillig tussenkomen in om het even welk geding, waarbij het bestuur betrokken is en dat gebaseerd is op een beweerde inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht welke ook die rechten zijn (eigendomsrecht, gebruiksrecht, exclusieve distributierechten, enz.). Bovendien verklaart de opdrachtnemer, door het loutere indienen van zijn offerte, dat in de contracten met zijn werknemers geen enkele clausule is opgenomen die de intellectuele eigendomsrechten aan die werknemers verleent. De opdrachtnemer dient dezelfde verklaring te eisen van zijn onderaannemers en overige entiteiten die in het kader van deze opdracht diensten verlenen in opdracht van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer kan, na voorafgaande schriftelijke toestemming door het bestuur, de algemene gegevens over het bestaan van de opdracht en over de verkregen resultaten aanwenden voor commercieel of ander gebruik. De opdrachtnemer mag geen gegevens uit deze opdracht ter beschikking stellen van derden onder welke vorm dan ook zonder de uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. In geval van toestemming moet in de publicaties minstens worden vermeld dat de inhoud uitsluitend, dan wel voor een deel berust op gegevens verkregen in het kader van een opdracht voor rekening van het bestuur en alle andere diensten, departementen en entiteiten die ressorteren onder de Vlaamse overheid, zelfs al zijn deze een van de aanbestedende overheid onderscheiden rechtspersoon. De opdrachtnemer dient eveneens alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de gegevens te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. Hij verbindt er zich toe om alle informatie, verkregen naar aanleiding van of bij de uitvoering van deze opdracht, geheim te houden. Hij is tevens gehouden tot strikte geheimhouding van de resultaten en de werkzaamheden Draagwijdte en bedrag van de borgtocht (art. 25 KB Uitvoering) De borgtocht wordt forfaitair bepaald op euro. De reden voor deze afwijking heeft te maken met eigenheid van het bestek, namelijk dat de prestaties als vermoedelijke hoeveelheden worden ingeschat en dat deze volgens de noodzaak zullen gerealiseerd worden. Het definitieve bedrag bij afloop van de opdracht zal 46

47 in grote mate afhankelijk zijn van het procesverloop van het project. Noch de opdrachtgever noch de opdrachtnemer hebben hier echter volledige controle over. Een raming kan voor de volledige opdracht wel opgemaakt worden, maar gezien de onzekerheid over of deze raming op het einde van de opdracht correct zal zijn, en het groot bedrag dat 5% van dit totaal bedrag als borgtocht zou betekenen, wordt door de aanbestedende overheid geoordeeld dat een forfaitair vast bedrag een proportioneel betere oplossing is Plannen, documenten en voorwerpen opgemaakt door de aanbestedende overheid (KB Uitvoering art. 35) De plannen, documenten en voorwerpen opgemaakt door de aanbestedende overheid, mogen door de opdrachtnemer niet worden gereproduceerd, noch voor enig ander gebruik dan in het kader van de uitvoering van de opdracht worden aangewend, dan met de voorafgaande en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden Bijzondere straffen (KB Uitvoering Art. 45, 1) Voor volgende contractuele tekortkomingen wordt een bijzondere straf voorzien: Voor het laattijdig indienen van documenten of communicatieproducten: 200 euro per kalenderdag vertraging; Voor het negeren van bestuurlijke bevelen: 500 euro per inbreuk De aanbestedende overheid heeft het recht om de straffen even vaak toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn die het voorwerp uitmaken van de inbreuk. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt de straf vermenigvuldigd met het aantal keer dat die inbreuk werd vastgesteld. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt de straf vermenigvuldigd met het aantal keer dat die inbreuk werd vastgesteld Teruggave vertragingsboetes en straffen (Art KB Uitvoering) Een verzoek om kwijtschelding van opgelopen vertragingsboetes en straffen moet per aangetekende brief worden gericht aan Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen, K. Maria Hendrikaplein 70, bus 81, 9000 Gent. De datum van aantekening bij de post geldt als datum van het verzoek. Motivering: Deze afwijking wordt gemotiveerd door het belang van de datum van aanvraag van kwijtschelding waardoor bijkomende formaliteit van aangetekende zending bewijs levert. 47

48 Wijzigingen aan de opdracht (art. 151 KB Uitvoering) Alle wijzigingen aan de opdracht dienen voorafgaandelijk aan het uitvoeren ervan gemeld te worden aan de leidend ambtenaar van onderhavige opdracht. Voor wijzigingen met een financiële impact dient zo snel mogelijk een prijsvoorstel te worden overgemaakt aan de leidend ambtenaar. Prestaties of verrekeningen in meer, te wijten aan ernstige fouten of tekorten in de uitvoering van communicatieproducten of van acties ter voorbereiding van externe communicatie, geven geen recht op betaling van ereloon Oplevering opdracht (art. 156 KB Uitvoering) De voorlopige en definitieve oplevering van deze opdracht vallen samen. Ze vinden plaats nadat de laatste opdracht is uitgevoerd en aanvaard door de opdrachtgever. De borgtocht wordt op dit moment integraal vrijgegeven. 48

49 6. Bijlagen bij dit bestek Bijlage 1: Inventaris (in MS Word-formaat) in te vullen door de inschrijver Bijlage 2: Opdrachtomschrijving case Bijlage 3: Dienstorder MAWO/AWV/ werfsignalisatie handelaars bereikbaar Bijlage 4: Sjabloon bewonersbrief AWV Bijlage 5: Sjabloon persbericht AWV 49

50 Inventaris (verplicht in te vullen) Agentschap Wegen en Verkeer Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen K. Maria Hendrikaplein 70 bus Gent Vul hieronder de verschillende onderdelen in en inventariseer de geraamde uitvoeringskosten. Omschrijf in uw offerte bij elk punt de acties die u onderneemt, de uitvoeringstermijn (uitgedrukt in kalenderdagen) en de kostprijs per onderdeel. vermoedelijke hoeveelheid prijs excl. btw prijs incl. btw totaalprijs (prijs * vermoedelijke hoeveelheid) excl. btw totaalprijs (prijs * vermoedelijke hoeveelheid) incl. btw Uurtarieven Bereikbaarheidsadviseur 750 Senior communicatieadviseur 88

51 Junior communicatiemedewerker 500 Grafisch ontwerper 220 Copywriter 136 Voorbehouden som 8500 Geraamde som Totaalprijs Opgemaakt door de communicatieverantwoordelijke, Gent, 13/06/217 Sylvie Syryn Gezien en in aanbesteding gesteld Gent, 13/06/2017 ir. Gorik De Koker Directeur-Ingenieur-investeringen

52 Bijlage 2: Case Situering project: Doortocht N70 in Zeveneken De plannen voor dit project bestaan echt, maar de context die hieronder geschetst wordt is fictief. U kunt de ontwerpplannen via mail (sylvie.syryn@mow.vlaanderen.be) opvragen. Achtergrond De drukke gewestweg N70 loopt door de dorpskern van Zeveneken. Zeveneken is een dorp op de grens met Lokeren en Lochristi. Langs de gewestweg vind je een mix van bewoning, handelszaken en horeca. De weg is hier niet aangepast aan de noden van een woon- en handelskern: Er zijn geen veilige fiets- en voetpaden, er wordt vaak te snel gereden, er is geen aangepaste schoolomgeving, De herinrichting moet hier verandering in brengen. Er worden veilige fiets- en voetpaden aangelegd en een nieuwe rijweg. Het wegbeeld buiten en binnen de bebouwde kom is verschillend, zodat bestuurders hun snelheid aanpassen op het moment ze de kern binnenrijden. De school- en kerkomgeving worden aangepakt en er is aandacht voor groen. Communicatie 5 jaar geleden is een infovergadering gehouden om de plannen voor te stellen aan de bevolking. Er was toen heel wat commotie, vooral bij de handelaren. Zij zijn niet te spreken over de parkeergelegenheid. Het totaal aantal parkeerplaatsen daalt, zij het in geringe mate. Het grote verschil is dat de plaatsen niet langer langs de volledige lengte van de gewestweg liggen, maar wel geconcentreerd. Concreet betekent dit dat de parkeerplaatsen voor sommige handelszaken, verdwijnen. De start van de werken is voorzien in het najaar van De plannen zijn op een aantal details na, niet gewijzigd. AWV heeft een nieuwe infovergadering aangekondigd op 29 juni. Alle inwoners van Zeveneken hebben een uitnodigingsbrief gekregen. Er is ook een webpagina waar onder andere de plannen van de werken kunnen bekeken worden. De bereikbaarheidsadviseur is op pad geweest om alle handelaren langs de N70 te informeren over de start van de werken en de aanpak. De eerste kennismaking is met andere woorden al gebeurd. Hij/zij heeft kunnen vaststellen dat er nog steeds veel ongenoegen is over de parkeergelegenheid. Actiegroep De ontevreden handelaren hebben zich verenigd in actiegroep Leefbaar Zeveneken. Eén week voor de infovergadering, op 23 juni, hebben ze een persmoment gepland op de N70 om hun alternatief 1

53 parkeerplan voor te stellen. In het alternatieve plan sneuvelen alle bomen en wordt de minimumbreedte van 1,5m voor een veilig fietspad in verschillende zones net niet gehaald. De actiegroep wordt gesteund door de lokale middenstandsraad, die vindt dat er onvoldoende geluisterd is naar de grieven van de handelaren. Ook Schepen van Middenstand van Lochristi, Mark Wieltjens, is het alternatieve plan genegen en vindt dat het in overweging moet genomen worden. Hij gaat hiermee in tegen de beslissing van het college van burgemeester en schepenen dat de plannen voor de doortocht goedkeurde. In Lokeren blijft iedereen achter de plannen staan. Uitvoering werken Herinrichting doortocht in drie fasen De werken starten op 4 september en zullen uitgevoerd worden in drie grote fasen. Aangezien de aannemer per weghelft werkt, bestaat elke fase uit twee deelfasen, één deelfase per rijrichting: Fase 1: zone van zijstraat Zavel tot zijstraat Kallestraat (4 september tot voorjaar 2018). Ook de rotonde wordt in twee deelfasen aangelegd: eerst de noordzijde, daarna de zuidzijde. Fase 2: zone van zijstraat Kallestraat tot zijstraat Drongenstraat (voorjaar 2018 tot zomer 2018) fase 3: zone van zijstraat Drongenstraat tot de oude aftakking van de Gentse Steenweg (zie ontwerpplan) (zomer 2018 tot eind 2018). Omleidingen Fietsers en voetgangers kunnen steeds door. Autoverkeer langs de werf blijft steeds mogelijk in de richting van Lokeren. Verkeer richting Lochristi moet omrijden. Zwaar verkeer moet in beide richtingen de omleiding volgen. De omleiding loopt via de N70, de N449, complex Beervelde, E17, complex Lokeren, N47 en de N70. 2

54 Opdrachten Strategisch nota Beschrijf in een beknopte nota (max. 2 A4 en) de strategie van de bereikbaarheidsadviseur en de communicatie-aanpak (pers en communicatiekanalen) in de periode van 19 juni tot 30 juni. De nota moet zowel de aanpak zelf als de motivatie voor die aanpak bevatten. De nota moet zeker een antwoord geven op volgende vragen: Hoe gaat de bereikbaarheidsadviseur te werk? Welke actoren betrekt hij/zij en waarom? Wat is de persaanpak en waarom? Hoe wordt het infomoment aangepakt? Wie wordt betrokken en hoe? Welke communicatie-initiatieven worden genomen en welke communicatiekanalen worden ingezet in de periode van 19 juni tot 30 juni? De communicatiekanalen die later gebruikt zullen worden om bij de start en tijdens de uitvoering van de werken te communiceren, moeten niet behandeld worden in de nota. Communicatieproducten Onderstaande communicatieproducten moeten de start van de werken aankondigen en uitleg geven over de praktische uitvoering ervan (fasering, timing, omleidingen,...) of deze communicatie ondersteunen. In eerdere communicatie is al uitgebreid uitgelegd wat de werken inhouden en waarom ze nodig zijn. De klemtoon in deze communicatie moet liggen op hoe de werken uitgevoerd zullen worden. Hou rekening met de bepalingen in het bestek voor kaartmateriaal en tekst. Faseringskaart Maak een kaart op die de fasering van de werken (3 fasen met telkens twee deelfasen) weergeeft. Omleidingskaart Maak een overzichtelijke kaart met de omleiding. Zorg ervoor dat mensen zich kunnen oriënteren op de kaart. Bewonersbrief Schrijf een bewonersbrief gericht op mensen die in of vlakbij de werfzone wonen en werken. Het doel van de brief is hen te informeren over de uitvoering van de werken en hen te wijzen op de impact voor hen als bewoner/ondernemer/weggebruiker. De datum op de brief moet aangeven wanneer de brief idealiter moet verstuurd worden. Persbericht Maak een persbericht op om de start van de werken aan te kondigen. De datum van het persbericht moet aangeven wanneer het bericht idealiter moet verstuurd worden. Integreer het kaartmateriaal in de bewonersbrief en/of het persbericht als en waar u dat nodig acht. 3

55 Dienstorder MOW/AWV/2015/5 d.d. 31 maart 2015 Titel: Werfsignalisatie. Signalisatie naar handelaars en diensten bij wegenwerken. Voorgesteld door: (stuurgroep) Kenniscluster: Verkeer en Mobiliteit 4. Verkeer en Mobiliteit 4.6. Verkeerstekens gebruik en hun toepassing Werfsignalisatie Verspreiding: extern Verwijst naar dienstorder: MOW/AWV/2011/11 van 16 juni 2012 en MOW/AWV/2011/12 van 16 juni Voorafgaand onderzoek en overleg Reeds in de fase van de opmaak van het bestek moet de projectverantwoordelijke, (dienstkringingenieur of werfleider) in afspraak met de communicatieverantwoordelijke en zo spoedig mogelijk met de aangestelde bereikbaarheidsadviseur bijzondere aandacht besteden aan eventuele bijzondere werfsignalisatie in verband met de (on)bereikbaarheid van handelaars en diensten ten gevolge van geplande werken. De signalisatie wordt dan best samen met de overige communicatieacties en -dragers besproken: infomomenten, bewonersbrieven, websites, etc. Hiertoe zullen in deze fase reeds de volgende acties ondernomen moeten worden. Deze regels gelden voor werken van 2 de en 3 de categorie. Aan de gemeente vragen om de handelszaken, winkelcentra of linten van handelszaken op te lijsten die binnen de werkzone gelegen zijn of die in mindere of meerdere mate getroffen zullen worden door de werkzaamheden. Aftoetsen naar de behoeften van bereikbaarheid via tussenkomst van het gemeentebestuur en/of de politiediensten. Onderzoek naar de beste oplossing met het oog op het voorzien in: o hetzij een passende omleiding die de bereikbaarheid van de handelszaken garandeert; o hetzij een aangepaste toegang of beperkte doorgang over of langs de werf; o hetzij een verbod tot toegang als voorgaande opties niet mogelijk blijken. Pagina 1

56 Bij de beoordeling dient men steeds een afweging te maken tussen de onderscheiden belangen en behoeften, rekening houdend met de aard, de omvang en de duurtijd van de werken, zonder hierbij de veiligheid van de werf en betrokken weggebruikers uit het oog te verliezen. Dit betekent ook dat indien de veiligheid niet kan gegarandeerd worden, de werfzone volledig afgesloten moet worden en er geen doorgang naar handelaars verleend mag worden. Het is aangewezen om de handelaars ruim voor de start van de werken in te lichten over hun (on)bereikbaarheid en om hen te betrekken bij de communicatie (door hen bijv. te vragen om folders in hun zaak te leggen of folders op te hangen; of om via hun eigen kanalen hun leveranciers en klanten te informeren). 2. Bebording De hierna vermelde typebebording moet voorkomen dat handelaars op eigen initiatief signalisatie naar hun handelszaak plaatsen op de openbare weg, welke vaak immers het zicht op de normale werfsignalisatie bemoeilijkt of verhindert. De gemeenschappelijke kenmerken van deze bebording zijn als volgt: Ze is oranje van kleur met zwarte letters en volgt de lay-out en het lettertype van de andere reguliere werfsignalisatieborden. Er worden hierbij geen hoofdletters gebruikt, behoudens voor de eerste letter van de eigennaam. De letterhoogte is analoog aan de verkeersborden F39 en F41 (minimum 15 cm buiten de bebouwde kom en minimum 12 cm binnen de bebouwde kom). Voor de technische beschrijving van de constructie en bevestiging van het bord wordt verwezen naar hoofdstuk 10-1 van het SB 250. Het folietype van het bord is 3B. Indien een bereikbaarheid wordt voorzien, wordt ter hoogte van het hek waar de normale doorgang wordt belet, het bord C3 aangevuld met een onderbord type I met het aantal meter tot waar de weg voor alle verkeer is afgesloten of met een onderbord type IV uitgezonderd met vermelding van de categorie van voertuigen waarvan de doorgang wordt toegelaten. Een bord C1 mag in plaats van een bord C3 enkel maar gebruikt worden indien de rijbaan toegankelijk blijft voor verkeer uit de tegenovergestelde richting. Pagina 2

57 a) Basisconfiguratie. De toegang tot handelaars of diensten kan geregeld worden met volgende basisconfiguratie. Hierbij wordt dan geen specifieke opsomming van concrete handelszaken overwogen. 1. Basisbord C3, met onderbord type Ia (aanduiding afstand) of type IV (beperking). Het gebruik van het onderbord uitgezonderd plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening 1 wordt afgeraden omdat de toegang tot handelszaken niet onder dit begrip valt (op basis van de definitie van art van het verkeersreglement). Een beperktere aanduiding dan plaatselijk verkeer is wel mogelijk, niet een ruimere. 2. Er wordt voor handelaars en diensten gekozen als de toegankelijkheid niet alleen verzekerd is naar de handelaars maar ook bepaalde diensten van openbaar nut bereikt kunnen worden (vb. politiediensten of administratieve diensten ) of of of met specifiëring (voorbeeld): 1 Artikel 2.47 van het verkeersreglement definieert plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening als volgt: de voertuigen van de bewoners en hun bezoekers, de voertuigen voor levering inbegrepen, de voertuigen van geregelde diensten voor gemeenschappelijk vervoer, de voertuigen voor onderhoud en toezicht, wanneer de aard van hun opdracht dit rechtvaardigt, de prioritaire voertuigen bedoeld in artikel 37 en fietsers en ruiters. Pagina 3

58 b) Eenvoudige handelskernen In eenvoudige handelskernen, waar naast woongelegenheden ook veel handelszaken en diensten zich langs een en dezelfde weg bevinden en waar bijgevolg maar één omlegging tegelijk in voege is, gelden de volgende richtlijnen voor de een overzichtelijke bebording: : Als alternatief voor de basisconfiguratie als meer informatie omtrent de concrete handelszaken gewenst is, worden, ter hoogte van de plaats waar de normale doorgang niet meer mogelijk of gewenst is, volgende borden geplaatst die de verkeersregeling naar de diensten vastleggen. 1. Basisbord C3, met onderbord type Ia (aanduiding afstand) of type IV (beperking). Het gebruik van het onderbord uitgezonderd plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening 2 wordt afgeraden omdat de toegang tot handelszaken niet onder dit begrip valt (op basis van de definitie van art van het verkeersreglement). Een beperktere aanduiding dan plaatselijk verkeer is wel mogelijk, niet een ruimere. 2. Nadere omschrijving van de bereikbaarheid door middel van het volgend tweedelig bord De diensten komen eerst aan bod; daarna volgen de handelszaken, alles in alfabetische orde. De aanduiding van diensten en bedrijven gebeurt sober en uniform. Er worden hierbij geen logo s vermeld. Indien de werf in verschillende fasen verloopt waarbij de toegankelijkheid van de handelszaken naar gelang de fase van de werf verschilt, kan gekozen worden om voor elke handelszaak of dienst een apart individueel bordje op te stellen onder elkaar. Op die manier volstaat het op een eenvoudige wijze naar gelang de fase van de werf bordjes bij te voegen of weg te halen. of OF 2 Artikel 2.47 van het verkeersreglement definieert plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening als volgt: de voertuigen van de bewoners en hun bezoekers, de voertuigen voor levering inbegrepen, de voertuigen van geregelde diensten voor gemeenschappelijk vervoer, de voertuigen voor onderhoud en toezicht, wanneer de aard van hun opdracht dit rechtvaardigt, de prioritaire voertuigen bedoeld in artikel 37 en fietsers en ruiters. Pagina 4

59 c) Complexere werven. Bij complexere werven waarbij de bepaalde diensten of handelaars al dan niet rechtstreeks bereikbaar zijn of slechts bereikbaar zijn via een wegomlegging kan een complexere signalisatie vereist zijn. Ter hoogte van de plaats waar de normale doorgang niet kan of niet meer gewenst is wordt volgende tweedelige signalisatie geplaatst. 1. Basisbord C3, met onderbord type Ia (aanduiding afstand) of type IV (beperking). Het gebruik van het onderbord uitgezonderd plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening 3 wordt afgeraden omdat de toegang tot handelszaken niet onder dit begrip valt (op basis van de definitie van art van het verkeersreglement). Een beperktere aanduiding dan plaatselijk verkeer is wel mogelijk, niet een ruimere. 2. Gecombineerd(e) bord(en) inzake bereikbaarheid (in te vullen aangepast aan de omstandigheden) De diensten komen eerst aan bod; daarna volgen de handelszaken, alles in alfabetische orde. De aanduiding van diensten en bedrijven gebeurt sober en uniform. Er worden hierbij geen logo s vermeld. Er wordt zoveel mogelijk naar gestreefd om sites in één zone of met één naam te clusteren. Indien de werf in verschillende fasen verloopt waarbij de toegankelijkheid van de handelszaken verschilt, kan gekozen worden om voor elke handelszaak of dienst een apart individueel bordje op te stellen onder elkaar. Op die manier volstaat het op een eenvoudige wijze naar gelang de fase van de werf bordjes bij te voegen of weg te halen. of OF OF 3 Artikel 2.47 van het verkeersreglement definieert plaatselijk verkeer of plaatselijke bediening als volgt: de voertuigen van de bewoners en hun bezoekers, de voertuigen voor levering inbegrepen, de voertuigen van geregelde diensten voor gemeenschappelijk vervoer, de voertuigen voor onderhoud en toezicht, wanneer de aard van hun opdracht dit rechtvaardigt, de prioritaire voertuigen bedoeld in artikel 37 en fietsers en ruiters. Pagina 5

60 OF Aanvullende ondersteunende wegwijzers kunnen verder geplaatst worden op nabijgelegen gewest- of lokale wegen (bv. bewegwijzering naar parkeerzones). Uiteraard dienen alle omleggingen volledig te worden bewegwijzerd. Bovenstaande richtlijnen gelden onverminderd de voorschriften van de toepasselijke dienstorders inzake minder hinder (MOW/AWV/2012/11 en MOW/AWV/2011/9) en veiligheidscoördinatie (MOW/AWV/2011/11 en 12) en worden geconcretiseerd in het signalisatieplan van de werf. Dit plan moet vooraleer het wordt goedgekeurd voor advies worden voorgelegd aan de voor de werken aangestelde projectingenieur of dossierbehandelaar en veiligheidscoördinator. Bebording die in strijd met bovenvermelde voorschriften is geplaatst of de bestaande reguliere werfsignalisatie hindert, wordt ambtshalve verwijderd. ir. Tom Roelants Administrateur-generaal Pagina 6

61 Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus Gent Hier komt een titel. Geachte mevrouw, Geachte heer, Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing.

62 Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consecteteur adipiscing elit. Met vriendelijke groeten, [Voornaam Naam] [Hier komt de functietitel]

63 PERSMEDEDELING dd/dd/jjjj AGENTSCHAP WEGEN & VERKEER Titel 2 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer sit amet mattis ligula. Proin commodo nisl sit amet elit ornare, nec facilisis libero malesuada. Etiam malesuada pretium elementum. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Aenean vel lorem eu enim ullamcorper dictum et vitae lorem. Maecenas eget arcu convallis, sollicitudin nisi et, venenatis dolor. Sed ultrices, lacus gravida bibendum scelerisque, ex sem venenatis libero, quis luctus lorem nunc at massa. Donec urna dolor, accumsan nec eros vitae, tempus porttitor lacus. Titel 3 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer sit amet mattis ligula. Proin commodo nisl sit amet elit ornare, nec facilisis libero malesuada. Etiam malesuada pretium elementum. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Aenean vel lorem eu enim ullamcorper dictum et vitae lorem. Titel 4 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Integer sit amet mattis ligula. Proin commodo nisl sit amet elit ornare, nec facilisis libero malesuada. Etiam malesuada pretium elementum. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; Aenean vel lorem eu enim ullamcorper dictum et vitae lorem. 'Op het beeldmateriaal dat u samen met dit bericht bezorgd wordt, is copyright van toepassing. Het Agentschap Wegen en Verkeer vraagt met aandrang om bij publicatie van dit beeldmateriaal op online en offline media ' AWV' te vermelden als bijschrift bij het beeldmateriaal. Contactgegevens (enkel voor de pers) Sylvie Syryn Communicatieverantwoordelijke Wegen en Verkeer Oost-Vlaanderen Tel.: