AWV KWALITEITSSYSTEEM Instructie : I-TAW-PP05-04-WVB Projectcommunicatie WVB Uitvoeringsfase

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "AWV KWALITEITSSYSTEEM Instructie : I-TAW-PP05-04-WVB Projectcommunicatie WVB Uitvoeringsfase"

Linda van den Berg
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 AWV KWALITEITSSYSTEEM Instructie : I-TAW-PP05-04-WVB Projectcommunicatie WVB Uitvoeringsfase 0.0 : klad ( ) Geldig van Opsteller Proces Eigenaar Goedgekeurd door Directievertegenwoordiger M. Struyf A. De Coster (geen) H. Van Nieuwenhuyse DOEL Alle doelgroepen (omwonenden, handelaars en zelfstandigen, bedrijven, attractiepolen zoals scholen of sportclubs) te informeren over werken die uitgevoerd zullen worden op of in de buurt van gewestwegen die beheerd worden door WVB en hen op de hoogte houden van de evolutie tijdens de werken. WVB informeert ruim voor de start van de werken, ook als bepaalde concrete gegevens i.v.m. timing (startdatum), uitvoeringsmethode, omleidingen etc. nog ontbreken. In dat laatste geval geeft WVB daar ook de nodige uitleg bij: hoe komt het dat die informatie nog niet beschikbaar is en wanneer verwachten ze dat de informatie wel beschikbaar zal zijn. TOEPASSINGSGEBIED Alle informatie die verstrekt wordt door WVB vanaf de voorbereidingen voor de uitvoering van het project tot de openstelling voor het verkeer of einde der werken. Dit geldt zowel voor een investerings- als voor een onderhoudsproject. De impact van een onderhoudswerk verschilt van die van een investeringswerk. Daar wordt van bij het begin rekening mee gehouden bij het uitwerken van de communicatie. OPMERKINGEN/DEFINITIES AH: Afdelingshoofd WVB: Afdeling Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant CV: Communicatieverantwoordelijke TC:. Alle taken die toegewezen worden aan TC kunnen ook onder supervisie van TC uitgevoerd worden door een medewerker van een extern communicatiebureau. OBA: Objectieve Behoeftenanalyse WERF: Applicatie WERF, waarin alle geplande wegenwerken die hinder kunnen veroorzaken vermeld worden Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

2 TRELLO: Gratis webapplicatie voor Project Management WERF: Applicatie W KWALITEITSREGISTRATIES Titel van het document Eigenaar Plaats Bewaartermijn Bestemming TRELLO TC Trello Cloud Definitieve oplevering van het project Archief Communicatie CV Database Definitieve oplevering van het project Vernietigen Vernietigen WERKWIJZE Het van de afdeling wordt door de Directeur Investeringen, de Directeur Exploitatie en Beheer en door de projectleiders en werfleiders op de hoogte gehouden van de projecten op de planning. De Directeur Investeringen en de Directeur Exploitatie en Beheer doen dat aan de hand van het investeringsprogramma van de afdeling. Verder vinden er minstens maandelijks per district en apart voor de autosnelwegen en het Team Bruggenbestand communicatiebriefings plaats. Dit zijn vergaderingen waarop het TC met de projectleider en/of de werfleider de planning van de werken én de planning van de externe communicatie bespreekt en op elkaar afstemt. Wat betreft de externe communicatie worden er afspraken gemaakt over de middelen-mix (welke communicatiemiddelen worden ingezet), de inhoud van de communicatie, het beeldmateriaal, en over de verspreiding van de middelen. De planning van de externe communicatie wordt ook continu bijgehouden en aangepast in Trello. Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

3 Begin 1. Is het project een investeringsproject? NEE JA Lopend driejarenplan investeringswerken 2. Driemaandelijkse herziening lopend driejarenplan investeringswerken Directeur investeringen Op basis van de OBA wordt het driejarenplan nagezien en bijgestuurd zodat de projectleiders zoveel mogelijk zekerheid hebben over de te realiseren projecten voor de komende twaalf maanden. lopend driejarenprogramma onderhoudswerken 3. Ter beschikking stellen van het programma van de geplande onderhoudswerken voor het komend kalenderjaar Directeur Exploitatie en Beheer Op basis van het driejarenprogramma voor onderhoud worden de werken voor het komende jaar gepland en doorgegeven aan TC. Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

4 4. COMMUNICATIEBRIEFING (maandelijks) Projectleider / Werfleider Op de communicatiebriefings bespreekt het TC de planning van de werken én de planning van de communicatie met de projectleider en/of de werfleider. Het TC bepaalt tijdens de communicatiebriefing de nodige taken (redactiewerk, grafisch werk, kaartmateriaal, praktisch werk i.v.m. drukwerk en verspreiding van drukwerk), het communicatiemiddel en indien van toepassing de gewenste oplage. Mogelijk zijn op de communicatiebriefings naast het TC, de projectleider en/of de werfleider ook de graficus/lay-outer van de afdeling en medewerkers van communicatiebureaus aanwezig. Handleiding TRELLO Handleiding drukwerk 5. Oplijsten en doorgeven gewenste communicatieacties De taken die toegekend werden tijdens de communicatiebriefing worden in TRELLO ingevoerd als "kaartjes" en toegewezen aan een verantwoordelijke medewerker (TC of extern communicatiebureau). Alle verdere opvolging gebeurt vanaf nu continu in TRELLO. Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

5 6. Uitvoeren afgesproken communicatieacties De eerste draft van de tekst (het persbericht, de nieuwsbrief, de bewonersbrief) wordt opgesteld en aangevuld met kaarten en foto's. Als alle elementen opgenomen zijn in het document wordt het resultaat voorgelegd aan TC en de status aangepast in TRELLO (de status heeft volgende stadia, To Do, Doing, Goed te keuren, Te Verspreiden..). 7. Voorleggen te verspreiden documenten aan Projectleider/ Werfleider TC neemt het document door met de projectleider/werfleider en noteert de bemerkingen en aanvullingen. TC voert zelf de aanpassingen door als dit vlug en eenvoudig kan gebeuren. In het ander geval worden de gevraagde aanpassingen doorgegeven aan de graficus / lay-outer. 8. communicatiedocumenten goedgekeurd? JA NEE Afhankelijk van de bemerkingen wijzigingen zelf toevoegen of document terugsturen naar Graficus / Lay-outer of vrijgeven voor verspreiding. Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

6 9. Publicatie Handleiding versturen nieuwsbrieven Secretariaat De communicatieproducten worden zoals afgesproken in de juiste oplage opgemaakt en de opdracht voor verspreiding wordt doorgegeven. Het secretariaat verspreidt ook de persberichten. [1] Handleiding versturen nieuwsbrieven Einde Versie 0.0 : klad ( ) Geldig van /6

Vergelijkbare documenten

Betre : Handleiding projectcommunica e Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant - investeringsprojecten - uitvoeringsfase. Afkortingen 2

Betre : Handleiding projectcommunica e Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant - investeringsprojecten - uitvoeringsfase. Afkortingen 2 Wegen en Verkeer Vlaams-Brabant Dirk Boutsgebouw Diestsepoort 6, bus 81 3000 LEUVEN T 016 66 57 50 F 016 66 57 55 wegen.vlaamsbrabant@vlaanderen.be Nota aan: uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlagen