Permanente Vorming in de Agenda van KU Leuven Demo voor nieuwe invoerders

Transcriptie

1 Permanente Vorming in de Agenda van KU Leuven Demo voor nieuwe invoerders Wil je meer weten over de Agenda van de KU Leuven en hoe je daarin een Permanente Vorming (PV) kan publiceren? Met deze demo kan je stapsgewijze de belangrijkste mogelijkheden leren kennen en ervaren en krijg je tips om moeilijkheden te vermijden. 1. inloggen en ingelogd blijven 2. invoeren en publiceren 3. efficiënt beheren Alle personeelsleden van de KU Leuven kunnen PV invoeren. Deze ingevoerde evenementen worden gepubliceerd na goedkeuring door een moderator. Wil je de ingevoerde gegevens zelf kunnen publiceren in het PV-aanbod van een bepaalde faculteit, groep of faculteits-, groepsoverschrijdende of centrale dienst, dan heb je een autorisatie nodig als invoerder (gekoppeld aan je functie). Voor meer informatie: bekijk de interne pagina s over autorisaties en workflow of de online informatie over de Agenda PV van KU Leuven. Deze demo geeft steeds de meest snelle werkwijze voor invoeren. Toelichting op overige mogelijkheden voor efficiënte invoer en gebruik kan je inzien in de handleiding van de Agenda Permanente Vorming van de KU Leuven.

2 1. Inloggen en ingelogd blijven De Agenda-toepassing is enkel toegankelijk voor personeel van KU Leuven. 1. Ga naar de homepagina van de Agenda KU Leuven. Gebruik de blauwe Associatie-loginknop (linker menubalk onderaan) om in te loggen. Bij rechtstreeks inloggen via de invoerpagina voor permanente vorming kan je een foutmelding krijgen. Deze melding kan je negeren als de navigatieknoppen (hieronder) in de linker menubalk zichtbaar zijn. In het andere geval moet je nog eens inloggen. 2. Ga naar de navigatieknoppen in de linker menubalk en kies om de juiste invoerpagina te openen de knop event Permanente Vorming. Het overzetten van een pagina in de Agenda PV naar de algemene agenda van KU Leuven is mogelijk, maar omgekeerd kan het niet. Dit heeft te maken met de vereiste autorisatie/goedkeuring voor publicatie van PV. Hou de cursor bij de knop event Permanente Vorming voor meer uitleg over de typologie van PV aan KU Leuven. 3. Zorg ervoor dat je ingelogd blijft tot de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen - door je werk niet te onderbreken - door te kiezen voor een meer solide internetverbinding via vaste lijn OF via Wifi Uitloggen kan automatisch gebeuren door overschakeling van het Agendasysteem op een andere server. Je hebt dan geen toegang meer tot de interne pagina s van de Agenda en wat nog niet werd opgeslagen, gaat verloren. Je moet dan terug inloggen en opnieuw alle gegevens invoeren.

3 2. Invoeren en publiceren 4. Maak een aparte pagina per PV-initiatief. Dit wil zeggen: - 1 pagina voor enkelvoudige initiatieven - Maak voor terugkerende initiatieven aparte pagina s per initiatief: 1 pagina per locatie of per datum waarop het wordt herhaald. Via dupliceren kan je de ingevoerde pagina opnieuw gebruiken en bewerken. - 1 pagina voor samengestelde initiatieven Werk (enkel) met aparte datum-items indien de modules/sessies/lezingen apart kunnen gevolgd worden. Zo wordt het initiatief op elke nieuwe startdatum in de Agenda-overzichten vermeld. Geef onder omschrijving een overzicht van alle onderdelen met titel en startdatum. 5. Voer minstens de vereiste gegevens in. De verplichte rubrieken zijn gemarkeerd met *. Lees de toelichting in aansluiting bij de rubrieken. Ga voor meer info naar de handleiding permanente vorming. 6. Geef het PV-initiatief de juiste plaats in de Agenda Duid de organiserende eenheid/eenheden aan (* = verplicht). Zo plaats je het PV-initiatief in het aanbod van één of meer faculteiten, faculteitsoverschrijdende PV-diensten (Postuniversitair Centrum van Kulak, de AVL-nascholingen), groepen, groepsoverschrijdende of centrale, ondersteunende diensten. Gebruik Ctrl-Click voor de selectie van meerdere eenheden. 7. Zorg eventueel voor een bredere bekendmaking via de Agenda. - Koppel het aan andere rubrieken in de algemene Agenda. 8. Bepaal hoe de ingevoerde gegevens in het systeem mogen worden opgenomen - draft (kladversie) wordt opgeslagen voor eigen gebruik (door invoerder en co-beheerders) - needs review (klaar voor publicatie) wordt onmiddellijk via het systeem aan de moderator ter goedkeuring voorgelegd

4 - published (enkel voor geautoriseerde invoerders) wordt automatisch opgenomen in de agenda. Review-regel: Bekijk zelf de voorbeeldweergave van het materiaal vóór je het opslaat en ter review aanbiedt of publiceert. 9. Volg de publicatie van de pagina op. - Je krijgt wanneer de pagina gepubliceerd is een automatische bevestigingsmail. o Die vermeldt de interne url met de unieke cijfercode voor communicatie met de financiële dienst. o Je kan de interne url (en cijfercode) altijd terugvinden via het overzicht dat gekoppeld is aan jouw account als invoerder of co-beheerder. Daarom is het nuttig co-beheer te geven aan de collega s die verantwoordelijk zijn voor financiële opvolging. - Laat de publicatie op zich wachten? o Controleer dan of je de pagina voor publicatie (needs review) hebt opgeslagen o Vraag na of/onder welke voorwaarden de goedkeurder bereid is om de publicatie goed te keuren 3. Efficiënt beheren

5 10. Ga naar het intern Overzicht dat aan je account is gekoppeld (zichtbaar als je bent ingelogd). Je ziet alle PV-activiteiten - die je hebt ingevoerd of waarvoor je als co-beheerder door de invoerder bent aangeduid (optioneel op invoerpagina) - ongeacht of deze in een kladversie zijn opgeslagen, voor publicatie zijn aangeboden of zijn gepubliceerd - ongeacht de datum waarop ze starten en eindigen (in externe overzichten zie je enkel de PV die nog moeten starten, maar in de interne overzichten blijven alle PV-evenementen zichtbaar). Daar vind je per ingevoerde PV-pagina de volgende informatie: - of ze gepubliceerd is - wie invoerde - wanneer de laatste update gebeurd is. a. 11. Klik de titel aan van de interne pagina die je enkel wil doorsturen voor review of voor publicatie. a. open de editpagina b. pas de moderatiestatus aan alvorens op te slaan. b. 12. Gebruik de knoppen in de laatste kolom als je inhoud wil toevoegen of veranderen..

6 Sla de aangepaste pagina bewust op (als kladversie of voor review/publicatie). Deze nieuwe versie moet opnieuw gepubliceerd of goedgekeurd worden. Vergeet niet te verwijderen als een geplande PV niet heeft plaatsgevonden. 13. Gebruik voor het invoeren van terugkerende initiatieven een duplicaat van een ingevoerde pagina. Vergeet niet de titel te corrigeren: duplicaat van te schrappen alvorens te publiceren. 14. Gebruik voor het plakken van gekopieerde tekst uit een Word-document de Pastefrom-Word-knop. Zo wordt de tekst zeker leesbaar weergegeven. Let zeker ook op als je een tekst vanuit een website kopieert. Vergeet niet de overbodige witruimte of vreemde opmaaktekens te verwijderen. 15. Gebruik eventueel de externe url in de communicatie met externen (die geen rol hebben als co-beheerder, goedkeurder of administrator) als de pagina na de startdatum uit de externe overzichten is verdwenen.