Wanneer de aanmelding goed is verlopen verschijnt het volgende scherm:

Transcriptie

1 Wanneer u wilt werken met het Digitaal Veiligheidsplan kunt u zich intuïtief laten leiden door de tool. Wanneer u er niet helemaal uitkomt vindt u in deze handleiding antwoord op al uw vragen. We loodsen u stap voor stap door de tool heen. Mocht u na het lezen van de handleiding nog steeds met vragen zitten, neem dan contact op met onze helpdesk ( of helpdesk@schoolenveiligheid.nl). Aanmelden Via uw bestuur heeft u een bestuurseigen-url gekregen om aan het digitaal veiligheidsplan van uw school te werken (in ons voorbeeld: ) BOVENSTAANDE VOORBEELDLINK KUNT U NIET GEBUIRKEN VOOR UW PLAN Wanneer u voor het eerst met het plan gaat werken moet u via de link die eindigt op aanmelden een account aanmaken voor uw school. Dit is het eerste scherm dat u ziet:

2 U kiest zelf een inlognaam en wachtwoord. Bewaar uw inlognaam en wachtwoord goed, deze heeft u elke keer nodig wanneer u verder werkt aan het plan. Wanneer de aanmelding goed is verlopen verschijnt het volgende scherm: Na het aanmaken van het account ontvangt u binnen enkele minuten een bevestigingsmail. Let goed op, want deze kan ook in uw spam/ongewenste mail/prullenbak terechtkomen. In deze mail vindt u uw inloggegevens én de link die u in vervolg gebruikt om aan uw plan te werken. Vanzelfsprekend is het handig om deze goed te bewaren. Bent u uw wachtoord onverhoopt toch vergeten of wilt u deze aanpassen, dan kan dat ook:

3 Inloggen Wanneer u bent ingelogd via uw schooleigen link (in ons voorbeeld: ) en op de knop vragenlijst klikt verschijnt het onderstaande scherm: BOVENSTAANDE VOORBEELDLINK KUNT U NIET GEBUIRKEN VOOR UW PLAN 1

4 Vragenlijst De allereerste keer dat u aan het werk gaat in het Digitaal Veiligheidsplan start u met de vragenlijst 1. U komt dan in dit scherm: De vragenlijst is verdeeld in zeven tabs 2 (later ook wel aangeduid met het woord modules), namelijk de zes aandachtsvelden/procesonderdelen die Stichting School & Veiligheid hanteert wanneer het gaat over sociale veiligheid, en een tab die de borging van de veiligheidsaanpak van het veiligheidsbeleid monitort. Per tab vindt u een uitgebreide toelichting op elk onderdeel van het proces. Wanneer u er voor kiest deze toelichting niet te lezen, dan kunt u gebruik maken van de knop verberg toelichting 3, dan heeft u een iets kleiner scherm. U kunt willekeurig tussen de tabs heen en weer navigeren. U kunt nu de vragen 4 bekijken en beantwoorden. U hoeft de vragen niet in volgorde te beantwoorden, u kunt via de ronde knopjes heen en weer gaan en onderaan de pagina van iedere vraag kunt u ook door de vragen navigeren: Omdat al uw antwoorden automatisch bewaard blijven is het niet noodzakelijk om in één keer alle vragen door te lopen en te beantwoorden.

5 Vragen De vragen van de eerste zes tabs hebben eenzelfde opbouw, hoewel niet elk element bij elke vraag aanwezig is (uitleg volgt). (de uitleg verwijst naar de afbeelding op de volgende pagina) Een vraag zoals hieronder bevat alle elementen die vragen van de eerste zes tabs kunnen hebben. We lopen ze één voor één langs: 1. Wanneer de tekst wettelijk verplicht is opgenomen, dan betekent het dat dit een verplicht onderdeel verplicht is in het veiligheidsplan van uw school. Klik op de i voor meer informatie over deze verplichting. 2. Het blok Informatie en inspiratie om met deze vraag aan de slag is niet bij elke vraag aanwezig. Dit blok bevat inspirerende achtergrondinformatie of links met betrekking tot deze vraag. Ook vindt u hier bij diverse vragen links naar voorbeeldprotocollen. Deze protocollen kunt u bewerken en in de tool weer uploaden voor uw schoolveiligheidsplan. 3. Richtlijnen vanuit het schoolbestuur is een blok met informatie waarvan uw bestuur vindt dat u dit goed kunt gebruiken bij het vormgeven van dit punt. Soms zijn er bestanden toegevoegd. Wanneer u gebruik wilt maken van deze bestanden voor het veiligheidsplan van uw school, dan moet u de documenten eerst downloaden en bij bestanden toevoegen weer uploaden. 4. Gewenste situatie beschrijf hier de gewenste situatie voor uw school op dit punt. 5. In het blok huidige situatie kunt u aangeven wat uw school op dit punt allemaal al heeft gedaan, deze informatie zal ook verschijnen in uw pdf-uitdraai (uitleg volgt later). 6. Bij ácties op te nemen in to do lijst vult u de acties in die u gaat ondernemen om de gewenste situatie te bereiken. In de tot do lijst zelf kunt u personen koppelen aan de acties. 7. Wanneer u bij een vraag bestanden wilt toevoegen, dan kan dat hier. 8. Status Om te zorgen dat uw antwoorden worden verwekt in de rest van de tool moet u er aan denken om aan te geven wat de status van een vraag is. Dus: status aandacht nodig, actie voor to do-lijst aanvinken betekent niet opnemen in to do lijst et cetera. Er verschijnt een melding rechtsboven in uw scherm als geheugensteun voor het invullen van de status.

6

7 8 Wanneer u aandacht nodig (opnemen in tot do lijst) aanvinkt verschijnt deze vraag in uw to do lijst. Aandacht nodig (ondersteuning gewenst door bestuur) kiest u wanneer u input van uw bestuur nodig heeft. Wanneer u voor deze optie kiest dan ziet het bestuur dat in hun bovenschools digitaal veiligheidsplan. Het bestuur kan ook zien wanneer u aangeeft dat een punt in orde is. Wanneer een punt niet wettelijk verplicht is kunt u ook kiezen voor niet van toepassing. Wanneer u het aandacht nodig, opnemen in de to do-lijst kiest dan kan het bestuur hiervan niets zien. Bovenstaande gaat over de eerste zes modules. Bij module zeven (borging) zien de vragen er iets anders uit.

8 In plaats van aan te geven of een item op school in orde is of aandacht nodig heeft, gaat deze mo dule over het borgen van veiligheid in school. Op diverse onderwerpen geeft u het huidige niveau van de school aan en het gewenste niveau.

9 Op deze manier werkt het Digitaal Veiligheidsplan als een tool die u helpt in het continue evalueren, signaleren en verbeteren van uw veiligheidsbeleid.

10 Overzicht In het overzicht (zie onderstaande foto) vindt u in de rechterkolom een overzicht van alle modules. U ziet precies of alle vragen per module al ingevuld zijn en hoeveel vragen daarvan als in orde zijn aangemerkt. U kunt via deze kolom direct naar de betreffende module navigeren. In de linker kolom vindt u de vragen terug die u heeft aangemerkt als aandacht nodig voor de to do lijst. De vragen die u aanmerkte met aandacht nodig, ondersteuning gewenst door het bestuur staan in een overzicht bij het bestuur. Via de blauwe knoppen kunt u direct naar de betreffende vraag toe gaan.

11 To do-lijst In uw to do-lijst (zie onderstaande afbeelding) vindt u een overzicht van alle vragen die u heeft aangemerkt met aandacht nodig, opnemen in de to do-lijst. U kunt snel naar een vraag via de knop ga naar vraag x.x 1. Door middel van het knopje meer tonen 2 kunt u extra informatie tonen die u heeft ingevoerd. Alle vragen in de to do-lijst hebben een vlaggetje 3. U kunt een vraag markeren als belangrijk door op het vlaggetje te klikken en het zal rood worden. Vragen die als belangrijk gemarkeerd zijn zullen bovenaan de to do-lijst verschijnen. U kunt de to do-lijst ook printen 4. Dan kunt u de to do-lijst inclusief aangewezen verantwoordelijke personen delen met uw collega s. LET OP!: wanneer u de printoptie kiest opent dit bij sommige browsers in het scherm waar u al in zat. Wanneer u daadwerkelijk op de knop printen drukt, keert u terug in de to do-lijst. Besluit u niet te printen, kies dan voor annuleren om terug te keren in de to do-lijst

12 Veiligheidsplan Via de knop Veiligheidsplan komt u op deze pagina (zie onderstaande afbeelding). Hier vindt u een uitgebreid overzicht van alle vragen van het Digitaal veiligheidsplan. U ziet in één oogopslag welke vragen niet zijn beantwoord 1. U ziet per vraag welke bestanden u heeft toegevoegd 2. En deze bestanden vindt u op een rij onder aan de pagina 4. Tot slot kunt u deze hele samenvatting met alle vragen en antwoorden opslaan als pdf-bestand 3 voor uzelf of voor wie het ook maar in wil zien. Let wel op dat de bestanden die u los heeft toegevoegd hier niet in deze pdf geïntegreerd kunnen worden. U kunt ook een link delen van uw plan met daarin: alle vragen die als in orde zijn aangemerkt. U kopieert daarvoor de URL

13 5 4