HANDLEIDING NDTRC VOOR ONDERNEMERS EN ORGANISATIES *** VVV ALTENA BIESBOSCH

Transcriptie

1 HANDLEIDING NDTRC VOOR ONDERNEMERS EN ORGANISATIES *** VVV ALTENA BIESBOSCH VVV Altena Biesbosch / Versie: november 2014

2 Aanmelden voor en wijzigen in de NDTRC, stap voor stap Met deze verkorte handleiding kunt u zelf uw evenement aanmelden voor de Nationale Databank Toerisme Recreatie en Cultuur (NDTRC) en gegevens op ieder moment aanpassen. Wilt u een accommodatie, voorziening, bezienswaardigheid etc. nieuw aanmelden? Of uw gegevens wijzigen? Neem dan contact op met VVV Altena Biesbosch via info@vvv-altenabiesbosch.nl. VVV Altena Biesbosch meldt u aan bij de NDTRC en kan u een eigen account geven, zodat u zelf uw gegevens kunt aanpassen. U kunt daarbij deze handleiding gebruiken (op een aantal plaatsen heeft u meerdere keuzemogelijkheden of kunt u meer informatie invoeren/wijzigen). Als VVV-formulenemer is VVV Altena Biesbosch automatisch eigenaar/beheerder van alle NDTRC-data binnen haar werkgebied (op basis van postcodes gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem). VVV Altena Biesbosch publiceert via de NDTRC de ingevoerde data, na controle, via de aangesloten media en is daarmee ook eindredacteur van alle publicaties. Vermelding in de NDTRC betekent dat uw item vindbaar en zichtbaar is via de VVV media, waaronder de website en de VVV I-punten, maar óók daar buiten. De NDTRC voedt namelijk ook de landelijke websites van VVV NL en Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC), de VVV app en websites van toeristische marketing en promotie-organisaties in de regio, zoals Visit Brabant, Dordrecht Marketing en VVV s in Noord-Oost Brabant (o.a. Gorinchem, Dordrecht, Drimmelen, Oosterhout). Bovendien wordt de NDTRC-data regelmatig gebruikt door derden, in campagnes en (landelijke) media. U bereikt dus een groot publiek! Inloggen U logt in bij de NDTRC via: Heeft u al een NDTRC-account? Voer dan bij Login het adres in waarmee u staat geregistreerd (zo nodig navragen bij VVV Altena Biesbosch). Heeft u nog geen wachtwoord of bent u deze vergeten? Klik dan op de link achter Wachtwoord vergeten. Een nieuw wachtwoord wordt dan direct gestuurd naar het bij VVV Altena Biesbosc h bekende adres. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

3 Wilt u zich als nieuwe gebruiker NDTRC aanmelden? Registreer u dan via de link, door te klikken op Nog geen ondernemersaccount?. Vul vervolgens uw gegevens in en klik op Registreer gegevens. Er wordt automatisch een ontvangstbevestiging en verdere instructie gestuurd naar het door u ingevulde adres. Dit adres wordt ook gebruikt om een eigenaar toe te kennen aan de door u ingevoerde items in de NDTRC. Alle berichten met betrekking tot de NDTRC en uw account worden naar dit adres gestuurd. Dus b.v. als u uw wachtwoord bent vergeten en een nieuwe wilt aanvragen. Kies dit adres dus zorgvuldig en laat de registratie doen door degene die daadwerkelijk de NDTRC gegevens van uw bedrijf of organisatie gaat invoeren en beheren, als u dat niet zelf bent. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

4 Stap 1: Wat? Nadat uw account is aangemaakt en/of u succesvol bent ingelogd, kunt u een nieuw evenement invoeren of een al ingevoerd item aanpassen. Tip vooraf: sla tussentijds regelmatig uw ingevoerde gegevens op! U raakt dan niets kwijt en kunt vervolgens onder de knop Aanpassen in het item-overzicht (zie ook pag. 11) verder gaan met de invoer/wijziging van uw gegevens. Ook als u de invoer wilt onderbreken en later verder gaan. Kies een korte krachtige titel: deze is zichtbaar als koptekst bij alle media, waar het item/evenement wordt gepubliceerd. De korte omschrijving is een korte samenvatting van het aangekondigde evenement en is zichtbaar als introtekst in de media, waar dit item/evenement wordt gepubliceerd. In de lange omschrijving kunt u meer tekst invoeren over het item/evenement. U ziet vanzelf hoeveel karakters (tekens) u nog over heeft. U hoeft hier geen informatie te geven over datum, locatie, tijd, toegangsprijs of contact, omdat u dat verderop apart kunt invoeren. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

5 Kies vervolgens één van de categorieën, passend bij het betreffende evenement. Bij iedere categorie kunt u op + klikken, waarna de subcategorieën zichtbaar worden. Vink vervolgens aan welk type(s) in de subcategorieën bij het evenement past/passen. U kunt meerdere types aanvinken: deze types bepalen waar het evenement zichtbaar is en hoe deze in de media gevonden kan worden. Beperk u echter in uw keuze en wees kritisch. Is het evenement onderdeel van een ander ingevoerd item (b.v. een serie, cyclus of meerdaags programma), kies dan Ja. U kunt vervolgens selecteren bij welk ander reeds ingevoerd item dit nieuwe evenement hoort. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

6 Stap 2: Waar? Vul hier in op welke locatie (adres) het evenement plaatsvindt. Vul zo nauwkeurig mogelijk in. Heeft de locatie geen exact adres (b.v. ontbreken huisnummer), dan kunt u verderop in het invoerprogramma op de digitale kaart een marker op de juiste plaats zetten (zie ook pag. 12). U kunt eerst proberen onder Bestaande locatie de naam van de locatie in te vullen. Mogelijk is de locatie al bekend in de NDTRC, wordt deze vanzelf zichtbaar en hoeft u deze alleen maar aan te klikken. Is de locatie nog niet bekend, voer deze dan zo nauwkeurig mogelijk in. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

7 Stap 3: Wanneer? Vul hier in wanneer het item/evenement gepubliceerd moet worden en wat de aanvangs-/openingstijden zijn. Onder Embargodatum kiest u de datum waarop het item/evenement gepubliceerd mag worden. Onder Vervaldatum kiest u de datum waarop het item/evenement niet meer gepubliceerd wordt (bij voorkeur daags ná afloop van het evenement). Maak vervolgens een keuze voor de datum waarop het evenement plaatsvindt. Kies zo nodig een specifiek patroon van openings-/toegangstijden. U kunt meerdere data toevoegen met de knop Datum toevoegen. Zo nodig kunt u extra toelichting geven bij de vermelde data en tijden. Vink daarvoor onderaan één van de blokjes aan, waarna u informatie kunt toevoegen. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

8 Stap 4: Wie? Deze stap kunt u overslaan. De betreffende informatie hoeft u niet in te vullen; deze wordt al automatisch vermeld. Stap 5: Media Hier kunt u een medium (beeld, document, video) toevoegen aan het ingevoerde item/evenement. Selecteer het type medium dat u aan het item/evenement wilt toevoegen (in het voorbeeld hieronder: Afbeelding ). Vervolgens kunt u een URL invoeren (b.v. via Afbeelding-URL kopiëren ; klik daarvoor met de rechtermuisknop op een afbeelding in een website) of een bestand kiezen op uw eigen PC. Geef het medium (afbeelding) een titel en vul zo nodig in wie de rechtmatige eigenaar is (copyright). Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

9 Indien nodig kunt u de gekozen afbeelding bijsnijden. Vergeet niet om de selectie vervolgens op te slaan. Na opslaan ziet u of het medium op de juiste wijze aan het item/evenement is toegevoegd. Zo nodig kunt u deze nog wijzigen of verwijderen en een nieuw medium (afbeelding) kiezen. U kunt met Voeg een media item toe meerdere media aan het item/evenement toevoegen. Met de zwarte pijltjes (rechts) kunt u de volgorde waarin de media getoond worden aanpassen. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

10 Stap 6: Contact Vul hier zo volledig mogelijk de contactgegevens in, die betrekking hebben op het ingevoerde item (evenement). Deze contactgegevens worden gepubliceerd via de aan de NDTRC gekoppelde media en zijn dus openbaar (b.v. om meer informatie op te vragen, aanmeldingen te doen etc.). Kies eerst welk communicatiekanaal u wilt gebruiken (telefoon, fax, ) en vervolgens waarvoor het kanaal gebruikt kan worden (b.v. boekingen, contact, helpdesk etc.) U kunt meerdere communicatiekanalen invoeren. Klik na iedere keuze op Toevoegen, zodat de gegevens ook worden opgeslagen bij het item/evenement. U kunt onder Externe links één of meerdere URL s van websites invullen, waar men b.v. meer informatie kan vinden. Klik ook hier steeds na iedere invoer op Toevoegen. Als het adres voor contact afwijkt van de locatie van het item/evenement, dan kunt u dat invoeren. Onder Wettelijke eigenaar staat het adres van uw NDTRC account. Alleen via dit adres (account) kan het ingevoerde item/evenement aangepast worden en worden berichten over de NDTRC naartoe verstuurd (ook b.v. uw nieuwe wachtwoord). U kunt dit adres hier niet wijzigen. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

11 Stap 7: Eigenschappen Hier kunt u allerlei eigenschappen toevoegen, die relevant zijn voor uw item/evenement. Wees hier kritisch en kies de eigenschappen zorgvuldig. Overdaad schaadt en teveel informatie maakt de publicatie van uw item/evenement niet duidelijker.... Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

12 Stap 8: Extra s Deze stap overslaan. Stap 9: Vertalingen Deze stap overslaan. Opslaan Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, klik dan op Opslaan rechtsboven op de invoerpagina. Als het goed is heeft u dit tussentijds al regelmatig gedaan, om te voorkomen dat u tijdens het invoeren gegevens kwijt raakt, door systeemstoringen of te lange wachttijd tussen invoeracties. U komt na Opslaan in het overzichtsmenu van uw item/evenement. Hier ziet u of u de gegevens volledig heeft ingevuld en wanneer deze voor het laatst zijn bijgewerkt en door wie. In de linker kolom staat onder meer ook wie de auteur is van het item/evenement en wie welke rechten heeft: Organisatie is de VVV formulenemer voor het gebied waar het evenement plaatsvindt en die bepaalt of het item/evenement via de NDTRC gepubliceerd mag worden; Wettelijke eigenaar is de persoon/organisatie die het item/evenement heeft ingevoerd en kan aanpassen. Nadat u op Publiceer nu heeft geklikt, wordt het item/evenement ter goedkeuring aan de VVV formulenemer voorgelegd. Het item/evenement krijgt tot die tijd de status: Wacht op goedkeuring. Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov

13 Als u op Coördinaten klikt, kunt u nauwkeurig de locatie bepalen, welke betrekking heeft op het item/evenement. Met de linker muisknop kunt u de pijl handmatig op de juiste locatie plaatsen. U kunt meerdere coördinaat-punten toevoegen door op Nieuw punt toevoegen te klikken. Er verschijnt een rode marker met nummer, welke u met de muis handmatig op de juiste plaats kunt zetten. Herhaal dit zo nodig en selecteer vervolgens Losse punten, Route of Oppervlak (de markers worden dan verbonden). Zo nodig kunt u (nogmaals) een adres invoeren. Kies uit een bestaand adres in de NDTRC of vul een nieuw adres in. U kunt ook een gecodeerd navigatiebestand met coördinaten toevoegen onder Voeg punten toe via een bestand (b.v. een wandel- of fietsroute). Handleiding NDTRC voor ondernemers en organisaties VVV Altena Biesbosch versie nov