Hoe activiteiten registreren voor publicatie op de digitale infoborden?

Transcriptie

1 Verenigingen Hoe activiteiten registreren voor publicatie op de digitale infoborden? Het registreren van activiteiten voor publicatie op de digitale infoborden kan zoals hieronder beschreven. Let op: elke vereniging mag slechts tweemaal per kalenderjaar een activiteit laten opnemen op de digiborden. Lees daarom eerst het volledige reglement. U vindt het onderaan deze handleiding of op onze website onder Leven/Digitale infoborden. 1) Surf naar 2) Op de homepage, rechts onderaan, vindt u een kadertje met als titel Aanmelden Hier kan je je aanmelden met je login-gegevens (gebruikersnaam en paswoord). Wanneer je op aanmelden klikt, merk je onmiddellijk, in hetzelfde vakje, dat je bent ingelogd als persoon X. Je kan hier dan ook je profiel wijzigen door op Mijn profiel te klikken. 3) Eenmaal ingelogd, ga je naar het veld Uw activiteit ook toevoegen? Dit bevindt zich eveneens op de homepage, in de rechterkolom net onder de kalender met activiteiten.

2 Wanneer je hierop klikt kom je op de pagina Registreer activiteit terecht. Dit is de pagina die moet worden gebruikt om een activiteit in te voeren in de evenementenagenda van onze website. Rechts onderaan op deze pagina vind je het veld Mijn extranet, waarin je Formulier digitale infoborden kan aanklikken. Doe je dit, dan kom je op de pagina Registreer activiteit op digitale infoborden terecht waar je je gegevens kan invoeren. 4) Nu kan je de gegevens m.b.t. de activiteit die moet worden vermeld op de digitale infoborden invoeren. Alle velden zijn verplicht in te vullen, zij worden aangegeven met een rood sterretje *. Wanneer je deze velden niet invult, krijg je, wanneer je de gegevens wil verzenden, de onderstaande foutmelding. Onderstaand kadertje geeft bij wijze van voorbeeld een opsomming van het aantal velden die verplicht moeten worden ingevuld. Opmerkingen: - zoals gezegd, alle velden moeten verplicht worden ingevuld; - de velden die verschijnen op het infobord kunnen maximaal 15 tekens bevatten.

3 5) Wanneer u alle velden ingevuld hebt, klikt u onderaan de pagina op de knop verzenden. Werden de gegevens correct ingevoerd, dan krijgt u de melding Het formulier is correct verwerkt (bovenaan de pagina, onder de titel Registreer activiteit op digitale infoborden ). Bent u (een) veld(en) vergeten in te vullen, dan krijgt u een foutmelding (zoals hierboven reeds vermeld en beschreven). De activiteit wordt dus pas geregistreerd wanneer al de verplichte velden werden ingevuld. 6) Indien u wenst, kan u nu terug naar de homepage van de site gaan en u Afmelden, dit kan ook weer rechtsonderaan de pagina (het vak waar u zich helemaal in het begin heeft aangemeld). 7) De webmaster van de gemeente krijgt nu een bericht dat er een nieuwe activiteit voor publicatie op de digiborden werd geregistreerd, en dat deze wacht op goedkeuring. Hij controleert de gegevens en, wanneer er geen problemen zijn, publiceert hij de activiteit op de digitale infoborden (maximaal 2 weken voorafgaand aan de activiteit zie reglement hieronder). Vragen? Heeft u nog vragen, stuur dan een mailtje naar webmaster@tervuren.be.

4 Reglement digitale infoborden gemeente Tervuren De gemeente beschikt over 4 digitale infoborden, waarop ook alle erkende verenigingen hun activiteiten kunnen aankondigen. De aanvraag voor publicatie gebeurt door het invullen van het online aanvraagformulier. Waar bevinden deze digitale infoborden zich? - Tervuren: Marktplein; - Vossem: Stationsstraat, ter hoogte van het scoutslokaal; - Moorsel: gevel gemeentelijke basisschool; - Duisburg: Merenstraat, ter hoogte van de parking van Pachthof Stroykens. De vier digitale infoborden bevatten steeds dezelfde informatie, m.a.w. alle informatie wordt opgenomen op elk bord. Welke informatie? Op de digitale infoborden wordt volgende informatie opgenomen: - boodschappen van het gemeentebestuur en OCMW (gemeentelijke en OCMW-info); - boodschappen van algemeen nut (wegenwerken, omleidingen, enz.); - aankondiging van activiteiten door verenigingen, aangesloten bij één van de officiële adviesraden (spelregels: zie hieronder); - aankondiging van activiteiten van door de gemeente ERKENDE verenigingen (spelregels: zie hieronder); - in voorkomend geval: communicatie bij calamiteiten (absolute voorrang op alle andere berichtgeving). Welke informatie niet? - informatie van politieke partijen of politiek geïnspireerde organisaties; - informatie van commerciële organisaties; - persoonlijke berichten.

5 Spelregels voor de verenigingen - De activiteit wordt georganiseerd door een vereniging, aangesloten bij één van de officiële adviesraden of erkend door de gemeente. - De activiteit heeft plaats op het grondgebied van de gemeente Tervuren. - De activiteit is voor iedereen toegankelijk. - De activiteit draagt geen politieke of religieuze boodschap uit. - De activiteit heeft een zogenaamd occasioneel karakter (vindt dus niet dagelijks, wekelijks of maandelijks plaats). Zich herhalende activiteiten worden slechts eenmaal opgenomen. - Commerciële activiteiten zoals verkoopacties, loterijen en dergelijke worden niet opgenomen, met uitzondering van deze activiteiten waarvoor de gemeente haar officiële toestemming heeft verleend. - Elke erkende vereniging krijgt de kans om maximaal twee activiteiten per kalenderjaar op de infoborden te laten plaatsen. De dienst waarbij de vereniging erkend is (Cultuur-, Sport-, Jeugddienst) waakt over het aantal plaatsingen per erkende vereniging. In het geval van een vereniging, aangesloten bij één van de officiële adviesraden, gebeurt dit door de dienst ICT, GIS en Communicatie; - Activiteiten moeten per keer aangevraagd worden. Het is dus niet mogelijk om een jaarplanning door te geven. - Aanvragen worden in aanmerking genomen wanneer de betreffende informatie minstens vier weken voor de datum van de activiteit wordt doorgegeven aan de respectievelijke interne diensten: cultuurverenigingen geven dit door aan de Cultuurdienst, sportverenigingen aan de Sportdienst, jeugdverenigingen aan de Jeugddienst. Verenigingen, aangesloten bij één van de erkende adviesraden geven dit door aan de dienst ICT, GIS en Communicatie. De verenigingen gebruiken hiervoor het beschikbare online aanvraagformulier. - Bepaalde informatie zal verplicht moeten worden aangeleverd, zoniet kan de activiteit niet worden opgenomen (voorbeelden van verplichte informatie: naam, datum en locatie van activiteit, naam vereniging, contactgegevens verantwoordelijke, enz.). - De aangeleverde informatie bevat maximaal 15 karakters per invulveld. Enkel tekst kan worden opgenomen (geen logo s, foto s en dergelijke). - Maximaal twee weken voorafgaand aan de activiteit wordt deze opgenomen op de digitale infoborden.

6 - De activiteiten worden afwisselend geprojecteerd (de teksten van de verschillende activiteiten wisselen elkaar af). - Er zijn geen kosten aan publicatie verbonden voor de vereniging. - De gemeente behoudt zich te allen tijde het recht voor om de aangeleverde informatie al dan niet op de digitale infoborden te plaatsen. - De gemeente bepaalt de periode van plaatsing, voert de eindredactie en prioriteert de activiteiten. Waar moet men een aanvraag indienen? Wie een activiteit wil publiceren op de digitale informatieborden, moet dit schriftelijk doorgeven aan de respectievelijke interne diensten. Dit kan via het invullen van het online aanvraagformulier, beschikbaar op Meer informatie Dienst ICT, GIS en Communicatie Brusselsesteenweg Tervuren Tel.: ict@tervuren.be Disclaimer De informatie die door de gemeente Tervuren op de digitale informatieborden wordt geplaatst, is met grote zorg samengesteld. Desondanks is het mogelijk dat de informatie die hier wordt gepubliceerd onvolledig of onjuist is, of fouten kan bevatten. De gemeente Tervuren kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden en is niet aansprakelijk voor enige schade of ander negatief gevolg dat hieruit voortvloeit.