5. Rapporteert aan : afdelingshoofd Algemeen Secretariaat - Ondersteunende Diensten

Transcriptie

1 GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT A. IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1. Organisatie : Gegevensbeschermingsautoriteit 2. Functienaam : communicatieadviseur en woordvoerder 3. Graad : adjunct - adviseur 4. Afdeling: algemeen secretariaat 5. Rapporteert aan : afdelingshoofd Algemeen Secretariaat - Ondersteunende Diensten 6. Situering : de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna GBA) beschikt over een personeelskader van 63 medewerkers. De GBA bevindt zich momenteel in een veranderingstraject gelet op het nieuw Europees en Belgisch regelgevend kader dat van toepassing is geworden op 25 mei Dit traject zal invloed hebben op de structuur en de werking van de GBA.

2 B. DOEL VAN DE FUNCTIE Als communicatieadviseur en woordvoerder werk je nauw samen met de communicatieverantwoordelijke en ben je verantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering van de interne en externe communicatie van de GBA. Met jouw enthousiaste, moderne en geïntegreerde communicatieaanpak promoot je de GBA als communicatieve partner. Concreet bestaat het doel van de functie uit: het uittekenen van een langetermijnstrategie en het jaarlijks uitwerken van een communicatieplan met acties die de communicatiedoelstellingen van de GBA ondersteunen; het uitwerken van de communicatieacties naar zowel de burger als naar de gegevensverwerkingsverantwoordelijke toe; het uittekenen van de social media-strategie; de publicatie van het jaarverslag; het schrijven van teksten voor meerdere doelen (website, nieuwsbrief, brochure, jaarverslag, persbericht,...); het mee uitbouwen en up-to-date houden van onze website; het opnemen van de rol van (pers)woordvoerder; het deelnemen aan paneldebatten en verzorgen van lezingen in het kader van opleidingen en studiedagen en dit alles zowel op nationaal als op internationaal niveau; optreden als intern en extern aanspreekpunt voor alle communicatie gerelateerde vragen; het instaan voor een interne optimale kennisdeling over de communicatiestrategie, het communicatieplan en de gevoerde communicatieacties;

3 C. RESULTAATGEBIEDEN Specifieke resultaatgebieden: communicatieplan: uitwerken en uitvoeren van het strategisch communicatieprogramma en het jaarlijks communicatieplan. De communicatieadviseur en woordvoerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van de vereiste inhoudelijke informatie waarbij een beroep kan gedaan worden op de aanwezige kennis binnen de verschillende diensten van de GBA; communicatieacties: o de inhoudelijke en grafische uitwerking van de informatietools. Voor de grafische uitwerking en de aanmaak van de tools zelf kan een beroep gedaan worden op externe partners, o het in contact treden met het doelpubliek van de communicatieactie, o het bekendmaken van de communicatieacties via alle relevante communicatiekanalen, o het opvolgen en waar mogelijk meten van de impact van de actie; social media-strategie: uitbouwen en onderhouden van een social media-strategie waarbij wordt ingestaan voor regelmatige updates met relevante en interessante content, het opstellen van een planning en het continu opvolgen van de conversaties op de verschillende platformen; publicatie van het jaarverslag: als projectleider instaan voor de aanmaak van het jaarverslag van de GBA; redactie van content: instaan voor het schrijven van teksten bestemd voor de website, brochures, het jaarverslag, de nieuwsbrief, persberichten,...; (pers)woordvoerder: o in overleg met het directiecomité optreden als perswoordvoerder van de GBA en dit zowel voor contacten in het Nederlands, Frans en Engels, o als vertegenwoordiger van de GBA haar standpunten en beslissingen toelichten naar aanleiding van paneldebatten en lezingen en in het kader van opleidingen en studiedagen en dit alles zowel op nationaal als op internationaal niveau; intern en extern aanspreekpunt: optreden als centraal contactpunt voor alle vragen gerelateerd aan de communicatieactiviteiten van de GBA; interne kennisdeling: instaan voor een proactieve en vlotte kennisdeling over de communicatiestrategie, het communicatieplan en de gevoerde communicatieacties; Algemene resultaatsgebieden: Optreden als vertegenwoordiger van de GBA op nationale en internationale bijeenkomsten en werkgroepen (+rapportering) die aansluiten bij één van de eerder vermelde projecten. Bijdragen aan de positionering van de GBA en dit zowel ten aanzien van de burgers, als de gegevensverwerkingsverantwoordelijken als de diverse overheden.

4 D. FUNCTIECONTEXT 1. Interne relaties: Rapporteert rechtstreeks aan het afdelingshoofd Algemeen Secretariaat - Ondersteunende Diensten. Staat in nauw overleg met de leden van het directiecomité en de directeur algemeen secretariaat in het bijzonder. Werkt nauw samen met de communicatieverantwoordelijke. Werkt samen met de communicatiemanager KMO van de GBA met betrekking tot alle communicatie-aspecten van het KMO-communicatieproject. Werkt samen en overlegt met het ik beslis -team van de GBA Heeft functionele contacten met de overige werknemers van de GBA 2. Externe relaties: Heeft voor de verschillende communicatieprojecten regelmatig contact met alle betrokken externe actoren. Heeft externe contacten met de geschreven en audiovisuele pers.

5 E. COMPETENTIES EN BIJZONDERE VEREISTEN Generieke competenties: Samenwerken identificeert zich met het team en de organisatie deelt kennis en informatie bevordert de teamgeest en draagt bij tot het behalen van de resultaten Dienstbaarheid staat ten dienste van de interne en externe klant treedt steeds respectvol op handelt op transparante, integere en objectieve wijze Loyaal handelen gedraagt zich loyaal ten overstaan van de GBA ondersteunt de genomen beslissingen en voert ze correct uit neemt niettemin een positief kritische houding aan in het belang van de organisatie Resultaatgerichtheid tonen vertoont inzet, wil en ambitie om resultaten te boeken treedt doel- en oplossingsgericht op onderneemt gerichte acties en initiatieven durft verantwoordelijkheid te dragen voor zijn acties Zichzelf ontwikkelen staat open voor veranderingen en nieuwe inzichten neemt initiatieven om zich nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken zoekt naar mogelijkheden om het eigen functioneren en dit van het team te optimaliseren. Functiespecifieke competenties: Je beschikt over een sterk vermogen tot communicatie, deze communicatievaardigheden hebben zowel betrekking op gesproken als geschreven communicatie. Je beschikt over een goede kennis van de internationale en nationale regelgeving m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens, of bent bereidt om deze kennis op korte termijn te verwerven. Je beschikt over een sterk synthetisch en analytisch vermogen. Je bent oplossingsgericht en gedreven. Je neemt graag initiatief. Je werkt graag in een team, maar bent ook in staat om zelfstandig te werken. Je functioneert goed onder druk en duidelijke deadlines. Je bent georganiseerd en houdt van orde en nauwkeurig werken. Je beschikt over de vaardigheid om complexe juridische materie om te vormen tot

6 begrijpbare teksten voor burgerdoelgroepen en professionals zonder juridische expertise. Je hebt ervaring in vergadertechnieken en verslaggeving. Je beschikt over zeer goede kennis van standaard informaticatoepassingen: Excel, OneNote, Outlook, Word en PowerPoint. Bijzondere vereisten: Master of licentiaatsdiploma. Het bezit van een master of licentiaatsdiploma in het werkveld communicatie vormt een belangrijke troef. Ervaring in het werkveld communicatie vormt een belangrijke troef. Functioneel drietalig: Nederlands, Frans en Engels. Het bezit van een Selor attest artikel 12 voor de tweede landstaal en/of een attest B2 Engels vormen een belangrijke troef. Bereidwilligheid om beschikbaar te zijn voor de pers ook buiten de kantooruren.