Overheidsopdrachten - betalingsregels

Transcriptie

1 Overheidsopdrachten - betalingsregels Deze nota probeert de belangrijkste betalingsregels die gelden bij overheidsopdrachten voor werken samen te vatten voor de opdrachten waarvoor een bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie of in het Bulletin der Aanbestedingen werd verstuurd vanaf 9 juni 2014 of bij ontstentenis van een dergelijke publicatie die waarvoor vanaf die datum is uitgenodigd tot het indienen van een aanvraag tot deelneming of een offerte. De wettelijke grondslag van de aangelegenheid voor opdrachten voor werken is artikel 95 betreffende de betalingen en artikel 69 betreffende de intrest voor laattijdige betaling en vergoeding voor invorderingskosten van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels. Beide bepalingen werden bovendien gewijzigd bij koninklijk besluit van 22 mei 2014 dat op bepaalde punten preciseringen en/of verduidelijkingen heeft aangebracht. Een omzendbrief van de Eerste Minister van 20 november 2014 tot verduidelijking van de betalingsregels, termijnen en sancties is ook verschenen in het BS van 26 november Een belangrijke wijziging ten opzichte van de reglementering van 1996 is het feit dat de verificatietermijn en de betalingstermijn voortaan opgesplitst zijn. 1 De verschillende stappen van de betalingsprocedure 1.1. Opstellen en versturen van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de werken Art 95, 1 AUR Zowel voor de betalingen in mindering als voor de betaling van het saldo of van de enige betaling van de aannemingssom moet de aannemer een gedagtekende en ondertekende schuldvordering overleggen. Die dient gesteund te zijn op een gedetailleerde staat van de werken welke zijns inziens de gevraagde betaling rechtvaardigt en deze zending moet eventueel worden aangevuld met andere door de opdrachtdocumenten geëiste documenten, die nodig zouden zijn om de schuldvordering te controleren. 1

2 De schuldvordering moet direct naar de aanbestedende overheid worden gestuurd of naar de persoon die door het bestek is aangeduid om haar te vertegenwoordigen. De verzending hoeft niet noodzakelijk aangetekend te gebeuren maar de bewijslast voor de verzending berust op de aannemer. In deze context raden we aan om de schuldvordering en de andere documenten per gewone post toe te sturen, met ook een verzending per met ontvangstbewijs. Belangrijk is dat de schuldvordering naar de aanbestedende overheid zelf moet worden gestuurd. Deze regel geldt zelfs in de veronderstelling dat een derde, zoals een studiebureau of een architect, belast is door de aanbestedende overheid om tussen te komen om zijn mening te geven over het verzoek tot betaling; indien dit het geval is, zal de aannemer de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de werken naar de opdrachtgever sturen, met kopie aan de persoon belast met de verificatie zodat het nazicht en de betaling geen vertraging oplopen. Deze regel lijkt onbekend te zijn bij veel aannemers terwijl hij heel belangrijk is want het is de verzending van de schuldvordering, vergezeld door de vereiste documenten die de verificatietermijn en de betalingstermijn doet ingaan Nazicht van de staat van de werken door de aanbestedende overheid Art 95, 2 AUR De aanbestedende overheid controleert de ingediende staat van de werken en corrigeert hem eventueel. Ze maakt ook een proces-verbaal op met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar verschuldigde bedrag. Ze geeft de aannemer schriftelijk ervan kennis en verzoekt hem binnen vijf dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag. Dit nazicht moet worden uitgevoerd binnen een termijn van 30 kalenderdagen vanaf de ontvangst van de schuldvordering, vergezeld van de gedetailleerde staat van de werken en van de andere documenten die eventueel door de opdrachtdocumenten worden geëist. Deze termijn van 30 dagen om het nazicht uit te voeren kan door de aanbestedende overheid alleen maar worden verlengd in uitzonderlijke omstandigheden, namelijk: - de opdrachtdocumenten voorzien uitdrukkelijk in een langere termijn; - de verlenging is objectief gerechtvaardigd op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht en, op straffe van nietigheid, uitdrukkelijk gemotiveerd in het bestek; 2

3 - de verlenging bevat jegens de opdrachtnemer geen kennelijke onbillijkheid (art. 9, 2, lid 2 AUR). Zoals opgemerkt in het Verslag aan de Koning, dat zelf verwijst naar een overweging van de richtlijn, moet de mogelijkheid om de verificatietermijn te verlengen een uitzondering blijven en kan zij alleen worden verantwoord in het kader van bijzonder ingewikkelde opdrachten, zoals de bouw van een waterzuiveringsstation. Ze is derhalve niet mogelijk voor courante opdrachten voor werken; ook een verantwoording die te maken heeft met de interne structuur en/of organisatie van de aanbestedende overheid is niet geldig. In het geval waarin een verificatietermijn van 30 dagen door de opdrachtdocumenten wordt bepaald en waarbij het nazicht plaatsheeft door de aanbestedende overheid binnen een termijn die deze 30 dagen overschrijdt, wordt de betalingstermijn verminderd naar rato van het aantal dagen overschrijding van de verificatietermijn. Met andere woorden: de globale termijn (verificatie + betaling) mag in dit geval niet langer zijn dan 60 dagen. Zodra de aannemer van de aanbestedende overheid het verzoek krijgt zijn factuur in te dienen, stuurt hij die binnen een termijn van 5 dagen toe, voor de werken die voor betaling zijn aanvaard. Overschrijdt de aannemer deze termijn van 5 dagen om zijn factuur in te dienen, dan wordt de betalingstermijn dienovereenkomstig verlengd Betaling door de aanbestedende overheid Art 95, 3 AUR De aanbestedende overheid verricht de betaling van de aan de aannemer verschuldigde bedragen binnen 30 kalenderdagen (60 dagen voor opdrachten geplaatst door aanbestedende overheden die gezondheidszorg verstrekken) vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, echter op voorwaarde dat de aanbestedende overheid in het bezit van de factuur en de andere door de opdrachtdocumenten geëiste documenten wordt gesteld. Net als bij de verificatie mag de aanbestedende overheid alleen een langere betalingstermijn bepalen als zij zeer strenge voorwaarden naleeft, namelijk: - de opdrachtdocumenten voorzien uitdrukkelijk in een langere termijn; - de verlenging is objectief gerechtvaardigd op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht en, op straffe van nietigheid, uitdrukkelijk gemotiveerd in het bestek; - de termijn is in geen geval langer dan 60 dagen. De verificatie- en de betalingstermijn moeten worden gezien als een globale termijn die hoe dan ook moet worden gerespecteerd. 3

4 We wijzen er ook op dat de betalingstermijn wordt verlengd met het aantal dagen: - overschrijding van de termijn van 5 dagen toegekend aan de aannemer om zijn factuur op te stellen; - dat nodig is om het antwoord van de aannemer te ontvangen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld wanneer hij door de aanbestedende overheid wordt geïnterpelleerd in het kader van de regelgeving betreffende de hoofdelijke aansprakelijkheid van de aannemers. 2 Intrest voor laattijdige betaling en vergoeding voor invorderingskosten Art 69 AUR Wanneer de betalingstermijnen worden overschreden, heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op intrest voor laattijdige betaling tegen de intrestvoet gepubliceerd door de FOD Financiën (deze intrestvoet staat vermeld en wordt aangepast op de site van de Confederatie Bouw zie rubriek Gegevens en cijfers Interesten Verwijlinteresten Bij overheidsopdrachten) en op een forfaitaire vergoeding van 40 voor invorderingskosten. Elke afwijking van deze betalingsaspecten is volstrekt verboden (art. 9 3, lid 2, 1 ). Bovenop dit forfaitaire bedrag kan de opdrachtnemer aanspraak maken op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere invorderingskosten die het gevolg zijn van de laattijdige betaling zoals de gemaakte kosten voor het inschakelen van een advocaat of incassobureau. Het indienen van de regelmatig opgestelde factuur of schuldvordering geldt als schuldvordering voor de betaling ervan en de opdrachtnemer moet dus geen afzonderlijk verzoek tot betaling van de intrest voor laattijdige betaling en de vergoeding voor invorderingskosten indienen. Deze bepalingen zijn echter niet van toepassing op de betalingen die betrekking hebben op schadevergoedingen (bijvoorbeeld verschuldigd wegens tekortkomingen van de aanbestedende overheid of wegens onvoorzienbare omstandigheden, artikel 54 en 55 AUR). 4

5 3 Onderbreking of vertraging van het uitvoeringstempo van de werken Art. 70 AUR Wanneer door de schuld van de aanbestedende overheid de betaling niet is verricht na verloop van dertig dagen na de gestelde betalingstermijn, kan de opdrachtnemer het uitvoeringstempo van de werken vertragen of de werken onderbreken. Deze beslissing moet echter met voorzichtigheid en te goeder trouw worden genomen en het belang van de achterstallige betalingen in de loop van de beschouwde periode moet dit rechtvaardigen. De beslissing om het uitvoeringstempo te vertragen of de werken te onderbreken dient bij aangetekende zending ten laatste vijftien dagen vóór de dag van vertraging van het uitvoeringstempo of van de daadwerkelijke onderbreking aan de aanbestedende overheid te worden gemeld. Verlenging van de uitvoeringstermijn Of er nu al dan niet onderbreking of vertraging van het uitvoeringstempo van de werken is, de opdrachtnemer heeft recht op een verlenging van de uitvoeringstermijn die gelijk is aan het aantal kalenderdagen begrepen tussen het verstrijken van de voornoemde periode van 30 dagen en de betalingsdatum, voor zover de aanvraag schriftelijk wordt ingediend vóór het verstrijken van de contractuele termijnen. Aannemers weten niet altijd dat ze recht hebben op een verlenging van de uitvoeringstermijn, wel op voorwaarde dat zij niet vergeten de aanvraag in te dienen vóór het verstrijken van de contractuele termijnen. Schadeloosstelling Bij onderbreking van de werken of bij vertraging van het tempo ervan heeft de aannemer ook recht op een schadeloosstelling. Voor alle zekerheid raden we aan om in de kennisgeving aan de aanbestedende overheid van de beslissing om de werken te vertragen of te onderbreken de invloed te vermelden dat dit zal hebben op het verloop en de kosten van de werken. Ten slotte moet de becijferde vergoedingseis uiterlijk binnen 90 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van betekening van het proces-verbaal van voorlopige oplevering worden ingediend. 5