college van burgemeester en schepenen Zitting van 8 juli 2016

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 8 juli 2016 Besluit A-punt GOEDGEKEURD Bestuurszaken Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris _CBS_06017 Stadhuis. Veranderingstraject - uitwerking ambitieniveau en uitgangspunten toekomstige werking - Goedkeuring Motivering Gekoppelde besluiten 2016_CBS_ Stadhuis. Veranderingstraject - Ambitieniveau en uitgangspunten toekomstige werking stadhuis - Goedkeuring Aanleiding en context Op 17 januari 2014 (jaarnummer 455) keurde het college de principebeslissing goed voor het opstarten van een restauratiedossier voor het stadhuis. Het college keurde op 30 april 2015 de aanstelling goed van een ontwerper voor de restauratie en herinrichting van het Antwerpse stadhuis (jaarnummer 2845). Deze beslissing gaf aanleiding om binnen de stedelijke administratie niet enkel het gebouw op zich maar ook de processen en toekomstige werking kritisch te bekijken. Op 26 februari 2016 keurde het college het voorontwerp (jaarnummer 1629), het ambitieniveau en uitgangspunten van de toekomstige werking stadhuis goed (jaarnummer 1518). Het college gaf hierbij aan Bestuurszaken de opdracht om het veranderingstraject uit te werken. Het goedgekeurde ambitieniveau en deze uitgangspunten vertalen de visie van het beleid en dienen hierbij als toetsingskader. Het traject richt zich op de werking en functies van het toekomstige stadhuis en de weg die nodig is daar toe te leiden. Het college nam op 26 februari 2016 (jaarnummer 1632) kennis van het plan voor de tijdelijke ingebruikname van het gebouw, gelegen in Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen voor de tijdelijke huisvesting van de backoffice diensten en kabinetten van het stadhuis. De tijdelijke uithuizing naar externe locaties, en start van het change traject, wordt in de planning voorzien vanaf de zomer / 5

2 Argumentatie De integratie van een vernieuwde werkwijze in zowel de Hofstraat als het toekomstig gerestaureerde stadhuis heeft onvermijdelijk invloed op de huidige situatie van de medewerkers in het stadhuis. Dit heeft zowel impact naar werkwijzen en procedures als huidige en toekomstige VTE-inzet. Opleidingen en voorbereidingen op heroriënteringen worden opgestart tijdens de uithuizingsperiode in de Hofstraat (vanaf juli 2017). Al de huidige medewerkers verhuizen mee naar de tijdelijke locaties. In de voorgestelde aanpak om medewerkers toe te leiden tot nieuwe functies binnen of buiten het toekomstige stadhuis staat maatwerk centraal. In het veranderingstraject wordt er onderscheid gemaakt tussen twee perioden. Enerzijds de tijdelijke uithuizing tijdens de renovatiewerken en anderzijds opstart in het vernieuwde stadhuis. De ceremoniële mijlpaal om over te gaan tot uithuizing naar de Hofstraat is de gemeenteraad van eind juni Hier worden in het bijzijn van de pers letterlijk de deuren die toegang geven tot het gebouw, toegetrokken. 1. tijdelijke uithuizing tijdens renovatiewerken Balie Hofstraat In het gebouw van de Hofstraat zal de balie gesitueerd in de inkomhal geen publieksfunctie opnemen. Deze balie dient enkel om bewoners van het gebouw en hun afspraken de gepaste dienstverlening te bieden. Burgers krijgen geen toegang tot het gebouw. Service uren Hofstraat Op weekdagen (en in het weekend) is er tussen 6.45 uur en uur bemanning aan de balie. Indien deze hier niet aanwezig is en op een andere locatie in het gebouw is, wordt permanentie voorzien via telefoon. Veiligheid en toegangscontrole Hofstraat Tijdens de uithuizing is er s nachts een nachtwaker aanwezig. De buitenschil wordt beveiligd met een elektronisch systeem (badges). Huidige nachtwakers worden mee ingezet bij andere functies, zoals bijvoorbeeld de bemanning van het onthaal. De functie van de huidige nachtwakers wordt tijdens de uithuizing geëvalueerd en aangepast naar de toekomstige vereisten in het nieuwe stadhuis. Poets Hofstraat Poetstaken worden in eerste instantie opgenomen door de huidige poetsmedewerkers. In de loop van de uithuizing dooft deze functie uit en wordt dit opgenomen door een externe firma via een raamcontract van de stad. Dit past in reeds beslist beleid. Kantoormeubilair en werkplekken Hofstraat Bruikbare meubels die momenteel aanwezig zijn in het gebouw in de Hofstraat worden gratis overgeleverd van het Havenbedrijf naar de stad Antwerpen. Catering bij ontvangsten in de Zuilenzaal van het Felixarchief Ondersteuning bij ontvangsten wordt opgenomen door een externe cateraar. 2. Werking toekomstige situatie stadhuis Publiekgerichte taken/ onthaal Publiekgerichte taken worden opgenomen door een polyvalent team. Deze medewerkers hebben één generiek 2 / 5

3 profiel dat multifunctioneel inzetbaar is. Hun hoofdtaak is bemanning van de onthaalbalie. Bijkomend zijn ze ook inzetbaar bij ondersteuning van ontvangsten, coördinatie en opvolging van: jobstudenten/ vacatievergoeding/ externe cateraar, De verwachtingen voor de inzet van deze medewerkers zijn hoog (bijvoorbeeld: klantgerichtheid, meertaligheid, ). Ze worden ingeschaald op niveau C zodat er stadsbreed dezelfde standaard wordt toegepast aan onthaalbalies (gelijkaardig aan niveau Districts- en Loketwerking). Organisatie onthaal Hoofdtaak van het onthaal is dienstverlening voor bewoners en bezoekers van het stadhuis. Er wordt geen fysieke dienstverlening aan de burger georganiseerd. Het onthaal is zo georganiseerd dat burgers snel en correct worden doorverwezen. Er wordt geen loketfunctie voor burgers voorzien. De drempel om als burger het onthaal aan te spreken wordt verhoogd (bijvoorbeeld door het onthaal uit het zicht te organiseren). Dit in tegenstelling tot de huidige situatie. Het onthaal is georganiseerd in drie lijnen. Het eerste niveau is een host die de bezoeker doorverwijst en eerstelijnsvragen oplost, het tweede niveau is digitale dienstverlening (bijvoorbeeld: digitaal aanmelden voor bezoek in het stadhuis). Pas het laatste niveau is een fysiek bemande balie. De back office taken in het stadhuis worden verminderd zodat er meer ingezet kan worden op front office. Onthaalmedewerkers verwerken administratie op hun werkplek. Piekbelasting Pieken in publieksgerichte taken (bijvoorbeeld: ontvangsten en vakantieperiodes aan de balie) worden opgevangen door medewerkers met vacatievergoeding, jobstudenten en stagiairs (bijvoorbeeld hotelmanagement). Dit heeft als gevolg dat het personeel efficiënter wordt ingezet. Publiek gerichte taken van ondersteunende aard, gebonden aan ceremoniële zalen van het stadhuis kunnen opgevangen worden door een externe cateraar. (algemene ondersteuning, bijvoorbeeld: glazen inschenken) Imagokleding Al de medewerkers die taken opnemen in het stadhuis dragen aangepaste imagokleding. Nachtbewaking en toegangscontrole Overdag, tijdens de aanwezigheid van politiek personeel in het stadhuis, wordt er toegangscontrole en calimiteitenbeheersing door een externe firma voorzien. s Nachts wordt er permanentie voorzien door stadspersoneel. (nachtwaker) De buitenschil wordt s nachts en in het weekend beveiligd met een elektronisch systeem (badge). Poets Poetstaken worden uitbesteed, bij voorkeur aan sociale economie. Facilitaire taken Het grootste gedeelte van facilitaire taken wordt opgenomen door externe stadsdiensten (bijvoorbeeld de bedrijfseenheid Stadsbeheer) of externe aanbieders. Kleine facilitaire taken worden opgenomen door een kleine facilitaire dienst. Bij voorkeur sociale economie (comform huidige werking). 3 / 5

4 Organogram Aan het hoofd van het stadhuis staat een A4 op mandaat. Externe relaties De back office taken van de dienst Bestuurszaken/Externe Relaties verhuizen naar den Bell. Er wordt wel permanentie voorzien door de protocolchef/ medewerkers externe relaties. Gelijkaardig aan de huidige werking van de dienst Bestuurszaken/Besluitvorming. Besluitvorming De dienst besluitvorming houdt permanentie in het gebouw, gelijkaardig aan hun huidige werking. ICT Digipolis houdt permanentie in het gebouw, gelijkaardig aan hun huidige werking. Publiekswerking De expo op het gelijkvloers van het stadhuis en de gegidste wandelingen doorheen het stadhuis kenden een groot succes tijdens het feestjaar 450 jaar stadhuis. Deze twee activiteiten behoren tot het proces publiekswerking. Publiekswerking in het stadhuis heeft als taak om het aanbod op de juiste manier bij de juiste doelgroepen te krijgen. Dit aanbod is het stadhuis als symbool van onze democratische maatschappij en de geschiedenis die het gebouw meedraagt. Financiële gevolgen Nee Besluit Artikel 1 Het college keurt volgende uitgangsprincipes goed die betrekking hebben op de tijdelijke uithuizing tijdens de renovatiewerken van het stadhuis: al de stadsmedewerkers verhuizen mee naar de Hofstraat. Opleidingen en voorbereidingen op heroriënteringen worden opgestart tijdens de uithuizingsperiode; de balie in de Hofstraat neemt geen publieksfunctie op; de service uren in de Hofstraat liggen tussen 6.45 uur en uur; er is s nachts en in het weekend aanwezigheid van een nachtwaker voorzien; bruikbaar meubilair in de Hofstraat wordt gratis overgenomen van het Havenbedrijf; een externe cateraar ondersteunt bij ontvangsten in de Zuilenzaal van het Felixarchief. Artikel 2 Het college keurt volgende uitgangsprincipes goed die betrekking hebben op de werking in het vernieuwde stadhuis: publiekgerichte taken worden opgenomen door een polyvalent team; medewerkers van het polyvalent team worden ingeschaald op niveau C; er wordt geen fysieke dienstverlening aan de burger georganiseerd (geen loketfunctie); 4 / 5

5 het onthaal is zo georganiseerd dat burgers snel en correct worden doorverwezen; de drempel om als burger het onthaal aan te spreken wordt verhoogd; pieken in publieksgerichte taken worden opgevangen door medewerkers met vacatievergoeding, jobstudenten en stagiairs; al de onthaalmedewerkers, externe cateraars, etcetera en andere medewerkers die taken opnemen in het stadhuis dragen aangepaste imagokleding; overdag wordt er toegangscontrole en calimiteitenbeheersing door een externe firma voorzien; s Nachts wordt er permanentie, toegangscontrole en calimiteitenbeheersing voorzien door stadspersoneel (nachtwaker); schoonmaaktaken worden uitbesteed, bij voorkeur aan sociale economie; kleine facilitaire taken worden opgenomen door een kleine facilitaire dienst. Bij voorkeur sociale economie; aan het hoofd van het stadhuis staat een A4 op mandaat; de back office taken van externe relaties verhuizen naar den Bell. Er wordt wel permanentie voorzien door de protocolchef/ medewerkers externe relaties; de dienst besluitvorming houdt permanentie in het gebouw; Digipolis houdt permanentie in het gebouw. Artikel 3 Het college geeft opdracht aan : dienst taak in het verder traject van masterplan stadhuis het proces publiekswerking verder BZ uit te werken en te onderzoeken welke rol dit kan krijgen in het vernieuwde stadhuis. Artikel 4 Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen. 5 / 5