1 financieel ondersteuner dossierbehandeling (M/V)

Transcriptie

1 Kunsten en Erfgoed wenst volgende functie door middel van een bevorderingsprocedure binnen het niveau in te vullen: 1 financieel ondersteuner dossierbehandeling (M/V) Afdeling: Erfgoed Beleidsdomein: Cultuur, Jeugd, Sport en Media Niveau en rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Standplaats: Brussel FUNCTIECONTEXT De afdeling Erfgoed behoort tot het agentschap Kunsten en Erfgoed, dat als missie heeft: Kunsten en Erfgoed draagt als uitvoerder van het beleid van de Vlaamse overheid, actief bij aan de ontwikkeling van een kwalitatief en divers (professioneel) kunsten- en cultureel erfgoedlandschap. Het agentschap gaat het engagement aan om een uniek en centraal knooppunt van expertise te worden. In onze permanente professionele ontwikkeling staan resultaatgerichtheid, voortdurend verbeteren, samenwerken, betrouwbaarheid, klantgerichtheid en enthousiasme centraal. De afdeling Erfgoed staat in voor de uitvoering van het cultureel-erfgoedbeleid. De afdeling Erfgoed heeft drie kerntaken: - Erkennen en subsidiëren van cultureel-erfgoedorganisaties (Cultureel-erfgoeddecreet); - Beschermen van cultuurgoederen (Topstukkendecreet, verlenen van uitvoervergunningen) en borgen van immaterieel cultureel erfgoed; - Behoud en beheer van de collectie van de Vlaamse Gemeenschap. Dit wordt vertaald in volgende taken en opdrachten: - het erkennen en subsidiëren van actoren binnen het beleidsveld Cultureel Erfgoed, in functie hiervan staat de afdeling in voor de opmaak van adviezen en gebeuren er inspecties en evaluaties; - de ondersteuning van de advies- en beoordelingscommissies binnen het beleidsveld Cultureel Erfgoed; - het aansturen van het sectorale steunpunt; - de bescherming van roerend Cultureel Erfgoed van uitzonderlijk belang (topstukken); - de borging van immaterieel cultureel erfgoed; - het uitreiken van uitvoervergunningen voor cultuurgoederen; Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 1

2 - de uitbouw van een internationaal sectoraal beleid met actoren binnen het beleidsveld Cultureel Erfgoed; - het behoud en het beheer van de collectie van de Vlaamse Gemeenschap; - afstemming met andere beleidsvelden (kunsten, onroerend erfgoed, toerisme, wetenschapsbeleid en innovatie ) en met andere bestuursniveaus; De afdeling Erfgoed heeft twee buitendiensten: het Kasteel van Gaasbeek en de Landcommanderij Alden Biesen. De buitendiensten voeren een eigen inhoudelijke programmering als erfgoedinstelling. Deze wordt afgestemd met en ondersteund door het hoofdbestuur in Brussel. Doel functie: Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de financiële processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd met als eindresultaat een correct beheer van de dossiers in het kader van de uitvoering van het cultureel-erfgoed beleid. Resultaatsgebied 1: gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, ) en/of eigen onderzoek Gegevens importeren en invoeren in registratiesystemen zoals DMS, CIB, AXI-CASE Samenstellen van een dossier Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of volledige dossier overdragen Resultaatsgebied 2: controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Administratieve controle uitoefenen van de binnenkomende aanvragen Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan reglementering, correctheid, volledigheid en wettelijkheid (toetsen aan de procedures) Financieel nazicht van afrekeningen van werkings-en projectsubsidies Toezicht op aanvullende subsidies voor tewerkstelling Toezicht op subsidies voor competentieontwikkeling Resultaatsgebied 3: verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 2

3 Alle zakelijke, beheersmatige (en inhoudelijke) elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Opmaken van overzichten Opmaken van checklist voor financiële gegevens Invoer in ICT applicaties met oog op uitbetaling Invoeren en beheren van gegevens in Orafin: invoeren van inkooporders en interne verrichtingen, registreren van ontvangst goederen of diensten, boeken eindejaarsverrichtingen Voorbereiden en/of opmaken van documenten die aan interne klanten dienen overgemaakt te worden bijvoorbeeld Inspectie van Financiën, nota minister, nota Vlaamse Regering, besluiten, dossiers voor de boekhouding Opmaken van besluiten Opvolgen van nominatims Aanvraagformulier actieplan (begroting met toelichting) en jaarverslag Opvolging rapporten Orafin en stand van zaken uitvoering begroting Opstellen adviezen fiscale vrijstellingen giften Resultaatsgebied 4: informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Rapporteren over de financiële routing van subsidiedossiers Advies of voorstel van beslissing formuleren Initiëren van de uitvoering van de beslissing Bijdragen aan informatiebrieven en website teneinde een breed publiek te informeren over de regelgeving en subsidievormen Antwoorden op specifieke vragen van klanten en beantwoorden van vragen met betrekking tot het verloop van een dossier Opvolging werking buitendiensten agenda overleg en verslaggeving, aanspreekpunt voor financiële medewerkers Bijdragen aan antwoorden op kabinetsnota s en parlementaire vragen Rapporteren aan collega s, afdelingshoofd, DIRCO, kabinet, over de financiële routing van de dossiers Resultaatsgebied 5: werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Initiëren, coördineren en opvolgen van de financiële routing van de subsidiedossiers Instaan voor het verslag van de commissies Opvolgen algemeen adres van de afdeling Verslagen opmaken van teamvergadering, driemaandelijks overleg met de buitendiensten Verzorgen van interne en externe communicatie over de financiële aspecten bij de dossiers Relevante informatie delen met collega s Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 3

4 Resultaatsgebied 6: Helpt collega's vakinhoudelijk; bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden (RG) Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Initiëren of samenwerken aan verbeterprojecten Eerste aanspreekpunt/ hulplijn voor Orafin 2010, DOS en DMS Collega s ondersteunen bij moeilijke dossiers Uitwerken van procedures/handleidingen Begeleiden van collega s bij nieuwe systemen zoals Intelligent scannen, AXICASE, Profiel Technische competenties Goede kennis van wetgeving: begrotingsdecreet, Cultureel-erfgoeddecreet, Rekendecreet, Wet op de overheidsopdrachten,. Goed cijfermatig inzicht Vlotte toepassingskennis van Microsoft 2013 Goede kennis van Orafin. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 4

5 Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 5

6 Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen Bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig DEELNEMINGSVOORWAARDEN U bent tewerkgesteld bij Kunsten en Erfgoed met volgend statuut: - ofwel als ambtenaar op proef - ofwel als vastbenoemd ambtenaar - ofwel als contractueel personeelslid buiten proeftijd én aangeworven met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking U bent werkzaam in de rang van B1 en u beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring. (zie artikel VI 40 van VPS). Deze relevante werkervaring is opgebouwd in het domein van dossierbehandeling en meer specifiek op het vlak van toepassen van de administratieve en financiële procedures die gelden binnen de Vlaamse overheid (bestellingen, dossierbehandeling, en ervaring met het opvolgen van buitendiensten (DAB-boekhouding). Deze ervaring heeft u bereikt op datum van de benoeming. U kunt niet solliciteren indien u in de loop van de voorbije 2 jaren (2012 en 2013) een functioneringsevaluatie heeft die besloten werd met een "onvoldoende". Toelatingsvoorwaarden voor contractuele personeelsleden Op datum van aanwerving dient u te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 U hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 U geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 U voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 U bent medisch geschikt voor deze functie; 5 U slaagt in de selectieprocedure 6 U voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 7 U bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland, Liechtenstein, Cyprus of Malta. Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 6

7 SALARISGEGEVENS De functie bevindt zich in de salarisschaal B211 PROEFTIJD Er wordt een proeftijd voorzien van maximum 9 maanden. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 7 januari Om te solliciteren vult u het aanmeldingsformulier in. U stuurt het naar: Jos Van Rillaer Administrateur-generaal Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat Brussel Of via jos.vanrillaer@vlaanderen.be PROCEDURE De adviseur Personeel en Organisatie van Kunsten en Erfgoed bepaalt of de kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden. Tijdens een interview t.a.v. een jury worden alle functiespecifieke competenties en uw expertise beoordeeld, mede op basis van de interne potentieelinschatting en eventueel een schriftelijke proef. De jury bestaat uit het afdelingshoofd Erfgoed, de teamverantwoordelijke cultureelerfgoedorganisaties en de adviseur Personeel en Organisatie van Kunsten en Erfgoed. Op basis van het verslag van de jury adviseert het directiecomité aan de lijnmanager wie van de kandidaten voldoet aan de vereiste functiespecifieke competenties. U wordt schriftelijk in kennis gesteld van het advies van het directiecomité. Vanaf de kennisgeving krijgt u 15 kalenderdagen tijd om een bezwaarschrift in te dienen of te vragen om gehoord te worden. De lijnmanager beslist welke kandidaten voldoen aan de functiespecifieke competenties, kiest de meest geschikte kandidaat en kent de bevordering toe. Deze bevordering gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de beslissing. Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 7

8 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: Kristof Vanden Bulcke Afdeling Erfgoed Tel: Voor extra informatie over de selectieprocedure kunt u contact opnemen met: Jasmine Choua Diensten van de administrateur-generaal Tel: Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 8