4 Dossierbehandelaars Loopbaanbeheer (M/V)

Transcriptie

1 Het Dienstencentrum van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media wenst volgende functie door middel van een bevorderingsprocedure binnen het niveau in te vullen: 4 Dossierbehandelaars Loopbaanbeheer (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau en rang: Graad: Standplaats: Dienstencentrum Cultuur, Jeugd, Sport en Media C2 Hoofdmedewerker Brussel FUNCTIECONTEXT Binnen de Vlaamse Overheid staat het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid op het gebied van cultuur, jeugd, en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het departement telt ongeveer 150 personeelsleden, onderverdeeld in verschillende afdelingen en teams. Tevens maakt ook het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen sinds kort deel uit van het departement. Naast het departement, dat advies verstrekt aan de minister om een integrale visie te realiseren en te bewaken, bestaat het Vlaamse ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media nog uit twee interne verzelfstandigde agentschappen: Kunsten en Erfgoed, en Sociaal-cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, die zorgen voor de uitvoering van het beleid. Het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat daarnaast ook nog uit het agentschap BLOSO, de Vlaamse Regulator voor de Media en de Strategische Adviesraad. Het Dienstencentrum van het beleidsdomein CJSM bevindt zich organisatorisch binnen het departement, maar fungeert als een aparte entiteit, aangestuurd door een Managementcomité. Het Dienstencentrum biedt een vijftal dienstverleningspakketten: Personeel en Organisatieontwikkeling, ICT, Boekhouding, Facility management en Juridische dienstverlening. De klanten van het Dienstencentrum zijn het departement CJSM, agentschap Kunsten en Erfgoed, agentschap Sociaal-Cultureel Werk, KMSKA, VRM en SARC. De dossierbehandelaar loopbaanbeheer beheert de personeelsdossiers van één klantengroep. Hij of zij staat in voor het afhandelen van alle facetten van het personeelsbeleid, van een indiensttreding tot het loopbaaneinde. Het dienstverleningspakket omvat volgende concrete diensten: in dienst uit dienst, verloven, ziekte, arbeidsongeval, verloning, relatiebeheer. In Vlimpers omvat dit de modules: persoonsgegevens, functiegegevens, afwezigheidsgegevens en pakket salarissen. De dossierbehandelaar is het uniek aanspreekpunt voor individuele personeelsleden uit de klantengroep. Hij of zij staat in voor het beantwoorden van vragen op vlak van bovenstaande vlakken. Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 1

2 Hiertoe kan hij of zij rekenen op een specialist-ondersteuner die moeilijker dossiers mee opvolgt. Tevens zal een dossierbehandelaar een uitgebreid vormingspakket kunnen volgen, waarin alle administratieve procedures en modules van Vlimpers aangeleerd zullen worden. Doel functie: Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd met als eindresultaat een correct beheer van de loopbaan van een personeelslid op vlak van harde HR. Resultaatsgebied 1: gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Verzamelen, vervolledigen, invoeren en actualiseren van gegevens op vlak van alle aspecten van een loopbaan Personeelsgegevens invoeren in Vlimpers Samenstellen van personeels- en andere dossiers Aanleggen, bijwerken en afsluiten van elektronische dossiers in het DMS, inclusief databanken Ontbrekende gegevens opzoeken en aanvullen Resultaatsgebied 2: controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Toetsen van gegevens aan reglementering Checken en opvolgen van ingediende attesten, aanwervingsvoorwaarden, verlofaanvragen, vormingsaanvragen, aanvragen woon-werkverkeer Controle van de ingevoerde gegevens in Vlimpers (door het personeelslid, de personeelsverantwoordelijke) en de uiteindelijke verrekening naar het loon Administratieve anciënniteiten vaststellen Looncontrole uitvoeren Versturen van de correcte documenten naar personeelsleden Melden en opvolgen van onregelmatigheden in dossiers Foutenlogs uit het personeelssysteem Vlimpers melden, controleren en opvolgen Resultaatsgebied 3: verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Uitvoerende taken m.b.t. gegevensbeheer voor zowel het statutair als het contractueel maand per maand instaan voor de inhoudelijke dossierbehandeling op administratief en geldelijk vlak (desgevallend zelfs manuele berekening van lonen, vergoedingen, enz.) Opmaken van de nodige documenten: contracten, besluiten, C4, C131A/B, C61, inlichtingen mutualiteit, Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 2

3 Opvolging van de duur van de proeftijd Behandelen van de aanvragen woon-werkverkeer Behandelen van onbezoldigde verlofaanvragen Opvolgen van voltijdse en deeltijdse ziekteafwezigheden (en eventuele ziektecontrole) Behandelen van cumulatieaanvragen Opstarten en opvolgen van een arbeidsongevallendossiers, arbeidsgeneeskunde Opstarten procedure voor de pensioencommissie Opmaak en opvolging van pensioendossiers Opvolgen ontslag contractuelen / statutairen Opmaken van overzichten en rapporten. Resultaatsgebied 4: informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Fungeren als aanspreekpunt voor klanten, zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover informeren Rapporteren over de stand van zaken van personeelsdossiers aan de teamverantwoordelijke Bijhouden van wijzigingen in de reglementeringen Deelnemen aan vergaderingen (dienst, afdeling of andere werkvergaderingen) Rapportering en terugkoppeling van overleginformatie aan de teamverantwoordelijke en collega s Up to date houden van formulieren en documentatie (onthaalbrochure, formulieren website, invuldocumenten, ) Resultaatsgebied 5: werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Overlegt met de leidinggevende / collega s van de dienst aangaande de planning en uitvoering van taken Relevante informatie delen met collega s Zoeken naar de geschikte aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van het dossiers Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten Profiel Technische competenties Algemeen inzicht in Vlimpers en grondige kennis van één of meerdere modules van Vlimpers Gedegen kennis van het VPS met betrekking tot één of meerdere aspecten Gedegen kennis van sociale wetgeving Gedegen kennis van het arbeidsreglement Goed cijfermatig inzicht Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 3

4 Vlotte toepassingskennis van Word, Excel, Access, Outlook Persoonsgebonden competenties Dossier-en gegevensbeheerder niv.2 klasse 12 Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 4

5 Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen Bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig DEELNEMINGSVOORWAARDEN U bent tewerkgesteld in het departement CJSM met volgend statuut: - ofwel als ambtenaar op proef - ofwel als vastbenoemd ambtenaar - ofwel als contractueel personeelslid buiten proeftijd én aangeworven met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 5

6 U bent werkzaam in de rang van C1 en u beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring. (zie artikel VI 40 van VPS). Deze relevante werkervaring is opgebouwd in het domein van personeelsadministratie en heeft u bereikt op datum van de benoeming. U kunt niet solliciteren indien u een functioneringsevaluatie heeft die besloten werd met een "onvoldoende". Toelatingsvoorwaarden voor contractuele personeelsleden Op datum van aanwerving dient u te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 U hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 U geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 U voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 U bent medisch geschikt voor deze functie; 5 U slaagt in de selectieprocedure 6 U voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 7 U bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland, Liechtenstein, Cyprus of Malta. SALARISGEGEVENS De functie bevindt zich in de salarisschaal C211 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot 20 november Om te solliciteren vult u het aanmeldingsformulier in. U stuurt het naar: Bart Dierick Afdelingshoofd Dienstencentrum Arenbergstraat Brussel PROCEDURE Het afdelingshoofd van het Dienstencentrum bepaalt of de kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden. Tijdens een interview t.a.v. een jury worden alle functiespecifieke competenties en uw expertise beoordeeld, mede op basis van de interne potentieelinschatting en eventueel een schriftelijke proef. Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 6

7 Op basis van het verslag van de jury adviseert het managementcomité aan de lijnmanager wie van de kandidaten voldoet aan de vereiste functiespecifieke competenties. U wordt schriftelijk in kennis gesteld van het advies van het managementcomité. Vanaf de kennisgeving krijgt u 15 kalenderdagen tijd om een bezwaarschrift in te dienen of te vragen om gehoord te worden. De lijnmanager beslist welke kandidaten voldoen aan de functiespecifieke competenties, kiest de meest geschikte kandidaat en kent de bevordering toe. Deze bevordering gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de beslissing. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: Elisabeth De Clercq Dienstencentrum Tel: Voor extra informatie over de selectieprocedure kunt u contact opnemen met: Chris Gadeyne Dienstencentrum Tel: Vacature-bevordering binnen het niveau-inhoudelijke loopbaan 7