DOSSIERBEHANDELAAR TEAM LOOPBAANBEHEER

Transcriptie

1 MOD WVG afdeling Personeel Koning Albert II-laan 35 bus BRUSSEL T F personeel@wvg.vlaanderen.be SELECTIEREGLEMENT ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement WVG werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): DOSSIERBEHANDELAAR TEAM LOOPBAANBEHEER Afdeling: MOD WVG-afdeling Personeel Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn absolute voorwaarden voor deelname aan de selectie en er dient aan voldaan te zijn op datum van indiensttreding. Je behaalde een bachelor of graduaatsdiploma én hebt minimum 6 maanden ervaring met payroll binnen een personeelsdienst of als dossierbehandelaar in een sociaal secretariaat. Kandidaten die een buitenlandse diploma s voorleggen, moeten uiterlijk op de datum van het afsluiten van de kandidaatstelling het bewijs leveren dat ze gelijkwaardigheid van het diploma hebben nagevraagd bij NARIC: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. 1

2 Extra informatie Je kan deelnemen via horizontale mobiliteit indien je voldoet aan de bovenstaande deelnemingsvoorwaarde én je bent tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met rang B1 of een hogere rang als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid. TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van sociale wetgeving. Inzicht in de structuur en kennis van de werking van de Vlaamse overheidsadministratie of bereid die snel te verwerven. Professionele kennis van de administratieve procedures, relevante regelgeving (bv. Vlaams Personeelsstatuut) is een troef. Je bent geïnteresseerd in personeelsmateries en volgt de nieuwe ontwikkelingen terzake. Kennis van MS-Officetoepassingen (Word, Excel, Outlook, ). Goede administratieve en organisatorische vaardigheden. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Analyseren (niveau 1) Communiceren (niveau 2) Voor een uitgebreide beschrijving van het takenpakket en de competenties verwijzen we naar de functiebeschrijving (onderaan). TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; Je voldoet aan de dienstplichtwetten; Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; Je slaagt in de selectieprocedure ONS AANBOD Je wordt contractueel tewerkgesteld met een contract onbepaalde duur Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden op gebied van vorming en bijscholing. De werkplek is ingericht op basis van het anders werken -concept met ondersteuning van moderne ICT-middelen. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Thuiswerk is mogelijk na een inwerkperiode. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de salarisschaal B111. Op je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. 2

3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. SELECTIEPROCEDURE - Cv-screening en voorselectie a.d.h.v. het cv en motivatiebrief: Aan de hand van CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 18 september Competentiescreening door extern selectiekantoor: week van 25 september Inhoudelijk of functiegericht eindgesprek : Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in de week van 16 oktober Besluitvorming: week van 23 oktober 2017 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. Data onder voorbehoud. Alle onderdelen van de selectieprocedure zijn eliminerend. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar vanaf de datum van het proces verbaal. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar of een gelijkaardige functie. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. 3

4 Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. KENNISGEVING RESULTAAT EN FEEDBACK Kandidaten worden schriftelijk in kennis gesteld van het resultaat of de beslissing na elke procedurestap. Feedback opvragen kan telefonisch op het nummer 02/ HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 15 september Om te solliciteren stuur je een persoonlijk CV én motivatiebrief naar en vermeld in het onderwerp Dossierbehandelaar team Loopbaanbeheer Of je stuurt een CV en motivatiebrief via de post naar: Vlaamse overheid - Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin MOD WVG Afdeling Personeel t.a.v. Nancy Toussaint Koning Albert II-laan 35 bus Brussel MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Katrien De Meyer, teamverantwoordelijke Loopbaanbeheer Tel katrien.demeyer@wvg.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Nancy Toussaint, HRM-verantwoordelijke rekrutering en selectie Tel nancy.toussaint@wvg.vlaanderen.be Neem ook eens een kijkje op 4

5 MOD WVG afdeling Personeel Koning Albert II-laan 35 bus BRUSSEL T F personeel@wvg.vlaanderen.be FUNCTIEBESCHRIJVING //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement WVG werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): DOSSIERBEHANDELAAR TEAM LOOPBAANBEHEER Afdeling: MOD WVG-afdeling Personeel Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// FUNCTIECONTEXT Binnen de Management Ondersteunende Diensten (MOD) coördineert de afdeling Personeel het personeelsbeleid en beheer van het Vlaams ministerie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG). Het Vlaams ministerie WVG bestaat uit: het Departement WVG, het agentschap Jongerenwelzijn en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Ook het VAPH behoort voor het loopbaanbeheer tot de klantengroep. De afdeling Personeel staat in voor de werving van personeelsleden, het beheer van personeelsdossiers vanaf werving tot pensionering, het betalen van salarissen, vergoedingen en toelagen,. Daarnaast ondersteunt de afdeling ook initiatieven op het gebied van vorming en HRM. De afdeling Personeel is gestructureerd in 3 teams: het team Personeelsadministratie het team Loopbaanbeheer het team HRM. De functie situeert zich binnen het team Loopbaanbeheer. Het team bestaat uit 16 dossier-beheerders, een jurist, een aanspreekpunt rapportering en een teamverantwoordelijke. De dossierbeheerders behandelen elk voor een klantengroep de personeelsdossiers van A tot Z. De jurist zorgt voor de nodige ondersteuning bij de arbeidsrechtelijke vraagstelling en de toepassing van het Vlaams Personeelsstatuut. De klanten van het team zijn individuele personeelsleden en het lijnmanagement. 5

6 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van personeelsdossiers en -gegevens als eerstelijnsaanspreekpunt voor een bepaalde klantengroep, teneinde ervoor te zorgen interne processen efficiënt en klantvriendelijk verlopen waardoor alle aspecten van het loopbaanbeheer tijdig worden opgevolgd, en dit door procedures, wet- en regelgeving te respecteren. RESULTAATSGEBIEDEN 1. Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van personeelsgegevens, bijhouden van klassementen teneinde personeelsdossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Informatie opzoeken (bv. in bestanden zoals personeelsgegevens in Vlimpers ) Samenstellen personeelsdossier, bv. bij indiensttreding Klassementen bijhouden Lijsten en bestanden m.b.t. het eigen klantenbestand en de planningsmodule actueel houden (bv. opvolgingsbestand voor de terugvorderingsdossiers, lijsten verloven, opvolgingslijst ploegentoelage) Relevante documenten opvragen (bv. C62, tewerkstellingsattesten, attesten burgerlijke staat) 2. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van personeelsdocumenten en gegevens, teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Nakijken of gegevens i.v.m. uitbetalingen voldoen aan de reglementering Controleren en verklaren van verschillen in de loonberekeningen Controleren of verlofaanvragen in lijn zijn met het Vlaams Personeelsstatuut en het arbeidsreglement Controleren van de nodige documenten en formulieren op het intakegesprek Controlerapporten en fouten m.b.t. datahygiëne opvolgen 3. Verwerken van gegevens en behandelen van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het (personeels)dossier en bewerken van gegevens, teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Actualiseren, opvolgen en invoeren van gegevens in het personeelsbeheerssysteem (Vlimpers) Opmaken van documenten (contracten, besluiten, attesten) Behandelen van verlofaanvragen Opvolgen van afwezigheden wegens ziekte, arbeidsongeval en moederschapsrust Opstellen van terugvorderingsdossiers 4. Informatie-uitwisseling en klantenbeheer Fungeren als eerstelijnsaanspreekpunt (informatie uitwisselen en vragen beantwoorden) voor een bepaalde klantengroep inzake één of meerdere thema s/domeinen, teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Informatie-uitwisseling met het individuele personeelslid als klant Contact opnemen met personeelsleden om de indiensttreding te regelen Onthaal van nieuw personeelsleden Informatie geven en inlichtingen verstrekken (bv. over verlofmodaliteiten, salarissimulaties, de planningsmodule ) Telefonische vragen of vragen via beantwoorden Briefwisseling verzorgen 6

7 Personeelsleden die langskomen ontvangen, te woord staan, verder helpen, Contact met en rapportering aan het (lijn)management Overzichtslijsten aanmaken Rapporteringen opmaken (bv. over terugvorderingsdossiers, afwezigheden) Contact met lijnmanagement (bv. i.v.m. modaliteiten functioneringstoelagen, verloven) Informeren van het management (bv. relevante wijzigingen in de regelgeving) 5. Werkrelaties en organisatie Werkrelaties (intern en extern) onderhouden en het werk dusdanig organiseren met betrekking tot personeelsdossiers en gegevens, teneinde door een goede samenwerking en met kennis terzake een efficiënt verloop van het proces en de werkzaamheden binnen de personeelsdienst te garanderen en te ondersteunen. Feedback geven aan en informatie delen met collega s en leidinggevenden (Kennisdelen) Kennisborging: actualiseren informatie in draaiboeken, op de server, op de intranetsite Dossiers bespreken met collega s en/of teamverantwoordelijke Contact met personeelsverantwoordelijken binnen de entiteiten Vervangen van en inspringen voor afwezige collega s Lijsten, rapporten en overzichten maken en bijhouden Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (o.a. teamvergadering) Telefoonpermanentie waarnemen Contacten met externe instanties (PDOS, GVDC, MEDEX, RVA) verzorgen TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van sociale wetgeving. Inzicht in de structuur en kennis van de werking van de Vlaamse overheidsadministratie of bereid die snel te verwerven. Professionele kennis van de administratieve procedures, relevante regelgeving (bv. Vlaams Personeelsstatuut) is een troef. Je bent geïnteresseerd in personeelsmateries en volgt de nieuwe ontwikkelingen terzake. Kennis van MS-Officetoepassingen (Word, Excel, Outlook, ). Goede administratieve en organisatorische vaardigheden. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 2. Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort 7

8 Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 3. Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 4. Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden 5. Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 1 - Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens 6. Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 2 - Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 8