Bestuursrapportage juni 2016

Transcriptie

1 Bestuursrapportage juni Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Samenwerking A2 gemeenten op 22 augustus Versie

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding Bestuursrapportage Bijlagen De programma s Werk & Inkomen (W&I) Informatie en Automatisering (I&A) Juridische zaken (Juza) Paragrafen Paragraaf Weerstandvermogen Paragraaf Kapitaalgoederen Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf

3 1. Inleiding Voorliggende rapportage is de jaarlijkse tussentijdse rapportage van het Dagelijks Bestuur (DB) aan het Algemeen Bestuur (AB) over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling, zoals vastgesteld in artikel 4 van onze financiële verordening. De rapportage beperkt zich tot de afwijkingen op de bedrijfsvoering die de GRSA2 voert ter ondersteuning van de drie deelnemende gemeenten. De GRSA2 maakt immers geen beleid. In de rapportage wordt in de Bestuursrapportage (hoofdstuk 2) aangegeven, wat de realisatie over zal zijn, uitgaande van de huidige informatie en kennis. Inzichtelijk is gemaakt welke verschillen we constateren en nog verwachten ten opzichte van het beeld van de begroting en hoe deze verschillen zijn/zullen ontstaan. We kunnen constateren dat voor zover dat binnen de invloedsfeer van de GRSA2 ligt, het beheer van de budgetten op orde is. De Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten (GRSA2) is per 1 april 2012 formeel van start gegaan. Inmiddels is de GRSA2 bezig in het vierde en laatste exploitatiejaar in de huidige omvang. Per 2017 zullen immers alle bedrijfsvoeringstaken in de GRSA2 zijn ondergebracht. De GRSA2 verzorgt nu de taken ten aanzien van Informatie en Automatisering (I&A), Juridische zaken (Juza) en Werk en Inkomen (W&I) voor de drie deelnemende gemeenten. Eind 2014 is ook de P&O samenwerking gestart, de budgetten voor deze taken zijn nog niet overgedragen naar de GRSA2. Ook voor blijven deze bij de gemeenten en de GRSA2. Met deze budgetten bekostigen de gemeenten en de GRSA2 de totale kosten van P&O. Voor de uitvoering van de activiteiten van de huidige samenwerkingsgebieden zijn drie gelijknamige afdelingen gevormd. In de Bijlagen (hoofdstuk 3) van deze rapportage zijn, zoals ook bij de begroting, de drie programma s opgenomen die aansluiten op de drie samenwerkingsgebieden. De kosten van de staf, die de ondersteunende en bestuurlijke werkzaamheden uitvoert, zijn doorberekend aan de drie programma s. De cijfers tot en met de maand mei zijn in de rapportage verwerkt en geëxtrapoleerd naar het einde van het jaar. Zo krijgen we zicht op het verwachte resultaat van het gehele jaar. In deze bijlagen wordt op meer detailniveau ingegaan op de verschillen tussen begroting en verwachte realisatie. Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten, zoals dat in de eerdere begrotingen is opgenomen. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid in de cijfers verwerkt is en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen zijn verwerkt. Deze rapportage wordt voor besluitvorming door het DB geagendeerd op 18 juli. Wanneer deze rapportage resulteert in een wijziging van de begroting dan zullen de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld om hun zienswijze hierop te geven. Op 18 oktober zal deze rapportage dan inclusief eventuele zienswijzen aan het AB worden voorgelegd. Algemeen De financiële marges binnen de begroting van de GRSA2 zijn erg smal. De oorzaak hiervan is dat het Algemeen Bestuur heeft gekozen voor een compacte en zeer scherpe begrotingsopstelling. De kans op overschrijdingen in de uitvoering van een begrotingsjaar wordt daardoor vergroot. De ruimte om financiële tegenvallers op te vangen is daardoor zeer beperkt, te meer omdat het merendeel van de kosten bestaat uit vaste en moeilijk te beïnvloeden kosten (beheers- en personeelskosten). 3

4 2. Bestuursrapportage Nadat de begroting door het algemeen bestuur is vastgesteld hebben zich een aantal ontwikkelingen voorgedaan. In onderstaande tabel zijn deze ontwikkelingen, al dan niet voorzien van besluiten weergegeven en bedragen waar het om gaat. Onderwerp Toelichting Bedrag I / S Realisatie bezuinigingen voor Instellen Ciso beveiligingsfunction aris Uitbreiding software met Vris t.b.v. belastingen Uitbreiding software met CORV t.b.v. gegevens- In de oorspronkelijke begroting is voor een bedrag van ,- aan bezuinigingen opgenomen. Daarvan is de bezuiniging op W&I ad ,- voor teruggedraaid met het besluit van het algemeen bestuur van 15 december De overige bezuinigingen in de begroting zijnde ,- voor I&A, ,- op de directie en ,- bij personeel I&A zullen in worden gerealiseerd. Voor de volledigheid vermelden we dat de bezuiniging bij I&A nog niet door applicatieharmonisatie wordt gerealiseerd, maar door meevallers op andere posten. Burgemeesters zijn overeengekomen binnen de samenwerking de verplichte onafhankelijke informatiebeveiliging functionaris(ciso) aan te stellen om te voldoen aan de afspraken uit het VNG Convenant Informatiebeveiliging en daartoe de formatie van de GRSA2 uit te breiden met 0,9 fte. In het OGON hebben de ambtelijke opdrachtgevers afgesproken dat de gemeenten de dekking voor opnemen in hun kadernota c.q. begroting. De directieraad heeft aan de hand van de dekkingsafspraak ingestemd met het voorstel een CISO-functionaris aan de formatie toe te voegen. Om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen was ter overbrugging naar 1 gezamenlijke belastingsysteem, aanschaf van tijdelijke software voor Heeze-Leende en Valkenswaard noodzakelijk. Dekking is geregeld door overdracht van budget(ten) uit Heeze-Leende en Valkenswaard en een eenmalige bijdrage van Valkenswaard (Collegebesluit Heeze- Leende , Valkenswaard ). Voor Cranendonck speelt deze kwestie niet. Aansluiting CORV (jeugdwet) is verplicht gesteld in de nieuwe jeugdwet. Dekking via extra bijdrage berekend Verwijzing tabel I A S A S B S B 4

5 uitwisseling tussen zorgaanbieders en gemeenten Personele lasten Organisatielasten - advieskosten Organisatielasten - abonnementen/con tributies Organisatielasten - diversen Ondersteuning Infrastructuur software Telefonie Kopiëren/printen Totaal en volgens de I&A software verdeelsleutel. In de begroting 2017 structureel verwerken. Het Individueel Keuze Budget (IKB) wordt in 2017 ingevoerd. In moet als gevolg daarvan verplicht de vakantietoeslag van I C juni t/m december worden verantwoordt. Daar staat tegenover dat op de loonkosten een klein voordeel wordt gerealiseerd, zodat het nadeel van de IKB beperkt blijft. Vermeld kan worden dat de afdeling W&I de kosten van IKB binnen het eigen personeelsbudget kan opvangen. Dat geldt niet voor de andere afdelingen. Dit betreft de controleverklaringen die over I D het jaar 2015 door de accountant zijn afgegeven en de inzet van een externe voor de interne controle bij W&I. Door enkele dure abonnementen voor S D specialistische applicaties van Stimulansz ontstaat een nadeel. Eerder gemeld, maar toen niet structureel verwerkt. Dat wordt nu gecorrigeerd. Door strengere eisen bij de S D accountantscontrole en verplichte assurance-rapporten nemen deze kosten toe. Daarnaast is de reiskostenvergoeding commissie bezwaar en beroep niet in de begroting opgenomen. Deze werden in voorgaande jaren binnen het budget van juridische zaken opgevangen, dat is in echter niet mogelijk. De ondersteuning DIV wordt volgens I E afspraak ingekocht vanuit Heeze-Leende. Kosten daarvan zijn onvoldoende in de begroting opgenomen. Dat was in voorgaande jaren ook zo, echter zagen we toen mogelijkheden om die kosten binnen de begroting op te vangen. Die mogelijkheid zien we voor en verder niet. Kleine verschillen I F/G Voor telefonie verwachten we een voordeel van ,-. Dit is met name een voordeel door goedkopere abonnementen. We verwachten de ondersteuning te kunnen blijven leveren die nodig is en toch een financieel voordeel te behalen. Voor de multifunctionals verwachten we een voordeel van ,-. Dit komt enerzijds door goedkopere abonnementen en anderzijds door het steeds minder gebruik maken van papierenafdrukken. Meer lasten dan in de oorspronkelijke begroting S H S I

6 Deze mutaties verwerken we in deze bestuursrapportage. De realisatie is gebaseerd op de cijfers tot en met de maand mei en vervolgens op basis van huidige inzichten en ervaringen uit het verleden geëxtrapoleerd naar 31 december. In het kader van de meerjarenbegroting werkt ,- structureel door. Wanneer een wijziging structureel doorwerkt, zal dit via een eerste begrotingswijzing 2017 die in november zal voorliggen, in de meerjarenbegroting 2017 e.v. worden opgenomen. De toename van de lasten hebben gevolgen voor de bijdrage van de gemeenten. In totaal betekent dit: toename Hiervan is Reeds Nog te dekken structureel opgenomen in begroting gemeente Cranendonck Heeze-Leende Valkenswaard Voor uitgebreidere financiële toelichting verwijzen wij naar de bijlagen in hoofdstuk 3. Financieel overzicht. Met de verwerking van de financiële gevolgen van de gerapporteerde ontwikkelingen en rekening houdend met de reeds gerealiseerde kosten en gemaakte inschattingen richting einde van het jaar ziet naar verwachting het financiële resultaat van de GRSA2 er als volgt uit : Verwacht 31 december Wijziging o.b.v. besluiten en afspraken Wijziging o.b.v. inschatting Uitgaven x Totaal Personele lasten A -40 C -227 Organisatielasten D -53 Ondersteuning E -52 Infrastructuur F 3 Software B 8 G -30 Telefonie H 17 Kopiëren/printen I Verwacht 31 december Wijziging o.b.v. besluiten en afspraken Wijziging o.b.v. inschatting Inkomsten x Totaal Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Bijdrage inkoopprojecten Saldo Personele lasten bestaan uit loonkosten; reis- en verblijf; opleiding; werving en selectie Organisatielasten bestaan uit abonnementen; verzekeringen; bureauartikelen; advies; communicatie; bestuurskosten Ondersteuning bestaat uit de inkoop van de financiële administratie; P&O; DIV; Bizob 6

7 Risico s. Pink-Roccade. In 2015 heeft Pink-Roccade de licentiekosten van hun applicaties bovenmatig verhoogd. Deze werken door in. De gemeente Heeze-Leende is hier niet mee akkoord gegaan. Zij hebben wel de in de overeenkomst vastgelegde jaarlijkse indexatie betaald. Als gevolg van die bovenmatige verhoging (ca ,-) kan dit voor de gemeente Heeze- Leende ook in nog tot een nadeel leiden. Licenties Microsoft. In is het aantal in gebruik zijnde licenties gecontroleerd. Hieruit bleek dat we meer licenties gebruiken dan waarvoor we betalen. Dit is een gevolg van de toename van het aantal thuiswerkplekken en gebruik van microsoft-software op tablets en laptops. Microsoft telt dit als aparte licenties. Dit resulteert in een toename van de kosten van ,- naar ,-. Deze stijging van ,- wordt binnen de budgetten van software en infrastructuur opgevangen. 7

8 Bijlagen 1. De programma s 1.1. Werk & Inkomen (W&I) Missie Werk & Inkomen werkt aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, stimuleren wij weer actief te worden. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben. Deze missie wordt uitgevoerd via de lopende dienstverlening. Kaderstellende nota s Handhavingsplan Kadernota Een andere manier van werken Nota Tegengaan niet gebruik van inkomensvoorzieningen Kadernota werk & inkomen Onderweg naar een nieuwe Sociale Zekerheid Contourennota Participatiewet Nota Herijking Minimabeleid Ontwikkelingen. Er doen zich ontwikkelingen voor die hogere uitvoeringskosten tot gevolg kunnen hebben voor en de komende jaren: Extra inzet uitvoering Gemeentelijke Collectiviteit De uitvoering van de Gemeentelijke Collectiviteit vergt meer personele inzet dan voorzien. Oorzaken hiervan liggen in korte voorbereidingstijd (premies pas bekend medio november terwijl nieuwe verzekering ingaat per 1 januari), bewerkelijker klanten en communicatie (veel ouderen zijn niet bekend met de gemeente en vragen extra inzet), compenseren van tekortschietende communicatie en/of dienstverlening ziektekostenverzekeraar en extra communicatie, tijd en dienstverlening voor maximaliseren gebruik van de regelingen. Toename aantal bijstandsuitkeringen Mede door de toestroom van statushouders neemt het aantal bijstandsuitkeringen in Nederland en binnen de A2 in de komende jaren verder toe dan in 2015 voorzien. Tussen 1 januari en 1 juni is het aantal bijstandsuitkeringen met 60 toegenomen. Op dit moment worden de extra klanten nog bediend vanuit de zittende formatie klantmanagement. Bij een verdere toename van het aantal klanten zal extra inzet klantmanagement tot gevolg hebben met hogere uitvoeringskosten tot gevolg. Vanuit het Bestuursakkoord Verhoogde Asieluitstroom ontvangen de gemeenten voor en 2017 extra middelen ter dekking van de extra kosten door de opvang van statushouders. Extra inzet inburgering tbv huisvesting statushouders In de afgelopen 3 jaar zijn de taakstellingen huisvesting statushouders met 350% toegenomen voor de A2-gemeenten. Het werk verloopt daarnaast stroever doordat er vooral alleenstaanden (ipv gezinnen) gehuisvest moeten worden. Ook is de druk op de huizenmarkt groter, waardoor de beschikbaarheid van adequate huisvesting minder is en het huisvesten meer tijd kost. Vanaf 1 juni wordt aanvullend klantmanagement inburgering ingehuurd voor 2 dagen per week. Dekking voor wordt gevonden in de overschotten 2014 en 2015 van de zgn Leersgelden. Toevoeging formatieplaats arbeidsmakelaar Valkenswaard Na afronding van de pilot arbeidsmakelaar ( t/m ) is in de Nota Kaders van Valkenswaard opgenomen deze aanpak structureel te maken. Hiertoe is opgenomen. De inzet in wordt gedekt vanuit het Participatiebudget Valkenswaard. Dit betekent een uitbreiding van de formatie W&I met 1 fte, die apart in rekening wordt gebracht bij Valkenswaard. 8

9 Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2015 Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2015 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Totaal Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan komt de afdeling W&I nagenoeg op het begrote bedrag uit. Dit dan wel met het besluit van het AB om de bezuiniging van ,- terug te draaien. Personele lasten. De personele kosten bestaan uit loonkosten, inhuur van personeel en overige personele kosten zoals reis- en verblijfkosten en opleiding. Op deze post verwachten we een klein voordeel van ,-, die bestaat uit een voordeel op de loonkosten en een nadeel op de overige personeelskosten. Het voordeel op de loonkosten is het resultaat van een verantwoorde onderbezetting bij schuldhulpverlening, beleid, bezwaar en beroep en bij applicatiebeheer en een noodzakelijke overbezetting als gevolg van de toename van het aantal cliënten bij klantmanagement. De extra kosten van de vakantietoeslag over juni tot en met december worden binnen het budget opgevangen. Het nadeel op de overige personeelskosten heeft te maken met de overgang naar Driessen als nieuwe salarisverwerker. Zij brengen uitgaven onder bij overige personele kosten waar ze voorheen onder loonkosten vielen. De begroting van is nog op de oude verdeling gebaseerd. Het nadeel op overige personeelskosten wordt gecompenseerd door een voordeel bij loonkosten. In verband met langdurig ziekteverzuim is vervanging ingehuurd voor 2 á 3 dagen per week. Op die manier is de continuïteit van het betalen van de uitkeringsgelden geborgd, ook tijdens de vakantieperiode. Wij verwachten dat dit binnen de begroting kan worden opgevangen. Afgezien van de bezuinigingen die in de begroting 2017 zijn aangegeven zijn de loonkosten vanaf 2017 op het juiste niveau gebudgetteerd. Organisatielasten. De organisatielasten bestaan uit abonnement Schulinck, advieskosten, diensten van derden en proceskosten. De verwachte overschrijding bedraagt ,- en wordt veroorzaakt door advieskosten ( ,-), meer diensten ( 6.000,-), contributie Divosa ( 5.000,-) en het abonnement Schulinck ( 5.000,-). De belangrijkste oorzaak van de overschrijding op de advieskosten zijn de controleverklaringen die over het jaar 2015 door de accountant zijn afgegeven en de inzet van een externe voor de interne controle bij W&I. Het nadeel op abonnementen/contributies komt door het dure abonnement van Schulinck en de contributie van Divosa. Deze zijn niet geraamd. 9

10 Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door hogere kosten bij de staf en de afdeling I&A. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Zie de toelichting op de kosten van de staf in paragraaf 2.4. Vanuit I&A wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Bijdragen gemeenten. Vanwege de toename van de kosten zullen de bijdragen hoger zijn dan was begroot. Voor Cranendonck verwachten we een verhoging van ,-, voor Heeze-Leende ,- en voor Valkenswaard ,-. Dat is ongeveer 2% meer dan was begroot. Kijkend naar de mogelijkheden waarop invloed uitgeoefend kan worden op het verwachte tekort van ,-, dan blijft alleen het verminderen van de inhuur over. Dat heeft uiteraard consequenties voor de dienstverlening naar de cliënten. Het gevolg zal zijn dat er minder aandacht voor uitstroom is wat leidt tot hogere programmakosten bij gemeenten Informatie en Automatisering (I&A) Door het centraliseren van de ICT infrastructuur voor de A2 gemeenten is begin een belangrijke stap gezet in het verder verbeteren van de kwaliteit van onze ICT omgeving. De 3 netwerkinfrastructuren zijn nu aan elkaar gekoppeld, waarmee we de kans krijgen om ons serverpark efficiënter te gaan gebruiken en het beheer verder te verbeteren. Hiervoor zijn verschillende infrastructuur projecten op het jaarwerkplan I&A opgenomen die in worden uitgevoerd. In het jaarwerkplan staan aanvullend gezamenlijke A2 brede I&A-gerelateerde projecten (hard-/software) die door de afdeling I&A worden gecoördineerd en/of uitgevoerd. Belangrijke projecten uit dit plan, de realisatie van de applicatieharmonisatie(s) binnen de bedrijfsvoering, midoffice en de wifi-vernieuwing verlopen volgens planning. In de tweede kwartaalrapportage (juli ) wordt specifieker gerapporteerd over de projecten. De A2 gemeenten worden geconfronteerd met een groot aantal externe (landelijke) ontwikkelingen welke het noodzakelijk maken de ICT omgeving hiervoor in te richten en verder te ontwikkelen. Daarnaast kent elke gemeente ook zijn eigen ambities om de (digitale) dienstverlening verder te ontwikkelen waarbij passende ICT systemen rand voorwaardelijk zijn. Belangrijke ontwikkelingen op het I&A terrein zijn o.a.: Digitale agenda 2020 waarin projecten vanuit drie ambities zijn opgenomen: Open en transparant in de participatie-samenleving, Werken als één efficiënte overheid en Massaal Digitaal, Maatwerk Lokaal. eoverheid-projecten: zoals MijnOverheid Berichtenbox, GEMMA informatiearchitetuur, eherkenning/digid/idensys, efactureren, Informatievoorziening Sociaal Domein (gemeentelijk gegevensknooppunt), digikoppelingen, digilevering en Informatievoorziening Omgevingswet. Aansluiten op de landelijke basisregistraties; basisregistratie Gebouwen (BAG), basisregistratie personen (BRP), basisregistratie WOZ, Handelsregister en gebruik van de overige basisregistraties (BRK, BGT, Kentekens, BRO, BLAU, BRI). Wettelijke eisen aan de informatiebeveiliging, o.a. aansluiting bij de Informatiebeveiligingsdienst gemeenten (IBD) en voldoen aan de Baseline informatiebeveiliging (BIG), bestaande uit verschillende richtlijnen. Uitvoeren van audits voor inrichting ICT voor gebruik van de landelijke voorzieningen. Het Nieuwe Werken: het bieden van een ICT werkplek die Het Nieuwe Werken concept mogelijk maakt. 10

11 Overige: ruimtelijkeplannen.nl, WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet elektronische handtekening en Big/Open Data. Daarnaast worden we ook geconfronteerd met diverse maatschappelijke trends en ontwikkelingen waarbij adequate I&A voorzieningen van belang zijn, zoals: Toenemend gebruik van Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.) Doorontwikkeling van mogelijkheden voor Cloud Computing, hosting systemen, applicaties en webservices Digitaal / papierloos vergaderen Bring Your Own Device (laptops en tablet computers) In deze omgeving is de gezamenlijke afdeling I&A verantwoordelijk voor de uitvoering van de informatievoorziening ( beleidsvoorbereiding, consultancy, advisering en projectleiding/participatie) en de automatisering ( inkoop, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van ICT systemen waaronder hardware, software, telefonie netwerkinfrastructuren en het applicatiebeheer voor gezamenlijke A2-toepassingen) voor de drie A2-gemeenten en de GRSA2. De doelen vermeld in de A2 I-Visie (2009) en de A2 Position Paper (2010) zijn leidend voor de werkzaamheden van de afdeling I&A. De samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied moet bijdragen aan: de vermindering van kwetsbaarheid door het zoveel mogelijk beleggen van kennis, kunde en vaardigheden bij meerdere I&A medewerkers, evenals het vastleggen hiervan. de versterking van kwaliteit van dienstverlening door het inzetten op een professionele I&A bedrijfsvoering en dienstverlening gebaseerd op bewezen methodieken en door het samen met de organisaties door ontwikkelen van de digitale bedrijfsvoering en digitale balie. het verbeteren van de efficiency van processen door het aanbieden zoveel als mogelijk gezamenlijke A2 brede ICT oplossingen. Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2015 Personele lasten Doorbelasting Infrastructuur Software Telefonie Kopiëren/printen begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2015 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Doorbelasting intern Saldo Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan verwachten we dat er voor de afdeling I&A ten opzichte van de gewijzigde begroting een voordeel wordt gerealiseerd 11

12 van ,-. Wel zien we dat er op personeelskosten een nadeel wordt verwacht van ,-. Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de GRS A2 is, het ingehuurde personeel en overige personeelskosten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Op de loonkosten ontstaat een nadeel van ,- doordat dat vakantietoeslag over juni tot en met december in tot extra lasten leidt. Daarnaast is er een verschuiving tussen loonkosten en overige personele kosten, waardoor loonkosten voordeliger en overige personele kosten nadeliger zijn ten opzichte van het geraamde budget. Daarnaast wordt er vanwege ziekte extra ingehuurd, maar dit kan binnen de loonkosten worden opgevangen. Bij de overige personeelskosten zien we een overschrijding van ,-. Dit komt met name door coaching trajecten en externe ondersteuning op het gebied van ambtenarenrecht. Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door hogere kosten bij de staf. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Zie de toelichting op de kosten van de staf in paragraaf 2.4. ICT Infrastructuur. Deze post bestaat uit de datacommunicatie en de voor de ICT systemen benodigde harden software. Met het budget verwachten we de benodigde ICT infrastructuur operationeel te kunnen houden en verder te ontwikkelen. De kosten worden doorbelast op basis van een combinatie van het aantal werkplekken en accounts. Software (Toepassingen), De kosten voor de exploitatie van de gezamenlijke softwaresystemen (A2 toepassingen) worden als volgt verdeeld: Software toepassingen welke nog gemeente specifiek zijn (maatwerk toepassingen) worden één op één doorbelast. Software toepassingen A2 breed (gezamenlijke inrichting en beheer) worden doorbelast op basis van het aantal inwoners. Voor software verwachten we een klein voordeel van 8.000,-. Het voordeel is als volgt verdeeld Cranendonck 6.000; Heeze-Leende 0,- en Valkenswaard ,-. Bij de GRSA2 is er een voordeel van 6.000,-. De bezuiniging in de begroting zijnde ,- voor I&A zou worden gerealiseerd door de applicatieharmonisatie. Voor kunnen we melden dat dit nog niet zo is, maar dat dit wel wordt gerealiseerd door meevallers op andere posten. In is het aantal in gebruik zijnde licenties gecontroleerd. Hieruit bleek dat we meer licenties gebruiken dan waarvoor we betalen. Dit is een gevolg van de toename van het aantal thuiswerkplekken en gebruik van microsoft-software op tablets en laptops. Microsoft telt dit als aparte licenties. Dit resulteert in een toename van de kosten van ,- naar ,-. Deze stijging van ,- wordt binnen de budgetten van software en infrastructuur opgevangen. In 2015 heeft Pink-Roccade de licentiekosten van hun applicaties bovenmatig verhoogd. Deze werken door in. De gemeente Heeze-Leende is hier niet mee akkoord gegaan. Zij hebben wel de in de overeenkomst vastgelegde jaarlijkse indexatie betaald. Als gevolg van die bovenmatige verhoging (ca ,-) kan dit voor de gemeente Heeze- Leende ook in nog tot een nadeel leiden. Telefonie en kopiëren/printen. Bij de verdeling van deze kosten wordt geen verdeelsleutel toegepast. De werkelijke kosten worden één op één doorbelast aan de gemeenten. Zowel bij de post telefonie als de kopiëren/printen verwachten we de ondersteuning te kunnen blijven leveren die nodig 12

13 is en toch een financieel voordeel te behalen. Voor telefonie verwachten we een voordeel van ,-. Voor de multifunctionals verwachten we een voordeel van ,-. Bij telefonie is dit met name een voordeel door goedkopere abonnementen. Bij de multifunctionals komt het enerzijds door goedkopere abonnementen en anderzijds door het steeds minder gebruik maken van papierenafdrukken. Het verder digitaliseren laat ook hier zijn sporen na. Bijdrage gemeenten. De totale kosten van I&A vallen, inclusief de doorbelasting vanuit de staf, naar verwachting lager uit dan was geraamd. Dit voordeel komt ten gunste van de gemeenten Juridische zaken (Juza) De afdeling juridische zaken (Juza) ondersteunt de besturen en de medewerkers van de drie A2 gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten op een viertal onderdelen, te weten: Secretariaat voor de gezamenlijke onafhankelijke commissie bezwaarschriften; Afdelingsoverstijgend en algemeen juridisch advies; Juridisch control; Klachtenbehandeling. De medewerkers van het secretariaat van de bezwaarschriften zitten in principe in het gemeentehuis van Heeze-Leende. Ook de algemeen-juridisch adviseurs zijn in principe gehuisvest in Heeze, maar om de gemeenten zo goed en zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn, zijn er op diverse dagen in de week juristen op locatie aanwezig in Valkenswaard en Cranendonck. Zo is in Cranendonck op maandag en donderdag een jurist aanwezig en in Valkenswaard op dinsdag en vrijdag. Dit verhoogt de zichtbaarheid van het team Juza. Buiten de dagen waarop er een jurist vast in huis is, is net natuurlijk altijd mogelijk om op afspraak op locatie te werken. Het algemeen-juridisch advies bestrijkt een veelheid aan onderwerpen: van het bekijken van overeenkomsten tot het meedenken over een handhavingsstrategie, van het beoordelen van brieven tot ondersteuning bij het voeren van verweer in bezwaar- en beroepsprocedures. Het voeren van bezwaar en beroepsprocedures is een taak die in beginsel is belegd bij de vakafdelingen van de drie gemeenten. In de gevallen waarin ondersteuning gewenst is, kan een beroep worden gedaan op Juza. In gevallen waarin de benodigde juridische kennis op de vakafdeling ontbreekt en het ook niet opportuun is de vakafdeling hiervoor op te leiden, bijvoorbeeld wegens het geringe aantal bezwaar- en beroepszaken, vervult Juza vrijwel altijd de rol van verweerder. Sinds juli 2015 verzorgt de afdeling Juza voor 16 uur per week de taken van ambtelijk secretaris van het bestuur en de directieraad. 13

14 Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2015 Personele lasten Presentiegelden Organisatielasten Doorbelasting begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2015 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Totaal Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan heeft de afdeling Juza een nadeel van ,-. Dit nadeel wordt voor ,- veroorzaakt door de loonkosten en voor ,- door de overige personeelskosten. Op opleiding verwachten we een voordeel van 2.000,-. Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. De loonkosten komen ,- hoger uit dan wat is geraamd. Dit betreft de vakantietoeslag over juni tot en met december die in tot extra lasten leidt. In de begroting 2017 zijn de loonkosten op het juiste niveau gebudgetteerd. Het nadeel op de overige personeelskosten heeft te maken met de overgang naar Driessen als nieuwe salarisverwerker. Zij brengen uitgaven onder bij overige personele kosten waar ze voorheen onder loonkosten vielen. De begroting van is nog op de oude verdeling gebaseerd. Het nadeel op overige personeelskosten wordt gecompenseerd door een voordeel bij loonkosten. Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door hogere kosten bij de staf. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Vanuit de afdeling I&A wordt 1.000,- meer doorbelast dan geraamd. Zie de toelichting op de kosten van de staf in paragraaf Paragrafen In dit hoofdstuk zijn een aantal paragrafen opgenomen. Het betreft een paragraaf weerstandvermogen, kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering Paragraaf Weerstandvermogen Ten opzichte van de begroting zijn er geen nieuwe feiten te melden. Weerstandscapaciteit, weerstandvermogen en risico s blijven onveranderd. 14

15 2.2. Paragraaf Kapitaalgoederen Ten opzichte van de begroting zijn er geen nieuwe feiten te melden. De omvang van de kapitaalgoederen van de GRS A2 blijft nihil Paragraaf Financiering In de eerste helft van heeft de GRSA2 geen kortlopende lening aan hoeven te trekken. Voorgaande jaren was dit wel het geval. Nu is de financieringsbehoefte opgelost door de bijdrage van de gemeenten aan het implementatiebudget tijdelijk te gebruiken voor de financiering van de reguliere begroting. Dat wordt in de 2 e helft van, wanneer de uitgaven in verhouding tot de eerste helft van het jaar lager zijn, weer gecorrigeerd. De uitvoering van de financiële functie vindt plaats binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het algemeen bestuur van de Samenwerking A2 gemeenten aan kaders is vastgesteld in de financiële verordening en het financieringsstatuut Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf Organisatieontwikkeling en personeelszaken In bestaat de organisatie van de GRSA2 uit de taakgebieden I&A, JuZa en W&I. Als voorschot op de uitvoering van het Implementatieplan zijn ook de medewerkers van Personeel & Organisatie sinds 1 januari 2015 gedetacheerd bij de GRSA2. Er is een Staf ingericht voor de ondersteuning van de afdelingen, directie en het bestuur. Daarbij kan gedacht worden aan directie, planning en control, administratie, medezeggenschap, communicatie GR, personeelszaken, archivering e.d. Bemensing van deze, nu nog beperkte taken in omvang, is vooral geregeld via inzet van medewerkers uit de 3 deelnemende gemeenten eventueel aangevuld met beperkte inhuur. Daarnaast maken de manager GRSA2 en de controller deel uit van de staf. De afdelingen staan onder verantwoordelijkheid van afdelingsmanagers en worden aangestuurd door de directie. Het bestuur ziet toe op de werkzaamheden en ontwikkelingen. Voorheen bestond de directie uit de directeur GRSA2. Deze functie werd tijdelijk ingevuld voor de duur van maximaal 2 jaar voor gemiddeld 20 uur per week. In 2014 is dit uitgebreid naar 32 uur (0,8 fte) met het oog op de intentie om medio 2015 alle bedrijfsvoeringstaken naar de GRS A2 over te brengen. Vanaf mei 2015 tot november 2015 werd de functie van directeur voor 8 uur per week extern, door de gemeentesecretaris van Heeze-Leende, ingevuld. In de nieuwe structuur is de functie van directeur GRSA2 niet meer aan de orde. Vooruitlopend op de uitvoering van het implementatieplan is er een directieraad gevormd waarin de gemeentesecretarissen zitting hebben. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de toekomstige wettelijke mogelijkheden binnen de Wgr (Wet Gemeenschapelijke Regelingen) t.a.v. de positie van gemeentesecretarissen. Daarnaast is er een manager A2, die is belast met de tactische operationele aansturing van de GRSA2 en het inrichten van een nieuwe, efficiënte organisatie. Deze functie van manager A2 wordt per fulltime ingevuld. Ook is eind 2014 het overleg van opdrachtgevers en opdrachtnemer (het OGON-overleg) vast ingesteld, waarin vanuit ieder gemeente een (bedrijfsvoerings)manager zitting heeft en de manager GRSA2. Tot slot, in 2015 is er nog sprake van een Algemeen en Dagelijks Bestuur. In de nieuwe governance van de nieuwe GRSA2 (per 2017) bestaat dit onderscheid niet meer en is er een ongeleed bestuur. Doorontwikkeling GRSA2. is het jaar waarin het Implementatieplan uitvoering krijgt, zodat de nieuwe GRSA2 organisatie per 2017 klaar staat voor haar nieuwe takenpakket en rol. Plaatsing van alle medewerkers in de GRSA2 zal in het laatste kwartaal van plaatsvinden. Daarmee neemt de omvang van de organisatie toe van circa 54 fte naar circa 177 fte. De structuur van de organisatie zal er in 2017 ook anders uit gaan zien. Daar waar de vakgebieden nu 15

16 ieder een eigen afdeling of team kennen, zal op het terrein van bedrijfsvoering (ook wel de PIJOFACH-taken genoemd) een knip worden gemaakt tussen beleid en advies enerzijds en uitvoering anderzijds. Zo ontstaan straks 5 bedrijfsvoeringsafdelingen naast de afdeling W&I, waarvan er 2 beleid en adviestaken uitvoeren en 3 een meer uitvoerend karakter hebben. Deze voorbereiding op de nieuwe GRSA2 vraagt het nodige van de staande organisatie. Niet alleen nemen medewerkers in verschillende werkgroepen deel binnen het project kwartiermaken maar het heeft ook effect op going concern werkzaamheden. Zo is bijvoorbeeld het opstellen van de begroting 2017 een veel intensiever proces geweest, omdat het een begroting betreft over taken, budgetten en formatie die nu nog niet in de GRSA2 zijn ondergebracht. Maar ook de ondersteuning van bestuurlijke, directieraad- en OGON-overleggen vraagt meer tijd. In een dergelijk voorbereidend jaar komen deze gremia vaker bijeen rondom vraagstukken die de nieuwe organisatie betreffen. Ook zijn de processen rondom besluitvorming die bij de nieuwe governance moeten ondersteunen nog niet uitgewerkt en er zijn nieuwe overleggen bijgekomen. Kostenplaats Staf Wat willen we bereiken? De GRSA2 voert voor de drie deelnemers de taken uit op het gebied van Werk & Inkomen, Informatie & Automatisering, Juridische Zaken en inmiddels ook P&O. Ons doel is de drie deelnemende gemeenten effectief en efficiënt te ondersteunen in het realiseren van hun ambities. Dit doen wij op een professionele, kostenbewuste en innovatieve wijze, onze medewerkers werken oplossingsgericht en integer. De GRSA2 is een lerende organisatie die open staat voor feedback. In zullen wij de GRSA2 inrichten voor haar nieuwe taken per 2017 en de huidige dienstverlening voortzetten. Er wordt geen centrale organisatie neergezet maar de GRS A2 zal vooral binnen de gemeentehuizen aanwezig zijn en van daaruit de taken uitvoeren. Het begrip nabijheid moet daarbij vertaald worden naar bereikbaarheid, aanspreekbaarheid, zichtbaarheid en aanwezigheid. Wat gaan we ervoor doen? - ondersteunen van directie en bestuur bij het realiseren van de doelstellingen - bedrijfsvoering organiseren; één organisatie met de blik naar buiten gericht en werkend op locatie - invullen van Planning & Control (concerncontrol, budgetcyclus, advisering) Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2015 Personele lasten Organisatielasten Ondersteuning begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2015 programma I&A programma JUZA programma W&I Bijdrage inkoopprojecten Saldo

17 Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de GRS A2 is, het ingehuurde personeel en overige personeelskosten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Daarnaast is onder de personele lasten een bedrag van ,- geraamd om vervanging bij ziekte op te vangen. Dit budget is voor de gehele organisatie bestemd. In wordt dit budget volledig gebruikt. De loonkosten komen naar verwachting ,- hoger uit dan geraamd. Dit betreft de vakantietoeslag over juni tot en met december die in tot extra lasten leidt. Het nadeel op de overige personeelskosten ad 5.000,- heeft te maken met de overgang naar Driessen als nieuwe salarisverwerker. Zij brengen uitgaven onder bij overige personele kosten waar ze voorheen onder loonkosten vielen. De begroting van is nog op de oude verdeling gebaseerd. Het nadeel op overige personeelskosten wordt gecompenseerd door een voordeel bij loonkosten. Organisatielasten. Dit betreft diverse kosten zoals bureauartikelen, bestuurskosten, communicatiekosten, abonnementen, accountantskosten, arbo-kosten, OR-kosten en advieskosten. Dit zijn posten die op advies van bureau Berenschot centraal worden beheerd. Vandaar dat deze bij de Staf zijn ondergebracht. Het nadeel op deze post komt door een tweetal onderdelen te weten, accountantskosten ( 6.000) en abonnementen ( ,-). Het nadeel op abonnementen komt door enkele dure abonnementen voor specialistische applicaties van Stimulansz. Deze zijn niet geraamd. De hogere kosten voor de accountant heeft te maken met nieuwe regelgeving en met steeds strenger wordende regels, waardoor de accountant meer tijd moet besteden om tot een juist oordeel bij de jaarrekening te kunnen komen. Ondersteuning. Deze post bestaat uit de inkoop van de salaris-, de financiële en de personeelsadministratie en het personeelsconsulentschap, de post- en archiefwerkzaamheden en de ondersteuning door Bizob bij inkoop en aanbesteding. De overschrijding op deze post wordt voornamelijk veroorzaakt door DIV ondersteuning door een externe medewerker bij Heeze-Leende die niet begroot was. Ook in het voorgaande jaar hebben deze kosten zich voorgedaan, leidden ook toen tot een nadeel maar zijn binnen de begroting opgevangen. Die mogelijkheid zien we voor en verder niet. Doorbelasting. De lasten van de staf zijn volledig doorbelast aan de drie programma s: I&A, Juza en W&I. De doorbelasting vindt plaats op basis van het aantal fte van de gelijknamige afdelingen van de GRSA2. 17