Bestuursrapportage juni 2015

Transcriptie

1 Bestuursrapportage juni Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Samenwerking A2 gemeenten op 26 augustus Versie 8-7-

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding Bestuursrapportage Bijlagen De programma s Werk & Inkomen (W&I) Informatie en Automatisering (I&A) Juridische zaken (Juza) Paragrafen Paragraaf Weerstandvermogen Paragraaf Kapitaalgoederen Paragraaf Financiering Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf

3 1. Inleiding Overeenkomstig artikel 4 van onze financiële verordening rapporteert het dagelijks bestuur minimaal een keer per jaar aan het algemeen bestuur over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling. Met deze rapportage geven we hieraan invulling. De Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten (GRSA2) is per 1 april 2012 formeel van start gegaan. Inmiddels zijn we bezig in het derde exploitatiejaar. We kunnen constateren dat de organisatie er staat en dat, voor zover dat binnen de invloedsfeer van de GRSA2 ligt, het beheer van de budgetten op orde is. Omdat de GRSA2 geen beleid maakt, maar juist ondersteunend is aan de drie deelnemende gemeenten beperken we deze rapportage tot de budgetten. Aangegeven wordt wat op basis van de huidige kennis en informatie de realisatie over zal zijn. Welke verschillen we constateren en wat de reden hiervan is. De A2 gemeenten werken samen op het gebied van Informatie en Automatisering (I&A), Juridische zaken (Juza) en Werk en Inkomen (W&I). Eind 2014 is in projectvorm ook de P&O samenwerking gestart. De budgetten voor de P&O taken zijn nog niet overgedragen naar de GRSA2. Deze blijven voor nog bij de gemeenten en de GRSA2. Met deze budgetten bekostigen de gemeenten en de GRSA2 de totale kosten van P&O. Voor de uitvoering van de activiteiten van de huidige samenwerkingsgebieden zijn drie gelijknamige afdelingen gevormd. Evenals de begroting is ook de rapportage verdeeld in de drie programma s die aansluiten op de drie samenwerkingsgebieden. Voor ondersteunende en bestuurlijke werkzaamheden is de Staf gevormd. De kosten hiervan zijn geheel doorberekend aan de drie programma s. In de rapportage zijn de cijfers tot en met de maand mei verwerkt. Daarnaast zijn de cijfers geëxtrapoleerd naar het einde van het jaar; dit om zicht te krijgen op het verwachte resultaat van het gehele jaar. Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten, zoals dat in de eerdere begrotingen is opgenomen. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid in de cijfers verwerkt is en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen zijn verwerkt. Deze rapportage wordt voor besluitvorming door het DB geagendeerd op 26 augustus. Mocht deze rapportage resulteren in een wijziging van de begroting dan zullen de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld om hun zienswijze hierop te geven. 3

4 2. Bestuursrapportage De dienstverlening van W&I is op orde, inclusief de nieuwe taken kostendelersnorm en werken op locatie in het kader van 3D. Aan beide taken is prioriteit gegeven om ze succesvol te kunnen uitvoeren. Dit lukt binnen de vaststelde formatieruimte, ondanks de stijgende klantaantallen en aantallen statushouders. Het ziekteverzuimpercentage is met 4% laag te noemen. Doordat het begrotingsbedrag ontoereikend is om de formatie te bekostigen ontstaan in meerkosten. De afstemming met de arbeidsmarktregio om te komen tot een functionerend Regionaal Werkbedrijf Zuid Oost Brabant (04 Werkt) kost meer tijd dan voorzien. Ook in vraagt dit aanzienlijke ambtelijke en bestuurlijke inzet. Het harmoniseren van de ICT toepassingen binnen de A2 gemeenten kost meer tijd dan bij de start in 2012 werd verwacht. Ook kan de ICT infrastructuur hierdoor nog niet volledig geïntegreerd worden. Hierdoor is het begrote voordeel in de formatie voor uitvoering I&A dienstverlening nog niet realiseerbaar en is extra inhuur noodzakelijk. 1 Gezamenlijk A2 brede ICT projecten worden door de afdeling I&A gecoördineerd en uitgevoerd. Tot nu toe zijn dit voornamelijk infrastructuur projecten. Specifieke ICT projecten (gemeentelijke maatwerk) wordt in afstemming en onder verantwoordelijkheid van de betreffende gemeente uitgevoerd. De afdeling Juza heeft de bezetting op orde. De afdeling heeft in kwalitatieve zin een behoorlijke groei doorgemaakt waardoor de kwetsbaarheid t.a.v. oorspronkelijke situatie (iedere gemeente een eigen maar kleine afdeling) volledig gereduceerd is en de deskundigheid en onderlinge vervangbaarheid geoptimaliseerd zijn. Vanaf juli gaat de afdeling Juza voor 16 uur per week de taken van ambtelijk secretaris van het bestuur en de directieraad invullen. Op een later moment vindt een evaluatie plaats om te bezien of deze nieuwe werkwijze in standgehouden kan worden. De financiële marges binnen de huidige begroting van de GRSA2 zijn erg smal. De oorzaak hiervan ligt o.a. bij de start van de GRSA2, waarbij het Algemeen Bestuur heeft gekozen voor een compacte en scherpe begrotingsopstelling. De kans op overschrijdingen in de uitvoering van een begrotingsjaar wordt daardoor vergroot. De ruimte om financiële tegenvallers op te vangen is daardoor zeer beperkt, te meer omdat het merendeel van de kosten bestaat uit vaste en moeilijk te beïnvloeden kosten (beheers- en personeelskosten). Aangezien ook de begroting nog is gebaseerd op de compacte en scherpe begroting van bij de start van de GRSA2 voorziet deze bestuursrapportage in een nadeel ten opzichte van de begroting van bijna ,-. De uitleg en verklaring voor dit nadeel is onderstaand opgenomen, evenals bij de programma s. Om de bezuinigingen die in de begroting 2016 zijn opgenomen te kunnen realiseren is de GRSA2 hiermee al aan de slag gegaan. Binnenkort ligt er een bestuursopdracht om te komen tot applicatieharmonisatie. Het kan zijn dat dit al in zal leiden tot besparingen, maar dat is op dit moment nog niet aan te geven. Bij de afdeling W&I inventariseert men de processen om te kijken of hier voordeel valt te behalen. Hierover vindt in het najaar overleg met de portefeuillehouders W&I plaats. De begroting 2016 die door het Algemeen Bestuur is vastgesteld is in financiële zin op orde. Dat wil zeggen dat de begrote bedragen realistisch en actueel zijn. Het verwachte tekort uit deze bestuursrapportage dient dan ook als incidenteel te worden beschouwd. 1 Ingevolge de risico-analyse van Berenschot (juli 2013) blijft de formatie i.r.t. de benchmark nog steeds achter. 4

5 Rekening houdend met de reeds gerealiseerde kosten en gemaakte inschattingen richting einde van het jaar ziet naar verwachting het financiële resultaat van de GRSA2 er als volgt uit: Verwacht Uitgaven x december Saldo Personele lasten Organisatielasten Ondersteuning Infrastructuur Software Telefonie Kopiëren/printen Verwacht Inkomsten x december Saldo Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Saldo Huisvesting Bijdrage Cranendonck huisvesting A Bijdrage Heeze-Leende huisvesting A Bijdrage Valkenswaard huisvesting A Saldo Toelichting financiële afwijkingen: Personeel. Voor personele lasten verwachten we een overschrijding van de begroting van ca ,-. Het verschil met de begroting wordt bij deze personele kosten veroorzaakt bij de loonkosten ( ,-), de overige personeelskosten (reis- en verblijfkosten en onkostenvergoedingen, jubilea, afscheid, teambuilding en de borrel met kerst of nieuwjaar) ( ,-) en opleiding ( ,-). Het nadeel op de loonkosten wordt veroorzaakt door de boventalligheid van een medewerker, de CAO aanpassingen in 2014 en, de herwaardering in 2014 van de functie van klantmanager, beleidsmedewerker, coördinator en juridisch medewerker (ca. 14,4 fte) en de te lage raming bij de start van de samenwerking. Omdat de begroting van de GRSA2 al het 1 e kwartaal van 2014 is opgesteld is met de cao en herwaardering geen rekening gehouden. Ten aanzien van de te lage raming bij de start hebben we kunnen vaststellen dat de budgetten die zijn overgekomen van de gemeenten lager zijn dan de op dat moment geldende salarisschalen. Dit nadeel is steeds in de oorspronkelijke begrotingen blijven zitten. Afgezien van de bezuinigingen die in de begroting 2016 zijn aangegeven zijn de loonkosten vanaf 2016 juist gebudgetteerd. Het nadeel op de overige personele kosten vergt nader onderzoek. De overgang naar Driessen als nieuwe salarisverwerker levert verschillen op ten opzichte van voorgaande 2 Personele lasten bestaan uit loonkosten; reis- en verblijf; opleiding; werving Organisatielasten bestaan uit abonnementen; verzekeringen; bureauartikelen; advies; communicatie; bestuurskosten Ondersteuning bestaat uit de inkoop van de financiële administratie; P&O; DIV; Bizob 5

6 jaren. Aan Driessen is om nadere specificatie gevraagd, deze was ten tijde van opstellen van deze rapportage nog niet ontvangen. Hier komen we op een later moment op terug. Organisatie. De te verwachten overschrijding op deze post ad ,- betreft een aantal verschillende posten. Dit zijn: de kosten van verzekeringen ( ,-); het inkopen van diverse adviezen ( ,-); abonnementen ( ,-); extra kosten bij communicatie ( ,-); accountant ( 1.000,-); OR kosten ( 1.000,-). Als organisatie zijn we verplicht om een aantal verzekeringen af te sluiten. Dit is echter niet in de begroting geraamd. De belangrijkste oorzaak van de overschrijding op de advieskosten zijn de controleverklaringen die over het jaar 2014 door de accountant zijn afgegeven en de inzet van een externe voor de interne controle bij W&I. Het nadeel op abonnementen komt door enkele dure abonnementen voor specialistische applicaties van Stimulansz. Deze zijn niet geraamd. De post communicatie heeft een nadeel doordat we kosten maken voor de communicatie voor het Regionaal Werkbedrijf maken en voor de publicatie van de besluiten W&I. Om het Regionaal Werkbedrijf ten volle en effectief te kunnen benutten is communicatie onontbeerlijk. Daarom zijn er ondanks dat dit niet in de begroting was voorzien toch kosten voor gemaakt. Ondersteuning. Een aantal bedrijfsvoeringstaken koopt de GRSA2 bij de deelnemende gemeenten in. Dit betreft de financiële administratie, P&O en salarisadministratie bij de gemeente Valkenswaard, documentaire informatievoorziening bij de gemeenten Heeze-Leende en Valkenswaard en ambtelijke ondersteuning van het bestuur bij Cranendonck. Daarnaast heeft de GRSA2 inkoopondersteuning van BIZOB ingekocht. In totaal verwachten we voor een nadeel op de ondersteuning van ,-. De overschrijding op deze post wordt voornamelijk veroorzaakt door drie diensten die niet begroot waren: Dit betreft de inkoop door BIZOB ( ,-); Ambtelijke ondersteuning bestuur ( ,-); DIV ondersteuning op archief bij W&I ( ,-). Daarnaast verwachten we voor de ondersteuning van P&O 4.000,- meer kosten te hebben dan dat was begroot. Dit betreft de licentie voor van HR21. Doorbelasting. Deze post vinden we zowel aan de uitgaven als aan de inkomstenkant voor hetzelfde bedrag terug. Zij compenseren elkaar. ICT Infrastructuur. Deze post bestaat uit de datacommunicatie en de voor de ICT systemen benodigde harden software. Hiervoor verwachten we met het beschikbare budget de benodigde ICT infrastructuur operationeel te kunnen houden en verder te ontwikkelen. De kosten worden doorbelast op basis van een combinatie van het aantal werkplekken en accounts. Software (Toepassingen), De kosten voor de exploitatie van de gezamenlijke softwaresystemen (A2 toepassingen) worden als volgt verdeeld: Software toepassingen welke nog gemeente specifiek zijn (maatwerk toepassingen) worden één op één doorbelast. Software toepassingen A2 breed (gezamenlijke inrichting en beheer) worden doorbelast op basis van het aantal inwoners. Voor software verwachten we een voordeel van ,-. Dit voordeel doet zich geheel voor bij de gemeente Cranendonck en omdat het maatwerk betreft wordt het alleen met Cranendonck verrekend. Dit is nog een gevolg vanuit het verleden waarin het 6

7 beschikbare budget niet volledig benut werd en toch de software operationeel bleef. Het gevolg hiervan is wel dat de software relatief verouderd is en dat in de toekomst een inhaalslag verwacht wordt. Dit voordeel is daarom als incidenteel te beschouwen. Bij de gemeenten Heeze-Leende en Valkenswaard verwachten we met het beschikbare budget de benodigde software te kunnen bekostigen. Als gevolg van de bovenmatige verhoging in van de licentiekosten van de Pink-Roccade software (ca ,-) kan dit voor de gemeente Heeze-Leende nog tot een nadeel leiden. Telefonie en kopiëren/printen. Deze kosten worden één op één doorbelast aan de gemeenten. Hier speelt een verdeelsleutel geen rol. Zowel bij de post telefonie als de kopiëren/printen verwachten we met het beschikbare budget de ondersteuning te kunnen blijven leveren. Bijdragen gemeenten. De verwachting is dat de totale kosten over hoger uitkomen dan is geraamd. We verwachten dat in het resterende deel van niet dusdanige bezuinigingen doorgevoerd kunnen worden dat deze kostenstijging binnen de GRSA2 kan worden opgevangen. Er wordt wel een aanzet gemaakt tot vermindering van applicaties maar de effecten daarvan zijn eerst is 2016 te verwachten. Daarnaast zal in de tweede helft van de ambtelijke ondersteuning van het bestuur en de directieraad ingevuld gaan worden door een juridisch medewerker van Juza. Aangezien de GRSA2 geen middelen heeft om tegenvallers op te vangen wordt in deze bestuursrapportage de bijdrage van de gemeenten in overeenstemming gebracht met de verwachte kosten over. De bijdrage neemt toe met ,-. De verhouding in de bijdrage tussen de drie gemeenten is bij deze bestuursrapportage anders dan bij de begroting. Dit komt omdat de gemeente Cranendonck een voordeel op softwarekosten heeft die ten gunste van de gemeente komt. Vandaar dat Valkenswaard en Heeze-Leende in verhouding meer bijdragen dan Cranendonck. Het voordeel dat de gemeente Cranendonck op software heeft is incidenteel. Als we dit incidentele voordeel elimineren dan zou de bijdrage van Cranendonck ,- zijn geweest. Verwacht Inkomsten x december Saldo Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Voor de volledigheid willen we benadrukken dat het verwachte nadeel in als incidenteel beschouwd kan worden. Afgezien van de bezuinigingen die in de begroting 2016 zijn aangegeven is deze begroting 2016 op het juiste niveau gebudgetteerd. Cranendonck heeft in de eigen begroting ,- als bijdrage opgenomen. Heeze-Leende heeft in de eigen begroting ,- als bijdrage opgenomen. Valkenswaard heeft in de eigen begroting ,- als bijdrage opgenomen. Huisvesting. In hebben we nog één maand gebruik gemaakt van het pand De Hofnar 2 te Valkenswaard. Vanaf 1 februari zijn alle medewerkers van de GRSA2 gehuisvest in de bestaande gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten. Voor het pand De Hofnar 2 zijn over de maand januari de huurpenningen voldaan, is gas, water en elektra betaald en zijn er nog beperkte kosten geweest voor beveiliging en onderhoud lift. Daarnaast zijn er in verband met het dispuut met de verhuurder over het al of niet tijdig opzeggen van het huurcontract advocaatkosten gemaakt. De totale kosten bedragen ten tijde van deze rapportage ,-. Deze kosten worden rechtstreeks bij de gemeenten in rekening gebracht. De verdeling is Cranendonck ,-, Heeze- 7

8 Leende ,- en Valkenswaard ,-. Of het dispuut met de verhuurder tot meer advocaatkosten en eventueel extra huurkosten leidt is op dit moment niet aan te geven. Omdat de kosten van huisvesting bij het opstellen van de begroting van de GRS A2 als incidenteel werden beschouwd, zijn deze niet bij de GRS A2 begroot. De afspraak is gemaakt dat deze kosten door de gemeenten in hun eigen begroting zouden worden opgenomen. 8

9 3. Bijlagen 1. De programma s 1.1. Werk & Inkomen (W&I) Missie Werk & Inkomen werkt aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, stimuleren wij weer actief te worden. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben. Deze missie wordt uitgevoerd via de lopende dienstverlening. Kaderstellende nota s Handhavingsplan Kadernota Een andere manier van werken Nota Tegengaan niet gebruik van inkomensvoorzieningen Kadernota werk & inkomen Onderweg naar een nieuwe Sociale Zekerheid Contourennota Participatiewet Nota Herijking Minimabeleid Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2014 Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2014 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Totaal Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan voorzien we dat als er geen maatregelen worden genomen de afdeling W&I afstevent op een tekort in van ongeveer ,-. Dat wordt voor ongeveer ,- veroorzaakt door personele kosten en voor ,- door organisatielasten (abonnementen en advieskosten). Personele lasten. De personele kosten bestaan uit loonkosten, inhuur van personeel en overige personele kosten zoals reis- en verblijfkosten en opleiding. De afdeling W&I kent een toegestane formatie van 35,34 fte. De loonkosten die volgens de huidige salarisschalen hiermee gemoeid zijn bedragen ,-. Dit is hoger dan voor is begroot. Het verschil is het gevolg van de aanpassing van de cao, de herwaardering van functies in 2014 (beleidsmedewerkers en klantmanagers, ca 13 9

10 fte) en te laag begrote loonkosten bij de start van de GRA2. We hebben kunnen vaststellen dat de budgetten die bij de start zijn overgekomen van de gemeenten lager zijn dan de op dat moment geldende salarisschalen. De werkelijke bezetting op 1 juni is 33,7 fte. Bij schuldhulpverlening, beleid, bezwaar en beroep en bij applicatiebeheer is een verantwoorde onderbezetting, bij klantmanagement is als gevolg van de toename van het aantal cliënten een noodzakelijke overbezetting. Door de recessie is het aantal klanten gestegen van 702 in mei 2012, via 823 in december 2013 naar 890 in mei. Tot slot is er op dit moment een laag (langdurig) ziekteverzuim waardoor vervanging in verband met langdurige ziekte niet plaatsvindt. De loonkosten, inclusief de inhuur komen in uit op ,-. Dit is ,- hoger dan begroot. Echter als vergeleken wordt met de loonkosten voor de toegestane formatie van 35,34 fte ( ) dan zijn de loonkosten in lager. Reden hiervan is dat, ondanks de toename van het aantal klanten, de huidige bezetting lager is dan toegestaan. Om te kunnen anticiperen op de jaarlijks wisselende klantenaantallen, wijzigingen in de wet- en regelgeving en wensen van de gemeenten wordt gewerkt met een deels flexibele bezetting (inhuur). Doordat inhuur tegen relatief lage tarieven plaatsvindt, zijn de meerkosten hiervan beperkt ( per fte) Afgezien van de bezuinigingen die in de begroting 2016 zijn aangegeven zijn de loonkosten vanaf 2016 op het juiste niveau gebudgetteerd. Ziekteverzuim. Voor het beperken van personele meerkosten is het aanpakken en liefst voorkomen van ziekteverzuim belangrijk. In 2012/2013 heeft W&I te maken gehad met excessief ziekteverzuim (>23%). Dit had te maken met enkele langdurig zieken en een te hoge werklast. Intussen is het ziekteverzuim sterk verminderd tot gemiddeld 4% in. Door dit lage (langdurige) ziekteverzuim vindt vervanging in verband met langdurige ziekte op dit moment niet plaats. Het nadeel op de overige personele kosten vergt nader onderzoek. De overgang naar Driessen als nieuwe salarisverwerker levert verschillen op ten opzichte van voorgaande jaren. Aan Driessen is om nadere specificatie gevraagd, deze was ten tijde van opstellen van deze rapportage nog niet ontvangen. Hier komen we op een later moment op terug. Organisatielasten. De organisatielasten bestaan uit abonnement Schulinck, advieskosten en proceskosten. De verwachte overschrijding wordt veroorzaakt door hogere advieskosten ( ,-) en het abonnement Schulinck ( 4.000,-). De belangrijkste oorzaak van de overschrijding op de advieskosten zijn de controleverklaringen die over het jaar 2014 door de accountant zijn afgegeven en de inzet van een externe voor de interne controle bij W&I. Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door doorbelasting vanuit de staf en vanuit de afdeling I&A. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Zie voor een nadere uitleg de kosten van de staf in paragraaf 2.4. Vanuit I&A wordt 4.000,- meer doorbelast dan geraamd. Bijdragen gemeenten. De bijdragen op basis van de verdeelsleutels zullen naar verwachting hoger zijn dan was begroot. Voor Cranendonck verwachten we een verhoging van ,-, voor Heeze- Leende ,- en voor Valkenswaard ,-. Dat is ongeveer 9% meer dan was begroot. 10

11 Kijkend naar de mogelijkheden waarop invloed uitgeoefend kan worden op het verwachte tekort dan blijft allen het verminderen van de inhuur over. Dat heeft uiteraard consequenties voor de dienstverlening naar de cliënten. Het gevolg zal zijn dat er minder aandacht voor uitstroom is wat leidt tot hogere programmakosten bij gemeenten Informatie en Automatisering (I&A) De A2 gemeenten worden geconfronteerd met een groot aantal externe ontwikkelingen welke het noodzakelijk maken de ICT omgeving hiervoor in te richten en verder te ontwikkelen. Daarnaast kent elke gemeente ook zijn eigen ambities om de dienstverlening verder te ontwikkelen waarbij passende ICT systemen randvoorwaardelijk zijn. Belangrijke ontwikkelingen op het I&A terrein zijn o.a.: Overheidsprogramma Antwoord : o.a. Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode, Kwaliteitshandvest, enz. I-NUP: Nationaal Uitvoeringsprogramma met hierin de 20 bouwstenen waaronder DigiD, Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling. Basisregistraties; de gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI) en gebruik van de overige basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), Wettelijke eisen aan de informatiebeveiliging, o.a. aansluiting bij de IBD gemeenten, Baseline informatiebeveiliging, audit s voor inrichting ICT voor gebruik van landelijke voorzieningen, Het Nieuwe Werken: het bieden van een ICT werkplek die Het Nieuwe Werken concept mogelijk maakt, Overige: ruimtelijkeplannen.nl, WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet elektronische handtekening). Daarnaast constateren we diverse maatschappelijke trends en ontwikkelingen waarbij adequate I&A voorzieningen van belang zijn, zoals: Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.) Cloud Computing, hosting systemen en applicaties en webservices Digitaal werken, papierluw vergaderen Bring Your Own Device ( o.a. tablet computers) In deze omgeving is de gezamenlijke afdeling I&A verantwoordelijk voor de uitvoering van de Informatievoorziening ( beleidsvoorbereiding, consultancy, advisering en projectleiding/participatie) en automatisering ( inkoop, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van ICT systemen waaronder hardware, software, telefonie netwerkinfrastructuren en het applicatiebeheer voor gezamenlijke A2-toepassingen) voor de drie A2-gemeenten. De doelen vermeld in de A2 I-Visie (2009) en de A2 Position Paper (2010) zijn leidend voor de werkzaamheden van de afdeling I&A. De samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied moet bijdragen aan: de vermindering van kwetsbaarheid door het zoveel mogelijk beleggen van kennis, kunde en vaardigheden bij meerdere I&A medewerkers, evenals het vastleggen hiervan. de versterking van kwaliteit van dienstverlening door het inzetten op een professionele I&A bedrijfsvoering en dienstverlening gebaseerd op bewezen methodieken en door het samen met de organisaties doorontwikkelen van de digitale bedrijfsvoering en digitale balie. het verbeteren van de efficiency van processen door het aanbieden zoveel als mogelijk gezamenlijke A2 brede ICT oplossingen. 11

12 Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2014 Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting Infrastructuur Software Telefonie Kopiëren/printen begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2014 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Doorbelasting intern Saldo Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan komt de afdeling I&A nagenoeg uit het budget dat is begroot. Wel zien we dat er op personeelskosten een nadeel wordt verwacht van ,- en op software een voordeel van ,-. Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de GRS A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Op de loonkosten ontstaat een nadeel van ,- doordat een medewerker boven formatief is geworden. De directieraad heeft ermee ingestemd om de kosten buiten de reguliere bijdrage aan de begroting bij de gemeenten in rekening te brengen. Op 20 mei heeft het DB hierover een positief besluit genomen. Dit betekent dat hiervoor een aparte afrekening naar de gemeenten zal gaan. Daarmee wordt dan het verwachte nadeel van de GRSA2 lager. Per saldo verandert de bijdrage van de gemeenten aan de GRSA2 niet. Het is alleen zo dat een deel van het nadeel apart in rekening wordt gebracht. Daarnaast is er vanwege ziekte extra ingehuurd ( ), maar dit kan binnen de loonkosten worden opgevangen. Bij de overige personele kosten zien we een overschrijding van ,-. Dit komt met name door coaching trajecten en externe ondersteuning op het gebied van ambtenarenrecht. De gevolgen van de nieuwe cao en een te lage raming van de loonkosten bij de start van de samenwerking zijn binnen de afdeling opgevangen door een voordeel op infrastructuur vanaf de begroting hiervoor in te zetten. Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door doorbelasting vanuit de staf. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Zie voor nadere uitleg de kosten van de staf in paragraaf 2.4. Infrastructuur. Deze post bestaat uit de datacommunicatie en de systeemhard- en software. Hiervoor verwachten we met het beschikbare budget de ondersteuning te kunnen blijven leveren. 12

13 Software (Toepassingen), De kosten voor de exploitatie van de gezamenlijke softwaresystemen (A2 toepassingen) worden verdeeld op basis van een combinatie van gebruikers en werkplekken. Software toepassingen welke nog gemeentespecifiek zijn (maatwerk toepassingen) worden één op één doorbelast. Voor software verwachten we een voordeel van ,-. Dit voordeel doet zich geheel voor bij de gemeente Cranendonck en wordt ook alleen met Cranendonck verrekend. Dit is nog een gevolg vanuit het verleden waarin het beschikbare budget niet volledig benut werd en toch de software operationeel bleef. Het gevolg hiervan is wel dat de software relatief verouderd is en dat in de toekomst een inhaalslag verwacht wordt. Dit voordeel is daarom als incidenteel te beschouwen. Bij de gemeenten Heeze-Leende en Valkenswaard verwachten we met het beschikbare budget de benodigde software te kunnen bekostigen. Telefonie en kopiëren/printen. Deze kosten worden één op één doorbelast aan de gemeenten. Hier speelt een verdeelsleutel geen rol. Zowel bij de post telefonie als het kopiëren/printen verwachten we met het beschikbare budget de ondersteuning te kunnen blijven leveren. Dit binnen het huidige gebruik van de gemeenten. Bijdrage gemeenten. De totale kosten van I&A vallen, inclusief de doorbelasting vanuit de staf, naar verwachting hoger uit dan was geraamd. Dit nadeel komt ten laste van de gemeenten. Daarbij maken we de kanttekening dat als gevolg van het voordeel op softwarekosten bij de gemeente Cranendonck zij per saldo op I&A een voordeel hebben Juridische zaken (Juza) De afdeling juridische zaken (Juza) ondersteunt de besturen en de medewerkers van de drie A2 gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten op een viertal onderdelen, te weten: Secretariaat voor de gezamenlijke onafhankelijke commissie bezwaarschriften; Afdelingsoverstijgend en algemeen juridisch advies; Juridische control; Klachtenbehandeling. De medewerkers van het secretariaat van de bezwaarschriften zitten in principe in de gemeente Heeze-Leende. Ook de algemeen-juridisch adviseurs zijn in principe gehuisvest in Heeze, maar om de gemeenten zo goed en zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn, zijn er op diverse dagen in de week juristen op locatie aanwezig in Valkenswaard en Cranendonck. Zo is in Cranendonck op maandag en donderdag een jurist aanwezig en in Valkenswaard op dinsdag en vrijdag. Dit verhoogt de zichtbaarheid van het team Juza. Het algemeen-juridisch advies bestrijkt een veelheid aan onderwerpen: van het bekijken van overeenkomsten tot het meedenken over een handhavingsstrategie, van het beoordelen van brieven tot ondersteuning bij het voeren van verweer in bezwaar- en beroepsprocedures. Vanaf juli gaat de afdeling Juza voor 16 uur per week de taken van ambtelijk secretaris van het bestuur en de directieraad invullen. 13

14 Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2014 Personele lasten Presentiegelden Organisatielasten Doorbelasting begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2014 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Totaal Wanneer we de doorbelasting buiten beschouwing laten dan heeft de afdeling Juza een nadeel van ,-. Dit nadeel wordt voor ,- veroorzaakt door de loonkosten en voor ,- door de overige personeelskosten. Op opleiding verwachten we een voordeel van 4.000,-. Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. De loonkosten komen ,- hoger uit dan wat is geraamd. In 2014 en is de cao aangepast. Gemiddeld een stijging van 2%. Dit was ten tijde van het opstellen van de begroting niet bekend en daarom niet opgenomen. Daarnaast werkt de herwaardering in 2014 van de functie van coördinator en bezwaren (1,4 fte) ook door in de jaren daarna. In de begroting hebben we daar nog geen rekening mee gehouden. Een derde oorzaak van de overschrijding op loonkosten is de te lage raming bij de start van de samenwerking. We hebben kunnen vaststellen dat de budgetten die zijn overgekomen van de gemeenten lager zijn dan de op dat moment geldende salarisschalen. In de begroting 2016 zijn de loonkosten op het juiste niveau gebudgetteerd. Doorbelasting. Het nadeel op doorbelasting wordt veroorzaakt door doorbelasting vanuit de staf. Vanuit de staf wordt ,- meer doorbelast dan geraamd. Zie voor nadere uitleg de kosten van de staf in paragraaf

15 2. Paragrafen In dit hoofdstuk zijn een aantal paragrafen opgenomen. Het betreft een paragraaf weerstandvermogen, kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering Paragraaf Weerstandvermogen Ten opzichte van de begroting zijn er geen nieuwe feiten te melden. Weerstandscapaciteit, weerstandvermogen en risico s blijven onveranderd Paragraaf Kapitaalgoederen Ten opzichte van de begroting zijn er geen nieuwe feiten te melden. De omvang van de kapitaalgoederen van de GRS A2 blijft nihil Paragraaf Financiering In maart heeft de GRSA2 een kortlopende lening aangetrokken voor de periode van 3 maanden van ,- tegen een rente van 0,150% op jaarbasis. Deze was nodig omdat in het begin van het jaar veel licentiekosten van software al voor het gehele jaar betaald moeten worden. De uitvoering van de financiële functie vindt plaats binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het algemeen bestuur van de Samenwerking A2 gemeenten aan kaders is vastgesteld in de financiële verordening en het financieringsstatuut Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf Organisatieontwikkeling en personeelszaken Met de formele plaatsing van alle medewerkers is op de terreinen I&A, Juza en W&I tijdens drie plaatsingsrondes in 2013 is de GRS A2 als zelfstandige organisatie een feit geworden. In deze plaatsingsrondes zijn circa 54 fte (ongeveer 65 mensen) daadwerkelijk over gegaan van de formatie van de drie gemeenten naar de GRS A2. Als voorschot op de uitvoering van het Implementatieplan maar ook in afwachting van de definitieve besluitvorming de gemeenteraden zijn de medewerkers van Personeel & Organisatie per 1 januari gedetacheerd bij de GRS A2. De ontwikkelingen binnen P&O (gevoelde en uitgesproken noodzaak door o.a. vacatures) alsmede de wens om elkaar in deskundigheid te versterken heeft juist voor de bedrijfsvoeringstaak tot een versnelling geleid. Zo snel mogelijk na de definitieve besluitvorming door de gemeenteraden zal met de plaatsingsprocedure van alle medewerkers (inclusief P&O) gestart worden. De afdeling Staf is ingericht voor de ondersteuning van de afdelingen en het bestuur. Daarbij kan gedacht worden aan directie, planning en control, administratie, medezeggenschap, communicatie GR, e.d. Door de verruiming van de bedrijfsvoeringstaken binnen de GRS A2 zal ook een steeds groter beroep op juist deze ondersteunende diensten gedaan worden maar dit kan grotendeels, en wellicht volledig, ingevuld gaan worden door de medewerkers die op deze taken mee over komen naar de GRS A2 waardoor dit budgetneutraal (3 gemeenten en GRS A2), of met beperkte inhuur, ingevuld kan worden. Hierbij blijft gelden dat het budgetneutraal is. De afdelingen staan onder verantwoordelijkheid van afdelingsmanagers en worden aangestuurd door de directie. Aanvankelijk werd de functie van directeur tijdelijk ingevuld voor de duur van maximaal 2 jaar voor gemiddeld 20 uur per week. In 2014 is het contract uitgebreid naar maximaal 32 uur (0,8 fte) met het oog op de intentie om 15

16 medio alle bedrijfsvoeringstaken naar de GRS A2 over te brengen. Vanaf mei wordt de functie van directeur voor 8 uur per week extern, door de gemeentesecretaris van Heeze-Leende, ingevuld. Om de functie in 8 uur per week te kunnen invullen zijn een aantal taken van de directeur naar de gemeentesecretarissen van Cranendonck en Valkenswaard overgeheveld. Dit geeft tijd en ruimte om een goede directiestructuur af te spreken die past bij de nieuwe organisatie met een omvang van circa 135 fte. De directeur is o.a. belast met het inrichten van een nieuwe, efficiënte organisatie en met mogelijke doorontwikkeling. Het Algemeen en Dagelijks Bestuur zien toe op de werkzaamheden en ontwikkelingen. Daarnaast wordt na besluitvorming door de gemeenteraden een directieraad gevormd waarin de gemeentesecretarissen zitting nemen. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de toekomstige wettelijke mogelijkheden binnen de Wgr (Wet Gemeenschapelijke Regelingen) t.a.v. de positie van gemeentesecretarissen. Kostenplaats Staf Wat willen we bereiken? De GRSA2 voert voor de drie deelnemers de taken uit op het gebied van Werk & Inkomen, Informatie & Automatisering, Juridische Zaken en inmiddels ook P&O op een professionele, kostenbewuste en innovatieve wijze. Onze medewerkers werken hierbij oplossingsgericht en integer. De GRSA2 is een lerende organisatie die open staat voor feedback en gericht is op het bijdragen aan de ambities van de gemeenten. In zal naar verwachting een vaste manager worden aangesteld. De GRS A2 werkt voor de drie gemeenten en dat betekent dat het begrip nabijheid vertaald moet worden naar bereikbaarheid, aanspreekbaarheid, zichtbaarheid en aanwezigheid. Er wordt geen centrale organisatie neergezet maar de GRS A2 zal vooral binnen de gemeentehuizen aanwezig zijn en van daaruit de taken uitvoeren. Wat gaan we ervoor doen? - ondersteunen van directie en bestuur bij het realiseren van de doelstellingen - bedrijfsvoering organiseren; één organisatie met de blik naar buiten gericht en werkend op locatie - invullen van Planning & Control (concerncontrol, budgetcyclus, advisering) Wat kost het? begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Uitgaven x Resultaat 2014 Personele lasten Organisatielasten Ondersteuning begrotings wijziging incl. wijzigingen Verwacht 31 december Saldo Inkomsten x Resultaat 2014 programma I&A programma JUZA programma W&I Saldo

17 Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de GRS A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Daarnaast is hier een bedrag van geraamd om vervanging bij ziekte op te vangen. Dit budget is voor de gehele organisatie bestemd. In wordt dit budget volledig gebruikt. Organisatielasten. Dit betreft diverse kosten zoals bureauartikelen, bestuurskosten, communicatiekosten, abonnementen, accountantskosten, arbo-kosten, OR-kosten en advieskosten. Dit zijn posten die op advies van bureau Berenschot centraal worden beheerd. Vandaar dat deze bij de Staf zijn ondergebracht. Het nadeel op deze post komt door een drietal onderdelen te weten, verzekeringen ( ), communicatie ( ,-) en abonnementen ( 8.000,-). Als organisatie zijn we verplicht om een aantal verzekeringen af te sluiten. Dit is echter niet in de begroting geraamd. De post communicatie heeft een nadeel doordat we communicatiekosten voor het Regionaal Werkbedrijf maken en voor de publicatie van de besluiten W&I. Het nadeel op abonnementen komt door enkele dure abonnementen voor specialistische applicaties van Stimulansz. Deze zijn niet geraamd. Ondersteuning. Deze post bestaat uit de inkoop van de salaris-, de financiële en de personeelsadministratie en het personeelsconsulentschap, de post- en archiefwerkzaamheden en de ondersteuning door Bizob bij inkoop en aanbesteding. Deze inkoop is in de begroting opgenomen en wordt conform raming gefactureerd. Dit geldt niet voor inhuur van de ambtelijk secretaris (nadeel ,-), de inkoopondersteuning door Bizob (nadeel ,-) en post- en archiefwerkzaamheden (nadeel ,-). Deze laatste post betreft de inzet van medewerkers van de gemeente Valkenswaard bij de afdeling W&I. Deze posten zijn niet in begroting opgenomen. Ook in 2013 en 2014 hebben deze kosten zich voorgedaan, leidden ook toen tot een nadeel en zijn bij de bestuursrapportage en/of jaarrekening door de gemeenten gedekt. Doorbelasting. De lasten van de staf zijn volledig doorbelast aan de drie programma s: I&A, Juza en W&I. De doorbelasting vindt plaats op basis van het aantal fte van de gelijknamige afdelingen van de GRSA2. Huisvesting. In hebben we nog één maand gebruik gemaakt van het pand De Hofnar 2 te Valkenswaard. Vanaf 1 februari zijn alle medewerkers van de GRSA2 gehuisvest in de bestaande gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten. Voor het pand De Hofnar 2 zijn over de maand januari de huurpenningen voldaan, is gas, water en elektra betaald en zijn er nog beperkte kosten geweest voor beveiliging en onderhoud lift. Daarnaast zijn er in verband met het dispuut met de verhuurder over het al of niet tijdig opzeggen van het huurcontract advocaatkosten gemaakt. De totale kosten bedragen ten tijde van deze rapportage ,-. Deze kosten worden rechtstreeks bij de gemeenten in rekening gebracht. De verdeling is Cranendonck ,-, Heeze- Leende ,- en Valkenswaard ,-. Of het dispuut met de verhuurder tot meer advocaatkosten en eventueel extra huurkosten leidt is op dit moment niet aan te geven. Omdat de kosten van huisvesting bij het opstellen van de begroting van de GRS A2 als incidenteel werden beschouwd, zijn deze niet bij de GRS A2 begroot. De afspraak is gemaakt dat deze kosten door de gemeenten in hun eigen begroting zouden worden opgenomen. 17