Infosessie bestek EBS. 22 maart 2017

Transcriptie

1 Infosessie bestek EBS 22 maart 2017

2 Disclaimer Behoudens andersluidend bericht van de Aanbestedende Dienst, zal de toelichting verstrekt tijdens de infosessie geacht worden overeen te stemmen met de bepalingen van het Bestek. In geval van tegenstrijdigheid, primeert het Bestek.

3

4

5

6 Agenda 1. Hoe is het bestek opgebouwd? 2. Wat wordt verwacht van de offerte? 3. Hoe wordt de offerte beoordeeld? 4. Wat is de verdere planning? 5. Vragen

7 Hoe is het bestek opgebouwd?

8 Leeswijzer 1. Biedingsleidraad 2. Technische bepalingen van de opdracht 2.1 Context 2.2 Planning en projectaanpak 2.3 Functionele vereisten 2.4 Niet-functionele vereisten 2.5 Projecten 3. Term sheet contractuele bepalingen 4. Bijlagen

9 1. Biedingsleidraad Algemene bepalingen Context Scope Planning Wijzigingen in samenstelling kandidaten Disclaimer Procedurele bepalingen Periode van uitnodiging offerte tot sluiten contract Infosessie Vragenrondes Productdemonstraties Onderhandelingsrondes Beoordelingsmethodiek

10 1. Biedingsleidraad Gunningscriteria en gunningsmethodiek Zie verder Informatie/documenten die bezorgd moeten worden Zie verder Administratieve bepalingen Manier en timing van indienen offertes Wederzijdse afspraken Akkoordverklaring met de procedure Communicatie Taal Vertrouwelijkheid

11 2. Technische bepalingen van de opdracht 2.1 Context (ter informatie) CO.LI Openbare bibliotheken in Vlaanderen: cijfers, trends CO-PR. De provincies en huidige bibliotheeksystemen: 5 provincies en Brussel, Spreiding bibliotheeksystemen, Software huidige bibliotheeksystemen, Configuraties huidige bibliotheeksystemen, Politieke context CO-CU. Cultuurconnect: Open Vlacc, Bibliotheekportalen catalogus, Mijn Bibliotheek, Eengemaakt bibliotheeksysteem, Bibliotheekportalen 3.0, Eengemaakte helpdesk

12 16 werkbezoeken (jan-feb 16) + 2 (dec 17) 5 workshops (april 16) + 3 (sept-okt 16) 6 infosessies (mei 16) + 1 (mei 17) zomerenquête (jul-sept 16) 3 expertengroepen (dec-feb 17) Redactie (feb 17)

13 2. Technische bepalingen van de opdracht 2.2 Planning en projectaanpak Zie verder 2.3 Functionele vereisten Zie verder 2.4 Niet-functionele vereisten Zie verder 2.5 Projecten Zie verder

14 3. Term sheet contractuele bepalingen Onder andere: Verbod van concurrerende activiteiten Verplichtingen Dienstverlener Continue verbetering Benchmarking Maatregelen met oog op vervroegde beëindiging Personeelsinzet en vervanging Rechten op data Gebruiksrechten Intellectuele en -eigendomsrechten Privacy Vertrouwelijkheid Veiligheid

15 3. Term sheet contractuele bepalingen Waarborgen Borgtocht Boetes Open source of escrow Safe harbour Acceptatiemechanisme Escalatieprocedure De term sheet zal voorwerp kunnen zijn van onderhandelingen met de kandidaten

16 4. Bijlagen 4.1 Bijlage 1: Offerteformulier 4.2 Bijlage 2: Antwoordformulier Prijsopgave 4.3 Bijlage 3: Antwoordformulier Minimale eisen 4.4 Bijlage 4: Checklist vragen over de kwaliteit van de oplossing (ter ondersteuning) 4.5 Bijlage 5: Toelichting bij de productdemonstraties 4.6 Bijlage 6: Glossarium

17 Wat wordt verwacht van de offerte?

18 Aan te leveren informatie 1. Offerteformulier (bijlage 1) ondertekend en met uniek aanspreekpersoon ingevuld 2. Antwoordformulier minimale eisen (bijlage 3) 3. Financieel criterium: a. Antwoordformulier prijsopgave (bijlage 2) 4. Kwaliteitscriterium a. b. c. d. Geen specifiek antwoordformulier (checklist ter ondersteuning) Per subcriterium en desgevallend subsubscriterium beschrijvende nota met antwoorden op de vragen naar de kwaliteit van de oplossing Mag aangevuld worden met bijlagen Zo to the point mogelijk, geen vage verwijzingen naar bijlagen 5. Contractueel kader a. Eventuele opmerkingen bij de term sheet (zie 4.6) 6. Eventueel andere entiteiten dan aangegeven tijdens de selectiefase

19 Productdemonstraties Maandag 29 mei - vrijdag 2 juni, 1 dag per kandidaat Oplossing toelichten en illustreren aan de hand van scenario s voor productdemonstratie (zie bijlage 5) Indien bepaalde scenario s nog niet beschikbaar zijn omdat de minimale eis niet beschikbaar is, vragen we een beschrijving en een demo met een mock-up Ook minimale eisen waarvan is aangegeven dat ze beschikbaar zijn, kunnen aan bod komen Worden bijgewoond door EBS-projectteam en (dezelfde) leden expertengroepen Leden expertengroepen kunnen worden gepolst naar hun bevindingen maar worden op geen enkele wijze betrokken in de puntentoekenning

20 Productdemonstraties

21 Hoe wordt de offerte beoordeeld?

22 Beoordelen van de offerte 1. Volledigheid en formele regelmatigheid 2. Voldoen aan de minimale eisen van de opdracht 3. Toetsen gunningscriteria Financieel criterium Kwaliteitscriterium

23 1. Volledigheid en formele regelmatigheid Tijdig ingediend Ondertekening door bevoegde persoon Volledigheid

24 2. Voldoen aan de minimale eisen van de opdracht De Kandidaat geeft per minimale eis aan of de oplossing: nu beschikbaar is (minimaal 75%); bij de acceptatietesten van de Inrichting en Proof of Concept (fase 1) beschikbaar komt (minimaal 90%); bij de acceptatietesten van de 1ste migratiegolf (fase 2) beschikbaar komt (minimaal 100%) Minimaal 75% van de minimale eisen moeten op het moment van indienen van de Offerte reeds beschikbaar zijn. Bij de acceptatietesten van de Proof of Concept (fase 1) moet voldaan zijn aan minimaal 90% van de minimale eisen Bij de acceptatietesten van de 1ste migratiegolf (fase 2) moet voldaan zijn aan 100% van de minimale eisen.

25 2. Voldoen aan de minimale eisen van de opdracht Wanneer de minimale eis pas beschikbaar komt bij fase 1 of fase 2 geeft de dienstverlener duidelijk de (eventuele) ontwikkelkosten aan in het Antwoordformulier Prijsopgave en de planning aan in de Planning en projectaanpak, zoniet behoudt de Aanbestedende Dienst het recht om te oordelen dat de dienstverlener niet aan de minimale eis kan voldoen We behouden ons het recht voor om tijdens de productdemonstratie demonstratie te vragen van minimale eisen waarbij de dienstverlener heeft aangegeven dat ze reeds beschikbaar zijn

26 3. Toetsen gunningscriteria Financieel criterium: 25 punten Kwaliteitscriterium: 75 punten

27 Prijscriterium

28 3.1 Beoordeling prijsopgave (25 punten) Antwoordformulier Prijsopgave Fase 1: Inrichting and proof of concept Fase 2: 1ste Migratiegolf Fase 3: 2de Migratiegolf Fase 4: 3de Migratiegolf Fase 5: 4de Migratiegolf Fase 6: 5de Migratiegolf Fase 7: 6de Migratiegolf 8. Totaalprijs 9. Eenheidsprijs (informatief, wel bindend)

29 Zie Planning en projectaanpak

30 Totaalprijs Prijs maken voor total cost of ownership (inclusief onderhoud): Kosten voor planning en Projectaanpak Functionele en niet-functionele vereisten: Kosten voor minimale vereisten (nu, fase 1 of fase 2) Kosten voor kwaliteit van de oplossing Kosten voor projecten Beoordeling op totaalprijs: Punten = 25 * (laagste totaalprijs / totaalprijs van de kandidaat)

31 Proof of concept en migraties Proof of concept: 4 migraties (Aleph, Bidoc, Brocade, Vubis) Eenheidsprijs per migratie voor bibliotheek van type a: PBS bibliotheek van type b: niet-pbs Elke migratiegolf (inwonersaantal van 1 miljoen): 45 bibs van type a 5 bib van type b

32 Ter informatie: eenheidsprijzen voor personeelsprofielen Worden niet afzonderlijk beoordeeld, maar zijn wel bindend voor contract

33 Kwaliteitscriterium

34 Kwaliteitscriterium Vragen naar de kwaliteit van de oplossing Elke antwoord op elke vraag krijgt een score tussen 0 en 3 0 = zeer slecht 1 = slecht 2 = goed 3 = zeer goed Per onderliggend subcriterium worden de scores opgeteld en herleidt naar de score voor het subcriterium, bv. 48 op 78 punten (26 vragen op 3) = 3,8 op 5 punten

35 3.2 Planning en projectaanpak (10 punten) Planning (5 punten) Projectaanpak (5 punten) Elementen in de beoordeling: Kwaliteit van antwoorden Levertijd Volledigheid Haalbaarheid Voorgestelde opvolging

36 3.2 Planning en projectaanpak (10 punten) Proof of concept: 1. Ingericht bibliotheeksysteem 2. Een SIP2-implementatie 3. Een API voor integratie met Mijn Bibliotheek en de Bibliotheekportalen catalogus 4. Vier migraties 5. Een conceptueel en toepasbaar kader voor samenwerkingsvormen tussen bibliotheken 6. Stress-testen van de oplossing onder zware belasting en met grote volumes

37 3.3 Functionele vereisten (35 punten) Elementen in de beoordeling (gebaseerd op ISO 25010): Kwaliteit van antwoorden Functionele geschiktheid Prestatie-efficiëntie Uitwisselbaarheid Bruikbaarheid Betrouwbaarheid Beveiligbaarheid Onderhoudbaarheid Overdraagbaarheid

38 3.3 Functionele vereisten (35 punten) F-CO. Collectie F-PA. Leners F-CI. Circulatie F-LI. Lijsten, rapporten en statistieken F-MI. Migratie F-DA. Data-uitwisseling 399 minimale vereisten 166 vragen naar de kwaliteit van de oplossing We houden ook rekening met de productdemonstraties (illustraties)

39 F-CO.-Collectie (5 punten, 37 vragen) F-CO-ST. Zoeken (5 vragen) gemeenschappelijke catalogus verschillende lagen: eigen bibliotheek, locatie of volledige catalogus F-CO-CA. Catalogiseren (7 vragen) Copy-cataloging Originele catalografie Dubbels maximaal vermijden Zo gebruiksvriendelijk mogelijke invoer

40 F-CO.-Collectie F-CO-IT. Exemplaarbeheer (12 vragen) 1 set van exemplaarcategorieën Zo gebruiksvriendelijk mogelijke invoer F-CO-SE. Tijdschriftenbeheer (5 vragen) Centraal verwachtingspatroon F-CO-AC. Bestellen (8 vragen) Getrapt gebruik (bestellingen, budgetopvolging, facturatie)

41 F-PA. Leners (5 punten, 26 vragen) F-PA-ST. Zoeken (2 vragen) Centraal lenersbestand Lid van specifieke bibliotheek F-PA-SU. Inschrijven en lid maken (20 vragen) 1 set van lenerscategorieën verschillende types van lidkaarten ondersteunen F-PA-BL. Blokkeringen (4 vragen)

42 F-CI. Circulatie (10 punten, 78 vragen) F-CI-SE. Uitleeninstellingen en uitleenvoorwaarden (5 vragen) F-CI-LO. Uitlenen (13 vragen) F-CI-RE. Innemen (4 vragen) F-CI-RN. Verlengen (3 vragen) F-CI-HO. Reserveren (19 vragen) F-CI-CO. Kosten (19 vragen) F-CI-CM. Communicatie (13 vragen) F-CI-IB. Interbibliothecair leenverkeer (2 vragen)

43 F-LI. Lijsten, rapporten en statistieken (5 punten, 10 vragen) In afwachting van BI-tool: statistieken en rapporten Lijsten Statistische codes BIOS-statistieken Exports voor o.a. collectiemanagement

44 F-MI. Migratie (5 punten, 5 vragen) Vanuit export huidige provinciale bibliotheeksystemen Matching en merging van bibliografische gegevens Identificatie van exemplaren Matchen van lenersgegevens Beschikbaarheid en performantie van het EBS tijdens migraties Historische gegevens

45 F-DA. Data-uitwisseling (5 punten, 10 vragen) F-DA-WE. Web API s F-DA-WE-AR. Architectuur (1 vraag) State of the art API s F-DA-WE-PA. Lenersactiviteiten API (2 vragen) Voor Mijn Bibliotheek F-DA-WE-BI. Bibliografische, item- en beschikbaarheidsgegevens API (1 vraag) Voor Bibliotheekportalen catalogus

46 F-DA. Data-uitwisseling F-DA-CO. Communicatieprotocols (2 vragen) SIP2 F-DA-IM. Import en export (4 vragen) Import Export

47 3.4 Niet-functionele vereisten (20 punten) Idem (geen productdemonstraties*) NF-SE. Service level agreement (3 punten, 2 vragen) NF-HO. Hosting en software (6 punten, 27 vragen) NF-MO. Monitoring en audits (1 punt, 4 vragen) NF-HE. Helpdesk (2 punten, 5 vragen) NF-CH. Change en releasemanagement (2 punten, 6 vragen) NF-AC. Toegangsbeheer (2 punten, 6 vragen) NF-US. User interface (4 punten, 13 vragen) 59 minimale vereisten 63 vragen naar de kwaliteit van de oplossing * enkel 2 scenario s rond toegangsbeheer

48 3.5 Projecten (10 punten, 1 punt per project) Idem (geen productdemonstraties) Zo snel mogelijk (2018) PR1 PR2 PR3 Nabije toekomst (2019) PR4 PR5 PR6 PR7 Verdere toekomst (2020) PR8 PR9 PR10

49 PR1. Updaten persoonsgegevens aan de hand van het Rijksregister Persoonsgegevens matchen op basis van het Rijksregister Persoonsgegevens (vooral adresgegevens) up to date houden op basis van het Rijksregister

50 PR2. Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van bibliotheken Vier vormen van graduele samenwerking Groep 1: 1x lidmaatschapstarief betalen voor alle bibliotheken in de groep Groep 2: groep lidmaatschap voor alle bibliotheken in de groep (zelfde lenerscategorie en uitleenvoorwaarden) Groep 3: groep 2 + onderling circuleren Groep 4: groep 3 + werken als 1 grote bibliotheek Groep binnen groep moet mogelijk zijn

51 PR3. Werken met een BI-tool Nieuwe inzichten Verbinden van verschillende bronnen Data-driven marketing Datavisualisatie Historische data uit huidige bibliotheeksystemen

52 PR4. Naar een betere koppeling met de frontend Betere koppeling met: Bibliotheekportalen catalogus (bv. Beschikbaarheidsinformatie van een set van bibliografische records tegelijkertijd ophalen, reserveren op set van bibliografische records,...) Mijn Bibliotheek (online inschrijven, provisioning Mijn Bibliotheek account,...)

53 PR5. Automatiseren van het bestelproces

54 PR6. Koppelen van lidmaatschappen Leners aan elkaar koppelen zodat de circulatietransacties door een andere lener beheerd kan worden

55 PR7. Vernieuwen interbibliothecair leenverkeer Lener kan zelf IBL-aanvraag plaatsen en laten thuisleveren IBL binnen samenwerkingsvormen afhandelen binnen de groep

56 PR8. Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding Pilot voor interactie tussen bibliotheeksysteem en gemeentelijke boekhouding voor: Inkomsten uit kosten voor leners Uitgaven van het bestelproces

57 PR9. Naar een functionele API ter vervanging van het SIP2-protocol Pilot voor interactie tussen bibliotheeksysteem en self-service automaten met een functionele, flexibele en goed beveiligbare API

58 PR10. Rechtstreeks invoeren in de vernieuwde Open Vlacc

59 Wat is de verdere planning?

60 4. Planning zaterdag 17 december 2016: start selectiefase maandag 30 januari 2017: indienen inschrijving maandag 20 februari: beoordeling - selectiebeslissing woensdag 15 maart: start gunningsfase - verzenden bestek woensdag 22 maart: informatievergadering kandidaten maandag 27/3: deadline eerste vragenronde maandag 17/4: deadline tweede vragenronde dinsdag 15 mei: indienen offertes maandag 29 mei - vrijdag 2 juni: productdemonstraties juni: onderhandelingen en gewijzigde offertes begin juli: gunningsbeslissing, wachttermijn en afsluiten contract

61 Informatievergadering Woensdag 22 maart 2017 van 10 tot 15u Deze presentatie geldt als verslag, samen met eventuele vragen en antwoorden.

62 Vragenrondes Maandag 27/3: deadline eerste vragenronde Maandag 17/4: deadline tweede vragenronde Vragen: via indienen bij met duidelijke referentie naar het bestek (bv. F-CO-CA-MI.2) worden gepubliceerd zoals ze ontvangen worden streeftermijn voor antwoord respectievelijk vrijdag 27 maart en vrijdag 21 april relevante vragen aub!

63 Indienen offerte Uiterlijk op maandag 15 mei 2017 om 12u Via e-tendering site: Of via aangetekende zending of koerier op het adres: Cultuurconnect, Priemstraat 51, 1000 Brussel t.a.v. Johan Mijs 3 volledige exemplaren 1 USB-stick

64 Productdemonstraties Maandag 29 mei - vrijdag 2 juni Zie hoger

65 Vragen?

66 Errata 1. Biedingsleidraad p.10 en 26: Een omschrijving van de PoC is terug te vinden in Bijlage 3 Toelichting planning en projectaanpak = 2.2 PL. Planning en projectaanpak 1.1 Biedingsleidraad p.10: Bestek bestaat uit drie delen = vier delen 2.3. Functionele vereisten F-CO-IT. P.17 en p.20: AquaBrowser = Bibliotheekportalen catalogus