Tot nu wat nu? Winob-dag 7/11/2017

Transcriptie

1 Tot nu wat nu? Winob-dag 7/11/2017

2 Eengemaakt bibliotheeksysteem Aanbestedingsprocedure Gunningsbeslissing Wat nu? Veelgestelde vragen

3 Aanbestedingsprocedure

4 Aanbestedingsprocedure 17 december: start selectiefase (publicatie inschrijving) 30 januari 2017: indienen inschrijving 20 februari: selectie 15 maart: start gunningsfase (publicatie bestek) 2 vragenrondes 15 mei: indienen offertes eind mei: productdemonstraties 2 onderhandelingsrondes 18 augustus: indienen best and final offerte 7 september: gunningsbeslissing

5 Bestek

6 Offertes

7 Projectteam

8 Productdemonstraties (filmpje!)

9 Gunningsverslag

10 Minimale eisen en gunningscriteria 458 minimale eisen (gefaseerd) Prijscriterium (25 punten): 1 totaalprijs Kwaliteitscriterium (75 punten): 307 vragen naar de kwaliteit van de oplossing Planning en projectaanpak (10 punten) Functionele vereisten (35 punten): collectie, leners, circulatie, lijsten, rapporten en statistieken, migratie, data-uitwisseling Niet-functionele vereisten (20 punten): SLA, hosting en software, monitoring en auditing, helpdesk, change en releasemanagement, toegangsbeheer en user interface Projecten (10 punten)

11 Gunningsbeslissing

12 Gunningsbeslissing Totaal Brocade Library Services Cevi-Infor OCLC ,3 69,7 83,7 Op basis van bovenstaande beoordeling rangschikken we de kandidaten als volgt: 1. OCLC BV met derde entiteit HKA 2. Consortium Brocade Library Services NV met derde entiteiten Cipal Schaubroeck en IMEC 3. Consortium Cevi-Infor

13 Wie zijn OCLC/HKA?

14 Wise

15 Wise Wise is ontwikkeld door HKA voor openbare bibliotheken Sinds oktober 2013 is HKA volledig onderdeel van OCLC (vooral gericht op academische bibliotheken) ruim medewerkers, waarvan 120 in Nederland In Nederland maakt 75% van de openbare bibliotheken gebruik van Wise circa 119 bibliotheken vestigingen en servicepunten 9 provinciale serviceorganisaties

16 Troeven Grote kennis van de openbare bibliotheeksector Matuur product, gestandaardiseerde processen Efficiënte, rechtlijnige user interface Brede ervaring met migraties Hedendaagse architectuur Performant, schaalbaar, open Professionele team en aanpak Voorsprong in collectiemanagement Heel sterk vanuit de lener en klantrelaties doorgedacht

17

18 Wise: klanten

19 Wise: exemplaren

20 Wise: uitlenen

21 Wat nu?

22 Projectteam slaat aan het plannen

23 Wat is de planning van EBS? EBS is gepland in 7 fasen van 6 maanden: Fase 1 (inrichting en proof of concept): een testfase waarbij het systeem zwaar aan de tand wordt gevoeld met de proefconversies van alle in Vlaanderen gebruikte systemen, gevolgd door een go of no-go beslissing Fase 2-7: 6 migratiegolven die telkens een volledig provinciaal bibliotheeksysteem omzetten naar het nieuwe systeem. Elke golf bestaat uit inventarisatie, configuratie, testconversies, opleiding en een acceptatieprocedure. In elke golf kunnen ook een aantal bibliotheken worden omgezet die niet zijn aangesloten op een provinciaal systeem.

24 Planning (onder voorbehoud)

25 Planning (onder voorbehoud)

26 Planning uitfasering PBS (onder voorbehoud)

27 Fase 1: Inrichting en proof of concept (POC) 1. een ingericht eengemaakt bibliotheeksysteem 2. een SIP2-implementatie 3. een API voor de integratie met Mijn Bibliotheek en de Bibliotheekportalen catalogus 4. vier testmigraties: a. b. c. d. Aleph (PBS Vlaams-Brabant) Bidoc (bibliotheek Bree) Brocade (bibliotheek Genk) Vubis (PBS West-Vlaanderen) 5. een conceptueel en toepasbaar model voor samenwerkingsvormen tussen bibliotheken 6. het stress-testen van de oplossing onder zware belasting en met grote volumes

28 Veel gestelde vragen?

29

30 Wat verandert er voor een bibliotheek met EBS? Een nieuw bibliotheeksysteem in de kern van de bibliotheekwerking (10 vernieuwingsprojecten) Opleiding voor alle bibliotheekmedewerkers Afstellen van randapparatuur (zoals RFID-zelfuitleentoestellen) op de nieuwe software. Heel wat werkprocessen in de bibliotheken zullen kunnen worden verbeterd en gestroomlijnd. Een aantal afspraken zullen (optioneel) worden geharmoniseerd met respect voor lokale autonome keuzes (bv. uitleenvoorwaarden). De samenwerkingsmogelijkheden met andere bibliotheken en andere gemeentediensten zullen door de open architectuur van het nieuwe systeem haalbaarder worden.

31 Wat zijn de vernieuwingen waar EBS op mikt?

32 Wat zijn de vernieuwingen waar EBS op mikt? EBS mikt expliciet op 10 vernieuwingsprojecten: 1. Updaten van persoonsgegevens aan de hand van het rijksregister 2. Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van bibliotheken 3. Werken met een Business Intelligence tool (BI-tool) 4. Naar een betere koppeling met de frontend 5. Automatiseren van het bestelproces 6. Koppelen van lidmaatschappen (bv. klassen, gescheiden ouders, ) 7. Vernieuwen van interbibliothecair leenverkeer 8. Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding 9. Naar een functionelere API ter vervanging van het SIP2-protocol voor zelfuitleentoestellen 10. Rechtstreeks invoeren in de vernieuwde Open Vlacc

33 Wanneer zal mijn bibliotheek kunnen aansluiten op EBS?

34 Wanneer zal mijn bibliotheek kunnen aansluiten op EBS? Fase 1 (proof of concept): PBS Vlaams-Brabant (Aleph), PBS West-Vlaanderen (Vubis), bibliotheken Genk (Brocade) en Bree (Bidoc) om van alle in Vlaanderen gebruikte systemen een proefconversie te doen Wegens de voorafgaande proof of conceptfase van 6 maanden en de eerste migratiegolf van 6 maanden, zullen de eerste bibliotheken ten vroegste eind 2018 met EBS in productie gaan. De krijtlijnen van de planning zijn wel duidelijk, maar de volgorde van de bibliotheken nog niet. Dit hangt af van verschillende factoren: welke proefconversie verliep goed welke provinciale systemen zijn dringend aan migratie toe welke gemeenten zijn bereid snel in te stappen,

35 Is de continuering van het provinciaal bibliotheeksysteem intussen verzekerd?

36 Is de continuering van het provinciaal bibliotheeksysteem intussen verzekerd? (1) Voor de start van de aanbestedingsprocedure sloot Cultuurconnect contracten met de leveranciers van de huidige provinciale bibliotheeksystemen die de continuering garanderen. Op 1/1/2018 zijn alle provinciale bibliotheeksystemen in beheer van Cultuurconnect. Limburg (1/11) en Oost-Vlaanderen (25/11) nog enkele hosting werkzaamheden door de provincie en Cultuurconnect. In Antwerpen wordt er gewerkt aan een oplossing voor de ondersteuning door Ciblis. Cultuurconnect stuurt spoedig een voorstel van overeenkomst door naar de gemeenten die de PBS-overeenkomst tussen gemeente en provincie zal vervangen (in W-Vl is die overeenkomst al afgesloten begin 2017).

37 Is de continuering van het provinciaal bibliotheeksysteem intussen verzekerd? (2) De continuïteit van de dienstverlening wordt verzekerd, wat betekent dat alle aspecten van de huidige PBS-dienstverlening blijven bestaan: Helpdeskwerking Opleidingen Communicatie (nieuwsbrieven, overlegmomenten,...) (Beperkte) configuratie (bv. nieuwe collecties, ingebruikname extra module,...)

38 Wat met de Brusselse bibliotheken?

39 Wat met de Brusselse bibliotheken? Hoewel de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), die net als de provincies een aantal digitale diensten aanbiedt aan de bibliotheken, niet betrokken is bij de overdracht van provinciale bevoegdheden, is zij wel sterk betrokken bij het eengemaakt bibliotheeksysteem en de andere diensten van Cultuurconnect. VGC heeft de intentie om met de Brusselse bibliotheken deel te nemen aan het eengemaakt bibliotheeksysteem. Net als de provincies is ook voor deze bibliotheken een migratiegolf voorzien in het project.

40 Wat met bibliotheken die niet zijn aangesloten op een provinciaal systeem?

41 Wat met bibliotheken die niet zijn aangesloten op een provinciaal systeem? Alle bibliotheken die wel of niet aangesloten zijn op een provinciaal systeem, zullen kunnen kiezen om al dan niet deel te nemen aan EBS. brief naar gemeentebesturen omtrent instap in EBS (wanneer migreren, waar moet rekening mee worden gehouden, betrokken diensten, keuze kenbaar maken via overeenkomst,...) Heel wat bibliotheken die niet zijn aangesloten op een provinciaal systeem, zijn wel al aangesloten op andere diensten van Cultuurconnect en geven de intentie aan om verder te willen deelnemen aan de schaalvergroting en het eengemaakt bibliotheeksysteem. via een rondvraag zullen deze bibliotheken kunnen aangeven wanneer zij de overstap het vroegst haalbaar zien.

42 Wat zijn de kosten voor EBS?

43 Wat zijn de kosten voor EBS? Momenteel betalen de steden en gemeenten tussen 0,24 euro/inwoner en 0,46 euro/inwoner aan de provinciebesturen voor deelname aan de provinciale platformen, inclusief het basispakket metacontent dat in sommige provincies door bibliotheken rechtstreeks aan Cultuurconnect wordt betaald. Tot de aansluiting op EBS blijft alles zoals het is. De Vlaamse overheid kiest nu resoluut voor het laagste van de actuele tarieven namelijk 0,24 euro per inwoner per jaar voor steden en gemeenten die intekenen op de Vlaamse digitale basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken, vanaf hun aansluiting op het eengemaakt bibliotheeksysteem. Die basisinfrastructuur omvat naast het eengemaakt bibliotheeksysteem, ook de vernieuwde bibliotheekwebsite, catalogus, Mijn Bibliotheek, het basispakket metacontent en Open Vlacc. Voor vele lokale besturen zal dit dan ook een netto besparing opleveren.

44 Zijn er lokale kosten voor EBS?

45 Zijn er lokale kosten voor EBS? (1) Het is niet uit te sluiten dat er lokale kosten zijn voor de ingebruikname van EBS met name aan de randapparatuur (bv. RFID zelfuitleentoestellen) Kosten voor het herlabelen of hertaggen van exemplaren worden zoveel mogelijk beperkt, tenzij de bibliotheek in een zeer verregaande vorm wil gaan samenwerken met een andere bibliotheek in de regio (zodat exemplaarnummers bij beide uniek moeten zijn).

46 Zijn er lokale kosten voor EBS? (2) De internetverbinding die nodig is, zit niet mee in het financiële plaatje. In de provincies wordt deze lokaal bekostigd (uitzondering provincie Antwerpen waar nog een deel van de bibs gebruik maakt van een uitdovende subsidie). We weten dat de huidige situatie met 'dedicated verbindingen' een aanzienlijke lokale kostprijs met zich meebrengt. We denken aan een korte studie van de lokale netwerkomgevingen en het nieuwe bibliotheeksysteem om de impact goed in kaart te brengen. We hopen ook naar een situatie te evolueren waar de beveiliging op een ander niveau kan werken dan het fysieke netwerk (VPN-box, VPN-software of HTTPS). Wordt vervolgd!

47 Dienen er andere gemeentediensten betrokken te worden bij de uitrol van EBS?

48 Dienen er andere gemeentediensten betrokken te worden bij de uitrol van EBS? Afhankelijk van de situatie in elke gemeente, dient de dienst ICT betrokken te zijn bij de opzet van het nieuwe bibliotheeksysteem in de bibliotheek. installatie van de software gekoppeld aan hardware bepaalde netwerkvoorzieningen moeten worden getroffen. Verder kunnen ook andere gemeentediensten baat hebben bij het nieuwe systeem, bv.: koppeling met het boekhoudsysteem van de gemeente: inkomsten (bv. boetes en inschrijvingsgelden), uitgaven (bv. collectie-aankopen) en de incasso-procedure kunnen automatisch worden uitgewisseld business intelligence-tool: geavanceerde statistieken en rapporten genereren als meetinstrumenten voor het beleid (bv. de samenhang tussen het gebruik van de bib en andere gemeentediensten).

49 Zijn speciale collecties welkom in het EBS?

50 Zijn speciale collecties welkom in het EBS? (1) EBS staat open voor de talloze speciale collecties (spelotheek, muziekacademie, kunstacademie, heemkundige kring, archiefbibliotheek,...) die nu al in het PBS zijn opgenomen als bv. locatie of sublocatie van de bibliotheek EBS staat open voor nieuwe speciale collecties (aansluitingsmodaliteiten zijn te bespreken) als ze aan een aantal voorwaarden voldoen: De belangrijkste voorwaarde is dat de speciale collectie eigendom is van de bibliotheek of van een lokale partner die formeel samenwerkt met de openbare bibliotheek. De implementatie is in één en hetzelfde systeem als de openbare bibliotheek.

51 Zijn speciale collecties welkom in het EBS? (2) Verder moet de collectie: bibliothecair zijn (uitzondering: spelotheekmateriaal) gratis raadpleegbaar zijn voor het publiek zichtbaar zijn in de webcatalogus ingevoerd worden volgens de Open Vlacc regelgeving. De invoer gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de beherende instelling die voldoende catalografisch geschoold is. De openbare bibliotheek is eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en blokkeert indien nodig beschrijvingen.

52 Stellen we een RFID-zelfuitleenproject beter uit?

53 Stellen we een RFID-zelfuitleenproject beter uit? Het eengemaakt bibliotheeksysteem wil zoveel mogelijk compatibel zijn met bestaande technologieën, bv. de bestaande RFID-zelfuitleentoestellen. Niettemin zal EBS door de schaalvergroting in overleg met de markt een aantal verbeterde standaarden en praktijken kunnen voorstellen waardoor leveranciers toekomstgerichtere strategieën kunnen ontwikkelen. In dat opzicht is het raadzaam om een toekomstig RFID-zelfuitleenproject uit te stellen tot de aansluiting op EBS. Indien een RFID-zelfuitleenproject al echt is ingepland of samenhangt met een nieuwe inrichting of bouw van een bibliotheek, is het advies om dit toch te laten doorgaan en niet afhankelijk te maken van EBS.

54 Wat met IBL (interbibliothecair leenverkeer)?

55 Wat met IBL (interbibliothecair leenverkeer)? IBL, dat gesubsidieerd werd door de provincies, wordt gecontinueerd gesubsidieerd door Cultuurconnect in 2018 (voor het werkjaar 2017) en 2019 (voor het werkjaar 2018). Cultuurconnect wil wel een harmonisering van de subsidietarieven doorvoeren. De Vlaamse overheid vraagt Cultuurconnect om intussen met het EBS een nieuwe, modernere en klantgerichtere versie van IBL te ontwikkelen, zodat in 2019 het hele model kan worden herbekeken samen met de bibliotheeksector.

56 Moet ik nog bestaande lidkaarten bestellen?

57 Moet ik nog bestaande lidkaarten bestellen? (1) De lidkaartstrategie voor EBS is nog niet duidelijk. Er zijn verschillende modellen in elke provincie (bv. E-id, 1 lidkaart in Vlaams-Brabant, 1 lidmaatschap in Limburg en Brussel), sommige steden (bv. A-kaart in Antwerpen) en regio s (uitlenen in de regio). Er zijn oproepen voor een Vlaams bibliotheeklidmaatschap. Op Vlaams niveau is er ook de groei van de UiT-pas van Publiq (vroeger Cultuurnet). Het vraagt tijd om een strategie uit te denken. En als er een strategie komt, dan wordt die wellicht gefaseerd uitgerold.

58 Moet ik nog bestaande lidkaarten bestellen? (2) Gelet op de planning (de eerste bibliotheken zullen pas eind 2018 aansluiten op EBS), stellen we voor om zeker nog voldoende bibliotheekkaarten te voorzien voor 2018, bv. tijdig bestellen bij de provincie. Meer nieuws over de strategie volgt in de eerste helft van Wordt vervolgd!

59 Kan ik bovenlokaal samenwerken in EBS?

60 Kan ik bovenlokaal samenwerken in EBS? (1) We willen de bibliotheken verschillende vormen van onderlinge samenwerking aanbieden in EBS, gaande van één keer lidmaatschapstarief betalen voor alle bibliotheken in een groep die samenwerkt tot één effectief lidmaatschap voor alle bibliotheken in de groep, met hetzelfde uitleenreglement. Met een logistieke samenwerking voor het ophalen en brengen van materialen kunnen we nog een stap verder gaan, naar onderling reserveren, uitlenen en terugbrengen in een groep van bibliotheken. Een aantal bibliotheken kunnen ook voor alle werkprocessen gaan werken als één grote bibliotheek.

61 Kan ik bovenlokaal samenwerken in EBS? (2) Opgenomen in het lastenboek: Volledig zelfstandig werken Groep 1: 1x lidmaatschapstarief betalen voor alle bibliotheken in de groep Groep 2: groep lidmaatschap voor alle bibliotheken in de groep (zelfde lenerscategorie en uitleenvoorwaarden) Groep 3: groep 2 + onderling circuleren Groep 4: groep 3 + werken als 1 grote bibliotheek Groep binnen groep moet mogelijk zijn Flexibiliteit zodat bibs indien gewenst van de ene vorm van samenwerking naar de andere kunnen doorgroeien.

62 Wat met fusiegemeenten? Ook gemeentes die fuseren, krijgen een plaats in het EBS. Het kostenmodel zal echter verschillen: Bibliotheken in PBS fuseren => kosten in PBS worden lokaal doorgerekend Bibliotheken fuseren bij de instap in EBS => kosten zijn inbegrepen in het migratietraject Bibliotheken fuseren na een instap in EBS => kosten in EBS worden lokaal doorgerekend

63 Wat met klasuitleningen?

64 Wat met klasuitleningen? Voor klasuitleningen bestaan er verschillende modellen, afhankelijk van de afspraken tussen de bibliotheek en de school, waarmee rekening moet worden gehouden bij het uitdenken van een geharmoniseerde workflow, bv. De ouders zijn verantwoordelijk: elk kind heeft 1 lidkaart die gebruikt wordt in de klas en privé De school is verantwoordelijk: elk kind heeft een lidkaart die gebruikt wordt in de klas + een lidkaart voor privé-gebruik OF een klaskaart Eén van de vernieuwingsprojecten is het koppelen van lidkaarten, zodat 1 persoon de uitleningen van meerdere personen kan beheren

65 Hebben bibliotheken inspraak bij de uitrol van EBS?

66 Hebben bibliotheken inspraak bij de uitrol van EBS? De beginfase van het project wordt begeleid door de stakeholdersgroep en de expertengroepen die het hele project en de aanbestedingsprocedure hebben voorbereid. In het begin van 2018 werkt Cultuurconnect een voorstel van inspraakmodel uit. Bij elke migratiefase worden de migrerende bibliotheken intensief betrokken en begeleid.

67 Stakeholdersgroep Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken) Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare Cultuurconnect

68 collectie Juul Brepoels (Bib Leuven) Anja Clevers (Bib Kortrijk) Marijke De Smedt (Bib Erpe-Mere) Christel Demeulemeester (Bib Roeselare) Karen Dierckx (Bib Antwerpen) Steven Duyck (Bib Westerlo) Wim Maes (Bib Lommel) Catherine Michielssen (Bib Brugge) Hilde Vandeput (provincie Limburg) Martine Van Herzeele (Bib Zottegem) Jeroen Cortvriendt (VGC) Gwenny Vlaemynck (Cultuurconnect) Lisbeth Vandoorne (Cultuurconnect) circulatie Gunter Broekmans (Bib Beringen) Peter Dom (Bib Antwerpen) Eline De Neef (provincie Oost-Vlaanderen) Bea Jacquemyn (Muntpunt) Tim Lerno (Bib Londerzeel) Annemie Pijcke (Bib Hoeilaart) Ruben Rogiest (Bib Nazareth) Liliane Sannen (provincie Limburg) Rita Van de Wiele (Bib Mechelen) Roeland Voet (Bib Kortrijk) Daphne Willems (Bib Oostende) Niki Priem (provincie West-Vlaanderen) Klaar Leroy (Cultuurconnect) Katie Pieters (provincie Vlaams-Brabant) technisch Expertengroepen Sandra Claeys (provincie Oost-Vlaanderen) Robrecht Gossaert (BRoeRe) Dirk Hermans (Bib Boutersem) Koen Jacobs (Bib Antwerpen) Patrick Kyei (Muntpunt) Jefferie Maes (provincie Oost-Vlaanderen) Tim Tavernier (Digipolis Antwerpen) Marco Reali (Bib Genk) Steven Van Hissenhoven (Bib Bilzen) Ron Deen (Ilionx) Kris De Winter (provincie Antwerpen) Peter De Keyser (Cultuurconnect) Johan Mijs (Cultuurconnect)

69 Hoe kan ik me nu al voorbereiden op EBS?

70 Hoe kan ik me nu al voorbereiden op EBS? (1) Data-opkuis! Masterbestand leners: Rijksregister Zoveel mogelijk rijksregisternummer registreren Mits machtiging! Masterbestand bibliografische records: Open Vlacc Check Open Vlacc voor je iets zelf invoert Voeg zo veel mogelijk identificerende nummers toe, ook bij oude collecties: isbn, ean, jaar van uitgave De miserie zit in het verleden: tijd om af te voeren! Rare materialen Koepelbeschrijvingen Statistieken en rapporten archiveren

71 Hoe kan ik me nu al voorbereiden op EBS? (2) Matching met Open Vlacc voor alle boeken

72 Hoe kan ik me nu al voorbereiden op EBS? (3) Matching met Open Vlacc voor recente boeken

73 Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eid of het rijksregister?

74 Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eid of het rijksregister? (1) Cultuurconnect wil graag in het EBS voor de bibliotheken die in orde zijn met de aanvraag intensiever gebruik gaan maken van persoonsgegevens uit het rijksregister, bv. met het project een technische koppeling met het rijksregister: gebruik makend van het MAGDA-dienstenplatform van de Vlaamse overheid de koppeling zal de werkprocessen in de bibliotheek om persoonsgegevens (bv. adresgegevens) up to date te houden sterk vereenvoudigen bovendien zullen leners niet gevraagd worden om gegevens die elders al beschikbaar zijn opnieuw te moeten doorgeven (het only once principe).

75 Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eid of het rijksregister? (2) Bibliotheken mogen onder de algemene machtiging Beraadslaging RR nr 28/2009 van 18 mei 2009 (Bibnet): toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister, meer in het bijzonder die vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 4 en 5, WRR het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken Hiervoor moet je als bibliotheek (of gemeente) een machtigingsaanvraag hebben gedaan bij het sectoraal comité van het rijksregister.

76 Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eid of het rijksregister? (3) Hier vind je een overzicht van de bibliotheken (of gemeenten) die al een machtigingsaanvraag hebben gedaan. Om een machtigingsaanvraag te kunnen doen, moet je als bibliotheek (of gemeente) beschikken over een veiligheidsconsulent. Op vind je een overzicht van de gemeenten die een veiligheidsconsulent hebben.

77

78 Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eid of het rijksregister? (4) Cultuurconnect adviseert bibliotheken (of gemeenten) die nog geen machtigingsaanvraag hebben gedaan om zo snel mogelijk een aanvraag te doen: Het is onduidelijk of na 2017 nog machtigingsaanvragen onder een algemene machtiging (zoals de algemene machtiging voor bibliotheken van 2009 bekomen door Bibnet, zie boven) kunnen worden gedaan Mogelijk zijn er vanaf 2018 dus enkel nog individuele machtigingen mogelijk voor het gebruik van gegevens van het rijksregister, waardoor je als bibliotheek (of gemeente) zelf een uitgebreid dossier aan de privacycommissie ter beoordeling moet voorleggen. De algemene machtiging voor bibliotheken die de aanvraag al hebben gedaan, zou wel blijven gelden. Rep je dus om de aanvraag nog dit jaar in orde te brengen!

79 Zal EBS in orde zijn met de AVG of GDPR?

80 Zal EBS in orde zijn met de AVG of GDPR? (1) De bibliotheek/gemeente verwerkt op grote schaal persoonsgegevens en dient conform de Algemene Verordering Persoonsgegevens (of GDPR die ingaat op 25 mei 2018) te werken. De bibliotheek heeft de eigenlijke relatie met de klant en is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Een bibliotheek/gemeente doet een beroep op Cultuurconnect voor de verwerking van persoonsgegevens. Cultuurconnect zal een correcte verwerkersovereenkomst voorstellen aan de bibliotheek/gemeente (als onderdeel van de EBS-overeenkomst) en een correcte verwerkersovereenkomst sluiten met leverancier OCLC-HKA.

81 Zal EBS in orde zijn met de AVG of GDPR? (2) Je dient als bibliotheek (of gemeente als de bibliotheek daar onderdeel van is) hiervoor een aantal verplichtingen na te komen om aan te tonen dat je de beveiliging van persoonsgegevens goed aanpakt. Een duidelijk overzicht van de stappen vind je hier. Het gaat dan bijvoorbeeld om het respecteren van een aantal belangrijke principes, de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (data protection officer, vroeger veiligheidsconsulent), het aanleggen van een dataverwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten sluiten met leveranciers, enz.

82

83 Hoe wordt er verder gecommuniceerd over EBS?

84 Hoe wordt er verder gecommuniceerd over EBS? Algemeen nieuws over EBS: in de tweewekelijkse nieuwsbrief van Cultuurconnect, Connected. EBS heeft ook een eigen maandelijkse projectnieuwsbrief, waarvoor je hier kan inschrijven. Voor de start van het project wordt een infosessie voor bibliotheekmedewerkers gepland op een aantal provinciale overlegmomenten in oktober/november (zie volgende slide). Voor elke fase worden overlegmomenten georganiseerd in overeenstemming met het nader te bepalen inspraakmodel van Cultuurconnect. Voor de IT-ers en lokale mandatarissen voorziet Cultuurconnect communicatie via Lokaal, een brief en specifieke ontmoetingsmomenten.

85 Roadshows Do 19/10 Ovinob-dag Provinciegebouw Gent, Oost-Vlaanderen Di 7/11 Winob-dag Bibliotheek Izegem, West-Vlaanderen Ma 13/11 PBS-dag Provinciehuis Leuven, Vlaams-Brabant Di 14/11 Operationele werkgroep Provinciehuis Hasselt, Limburg Do 16/11 Infosessie Fotomuseum, Antwerpen Ma 27/11 Bibliothecarissen VGC-gebouw, Brussel Brusselse Bibliotheken

86 Welke vragen wil je nog beantwoord zien? Mail ze naar

87 Eengemaakte helpdesk

88 Bibliotheekwebsites

89 Tot binnenkort! Informeer je verder via de nieuwsbrief EBS! (op naar de inschrijvers!)