CULTUURCONNECT. - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking -

Transcriptie

1 CULTUURCONNECT - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking - Opdracht voor diensten voor de uitbouw en de implementatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem voor openbare bibliotheken (EBS) voor Vlaanderen Selectieleidraad Datum indienen kandidaturen: 30 januari 2017

2 INHOUD CULTUURCONNECT 1 Inhoud 2 1. Algemene Inlichtingen Doel en inhoud van de Selectieleidraad Aanbestedende Dienst Voorwerp van de opdracht 5 (a) Context 5 (b) Scope Duur van de opdracht Gunningsprocedure 7 (a) Gunningswijze 7 (b) Verloop gunningsprocedure 8 (c) Indicatieve planning verloop gunningsprocedure Toepasselijke reglementering Stopzetten van de procedure De selectieprocedure Algemeen 10 (a) Samenwerkingsverbanden / consortia 10 (b) Mogelijkheid om zich te beroepen op kwalificaties van andere entiteiten 11 (c) Betreffende wijzigingen in de samenstelling van de Kandidaten 11 (d) Beoordelingsmethodiek 11 (e) Toetsing van informatie Uitsluitingsgronden Bedrijfsvoorstelling Kwalitatieve selectiecriteria 14 (a) Financiële en economische draagkracht 14 Selectieleidraad 2

3 (b) Technische bekwaamheid 16 (c) Doorselectie (shortlisting) De aanvraag tot deelneming 19 (a) Inhoud 19 (b) Eenmalige aanvraag tot deelneming 20 (c) Indiening 20 (d) Taal 21 (e) Fouten en leemten 22 (f) Vragen en antwoorden & e-notification 22 BIJLAGE 1: DEELNEMINGSFORMULIER 23 BIJLAGE 2: MODELFORMULIER REFERENTIE 25 BIJLAGE 3: MODELFORMULIER VERBINTENIS VAN DERDE ENTITEIT OM MIDDELEN TER BESCHIKKING TE STELLEN AAN DE KANDIDAAT 30 BIJLAGE 4: MOTIVERING TOEPASSING ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING 31 BIJLAGE 5: BEDRIJFSVOORSTELLING (MAX. 3 PAGINA S) 33 Selectieleidraad 3

4 1. ALGEMENE INLICHTINGEN 1.1 Doel en inhoud van de Selectieleidraad Onderhavige Selectieleidraad heeft tot doel nadere informatie te verschaffen naar aanleiding van de aankondiging van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor de opdracht voor diensten m.b.t. de uitbouw en de implementatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem voor openbare bibliotheken (EBS) voor Vlaanderen. De informatie inzake het voorwerp van de opdracht die in deze leidraad wordt verstrekt, is louter bedoeld om in dit stadium de opdracht te situeren zonder evenwel volledigheid na te streven. Deze Selectieleidraad heeft betrekking op de eerste fase van de onderhandelingsprocedure, met name de kwalitatieve selectie. In geval van tegenstrijdigheid tussen de aankondiging en onderhavige Selectieleidraad primeert de Selectieleidraad. 1.2 Aanbestedende Dienst De opdracht wordt uitgeschreven door vzw CULTUURCONNECT, Priemstraat 51, 1000 Brussel. CULTUURCONNECT wenst lokale besturen te ondersteunen bij de digitale uitdagingen van hun cultuurbeleid, met klemtoon op openbare bibliotheken, cultuur- en gemeenschapscentra en aandacht voor sector overschrijdende verbindingen. De mogelijkheid bestaat dat andere stakeholders / (aanbestedende) overheden vanuit hun eigen taken en bevoegdheden die gerelateerd zijn aan de ontwikkeling en/of de uitbouw en implementatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem betrokken worden bij de aanbestedingsprocedure en/of de uitvoering van de opdracht teneinde de kennis en ervaring van de dienstverlener die in het kader van voorliggende opdracht wordt aangesteld, zinvol te benutten. Het kan gaan om de Vlaamse overheid, de provinciebesturen, de VGC en de gemeentebesturen. Mede in het licht van de subsidies die CULTUURCONNECT zal genieten, is er een zekere verwevenheid van de opdracht met het dossier betreffende de overdracht van de persoonsgebonden bevoegdheden van de provincies. De mate van voortgang in die overdracht kan een impact hebben op de timing en het concrete verloop van de selectie- en gunningsprocedure en de uitvoering van de opdracht. CULTUURCONNECT behoudt zich het recht voor, gelet op de mogelijke betrokkenheid van diverse stakeholders bij de opdracht, om de voorliggende bevraging dan wel het contract dat in het kader daarvan wordt afgesloten, te kunnen overdragen aan een andere entiteit teneinde de continuïteit van de opdracht te kunnen verzekeren. Eveneens wijst Cultuurconnect er uitdrukkelijk op dat het afsluiten van de overeenkomst en/of (delen van) de uitvoering ervan mede afhankelijk is/zijn van het bekomen van de benodigde werkingsmiddelen/subsidies. Selectieleidraad 4

5 Nadere inlichtingen in verband met de opdracht zijn te verkrijgen bij: CULTUURCONNECT Johan Mijs Priemstraat 51, 1000 Brussel 1.3 Voorwerp van de opdracht (a) Context In juni 2014 bestelden vzw Bibnet, de vijf Vlaamse provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie (voor Brussel) samen een haalbaarheidsonderzoek naar de consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen (PBS) tot een eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) voor Vlaanderen. Het eindrapport werd door M&I Partners eind april 2015 opgeleverd en werd door de stuurgroep met vertegenwoordigers van de opdrachtgevers en een twintigtal bibliotheken goedgekeurd. Het eindrapport is te raadplegen op de website van CULTUURCONNECT: Informatie in het kader van de voorafgaande werkzaamheden met betrekking tot deze opdracht (informatierondes en workshops voor de bibliotheken, vooruitgang werkzaamheden van het technisch-functioneel projectteam, ) wordt ontsloten via de Cultuurconnect-website ( en wordt steeds up to date gehouden. Deze informatie is behoorlijk high level en in eerste instantie bedoeld om onze stakeholders op de hoogte te houden van aanpak en verloop. Toch kan dit potentiële inschrijvers helpen een beter zicht te krijgen op de bredere context waarin deze opdracht tot stand komt (behoefte, publiek, belang). (b) Scope Het voorwerp van de opdracht betreft de uitbouw en de implementatie van een eengemaakt bibliotheeksysteem voor openbare bibliotheken (EBS) voor Vlaanderen (bij benadering 300 Nederlandstalige openbare bibliotheken, 2,9 miljoen titels, 28 miljoen holdings, 1,5 miljoen leners, 51 miljoen uitleningen, 2500 bibliotheekmedewerkers). De prestaties die de gekozen dienstverlener zal dienen te leveren, omvatten: Selectieleidraad 5

6 De uitbouw, implementatie en doorontwikkeling van een eengemaakt systeem, vertrekkend van bestaande software; Het technisch beheer van het systeem; Migratie van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem; De opleiding van de gebruikers van het systeem; Het onderhoud. De scope van het project met betrekking tot bovenstaande prestaties is beperkt tot de uitvoering van de stabiele processen in de bibliotheek, namelijk: Catalografie Inventarisbeheer Bestellen Lenersadministratie Uitlenen Financieel beheer Rapportage/statistieken Volgende functies zijn niet in de scope opgenomen: centrale catalografie (Open Vlacc) online catalogus en discovery (Bibliotheekportalen) online lenersactiviteiten (Mijn Bibliotheek). Verder leggen we een grote klemtoon op openheid en standaarden. Cultuurconnect beoogt de aankoop en implementatie van een bestaand systeem dat reeds zijn diensten heeft bewezen; de gevraagde referenties als onderdeel van de kwalitatieve selectiecriteria zijn hierop ook gericht. Het voorwerp van de voorliggende opdracht is ruim en op diverse punten is nog overleg vereist met de inschrijvers om tot een nadere omschrijving van de taakverdeling, de planning, de voorwaarden van de opdracht e.d.m. te komen. Selectieleidraad 6

7 De aanbestedende Dienst wijst erop dat de uitvoering van de opdracht naar alle waarschijnlijkheid gefaseerd zal verlopen en er wellicht zal gewerkt worden met eerste migraties enerzijds, en additionele aansluitingen anderzijds, waarbij het realiseren van de additionele aansluitingen mede afhankelijk zal zijn van de realisatie van de eerste migraties en een evaluatie daarvan, en het bekomen van de benodigde werkingsmiddelen/subsidies. Nadere modaliteiten zullen enerzijds blijken uit het bestek dat dienaangaande nadere modaliteiten kan bevatten inzake vaste/variabele gedeelten en/of raamovereenkomst, en kunnen anderzijds mogelijks ook het voorwerp uitmaken van onderhandelingen met de geselecteerde kandidaten. De contractuitvoering zal in een eerste fase een Proof of Concept fase moeten omvatten waarin de weerhouden leverancier een conversie moet doen van de vier systemen die vandaag op de Vlaamse markt bestaan (Brocade, Vubis, Aleph, BIDOC). Er zal pas een (voorlopige) oplevering kunnen zijn als van elk systeem ook een live omgeving is gemigreerd. 1.4 Duur van de opdracht De duur van de opdracht bedraagt acht (8) jaar. Na deze periode staat maximaal twee keer de mogelijkheid open om in onderling overleg de overeenkomst te verlengen met telkens maximaal één jaar. Deze langere duur ten opzichte van de gangbare duur voor overheidsopdrachten en de optionele (maar beperkte) verlengingsmogelijkheid zijn onder meer ingegeven door de volgende elementen: De hoge kostprijs van de investering; Er is een lang implementatietraject. De gunning is voorzien half 2017, waarna een gefaseerd implementatietraject start met honderden bibliotheken. Het is mogelijk dat de implementatie enkele jaren in beslag neemt waarna er ook nog steeds een zekere gebruiksfase nodig is om de investering in een dergelijke langdurige implementatie te rechtvaardigen; De implementatie van het EBS gaat gepaard met langdurige opleidingen van zeer veel technisch personeel en bibliotheekpersoneel. Opdat deze inspanningen en kosten zouden renderen, is het nodig dat de opdracht een significant langere duur dan de gangbare duur voor overheidsopdrachten heeft; De migratie van data tussen verschillende systemen is een risicovolle, dure en tijdsintensieve operatie, die om die redenen niet aan een mogelijke 4-jaarlijkse herhaling onderworpen kan worden. 1.5 Gunningsprocedure (a) Gunningswijze Onderhavige overheidsopdracht wordt georganiseerd via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking in de zin van artikel 3, 8 juncto artikel 26, 2, 1, b) /artikel 26, 2, 3 van de Wet van Selectieleidraad 7

8 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De motivering t.a.v. de keuze voor de gunningswijze, is integraal opgenomen in Bijlage 4 bij onderhavige Selectieleidraad. Door het indienen van een aanvraag tot deelneming aanvaarden de Kandidaten de keuze alsook de motivering van de Aanbestedende Dienst t.a.v. onderhandelingsprocedure met bekendmaking zoals deze in Bijlage 4 is opgenomen. Indien een Kandidaat in dat verband een bezwaar heeft, dient hij binnen de 15 dagen na ontvangst van de Selectieleidraad een beroep tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid in te dienen bij de bevoegde verhaalinstantie. (b) Verloop gunningsprocedure (i) Algemeen De gunningsprocedure bestaat uit twee fasen: i. De selectiefase. ii. De gunningsfase. Deze fasen, en het verloop ervan, worden hierna toegelicht. (ii) Fase 1: Selectiefase De eerste fase omvat de selectie van de Kandidaten: de betrouwbaarheid, toelaatbaarheid en geschiktheid van de Kandidaten voor de uitvoering van de opdracht worden onderzocht op grond van de in onderhavige Selectieleidraad vermelde criteria (zie verder). Aldus wordt onderzocht welke Kandidaten: Zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevinden; en De kwalitatieve selectiecriteria vervuld hebben. Vervolgens worden er, voor zover er voldoende Kandidaten zijn wiens kandidaatstelling voldoet aan de uitsluitings-, toelaatbaarheids- en selectiecriteria, in beginsel maximum 5 kandidaten voor de gunningfase uitgekozen. Indien het aantal geschikte Kandidaten dat kan weerhouden worden het aantal van 5 te selecteren Kandidaten overschrijdt, zal de aanbestedende dienst het maximum aantal Kandidaten selecteren aan de hand van een rangschikking. Dit klassement wordt opgesteld op grond van de beoordeling van de kwalificaties van het beschikbare personeel en de opgegeven referenties volgens de criteria hieronder uiteengezet (zie onder, bij kwalitatieve selectiecriteria ). Uitzonderlijk kan er worden afgeweken van het in beginsel beoogde aantal van maximum 5 uit te kiezen kandidaten. Selectieleidraad 8

9 De aldus geselecteerde Kandidaten zullen in beginsel worden uitgenodigd om een (eerste) offerte in te dienen. De niet-geselecteerde Kandidaten worden in kennis gesteld van hun niet-selectie. Onderhavige Selectieleidraad heeft enkel betrekking op deze eerste fase, zijnde de selectiefase. (iii) Fase 2: Gunningsfase In de gunningsfase dienen de Kandidaten een eerste offerte in op basis van het bestek. Deze offertes zullen door CULTUURCONNECT worden geanalyseerd en op basis daarvan zullen in beginsel onderhandelingen worden gevoerd met één of meerdere Kandidaten. De analyse van de offertes (evt. BAFO s) door CULTUURCONNECT zal leiden tot een gemotiveerde gunningsbeslissing. Het nadere verloop van de gunningsfase zal worden uitgewerkt in het bestek. Daarbij zullen de onderhandelingen in fasen kunnen verlopen, waarbij een bijkomende trechtering van het aantal Kandidaten tijdens de onderhandelingen kan voorzien worden. (c) Indicatieve planning verloop gunningsprocedure De indicatieve planning voor het verloop van de gunningsprocedure van onderhavige opdracht is de volgende: o 17 december 2016: start selectiefase (en aankondiging opdracht) o 30 januari 2017: indienen aanvragen tot deelneming o 20 februari 2017: beoordeling selectiebeslissing o 1 maart 2017: start gunningsfase verzending uitnodiging indiening offerte aan de geselecteerde kandidaten o 2 mei 2017: indienen offertes o mei/juni 2017: eventuele toelichtingsvergaderingen/productdemonstraties/onderhandelingen en eventuele aangepaste offertes o juli 2017: gunningsbeslissing, wachttermijn en afsluiten contract CULTUURCONNECT behoudt zich het recht voor deze planning (zowel de stappen als de termijnen) te concretiseren en aan te passen in functie van de komende evoluties. De termijnen dienen, wat CULTUURCONNECT betreft, louter te worden beschouwd als streeftermijnen. Selectieleidraad 9

10 1.6 Toepasselijke reglementering Op onderhavige overheidsopdracht is de Belgische overheidsopdrachtenreglementering van toepassing. 1.7 Stopzetten van de procedure CULTUURCONNECT behoudt zich het recht voor de procedure te allen tijde te beëindigen. Het afbreken van de procedure geeft de Kandidaten geen enkel recht op enige vergoeding of andere aanspraak. 2. DE SELECTIEPROCEDURE 2.1 Algemeen (a) Samenwerkingsverbanden / consortia De aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend, hetzij door één enkele onderneming, hetzij door een combinatie van ondernemingen (hierna genoemd: consortium ) die de vorm aangaan van een tijdelijke handelsvennootschap of een ander samenwerkingsverband (ongeacht de rechtsvorm). De onderneming die of het consortium van ondernemingen dat een aanvraag tot deelneming indient, wordt verder Kandidaat genoemd. Wanneer een aanvraag tot deelneming uitgaat van een consortium: Moet, ten aanzien van de Aanbestedende Dienst, voldoende duidelijk worden gemaakt uit welke leden het consortium precies bestaat en welke structuur het consortium heeft. Gelden, behoudens andersluidende vermelding, alle verplichtingen t.a.v. een Kandidaat ook voor alle leden van het consortium. Dient er aangegeven te worden welk lid van het consortium zal optreden als penhouder die als contactpunt met de Aanbestedende Dienst zal functioneren (zie model van deelnameformulier als Bijlage 1). Een consortium beschikt over de mogelijkheid om, gedurende het verloop van de procedure, het penhouderschap van het consortium te wijzigen (waarvan kennis gegeven dient te worden aan de Aanbestedende Dienst). Zal ieder lid dat de aanvraag tot deelneming en, na selectie, de offerte onderschrijft hoofdelijk en solidair t.a.v. de Aanbestedende Dienst verbonden zijn. Selectieleidraad 10

11 (b) Mogelijkheid om zich te beroepen op kwalificaties van andere entiteiten In toepassing van artikel 74 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna: het KB Plaatsing van 15 juli 2011 ) kunnen Kandidaten zich, ter staving van hun economische en financiële draagkracht of hun technische bekwaamheid beroepen op de economische en financiële draagkracht, respectievelijk de technische bekwaamheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van hun banden met die entiteiten. In dat geval moet de Kandidaat aan de Aanbestedende Dienst aantonen dat hij gedurende de totale looptijd van de opdracht daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, inzonderheid door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de Kandidaat de nodige middelen ter beschikking te stellen (zie modelformulier in Bijlage 3). CULTUURCONNECT kan bijkomende informatie en garanties vragen aangaande de betrokkenheid, het profiel, de referenties en de voorgenomen inzet van de entiteit waarop de Kandidaat zich beroept. CULTUURCONNECT wijst erop dat van die derde entiteiten in de offertefase concrete verbintenissen kunnen worden gevraagd die hun inzet garanderen. In het bestek kan desgevallend nader worden bepaald op welke wijze die entiteiten zich ten persoonlijke titel dienen te engageren. (c) Betreffende wijzigingen in de samenstelling van de Kandidaten In geval van bijzondere omstandigheden, kunnen wijzigingen in de samenstelling en identiteit van de leden van het consortium of de entiteiten waarop de Kandidaat beroep doet (zie punt (b) hierboven), in de loop van de procedure volgend op de selectie worden toegestaan met dien verstande dat blijvend moet voldaan zijn aan de in onderhavige Selectieleidraad uiteengezette uitsluitings- en selectiecriteria. Een dergelijke wijziging vereist steeds de voorafgaande schriftelijke goedkeuring vanwege de Aanbestedende Dienst. Deze goedkeuring zal enkel gegeven worden wanneer aldus geen afbreuk wordt gedaan aan de eerdere beslissingen, inzonderheid wat betreft de selectie. Elke aanvraag tot wijziging dient zodoende onderbouwd te worden met de vereiste documenten, die de Aanbestedende Dienst moeten toelaten de impact van de wijziging te kunnen beoordelen met kennis van zaken. De geselecteerde Kandidaten kunnen sowieso geen enkele aanspraak formuleren op een recht op wijziging in samenstelling en / of identiteit. (d) Beoordelingsmethodiek De aanvragen tot deelneming van de Kandidaten zullen in eerste instantie worden beoordeeld naar de volledigheid ervan. Tegelijkertijd wordt geverifieerd of deze voldoen aan de formeel gestelde eisen, zoals onder meer het tijdig ingediend zijn en de ondertekening door de persoon/personen die bevoegd zijn om de Kandidaat te verbinden. Een niet of niet-behoorlijk ondertekende kandidatuurstelling kan door Cultuurconnect worden geweigerd. Selectieleidraad 11

12 In geval van onvolledigheid van een aanvraag tot deelneming, heeft de Aanbestedende Dienst de mogelijkheid om, hetzij de aanvraag tot deelneming als onregelmatig te beschouwen, hetzij de aanvraag te beoordelen op grond van de wel overgemaakte documenten, hetzij de Kandidaat uit te nodigen om bijkomende documenten over te maken. De Aanbestedende Dienst wijst er nu reeds op dat bij gebrek aan een antwoord binnen de gestelde termijn, de Aanbestedende Dienst zich het recht voorbehoudt zonder hiertoe verplicht te zijn om de aanvraag tot deelneming als onregelmatig te beschouwen om reden van onvolledigheid. In het geval de Kandidaat, om welke reden dan ook, in de onmogelijkheid verkeert de gevraagde gegevens geheel of gedeeltelijk voor te leggen, dient dit in elk geval uitdrukkelijk en gemotiveerd te worden vermeld. Vervolgens worden de aanvragen tot deelneming getoetst aan de uitsluitingsgronden. Tevens zullen de Kandidaten beoordeeld worden op basis van de kwalitatieve selectiecriteria, zijnde hun economische en financiële draagkracht en hun technische bekwaamheid. Het voldoen aan al deze elementen wordt aanzien als het bereiken van het vereiste minimumniveau, onontbeerlijk om geselecteerd te worden. In beginsel worden maximum 5 kandidaten voor de gunningfase uitgekozen. Uitzonderlijk kan er worden afgeweken van het in beginsel beoogde aantal van maximum 5 uit te kiezen kandidaten. (e) Toetsing van informatie De ingediende verklaringen en gegevens kunnen door de Aanbestedende Dienst worden geverifieerd met alle mogelijke middelen. Door deelname aan de procedure en het overmaken van een aanvraag tot deelneming verklaren de Kandidaten zich akkoord dat de Aanbestedende Dienst of een door haar aangestelde derde de ingediende verklaringen en gegevens op hun juistheid controleert. 2.2 Uitsluitingsgronden De Kandidaat dient voldoende betrouwbaar te zijn voor het uitvoeren van de opdracht en mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingsgevallen voorzien in artikel 61 van het KB Plaatsing van 15 juli De Aanbestedende Dienst vereist hiertoe in het kader van de aanvraag tot deelneming het voorleggen van de volgende documenten, teneinde te bewijzen dat men zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen zoals bedoeld in artikel 61 van het KB Plaatsing van 15 juli 2011: Voor de uitsluitingsgronden voorzien in artikel 61, 1 (strafrechtelijke veroordelingen) en 2, 3 (misdrijf professionele integriteit): een recent (vermelde datum maximaal zes weken voor datum van indienen aanvraag tot deelneming) uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Selectieleidraad 12

13 Voor de uitsluitingsgronden voorzien in artikel 61, 2, 1 (faillissement e.a.) en 2 (aangifte faillissement e.a.): een recent (vermelde datum maximaal zes weken voor datum van indienen aanvraag tot deelneming) attest houdende niet-faillissement van de Rechtbank van Koophandel of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Voor de uitsluitingsgrond voorzien in artikel 61 2, 5 (sociale zekerheidsbijdragen): een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan (attest betreffende het voorlaatste kalenderkwartaal t.o.v. de uiterste datum voor het indienen van de aanvraag tot deelneming). Voor de uitsluitingsgrond voorzien in artikel 61, 2, 6 (belastingen): een recent (vermelde datum maximaal zes weken voor datum van indienen aanvraag tot deelneming) attest van de directe belastingen en van de btw-administratie of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Voor de overige uitsluitingsgronden (ernstige fout beroepsuitoefening, afleggen van valse verklaringen): de Kandidaat kan volstaan met een uitdrukkelijke verklaring op erewoord, als onderdeel van het Deelnemingsformulier (zie Bijlage 1). Indien de Kandidaat de voormelde documenten om gegronde redenen niet kan aanleveren, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst, dat hij zich niet in de desbetreffende toestanden van uitsluiting bevindt. Indien de Kandidaat zich wel in een uitsluitbare situatie bevindt, wordt daaromtrent volledige informatie verschaft door de Kandidaat. Eénieder is verplicht te antwoorden op alle vragen of alle toelichting en documenten te verstrekken die de Aanbestedende Dienst zou vragen teneinde na te gaan of de Kandidaat zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt. Het weigeren om de gevraagde antwoorden, toelichting of documenten te verstrekken, kan aanleiding geven tot het weren van de aanvraag tot deelneming van de desbetreffende Kandidaat. Wanneer de aanvraag tot deelneming uitgaat van een consortium, gelden de hiervoor vermelde verplichtingen en bijhorende modaliteiten voor elke onderneming uit het consortium. Wanneer in de aanvraag tot deelneming beroep wordt gedaan op de draagkracht of bekwaamheid van andere entiteiten (zie paragraaf 2.1 (b)), gelden de hiervoor vermelde verplichtingen en bijhorende modaliteiten voor elke entiteit waarop beroep gedaan wordt. Selectieleidraad 13

14 De uitsluiting van één van de ondernemingen uit het consortium of van een entiteit op wiens draagkracht of bekwaamheid beroep wordt gedaan, kan tot de uitsluiting van de Kandidaat aanleiding geven. Indien in de loop van de gunningsprocedure zou blijken dat een kandidaat, een lid van een consortium of een entiteit zoals bedoeld in de vorige paragraaf zich komt te bevinden in een situatie die aanleiding kan geven tot uitsluiting, zal nog steeds tot uitsluiting kunnen worden besloten. In de Biedingsleidraad kan ook worden voorzien dat een en ander aanleiding kan geven tot de vervanging van de Inschrijver. 2.3 Bedrijfsvoorstelling De Kandidaat stelt zijn onderneming beknopt voor. De beschrijving van maximaal 3 A4 bladzijden (zie Bijlage 5) zal minstens antwoorden bieden op volgende vragen: 1. Wat is het ontstaan, de missie en de organisatiestructuur (inclusief organogram) van de onderneming? 2. Wat zijn de kernactiviteiten? 3. Hoe zijn deze georganiseerd? 4. Hoeveel personeelsleden zijn hierin voltijds actief? 5. Hoe zou een engagement ten aanzien van voorliggende aanbesteding kaderen in de ontplooiing/strategie van de bedrijfsactiviteiten? 2.4 Kwalitatieve selectiecriteria (a) Financiële en economische draagkracht De Kandidaat moet aantonen te beschikken over voldoende financiële en economische draagkracht voor het uitvoeren van de opdracht in de zin van artikel 67, 1 van het KB Plaatsing van 15 juli De Kandidaat moet aantonen de gevraagde engagementen aan te kunnen gaan zonder een financieel risico voor de Aanbestedende Dienst met zich mee te brengen. Of aan deze vereiste voldaan is, zal worden beoordeeld op basis van de volgende criteria: De algemene financiële en economische toestand van de Kandidaat. Die wordt als voldoende beoordeeld als de Kandidaat door een bankverklaring als solvabel wordt bestempeld Selectieleidraad 14

15 en een minimale jaarlijkse totale omzet van EUR behaalt, voor elk van de laatste drie beschikbare boekjaren. Onder omzet worden de totale inkomsten uit de bedrijfsvoering bedoeld (exclusief BTW, vóór belastingen, en ongeacht steunmaatregelen of andere inkomsten die niet rechtstreeks aan verkoop gelinkt zijn). De Aanbestedende Dienst vereist hiertoe in het kader van de aanvraag tot deelneming het voorleggen van de volgende documenten: Een bankverklaring overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van KB Plaatsing van 15 juli De jaarrekeningen van de Kandidaat van de laatste drie beschikbare boekjaren, desgevallend zoals neergelegd bij de Nationale Bank van België of bij een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst (indien de wetgeving van het land van de Kandidaat deze neerlegging voorschrijft). Een verklaring betreffende de totale omzet van de Kandidaat, voor elk van de laatste drie beschikbare boekjaren. Zal uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht, de Kandidaat: wiens algemene financiële en economische toestand door de Aanbestedende Dienst onvoldoende wordt geacht op basis van o.m. de voormelde gevraagde jaarrekeningen en de globaliteit van de verstrekte gegevens; die geen bedoelde bankverklaring overlegt of kan overleggen; Wiens totale omzet op jaarbasis minder bedraagt dan EUR, voor één of meer van de laatste drie beschikbare boekjaren. Wanneer de aanvraag tot deelneming uitgaat van een consortium of wanneer beroep wordt gedaan op de draagkracht van andere entiteiten (zie paragraaf 2.1 (b)): Dient ieder lid van het consortium en elke entiteit over een voldoende gezonde financiële en economische toestand te beschikken, en de voormelde documenten ter zake aan te leveren; en Dient de totale omzet op jaarbasis van EUR voor elk van de drie laatste beschikbare boekjaren te worden behaald door de gezamenlijke cijfers van maximum twee leden/entiteiten. In het geval door de kandidaat beroep wordt gedaan op de draagkracht van een derde ter staving van de economische en financiële draagkracht kan de Aanbestedende Dienst in het vervolgstadium bijkomende verbintenissen vragen (zoals bijv. de hoofdelijkheid). Selectieleidraad 15

16 (b) Technische bekwaamheid De Kandidaat moet aantonen te beschikken over een passende technische bekwaamheid voor het uitvoeren van de opdracht, in de zin van artikel 72 van het KB Plaatsing van 15 juli Of aan de technische bekwaamheid voldaan is voor de uitvoering van de opdracht, zal door CULTUURCONNECT worden beoordeeld op basis van de aanwezigheid van de vereiste kennis en ervaring. 1. Gekwalificeerd personeel De Kandidaat dient over een in verhouding tot de aard en complexiteit van de opdracht voldoende groot volume van gekwalificeerd personeel te beschikken voor de uitvoering van de opdracht. In de aanvraag tot deelneming toont de kandidaat aan dat er daadwerkelijk capaciteit is om de opdracht uit te voeren aan de hand van een opgave van het personeel (projectleiders, ontwikkelaars, experten, support, ) waarover de Kandidaat beschikt en dat potentieel wordt ingezet voor de opdracht (desgevallend met toepassing van 2.1 a) en/of b), zie hierboven). Aanvullend bezorgt de Kandidaat eveneens een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener of het consortium en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar. De kwalificaties/disciplines waarvan de Aanbestedende Dienst meent dat deze zeker aan bod zullen komen en die aanwezig moeten zijn in het team van de dienstverlener zijn de volgende: competenties op het gebied van projectmanagement; competenties op het gebied van import, export en manipulatie van data; competenties op het gebied van het aanbieden en integreren van API s en webservices; competenties op het gebied van IT- en enterprise architectuur. De opsomming van de vereiste competentiedomeinen is evenwel niet exhaustief. De kandidaat toont aan dat elke vereiste kwalificatie zich minstens in één opgegeven personeelslid manifesteert aan de hand van cv s en aan de hand van concrete projecten (hoeft niet in context van bibliotheeksystemen te zijn) waarop het opgegeven personeel tewerkgesteld is of was (zie hiervoor ook criterium 3). In het bestek zal/kan worden vereist dat de personeelsploeg die in de offerte concreet wordt voorgesteld ter uitvoering van de opdracht voor minimaal 80% bestaat uit personen die in het kader van de aanvraag tot deelneming naar voren zijn geschoven ter staving van de voorliggende vereiste inzake het gekwalificeerd personeel. Latere vervanging door gelijkwaardige profielen kan enkel mits akkoord van de opdrachtgever en de eventuele voorwaarden gesteld in het bestek en/of de uiteindelijke overeenkomst. Selectieleidraad 16

17 2. Voldoende bereikbaarheid en toegankelijkheid in functie van efficiënte dienstverlening De Kandidaat toont aan dat haar dienstverlening voldoende bereikbaar en toegankelijk is voor Cultuurconnect enerzijds en voor de (eind)gebruikers anderzijds. Dit impliceert dat de Kandidaat minimaal een geschikte methode voorziet om voldoende bereikbaarheid en toegankelijkheid op zeer korte termijn te garanderen. De Kandidaat maakt in dit stadium reeds aannemelijk 24u/24u en 7d/7d bereikbaar te zullen zijn, met een zeer korte responstijd en beschikbaarheid voor online/telefonisch overleg (maximaal 1 uur na contactname) en fysiek overleg (maximaal 24 uur na contactname), via een bedrijfsprocedure die zijn waarde aan de hand van vroegere ervaringen in de context van een bibliotheeksysteem bewezen heeft. Dit gezien de complexiteit van de uitvoering van de opdracht en de veelheid van functionele eisen. In het bestek kunnen striktere voorwaarden gesteld worden inzake o.m. reactie- en oplossingstermijnen. 3. Vereiste ervaring 3.1 Algemeen De onderneming dient in het kader van de aanvraag tot deelneming maximum drie referenties voor te leggen inzake vergelijkbare opdrachten, waarvan minimum één referentie relevant moet zijn voor de uitvoering van onderhavige opdracht. Indien door een Kandidaat meer dan drie referenties zouden worden ingediend, kan de Aanbestedende Dienst zich beperken tot het beoordelen van de drie referenties die als eerste in de aanvraag tot deelneming zijn opgenomen. Opdat een referentie relevant is, zowel naar voorwerp als naar waarde, is tegelijkertijd vereist dat de referentie betrekking heeft op een bibliotheeksysteem; dat reeds ontwikkeld, uitgerold en geïmplementeerd is op een vergelijkbare schaal als de Vlaamse; actief uitgevoerd /gestart binnen de laatste drie jaar en op het moment operationeel; voor de uitvoering waarvan de Kandidaat zelf grotendeels heeft ingestaan - De referentie mag enkel ingeroepen worden door een entiteit die zelf voor het merendeel van de uitvoering ervan heeft ingestaan. Het volstaat dus niet dat deze optrad als coördinator of hoofdaannemer zonder zelf met dat luik van de opdracht te zijn belast geweest; en waarvoor een attest van goede uitvoering (door de overheid-opdrachtgever) / verklaring op eer (van een privé-opdrachtgever) wordt overlegd. Zal uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht, de Kandidaat: Die niet minstens één relevante referentie indient Wanneer de aanvraag tot deelneming uitgaat van een consortium of wanneer beroep wordt gedaan op de draagkracht of bekwaamheid van andere entiteiten (zie paragraaf 2.1 (b)), gelden de hoger vermelde vereisten op het niveau van het consortium en de entiteiten samen, zij moeten dus Selectieleidraad 17

18 gezamenlijk (en niet elk afzonderlijk) aan de vereisten voldoen. De opgegeven referenties moeten in dat geval zijn uitgevoerd door de leden van het consortium of de andere entiteiten waarop beroep wordt gedaan. De Aanbestedende Dienst herhaalt dat indien een entiteit, die titularis is van een bepaalde referentie, geen deel uitmaakt van het consortium, de Kandidaat overeenkomstig paragraaf 2.1 (b) van de Selectieleidraad dient aan te tonen dat hij daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, inzonderheid door het voorleggen van een verklaring waaruit blijkt dat de entiteit die titularis is van de bedoelde referentie, zich verbindt zijn middelen ter beschikking te zullen stellen aan de Kandidaat waarbij een daadwerkelijke betrokkenheid van die entiteit bij de uitvoering van de opdracht zal moeten gegarandeerd worden. De dienstverlener en het personeel dat wordt opgegeven in de referenties zal nadien ook voldoende betrokken moeten worden bij de uitvoering van de opdracht Nadere toelichting betreffende de uitgevoerde referenties Elke referentie dient door de Kandidaat nader te worden toegelicht. De Aanbestedende Dienst benadrukt dat bij voorkeur gebruik wordt gemaakt van het bij de Selectieleidraad gevoegde modelformulier (zie Bijlage 2). De Kandidaat dient hiermee de volgende informatie mee te delen aan de Aanbestedende Dienst: Identificatie van de referentie (= naam, plaats, totale waarde van de diensten, periode en termijn van uitvoering in maanden, ); De (publiek- of privaatrechtelijke) instantie voor wie de opdracht werd uitgevoerd, incl. de contactpersoon bij de opdrachtgever en diens contactgegevens; Omschrijving van het project, met aanduiding van welke taken / aspecten ervan door de titularis van de referentie zelf zijn uitgevoerd; Omschrijving of en waarom deze referentie relevant is voor onderhavige opdracht; Vermelding eventuele bijlagen ter staving van deze referentie; Elke referentie dient actief te zijn uitgevoerd binnen de laatste 3 jaar. Voor iedere referentie wordt een attest van goede uitvoering of desgevallend een verklaring op eer (i.e. in het geval van een privé-opdrachtgever) bij de aanvraag tot deelneming gevoegd. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd om de goede uitvoering van elke referentie te verifiëren bij de desbetreffende opdrachtgever. Selectieleidraad 18

19 (c) Doorselectie (shortlisting) Indien het aantal geschikte Kandidaten dat kan weerhouden worden op basis van de kwalitatieve selectiecriteria zoals hierboven uiteengezet het aantal van 5 te selecteren Kandidaten overschrijdt, zal de aanbestedende dienst het maximum aantal Kandidaten selecteren aan de hand van een rangschikking. Dit klassement wordt opgesteld op grond van een diepere beoordeling van de criteria van het gekwalificeerd personeel (technisch criterium 1) en van de vereiste ervaring (technisch criterium 3). Beide criteria worden hierbij op voet van gelijkheid beoordeeld. Bij de beoordeling van de kwalificaties van het beschikbare personeel is in het bijzonder van belang de mate waarin additioneel specifiek ten aanzien van bibliotheeksystemen de volgende kwalificaties globaal aanwezig zijn: Competenties op het gebied van het eigen (bibliotheek)systeem en de code die eraan ten grondslag ligt; Competenties op het gebied van privacy en security; Competenties op het gebied van het support- en servicemanagement; Competenties op het gebied van usability en service design. Bij de beoordeling van de vereiste ervaring is in het bijzonder van belang de mate waarin globaal (over de maximaal drie referenties genomen) volgende eigenschappen aanwezig zijn (waarbij het als een pluspunt geldt indien voormelde eigenschappen in meerdere referenties aanwezig zijn): Mate van openheid; enerzijds mate waarin en gemak waarmee koppelingen met andere systemen kunnen voorzien, ontwikkeld en succesvol geïmplementeerd worden; anderzijds mate waarin de gegevens binnen het eigen systeem/de eigen systemen beschikbaar zijn; Mate waarin het systeem/de systemen omgaat/omgaan met verschillende niveaus van samenwerking tussen bibliotheken; Mate waarin het systeem/de systemen omgaat/omgaan met en inspeelt/inspelen op uitdagingen die gepaard gaan met security en privacy issues; Mate waarin het systeem/de systemen flexibel aanpasbaar is/zijn aan nieuwe gebruikersnoden en behoeften; mate van en bereidheid tot customisering en specifieke configuraties; Mate waarin schaalbaarheid en performantie van het systeem/de systemen bewezen zijn. 2.5 De aanvraag tot deelneming (a) Inhoud De Kandidaten dienen een aanvraag tot deelneming in die bestaat uit: Het volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende deelnemingsformulier, conform het verplicht te gebruiken model (zie Bijlage 1), met staving van de ondertekeningsbevoegdheid; Selectieleidraad 19

20 Een inhoudstafel; Documenten inzake de uitsluitingsgronden (zie paragraaf 2.2); Documenten inzake de financieel-economische draagkracht (zie paragraaf 2.4 (a)); Documenten inzake de technische bekwaamheid (zie paragraaf 2.4 (b) en Bijlage 2); Desgevallend de verbintenis van een derde entiteit om middelen ter beschikking te stellen aan de Kandidaat (zie paragraaf 2.1 (b)) bijlage 3); Een bedrijfsvoorstelling (zie paragraaf bijlage 5); Andere documenten die de Kandidaat relevant acht om de Aanbestedende Dienst toe te laten de aanvraag tot deelneming van de Kandidaat afdoende te beoordelen. (b) Eenmalige aanvraag tot deelneming Eenzelfde entiteit mag slechts éénmaal, hetzij individueel, hetzij als lid van een consortium, hetzij als entiteit waarop een Kandidaat zich conform paragraaf 2.1 (b), ter staving van zijn economische en financiële draagkracht of zijn technische bekwaamheid beroept, een aanvraag tot deelneming indienen. (c) Indiening De kandidaatstellingen worden uiterlijk op 30 januari 2017 om 12u overgelegd op één van de volgende manieren: met elektronische middelen, via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 van het KB Plaatsing. schriftelijk via een postdienst verzonden naar of door een drager afgegeven op volgend adres: CULTUURCONNECT Priemstraat 51, 1000 Brussel t.a.v. Johan Mijs Bij tegenstrijdigheden tussen de papieren en digitale versies van documenten, nota s en tekeningen primeert de papieren versie op de digitale versie. In geval van schriftelijke indiening vermeldt de omslag de adresgegevens en datum van indiening evenals: Aanvraag tot deelneming opdracht Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS). Selectieleidraad 20

21 De aanvraag tot deelneming dient in dat geval, volgens het bij deze Selectieleidraad bijgevoegde modelformulier, in drie volledige exemplaren (1 origineel en 2 duplicaten) te worden ingediend. Alle documenten dienen op papier (doorlopend genummerd) ingediend te worden. Er dient tevens in een inhoudsopgave te worden voorzien. Supplementair dient gelijktijdig op USB-stick (één exemplaar) een digitale versie in de formaten PDF en Microsoft Word of Microsoft Excel te worden ingediend. De aanvraag tot deelneming moet uiterlijk op 30 januari 2017 om 12 uur worden ingediend op het bovenstaand adres. De aanvragen tot deelneming kunnen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs (in een gesloten omslag) of worden opgestuurd per aangetekend schrijven. Op de omslag staat naast de adresgegevens en datum van indiening vermeld: Aanvraag tot deelneming opdracht Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS). In geval van verzending per aangetekende brief geldt dat een na bovenstaand tijdstip ontvangen aangetekende brief die ten laatste vier kalenderdagen voor deze datum van uiterlijke indiening van de aanvraag tot deelneming is verzonden als aangetekende brief alsnog als tijdig zal worden aanvaard. De kandidaatstelling, overgelegd via e-tendering, dient elektronisch te worden ondertekend met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke uitoefening van bevoegdheid binnen de onderneming, indiening van offerte door een combinatie), dient de kandidaat erover te waken dat zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel dat uit de toegevoegde documenten de machtiging blijkt om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eid, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Een gescande handtekening is onvoldoende. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) (d) Taal De aanvraag tot deelneming kan worden ingediend in het Nederlands of in het Engels. De Kandidaat gebruikt alvast in dit stadium uitsluitend het Nederlands of het Engels in zijn mondelinge en schriftelijke correspondentie met de Aanbestedende Dienst. Documenten die als bijlage moeten worden toegevoegd en die door officiële instanties werden afgeleverd en dit in een andere taal, kunnen in die taal worden ingediend. De Aanbestedende Dienst Selectieleidraad 21

22 behoudt zich het recht voor hiervan een, desgevallend beëdigde, vertaling te eisen binnen de door de Aanbestedende Dienst bepaalde termijn en op kosten van de Kandidaat. (e) Fouten en leemten Onderhavig document heeft uitsluitend betrekking op de eerste fase van de onderhandelingsprocedure, met name de selectiefase. Indien een Kandidaat fouten of leemten in onderhavig document opmerkt en zelfs indien deze fouten of leemten de Kandidaat zouden toelaten of niet zouden beletten een aanvraag tot deelneming in te dienen, dient deze zulke fouten of leemten onmiddellijk en uit eigen beweging te melden teneinde de Aanbestedende Dienst in de mogelijkheid te stellen de nodige correctieve acties te ondernemen. (f) Vragen en antwoorden & e-notification Eventuele vragen m.b.t. onderhavige opdracht dienen aan de Aanbestedende Dienst te worden voorgelegd vóór 16 januari Dit dient te gebeuren via op het adres De Aanbestedende Dienst zal op haar website ( op geregelde tijdstippen een lijst van vragen en antwoorden publiceren, voor zover er relevante vragen worden gesteld. De Kandidaten worden er in het algemeen op gewezen dat het aanbevolen is om het e-notification portaal ( regelmatig te raadplegen, om te controleren of er desgevallend wijzingen, preciseringen of aanvullingen op de opdracht zijn gepubliceerd. Selectieleidraad 22

23 BIJLAGE 1: DEELNEMINGSFORMULIER Aanvraag tot deelneming opdracht Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) OFWEL De natuurlijke persoon of rechtspersoon (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) : Nationaliteit : Adres/ Maatschappelijke zetel : Telefoonnummer (algemeen) : Vertegenwoordigd door ondergetekende(n) : Hoedanigheid van ondergetekende : De informatie aangaande de bevoegdheid om te ondertekenen (statuten, benoemingsbesluiten, volmachten) moet gevoegd worden bij de kandidaatstelling. Gegevens contactpersoon Kandidaat: OFWEL - Telefoon: - adres : De ondernemingen die zich tijdelijk hebben verenigd voor dit project 1. De natuurlijke persoon of rechtspersoon (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) : Nationaliteit : Adres/ Maatschappelijke zetel : Telefoonnummer (algemeen) : Vertegenwoordigd door ondergetekende(n) : Selectieleidraad 23

24 Hoedanigheid van ondergetekende : 2. De natuurlijke persoon of rechtspersoon (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) : 3.. Nationaliteit : Adres/ Maatschappelijke zetel : Telefoonnummer (algemeen) : Vertegenwoordigd door ondergetekende(n) : Hoedanigheid van ondergetekende : De informatie aangaande de bevoegdheid om te ondertekenen (statuten, benoemingsbesluiten, volmachten) moet gevoegd worden bij de kandidaatstelling. Gegevens contactpersoon consortium (penhouder conform paragraaf 2.1 (a)): - Telefoon: - adres : Stel(t)/(len) zich Kandidaat voor de opdracht beschreven in de Selectieleidraad Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS). De Kandidaat verklaart: Geen afspraken te hebben gemaakt noch zich te hebben verbonden door afspraken op grond van vooraanbesteding en geen deel te hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van artikel 9 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni Geen ernstige fout bij zijn beroepsuitoefening te hebben begaan, in de zin van artikel 61, 2, 4 van het KB Plaatsing van 15 juli Zich niet in ernstige mate schuldig te hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen inzake de uitsluitingsgronden, in de zin van artikel 61, 2, 7 van het KB Plaatsing van 15 juli Gedaan te..., op... [naam en handtekening] [datum] Selectieleidraad 24

25 BIJLAGE 2: MODELFORMULIER REFERENTIE Digitaal in te vullen + per referentie attest van goede uitvoering of, in geval van private opdrachtgever, verklaring op eer bij te voegen. Identificatie referentie (naam, plaats, totale waarde van de diensten, periode en termijn van uitvoering in maanden ) maximaal ½ bladzijde De (publiek- of privaatrechtelijke) instantie voor wie de opdracht werd uitgevoerd maximaal ¼ bladzijde Selectieleidraad 25

26 Omschrijving van het project (met aanduiding welke taken / aspecten ervan door de titularis van de referentie zelf zijn uitgevoerd) maximaal 1 bladzijde Selectieleidraad 26

27 Omschrijving of en waarom deze referentie relevant is (met opgave van de parameters vermeld onder paragraaf 2.4 (b)) maximaal 2 bladzijden Selectieleidraad 27

28 Selectieleidraad 28

29 Vermelding eventuele bijlagen ter staving van deze referentie Selectieleidraad 29

30 BIJLAGE 3: MODELFORMULIER VERBINTENIS VAN DERDE ENTITEIT OM MIDDELEN TER BESCHIKKING TE STELLEN AAN DE KANDIDAAT De onderneming [naam invoegen], met zetel te [locatie invoegen], vertegenwoordigd door [naam en hoedanigheid vertegenwoordiger invoegen], verbindt zich ertoe om, gedurende de ganse duur van de opdracht Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS), de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen, inzake [invoegen voor welk aspect de Kandidaat zich beroept op de derde], ter beschikking te stellen aan [naam Kandidaat invoegen] in zoverre voornoemde opdracht aan [naam Kandidaat invoegen] zou worden toegewezen. [naam en handtekening] [datum] Selectieleidraad 30

31 BIJLAGE 4: MOTIVERING TOEPASSING ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Voor de opdracht Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) kan beroep worden gedaan op de onderhandelingsprocedure met bekendmaking als gunningswijze, in het licht van art. 26, 2, 1, b Wet 2006 en art. 26, 2, 3 Wet 2006 nu de specificaties niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld alsook de aard van de opdracht verhindert dat vooraf een globale prijs kan worden vastgesteld zonder de offertes te kunnen afstemmen met de kandidaten: De opdracht is technisch zeer complex, het is onmogelijk om de technische specificaties voorafgaandelijk voldoende nauwkeurig vast te leggen: het scherpstellen van de technische vereisten vergt besprekingen/onderhandelingen met potentiële inschrijvers teneinde offertes te verkrijgen die zo nauw mogelijk aansluiten op het bestek, en met oog op eventuele verfijningen van het bestek in het kader van uitvragen van aangepaste offertes/ BAFO. De opdracht wordt om die reden vorm gegeven aan de hand van een beschrijving van de vereiste functionaliteiten van het eengemaakte systeem, op basis van een uitgewerkt ontologisch model, op basis waarvan aan de inschrijvers gevraagd wordt zelf technische oplossingen voor te stellen. De functionele eisen zelf moeten eveneens worden afgetoetst met de potentiële opdrachtnemers en desgevallend waar nodig nader worden verfijnd. De opdracht is technisch complex en incorporeert heel wat facetten: levering van een systeem, support, onderhoud, hosting, doorontwikkeling, Voor elk van die facetten gelden eigen wetmatigheden (e.g. support op basis van overeen te komen en te onderhandelen SLA met geijkte tarifering, doorontwikkeling afhankelijk van contextuele omstandigheden en evoluties die op dit moment nog niet te voorzien zijn, ), wat het onmogelijk maakt op voorhand in te schatten hoeveel tijd en inspanningen bepaalde facetten vragen. Er kan dan ook niet zonder meer worden vanuit gegaan dat de prijs meegegeven in een eerste offerte voldoende de globaliteit van de complexiteit van de opdracht vat en weerspiegelt, minstens zal dit moeten afgestemd worden op de besteksvoorwaarden, de (zo veel mogelijk) gedeelde verwachtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer aangaande de verschillende facetten van de opdracht en de toekomstvisies hierop, en op inzichten van opdrachtgever en opdrachtnemer rond onder meer risico s verbonden aan verschillende facetten van de opdracht, potentiële aansprakelijkheidskwesties,... Bovendien reflecteert de uitvoering van de opdracht wellicht een gefaseerde overgang van de verschillende bestaande systemen naar het nieuwe systeem, het is op voorhand onmogelijk vast te leggen of en op welke manier een dergelijke fasering meerkosten in het leven roept. Verdere complexiteit, dit ook mede door onzekere omstandigheden welke niet aan Cultuurconnect te wijten zijn, waardoor ruimte voor overleg nodig is Bestuurlijke context Er zijn nogal wat stakeholders die vanuit hun eigen taken en bevoegdheden die gerelateerd zijn aan de ontwikkeling en/of de uitbouw van een eengemaakt bibliotheeksysteem betrokken worden bij de bevraging en of de uitvoering van de Selectieleidraad 31