RESULTATEN ONDERZOEK VLAAMS BIBLIOTHEEKSYSTEEM

Transcriptie

1 Haalbaarheidsstudie Consolidatie Bibliotheeksystemen RESULTATEN ONDERZOEK VLAAMS BIBLIOTHEEKSYSTEEM 24 november2015 Karin Zwiggelaar

2 VRAAGSTELLING Onderzoek haalbaarheid Vlaams geconsolideerd biebsysteem. Eén applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer Migratie van 6 provinciale naar één integrale configuratie Zelfde functionaliteit, zelfde gegevensdefinities Eenduidige wijze van beheer en besturing: één beheerorganisatie Welke processen consolideren? Welke technische scenario s? Wat is technische, bestuurlijke en financiële haalbaarheid? Welk consolidatiescenario, actieplan en draaiboek?

3 WAAROM? Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de Vlaamse digitale bibliotheek Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkeling volgen er drie jaren van implementatie

4 VERTREKSITUATIE

5 AANPAK HAALBAARHEIDSSTUDIE Aanpak 1. Voorbereiding augustus Inventarisatie sept-nov Analyse haalbaarheid dec 2014 jan Uitwerking feb mrt 2015 Resultaten Samenstellen stuur- en projectgroep Kick-off Plannen onderzoek Bezoek alle provincies Rapport fase 2: huidige situatie en kengetallen PBS en Rapport fase 3: techn., fin., bestuurlijke haalbaarheid, scenario s, marktprospectie Keuze scenario Eindrapportage Rapport fase 4: actieplan migratie en draaiboek Rapport financiële analyse apart opgeleverd.

6 HUIDIGE SITUATIE PBS EN Bibliotheek.be Mijn Bib Open Vlacc Website bib BIOS IBL PBS 1 PBS 2 PBS 3 Gemeentelijke administraties eid E-Books PBS 4 PBS 5 PBS 6 Lokale apparatuur

7 TEVREDENHEID HUIDIGE LEVERANCIERS Tevredenheid leverancier Score Leverancier diensten Leverancier Bibliotheeksysteem bibliotheeksysteem Limburg 3,38 Infor Infor Vubis VGC 2,50 Infor Infor Vubis Antwerpen 3,38 Ciblis (vh Cipal) Ciblis (vh Cipal) Brocade West Vlaanderen 1,88 Cevi Infor Vubis Oost Vlaanderen 2,38 Cevi Infor Vubis Brabant 4,00 Libis Ex Libris Aleph

8 TEVREDENHEID HUIDIGE PBS EN Functionele kwaliteit Technische kwaliteit Functionele kwaliteit Score Limburg 3,19 VGC 2,50 Antwerpen 2,81 West Vlaanderen 2,44 Oost Vlaanderen 2,19 Brabant 1,75 Technische kwaliteit Score Limburg 3,86 VGC 3,00 Antwerpen 4,29 West Vlaanderen 2,57 Oost Vlaanderen 2,29 Brabant 5,00

9 GEÏNTEGREERD OF LOSSE MODULES? Wij hebben twee uiterste scenario s onderzocht: Losse modules Geïntegreerd

10 ADVIES: GA VOOR GEÏNTEGREERD (SCHEMATISCH) Open Vlacc Bibliotheek.be Mijn Bib eid BIOS Website bibliotheek Lokale apparatuur Vlaams Bibliotheeksysteem Catalografie Uitlenen Rapportage/ statistieken Leners administratie Collectie beheer Inventaris beheer IBL E-Books Gemeentelijke administraties Legenda Vlaams eengemaakt bibliotheeksysteem Modules op Vlaams niveau Modules op lokaal niveau

11 WAAROM? Scenario 1 Huidige situatie van zes PBS en 2A Losse modules 2B Geïntegreerd bibliotheeksysteem Technische complexiteit Bewezen oplossing voor netwerk van -/0-0/+ openbare bibliotheken Beschikbaarheid ervaring in Vlaanderen vanuit de markt Geschatte startdatum n.v.t VBS operationeel Geschatte doorlooptijd migratie n.v.t Migratiecomplexiteit n.v.t Toelichting scores: ++ haalbaarheid positief + haalbaarheid matig positief 0 neutraal - haalbaarheid matig negatief -- haalbaarheid negatief N.v.t.: niet van toepassing op dit scenario Innovatiepotentieel Financiële ruimte voor innovatie Complexiteit beheer Bestuurlijke haalbaarheid Risico s - - +

12 TE CONSOLIDEREN PROCESSEN Hoofdproces Bibliotheekmanagement Marketing Catalografie Collectievorming Inventaris beheer Lenersadministratie Uitlenen Onthaal en inlichtingen Ontdekken Cursussen aanbieden Activiteiten organiseren Informatie verstrekken Te consolideren functionaliteit Rapportages en statistieken. Rapportages en statistieken Lokale catalografie. Deels Beheer van de fysieke collectie. Volledig Volledige (fysieke objecten) Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. koppeling met Aquabrowser. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem. Geen onderdeel van eengemaakt bibliotheeksysteem.

13 GEÏNTEGREERD EN TEVENS MODULAIR Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service georiënteerde module in de architectuur van de digitale bibliotheek. Bepaalde modules kunnen op termijn worden afgesplitst: - Rapportage en statistieken - Bestellen (financieel/administratieve deel) - Analyse (voor collectiebeheer) Voor sommige modules zijn er alternatieven voorhanden, maar een oplossing buiten het bibliotheeksysteem is niet haalbaar: - Lenersadministratie - Financieel beheer Nu buiten het bibliotheeksysteem, mogelijk later te integreren: - Centrale catalografie (Open Vlacc) - IBL

14 HARMONISEER ZOVEEL MOGELIJK Weeg harmonisatie af tegen meerwaarde van lokale eigenheid. Onderwerp Uitleenreglement Lenersregistratie Lenersbestand Lenerskaart Exemplaarregistratie Itemregistratie Interbibliothecair leenverkeer Rapportering Statistieken Wat houdt harmonisering in? Afspraken om reglementen (meer) op elkaar af te stellen. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Gedeeld(e) lenersbestand(en). Eén kaart voor alle openbare bibliotheken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Standaardisering dataformaat en invoerafspraken. Administratie uitleen tussen bibliotheken binnen het bibliotheeksysteem. Vergelijkbare rapporten en inzichten door standaardisering van registratie. Vergelijkbare statistieken en inzichten door standaardisering van registratie.

15 LEVERANCIERS?

16 VOORDELEN CONSOLIDATIE Bundeling kennis en hogere kwaliteit van ondersteuning Meer innovatie tegen dezelfde prijs Gemakkelijker en gegarandeerd aansluiten op Vlaamse initiatieven. Breder aanbod bibliotheekdiensten aan publiek en betere toegankelijkheid Besparingen? Veel aannames moeten doen. Bij scenario 2a: kosten blijven gelijk. Bij scenario 2b: x% innovatieruimte tov huidige budget meer capaciteit voor innovatie in plaats van dagelijks beheer; de voordelen van één technische omgeving; meer budget voor nieuwe ontwikkelingen door lagere kosten van het bibliotheeksysteem; minder kosten van incidentele ontwikkelingen want slechts éénmaal ontwikkeling; meer koppelingen mogelijk voor hetzelfde geld want slechts éénmaal ontwikkeling.

17 NADELEN CONSOLIDATIE Beperking in eigen gemeentelijk beleid in ledenreglementen, prijzen en specifieke lokale diensten. Eigen beleid blijft selectiecriterium nieuw systeem (Enige) harmonisatie maakt consolidatie en beheer veel makkelijker. Collectief remt innovatiepotentieel individuele bibliotheken. Op korte termijn: ja Op lange termijn: nee

18 STAPPENPLAN VERVOLG Voorbereiding Lastenboek Aanbesteding Inrichting Migratie Beheerfase Neem 10-20% buffer op in de planning! Voorwaarde: Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord ten aanzien van het bibliotheekbeleid. De planning houdt geen rekening met de thans niet op een PBS aangesloten bibliotheken die een herenakkoord met de provincie hebben afgesloten (migratie voorafgaand naar PBS of meteen naar eengemaakt bibliotheeksysteem?)