Ovinob. Opleidingsweek Digitale toepassingen Bibliotheekportalen. Handleiding. Mijn Bibliotheek-Administratie

Transcriptie

1 Ovinob Opleidingsweek 2016 Digitale toepassingen Bibliotheekportalen - Handleiding Mijn Bibliotheek-Administratie Versie 1-29 juni 2015 (Bibnet/Cultuurconnect) Versie 2 - mei 2016 (Ovinob) 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Link... 3 Aanmelden... 3 Menu... 3 Beheer... 4 Nieuws... 4 Bibliotheek... 5 Instellingen... 5 Nieuwsbrief gebruikers downloaden Instellingen beheerd door Cultuurconnect Welkomboodschap Lijsten Gebruikers Overzicht en snel zoeken Uitgebreid zoeken Lijst gebruikers exporteren Gebruikersdetails bekijken of bewerken Rapportering Afmelden Vragen?

3 Link Mijn Bibliotheek-administratie Aanmelden Aanmelden kan met een gebruikersnaam en paswoord. Deze gegevens kan je opvragen bij of Er is één login per bibliotheek. (er zijn geen concrete plannen om dit uit te breiden) Na correct aanmelden kom je automatisch in het onderdeel Nieuws terecht. (zie verder) Menu In het menu van Mijn bibliotheek-administratie zijn er twee grote blokken: - Beheer - Rapportering (afhankelijk van het aanbod van de bib zal dit menu meer of minder items bevatten (vb. Fundels). 3

4 Beheer Nieuws Na correct aanmelden kom je automatisch in het onderdeel Nieuws terecht. Cultuurconnect gebruikt dit onderdeel om nieuwe ontwikkelingen en belangrijke mededelingen te communiceren naar de bibliotheken. Voorbeeld: 4

5 Bibliotheek Op de pagina van Beheer - Bibliotheek kan je: - een aantal instellingen aanpassen voor je bibliotheek - adressen van de nieuwsbrief gebruikers downloaden - en instellingen die door Cultuurconnect worden beheerd raadplegen/controleren. Instellingen 5

6 6

7 De instellingen die kunnen aangepast worden zijn: Naam Je kan de naam van je bibliotheek aanpassen. Standaard wordt de benaming uit de BIOS gebruikt. Leeg laten om naam uit de BIOS te gebruiken. Je kan het adres van je bibliotheek aanpassen. De berichten van het Mijn Bibliotheekcontactformulier worden hier naar gestuurd. Standaard wordt de benaming uit de BIOS gebruikt. Leeg laten om naam uit de BIOS te gebruiken. aankoopsuggesties Aankoopsuggesties via het contactformulier ( worden verstuurd naar het adres uit 2, tenzij in dit veld een andere adres wordt gebruikt. Dit is handig om aankoopsuggesties rechtstreeks te versturen naar de aankoopverantwoordelijke. Opgelet, voor bibliotheken uit Oost-Vlaanderen wordt er voor een stuk op een andere manier gewerkt! De aankoopsuggesties worden bijgehouden in een eigen toepassing. De bibliotheken worden bij een nieuwe suggestie automatisch via op de hoogte gebracht. Het adres naar waar deze berichten worden verstuurd is default het adres uit BIOS. Beschikt je bib over een apart adres voor de aankoopsuggesties? Je kan het adres aanpassen via de beheertoepassing op het extranet van Ovinob, Label bij koppelen bibliotheekkaart Dit label kan in 3 talen ingesteld worden en staat voor het veld voor het invoeren van het bibliotheekkaartnummer of rijksregisternummer. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven. Label bij paswoord bibliotheekkaart Dit label kan in 3 talen ingesteld worden en staat voor het veld voor het invoeren van het paswoord of familienaam. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven. 7

8 Info over koppelen bibliotheekkaart Deze helptekst verschijnt als hulptekst/tooltip in de registratieprocedure of bij het toevoegen van een lidmaatschap. De tekst kan in 3 talen ingevoerd worden. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak, maar aangezien het weergave vak klein is, moet dit goed getest worden. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven. Info over paswoord bibliotheekkaart Deze helptekst verschijnt in de registratieprocedure wanneer een gebruiker zijn bibliotheekkaart wil koppelen. De tekst kan in 3 talen ingevoerd worden. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak, maar aangezien het weergave vak klein is, moet dit goed getest worden. Voorbeeld van labels en infoteksten: 8

9 Infotekst die bovenaan Bibliotheekscherm getoond wordt Hiermee kan je bovenaan het Bibliotheek-scherm informatie van de bibliotheek tonen. Deze kan in het Frans en het Engels ingesteld worden, standaard is het de Nederlandse versie. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak. Voorbeelden: Opslaan Vergeet je aanpassingen van de instellingen niet op te slaan. 9

10 Nieuwsbrief gebruikers downloaden Download links Op deze pagina kan je ook de adressen van de nieuwsbrief gebruikers downloaden. Je kan een.csv bestand downloaden en deze download is ook beschikbaar via een permanente link naar de API. Deze permanente link kan gebruikt worden door webontwikkelaars om versturen van nieuwsbrieven te automatiseren. Werking systeem Opgelet, de nieuwsbrief gebruikers van Mijn Bibliotheek zijn gekoppeld aan de data uit het bibliotheeksysteem Vubis. Een lid van MijnBib kan zich via MijnBib in- en uitschrijven op de nieuwsbrief van de bibliotheek. De gegevens van de inschrijving worden bewaard in Vubis. Binnen MijnBib krijgt een gebruiker bij het overzicht van zijn bibliotheken zijn contactgegevens (Naam, adres, adres en 'Je ontvangt de nieuwsbrief van de bibliotheek - uit/inschrijven') te zien zoals deze in Vubis bewaard zijn. Voorbeeld: 10

11 Een gebruiker kan in dit overzicht aangeven of hij voor deze bibliotheekkaart en met het daaraan gekoppelde adres zich wil inschrijven op de nieuwsbrief van de bibliotheek (dit adres uit Vubis hoeft niet per se hetzelfde te zijn als het adres van de MijnBibaccount). Een aanpassing in het veld 'Je ontvangt de nieuwsbrief van de bibliotheek - uit/inschrijven' stroomt automatisch door naar Vubis. Een aanpassing aan de contactgegevens is gekoppeld aan het contactformulier van MijnBib en wordt niet automatisch doorgevoerd in Vubis. Nieuwsbriefmodule Ovinob Belangrijk! In de nieuwsbriefmodule van Ovinob worden nieuwsbrieven verstuurd naar de leden van MijnBib. Een Vubis-gebruiker die geen lid is van MijnBib zal de nieuwsbrieven niet ontvangen. Lege contactadressen controleren Binnen Vubis is er geen controle tussen de velden adres en inschrijven voor nieuwsbrief. Daardoor is het mogelijk dat gebruikers zijn ingeschreven op de nieuwsbrief zonder dat ze effectief een adres hebben binnen Vubis. Je kan dit controleren in de specifieke lenersrecords in Vubis, maar het is eenvoudiger te controleren via de download van MijnBib. Open de lijst en controleer de gegevens. Zie je gebruikers waar enkel de naam is ingevuld en niet het adres? Dit betekent dat het veld Inschrijven voor nieuwsbrief? op Ja staat, maar dat ze geen adres hebben gekoppeld. 11

12 Instellingen beheerd door Cultuurconnect Onderaan de pagina van Beheer - Bibliotheek kan je de instellingen controleren die aan de kant van Cultuurconnect worden beheerd. Zo zie je bijvoorbeeld welke IP-adressen staan ingesteld en welke rechten jouw bibliotheek heeft op welke digitale collecties. 12

13 Welkomboodschap Info en tips omtrent gebruik Elke bibliotheek kan zelf een welkomboodschap instellen die een gebruiker één keer te zien krijgt wanneer hij aanmeldt. De welkomboodschap is een venster dat bovenop de Mijn Bibliotheek-pagina s verschijnt (een lightbox, moderne variant van de pop-up). Let op, gebruik welkomboodschappen spaarzaam en doordacht! Welkomboodschappen (via pop-up) zijn een dominante vorm van communicatie om al je leners die online verlengen of reserveren te bereiken. Maak je er teveel en slecht gebruik van, dan wek je snel frustratie op en zal iedereen de boodschap wegklikken zonder te lezen. Een aantal voorbeelden waarin welkomboodschappen nuttig kunnen zijn: de bibliotheek is 14 dagen gesloten (van en tot datum vermelden), de bibliotheek biedt een nieuwe dienst aan bv. Gopress, e-boeken, Fundels,... Let op je taalgebruik; spreek je lener rechtstreeks aan met een zo kort en duidelijk mogelijke boodschap. Kortom, gebruik een welkomboodschap wanneer dit echt nodig is. 13

14 In te stellen velden De in te stellen velden zijn: Boodschap De inhoud van de welkomboodschap kun je volledig zelf instellen en opmaken in html. Goed testen is noodzakelijk, dit is mogelijk met voorbeeld. (zie verder) Deze boodschap kan je instellen in het Frans en het Engels, standaard wordt de Nederlandse versie getoond. 14

15 Tekst op knop Mogelijkheid om de tekst op de knop aan te passen (de standaard tekst is Sluiten ). Sluitbaar Mogelijkheid om al dan niet een kruisje rechts bovenaan te tonen waarmee de gebruiker het venster kan sluiten (standaard is het Ja ). Nieuwe boodschap (dit veld krijg je pas te zien nadat je de eerste boodschap hebt bewaard) Je krijgt twee mogelijkheden: - Nee: je bewaart enkel een update van de bestaande boodschap (bv. je hebt een tikfout opgemerkt en verbeterd): gebruikers die de boodschap al gezien hebben, krijgen ze niet meer te zien. - Ja: je bewaart een nieuwe boodschap: alle gebruikers krijgen je nieuwe boodschap te zien. Status (dit veld krijg je pas te zien nadat je de eerste boodschap hebt bewaard) Hiermee kan je de boodschap zichtbaar of niet zichtbaar zetten, bv. omdat de boodschap niet langer van toepassing is. Een niet zichtbare boodschap wordt aan geen enkele gebruiker getoond. Einddatum Je kan een einddatum voor de welkomboodschap instellen. Dit is handig voor bv. sluitingsdagen aan te kondigen. Een einddatum zorgt ervoor dat de boodschap niet meer zal verschijnen vanaf de dag volgend op de eindddatum. Bewaar Vergeet niet je welkomboodschap te bewaren. 15

16 Toon voorbeeld Met de knop Toon voorbeeld kan je een voorbeeld bekijken van hoe je welkomboodschap eruit zal zien. Deze optie is heel handig als je html gebruikt in je welkomboodschap. Verschil welkomboodschap en infotekst? Met beide bereik je je gebruikers van MijnBib. Het grote verschil is dat de welkomboodschap een zeer directe vorm van communicatie is. Denk heel goed na wanneer je welke communicatievorm gebruikt. 16

17 Lijsten Alles over Lijsten voor bibliotheekmedewerkers vind je terug in het document Handleiding_Mijn_Bibliotheek_Lijsten_201605_Ovinob.pdf. Gebruikers Overzicht en snel zoeken In het gebruikersmenu vind je een lijst van alle profielen die hun bibliotheeklidmaatschap hebben gekoppeld aan jouw bibliotheek. De lijst is standaard gesorteerd op de laatst aangemaakte profielen. Onderaan de tabel zie je het totale aantal profielen. Op deze pagina kan je snel zoeken op gebruikersnaam, adres en/of bibliotheekkaartnummer. In alle velden kan je zoeken met een wildcard: met een asterisk of * kan je links of rechts meerdere letters vervangen bv. met *rik vind je ook frederik, met *rik* vind je ook frederik en frederika. Opgelet, het is niet mogelijk om gebruikers te verwijderen. Enkel de gebruiker zelf kan zijn eigen account verwijderen. 17

18 Uitgebreid zoeken Met de link Uitgebreid zoeken krijg je een zoekformulier met meer mogelijkheden: Enkel voor bibliotheekkaartnummer wordt er gezocht in het bibliotheeksysteem Vubis, voor alle andere velden wordt er gezocht in Mijn Bibliotheek. UUID wordt gebruikt voor een interne toepassing van Cultuurconnect. Ook in dit formulier kan je bij alle zoekopdrachten een wildcard * (asterisk) gebruiken om links of rechts meerdere letters te vervangen. Dit kan niet met het bibliotheekkaartnummer. Je kan met je muis over de i gaan om een hulptekst/tooltip te krijgen met meer informatie over het zoekveld. 18

19 Lijst gebruikers exporteren De link Exporteer alle 49 leden dient om het resultaat van je zoekopdracht of alle gebruikers te exporteren. De export wordt opgeslagen op je computer in een csv-bestand dat je makkelijk kan omzetten naar Excel. Gebruikersdetails bekijken of bewerken Met een klik op de Bewerk-link of de gebruikersnaam (zie de afbeelding hierboven) kan je de details van een gebruiker bekijken en eventueel bewerken. Afhankelijk van het aanbod van de bib zijn er 2, 3 of 4 tabbladen. 19

20 Tabblad Profiel De eerste tab is profiel, hier zie je de profielgegevens van de gebruiker. Je kunt hier bijvoorbeeld het paswoord van de gebruiker resetten en bekijken tot welke online collecties deze gebruiker toegang heeft. Tabblad Bibliotheken Hier zie je de bibliotheeklidmaatschappen van de gebruiker. Dat kunnen meerdere bibliotheken zijn. Tabblad E-boeken Hier kan je kijken naar de codes van de E-boeken kaarten die gebruikt zijn en hoeveel boeken hiervan reeds gebruikt zijn. Niet meer van toepassing. Tabblad Fundels Het gebruik van Fundels kan ongeveer op dezelfde manier bekeken worden. 20

21 Rapportering Alles over de module Rapportering vind je terug in de handleiding van Cultuurconnect. Deze handleiding is als download ter beschikking op de website Deze handleiding wordt niet in detail besproken tijdens de opleiding. Heb je specifieke vragen over de rapporteringsmodule? Contacteer de helpdesk: of 09 / Afmelden Afmelden is mogelijk via de link rechts boven Afmelden gebruikersnaam Vragen? Heb je nog vragen of opmerkingen? Aarzel niet om contact op te nemen, ovinob@oostvlaanderen.be of 09 /