PBS werkdocument opkuis

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "PBS werkdocument opkuis"

Christiana Peters
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

PBS werkdocument opkuis 16/06/17 INHOUD WOORD VOORAF... 1 WAT IS ER ONDERTUSSEN AL GEBEURD... 2 GEPLANDE ACTIES... 2 1 Schrappen van records zonder plaatskenmerk.

6 Afbeelding B: Lijst verdelen cd s zonder id-nummer... 8 WOORD VOORAF Zoals jullie konden lezen in de nieuwsbrief zijn we begonnen met een grote opkuisactie.

1 PBS werkdocument opkuis 16/06/17 INHOUD WOORD VOORAF... 1 WAT IS ER ONDERTUSSEN AL GEBEURD... 2 GEPLANDE ACTIES Schrappen van records zonder plaatskenmerk Nakijken records zonder identificatienummers Opkuis Leners... 4 WIEDEN... 5 VOORBEELDEN... 6 Afbeelding A: Lijst niet-actieve leners:. 6 Afbeelding B: Lijst verdelen cd s zonder id-nummer... 8 WOORD VOORAF Zoals jullie konden lezen in de nieuwsbrief zijn we begonnen met een grote opkuisactie. De bedoeling van dit werkdocument is jullie mee te nemen in ons stappenplan ten aanzien van de opschoning en verrijking van onze data. Let op, we beschrijven dit alles niet louter ter info maar ook omdat jullie bijdrage onontbeerlijk is. De stukken waar we expliciet jullie bijdrage vragen zijn aangeduid met dit pictogram VRAGEN OF OPMERKINGEN? AARZEL NIET ONS TE CONTACTEREN! Contactpersoon: David.debaecke@west-vlaanderen.be 050/

2 WAT IS ER ONDERTUSSEN AL GEBEURD Soms zijn er wel identificerende nummers toegevoegd maar zit er een fout in (typfout, verkeerd nummer, nummer in verkeerd veld, ).

2 2 WAT IS ER ONDERTUSSEN AL GEBEURD Soms zijn er wel identificerende nummers toegevoegd maar zit er een fout in (typfout, verkeerd nummer, nummer in verkeerd veld, ). Deze fouten proberen we zoveel mogelijk te verbeteren. Zeker voor records die geen Vlaccnummers hebben is dit interessant. Op basis van een matching tussen andere identificerende nummers kan er misschien wel een link gevonden worden met een bestaand Vlaccrecord en kunnen de beschrijvingen op deze manier worden samengevoegd. De collega s van het PBS-team en een aantal bibliotheekmedewerkers hebben hier al hard aan gewerkt: records met een verkeerd jaar van uitgave: 240 records aangepast records met een verkeerd ISBN (3516 records) waarvan al 1855 records verbeterd GEPLANDE ACTIES 1 SCHRAPPEN VAN RECORDS ZONDER PLAATSKENMERK In het bestand zitten nog veel bibliografische beschrijvingen zonder enig bezit. Deze records zouden we willen schrappen. In deze lijst zitten echter ook heel wat records waar nog een bestelling aan vasthangt en wat er voor zorgt dat deze records niet geschrapt kunnen worden. Het voorstel van het PBS-team is om alle bestellingen ouder dan twee jaar te schrappen. Daarna kunnen alle beschrijvingen zonder bezit en zonder bestelling geschrapt worden. Voor wie de schrapactie van de 2 jaar oude bestellingen een probleem vormt: gelieve ons te contacteren voor 1 juli!

3 3 2 NAKIJKEN RECORDS ZONDER IDENTIFICATIENUMMERS In het bestand zitten veel beschrijvingen waar geen identificerend nummer is aan toegekend. Hiervan is een lijst gemaakt en de records worden verdeeld over bibliotheken die nog een exemplaar hebben. De bedoeling is dat deze records worden nagekeken en waar mogelijk aangevuld. Na controle (ook al heeft de titel effectief geen identificatienummers) geeft de bevoegde catalograaf aan desbetreffende records de status goedgekeurd. (Wie daar nog niet mee vertrouwd is, geef ons gerust een seintje!) TIP: Voor het goedkeuren van records staat ook een handleiding op Digitile: (Controle invoer - werkdocument) Bij de verdeling van de controle proberen we de last zoveel mogelijk te verdelen (d.w.z. wanneer een materiaal in meerdere bibliotheken aanwezig is, dan wordt de controle gevraagd door de bibliotheek die het minst materialen moet controleren). De opbouw van de excellijst vind je onderaan dit document met een aantal schermopnames uitgelegd. De lijsten vind je terug op Digitile: Laat ons weten wanneer de lijst is afgewerkt. TIP! Misschien is het handig om eerst te bekijken welke materialen je zeker wil houden en deze eerst na te kijken. Het heeft geen zin veel tijd en energie te steken in materialen die op korte termijn toch uit het systeem zullen verdwijnen. Erfgoedcollecties zijn goed vertegenwoordigd in deze lijst en mogen er worden uitgefilterd om dan in een later stadium te bekijken. Grotere bibliotheken kunnen ook sorteren op plaatskenmerk om sneller een onderscheid te kunnen maken tussen magazijn- en openkastexemplaren. Bij de lijst is ook een kolom toegevoegd waarin staat hoeveel exemplaren er nog in het PBS aanwezig zijn. Staat daar een 1 dan betekent dit dat jullie de laatste bibliotheek zijn die nog bezit hebben bij deze beschrijving

4 3 OPKUIS LENERS De laatste opschoonactie in de lenersbestanden dateert al van 2014. Hoog tijd om er nog eens werk van te maken.

4 4 3 OPKUIS LENERS De laatste opschoonactie in de lenersbestanden dateert al van Hoog tijd om er nog eens werk van te maken. De ervaring met de vorige opschoonacties heeft ons geleerd dat de criteria voorhanden in Vubis niet volstaan om in deze precies genoeg te kunnen selecteren. De werkwijze die we nu voorstellen verschilt daarom van de voorgaande. Het PBS-team bezorgt de bibliotheken excellijsten van leners die al 3 jaar niet meer actief zijn. Deze excellijsten worden naar de bibliotheken gestuurd tegen het begin van de zomer. Zij kunnen de lijst zelf nog eens nakijken en aanpassen. De lijst die ze dan terugsturen naar Winob is de definitieve lijst van leners die geschrapt mogen worden. Cevi zal deze lijsten inlezen in Vubis zodat het PBS-team vervolgens de uiteindelijke schrapactie per bibliotheek kan uitvoeren. (Leners waar nog transacties aan vasthangen (schuld, reservaties, deposito, ) zullen door het systeem worden weerhouden en niet geschrapt.) De criteria waarop de lijsten zijn samengesteld: Laatste uitleendatum is vóór 01/01/2014 EN De inschrijfdatum is vóór 01/01/2014 EN Verloopdatum abonnement < 31/12/2015 In de geleverde lijsten vind je een aantal relevante velden terug om op te zoeken en te sorteren: inschrijflocatie, datum laatste uitlening, datum laatste activiteit, verloopdatum abonnement, lenerscategorie, noot zwarte lijst, variabele boodschap, totaal openstaand bedrag (lidgeld inbegrepen), contributie (bedrag), barcode en naam. De lijsten worden ten laatste vrijdag 30 juni door het PBS-team geleverd en terugverwacht op vrijdag 15 september. TIPS: - In de lijst wordt in kolom J de contributie van het totaal openstaand bedrag afgetrokken. Is dat 0 dan heeft de lener in feite geen openstaande schuld. - Leners die een openstaande schuld hebben worden normaalgezien niet geschrapt. Wenst de bibliotheek om dat wel te doen (bv. leners met een bedrag lager dan X ), dan kan het PBS-team ook deze leners uitzonderlijk schrappen. Wie dat wenst kan de vraag meegeven bij het indienen van de definitieve lijst. - In de lijst zijn de niet-betalende categorieën niet opgenomen (hun lidmaatschap wordt automatisch verlengd). Bibliotheken die graag ook een lijst van deze lidmaatschappen willen, kunnen dit op aanvraag krijgen.

5 5 WIEDEN Wieden helpt om het databestand kleiner te houden en daardoor minder foutgevoelig te maken. Er kunnen lijsten geleverd worden door Winob met daarin materialen die al een aantal jaar niet meer werden uitgeleend. Deze materialen worden dan al dan niet afgevoerd door de bibliotheken. Belangrijk is dat in deze operatie ook wordt gekeken naar materialen die wel nog op de lijst staan maar niet meer fysiek in de collectie van de bibliotheek aanwezig zijn. Deze spookexemplaren mogen zeker geschrapt worden. Ze geven een vertekend beeld in de catalogus en ze zijn overbodig om mee te nemen naar de nieuwe databank.

6 6 VOORBEELDEN AFBEELDING A: LIJST NIET-ACTIEVE LENERS: Kolom A = inschrijflocatie. Het is misschien handig om ook hier te kijken of er geen locaties bij staan die niet meer gebruikt worden. De inschrijflocatie wordt dan aangepast aan een nieuwe locatie die wordt doorgegeven. Zowel de noot Zwarte lijst als de variabele boodschap werd mee opgenomen Kolom J = het totale openstaande bedrag min de openstaande contributie. Het resultaat van die berekening zou het bedrag moeten zijn dat effectief nog open staat voor betaling TIP Kijk zeker eens na of er geen administratieve kaarten in deze lijst zijn terecht gekomen!

7 7 Afbeelding A: Lijst niet-actieve leners:

8 8 AFBEELDING B: LIJST VERDELEN CD S ZONDER ID-NUMMER In het eerste tabblad vind je een volledige lijst met per beschrijving: Het recordnummer De locatie van de bibliotheek die het bezit moet controleren en De titel In de kolommen daarnaast zie je een teller met hoeveel materialen per locatie werden verdeeld. In de andere tabbladen werd de lijst uitgesplitst per locatie uitgesplitst. Per materiaal vind je Het recordnummer De titel Het jaar van uitgave (om oudere cd s er makkelijk uit te halen Het plaatskenmerk (als je hierop sorteert dan staan de cd s gegroepeerd zoals in de bibliotheek) De barcode Aanduiding laatste bibliotheek met bezit

9 9 Afbeelding B 1 : Lijst verdelen cd s zonder Id-nummer (algemene verdeellijst)

10 10 Afbeelding B 2 : Lijst verdelen cd s zonder Id-nummer (aparte tab per locatie)

11 11 Afbeelding B 2 : Lijst verdelen cd s zonder Id-nummer (goedkeuren record)

12 12 Afbeelding B 2 : Lijst verdelen cd s zonder Id-nummer (goedkeurde records)

Vergelijkbare documenten

Handleiding noodsysteem WINCIRC

Cultuur Streekgericht Bibliotheekbeleid Handleiding noodsysteem WINCIRC Laatst bijgewerkt: maandag 10 januari 2011 Noodsysteem WINCIRC 1. Verloop bij onderbreking Contactgegevens Provincie stefaan.froyman@west-vlaanderen.be,