Greet Jansen 03/ Handleiding GEBRUIK LEDENBEHEER BADMINTON VLAANDEREN

Transcriptie

1 Greet Jansen 03/ Handleiding GEBRUIK LEDENBEHEER BADMINTON VLAANDEREN

2 Inhoudsopgave Inloggen in het ledenbeheer... 3 Clubgegevens raadplegen en wijzigen... 3 De gegevens van de club aanpassen... 3 De factuur raadplegen... 3 Een sporthal toevoegen... 3 De gegevens van de sporthal wijzigen... 3 Overzicht van de leden... 4 Statistieken raadplegen... 4 Het klassement van een speler raadplegen... 4 Exporteren van ledenlijsten en andere overzichten... 4 Een lidmaatschap aanmaken, hernieuwen en functies toevoegen... 4 Schematisch overzicht... 4 Lidmaatschappen en functies toevoegen... 5 Verkorte procedure... 6 Een lid, lidmaatschap of functie verwijderen... 6 Een lid een sturen... 6 Het adres of andere gegevens van een lid aanpassen... 7 Het statuut aanpassen van een speler... 7 Een lid helpen bij het aanmaken of wijzigen van de account... 7 FAQ... 7 Versie p.2

3 Inloggen in het ledenbeheer Elke secretaris heeft de login gegevens ontvangen om zich aan te melden bij het ledenbeheer. Indien een ander bestuurslid verantwoordelijk is voor het ledenbestand dan kan er voor deze persoon een aparte login aangemaakt worden. Let op, we laten niet meer dan 3 login s toe per club. Wijzigt de secretaris dan moet je voor de nieuwe secretaris nieuwe login gegevens aanvragen. Ga naar Klik rechts bovenaan de website op inloggen. Vul hierna je login gegevens in (en vink het vakje volgende keer automatisch inloggen aan), klik op login. Scrol in het menu onder je naam naar beheer en kies voor PlayerDB: je club Je bent nu ingelogd in het ledenbeheer systeem van je club. Clubgegevens raadplegen en wijzigen De gegevens van de club aanpassen Klik op het tabblad profiel Pas de gegevens aan Klik op opslaan De factuur raadplegen Klik op de laatste tab (Facturen) Selecteer Alle seizoen debet nog niet betaald (voor openstaande facturen) of debet betaald (voor reeds betaalde facturen), klik op zoeken Je kan je factuur bekijken of printen door op het pijltje te klikken die voor je factuur gegevens staan Een sporthal toevoegen Klik op het tabblad locaties Klik op nieuwe locatie aanmaken Vul de naam van de sporthal in en geef het aantal banen in, optioneel kan je ook een omschrijving toevoegen. Klik op volgende. Pas de adresgegevens aan. Klik op volgende. Pas de contactgegevens aan. Klik op volgende. Duid de speeldagen aan en geef per dag het aanvangsuur en begin uur op. Klik op opslaan. De gegevens van de sporthal wijzigen Klik op het tabblad locaties Klik op de naam van de sporthal Klik op Locatie bewerken (klik op locatie verwijderen indien je club niet meer actief is in deze sporthal). Verander de naam van de sporthal, optioneel kan je ook een omschrijving toevoegen. Klik op volgende. Pas de adresgegevens aan. Klik op volgende. Pas de contactgegevens aan. Klik op volgende. Duid de speeldagen aan en geef per dag het aanvangsuur en beginuur op. Klik op opslaan. Versie p.3

4 Overzicht van de leden Statistieken raadplegen Klik op het tabblad statistieken Kies in het drop down menu het gewenste overzicht Het klassement van een speler raadplegen Klik op het tabblad leden Klik op de naam van het gewenste lid Klik op klassement Exporteren van ledenlijsten en andere overzichten Klik op het tabblad exporteren Kies het gewenste overzicht, klik op het excel icoontje om de lijst aan te maken en te downloaden. Een lidmaatschap aanmaken, hernieuwen en functies toevoegen Schematisch overzicht Alle toevoegingen van lidmaatschappen (bestaand lidnummer of nieuw lidnummer) verlopen via dezelfde knop. Voor het toekennen van functies (bestuursfunctie, trainersfunctie, ) kan je dezelfde knop gebruiken. LIDMAATSCHAP BIJMAKEN Je volgt hiervoor de procedure lidmaatschap toevoegen. VOLLEDIGE PROCEDURE HERAANSLUITNG COMPLEET NIEUW RECORD VERKORTE PROCEDURE Het programma detecteert zelf of het lidmaatschap al bestaat in de database. Je kiest dan voor een heraansluiting, waarbij het profiel van de speler behouden blijft. Is de speler nog niet gekend is, dan moet het record nog worden ingevuld. Staat de speler al in je beheer (actieve of inactieve speler), dan kan je de verkorte procedure gebruiken om functies toe te kennen. Dit is vooral handig om trainers, bestuurders en KYU-bandjes aan te duiden. Versie p.4

5 Lidmaatschappen en functies toevoegen Klik bovenaan op Lid toevoegen Vul de persoonsgegevens in van het lid Duid de aanvullende informatie aan. Klik op volgende. Situatie 1: De spelersgegevens bestaan al in de database. Je ziet op het scherm de naam en het lidnummer van het bestaande profiel. Volg de procedure heraansluiting. Situatie 2: Het spelersprofiel bestaat nog niet. Vervolledig in dit geval de nodige informatie volgens procedure 2. Situatie 1: heraansluiting Klik op grijze balk met de naam van de speler. Kies het statuut van de speler (recreant, competitiespeler, jeugd). In 2016 kunnen spelers geboren in 1998 of later het statuut jeugd krijgen. Wie eerder geboren wordt, moet kiezen tussen competitiespeler of recreant. Ook jeugdspelers die deelnemen aan volwassenen tornooien of aan de competitie moet je aanduiden als competitiespeler. Klik op opslaan. Het nieuwe lid werd nu ingegeven. Ga naar het tabblad validatie om de goedkeuring van de leden aan te vragen. Controleer of alle gegevens correct zijn en vraag de validatie aan. Vink achter de naam van de speler het vakje aan of kies voor het vakje naast alles selecteren (onderaan) indien je meerdere spelers hebt ingegeven. Klik daarna op valideren. Heraansluitingen kan je niet in 1 keer valideren. Scrol over het pijltje links naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. De validatie wordt de eerst volgende werkdag door Badminton Vlaanderen gecontroleerd en indien correct, goedgekeurd. Moet je later toch nog een wijziging doen (bijvoorbeeld het adres), dan kan dat opnieuw nadat Badminton Vlaanderen het spelersprofiel heeft gevalideerd. Situatie 2: nieuw record aanmaken Klik op OK, doorgaan. Klik op volgende. Vul de adresgegevens in van het nieuwe lid. Klik op volgende. Vul de contactgegevens in van het nieuwe lid. Klik op volgende. Duidt de functie aan van een nieuw lid. Voor een speler is dit standaard de spelers functie. Geef het klassement in van de speler. Elk nieuw lid start met het D klassement in de drie disciplines. Kies het statuut van de speler (recreant, competitiespeler, jeugd). In 2016 kunnen spelers geboren in 1998 of later het statuut jeugd krijgen. Wie eerder geboren wordt, moet kiezen tussen competitiespeler of recreant. Ook jeugdspelers die deelnemen aan volwassenen tornooien of aan de competitie moet je aanduiden als competitiespeler. Klik op opslaan. Het nieuwe lid werd nu ingegeven. Ga naar het tabblad validatie om de goedkeuring van de leden aan te vragen. Controleer of alle gegevens correct zijn en vraag de validatie aan. Vink achter de naam van de speler het vakje aan of kies voor het vakje naast alles selecteren (onderaan) indien je meerdere spelers hebt ingegeven. Klik daarna op valideren. Versie p.5

6 Heraansluitingen kan je niet in 1 keer valideren. Scrol over het pijltje links naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. De validatie wordt de eerst volgende werkdag door Badminton Vlaanderen gecontroleerd en indien correct, goedgekeurd. Moet je later toch nog een wijziging doen (bijvoorbeeld het adres), dan kan dat opnieuw nadat Badminton Vlaanderen het spelersprofiel heeft gevalideerd. Verkorte procedure Staat de speler al in je database, dan kan je op een kortere manier een functie toewijzen. Klik op het tabblad leden. Kijk ik de lijst, of typ de naam van de speler in. Klik op de naam van de speler bij wie je een extra functie wil toevoegen. Klik bovenaan op nieuw lidmaatschap. Vul bij groep (een deel van) je clubnaam in en klik op selecteer. Kies de functie die je wil toekennen en klik op opslaan. De nieuwe functie werd nu ingegeven. Ga naar het tabblad validatie om de goedkeuring/validatie aan te vragen. Vink achter de naam van de speler het vakje aan of kies voor het vakje naast alles selecteren (onderaan) indien je meerdere spelers hebt ingegeven. Klik daarna op valideren. Heraansluitingen kan je niet in 1 keer valideren. Scrol over het pijltje links naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. De validatie wordt de eerst volgende werkdag door Badminton Vlaanderen gecontroleerd en indien correct, goedgekeurd. Moet je later toch nog een wijziging doen (bijvoorbeeld het adres), dan kan dat opnieuw nadat Badminton Vlaanderen het spelersprofiel heeft gevalideerd. TIP: De verkorte procedure kan je ook gebruiken na de schrappingsperiode wanneer exspelers zich opnieuw aanmelden. In het tabblad leden zet je het vak alleen actieve op elke status. Ook wie geen lid meer is, is nu zichtbaar. Een lid, lidmaatschap of functie verwijderen Een lid verwijderen gedurende het kalenderjaar is niet mogelijk door de clubs. Dit kan enkel na schriftelijke aanvraag bij Badminton Vlaanderen in geval van een geschil of overlijden. De clubs kunnen de spelers die geen lid meer zijn schrappen tussen 1 januari en 20 januari. Hierna wordt de factuur opgemaakt voor de lidgelden van het jaar. Om een functie te verwijderen klik je op het tabblad leden. Klik op het kruisje voor de naam van de spelers van wie je de bestuursfunctie wil verwijderen. Scroll over het pijltje en klik op stoppen bij de functie van de speler die je wil verwijderen. Een lid een sturen Klik op het tabblad leden Klik op de naam van het gewenste lid Klik op Vul je onderwerp en inhoud in en klik op verzenden. Versie p.6

7 Het adres of andere gegevens van een lid aanpassen Klik op het tabblad leden Klik op de naam van het gewenste lid Klik op het tabblad profiel Pas de gegevens aan en klik op opslaan Het statuut aanpassen van een speler Klik op het tabblad leden Klik op de naam van het gewenste lid Klik bij actieve lidmaatschappen op het potloodje onder wijzigen voor de spelers functie van het lid Enkel wijzigingen van recreant en jeugd naar competitiespeler zijn mogelijk Ga naar de validatiepagina van het systeem. Scrol over het pijltje naast de naam van de speler en klik op validatie aanvragen om de aanvraag te voltooien. Geef je meerdere spelers tegelijk door. Vink dan het vakje naast alles selecteren aan en klik daarna op valideren. De aanvraag van een nieuwe functie zal moeten goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. Een lid helpen bij het aanmaken of wijzigen van de account Spelers kunnen zelf een eigen account aanmaken. Hiervoor klikken zij op onze homepage ( op de knop inloggen. Spelers moeten hiervoor wel hun lidnummer kennen. Wie een account heeft maar de loginnaam of paswoord niet meer kent kan dit links aangeven. Lukt het niet, dan kan de secretaris helpen. Om een account aan te maken waarbij een speler de basisgegevens kan inkijken/wijzigen en zich kan inschrijven voor tornooien doe je het volgende: Klik op het tabblad leden Klik op de naam van het gewenste lid Klik op het tabblad account. Heeft de speler nog geen account, klik dan op account genereren, vul dan het e- mailadres in en klik op opslaan. Let op: de vakken adres in account en in het spelersprofiel zijn verbonden. Zet hier dus niet een account van een trainer, maar vul hier het adres van de speler in. Is de speler zijn bestaande accountgegevens vergeten, dan kan je via de knop verstuur herstel een login en paswoord opsturen naar het opgegeven e- mailadres. Je kan het hier ook wijzigen. FAQ Waar kan je aan -of opmerkingen doorgeven i.v.m. het verbeteren of aanpassen van het ledenbeheer. Bij Greet Jansen via mail of telefonisch op 03/ Is het mogelijk om eigen Excel-lijsten met leden te importeren in het ledenbeheer? Dit is niet mogelijk. Onze club werkt al lange tijd met een eigen Excel-ledenlijst. Als ik de leden nog online moet invullen, heb ik dan geen dubbel werk? Versie p.7

8 In het ledenbeheer van Badminton Vlaanderen kan je alle gegevens van je leden beheren. De invulvelden zijn zeer uitgebreid. Een ledenlijst kan je eenvoudig in Excel exporteren. Een eigen lijst in Excel of acces bijhouden wordt zo overbodig. Enkel spelers die al aangesloten bij een andere club (de moederclub) hou je apart bij op een lijstje. Kan ik het statuut van een speler wijzigen? Ja, je kan het statuut van een recreant of jeugdspeler ombuigen naar competitiespeler. Omgekeerd is dit niet mogelijk. De aanvraag moet goedgekeurd worden door Badminton Vlaanderen. Hoe je het statuut aanpast kan je lezen in de handleiding. Kan je bij een heraansluiting (gekend record) de adres -en contactgegevens wijzigen? Je kan deze gegevens niet wijzigen bij de aanvraag. Zodra het oude lidmaatschap is goedgekeurd, kan je de gegevens wijzigen in het profiel van de speler. Kan ik zelf leden schrappen in het ledenbestand? Tijdens de periode van 1 tot 20 januari, voorafgaand aan de facturatie, kunnen de clubs de personen die geen lid meer zijn, schrappen. Leden schrappen tijdens het jaar kan enkel door Badminton Vlaanderen en wordt slechts in uitzonderlijke gevallen doorgevoerd. Ik ben mijn wachtwoord kwijt, wat nu? Klik op de inlogpagina op wachtwoord achterhalen. Daarna geef je de login en je adres in. Er zal je dan een nieuw wachtwoord opgestuurd worden. Ik ben mijn login gegevens kwijt of heb geen login ontvangen. Stuur een mail aan greet@badmintonvlaanderen.be, zij zal je de login gegevens opnieuw verzenden. Vermeld bij de aanvraag duidelijk het adres waarop de login gegevens moeten verzonden worden. Ik heb een fout gemaakt bij het ingeven van het lid. Kan ik deze gegevens wijzigen? Indien je een basis fout gemaakt hebt bij het ingeven van de gegevens van een nieuwe speler doorloop je best de volledige aanvraagprocedure. Zodra het lid is gevalideerd door Badminton Vlaanderen kan je de gegevens van de speler wijzigen. Lukt het niet om de wijziging door te voeren, neem dan contact met ons op. Onze club wijzigt zijn secretaris. Verandert de login automatisch mee? Nee, na het ingegeven van een nieuwe secretaris moet een nieuwe account aangemaakt worden. Deze kan je aanvragen door een mail te sturen naar greet@badmintonvlaanderen.be. Geef onderling geen paswoorden door. De login is namelijk aan je eigen profiel gekoppeld. Een ander bestuurslid dan de secretaris verzorgt de ledenverwerking. Kan deze persoon toegang krijgen tot het ledenbestand? De secretaris kan ervoor kiezen om een assistent aan te duiden die het ledenbestand mee beheert. Het is ook mogelijk dat de secretaris het ledenbeheer volledig toevertrouwt aan een ander bestuurslid. Voor deze (extra) beheerder kan een account worden aangemaakt door Badminton Vlaanderen. Deze kan je aanvragen door een mail te sturen naar greet@badmintonvlaanderen.be. Geef je eigen logingegevens niet door. De extra toegang wordt namelijk steeds gekoppeld aan de eigen persoonlijke account. Versie p.8