Verslag infosessie eengemaakt bibliotheeksysteem 22 maart 2017

Transcriptie

1 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart Verslag infosessie eengemaakt bibliotheeksysteem 22 maart 2017 Deelnemers 1 Inleidende presentatie 2 Vragen 3 1. Hoe is het bestek opgebouwd? 3 2. Wat wordt verwacht van de offerte? 4 3. Hoe wordt de offerte beoordeeld? 4 Prijsopgave 4 Planning en projectaanpak 4 4. Wat is de verdere planning? 6 Deelnemers Paul Lucassen - Manager Development and Technology Marcel Wijngaard - Productmanager Nander Lankhorst Salesmanager Ellen Hartman Library Consultant Joep Bastiaans Senior Accountmanager Paul Clemens - development manager Infor Christoph Vereecke - chief commercial officer Cevi Filip Trenson - sales manager Infor Tom Sørensen, Lead Architect Library & Learning John Hahn Pedersen, Bid Manager, Commercial & Legal Services Cevi / Infor Cevi / Infor Cevi / Infor Systematic Systematic Henrik Bang, Senior Manager Business Development, Library & Learning Systematic Geert Huysmans: Ciblis, COO Tom Tabruyn: Ciblis, Head of Development Jan Corthouts: Universiteit Antwerpen, Head of Library Automation Evy De Wulf Business Consultant LIBISnet Gijs Noels Business Consultant LIBISnet Bart Peeters Hoofd Uitbating LIBIS Jo Rademakers Diensthoofd LIBIS Ciblis-Cipal-UA-Imec Ciblis-Cipal-UA-Imec Ciblis-Cipal-UA-Imec Alle deelnemers gaan akkoord met mondelinge toelichting in het Engels gedurende de meeting. Tijdens de meeting wordt de inleidende presentatie zowel in het Nederlands als in het Engels geprojecteerd. Vragen kunnen worden gesteld in het Nederlands of het Engels.

2 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart Behoudens andersluidend aangegeven door de Aanbestedende Dienst, zal de informatie verstrekt in dit verslag geacht worden overeen te stemmen met de bepalingen van het Bestek. In geval van tegenstrijdigheid, primeert het Bestek. Inleidende presentatie Zie bijlage.

3 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart Vragen 1. Hoe is het bestek opgebouwd? Vraag: Kunnen we over het bestek in de tweede vragenronde nieuwe vragen stellen of moeten ze voortbouwen op de vragen uit de eerste vragenronde. Antwoord : In de tweede vragenronde mogen nieuwe vragen worden gesteld. Vraag : Biedingsleidraad p.30: De beoordeling van de vier subcriteria zal door de Aanbestedende Dienst gebeuren aan de hand van een (per subcriterium en desgevallend subsubcriterium afzonderlijke) beschrijvende en samenvattende nota, opgesteld door de Kandidaat (zie 3.3). De Kandidaat gaat hierbij grondig en gedetailleerd te werk. De eerste en de tweede zin lijken wat tegenstrijdig. Antwoord: we bedoelen niet dat er een extra samenvattende nota per sub- of subsubcriterium moet zijn, we vragen een duidelijk, grondig en to the point (en dus geen te uitvoerig) antwoord per vraag. Met duidelijk bedoelen we ook geen te vage verwijzingen naar bijlagen, de verwijzing dient specifiek te zijn. Vraag: De planning is in grote lijnen 6 maanden per fase? Antwoord : Ja, dat is de voorgestelde planning. De Kandidaten kunnen een scherpere planning voorleggen, mits wordt onderbouwd dat die realistisch en haalbaar is. Een scherpere planning die als realistisch en haalbaar wordt beoordeeld, kan aanleiding geven tot een betere score op het subcriterium Planning en projectaanpak. Vraag: (Over de minimale eisen) Kan je aangeven dat je bijv. 90% van een functionaliteit hebt? Antwoord: Neen. Een dergelijk niveau van granulariteit is niet voorzien in het antwoordformulier. Minimale vereisten heb je, of heb je niet. Als het niet 100% nu klaar is, dan zet je pas een 1 in een volgende fase. Vraag: (Over de term sheet, intellectuele rechten van ontwikkelingen) Wat gebeurt met de intellectuele rechten van de software die wordt ontwikkeld in samenwerking met Cultuurconnect? Antwoord : De term sheet contractuele bepalingen stelt in artikel 16.4 dat In geval de Opdracht de ontwikkeling van nieuwe producten, procédés, systemen, programma s, software,... op vraag (en op maat) van de Opdrachtgever met zich mocht brengen (hierna Werkproducten ), dan wordt de Opdrachtgever hiervan, en van de daarvan afgeleide producten, van rechtswege eigenaar en de vergoedingen betaald onder de Overeenkomst dekken de overdracht van de intellectuele eigendomsrechten in deze Werkproducten en de daarvan afgeleide producten. De dienstverlener kan hierop opmerkingen formuleren en wijzigingen voorstellen, alsook toelichten welk (financieel) voordeel deze gebeurlijke wijzigingen zouden opleveren in hoofde van de aanbestedende dienst (zie Biedingsleidraad, 4.6 Suggesties betreffende het contractueel kader). De aanbestedende dienst is zeker bereid om samen na te denken over afwijkende of

4 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart alternatieve scenario s die voldoende comfort bieden voor de dienstverlener enerzijds, maar anderzijds zeker ook voldoende garantie bieden aan de aanbestedende dienst in termen van onafhankelijkheid en continuïteit. 2. Wat wordt verwacht van de offerte? Geen vragen. 3. Hoe wordt de offerte beoordeeld? Prijsopgave Vraag: (Over de bijlage Antwoordformulier Prijsopgave) Is er een automatische berekening van de jaarlijkse kost voor onderhoud? Antwoord: Ja, voor onderhoud is een aparte kolom elk volgend jaar voorzien in de tabel, en de totalen van die kolom worden automatisch berekend in de tab voor de Totaalprijs. Wie afwijkt van de voorgestelde planning (en dus een scherpere planning vooropstelt), zal eventueel manueel aanpassingen moeten doen in de tab Totaalprijs. Vraag: (Over de bijlage Antwoordformulier Prijsopgave, migratie) Bij de berekening van de eenheidsprijs per migratie houden jullie geen rekening met het feit of je van je eigen systeem vertrekt of niet? Antwoord: We willen inderdaad een eenheidsprijs per migratie, los van de systemen waaruit wordt gemigreerd. We weten immers niet hoeveel bibliotheken er daadwerkelijk zullen aansluiten op het EBS. Er is wel een onderscheid tussen een bibliotheek van type a (op het PBS) en een bibliotheek van type b (niet op het PBS). Vraag: (Over de bijlage Antwoordformulier Prijsopgave, migratie) Moeten de dienstverleners de eenheidsprijs van een migratie schatten nog voor de migratie van de 4 systemen in de POC? Antwoord: Ja, inderdaad. We gaan ervan uit dat alle dienstverleners voldoende ervaring hebben met migratie (los van de systemen waaruit wordt gemigreerd) om een eenheidsprijs te kunnen maken. Planning en projectaanpak Vraag: (Over Planning en projectaanpak, migratiegolven) Betekent dat dat de mogelijkheid voorzien is dat in een migratiegolf bibliotheken uit verschillende PBS-en kunnen zitten? Of is een migratiegolf één PBS en enkele losse bibliotheken? Antwoord: Het principe is dat per migratiegolf 1 PBS aan bod komt. Er zal geen mix zijn van bibliotheken uit verschillende PBS-en in eenzelfde migratiegolf. Vraag: (Over Planning en projectaanpak en Term sheet contractuele bepalingen, acceptatiemomenten) Wat is het acceptatiemoment van ontwikkelingen voor de proof of concept en eerste migratiegolf?

5 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart Antwoord: Zie artikel 20 van de Term sheet contractuele bepalingen: In de Overeenkomst tussen de Opdrachtgever en de Dienstverlener worden afdwingbare data voor de acceptaties vastgesteld. De fase Inrichting en proof of concept wordt provisioneel geaccepteerd Elke migratiegolf krijgt 3 subfasen van acceptatie: Operationele acceptatie: niet later dan 1 maand voorafgaand aan de geplande inproductiestelling Voorlopige oplevering: Niet vroeger dan na 2 maanden inproductiestelling en niet later dan 5 Definitieve oplevering: Ten vroegste 12 maanden na voorlopige oplevering Vraag: (Over Planning en aanpak en Term sheet contractuele bepalingen, acceptatiemomenten) Het contract kan worden stopgezet wanneer er geen acceptatie is van de Proof of concept? Antwoord: Inderdaad. Hetzelfde geldt voor de acceptatie van de eerste migratiegolf. Zie art. 20.2, alinea 4 van de Term sheet contractuele bepalingen. Vraag: (Over Planning en aanpak, Proof of concept) Wat verstaan jullie onder stresstesten, moet de stresstest op een geconfigureerd systeem, op welke schaal? Antwoord: De dienstverlener moet hiervoor zelf een strategie opstellen en aantonen dat de strategie voldoet (bv. load balancer inrichten die load kan verdelen over x instanties, horizontaal en verticaal schalen, enz.). Probeer voor de schaal rekening te houden met de volumes die worden gegeven in het bestek. Bijkomend kunnen we nog volgende informatie geven over de SIP2-load van de grootste bibliotheek (Antwerpen): ongeveer SIP2-berichten op een drukke dag (woensdag) ongeveer SIP2-berichten per week Als we dit op basis van het lenersaantal van Antwerpen ( leners = 5%) extrapoleren naar Vlaanderen (1,5 miljoen leners), komen we op 3,2 miljoen SIP2-berichten op een drukke dag en 15,6 miljoen SIP2-berichten per week. Hierbij gaan we ervan uit dat alle bibliotheken self-service automaten hebben, wat (nog) niet zo is. Vraag: (Over beoordeling gunningscriteria) Wat is het verschil tussen goed en zeer goed in de scores van de beoordeling van de functionele en niet-functionele vereisten? Antwoord: We scoren voor elke vraag het antwoord van de dienstverlener waarbij hij de kwaliteit van zijn oplossing aantoont. We gebruiken hierbij de verschillende elementen van kwaliteit van software (ISO 25010). Ook de kwaliteit van het antwoorden zelf (mate waarin het antwoord volledig en duidelijk is) is van belang. Goed is voldoende, Zeer goed is sterker, bv. de oplossing is zeer compleet, zeer gebruiksvriendelijk, zeer performant, zeer modulair,... Vraag: (Over beoordeling gunningscriteria) Zijn er scenario s om de gebruiksvriendelijkheid te demonstreren? Antwoord: Alle vragen naar de kwaliteit van de oplossing (functionele vereisten, niet-functionele vereisten en projecten) en scenario s voor productdemonstratie worden ook beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid (usability is een van de elementen van kwaliteit van software (ISO 25010)). Bij de niet-functionele vereisten is er bovendien ook een hoofdstuk

6 EBS - Verslag informatievergadering 22 maart Interface dat specifiek ingaat op minimale eisen (bv. responstijden, Nederlandse taal, ) en vragen over de kwaliteit van de interface (bv. navigatie-architectuur, foutberichten, ). Vraag: (over Functionele vereisten, Collectie) Moet het EBS het Open Vlacc datamodel gebruiken? Antwoord: Zoals in de vereisten vermeld (zie F-CO-CA-MI.2.) moet het bibliografisch formaat zo kunnen worden ingesteld dat het minstens alle velden (inclusief leader, controlevelden, indicatoren) kan bevatten uit het MARC21-gebaseerde Open Vlacc dataformaat (zie Open Vlacc dataformaat ) en één of meer velden voor lokale onderwerpen. De labels in de user interface voor invoer moet niet MARC21 zijn. Vraag: (over PR2 Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van bibliotheken) Kan een bibliotheek 3 jaar in een bepaalde groep zitten en er dan weer uitstappen? Antwoord: Ja, dat moet mogelijk zijn. Bij PR2 staat vermeld: Dit impliceert dat de configuratie gaandeweg steeds zal wijzigen. Er zullen nieuwe groepen gevormd worden, er zullen bibliotheken uit een groep stappen en tot een andere groep toetreden, er zullen groepen evolueren van een samenwerkingstype Groep 2 naar een Groep 3,... De dienstverlener dient hiermee om te kunnen gaan. Vraag: (over PR8 Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding) Hebben jullie een idee over het aantal gemeentelijke boekhoudsystemen? Hebben jullie een idee over het systeem waarmee de piloot moet uitgevoerd worden? Antwoord: Nee, er zijn veel systemen in omloop. Het project gaat enkel om een piloot met één gemeente en één boekhoudsysteem. Er is nog geen piloot bepaald. 4. Wat is de verdere planning? Vraag: Wat kunnen we verwachten van de onderhandelingen? Hoeveel rondes, wordt er een BAFO gevraagd? Antwoord: Er is geen beperking gesteld op het aantal mogelijke onderhandelingsronden. Op grond van de resultaten van de beoordeling van de eerste offertes kunnen dienstverleners uitgenodigd worden om deel te nemen aan één of meerdere onderhandelingsronden. Zij kunnen dan worden gevraagd om een gewijzigde offerte in te dienen, met het oog op optimalisatie van de eerste offertes die hoe dan ook steeds het vertrekpunt van onderhandelingen vormen. De onderhandelingen kunnen alle aspecten van de opdracht beslaan, zowel aspecten die in het kader van de beoordeling op basis van de gunningscriteria effectief gescoord worden (prijs, planning en projectaanpak, kwaliteit van de oplossing), als aspecten die op zich geen deel uitmaken van de beoordeling van de offertes op basis van de gunningscriteria (zoals bijv. eenheidsprijs voor de inzet van verschillende profielen,...). Zie verder ook 2.8 van de Biedingsleidraad.