MEERJAREN PERSPECTIEF VASTGOED

Transcriptie

1 PROJECTOPDRACHT - MPV MEERJAREN PERSPECTIEF VASTGOED VAN KRALEN NAAR KETTING 26/5/2014 Eenheid Vastgoed & Grond Gemeente Apeldoorn Samenstellen van een Meerjaren Perspectief Vastgoed, op basis waarvan de Raad haar controlerende- en kaderstellende rol met betrekking tot het Vastgoed in gemeentelijk eigendom kan uitvoeren. Project Meerjarenperspectief vastgoed Bestuurlijk opdrachtgever Olaf Prinsen Projectcode-fase Ambtelijk opdrachtgever Dennis Lacroix Startdatum 1 juli 2014 Projectmanager Marco Einddatum 1 juli 2015 Akkoord Opdrachtgever Opdrachtnemer

2 Meerjaren Perspectief Vastgoed (MPV) EENHEID VASTGOED & GROND GEMEENTE APELDOORN Wat is de aanleiding? Op 14 november 2013 heeft de gemeenteraad van Apeldoorn het college verzocht om met ingang van het jaar 2014 een MPV aan de raad voor te leggen (Motie 26 Meerjarenperspectief Vastgoed). Het College heeft aangegeven in beginsel positief te staan tegenover de opgave. Wel is aandacht gevraagd voor de ambtelijke capaciteit die dit vraagt. Achtergrond Met het vaststellen van de Vastgoednota Vastgoedbedrijf heeft de raad begin 2010 besloten tot een professionaliseringtraject voor het gemeentelijke vastgoed. Er is gekozen voor een centraal gemeentelijk vastgoedbedrijf dat actief stuurt in de vastgoedportefeuille met bijbehorende taakstelling. De afgelopen jaren zijn er grote stappen gezet in het formuleren van beleidskaders en het professioneel beheren van de portefeuille. Er bestaat een beter inzicht in de gemeentelijke vastgoedportefeuille en er zijn keuzes gemaakt t.a.v behouden en afstoten van ons vastgoed (Kadernota Vastgoed december 2012). In 2013 is invulling gegeven aan deze verkoopopgave door het instellen van een verkoopteam en het openen van een winkel Kavels&Panden (2014). Ook is een start gemaakt met het versneld verkopen van ons oneigenlijk woningbezit (2014). Daarnaast is in de scenario-analyse van 2013 een eindbeeld geschetst. Met deze stappen is er een fundament gelegd voor een meer effectieve vastgoedorganisatie binnen de gemeente Apeldoorn. Het Vastgoedbedrijf Apeldoorn (VGA) is daarmee op de goede weg, maar er is ook nog veel te doen. Het zwaartepunt van de gezette stappen liggen op het beheren en in stand houden van het vastgoed en het beschrijven van beleidskaders. Het gesprek en de discussie over het gemeentelijk vastgoed met de Raad speelt al enige tijd als thema bij de raad. In oktober 2013 is in de PMA tweemaal gesproken over het thema vastgoed. Aanleiding was een raadsbrief met de stand van zaken rondom de drie centrale thema s c.q. opgaven: Sturing en regie op vastgoed, verkoopopgave en de realisatie van de taakstelling. Deze gesprekken met de Raad hebben geleid tot de motie (26 MPV- 14 november 2013) om met ingang van het jaar 2014 een MPV aan de raad voor te leggen. De Raad verzoekt daarmee om een instrument om inzicht en transparantie in de vastgoedportefeuille te krijgen. Wat is het belang? De Gemeente Apeldoorn heeft een veel vastgoed in eigendom. Veel van dit vastgoed is nodig voor het vervullen van wettelijke taken en het bereiken van onze eigen gemeentelijke beleidsdoelstellingen voor onder andere onderwijs, sport, welzijn, cultuur en de eigen huisvesting van medewerkers. De gemeente Apeldoorn heeft circa 340 objecten in eigendom. Daarvan bevinden zich circa 220 objecten in het Vastgoedbedrijf (beheer) en circa 120 in het Grondbedrijf (ontwikkel). Daarnaast heeft de gemeente een economisch claimrecht op circa 100 schoolgebouwen, waarvan het juridisch eigendom voor het merendeel bij de scholen ligt. Pas als deze leegkomen vallen ze terug aan de gemeente. Dit gemeentelijke vastgoed in eigendom vertegenwoordigt een grote waarde. Financieel gaat het alleen al om een boekwaarde van 220 mln. Financiën zijn weliswaar belangrijk, maar slechts één aspect. Vastgoed vertegenwoordigd naast een financiële waarde een belangrijke maatschappelijke- en een politiek-bestuurlijke waarde. Pagina 1

3 Wat is de opdracht? De Raad heeft, gelet op de omvang en complexiteit van het vastgoed, behoefte aan een document aan de hand waarvan de Raad haar controlerende- en kaderstellende rol beter kan uitvoeren. Het doel van het MPV sluit daarmee aan bij MPG: De financiële stand van zaken en ontwikkelingen van deelportefeuilles inzichtelijk te maken, zodat hierover verantwoording afgelegd kan worden over de financiële stand van zaken en het gevoerde Vastgoedbeleid. Op basis hiervan kunnen integrale beslissen naar de toekomst genomen worden. Kortom transparantie en inzicht. In dit Pva wordt het proces hiertoe uiteengezet. Samenstellen van een Meerjaren Perspectief Vastgoed, op basis waarvan de Raad haar controlerende-en kaderstellende rol met betrekking tot het Vastgoed in gemeentelijk eigendom kan uitvoeren? Wat ligt er als het klaar is? - Strategie per categorie vastgoed: doorexploiteren, verkoop, sloop, herontwikkelen - Uitwerking hoe uitvoering wordt gegeven aan strategie; o Doorexploiteren; hoe omgaan met gebruikers en huur o Verkoop; hoe en wanneer te verkopen, verkopen kan ook over 5 jaar.. o Sloop en herontwikkeling - Inzicht per categorie o Inzicht in vastgoedkosten o Inzicht in gebruikersexploitatie o De knoppen waaraan valt te draaien. De Aanpak Onderstaand figuur geeft schematisch de werkwijze voor het gemeentelijke vastgoed in de totstandkoming van het MPV weer. Onderscheiden worden 3 expertises nl. Strategie, Vraag en Aanbod. Het voldoen aan bestuurlijke doelen is het uitgangspunt (Strategie). Hierbij is het niet noodzakelijk om zelf vastgoed (stenen) in eigendom te hebben. Vastgoed is evenals grond een middel om bestuurlijke doelen te realiseren. Het doel is om met vastgoed in eigendom (Aanbod) zo veel mogelijk aan te sluiten bij de vraag naar vastgoed (Vraag) vanuit beleidsdoelstellingen. Om vraag en aanbod zo veel mogelijk in evenwicht te brengen wordt de vastgoedportefeuille strategisch, vanuit vastgestelde kaders, beheerd. Om het aanbod zo veel mogelijk op de vraag aan te laten sluiten, moet op de eerste plaats een volledig inzicht in het aanbod bestaan. De aanpak om tot een Meerjaren Perspectief Vastgoed te komen richt zich in 2014 op de onderdelen: 1. Kaderstelling: Het gaat hier om een herbevestiging en mogelijke aanpassing van bestaande kaderstelling gericht op het aanbod (kostendekkend verhuur aan doelgroepen van beleid, etc). 2. Aanbod vastgoed: Het ter beschikking hebben van relevante data van al het vastgoed is een ononderhandelbare basale randvoorwaarde om professioneel te kunnen werken. Pagina 2

4 Organisatie Het MPV is op de eerste plaats een product van het Vastgoedbedrijf. Daarnaast is het een product van de verschillende programmalijnen waarin vastgoed (stenen in eigendom, aanhuur, etc) een middel is om bestuurlijke doelen te realiseren. Bij de totstandkoming moeten zowel de accounthouders van de verschillende deelportefeuilles en de verhuurders aan de doelgroepen van beleid (programmalijnen) en het team FPC nauw bij betrokken zijn. De werkgroep MPV Marco : stuurt proces aan, verzorgt bestuurlijke traject en is eindverantwoordelijk. Patricia Jansen: schrijft het MPV (in samenwerking met werkgroepleden en accounthouders) zorgt samen met accounthouders voor beschikbaar komen van de benodigde informatie voor het MPV. Maarten Koldewijn/ Eric Wonink: verzorgt de financiële aansluiting objecten, jaarrekening, etc. Accounthouders Naast vaste leden van de werkgroep wordt gewerkt met zogenaamde accounthouders - Accounthouders van het Vastgoedbedrijf zijn voor de verschillende deelportefeuilles verantwoordelijk voor de informatie van de objecten in portefeuille (aanbod van vastgoed) - Accounthouders bij verschillende eenheden zijn verantwoordelijk voor de gegevens met betrekking tot verhuur aan doelgroepen van beleid en subsidiestromen (vraag naar vastgoed) Afstemmingsoverleg MPV Eenmaal in de twee weken vindt er een afstemmingsoverleg over het MPV plaats tussen Opdrachtgever Dennis lacroix, Teamleider Vastgoed Marlou Niewold en de werkgroep MPV. Wethoudersoverleg MPV Het MPV vormt eenmaal per maand een vast onderdeel op het informele wethoudersoverleg. De definitieve documenten worden vanzelfsprekend via reguliere besluitvorming gebracht. Deel portefeuille Aanbod Basisgegevens (technisch, financieel kosten/ inkomsten) Vraag - Verhuur doelgroep beleid Account VGA Fin./ Control Accounthouder 1. Onderwijs, Sport, Cultuur A. Spithoven E. Wonink/M. Koldewijn J. Dikkema, H. Geelen, J. van der Graaf 2. Parkeergarages, N. Haanstra E. Wonink/ M. Oscar Martijn huisvesting gem. personeel Koldewijn Portefeuille totaal/kaders/ Aanbod MPV M. M. 3. Accres W. Kramer E. Wonink/ M. Koldewijn 4. Grondbedrijf objecten + oneigenlijk woningbezit P. Klement E. Wonink/ M. Koldewijn Kinderboerderijen: P. Bennink). Ontmoeting + Zorg: M. Boogers/ V. Thunnissen Projectmanagers team PM M. M. Pagina 3

5 Fase 0 - Oriëntatiefase Voorafgaand aan het opstellen van dit plan van aanpak heeft er een interne brainstormsessie plaatsgevonden. Vervolgens zijn er een tweetal klankbordsessies met externe deskundigen gehouden. De uitkomsten van deze sessies zijn meegenomen in dit plan van aanpak Fase 1 Startbijeenkomst In deze eerste stap worden alle betrokkenen met betrekking tot de uitvoering van het MPV opdracht bijgepraat over de werkzaamheden. Plan van Aanpak MPV Afstemmen opdrachtgever Jansen / 9 juni Plan van Aanpak MPV Wethoudersoverleg Prinsen Jansen / 11 juni PVA toesturen aan betrokkenen Startbijeenkomst MPV Alle betrokken 16 juni In gesprek met Raad toelichten proces, afstemmen verwachtingen Jansen / Oktober Fase 2 Kaderstelling Vastgoed Gedragen Kaders In deze tweede stap worden de bestaande kaders met betrekking tot gemeentelijk vastgoed geactualiseerd en herbevestigt. De belangrijkste kaders voor het opstellen van het MPV zijn: Vastgoednota Spelregels Vastgoed VGA concrete uitwerking van vastgoednota A. Inventarisatie Kaders 1. Inzichtelijk maken welke kaders met de raad zijn afgesproken (kostendekkend verhuren, verhuur aan doelgroepen van beleid). Deze informatie komt uit het document Spelregels vastgoed. Juli 2. In notitie verwonderpunten en actuele ontwikkelingen beschrijven. Dit is afgesproken, maar het is de vraag of wij zo werken, of dit handig is, wellicht zou het ook anders kunnen 3. Ambtelijke+bestuurlijke bespreking van kaders (1+2) als opmaat voor geactualiseerde vaststelling Kaders voor uitwerking MPV B. Vaststelling Kaders 1. Vaststelling Kaders door de raad voor verdere uitwerking MPV Het gaat hier om een herbevestiging en mogelijke aanpassing van bestaande kaderstelling. Team Vastgoed Juli/Augustus September November Fase 3 Aanbod Vastgoed Financieel in control Pagina 4

6 Het doel in deze derde fase is om vanuit het aanbod van gemeentelijk eigendom op de financieel in control op de verschillende deel portefeuilles te zijn. Hiervoor worden de volgende stappen uitgewerkt: 1. Basisadministratie: De basisadministratie in het vastgoedbedrijf is op orde. Toch zijn er nog verbeteringen mogelijk. Doel is om de informatie op een logische, eenduidige wijze te rangschikken. Het gaat hierbij om het op orde te brengen van de basisadministratie per deelportefeuille. Van gegevens naar informatie - Technisch: kadastraal, opp, mjop en onderhoudscontract, verplichte rapportage (legionella, etc.) - Financieel: boekwaarde, Woz-waarde, herbouwwaarde, ozb, waterschapslaten, verzekering, huurinkomsten, marktwaarde, onderhoudskosten (jaarlijks, planmatig) - Huur: omvang van de portefeuille (aantal objecten) wie is de gebruiker (huurcontract, gebruiksovereenkomst, gegevens gebruiker, pachtcontract), Eigenaar/ verhuurder/ beheerder. 2. Categoriseren eigendom: Uit de basisadministratie volgt het inzicht welke objecten aan welke doelgroepen van beleid verhuurd worden. Vanuit dit inzicht is het vastgoed op object niveau definitief in de verschillende deelportefeuilles in te delen. Hierbij wordt de bestaande indeling in accounthouders gehandhaafd, met de volgende aanvulling in categorieën: Kernbezit (verhuur aan ambtelijke organisatie) maatschappelijk bezit (verhuur aan doelgroepen van beleid) strategisch bezit (vastgoed ten behoeve van ruimtelijke ontwikkelingen) overig bezit (af te stoten ongeacht de vraag of dit ) 3. Keuze maken voor vervolg inventarisatie eigendom: Doel: Vraag beantwoorden welke categorie vastgoed dieper geanalyseerd gaat worden. Het doel is om ons in eerste instantie te richten op het vastgoed waarin het grootste financiële belang zit (80/20 regel). De aanpak in deze fase vormt de basis voor de rest van de vastgoedportefeuille 4. Financieel inzicht: Financieel in control vanuit vastgestelde kaders (kostendekkend verhuren aan doelgroepen van beleid) als doelstelling. Om financieel in control te komen richt het proces in deze fase zich op het opzetten van (kostendekkende) exploitatiebegrotingen per object (accounthouders Vastgoedbedrijf). - Kostenbenadering: afschrijving, rente, woz, waterschap, verzekering, onderhoud, etc) - Inkomstenbenadering: contract, huur, marktwaarde, etc) Daarnaast moet er een inzicht komen aan de verhuurkant. - kostendekkende huurprijs/ subsidierelatie (accounthouders verhuur aan doelgroepen beleid) 1. Basisadministratie Vastgoed Accounthouder September (technisch, financieel, huur) VGA 2. Categoriseren Vastgoed Werkgroep MPV September Indeling in deelportefeuille kernbezit, maatschappelijk, + Accounthouders strategisch en overig bezit 3. Keuze maken voor vervolg inventarisatie eigendom welke categorie vastgoed analyseren? Op welke wijze kostendekkende exploitatie (in excel of database?, etc) Werkgroep MPV + Accounthouders September Pagina 5

7 4. Financieel inzicht Opzetten exploitatiebegroting per object Inzicht in subsidiestromen per object Projectopdracht Meerjaren Perspectief Vastgoed (MPV) Werkgroep MPV + Accounthouders December Fase 4 Samenvatting van de eerste inventarisatie en besluitvorming In fase 4 wordt de analyse van fase 3 samengevat in het Meerjaren Perspectief Vastgoed. Dit MPV gaat over een deel van de vastgoedportefeuille. Op basis hiervan wordt een keuze gemaakt om de analyse van Fase 3 uit te breiden voor de rest van de portefeuille. Inzicht voor de gekozen categorie vastgoed - vastgoedkosten, Feb. gebruikersexploitatie, knoppen waar aan te draaien valt Strategie voor de gekozen categorie vastgoed: - doorexploiteren, verkoop, sloop, herontwikkelen Bestuurlijke besluitvorming College en Raad Maart April/ mei 2015 Tijd/dekking Het MPV zal evenals het Meerjaren Perspectief Grondexploitatiedossier een gefaseerde ontwikkeling kennen. In het eerste jaar wordt gedacht aan een tijdsbesteding voor het gehele team vastgoed van uur. Hiervan zal de helft uit de bestaande formatie komen. Aanvullend zal naar verwachting 1000 uur inzet benodigd zijn. Pagina 6