1) Kan het college in kaart brengen waaruit de gemeentelijke vastgoedportefeuille van Ede bestaat?

Transcriptie

1 E. van Milligen wethouder Financiën Financiën Personeel en Organisatie Strategie & Onderzoek Informatie- en Automatiseringsbeleid Facilitaire Zaken Publiekszaken Grondzaken project Veluwse Poort Kunst en Cultuur Memo Aan : Gemeenteraad Van : Wethouder E. van Milligen Opgesteld door : Adrian Los Datum : 19 december 2013 Zaaknummer : 9213 Bijlage : Presentatie 12 december 2013 Onderwerp : Raadsvragen CDA d.d. 1 november 2013 (2013/24) Op 1 november 2013 heeft de fractie van het CDA, de heer Hillard Fredriks, raadsvragen gesteld in kader van artikel 43 van het reglement van orde van de gemeenteraad van Ede. De raadsvragen zijn mondeling beantwoord tijdens de besloten informatieve bijeenkomst van het college met de gemeentraad op 12 december Ik heb u toe toegezegd dat de door Adrian Los gegeven toelichting, op papier beschikbaar wordt gesteld. Hiermee is de beantwoording van de raadvragen afgedaan. 1) Kan het college in kaart brengen waaruit de gemeentelijke vastgoedportefeuille van Ede bestaat? Op 3 juli heeft B&W besloten het plan voor de nieuwe Vastgoedafdeling (Gemeente Ede vastgoedbeleid, 22 juni 2013) vast te stellen en heeft kennis genomen van het functieformatieplan. Vanaf medio 2013 is gewerkt aan de totstandkoming van een functionerende vastgoedorganisatie. Alle medewerkers die zich direct bezighouden met gemeentelijk vastgoed, zijn per 1 september 2013 organisatorisch en ook qua huisvesting bijeengebracht in de afdeling Vastgoed. Vanuit de huidige situatie wordt op gecontroleerde wijze toegewerkt naar de gewenste optimalisatie van de portefeuille. Er is een basisoverzicht met alle gemeentelijke gronden en panden. Tevens zijn er (verschillende) lijsten van alle objecten met de eigendoms-, de verhuur-, de exploitatie- en onderhoudsgegevens e.d. Er wordt nu gewerkt aan informatie op objectniveau en op totaaloverzicht op portefeuilleniveau. Het managementinformatiesysteem (Planon) wordt momenteel bedrijfsgereed gemaakt. Alle objectgegevens moeten daarna in dit managementsysteem worden verwerkt. De medewerkers krijgen opleidingen om met dit systeem te kunnen werken, inclusief het applicatiebeheer. De planning is dat alle voorhanden zijnde gegevens van alle objecten medio 2014 zijn verwerkt. 2) Wat zijn de functies van het vastgoed? De volgende deelportefeuilles zijn aanwezig. Eigen huisvesting. Vastgoed voor eigen gebruik en voor openbare orde en veiligheid. Ondersteuning van de interne organisatie en van de publieke dienstverlening. Gemeente Ede,Postbus 9022, 6710 HK Ede. Telefoon Bezoekadres: Bergstraat 4, Ede info@ede.nl. Website

2 E. van Milligen wethouder Financiën Financiën Personeel en Organisatie Strategie & Onderzoek Informatie- en Automatiseringsbeleid Facilitaire Zaken Publiekszaken Grondzaken project Veluwse Poort Kunst en Cultuur Maatschappelijk vastgoed. Welzijn, sport en recreatie, multifunctionele accommodatie en kunst & cultuur. Bijdragen aan de inhoudelijke sociaalmaatschappelijke beleidsdoelstellingen. Overig vastgoed. Monumenten. Overig vastgoed (inclusief landelijk vastgoed). Bescherming cultuurhistorische waarden zoals kerktorens, molens en schaapskooien. Divers, recreatief, staanplaatsen, Bos Natuur en Landschap beleid etc. 3) Zou het college het CDA een overzicht van de exploitatiekosten van het vastgoed op midden- en langere termijn (15 jaar), daarbij onderscheiden naar rente en afschrijving, beheer, groot en klein onderhoud voor de gemeente, kunnen sturen? Dit overzicht is momenteel nog niet te maken. De gegevens zijn wel aanwezig, maar nog verspreid in diverse overzichten en systemen. Er wordt nu per deelportefeuille gewerkt om deze inzichten te verkrijgen en actueel en inzichtelijk te krijgen. 4) Zijn voor het exploitabel houden van het gemeentelijk vastgoed de bestaande bestemmingsplannen toereikend of verwacht het college dat er functiewisseling nodig is? Het meest gemeentelijk vastgoed heeft de bestemming Maatschappelijke functie. Indien noodzakelijk voor functieverandering of afstoten kan het bestemmingsplan volgens de gebruikelijke procedure gewijzigd worden. 5) Hoe kijkt het college aan tegen het verwerven van vastgoed in de toekomst? Met welke visie worden welke panden aangekocht en met welk doel? Gemeentelijk Vastgoed is geen doel in zich, maar heeft altijd dominante beleidsondersteunende functie. We streven ernaar met een beter inzicht in de bestaande portefeuille deze steeds beter te gaan benutten. Indien dat niet anders kan, kan de gemeente overwegen nieuwe panden toe te voegen. Dit kan afhankelijk van vraag en beschikbaarheid door aanhuur, aankoop of nieuwbouw. Uitbreiding van de portefeuille vindt allen plaats na zorgvuldige advisering door de afdeling vastgoed en na de formele besluitvorming in college en raad. 6) Op welke wijze betrekt het college de drie decentralisatie in haar visie met betrekking tot vraag 5? Met de drie decentralisaties in het sociaal domein krijgt de gemeente een aantal nieuwe verantwoordelijkheden. Momenteel bereidt de gemeente zich voor op de uitvoering van taken die daarmee samenhangen. Een beperkt deel van deze taken zal worden opgepakt vanuit de huidige gemeentelijke accommodaties en loketfuncties zoals WMO en Werk en Inkomen maar het merendeel van de uitvoerende werkzaamheden zal in opdracht van de gemeente worden opgepakt door maatschappelijke organisaties en zorgaanbieders. Bij dit alles is de insteek dat er gebiedsgericht gaat worden gewerkt. Hier zal ook nieuwe huisvestingsvraag uit voortkomen. De nieuwe werkwijze voorziet erin dat de vraag goed wordt geformuleerd vanuit de beleidsvelden en dat de afd. vastgoed een passende oplossing voorstelt. Men is zich ervan bewust dat we hier tijdig beeld van moeten krijgen. Tegelijk zijn op dit moment nog niet alle consequenties in beeld van de drie decentralisaties. Gemeente Ede,Postbus 9022, 6710 HK Ede. Telefoon Bezoekadres: Bergstraat 4, Ede Website

3

4

5 Doel van deze presentatie: 1. Toelichting Gemeentelijk Vastgoed 2. Beantwoording vragen CDA

6 Centralisatie van Vastgoed Oude situatie Nieuwe situatie Beleid Beleid Beleid Beleid Beleid Beleid VG VG VG Vastgoed

7 Inrichtingsprincipes *Vastgoed als ondersteunend proces * Rolscheiding *Transparantie in financiën *Inrichten professionele vastgoedorganisatie

8 1) Functie Maatschappelijk Vastgoed Doelstelling ontmoeting, ontplooiing, opvang, ontspanning, enz. Realiseert Functie onderwijs, welzijn, zorg, cultuur, enz. Vervult Voorziening school, buurthuis, sportcentrum, kinderboerderij enz. Accommodeert Vastgoed schoolgebouw, sporthal, mfa,

9 2) Rolscheiding Integrale besluitvorming Verdeling middelen Opdrachtnemer Beleid voor vastgoed Portefeuillemanagement Aankoop en verkoop VG Contractbeheer VG Bouwheerschap Projectmanagement VG-beheer Beslisser en financier Eigenaar Huisvestingsvrager Opdrachtgever Voorzieningenbeleid Initiatieven Verdelen van budgetten Subsidie verstrekken Bepalen gebruik Toedelen ruimte Programmatisch beheer Gebruikers Gebruik Exploitatie Facilitair beheer

10 2) Rolscheiding: de dialoog Sociale structuurvisie Vastgoed strategie Strategisch Wijkvoorzieningen programma Portefeuille management Tactisch Voorzieningen contract / project Vastgoed Realisatie projecten / beheer Operatio neel Huisvestingsvrager Huisvestingsaanbieder

11 3) Financiële transparantie Beleid Subsidie Gebruiker Huur Huur Vastgoed Kosten vastgoed

12 4) Professionele organisatie Portefeuillestrategie Afdeling Vastgoed Projectmanagement Technisch beheer Commercieel beheer Administratief beheer Strategisch Tactisch Operationeel

13 Vastgoedportefeuille Eigen huisvesting Maatschappelijk Vastgoed Overig Vastgoed Vastgoed voor eigen gebruik en voor openbare orde en veiligheid Welzijn, sport en recreatie, multifunctionele accommodatie en kunst & cultuur. Monumenten Ondersteuning van de interne organisatie en van de publieke Dienstverlening Bijdragen aan de inhoudelijke sociaal-maatschappelijke beleidsdoelstellingen. Bescherming cultuurhistorische waarden zoals kerktorens, molens en schaapskooien Overig vastgoed (inclusief landelijk vastgoed Divers, recreatief, staanplaatsen, Bos Natuur en Landschap beleid etc.

14 Overzicht naar deelportefeuille Eigen Huisvesting 7 kantoren Maatschappelijk VG 21 welzijn 5 cultuur 74 scholen 41 sport 15 gymzalen 4 sportzalen 5 sporthallen 15 sportterreinen 2 zwembaden Overig Vastgoed 70 overig Vastgoed 124 monumenten en kunstwerken Onderhoud strategisch Vastgoed 49 objecten, w.o. 4 schuren

15 Vastgoedportefeuille naar type

16 Eigen Huisvesting in Ede stad

17 Platformplanning 1. Afdeling centraliseren 2. Overdracht deelportefeuilles 3. Financiële ontvlechting 4. Processen optimaliseren 5. Efficiënter beheer en onderhoud 6. Visie op de portefeuille

18 4) Vervolg: verdere verbetering

19 Vervolg: zelf doen of uitbesteden Beleid en strategie Coordinerend Management Wat? Hoe? Operationeel Alles in eigen hand Outtasking: Operationele (deel) uitbesteding Outsourcing: regieorganisatie Regieorganisatie Zelf doen, goede adequate invulling Uitbesteden

20 Vragen CDA 1. Kan het college in kaart brengen waaruit de gemeentelijke vastgoedportefeuille van Ede bestaat? 2. Wat zijn de functies van het vastgoed? 3. Zou het college het CDA een overzicht van de exploitatiekosten van het vastgoed op midden- en langere termijn (15 jaar), daarbij onderscheiden naar rente en afschrijving, beheer, groot en klein onderhoud voor de gemeente, kunnen sturen? 4. Zijn voor het exploitabel houden van het gemeentelijk vastgoed de bestaande bestemmingsplannen toereikend of verwacht het college dat er functiewisseling nodig is? 5. Hoe kijkt het college aan tegen het verwerven van vastgoed in de toekomst? Met welke visie worden welke panden aangekocht en met welk doel? 6. Op welke wijze betrekt het college de drie decentralisatie in haar visie met betrekking tot vraag 5?

21 Discussie en vragen