Formatieuitbreiding transitie sociaal domein

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Formatieuitbreiding transitie sociaal domein Programma Zorg & Welzijn Portefeuillehouder B. Frings Samenvatting De transitie van zorg & welzijn is per 1 januari 2015 ingegaan en we krijgen steeds meer zicht op de formatie die de nieuwe Wmo en Jeugdhulp vergt. De daadwerkelijke transformatie is een kwestie van jaren, waardoor we voorlopig moeten blijven investeren in de benodigde innovatie. De implementatie en begeleiding van de transformatie vraagt ook bij de gemeente om voldoende formatie op operationeel en beleidsmatig niveau. BW-nummer BW Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. MO10, Leonie Braks, 2480 Datum ambtelijk voorstel 31 augustus 2016 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. De formatie van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling met ingang van 1 oktober 2016 tijdelijk uit te breiden met 4,55 fte tot en met 31 december De formatie van de afdeling Wijkmanagement met ingang van 1 oktober 2016 tijdelijk uit te breiden met 0,33 fte tot 1 januari 3. De formatie van de afdeling Financiën met ingang van 1 oktober 2016 tijdelijk uit te breiden met 0,33 fte tot 1 januari. 4. De formatie van de afdeling Zorg en Inkomen met ingang van 1 januari 2017 tijdelijk uit te breiden met 10,77 fte tot en met 31 december De formatie van de afdeling Zorg en Inkomen met ingang van 1 januari 2017 structureel uit te breiden met 5,78 fte. 6. Begrotingswijziging BW vast te stellen. Steller Leonie Braks Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 4 oktober 2016 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.14 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder CV formatieuitbreiding transitie Wmo en Jeugdhulp docx

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling De transitie van zorg & welzijn is per 1 januari 2015 ingegaan en we krijgen steeds meer zicht op de formatie die de nieuwe Wmo en Jeugdhulp vergt. De daadwerkelijke transformatie is een kwestie van jaren, waardoor we voorlopig moeten blijven investeren in de benodigde innovatie. De begeleiding van de transformatie vraagt ook bij de gemeente om voldoende formatie op operationeel en beleidsmatig niveau. Het uitgangspunt om 1% van het rijksbudget te besteden aan uitbreiding van de lokale uitvoering van de transitie blijkt vooralsnog ontoereikend. 2 Juridische aspecten Aan dit voorstel zitten geen juridische aspecten. 3 Doelstelling Het doel van dit voorstel is om de extra formatie te financieren die nodig is voor een volwaardige vormgeving van de transformatie van zorg & welzijn. 4 Argumenten Het college heeft op 7 april 2015 besloten tot structurele uitbreiding van de ambtelijke formatie ten behoeve van de transitie met 13,2 fte (9,5 fte bij afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, 1,7 fte bij Juridische zaken en 1,7 fte bij Financiën) uitgaande van de reservering van 2% van het totale transitiebudget voor uitvoeringstaken, waarvan 1% regionaal (m.n. Regionaal Ondersteuningsbureau) en 1% lokaal binnen de eigen organisatie. Het uitgangspunt van 1% lokaal blijkt nu onvoldoende omdat het meer tijd vergt om de transformatie vorm te geven. In 2015 hebben we voor de nieuwe Wmo en Jeugdhulp (exclusief beschermd wonen GGZ) 1,7% besteed aan lokale uitvoeringskosten, waarvan ruim 0,7% voor tijdelijk extra inhuur. In 2017 stijgt dit percentage tijdelijk tot 2,5%. De uitvoeringkosten van beschermd wonen GGZ (Wmo) bij gemeente Nijmegen als centrumgemeente blijven in 2017 op het niveau van 1,4% met dit voorstel, omdat het budget in 2017 met bijna 4,5 miljoen is gestegen ten opzichte van Wij krijgen nu meer zicht op de werkelijke omvang van de opgave en stellen voor de formatie tot 1 januari en voor een beperkt deel structureel uit te breiden om de transformatie in al zijn facetten vorm te geven. De capaciteit die we a-structureel uitbreiden vullen we zoveel mogelijk in met een tijdelijke ambtelijke aanstelling en zo min mogelijk door middel van externe inhuur. Transitiedesk De transitiedesk is op de eerste plaats een helpdesk voor vragen van de sociaal wijkteams (SWT s), regieteams en Stips. Het gaat dan overwegend om complexe casuïstiek, bijvoorbeeld als er onduidelijkheid is over de vraag welke wet aan zet is (Wlz, Wmo, zorgverzekering en/of Jeugdwet). Aan de transitiedesk is tevens een tweewekelijks casuïstiekoverleg gekoppeld waar gezamenlijk vanuit verschillend disciplines (zorgprofessionals, contractmanagement, juridisch, etc.) vragen van wijkteamleden worden besproken. Op deze manier komen vragen en opmerkingen op één punt binnen. De transitiedesk houdt op basis van veelgestelde vragen een kennisbank bij. Waar nodig worden werkafspraken, formulieren of beleid aangepast of verhelderd naar aanleiding van ingebrachte casussen. Zo voedt de transitiedesk het beleid en wordt duidelijk welke opleidingsbehoefte er is.

3 Collegevoorstel Vervolgvel 2 Ook heeft de transitiedesk een rol in het communiceren van (nieuwe) inzichten via de nieuwsbrief voor de SWT s en de Stip-website (kennisbank). De TD adviseert in voorkomende gevallen over communicatie richting Nijmegenaren via en de Stip-site. Op deze manier levert de Transitiedesk een belangrijke bijdrage aan het lerend vermogen van beleidsadviseurs en professionals en het levend houden van de kantelingsgedachte. Aan de aanvullende taken (kennisbank, communicatie, etc.) komt de transitiedesk op dit moment onvoldoende toe. Bovendien wordt de transitiedesk bemenst door 1 medewerker, tot op heden gefinancierd uit tijdelijke middelen, wat de bezetting kwetsbaar maakt. Tot slot behandelt de transitiedesk vooralsnog geen casussen die betrekking hebben op beschermd wonen GGZ en hier is wel behoefte aan. Op dit moment worden vragen over casussen beantwoord door beleidsadviseurs. Per saldo is voor de transitiedesk 2,5 fte nodig, waarvan 0,5 fte voor communicatie en stroomlijnen van informatie richting professionals, voorlopig voor 2 jaar. Najaar 2017 evalueren wij de transitiedesk en bezien we hoeveel capaciteit dan nog nodig. Backoffice De backoffice zorgt voor de administratieve afhandeling van aanvragen van Jeugdhulp- en (oude en nieuwe) Wmo-aanvragen: registratie en berichtenverkeer, doorvoeren van mutaties, verzending van beschikkingen, het betalen van facturen, het invoeren van de zorgovereenkomsten voor de persoonsgebonden budgetten (pgb s) en de verantwoording/afrekening richting Sociale Verzekeringsbank (SVB) van de pgb s. In het verlengde van de uitbreiding met extra Wmo- en Jeugdhulptaken is meer capaciteit voor kwaliteitszorg nodig, omdat er meer processen zijn waarvan de kwaliteit geborgd moet zijn. In de dagelijkse praktijk is nog steeds veelvuldig sprake van foutrapportages die uitgezocht en gecorrigeerd moeten worden. Specifieke taken zijn het checken van het woonplaatsbeginsel en het aanvullen van gegevens (over bijvoorbeeld de gezaghebbende) bij Jeugdhulp. In 2016 kost de implementatie van resultaatgerichte sturing van hulp bij het huishouden (omzetting oude indicaties naar indicaties schoon en leefbaar huis ) extra tijd, in combinatie met de aansluiting van hulp bij het huishouden (HH) op het berichtenverkeer en het gegeven dat het aantal HH-aanbieders per 1 juni 2016 is toegenomen. Ook is de backoffice tijd kwijt aan het telefonisch en digitaal beantwoorden van vragen en onduidelijkheden van pgb-houders, zorgaanbieders, wijk- en regieteams en regiogemeenten. Samen met de Transitiedesk verzorgt de backoffice aanpassingen in het werkproces, beschikkingen en communicatie met cliënten op basis van knelpunten uit de praktijk. Voor de regionaal ingekochte nieuwe Wmo- en Jeugdhulpvoorzieningen stelt het Regionaal Ondersteuningsbureau de managementrapportages op. Dit geldt niet voor de klassieke Wmo (HH, hulpmiddelen, vervoer en woonaanpassingen) en beschermd wonen GGZ/Wmo (centrumgemeentefunctie). Voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van managementrapportages over beschermd wonen (aantallen, instroom, doorlooptijden, etc.) was tot nu toe geen capaciteit beschikbaar. Sinds 1 januari 2015 is het vele extra werk in de backoffice als gevolg van de nieuwe taken opgevangen met overwerk en tijdelijke inhuur. In het collegebesluit van 7 april 2015 was geen formatieuitbreiding voor de backoffice opgenomen. De werkdruk is extreem hoog geweest. Inmiddels hebben we beter zicht op de structurele capaciteit die de extra taken vergen, omdat bijvoorbeeld kinderziektes zijn opgelost. We willen nu de capaciteitsuitbreiding voor langere tijd en deels structureel regelen en financieren.

4 Collegevoorstel Vervolgvel 3 Regieteams Ook de regieteams, waarvan het management en de coördinatie bij een gemeentelijke manager en gemeentelijke procesregisseurs liggen, hebben extra taken gekregen vanwege de transitie. De regieteams zijn sinds de transitie medeverantwoordelijk geworden voor de toeleiding van cliënten naar Wmo- en Jeugdhulp. Deze extra verantwoordelijkheid vraagt om meer afstemming en samenwerking, regelwerk, ontwikkelvraagstukken en sturing op complexe casuïstiek door de manager en procesregisseurs. Bescherm wonen GGZ Bij beschermd wonen blijkt onvoldoende capaciteit beschikbaar om invulling te geven aan beleidsontwikkeling. De meeste tijd gaat nu op aan contractmanagement. Door een contractmanager (0,8 fte), een contractbeheerder (0,25 fte) en een financieel adviseur (0,33 fte) aan te stellen, ontstaat er ruimte voor beleidsontwikkeling die de komende jaren hard nodig is om de ambulantisering van beschermd wonen vorm te geven alsmede de overgang van beschermd wonen van Nijmegen als centrumgemeente naar individuele gemeenten voor te bereiden. De contractmanager zal samen met de contractbeheerder en de financieel adviseur zorgdragen voor kwartaalgesprekken met de 26 zorgaanbieders, monitoring (managementrapportages, jaarverantwoording, etc.), controle op de uitvoering, stroomlijning van het berichtenverkeer, wachtlijstbeheer en procesregie bij incidenten en calamiteiten. Omdat er nog veel zaken in ontwikkeling zijn (o.a. wat betreft monitoring en kwaliteit) hebben we nog geen zicht op de structureel benodigde capaciteit. We stellen voor de capaciteit voor beschermd wonen tijdelijk uit te breiden tot 1 januari. Op termijn willen we het contractmanagement van beschermd wonen GGZ onderbrengen bij het Regionaal Ondersteuningsbureau (ROB). Projectleiding huisvesting kwetsbare doelgroepen Wij constateren een aantal knelpunten in de huisvesting van kwetsbare doelgroepen waarvoor we onorthodoxe oplossingen zoeken. Zo stokt onder meer de uitstroom uit de maatschappelijke opvang vanwege het gebrek aan woningen. Voor jongvolwassenen (nietstudenten) die niet meer thuis kunnen wonen zijn nauwelijks geschikte woonruimten beschikbaar. En wij (voor)zien dat de ambulantisering vanuit GGZ-instellingen en beschermd wonen GGZ strandt op het gebrek aan huisvesting. In combinatie met de huisvesting van statushouders stellen wij daarom een projectleider aan die zorgt voor meer huisvestingsmogelijkheden voor de kwetsbare doelgroepen. 5 Financiën De totale gewenste formatieve uitbreiding is als volgt opgebouwd: Omschrijving Ingangsdatum Einddatum Fte's Schaal Bedrag Transitiedesk Transitiedesk , Projectleider Contractmanager , beschermd wonen Contractbeheer , beschermd wonen Regisseur regieteams ,

5 Collegevoorstel Vervolgvel 4 Financiële ondersteuning , beschermd wonen Backoffice Wmo (incl structureel 5,78 6, BW)/Jeugdhulp Backoffice Wmo (incl ,16 5,6,7, BW)/Jeugdhulp Kwaliteitsmedewerker , (KM) Stafbureau Financieel medewerkers , (FM) Wmo/Jeugdhulp Backoffice Beschermd Wonen Wmo Totaal 21, De bovenstaande a-structurele en structurele formatiekosten worden bekostigd uit het programma Zorg en Welzijn, namelijk uit de producten Jeugd, Opvang en Beschermd Wonen, Maatwerkvoorzieningen en Diversiteit. 6 Participatie en Communicatie Aangezien dit een interne kwestie betreft, is over dit voorstel geen externe communicatie over gevoerd. 7 Uitvoering en evaluatie Het voorstel is om het grootste deel van de uitbreiding van de formatie te regelen tot 1 januari. Medio 2017 evalueren we de inzet van de tijdelijk extra formatie om te bepalen of verlenging van de uitbreiding gewenst is. 8 Risico Op basis van de evaluatie in 2017 leggen wij indien nodig en gewenst een voorstel inclusief dekking voor ter verlenging van een deel van de tijdelijke uitbreiding. Indien verlenging niet nodig is, lossen wij eventuele frictie als gevolg van de nieuwe Wet werk en zekerheid op binnen de mobiliteit van de afdelingen Maatschappelijke Ontwikkeling respectievelijk Zorg & Inkomen en (financieel) binnen het Programma Zorg & Welzijn. Bijlage(n): Begrotingswijziging

6 Aanleveren begrotingswijziging Steller L. Braks BW BW Formatieuitbr zorg & Soort wijziging Begrotingswijziging Soort besluit BESL-COLL Besluitperiode Omschrijving Formatieuitbr zorg & Verrekeningen debet , , , , ,00 Verrekeningen credit , , , , ,00 Saldo goed goed goed goed goed Totaal debet , , , , ,00 Totaal credit , , , , ,00 Saldo goed goed goed goed goed kpl / product kostensoort wijk functie Deb / Omschrijving product specificatie Cred Soort mutatie EM Eenmalig EM Eenmalig MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc. Document soort WYZ-EM WYZ-EM WYZ-MS WYZ-MS WYZ-MS D D D 5.742, , adviseur Innovatie en Inrichting D D D , , , ,00 Financieel medewerker BVW ( D D D , , , ,00 adm. Fin.medewerker (0,67 fte D D D , , , ,00 personeelsbudget D D D - 573,00 573,00 573,00 573,00 personeelsbudget D D D - 260,00 260,00 260,00 260,00 personeelsbudget D D D , , , ,00 personeelsbudget D D D , , afd. staffunctionaris (2 fte) D D D 6.936, , Project assistent (0,5 fte) D D D , , Projectleider (1 fte) D D D , , Senior contractmanager (0,8 fte D D D 4.350, , Procescoördinator (0,25 fte) D D D 6.392, , projectleider Wijkaanpak (0, D D D , Kwaliteits med. (KM) stafburea D D D , Fin medewerker (FM) WMO/Je D D D , afd staf funct.b.o. beschermd w D D D , adm medewerker (0,69 fte) Pagina 1 van 6

7 Soort mutatie EM Eenmalig EM Eenmalig MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc D D D , adm. Fin.medewerker (0,08 fte D D D , Financieel medewerker BVW ( D D D , Klantmanager BVW (0,40 fte) D D C 6.392, , projectleider Wijkaanpak (0, D D C , , , ,00 Financieel medewerker BVW ( D D C , , , ,00 adm. Fin.medewerker (0,67 fte D D C , , , ,00 personeelsbudget D D C , Fin medewerker (FM) WMO/Je D D C , adm medewerker (0,69 fte) D D C , adm. Fin.medewerker (0,08 fte D D C , Financieel medewerker BVW ( D D C , Klantmanager BVW (0,40 fte) D D C , , afd. staffunctionaris (2 fte) D D C 6.936, , Project assistent (0,5 fte) D D C , , Projectleider (1 fte) D D C , , Senior contractmanager (0,8 fte D D C 4.350, , Procescoördinator (0,25 fte) D D C 5.742, , adviseur Innovatie en Inrichting D D C , Kwaliteits med. (KM) stafburea D D C , afd staf funct.b.o. beschermd w S D D , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte S D D 6.936, , bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte S D D , , , ,35 bp 5 dekk afd Zorg & ink. 5,78 f S D D , , , ,65 bp 5 dekk afd Zorg & ink. 5,78 f S D D , , , ,00 bp 5 uitbr afd Zorg & ink. 5,78 f S D D , , , ,00 bp 5 dekk afd Zorg & ink. 5,78 f S D D , , , ,00 bp 5 uitbr afd Zorg & ink. 5,78 f S D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10,77 Pagina 2 van 6

8 Soort mutatie EM Eenmalig EM Eenmalig MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc. MS Meerjr.strc S D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10, S D D , , bp 2 dekk afd Wijkman 0,33 fte S D D 6.392, , bp 2 uitbr afd Wijkman 0,33 fte S D D , , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte S D D , , bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte S D D 4.350, , bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte D D D , , bp 3 dekk afd Financiën 0,33 fte D D D 5.742, , bp 3 uitbr afd Financiën 0,33 fte S D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10, S D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10, D D D , bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10, D D D , bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10,77 Pagina 3 van 6

9 Pagina 4 van 6

10 Pagina 5 van 6

11 Pagina 6 van 6

12 Financiele bijsluiter begrotingswijziging: BW Totaal effect wijziging Baten Lasten Saldo Programma: 16 Zorg en Welzijn Product: 1P Diversiteit Baten was Lasten Saldo bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte Totaal 1P Diversiteit Product: 1P Maatwerkvoorzieningen Baten was Lasten Saldo bp 5 uitbr afd Zorg & ink. 5,78 fte bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10,77 fte bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10,77 fte bp 5 dekk afd Zorg & ink. 5,78 fte Totaal 1P Maatwerkvoorzieningen Product: 1P Jeugd Baten was Lasten Saldo 22-sep :40:32

13 Financiele bijsluiter begrotingswijziging: BW Totaal effect wijziging Baten bp 5 uitbr afd Zorg & ink. 5,78 fte bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10,77 fte bp 1 uitbr afd MO 4,55 fte bp 1 dekk. afd MO 4,55 fte bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10,77 fte bp 5 dekk afd Zorg & ink. 5,78 fte Totaal 1P Jeugd Product: 1P Opvang en beschermd wonen Baten was Lasten 2019 Lasten Saldo Saldo bp 3 uitbr afd Financiën 0,33 fte bp 3 dekk afd Financiën 0,33 fte bp 4 dekk afd Zorg & Ink. 10,77 fte bp 2 uitbr afd Wijkman 0,33 fte bp 2 dekk afd Wijkman 0,33 fte bp 4 uitbr afd Zorg & Ink. 10,77 fte Totaal 1P Opvang en beschermd wonen sep :40:32