HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR ONDERNEMINGEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR ONDERNEMINGEN VERSIE: 1 AUGUSTUS 2017 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 1 TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE... 1 RECHTEN GEVEN AAN EEN ANDERE GEBRUIKER... 1 AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE... 5 IN DIGITAAL LOKET WERKPLEKDUAAL.BE... 7 Dashboard...7 Mijn profiel... 8 Nieuwe erkenningsaanvraag... 8 Mentoren beheren Overzicht erkenningsaanvragen Nieuwe overeenkomst Overzicht overeenkomsten INLEIDING Wil je als onderneming, overheidsdienst of organisatie een jongere uit de leertijd, het deeltijds beroepssecundair onderwijs of duaal leren (proefproject 'Schoolbank op de werkplek') opleiden op de werkvloer, dan dien je via werkplekduaal.be een aanvraag in om hiervoor erkend te worden. Je hebt een erkenning nodig voor elke alternerende opleiding waarvoor je een overeenkomst wil sluiten en voor elke vestiging waar je leerlingen wil opleiden. In het digitale loket werkplekduaal.be kan je je profiel beheren, erkenningsaanvragen indienen en vanaf 16 augustus 2017 ook overeenkomsten opmaken en registreren. TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE Werkplekduaal.be is een onlinedienst van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de onlinediensten van de Vlaamse Overheid is beveiligd. De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming of organisatie (meestal de zaakvoerder) kan rechtstreeks inloggen via e-id en kan dus onmiddellijk aan de slag in het digitale loket. Je kan als wettelijk vertegenwoordiger ook aan andere personen rechten geven. Dit wordt hieronder beschreven bij 'rechten geven aan een andere gebruiker'. Wil je weten wie de wettelijk vertegenwoordiger is van je organisatie, kijk dan op KBO public search. RECHTEN GEVEN AAN EEN ANDERE GEBRUIKER Om als wettelijk vertegenwoordiger van je onderneming of organisatie ook aan andere gebruikers toegang te geven tot het digitale loket, doorloop je de volgende stappen: 1

2 Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Het rijksregisternummer van de gebruikers aan wie je rechten wil geven Heb je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. De eerste stap is dat je een hoofdverantwoordelijke (de hoofdtoegangsbeheerder) aanduidt voor het toegangsbeheer van je onderneming of organisatie bij de onlinediensten van de overheid. Dit doe je eenmalig om toegang te krijgen tot de meeste onlinediensten van de overheid. De kans is dan ook groot dat er al een hoofdtoegangsbeheerder is aangeduid voor je onderneming of organisatie. Indien je niet weet wie dit is, neem dan contact op met 1700, het gratis informatienummer van de Vlaamse Overheid. De hoofdtoegangsbeheerder kan toegangsbeheerders in de onderneming aanstellen. Deze toegangsbeheerders kunnen op hun beurt de gebruikers beheren en hen toegang tot verschillende onlinediensten verlenen. Het aanduiden van de hoofdtoegangsbeheerder en de toegangsbeheerders doe je hier. Voor meer informatie over het beheer der toegangsbeheerders klik je hier. De tweede stap is dat je als toegangsbeheerder in het gebruikersbeheer gebruikers toevoegt en hen rechten toekent. Je meldt je aan bij het gebruikersbeheer: Er zijn verschillende mogelijkheden om je aan te melden bij het gebruikersbeheer (zie hieronder bij aanmelden in werkplekduaal.be ). Je wordt doorverwezen naar de CSAM-pagina, waar je je aanmeldt, de pincode van je identiteitskaart ingeeft en op de volgende pagina terecht komt, waarbij je eerst de gebruikersvoorwaarden aanvaardt. 2

3 Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar gebruiker en klik je op voeg gebruiker toe. Je vult het rijksregisternummer in van de gebruiker die je wil toevoegen en klikt op verder. Naam, voornaam en geboortedatum worden automatisch ingevuld. Je klikt op verder en bevestig. Vervolgens koppel je de gebruiker aan de organisatie. Je kiest de organisatie en categorie en klikt op verder. Je vult de gevraagde gegevens in en klikt op verder. 3

4 Je bevestigt en hebt nu de gebruiker gekoppeld aan je organisatie. De volgende stap is om aan deze gebruiker rechten toe te kennen, zodat hij aan de slag kan in het digitale loket. Je klikt op ken gebruikersrecht toe. Bij gebruikersrecht kies je SYNTRA Vlaanderen Werkplek Duaal Gebruiker, daarna klik je op verder. Je selecteert de rol beheerder door op het eerste pijltje te klikken en vervolgens op verder. 4

5 Nadat je hebt bevestigd, is het gebruikersrecht toegekend. AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Heb je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. Je surft naar app.werkplekduaal.be. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden als beheerder van een onderneming (via e-id, beveiligingscode via mobiele app, beveiligingscode via SMS, VO-token en federaal token). Op de eerste pagina vind je hier meer info over. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet dit altijd met e-id of token van de Federale of Vlaamse overheid gebeuren. 5

6 Je wordt geleid naar de CSAM-pagina en klikt op doorgaan. Je steekt je identiteitskaart in de aangesloten kaartlezer en klikt op aanmelden. Vul de pincode van je identiteitskaart in. 6

7 IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE DASHBOARD Rechts bovenaan zie je vanuit welke rol je bent aangemeld. Je bent beheerder van een onderneming (economische actor) met bijgevoegd ondernemingsnummer. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar die andere organisatie. Je profiel kan je beheren via mijn profiel. 7

8 MIJN PROFIEL Hier kan je de gegevens van je onderneming en haar vestigingen bekijken en wijzigen. De gegevens in het grijze kader komen (op het adres na) rechtstreeks uit de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen). Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens in de KBO later aangepast, dan zal die wijziging ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. Controleer of de gegevens van je onderneming en haar vestigingen die buiten het grijze kader staan, (correct) zijn ingevuld. Deze worden immers op andere plaatsen in het digitale loket gebruikt, en zo staan ze meteen juist en hoef je ze niet telkens opnieuw in te vullen. Het overzicht van erkenningen en overeenkomsten kan je hier raadplegen. NIEUWE ERKENNINGSAANVRAAG Om een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen klik je bij erkenningen op nieuwe erkenning. Je doorloopt verschillende stappen om je erkenningsaanvraag te kunnen indienen. De eerste stap is het toevoegen van de onderneming. 8

9 De algemene gegevens van je onderneming verschijnen. Deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald. Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens in de KBO later aangepast, dan zal die aanpassing ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. De volgende keer dat je een erkenningsaanvraag indient, worden het ondernemingsnummer en alle ondernemingsgegevens automatisch getoond. Het is mogelijk dat de gegevens van de onderneming al ingevuld zijn, bijvoorbeeld omdat je deze al aanvulde in Mijn profiel (zie hoger). Bij type duid je aan tot welk type je onderneming of organisatie behoort: - Lokaal bestuur: steden + stadsdiensten, gemeenten + gemeentediensten, autonome gemeentebedrijven (AGB s), OCMW s, OCMW-verenigingen/publieke zorgbedrijven, politiezones/lokale politie, brandweerzones, intercommunales. - Openbaar bestuur: openbaar bestuur dat geen lokaal bestuur is. - Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel. - Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel. De contactpersoon van de onderneming is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de maatschappelijke zetel. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de vestiging, alle automatische s die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Er kan vrijblijvend bijkomende informatie ingevuld worden. 9

10 Bij de volgende stap voeg je de vestiging toe. Je kiest een vestiging uit de keuzelijst, die de in de KBO geregistreerde vestigingen bevat. Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens later in de KBO aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. Je kan scrollen of naam, adres of vestigingsnummer typen. De contactpersoon is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de vestiging. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de onderneming, alle automatische e- mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Je kan vrijblijvend bijkomende gegevens invullen. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in over de opleiding en de sector. Je kiest een opleiding door te scrollen of te typen. Als je de juiste benaming van de opleiding niet kent, richt je dan tot het sectorfonds of de opleidingsinstelling. 10

11 Je kiest een opleidingsverstrekker (school of opleidingscentrum) als je reeds weet met welke opleidingsverstrekker(s) je voor deze opleiding zal samenwerken. Deze opleidingsverstrekker(s) zal/zullen geïnformeerd worden over de stand van zaken van de erkenningsaanvraag. Het betekent niet dat enkel deze aangeduide opleidingsverstrekker(s) een overeenkomst zal/zullen kunnen opstellen op basis van de erkenning. Ook andere opleidingsverstrekkers kunnen dit. Koos je als type Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel, dan selecteer je een paritair comité uit de keuzelijst. Deze bevat de paritaire comités waartoe de onderneming volgens de KBO behoort. Indien de informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens later in de KBO aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. Je kiest het paritair comité dat van toepassing is op de werknemers die het beroep uitoefenen dat overeenstemt met de geselecteerde opleiding. Op de loonbrief van die werknemer(s) staat het juiste paritair comité-nummer vermeld. Je kan met je vragen hierover ook terecht bij je sociaal secretariaat. Op basis van het gekozen paritair comité-nummer wordt de erkenningsaanvraag automatisch toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Koos je als type Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel, dan selecteer je uit de lijst de sector waartoe je onderneming behoort. Op basis van die keuze wordt je erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Twijfel je tot welke sector je onderneming behoort? Neem dan contact op met de helpdesk: 11

12 Koos je als type Lokaal bestuur of Openbaar bestuur, dan hoef je verder niets meer te selecteren en wordt je erkenningsaanvraag direct aan de juiste behandelaar toegewezen. Vervolgens staan er drie erkenningscriteria opgelijst. Je vinkt deze aan indien eraan voldaan wordt. Je kan dit per criterium staven door een bijlage toe te voegen. Een sectoraal partnerschap kan het voorleggen van een bepaald document verplichten. Zo wordt het erkenningscriterium de onderneming heeft voldoende financiële draagkracht om de continuïteit van de onderneming te waarborgen door het sectorale partnerschap Horeca beoordeeld aan de hand van een C450-attest van de RSZ. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het dan ook verplicht om dit attest op te laden. De laatste stap bij het indienen van een erkenningsaanvraag is het toevoegen van de mentoren. 12

13 Je kan een nieuwe mentor aanmaken. Je klikt op nieuwe mentor aanmaken en vult het rijksregisternummer, de naam en de voornaam in en bevestigt door op aanmaken te klikken. Je kan echter ook een bestaande mentor kiezen. In de keuzelijst verschijnen alle erkende mentoren van de onderneming, ongeacht de opleiding of vestiging. worden de mentoren weergegeven die ooit door de onderneming zijn toegevoegd en erkend zijn voor een bepaalde vestiging en opleiding. Je controleert of de gekozen mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de geselecteerde vestiging en opleiding. Toelichting bij de erkenningscriteria Onberispelijk gedrag De mentor is van onberispelijk gedrag als de mentor geen veroordelingen heeft opgelopen die van die aard zijn dat geen kwalitatieve en veilige leeromgeving kan worden gewaarborgd. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het verplicht om hier een model 2 van het uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden) op te laden. Leeftijd Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan de leeftijd terugbrengen tot 23 jaar indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Praktijkervaring 13

14 Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan een afwijking op de vereiste praktijkervaring toestaan indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Ten slotte krijg je een overzicht van je erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van je erkenningsaanvraag in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. Je klikt op indienen. Je erkenningsvraag is nu ingediend en wordt binnen 14 dagen behandeld door het bevoegde sectorale partnerschap of door SYNTRA Vlaanderen in opdracht van het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. Je krijgt een ontvangstbevestiging via . De status van je erkenningsaanvraag kan je raadplegen bij overzicht erkenningen. MENTOREN BEHEREN Je kan, zonder een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen, een mentor aan een bestaande erkenning toevoegen of eruit verwijderen. Dit doe je door bij behandeld of alle erkenningen een goedgekeurde erkenningsaanvraag te bekijken en onderaan de pagina te klikken op mentoren beheren. 14

15 Je ziet nu een overzicht van de mentoren in deze erkenning. Bij voldaan wordt aangegeven of de mentor aan de erkenningscriteria (voor deze vestiging en opleiding) voldoet. De details over het voldoen aan de criteria kan je bekijken door te klikken op het linkse icoontje; De mentor kan verwijderd worden door te klikken op het rechtse icoontje: Je kan een mentor toevoegen door te klikken op de gelijknamige knop: Je duidt aan of je een bestaande mentor aan deze erkenning wil toevoegen dan wel een nieuwe aanmaken. Bij nieuwe mentor vul je het rijksregisternummer en de voor- en achternaam van de mentor in. Je geeft ook aan of deze mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de gekozen opleiding en vestiging. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. 15

16 Je kan ook een bestaande mentor kiezen die binnen de onderneming reeds erkend is voor een bepaalde opleiding en vestiging. Selecteer de mentor uit de keuzelijst. Je dient nog aan te duiden of de mentor ook voor deze opleiding en vestiging voldoet aan de erkenningscriteria. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. 16

17 OVERZICHT ERKENNINGSAANVRAGEN Je klikt op erkenningen voor het overzicht van de erkenningsaanvragen. Het overzicht is opgedeeld volgens de status van de erkenningsaanvragen (werkversie, dossier onvolledig, in behandeling, behandeld). Bij iedere status zie je het aantal erkenningsaanvragen. Het volledige overzicht van de erkenningsaanvragen vind je bij alle erkenningen. Je kan de aanvragen af- en oplopend sorteren door op de kolomtitels te klikken. Werkversie Bij een niet ingediende erkenningsaanvraag worden de ingevulde gegevens bewaard telkens je op volgende klikt. De erkenningsaanvragen in werkversie vind je hier terug. Je ziet tot wanneer de werkversie in het systeem bewaard wordt en kan de erkenningsaanvraag bewerken of verwijderen. 17

18 Dossier onvolledig Hier vind je de erkenningsaanvragen die door het bevoegde sectorale partnerschap of SYNTRA Vlaanderen als onvolledig werden aangeduid. Indien je erkenningsaanvraag onvolledig is, krijg je hierover een die ook de reden omschrijft. Bij resterend zie je een teller die het aantal dagen aangeeft die nog resten om de erkenningsaanvraag te behandelen. Opgelet! De teller is gepauzeerd (erkenningsaanvraag staat in wacht) zolang de erkenningsaanvraag als onvolledig wordt beschouwd. Je kan het overzicht van je erkenningsaanvraag bekijken en je erkenningsaanvraag vervolledigen door op het potloodje te klikken. De reden waarom de behandelaar je erkenningsaanvraag als onvolledig beschouwt, staat bovenaan. Na het vervolledigen en terug indienen van je erkenningsaanvraag krijg je opnieuw een ontvangstbevestiging via . In behandeling Wanneer je een erkenningsaanvraag hebt ingediend, en de behandelaar heeft nog niet gecontroleerd of die volledig is, dan heeft de aanvraag hier de status ingediend. Heeft de behandelaar de erkenningsaanvraag als volledig aangeduid maar nog geen beslissing genomen, dan krijgt de aanvraag hier de status in behandeling. De behandelaar kan in uitzonderlijke omstandigheden de erkenningsaanvraag in wacht zetten. De teller wordt dan gepauzeerd en de status van de erkenningsaanvraag wordt in wacht. De reden hiervoor vind je onderaan, wanneer je de erkenningsaanvraag bekijkt, bij statussen. Behandeld Hier vind je de reeds behandelde erkenningsaanvragen. Ze hebben de status goedgekeurd of afgekeurd. De reden van afkeuring vind je onderaan de pagina, wanneer je de erkenningsaanvraag bekijkt, bij beslissing. 18

19 Je ontvangt via een officiële beslissingsbrief. Bij goedkeuring vind je een tweede bijlage met de contactgegevens en eventuele afspraken van de sector. Alle erkenningen Hier vind je het overzicht van alle erkenningsaanvragen. Je kan via de invulvelden zoeken op referentienummer, onderneming, vestiging en status of een combinatie hiervan. Het zoeken start pas wanneer je op zoeken klikt. NIEUWE OVEREENKOMST Vanaf 16 augustus 2017 zal je in het digitale loket een overeenkomst kunnen aanmaken. Je vindt tegen dan in de vernieuwde handleiding hoe je dit doet. OVERZICHT OVEREENKOMSTEN Vanaf 16 augustus 2017 zal je in het digitale loket het overzicht van de overeenkomsten kunnen bekijken. Je vindt tegen dan in de vernieuwde handleiding hoe je dit doet. 19