HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR SECTOREN

Transcriptie

1 HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR SECTOREN VERSIE: 23 MEI 2018 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 1 TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE... 1 AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE... 2 DE VERSCHILLENDE GEBRUIKERSROLLEN... 3 RECHTEN GEVEN AAN EEN GEBRUIKER... 4 IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE... 7 Dashboard beheerder... 7 Dashboard medewerker sectoraal partnerschap..8 Dashboard stemgerechtigde.9 Behandelen van een erkenningsaanvraag (enkel voor rol beheerder )... 9 Machtigingen (enkel voor rol medewerker sectoraal partnerschap)..19 Erkenningsaanvraag indienen met machtiging (enkel voor rol medewerker opleidingsfonds ) Overzicht erkenningen..27 Gegevens van de onderneming, vestiging en mentoren beheren met machtiging 28 Mentoren per vestiging overzicht en beheer met machtiging. 30 Een erkenningsaanvraag stemmen (enkel voor rol stemgerechtigde ) Overzicht overeenkomsten INLEIDING Om een overeenkomst in het kader van duaal leren (schoolbank op de werkplek) of Leren en werken af te sluiten met een jongere dient een onderneming erkend te worden voor die vestiging(en) waar de opleiding plaatsvindt. Voor sectoren waarin een sectoraal partnerschap afgesloten is, zal de beheerder van het sectoraal partnerschap de erkenningsaanvragen behandelen. Erkenningsaanvragen die behoren tot een sector waarin geen sectoraal partnerschap actief is, worden behandeld door SYNTRA Vlaanderen. 1

2 Afhankelijk van de rol die je hebt gekregen, kan je voor je sectoraal partnerschap erkenningsaanvragen behandelen, stemmen, raadplegen of indienen in naam van een onderneming. Je kan ook de overeenkomsten, verbonden aan de erkenningen van je sectoraal partnerschap, raadplegen. TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE Werkplekduaal.be is een onlinedienst van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de onlinediensten van de Vlaamse Overheid is beveiligd. SYNTRA Vlaanderen kan voor ieder sectoraal partnerschap een Hoofd Lokale beheerder toevoegen in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. De Hoofd Lokale beheerder kan gebruikers toevoegen en rollen toekennen of wijzigen. Zie hieronder bij rechten geven aan een andere gebruiker. SYNTRA Vlaanderen kan ook gebruikers toevoegen en rollen toekennen of wijzigen. AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE Je kan je aanmelden van zodra de Hoofd Lokale beheerder van het sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen je een rol of meerdere rollen heeft toegekend. Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Heb je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. Je surft naar Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden als beheerder van een onderneming (via e-id, beveiligingscode via mobiele app, beveiligingscode via SMS, VO-token en federaal token. Op de eerste pagina vind je hier meer info over. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet echter altijd met e-id of token van de Federale of Vlaamse overheid zijn. Let op: eid en draadloze kaartlezer is vanaf 15/03/2018 niet meer mogelijk! 2

3 Je wordt geleid naar de CSAM-pagina en klikt op doorgaan. Je steekt je identiteitskaart in de aangesloten kaartlezer en klikt op aanmelden. Vul de pincode van je identiteitskaart in. DE VERSCHILLENDE GEBRUIKERSROLLEN 3

4 Er zijn drie mogelijke rollen voor de sector in werkplekduaal.be. Wat je kan doen in het digitale loket, is afhankelijk van welke rol je hebt gekregen van de Hoofd Lokale beheerder of SYNTRA Vlaanderen. De rollen kunnen gecombineerd worden. Als Hoofd Lokale beheerder kan je jezelf ook rollen toekennen. Beheerder Sectoraal Partnerschap o Erkenningsaanvragen behandelen (controle op volledigheid, goed/afkeuren, opheffen, ) o Interne opmerkingen geven/lezen o Ondernemingsgegevens en erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerling gegevens) o Overeenkomsten administratief controleren op volledigheid Stemgerechtigde Sectoraal Partnerschap o Interne opmerkingen geven/lezen o Stem uitbrengen o Ondernemingsgegevens en erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerling gegevens) Medewerker opleidingsfonds o Erkenningsaanvragen indienen met machtiging van de onderneming, verklaring op eer opladen o Ondernemingsgegevens bekijken, wijzigen en aanvullen o Erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerling gegevens) RECHTEN GEVEN AAN EEN GEBRUIKER Je kan als gebruiker rechten krijgen voor een bepaalde rol (of een combinatie van rollen) van SYNTRA Vlaanderen of van de Hoofd Lokale beheerder. Als Hoofd Lokale beheerder meld je je aan bij het gebruikersbeheer: Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden bij het gebruikersbeheer (zie hierboven bij aanmelden ). Je wordt doorverwezen naar de CSAM-pagina, waar je je aanmeldt, de pincode van je identiteitskaart ingeeft en op de onderstaande pagina terecht komt, waarbij je eerst de gebruikersvoorwaarden aanvaardt. 4

5 Een nieuwe gebruiker toevoegen De Hoofd Lokale beheerder meldt zich aan bij het gebruikersbeheer. Zorg dat je het rijksregisternummer van de gebruiker die je wil toevoegen bij de hand hebt. Ga ook eerst na of de gebruiker die je wil toevoegen al gekend is in het systeem. Dat kan via gebruiker>zoek Wanneer deze nog niet gekend is klik je in de menubalk bovenaan op gebruikers en daarna op voeg toe. Vul het rijksregisternummer van de nieuwe gebruiker in en klik op verder Naam, voornaam en geboortedatum worden automatisch ingevuld. Je klikt op verder en bevestig. Gebruiker koppelen aan je organisatie Vooraleer de gebruiker effectief toegang heeft tot het digitaal loket, moet je de gebruiker nog koppelen aan je organisatie en effectieve gebruikersrechten toekennen. Klik op Koppel gebruiker aan organisatie 5

6 Kies eerst de naam van je organisatie. Duid daarna de categorie van de gebruiker aan. Hiervoor kan je kiezen uit Vaste werknemer, gedelegeerd medewerker of externe medewerker. Klik op verder. Je vult de gevraagde gegevens in en klikt op verder. Je krijgt een samenvatting van de informatie die je hebt ingegeven. Wanneer alles correct is klik je op bevestig Gebruikersrecht toekennen Je hebt nu iemand toegevoegd als medewerker van je organisatie. Vervolgens moet je deze persoon een gebruikersrecht toekennen zodat hij/zij aan de slag kan in het digitaal loket. Klik op de knop ken gebruikersrecht toe Kies het gebruikersrecht SYNTRA Vlaanderen Werkplek Duaal Gebruiker en klik op verder. 6

7 Je selecteert de rol(len) die je wenst toe te kennen door op het eerste pijltje te klikken. Wanneer je alle rollen hebt toegekend klik je op verder Vervolgens controleer je of alles correct is en klik je op bevestig Het gebruikersrecht is nu toegekend aan de gebruiker en hij/zij kan aan de slag in het digitaal loket. De gebruiker zal automatisch een krijgen vanuit het gebruikersbeheer dat het gebruikersrecht werd toegekend. IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE Er zijn binnen een sectoraal partnerschap drie rollen, die combineerbaar zijn. Iedere rol heeft een aantal bevoegdheden. Als je de gecombineerde rollen van beheerder en medewerker van een sectoraal partnerschap hebt kan je erkenningsaanvragen indienen (indien je een machtiging van de onderneming hebt) en behandelen. 7

8 DASHBOARD BEHEERDER Rechts bovenaan zie je met welke rol je bent aangemeld. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar je andere organisatie. Via de blauwe titels kan je doorklikken naar het overzicht van erkenningen of overeenkomsten, of een onderneming opzoeken. Je krijgt ook een overzicht van de taken die je nog moet behandelen. Medewerker sectoraal partnerschap 8

9 Rechts bovenaan zie je met welke rol je bent aangemeld. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar je andere organisatie. Via de blauwe titels kan je doorklikken naar het overzicht van erkenningen, overeenkomsten of machtigingen, Of je kan een onderneming opzoeken. Stemgerechtigde 9

10 Rechts bovenaan zie je met welke rol je bent aangemeld. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar je andere organisatie. Via de blauwe titels kan je doorklikken naar het overzicht van erkenningen of een onderneming opzoeken. BEHANDELEN VAN EEN ERKENNINGSAANVRAAG (ENKEL VOOR ROL BEHEERDER ) Als beheerder van een sectoraal partnerschap kan je erkenningsaanvragen behandelen. Via erkenningen Klik op erkenningen Op de linkse menubalk zie je het overzicht van alle mogelijke acties met de teller met het aantal resterende dagen voor het verstrijken van de termijn van 14 dagen. Je krijgt ook een lijst van alle erkenningsaanvragen te zien. Volledigheid controleren Klik op volledigheid controleren Wanneer een onderneming (of een gemachtigde) een erkenningsaanvraag heeft ingediend, wordt deze zichtbaar in deze rubriek. Vanaf dan heb je 14 dagen de tijd om de erkenningsaanvraag te behandelen. Bij resterend wordt weergegeven hoeveel dagen er nog resten. De eerste stap is dat je de erkenningsaanvraag op volledigheid controleert. Klik hiertoe op het oog icoontje rechts van de aanvraag. 10

11 Vervolgens krijg je een overzicht van de gegevens van de onderneming. Je kan scrollen of links klikken op de blauwe titels om alle gegevens na te kijken. klik op Ctrl. volledig. Je ziet opnieuw de samenvatting van de erkenningsaanvraag, in dichtgevouwen versie. Door telkens op de blauwe titel te klikken, kan je opnieuw de inhoud zien. Nu kan je beslissen of de erkenningsaanvraag volledig of onvolledig is. Erkenningsaanvraag volledig Duid de erkenningsaanvraag is volledig aan wanneer alle nodige informatie aangeleverd is. Je kan optioneel een toelichting geven. Klik op volledig 11

12 En bevestig Erkenningsaanvraag onvolledig Wanneer niet alle nodige informatie aangeleverd is (bv. Attesten of verplichte documenten zijn niet opgeladen) duidt je de erkenningsaanvraag is onvolledig aan en vul het verplichte motivatieveld in met de ontbrekende gegevens. klik op onvolledig En bevestig Wanneer je een erkenningsaanvraag als onvolledig hebt aangeduid, krijgt de onderneming via een bericht hierover met de vraag om de aanvraag te vervolledigen. Zodra de onderneming de aanvraag vervolledigd heeft, zie je de erkenningsaanvraag weer verschijnen bij volledigheid controleren. Je kan opnieuw controleren of de erkenningsaanvraag volledig is. Heb je de erkenning als volledig gemarkeerd, dan komt de erkenningsaanvraag terecht bij de volgende actie: behandelen. Behandelen Klik op het oog icoontje naast de erkenningsaanvraag die je wil behandelen. Je krijgt het overzicht van de erkenningsaanvraag. Een erkenningsaanvraag kan je goedkeuren, afkeuren of in wacht zetten. 12

13 Onderaan zie je de stemmen die de stemgerechtigden hebben uitgebracht. Klik op beslissen om een beslissing te nemen over een erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van de erkenningsaanvraag in dichtgevouwen versie. Door telkens op de blauwe titel te klikken, verschijnt de inhoud. Bij de controle mentor(en) vink je aan of de mentor(en) wel of niet (nog) aan de erkenningscriteria voldoen. goedkeuren Klik ik keur deze erkenning goed aan. Indien niet alle activiteiten op de werkplek uitgevoerd kunnen worden, vink je dit aan. Er komt dan een verplicht motivatieveld tevoorschijn dat je invult en wordt opgenomen in de brief aan de onderneming. Dit veld zal ook zichtbaar zijn voor de opleidingsverstrekker. Afkeuren Klik ik keur deze erkenning af aan. Vink één of meerdere redenen aan en vul het verplichte motivatieveld in. De motivatie wordt integraal opgenomen in de brief aan de onderneming, de aangevinkte reden(en) niet. 13

14 Klik op afkeuren En bevestig In wacht zetten In heel uitzonderlijke omstandigheden kan je de erkenningsaanvraag in wacht zetten. Klik op in wacht zetten Je dient een reden op te geven. De behandeltermijn van 14 dagen wordt hierdoor gepauzeerd. Het Vlaams Partnerschap monitort het gebruik van deze knop. Er wordt geadviseerd om de erkenningsaanvraag zo snel mogelijk te hervatten. Hervatten 14

15 Een erkenningsaanvraag die in wacht werd gezet, kan hervat worden. Klik op het oog icoontje rechts van de aanvraag. Klik op hervatten zodat de teller weer verder kan aftellen. De aanvraag verschijnt terug in de lijst behandelen Mentoren controleren Een onderneming (of een gemachtigde) kan binnen een zelfde erkenningsaanvraag mentoren verwijderen of toevoegen zonder een nieuwe erkenningsaanvraag aan te maken. Iedere toegevoegde mentor moet aan de erkenningsvoorwaarden voldoen en gevalideerd moeten worden. Klik rechts van de erkenning op controleren. Je ziet een overzicht van de erkenning. Controleer de gegevens van de mentor. Vink aan of de mentor wel of niet voldoet aan de erkenningscriteria. 15

16 Klik op bewaren Opheffen Indien een onderneming na onderzoek niet meer aan de erkenningscriteria voldoet (bv. de enige aan de erkenningsaanvraag verbonden mentor schrapt), moet de erkenningsaanvraag opgeheven worden. Je vindt ze onder de actie Opheffen. Klik op het oog symbool rechts naast de erkenning Je ziet de mentor die verwijderd werd Klik op opheffen In het volgende scherm zie je de samenvatting van de erkenning. Je geeft een toelichting waarom je de erkenning wil opheffen en klik op opheffen En bevestig Je kan een erkenning ook opheffen als de onderneming zijn plichten niet meer nakomt, Klik bij alle erkenningen of op mentor controleren op een goedgekeurde erkenningsaanvraag. Of klik in je takenlijst op de taak erkenningen opheffen Doorloop dezelfde procedure als hiervoor. De trajectbegeleider zal na een opheffing een taak zien verschijnen in zijn/haar takenbalk en moet de lopende overeenkomst(en) vroegtijdig beëindigen. 16

17 Opgelet: Bij een opheffing van erkenning(en) ontvangt de onderneming geen automatische mail van het digitaal loket. Het behandelend partnerschap moet dit zelf aan de onderneming communiceren! Alle erkenningen Bij alle erkenningen krijg je een overzicht van alle erkenningsaanvragen die zijn toegewezen aan het partnerschap. Een erkenningsaanvraag zoeken: Je kan via de invulvelden zoeken op referentienummer, onderneming, vestiging en status of een combinatie hiervan. Door op Zoeken te klikken, start je de zoekopdracht. Je kan de resultaten af- en oplopend sorteren door op de kolomtitels te klikken. Je kan een detail van de erkenningsaanvraag downloaden en afprinten. Klik op het oogsymbool van de erkenningsaanvraag en klik op het printicoontje VIA TAKEN Je klikt op Dashboard en krijgt een overzicht van taken gerelateerd aan erkenningen: Volledigheid erkenning controleren Erkenning behandelen (Nieuwe) mentoren controleren 17

18 Erkenning opheffen KBO: adreswijziging behandelen In de cirkels zie je per type het aantal taken die je nog moet behandelen. Om een lijst van één type taak te zien klik je in de cirkel van die taak. De oudste taken (minste dagen resterend) staan steeds bovenaan. Door te klikken op een taak kom je rechtstreeks op de pagina waar de taak kan uitgevoerd worden. Na het behandelen van de taak verdwijnt deze uit je takenlijst. Volledigheid erkenning controleren Zie eerder behandelen van erkenningsaanvraag Erkenning behandelen Zie eerder behandelen van erkenningsaanvraag Nieuwe) mentoren controleren Zie eerder behandelen van erkenningsaanvraag Erkenning opheffen (enkel beheerder sociaal partnerschap) Bij een wijziging van de status van een vestiging (afgesloten, geannuleerd of stopgezet) zie je de taak erkenning opheffen voor elke goedgekeurde erkenning. Bij deze taak geldt de 14 dagen regel niet! Toch wordt gevraagd deze zo snel mogelijk te behandelen gezien de gevolgen voor de lopende overeenkomst(en) in die vestiging. Zie ook eerder opheffen KBO: adreswijziging behandelen Adres- en statuswijzigingen van ondernemingen en vestigingen worden wekelijks opgehaald uit de KBO. Deze wijzigingen kunnen impact hebben op goedgekeurde erkenningen en lopende overeenkomsten, Bij een adreswijziging van een vestiging wordt de taak KBO: adreswijziging behandelen aangemaakt voor elke goedgekeurde erkenning. Indien deze taak niet behandeld wordt binnen 14 dagen blijft de erkenning behouden. Na onderzoekt beslis je of de vestiging op het nieuwe adres nog steeds voldoet aan de erkenningscriteria: Klik op erkenning behouden indien de vestiging op het nieuwe adres nog steeds voldoet of erkenning opheffen indien de vestiging op het nieuwe adres niet meer voldoet. 18

19 Bij een opheffing motiveer je je beslissing en klikt op opheffen De trajectbegeleider zal na deze beslissing een taak zien verschijnen in zijn/haar takenbalk: Bij erkenning behouden : de trajectbegeleider kan op zijn/haar beurt kiezen om de lopende overeenkomst(en) in deze vestiging verder te zetten of te beëindigingen. Bij erkenning opheffen : de trajectbegeleider moet de lopende overeenkomst(en) vroegtijdig beëindigen. Opgelet: Bij een opheffing van erkenning(en) ontvangt de onderneming geen automatische mail van het digitaal loket. Het behandelend partnerschap moet dit zelf aan de onderneming communiceren! MACHTIGINGEN (enkel voor de rol medewerker sectoraal partnerschap ) Een onderneming kan ervoor kiezen om haar gegevens in het digitale loket te laten beheren door een gemachtigde. De gemachtigde kan in naam van de onderneming ook erkenningsaanvragen indienen en de gegevens van de onderneming in het digitale loket beheren en wijzigen. Download eerst het machtigingsdocument en laat dit ondertekenen door de onderneming. Je vindt het machtigingsdocument hier. Je bewaart zelf het document en moet dit niet opladen in het digitaal loket, Klik op machtigingen 19

20 Je komt nu terecht in de overzichtspagina van de machtigingen. Je kan een bepaalde onderneming zoeken door het ondernemingsnummer in te vullen. Klik op zoek onderneming. Een nieuwe machtiging aanmaken klik op +Nieuwe machtiging, vul het ondernemingsnummer in en klik op zoek onderneming. Beheer Machtigingen Om een machtiging in te trekken klik je op de linkse knop Om naar het beheerscherm van de onderneming te gaan klik je op de rechtse knop Om een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen klik je op nieuwe erkenning. Je kan een ingetrokken machtiging terug activeren, klik op De onderneming kan ook de machtiging intrekken. Je kan de machtiging niet zelf terug activeren. ERKENNINGSAANVRAAG INDIENEN MET MACHTIGING VAN DE ONDERNEMING (ENKEL BESCHIKBAAR VOOR DE ROL MEDEWERKER SECTORAAL PARTNERSCHAP) 20

21 Je doorloopt verschillende stappen om de erkenningsaanvraag voor de onderneming in te indienen. Klik op machtigingen klik bij de onderneming waarvoor je een erkenning wil aanvragen op nieuwe erkenning Opgelet! Op het einde dien je een verklaring op eer toe te voegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. De eerste stap is het toevoegen van de onderneming. De algemene gegevens van de onderneming worden zichtbaar. Deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch in werkplekduaal.be gebeuren. De volgende keer dat je een erkenningsaanvraag indient voor de onderneming, worden het ondernemingsnummer en alle ondernemingsgegevens automatisch getoond. Bij type duid je aan tot welke categorie de onderneming of organisatie behoort: - Lokaal bestuur: steden + stadsdiensten, gemeenten + gemeentediensten, autonome gemeentebedrijven (AGB s), OCMW s, OCMW-verenigingen/ publieke zorgbedrijven, politiezones/ lokale politie, brandweerzones, intercommunales. - Openbaar bestuur: openbaar bestuur dat geen lokaal bestuur is. - Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel. - Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel. De contactpersoon van de onderneming is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier op de maatschappelijke zetel. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de vestiging, alle automatische s die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Deze gegevens kan je nadien nog aanpassen in het beheerscherm. Er kan vrijblijvend bijkomende informatie ingevuld worden. 21

22 Bij de volgende stap voeg je de vestiging toe. Je kiest een vestiging uit de keuzelijst, die de geregistreerde vestigingen in de KBO bevat. Of je kan scrollen, of naam, adres of vestigingsnummer typen. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse update) in werkplekduaal.be gebeuren. De contactpersoon is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de vestiging. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de onderneming, alle automatische s die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Je kan vrijblijvend bijkomende gegevens invullen. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in over de opleiding en de sector. Je kiest een opleiding door te scrollen of te typen. Je kan de activiteitenlijsten van de opleiding raadplegen om na te gaan of de bedrijfsactiviteiten overeenstemmen met de opleiding. Voor duale opleidingen typ je eerst duaal, je krijgt de lijst met enkel duale opleidingen te zien. 22

23 Je kiest een opleidingsverstrekker (school of opleidingscentrum) als de onderneming heeft aangegeven met welke opleidingsverstrekker(s) men voor deze opleiding wil samenwerken. Deze opleidingsverstrekker(s) zal/zullen geïnformeerd worden over de stand van zaken van de erkenningsaanvraag. Het betekent niet dat enkel deze aangeduide opleidingsverstrekker(s) een overeenkomst zal/zullen kunnen opstellen op basis van de erkenning. Ook andere opleidingsverstrekkers kunnen dit. Koos je bij type voor Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel, dan selecteer je een paritair comité uit de keuzelijst. De paritaire comités uit de lijst zijn diegene waartoe de onderneming volgens de KBO behoort. Indien de informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch in werkplekduaal.be gebeuren. Je kiest het paritair comité dat van toepassing is op de werknemers die het beroep uitoefenen waarmee de geselecteerde opleiding overeenstemt. Op de loonbrief van die werknemer(s) staat het juiste paritair comiténummer vermeld. De onderneming kan bij vragen hierover ook terecht bij haar sociaal secretariaat. Op basis van het gekozen paritair comité-nummer wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Koos je bij type voor Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel, dan selecteer je uit de lijst de sector waartoe de onderneming behoort. Op basis van je keuze wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Twijfel je tot welke sector de onderneming behoort? Neem dan contact op met de helpdesk: 23

24 Koos je bij type voor Lokaal bestuur of Openbaar bestuur, dan hoef je verder niets meer te selecteren en wordt de erkenningsaanvraag onmiddellijk aan de juiste behandelaar toegewezen. Vervolgens geef je het aantal werkplekken op die je beschikbaar stelt voor deze opleiding in deze vestiging. Dit aantal is informatief en niet bindend! Je kan dit steeds wijzigingen in het beheerscherm (zie verder bij gegevens beheren ). Klik naar de volgende stap en vul de erkenningscriteria voor de vestiging in Vervolgens staan er drie erkenningscriteria opgelijst. Je vinkt deze aan indien eraan voldaan wordt. Per criterium kun je dit staven door een bijlage toe te voegen. Een sectoraal partnerschap kan het voorleggen van een bepaald document verplichten. Zo wordt het erkenningscriterium de onderneming heeft voldoende financiële draagkracht om de continuïteit van de onderneming te waarborgen door het sectorale partnerschap Horeca beoordeeld aan de hand van een C450- attest van de RSZ. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het dan ook verplicht om dit attest op te laden. De onderneming kan het aanvraagformulier downloaden op de website Fan van Horeca om het attest aan te vragen. Wanneer deze bijlage bij een vorige goedgekeurde erkenningsaanvraag werd opgeladen kan dit opnieuw gebruikt worden en moet je deze niet terug opladen. De laatste stap bij het indienen van een erkenningsaanvraag is het toevoegen van mentoren. Bij een eerste erkenningsaanvraag moet je een mentor aanmaken. Je klikt op nieuwe mentor aanmaken en vult het rijksregisternummer, de naam en de voornaam in en bevestigt door op aanmaken te klikken. 24

25 Vervolgens vul je de erkenningscriteria voor deze mentor in Je kan één of meerdere mentoren opgeven binnen één erkenningsaanvraag. Klik daarvoor opnieuw op nieuwe mentor aanmaken of kies een bestaande mentor uit de keuzelijst. Opmerking: ook voor een bestaande mentor moet je het rijksregisternummer verplicht aanvullen indien dit nog niet gekend is in werkplekduaal.be. In de keuzelijst verschijnen alle erkende mentoren van de onderneming, ongeacht de opleiding of vestiging. die ooit door de onderneming toegevoegd en erkend werden voor een bepaalde vestiging en opleiding. Je controleert telkens of de gekozen mentor voldoet aan de erkenningscriteria voor de geselecteerde vestiging en opleiding. 25

26 Toelichting bij de erkenningscriteria Onberispelijk gedrag De mentor is van onberispelijk gedrag als de mentor geen veroordelingen heeft opgelopen die van die aard zijn dat geen kwalitatieve en veilige leeromgeving kan worden gewaarborgd. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het verplicht om hier een model 2 van het uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden) op te laden. Leeftijd Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan de leeftijd terugbrengen tot 23 jaar indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Praktijkervaring Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan een afwijking op de vereiste praktijkervaring verlenen indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. In de volgende stap dien je een verklaring op eer toe te voegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. Klik op bestand kiezen en laadt het document op van je PC. Opgelet! Je kan enkel documenten in pdf formaat opladen. Ten slotte krijg je een overzicht van de erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van de erkenningsaanvraag in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. 26

27 Een erkenningsaanvraag blijft, zolang deze niet werd ingediend, beschikbaar als werkversie en kan je verder aanpassen of vervolledigen. Als alle gegevens volledig en correct zijn klik je op indienen. Opgelet! Zodra je op indienen klikt wordt de erkenningsaanvraag uit de werkversie lijst verwijderd en kan je geen wijzigingen meer aanbrengen. Indien er aanverwante opleidingen van de gekozen opleiding mogelijk zijn, krijg je nu hiervan een overzicht. Je kan dan kiezen om hiervoor ook een erkenningsaanvraag in te dienen. Kies de opleiding waarvoor je ook een erkenningsaanvraag wil indienen en klik op aanmaken Er wordt een werkversie voor de erkenningsaanvraag van de verwante opleiding(en) aangemaakt. Klik op werkversie(s) afwerken om de aanvraag af te werken en in te dienen. De erkenningsvraag is ingediend en wordt binnen de 14 dagen behandeld door het bevoegd sectoraal partnerschap of door SYNTRA Vlaanderen in opdracht van het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. De onderneming krijgt een ontvangstbevestiging via . 27

28 Overzicht erkenningen (enkel voor medewerker sectoraal partnerschap met machtiging) Om het overzicht van de erkenningsaanvragen en hun status te raadplegen klik je op erkenningen Je ziet de lijst met de erkenningsaanvragen die je met machtiging hebt ingediend. In de linkse menubalk kan je het aantal erkenningsaanvragen volgens status zien. werkversie : je kan nog wijzigingen aanbrengen of documenten opladen voor je de erkenningsaanvraag indient. Vanaf de aanmaakdatum blijft de werkversie 60 dagen beschikbaar om afgewerkt en ingediend te worden. Daarna worden deze door het systeem verwijderd. Dossier onvolledig : De beheerder heeft het dossier nagekeken en vastgesteld dat er nog gegevens of attesten ontbreken. De teller werd stop gezet, de ontbrekende gegevens moeten eerst aangevuld worden zodat de aanvraag verder kan behandeld worden In behandeling : Het dossier is volledig en wordt onderzocht door het bevoegd sectoraal partnerschap of het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. De aanvraag kan nog geannuleerd worden zolang er geen beslissing werd genomen: Je klikt op het oogsymbool om het dossier te openen en klik daarna op annuleren behandeld : een overzicht van alle erkenningsaanvragen waarvoor een beslissing werd genomen door het bevoegd sectoraal partnerschap of het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. alle erkenningen : een overzicht van alle erkenningen (ingediend, goedgekeurd, afgekeurd of opgeheven) Gegevens van de onderneming, vestiging en mentoren beheren met machtiging 28

29 Om wijzigingen in de onderneming en/of vestiging in te voeren, of mentoren te beheren ga je naar machtigingen klik bij de onderneming op: Je komt in het beheerscherm van de onderneming Klik op onderneming De gegevens in de grijze kader kan je niet wijzigen, deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald Je kan wel het type onderneming en de gegevens van de contactpersoon aanvullen of wijzigen Klik op vestiging Je krijgt een overzicht van alle vestigingen van deze onderneming die reeds werden ingevoerd in het digitaal loket. Hier kan je een nieuwe vestiging invoeren of klik je op het potloodsymbool om de detailpagina te openen om wijzigingen aan te brengen. 29

30 Je kan het aantal werknemers, aantal beschikbare werkplekken en de gegevens van de contactpersoon wijzigen. Klik op mentoren Hier kan je, zonder een volledige nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen, een nieuwe mentor toevoegen of een mentor verwijderen. Let op: De mentor kan pas optreden in een overeenkomst wanneer hij/zij ook is toegevoegd aan een goedgekeurde erkenning. Mentor toevoegen: Klik op + nieuwe mentor 30

31 Je kan wijzigingen aanbrengen in de gegevens van een reeds ingevoerde mentor (bv. Foute schrijfwijze naam, RRN invoeren). Klik daarvoor op het potloodsymbool Je kan mentoren deactiveren (bv. langdurig ziek, ontslag, niet meer actief als mentor, ) Opgelet: Je kan een mentor die nog verbonden is met een overeenkomst niet op inactief zetten. Deactiveren: klik op Je kan een mentor die op inactief staat opnieuw activeren. Klik op Mentoren per vestiging: overzicht en beheer met machtiging Je kan een overzicht van alle mentoren per vestiging raadplegen en beheren. Klik op erkenningen Klik in het linkse menu op behandeld of alle erkenningen. Open een goedgekeurde erkenning door op het oog symbool te klikken. Scrol naar beneden of klik in de menubalk links op mentoren. Je ziet nu een overzicht van de mentoren in deze goedgekeurde erkenning. 31

32 Bij voldaan wordt aangegeven of de mentor aan de erkenningscriteria (voor deze vestiging en opleiding) voldoet. Je kan de mentor deactiveren door op het rechtse symbool te klikken, of je kan naar de detailpagina gaan door op het rechtse symbool te klikken. Om een nieuwe mentor toe te voegen klik je op +Mentor toevoegen Je duidt aan of je een bestaande mentor aan deze erkenning wil toevoegen dan wel een nieuwe aanmaken. Bij nieuwe mentor vul je het rijksregisternummer en de voor- en achternaam van de mentor in. Je geeft ook aan of deze mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de gekozen opleiding en vestiging. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. Je kan ook een bestaande mentor kiezen die binnen de onderneming reeds erkend is voor een bepaalde opleiding en vestiging. Selecteer de mentor uit de keuzelijst. Je dient nog aan te duiden of de mentor ook voor deze opleiding en vestiging voldoet aan de erkenningscriteria. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. Nadat je een mentor hebt toegevoegd of verwijderd kom je terug in het overzicht mentoren in de erkenning. EEN ERKENNINGSAANVRAAG STEMMEN (ENKEL VOOR ROL STEMGERECHTIGDE ) 32

33 Als stemgerechtigde kan je over een erkenningsaanvraag stemmen. Je klikt op erkenningen en stemmen en krijgt het overzicht van alle erkenningsaanvragen waarover gestemd moeten worden. Je klikt op het oogje om de erkenningsaanvraag te openen zodat je de gegevens van de onderneming, vestiging en mentor kan bekijken. Klik op positief of negatief om je stem uit te brengen. Je kan ook het overzicht van alle stemmen bekijken. Zowel bij een positieve als een negatieve stem kan je een toelichting geven. Klik daarna op bevestigen OVERZICHT OVEREENKOMSTEN Als beheerder en medewerker van het opleidingsfonds kan je de overeenkomsten raadplegen die verband houden met de door jou goedgekeurde erkenningen. Klik op overeenkomsten. Je krijgt het overzicht van alle geregistreerde overeenkomsten verbonden aan jou sector. 33

34 Indien de overeenkomst vroegtijdig beëindigd werd, wordt de einddatum in het rood gemarkeerd. Je kan zoeken in de overeenkomsten door één of meerdere criteria in te vullen in de zoekvelden het referentienummer van de overeenkomst naam van de onderneming of ondernemingsnummer naam van de vestiging of vestigingsnummer naam van de opleiding de status van de overeenkomst (niet gestart, lopend, afgelopen, vroegtijdig beëindigd) je kan alfabetisch sorteren door op de blauwe kolomtitels te klikken. Klik op het icoon met het oog om de details van de overeenkomst te bekijken. 34

35 Onderaan het overzicht kan je de bijlagen (uurrooster en opleidingsplan) en de getekende overeenkomst bekijken. 35