HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR OPLEIDINGSVERSTREKKERS

Transcriptie

1 HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR OPLEIDINGSVERSTREKKERS VERSIE: 13 OKTOBER 2017 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 1 TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE... 1 RECHTEN GEVEN AAN EEN GEBRUIKER... 1 AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE... 5 IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE... 7 Dashboard...7 Erkenningsaanvraag indienen met machtiging (enkel voor rol trajectbegeleider )... 8 Gegevens van de onderneming, vestiging en mentoren beheren.. 14 Mentoren per vestiging: overzicht en beheer 16 Nieuwe overeenkomst aanmaken Registreren van de overeenkomst.25 Overzicht overeenkomsten Wijzigingen aanbrengen in de overeenkomst na registratie Wijzigingen zonder handtekening.29 Wijziging met handtekening (addenda)..31 Vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst (enkel voor rol trajectbegeleider..32 Registreren van de vroegtijdige beëindiging.33 Historiek..34 INLEIDING Zowel onderwijs- en opleidingsinstellingen uit Deeltijds Leren en Werken als deze uit het proefproject Schoolbank op de Werkplek kunnen gebruik maken van het digitale loket werkplekduaal.be. Ben je hiertoe gemachtigd door de onderneming, dan kun je erkenningsaanvragen indienen. TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE Werkplekduaal.be is een onlinedienst van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de onlinediensten van de Vlaamse Overheid is beveiligd. De wettelijk vertegenwoordiger van de organisatie (meestal de directie) kan rechtstreeks inloggen via e-id en kan dus onmiddellijk aan de slag in de tool. Je kan als wettelijk vertegenwoordiger ook andere personen rechten geven. Dit wordt hieronder beschreven bij 'rechten geven aan een andere gebruiker'. Weet je niet wie de wettelijk vertegenwoordiger van je onderwijs- of opleidingsinstelling is, neem dan contact op met 1700, het gratis informatienummer van de Vlaamse Overheid. RECHTEN GEVEN AAN EEN ANDERE GEBRUIKER 1

2 Om als wettelijk vertegenwoordiger van je organisatie ook andere gebruikers toegang te geven tot app.werkplekduaal.be doorloop je volgende stappen: Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Het rijksregisternummer van de gebruikers aan wie je rechten wil geven Indien je je pincode niet meer kent kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en ken je de nieuwe code niet meer dan ben je aangewezen op de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats. Vergeet het originele document met je puk code niet. Met die puk code kan je bij de dienst Bevolking je pincode deblokkeren of wijzigen. De eerste stap is dat je een hoofdverantwoordelijke (de hoofdtoegangsbeheerder) aanduidt voor het toegangsbeheer van je onderwijs- of opleidingsinstelling bij de onlinediensten van de overheid. Dit doe je één keer om toegang te krijgen tot de meeste onlinediensten van de overheid. De kans is dus groot dat er al een hoofdtoegangsbeheerder voor je organisatie is aangeduid. Indien je niet weet wie dit is, neem dan contact op met 1700, het gratis informatienummer van de Vlaamse Overheid. De hoofdtoegangsbeheerder kan toegangsbeheerders in de onderwijs- of opleidingsinstelling aanstellen. Deze toegangsbeheerders kunnen op hun beurt de gebruikers beheren en hen toegang verlenen tot verschillende onlinediensten. Het aanduiden van de hoofdtoegangsbeheerder en toegangsbeheerders doe je hier. Voor meer informatie over het beheer der toegangsbeheerders klik je hier. De tweede stap is dat je als toegangsbeheerder in het gebruikersbeheer gebruikers toevoegt en hen rechten toekent. Je meldt je aan bij het gebruikersbeheer: Er zijn verschillende mogelijkheden om je aan te melden bij het gebruikersbeheer (zie hieronder bij aanmelden in werkplekduaal.be ). Je wordt doorverwezen naar de CSAM-pagina, waar je je aanmeldt, de pincode van je identiteitskaart ingeeft en op de onderstaande pagina terechtkomt, waarbij je eerst de gebruikersvoorwaarden aanvaardt. 2

3 Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar gebruiker en klik je op voeg gebruiker toe. Je vult het rijksregisternummer in van de gebruiker die je wil toevoegen en klikt op verder. Naam, voornaam en geboortedatum worden automatisch ingevuld. Je klikt op verder en bevestig. Vervolgens koppel je de gebruiker aan de organisatie. Je kiest de organisatie en categorie en klikt op verder. Je vult de gevraagde gegevens in en klikt op verder. 3

4 Je bevestigt en hebt nu de gebruiker gekoppeld aan je organisatie. De volgende stap is om deze gebruiker rechten toe te kennen, zodat hij/zij aan de slag kan in werkplekduaal.be. Je klikt op ken gebruikersrecht toe. Bij gebruikersrecht kies je SYNTRA Vlaanderen Werkplek Duaal Gebruiker, daarna klik je op verder. Je selecteert de rol of rollen die je wenst toe te kennen door op het eerste pijltje te klikken en vervolgens op verder. 4

5 Nadat je hebt bevestigd is het gebruikersrecht toegekend. AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Indien je je pincode niet meer kent kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en ken je de nieuwe code niet meer dan ben je aangewezen op de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats. Vergeet het originele document met je puk code niet. Met die puk code kan je bij de dienst Bevolking je pincode deblokkeren of wijzigen. Je surft naar app.werkplekduaal.be. Er zijn verschillende mogelijkheden om je aan te melden als vertegenwoordiger van een opleidingsverstrekker (via e-id, beveiligingscode via mobiele app, beveiligingscode via SMS, VO-token en federaal token. Op de eerste pagina vind je hier meer info over. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet dit altijd met e-id of token van de federale of Vlaamse overheid gebeuren. 5

6 Je wordt geleid naar de CSAM-pagina en klikt op doorgaan. Je steekt je identiteitskaart in de aangesloten kaartlezer en klikt op aanmelden. Vul de pincode van je identiteitskaart in. 6

7 IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE DASHBOARD Rechts bovenaan (in de grijze kader) zie je vanuit welke rol je bent aangemeld. Er zijn twee rollen, beheerder en trajectbegeleider, die combineerbaar zijn. Iedere rol heeft een aantal bevoegdheden. Heb je ook gebruikersrechten voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar je andere organisatie. Het overzicht van erkenningen en overeenkomsten kan je hier raadplegen. 7

8 ERKENNINGSAANVRAAG INDIENEN MET MACHTIGING VAN DE ONDERNEMING (ENKEL BESCHIKBAAR VOOR ROL TRAJECTBEGELEIDER ) Een onderneming kan ervoor kiezen om haar gegevens in het digitale loket te laten beheren door een gemachtigde. De gemachtigde kan in naam van de onderneming ook erkenningsaanvragen indienen en mentoren beheren. Klik op machtigingen. Om een machtiging aan te maken download je eerst het machtigingsdocument en laat je dit ondertekenen door de onderneming. Je vindt het machtigingsdocument hier. Klik op nieuwe machtiging om een machtiging aan te maken, vul het ondernemingsnummer in en klik op zoek onderneming. Je komt nu terecht in de overzichtspagina van de machtigingen. Je kan een machtiging intrekken door hier op te klikken: Je kan een machtiging terug activeren door hierop te klikken: Om een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen klik je op nieuwe erkenning. Je doorloopt verschillende stappen om de erkenningsaanvraag voor de onderneming in te dienen. Opgelet! Op het einde moet je een verklaring op eer toevoegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. Het is belangrijk dat deze verklaring volledig en correct wordt ingevuld. Bij onvolledige of foute gegevens kan de erkenningsaanvraag niet behandeld of zelfs afgekeurd worden. 8

9 De eerste stap is het toevoegen van de onderneming. De algemene gegevens van de onderneming verschijnen. Deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens in de KBO later worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch in app.werkplekduaal.be gebeuren. De volgende keer dat je een erkenningsaanvraag indient voor de onderneming, worden het ondernemingsnummer en alle gegevens van de onderneming automatisch getoond. Bij type duid je aan tot welk type de onderneming of organisatie behoort: - Lokaal bestuur: steden + stadsdiensten, gemeenten + gemeentediensten, autonome gemeentebedrijven (AGB s), OCMW s, OCMW-verenigingen/publieke zorgbedrijven, politiezones/lokale politie, brandweerzones, intercommunales. - Openbaar bestuur: openbaar bestuur dat geen lokaal bestuur is. - Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel. - Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel. De contactpersoon van de onderneming is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier op de maatschappelijke zetel. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de vestiging, alle automatische s die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Er kan vrijblijvend bijkomende informatie ingevuld worden. 9

10 Bij de volgende stap voeg je de vestiging toe. Je kiest een vestiging uit de keuzelijst, die de geregistreerde vestigingen in de KBO bevat. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Worden deze gegevens later in de KBO aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch in het digitale loket gebeuren. Je kan scrollen of naam, adres of vestigingsnummer typen. De contactpersoon is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier op de vestiging. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de onderneming, alle automatische e- mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Je kan vrijblijvend bijkomende gegevens invullen. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in over de opleiding en de sector. Je kiest een opleiding door te scrollen of te typen. 10

11 Je kiest een opleidingsverstrekker (school of opleidingscentrum) als de onderneming heeft aangegeven met welke opleidingsverstrekker(s) men voor deze opleiding wil samenwerken. Deze opleidingsverstrekker(s) zal/zullen geïnformeerd worden over de stand van zaken van de erkenningsaanvraag. Het betekent niet dat enkel deze aangeduide opleidingsverstrekker(s) een overeenkomst zal/zullen kunnen opstellen op basis van de erkenning. Ook andere opleidingsverstrekkers kunnen dit. Koos je als type Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel, dan selecteer je een paritair comité uit de keuzelijst. In de lijst staan de paritaire comités waartoe de onderneming volgens de KBO behoort. Indien de informatie niet correct lijkt, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch in het digitale loket gebeuren. Je kiest het paritair comité dat van toepassing is op de werknemers die het beroep uitoefenen dat overeenstemt met de geselecteerde opleiding. Op de loonbrief van die werknemer(s) staat het juiste paritair comité-nummer vermeld. De onderneming kan met haar vragen hierover terecht bij het sociaal secretariaat. Op basis van het gekozen paritair comité-nummer wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Koos je als type Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel, dan selecteer je in de lijst de sector waartoe de onderneming behoort. Op basis van je keuze wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Twijfel je tot welke sector de onderneming behoort? Neem dan contact op met de helpdesk: Koos je als type Lokaal bestuur of Openbaar bestuur, dan hoef je verder niets meer te selecteren en wordt de erkenningsaanvraag onmiddellijk aan de juiste behandelaar toegewezen. Vervolgens staan er drie erkenningscriteria opgelijst. Je vinkt deze aan indien eraan voldaan wordt. Per criterium kun je dit staven door een bijlage toe te voegen. Een sectoraal partnerschap kan het voorleggen van een bepaald document verplichten. Zo wordt het erkenningscriterium de onderneming heeft voldoende financiële draagkracht om de continuïteit van de onderneming te waarborgen door het sectorale 11

12 partnerschap Horeca beoordeeld aan de hand van een C450-attest van de RSZ. De onderneming kan dit document gebruiken om het attest aan te vragen. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het dan ook verplicht om dit attest op te laden. De laatste stap bij het indienen van een erkenningsaanvraag is het toevoegen van de mentoren. Je kan een nieuwe mentor aanmaken. Je klikt op nieuwe mentor aanmaken en vult het rijksregisternummer, de naam en de voornaam in en bevestigt door op aanmaken te klikken. 12

13 Je kan echter ook een bestaande mentor kiezen. In de keuzelijst verschijnen alle erkende mentoren van de onderneming, ongeacht de opleiding of vestiging. Je controleert of de gekozen mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de geselecteerde vestiging en opleiding. Toelichting bij de erkenningscriteria Onberispelijk gedrag De mentor is van onberispelijk gedrag als deze geen veroordelingen heeft opgelopen die van die aard zijn dat geen kwalitatieve en veilige leeromgeving kan worden gewaarborgd. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het verplicht om hier een model 2 van het uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden) op te laden. Leeftijd Het partnerschap dat de erkenning verleent; kan de leeftijd terugbrengen tot 23 jaar indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Praktijkervaring Het partnerschap dat de erkenning verleent; kan een afwijking op de vereiste praktijkervaring toestaan indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. In de volgende stap moet je een verklaring op eer toevoegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. Het is belangrijk dat deze verklaring volledig en correct wordt ingevuld. Bij onvolledige of foute gegevens kan de erkenningsaanvraag niet behandeld of zelfs afgekeurd worden. 13

14 Ten slotte verschijnt een overzicht van de erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van de erkenningsaanvraag in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. Je klikt op indienen. De erkenningsvraag is nu ingediend en wordt binnen 14 dagen behandeld door het bevoegde sectorale partnerschap of door SYNTRA Vlaanderen in opdracht van het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. De onderneming krijgt een ontvangstbevestiging via . Gegevens van het onderneming, vestiging en mentoren beheren via machtiging Om wijzigingen in de onderneming en/of vestiging in te voeren, of mentoren te beheren klik op: Je komt in de overzichtspagina van de onderneming 14

15 Klik op onderneming Hier kan je het type onderneming en de gegevens van de contactpersoon wijzigen Klik op vestiging Hier kan je een nieuwe vestiging invoeren of klik je op het potloodsymbool om de detailpagina te openen om wijzigingen in te brengen. Je kan het aantal werknemers, aantal beschikbare werkplekken en de gegevens van de contactpersoon wijzigen. 15

16 Klik op mentoren Hier kan zonder een volledige nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen een nieuwe mentor aan een erkende vestiging toevoegen of verwijderen. Klik daarvoor op + nieuwe mentor Je kan wijzigingen aanbrengen in de gegevens van een reeds ingevoerde mentor (bvb. Foute schrijfwijze naam). Klik daarvoor op het potloodsymbool Je kan een mentor die niet meer werkzaam is in de vestiging op inactief zetten. Opgelet: Je kan een mentor die nog verbonden is met een overeenkomst niet op inactief zetten. Klik daarvoor op: Je kan een mentor die op inactief staat opnieuw activeren. Klik daarvoor op: Mentoren per vestiging: overzicht en beheer Je kan een overzicht van alle mentoren per vestiging raadplegen en mentoren beheren. Klik op erkenningen Klik in het linkse menu op goedgekeurd of alle erkenningen. Open een goedgekeurde erkenning door op het oog symbool te klikken. Scrol naar beneden en klik op mentoren beheren. 16

17 Je ziet nu een overzicht van de mentoren in deze erkenning. Bij voldaan wordt aangegeven of de mentor aan de erkenningscriteria (voor deze vestiging en opleiding) voldoet. De details over het voldoen aan de criteria kan je bekijken door te klikken op het linkse icoontje De mentor kan verwijderd worden door te klikken op het rechtse icoontje: Je kan een mentor toevoegen door te klikken op de gelijknamige knop: Je duidt aan of je een bestaande mentor aan deze erkenning wil toevoegen dan wel een nieuwe aanmaken. Bij nieuwe mentor vul je het rijksregisternummer en de voor- en achternaam van de mentor in. Je geeft ook aan of deze mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de gekozen opleiding en vestiging. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. Je kan ook een bestaande mentor kiezen die binnen de onderneming reeds erkend is voor een bepaalde opleiding en vestiging. Selecteer de mentor uit de keuzelijst. Je dient nog aan te duiden of de mentor ook voor deze opleiding en vestiging voldoet aan de erkenningscriteria. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. 17

18 Nadat je een mentor hebt toegevoegd of verwijderd kom je terug in het overzicht mentoren in erkenning. NIEUWE OVEREENKOMST AANMAKEN (ENKEL VOOR DE ROL TRAJECTBEGELEIDER ) Je kan in het digitale loket overeenkomsten aanmaken. Zorg dat je volgende gegevens bij de hand hebt: Gegevens van de leerling en zijn wettelijke vertegenwoordiger Het opleidingsjaar van de leerling Gegevens van de onderneming Naam trajectbegeleider Het uurrooster Het opleidingsplan Klik op overeenkomsten Klik rechts bovenaan op + nieuwe overeenkomst. Je doorloopt verschillende stappen om de overeenkomst op te maken. In de eerste stap vul je de algemene gegevens in over de overeenkomst. Alle vakjes met een * zijn verplicht in te vullen. De grijze vakken opleiding en mentor kan je pas aanklikken wanneer je een vestiging hebt gekozen. 18

19 Klik in het vak type en kies uit de lijst het type van overeenkomst dat je wil opmaken. Klik op het vak vestiging en kies uit de lijst erkende vestigingen van de onderneming de vestiging waar de jongere zal opgeleid worden. Wanneer een vestiging niet in de lijst staat, betekent dit dat deze vestiging nog niet erkend is en zal de onderneming (of gemachtigde in naam van de onderneming) eerst een erkenningsaanvraag moeten indienen voor de opleiding op deze vestiging. Wanneer de vestiging erkend is, wordt deze toegevoegd aan de lijst. Vervolgens klik je op het vakje opleiding om de opleiding te kiezen die de jongere gaat volgen uit de lijst van erkende opleidingen voor deze vestiging van de onderneming. Wanneer de opleiding niet in de lijst staat betekent dit dat de opleiding in deze vestiging nog niet erkend is en zal de onderneming (of gemachtigde in naam van de onderneming) eerst een erkenningsaanvraag moeten indienen voor de opleiding op deze vestiging. Wanneer de opleiding erkend is, wordt deze toegevoegd aan de lijst. Daarna kies je de mentor die instaat voor de opleiding van de jongere uit de lijst van erkende mentoren voor deze opleiding op deze vestiging. Indien de mentor die je wil aanduiden niet in de lijst voorkomt voeg je een mentor toe aan de bestaande erkenning. 19

20 Let op: Pas wanneer de mentor volgens de behandelaar voldoet aan de erkenningscriteria zal hij/zij aan de lijst worden toegevoegd. Als laatste in dit scherm vul je de voor-en achternaam in van de persoon die de onderneming vertegenwoordigt. Dit is meestal het hoofd van de onderneming of een afgevaardigde. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in van de leerling. Alle vakjes met een * zijn verplicht in te vullen. Vul het rijksregisternummer van de leerling in. Jongeren die niet ingeschreven zijn in het Belgisch bevolkingsregister of vreemdelingenregister hebben een Bisnummer of kunnen dat aanvragen bij Sigedis ( Vul de voornaam en achternaam van de leerling in. Je kiest de nationaliteit door te scrollen of door in het lege veld te typen. Vul het adres van de leerling in. Indien de jongere minderjarig is geef je de wettelijk vertegenwoordiger (ouder of voogd) van de minderjarige op. 20

21 Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in van de opleidingsverstrekker. De naam van de opleidingsinstelling en de adresgegevens worden automatisch ingevuld. Is het adres waar de lessen doorgaan verschillend van het adres van de opleidingsverstrekker, vink dan het gelijknamig vakje aan. Hier vul je het adres van de effectieve lesplaats in. Klik op volgende en vul in de volgende stap de inhoud van de overeenkomst in. Vul de begin-en einddatum van de overeenkomst in. De begindatum is de eerste dag van het opleidingstraject van de jongere; dit kan een lesdag zijn of een dag op de werkplek. De einddatum bepaalt de onderneming in overleg met de trajectbegeleider, maar kan nooit later zijn dan het einde van het opleidingstraject van de jongere. In de meeste gevallen is dit 30/06. Je kan de datum zelf invullen of gebruik maken van de kalender. Je vult het aantal les-en werkuren in. Het totaal van de lesuren en werkuren per week zie je onderaan bij arbeidsuren per week. De wekelijkse arbeidsduur moet overeenstemmen met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van toepassing op de onderneming. De lesuren en de met lessen gelijkgestelde activiteiten zijn daarin inbegrepen en worden gelijkgesteld met een arbeidsuur van 60 minuten. 21

22 In het uurrooster vul je per dag de werk-of lesuren in. Bij type maak je een keuze uit de lijst waarbij je aanduidt of de jongere de ingevulde periode doorbrengt: op de lesplaats, werkplaats, of beide. Heeft het uurrooster een ander formaat (bvb. Twee wekelijks wisselend uurrooster), dan kan je dit opladen door op de knop bestand kiezen te klikken. Bij een variabel uurrooster laad je het gedeelte van het arbeidsreglement van het bedrijf op waar de arbeidstijdregelingen op vermeld staan. Let op: Alle documenten die opgeladen worden in het digitaal loket moeten in Pdf-formaat staan. De onderneming betaalt de leerling een maandelijkse leervergoeding. De leervergoeding selecteer je uit de bij decreet vastgestelde vergoedingen (met indexeringen van het GMMI) per opleidingsjaar. De leervergoeding is afhankelijk van de vooropleiding en het opleidingsjaar van de jongere. Opgelet! Ander bedrag kan je enkel gebruiken in volgende situaties: Indien er in de CAO van de sector uitdrukkelijk bepaald wordt dat leerlingen niet onderworpen zijn aan de leervergoeding maar recht hebben op de vergoeding zoals vermeld in de CAO (bvb grafische sector). Indien het een registratie van een overeenkomst betreft met startdatum vóór een indexaanpassing van de leervergoeding 22

23 Het opleidingsplan kan je hier opladen door op bestand kiezen te klikken. Je kan het opleidingsplan ook nog toevoegen wanneer je de overeenkomst hebt gedownload, vóór ze geregistreerd wordt (zie verder bij registratie ). De laatste stap brengt je naar het overzicht. Je krijgt een samenvatting van de overeenkomst in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. Zijn alle gegevens volledig en correct, dan kan je de overeenkomst afdrukken om te ondertekenen en te registreren. Je doorloopt voor een Overeenkomst Alternerende opleiding de stappen 1 tot 4. De stappen in het grijs worden pas actief wanneer de vorige stappen uitgevoerd werden. 23

24 Wanneer het een deeltijdse arbeidsovereenkomst of deeltijdse arbeidsovereenkomst Maribel betreft is de eerste stap niet van toepassing. Klik op stap 1 overeenkomst ter ondertekening downloaden. Je krijgt dan de overeenkomst te zien in Pdfformaat. Je kan het document nu afdrukken om door alle partijen te laten ondertekenen. Je kiest voor afdrukken en/of opslaan. Om terug te keren naar het overzicht van de overeenkomst sluit je het tabblad. Klik op stap 2 opleidingsplan opladen. Indien dit nog niet gebeurd was kan je nu het opleidingsplan opladen. Na ondertekening van de documenten kan je de ondertekende overeenkomst onmiddellijk registreren. Je kan er ook voor kiezen om de overeenkomst op een later tijdstip te registreren (zie verder bij registreren van de overeenkomst ). Indien je de overeenkomst nog niet registreert klik je bovenaan op Overeenkomsten om terug te gaan naar overzicht van de overeenkomsten. Je vindt de overeenkomst die je hebt opgemaakt terug bovenaan in de lijst werkversie. Deze overeenkomsten werden ingevoerd maar nog niet geregistreerd. Hier kan je nog wijzigingen aanbrengen vóór de overeenkomst door alle partijen ondertekend wordt. 24

25 Je klikt op het linkse symbool om wijzigingen of bijlagen in te brengen of op het rechtse symbool om de overeenkomst te verwijderen. Let op: overeenkomsten in werkversie blijven vanaf de aanmaakdatum nog 60 dagen in het digitale loket staan, daarna worden ze automatisch verwijderd. Wanneer je op het links symbool naast de overeenkomst klikt kan je de opmaak van de overeenkomst opnieuw doorlopen om wijzigingen aan te brengen en/of bijlagen toe te voegen, of om de ondertekende overeenkomst te registreren. Om de overeenkomst snel te doorlopen kan je stappen overslaan door bovenaan op de grijze stippen van de stappenlijn te klikken. Registreren van de overeenkomst. Nadat de overeenkomst door alle partijen werd ondertekend moet het document nog opgeladen worden in het digitale loket om te registreren. Scan de ondertekende overeenkomst en bewaar ze in een Pdf-formaat in je bestanden op je PC. Klik in de werkversie naast de overeenkomst op het linkse symbool. Je komt automatisch op het scherm overeenkomst registreren. 25

26 Stap 2 Indien het opleidingsplan nog niet opgeladen werd moet je dit nu doen. Let op: het opleidingsplan is noodzakelijk om de overeenkomst te registreren! Je klikt bij stap 3 op bestand kiezen. Je kiest bij de bestanden op je PC de gescande overeenkomst zodat deze opgeladen wordt in het digitaal loket. Klik op stap 4 overeenkomst registreren. Je komt automatisch terug op het scherm Overzicht Overeenkomsten. Wanneer je nu in de menubalk klikt op alle overeenkomsten zie je de geregistreerde overeenkomst in de lijst staan. 26

27 Aan een geregistreerde overeenkomst wordt een nummer toegekend. Klik op het oog symbool om de overeenkomst te openen. Bovenaan zie je het nummer van de overeenkomst. Overzicht overeenkomsten (enkel voor de rol trajectbegeleider) Om het overzicht van de overeenkomsten te raadplegen klik je op overeenkomsten Bij werkversie staan alle overeenkomsten die nog niet afgewerkt of ondertekend zijn. 27

28 Bij alle overeenkomsten zie je alle ondertekende overeenkomsten van je opleidingsinstelling. Je kan zoeken in de overeenkomsten door het referentienummer van de overeenkomst, naam van de vestiging, vestigingsnummer of gemeente of naam van de opleiding in de zoekvelden in te vullen. Je kan alfabetisch sorteren door op de blauwe titels te klikken. Vink het vakje lopende overeenkomst aan om enkel de lopende overeenkomsten te tonen. Klik op het icoon met het oog om de details van de overeenkomst te bekijken. 28

29 Wijzigingen aanbrengen in de overeenkomst na registratie (enkel voor de rol trajectbegeleider) Een geregistreerde overeenkomst kan op twee manieren worden gewijzigd: met of zonder handtekeningen. Wijziging zonder handtekening Wijziging van mentor, trajectbegeleider en bijlagen. Vb. mentor aanpassen Klik op overeenkomsten Klik in het menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil wijzigen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Scrol naar het vak vestiging en Klik op mentor aanpassen. Wanneer je dit niet kan aanklikken (grijs gekleurd) dan betekent dit dat er geen andere erkende mentor beschikbaar is. In dat geval moet je eerst een erkenningsaanvraag voor een nieuwe mentor voor deze vestiging indienen. Je kan je dit via mentoren beheren (zie hoger). 29

30 Je kiest de mentor die de leerling zal opleiden in de keuzelijst. Daarna klik je op opslaan. Je moet geen document opladen in het digitaal loket. Je krijgt een melding dat de overeenkomst succesvol werd aangepast. 30

31 Wijziging met handtekening Wijzigen van de vestiging, de lesplaats, de einddatum of de les- en werkuren met een addendum. Vb. wijziging einddatum Klik op overeenkomsten Klik in het menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil wijzigen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Scrol naar beneden en klik bij addenda op + addendum opmaken Klik bij einddatum op de datum. Wijzig de einddatum door de kalender te gebruiken of typ een nieuwe einddatum in het veld in, Klik op opslaan Je krijgt de melding dat het addendum succesvol werd aangemaakt. Nu kan je het document downloaden om af te drukken zodat alle partijen kunnen ondertekenen. Scrol naar beneden naar Addenda Indien je het addendum nog wil wijzigen kan dit door op het potloodsymbool te klikken. Je kan het addendum ook verwijderen door op het vuilnisbakje te klikken. 31

32 klik registreren bij de addenda die je wil afdrukken en registreren. Je doorloopt de stappen 1 tot 3. Stap 1 klik op downloaden Je krijgt het addendum te zien in Pdf-formaat. Je kiest voor afdrukken en/of opslaan. Om terug te keren naar het overzicht van het addendum sluit je het tabblad. Addendum registreren Na ondertekening registreer je het addendum. Je scant het ondertekende document en slaat dit op in Pdf-formaat op je PC. stap 2 klik op bestand kiezen Je kiest het opgeslagen document in je bestanden Stap 3 Klik op Addendum registreren Je komt terug in het overzicht van de overeenkomst. Onderaan zie je een overzicht van de addenda. Elke addendum kan je openen door op het oog symbool te klikken. Vroegtijdige beëindiging van een overeenkomst (enkel voor de rol trajectbegeleider) Een overeenkomst kan, voor de einddatum verstreken is, vroegtijdig beëindigd worden volgens de bepalingen van het decreet betreffende de beëindiging van de overeenkomst. Je kan op verschillende manieren een overeenkomst beëindigen. De modelbrieven vind je hier. Een beëindiging moet wel geregistreerd worden in het digitaal loket, de beëindigingsbrief moet niet opgeladen worden. 32

33 Registreren van een beëindiging Klik op overeenkomsten Klik in het menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil wijzigen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Scrol naar het vak inhoud en klik op vroegtijdig beëindigen Wijzig de einddatum door de kalender te gebruiken of typ een nieuwe einddatum in het veld in, Selecteer de reden van beëindiging uit de keuzelijst. Klik op beëindigen 33

34 Je komt terug in het overzicht van de overeenkomst. In het vak vroegtijdig beëindigd zie je de datum en reden van beëindiging. Historiek Je kan de historiek van een geregistreerde overeenkomst raadplegen voor een overzicht van alle wijzigingen in de overeenkomst. Klik op overeenkomsten Klik in het linkse menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil raadplegen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Je krijgt een overzicht van alle wijzigingen, addenda en beëindiging die je hebt ingebracht. 34