Handleiding Suite4JeugdZorg (20.4)

Transcriptie

1 Handleiding Suite4JeugdZorg (20.4) Versie 3.0 April 2017

2 Inhoud 1 Inleiding Inloggen Bepalen van woonplaatsbeginsel en het gezag Het bepalen van gezag Controleren woonplaatsbeginsel in S4JZ Cliëntdossier opzoeken/aanmaken Jeugdige cliënt opzoeken Cliënt jeugdzorg opvoeren Betrokkenen opvoeren Natuurlijk persoon opvoeren Niet-natuurlijk persoon opvoeren Meerderjarige cliënt Invullen woonplaatsbeginsel JW301 Verzoek toewijzing Besluitdossier en Indicatiebesluit Besluitdossier aanmaken Indicatiebesluit aanmaken Verstrekkingendossier en producten Verstrekkingendossier aanmaken Product(en) aanmaken Versturen van JW301-bericht Persoonsgebonden budget (PGB) Besluitdossier en indicatiebesluit Verstrekkingendossier Wijzigen PGB Besluit intrekken Indicatiebesluit intrekken Product verwijderen en nieuw product ophalen JW305 en JW307 - Aanvang en einde jeugdhulp Aanlevering via BZG Aanvang jeugdhulp Einde jeugdhulp

3 6.2 Aanlevering via inlezen in S4JZ Aanvang jeugdhulp JW303D en JW304 Declaraties inlezen en verwerken Inleiding Processtappen en planning ijw303d verwerking Het proces De planning Fase 1 - inlezen ijw303d-berichten Inlezen ijw303d-bericht Foutmelding bij inlezen JW303D Verwijderen ingelezen JW303D-berichten Verwerken ijw303d-berichten Fase 2 - proefverwerken Fase 3 - definitief verwerken + laatste verwerking Laatste verwerking Controle van verwerkte gegevens in S4JZ Verwerken uitvalmeldingen Terugkoppeling uitval aan Toegang/backoffice Foutmeldingen Crediteren Herbeoordeling of verlenging verwerken Indicatiebesluit verlengen Nieuw indicatiebesluit aanmaken Nieuw product aanmaken Wijzigingen in het woonplaatsbeginsel Afhandeling BRP-meldingen Een verhuizing verwerken Taken oude gemeente Taken nieuwe gemeente Verandering gezag Andere wijzen van leveren jeugdhulp Inzet basisteams Uitgangspunten Registratie inzet basisteams S4JZ

4 Cliënt- en niet cliëntgebonden inzet in de basisteams Omgang met niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieders Wanneer wel leveren en betalen? Proces in stappen Onderaannemerschap Inzet Spoed voor jeugd Jeugdigen met een geheime plaatsing Taken jeugdhulpaanbieder Taken gemeente Belangrijke bepalingen uit de Jeugdwet Doelgroep Verlengde jeugdhulp voor meerderjarige cliënten Afbakening van Jeugdwet, Wet langdurige zorg (WLZ) andere wetten Jeugdhulp voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen Cognos: inzicht en kwaliteit m.b.t. data jeugdzorg Cognos openen Problemen bij het openen van Cognos Een rapportage downloaden Het rapport per ontvangen Lijst veelgebruikte afkortingen en verklarende woordenlijst

5 Extra informatievelden Favorieten aanmaken in Raadplegen Jeugdigen zonder BSN Geheimhouding jeugdigen Terugkoppeling foutieve of ontbrekende gegevens Geheimhouding betrokkenen Contractpartner snel en gemakkelijk selecteren Contractpartners en gegunde zorg Default eenheid en frequentie Problemen met het versturen JW301-bericht Is het JW301-bericht verstuurd? Niet ontvangen JW301-bericht door contractpartners Besluit intrekken? Controleer of er al betaald is! Betaling van trajecten Vastlopen bij definitief verwerken en voorkomen dubbele betalingen Actieve dossiers Verhuizing buiten provincie, terwijl er betaald is Veilig communiceren over cliënten

6 1 Inleiding Voor u ligt de handleiding van de Suite4Jeugdzorg (S4JZ). De S4JZ is een softwareprogramma dat in alle 23 Groninger Gemeenten gebruikt wordt voor het administratief verwerken van zorgtoewijzingsverzoeken van Zorg In Natura (ZIN) en Persoonsgebonden Budget (PGB) voor cliënten die onder de Jeugdwet vallen. Deze handleiding is gebaseerd op versie 20.4 van S4JZ. De vraag om zorg in te zetten komt vanuit de huisarts of vanuit het basisteam. De huisarts meldt bijvoorbeeld de jeugdige aan bij een jeugdhulpinstelling met algemene gegevens, aanmeldingsreden en de hulpvraag. De jeugdhulpaanbieder doet een screening/triage/intake en maakt vervolgens een keuze wat betreft het in te zetten product en vraagt bij de betreffende gemeente een zorgtoewijzing aan. Wanneer er een vraag om zorg vanuit het basisteam komt, meldt deze de jeugdige aan bij de jeugdhulpaanbieder en geeft hierbij algemene gegevens, aanmeldingsreden en de hulpvraag. Als het duidelijk is welke jeugdhulpproduct ingezet moet worden, dan zorgt de casusregisseur ervoor dat via de backoffice van zijn gemeente een zorgtoewijzing (301-bericht) wordt afgegeven. Als het nog niet duidelijk is welk jeugdhulpproduct ingezet moet worden, kan de verwijzer een voorstel doen wat betreft productkeuze. De jeugdhulpaanbieder doet vervolgens een screening/triage/intake en maakt vervolgens een keuze met betrekking tot het product en vraagt bij de betreffende gemeente een zorgtoewijzing aan. Een verzoek tot zorgtoewijzing kan worden aangeleverd door een medewerker van de frontoffice via de basisteams (voor PGB en ZIN, via een RIGG-formulier) of via het Berichten Zorgportaal Groningen (BZG) in het geval van ZIN. Als het indicatiebesluit en verstrekkingendossier zijn aangemaakt, verstuurt de backofficemedewerker een JW301-bericht naar de betreffende Contractpartner. Dit bericht wordt door de Contractpartner ontvangen waarna deze in een JW302-bericht een bevestiging stuurt. Vanaf september 2016 worden de declaraties voor de geleverde zorg ingediend door de Contractpartner middels een JW303D-bericht. De inhoud van het JW303D-bericht wordt in het systeem vergeleken met een aantal gegevens uit de bijbehorende JW301-toewijzing. Indien de gegevens overeenkomen, volgt betaling door de RIGG aan de betreffende Contractpartner. De Contractpartner ontvangt na de verwerking van het JW303D-bericht een JW304-bericht met daarin de verwerkte en/of afgekeurde declaraties. In de toekomst zal een verzoek zorgtoewijzing ook via het berichtenverkeer kunnen binnenkomen in de vorm van een JW315-bericht. Dit geldt ook voor de berichten einde jeugdhulp (JW307). Het BZG is een tijdelijke oplossing voor de Groninger gemeenten en zal komen te vervallen als het berichtenverkeer via Vecozo goed verloopt. Hieronder volgt een overzicht van de berichten in het berichtenverkeer: Bericht Titel bericht Omschrijving JW301 Toewijzing Jeugdhulp (Landelijk) Bericht voor de toewijzing van Jeugdhulp aan een aanbieder. JW302 Toewijzing Jeugdhulp Retour (Landelijk) Bericht voor retourinformatie van Toewijzing Jeugdhulp. 6

7 JW303 Declaratie/factuur Jeugdhulp Dit bericht kan worden gebruikt zowel voor declaratie als voor facturatie. Bij declaratie krijgt het bericht de naam 303-D; bij facturatie 303-F. Bij inspanningsgericht en outputgericht kunnen gemeenten de keuze maken of ze het bericht gebruiken voor declaratie of facturatie. Deze afspraak geldt per aanbieder voor de gehele cliëntpopulatie. Voor de jeugdhulp ingekocht via de RIGG gebruiken we het JW303D declaratiebericht. JW304 Declaratie/factuur Jeugdhulp Retour Declaratieretourbericht na verwerking 303 bericht door de gemeente. JW305 Aanvang Zorg Bericht voor het melden van de start van levering van Jeugdhulp. JW306 Aanvang Zorg Retour Bericht met retourinformatie over de Aanvang Zorg JW307 Einde Zorg Bericht voor het melden van het stoppen van levering van de Jeugdhulp. JW308 Einde Zorg Retour Bericht voor retourinformatie over het Einde Zorg-bericht JW315 JW316 Verzoek om toewijzing Jeugdhulp Verzoek om toewijzing Jeugdhulp Retour Bericht voor het aanvragen van een toewijzing voor Jeugdhulp. Voorlopig gebruiken we het BZG hiervoor. Bericht voor retourinformatie over het Verzoek om toewijzing Jeugdhulp. Voorlopig gebruiken we het BZG hiervoor. Er is geprobeerd om in deze handleiding de meest voorkomende situaties te beschrijven, waarbij uit privacyoverwegingen de cliëntgegevens uit de voorbeelden zijn weggelaten. Het kan echter voorkomen dat zich een situatie voordoet die niet in de handleiding beschreven staat. Mocht u er niet uitkomen dan kunt u op de website van de RIGG kijken of contact opnemen met de helpdesk ( ). 7

8 2 Inloggen Open vanuit het NAL-venster de applicatie Suite Jeugd-WMO productie. U komt vervolgens in het startscherm van S4JZ waar u kunt inloggen: De kleur van de menubalk laat zien in welke omgeving u zit. Blauw is productie (zie bovenstaande afbeelding), donker rood is de testomgeving (zie onderstaande afbeelding). Bijgaande voorbeeldschermen in de handleiding zijn gemaakt in de testomgeving. Na het inloggen opent zich het volgende scherm in Onderhoud. 8

9 3 Bepalen van woonplaatsbeginsel en het gezag Voordat er met het verwerken van het verzoek toewijzing gestart kan worden, moet het woonplaatsbeginsel bepaald worden. Het woonplaatsbeginsel (WPB) bepaalt welke gemeente verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdhulp of voor het uitvoeren van een maatregel jeugdbescherming of jeugdreclassering. Via dit schema van de VNG kunt u bepalen wat het woonplaatsbeginsel is en welke gemeente dus verantwoordelijk is voor het bepalen en financieren van de benodigde Jeugdhulp. Als de cliënt al bekend is in S4JZ, dan kunt u de persoonsgegevens van de jeugdige in de S4JZ opzoeken. Als de cliënt nog niet bekend is, zult u het woonplaatsbeginsel via het lokale BRP moeten uitzoeken. In dit hoofdstuk volgt meer informatie over het bepalen van gezag en het controleren van het woonplaatsbeginsel in de S4JZ. In hoofdstuk 9 leest u over de te nemen stappen indien het gezag en het woonplaatsbeginsel wijzigt. 3.1 Het bepalen van gezag De woonplaats van de gezaghebbende(n) bepaalt de uitkomst van het woonplaatsbeginsel. Hiervoor is het van belang dat u goed in zicht heeft waar het gezag ligt. Grofweg zijn er vier mogelijkheden: 1. Eén ouder - de gemeente waar de gezaghebbende ouder staat ingeschreven, is verantwoordelijk. 2. Twee ouders - de gemeente waar de ouders wonen is verantwoordelijk. Als dit twee verschillende gemeenten zijn, dan is het adres van de ouder waarbij de jeugdige staat ingeschreven leidend, of - in uitzonderlijke gevallen - het woonadres waar de cliënt voor het laatst met een van de gezaghebbenden ingeschreven heeft gestaan. 3. Gecertificeerde instelling (JB Noord, Leger des Heils JB&JR, of William Schrikker Groep) - de gemeente waar de jeugdige staat ingeschreven is verantwoordelijk (productcode 48A03). Bij Ondertoezichtstelling (OTS) houden de ouders het gezag (productcode 48A01 en 48A02). 4. Geen gezaghebbende: de cliënt is meerderjarig - de gemeente waar de jeugdige staat ingeschreven is verantwoordelijk. Het BRP geeft alleen aan wanneer het gezag rechtelijk is vastgelegd. Dit wordt aangegeven door cijfers (1 of 12, verwijzend naar ouder 1 en ouder 2) of met een letter (D: het gezag ligt bij derden, oftewel bij een instelling). Bij ondertoezichtstelling (OTS) houden de ouders het gezag. Als er niets staat vermeld, betekent dit dat de moeder het gezag heeft. Als ouders getrouwd zijn (geweest) ligt het gezag bij zowel de moeder als de vader. Voor geregistreerd partnerschap geldt hetzelfde als bij een huwelijk. Bij een scheiding houden beide ouders het gezag. Wanneer er onduidelijkheid bestaat over waar het gezag ligt, kunt u navraag doen bij de Rechtbank ( ). 9

10 3.2 Controleren woonplaatsbeginsel in S4JZ Om in S4JZ het woonplaatsbeginsel te controleren kunt u in het cliëntdossier kijken van een cliënt die reeds in de S4JZ staat. Volg hiervoor de volgende stappen: 1. Ga naar Raadplegen door op het hieronder aangegeven veld (rood omrand) te klikken. 2. Voer bij het veld BSN het BSN van de betreffende cliënt in en klik op de pijl rechtsboven (of druk op Enter of Alt+S). 3. Ga naar het cliëntdossier door te klikken op Suite4Jeugdzorg in het linker menu en klik vervolgens op Cliënt Jeugdzorg. U kunt voor de bovenste handeling een snelkoppeling maken onder Favorieten. Hiermee kunt u sneller het cliëntdossier raadplegen. Op pagina 11 wordt uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. 10

11 4. Klik op het tabblad Betrokkenen om het adres van de betrokkenen te controleren. Bij deze fictieve cliënt is er sprake van instellingsvoogdij en bepaalt het adres van de jeugdige het woonplaatsbeginsel. Als er natuurlijke personen zijn die het gezag hebben, dan wordt het adres vermeld (bovenstaande afbeelding). Als het adres van de jeugdige overeenkomt met dat van (een van) de gezaghebbenden, weet u dat de gemeente waar deze cliënt woont de verantwoordelijke gemeente is. Mocht dit niet zo zijn, dan is nader onderzoek nodig in het BRP. De koppeling van nieuwe klanten buiten Groningen/Ten Boer vindt één keer per week plaats. Als ze eenmaal zijn gekoppeld met de BRP worden de gegevens dagelijks gesynchroniseerd. De adressen van alle cliënten die al in de S4JZ staan, worden eveneens dagelijks gesynchroniseerd met het BRP. Dit zorgt ervoor dat dit een betrouwbare manier is om het woonplaatsbeginsel te controleren. Als adressen wijzigen in de S4JZ naar aanleiding van de synchronisatie, krijgt één van de backoffice medewerkers hier een melding van via de signalen in GWS4all. Als u zo n signaal verwerkt, dient u rekening te houden met een mogelijke verandering van het woonplaatsbeginsel. Over de verwerking van signalen zal in deze handleiding geen uitleg gegeven worden. Als de uitkomst van het woonplaatsbeginsel niet overeenkomt met de gemeentecode (zie onderstaande afbeelding, tabblad Cliënt) die bij de cliënt staat, dient dit te worden aangepast in de S4JZ. 11

12 Favorieten aanmaken in Raadplegen Om het cliëntdossier toe te voegen aan Favorieten volgt u onderstaande stappen: 1. Klik rechtsboven op het cirkeltje met het tandwieltje om naar instellingen te gaan en klik vervolgens op Raadpleegfavorieten in het linker menu. 2. Kies voor de onderstaande opties en klik op Opslaan (Alt+O). U ziet dit op de volgende manier terug in Raadplegen: Er zijn nog meer mogelijkheden naast het toevoegen van het cliëntdossier. Klik op het plusje rechtsboven (Alt+A) en voeg eventueel nog andere elementen toe aan Favorieten. U kunt dit op dezelfde manier doen als hierboven, maar dan door een ander Menu-item te kiezen. Het besluit- en verstrekkingendossier komen automatisch in het menu te staan als deze zijn aangemaakt en hoeft u dus niet zelf toe te voegen. 12

13 4 Cliëntdossier opzoeken/aanmaken Om het verzoek toewijzing te verwerken in een besluit, indicatiebesluit en verstrekkingendossier zoekt u de cliënt op (4.1) en voert u indien nodig een nieuwe cliënt op (4.2). Daarbij vult u ook (gezaghebbende) betrokkenen in (4.3) en vult u de uitkomst van het woonplaatsbeginsel in (4.4). 4.1 Jeugdige cliënt opzoeken 1. Ga naar Raadplegen door op het hieronder aangegeven veld te klikken. 2. U komt in het zoekscherm van Raadplegen. 3. Vul in het veld BSN het BSN van de jeugdige cliënt in en klik op zoeken (of druk op Enter of Alt+S). De cliëntgegevens komen nu naar voren. Controleer of er niet al een indicatie is ingevoerd met dezelfde productcode in dezelfde periode als het verzoek toewijzing dat u wilt invoeren. Indien de cliënt nog niet bekend is, volgt u de stappen vanaf hoofdstuk 4.2, anders gaat u naar hoofdstuk 5. 13

14 Jeugdigen zonder BSN Als een cliënt geen BSN heeft of als er niet met zekerheid kan worden gesteld dat het vermelde BSN klopt bij de persoon die het betreft of als persoonsgegevens geheim dienen te blijven, mag er geen gebruik worden gemaakt van het berichtenverkeer. Ook vastlegging in de S4JZ is dan geen optie, omdat er geen bruikbaar BSN aanwezig is. In zo n geval mag ook de jeugdhulpaanbieder geen BSN vastleggen en hanteren in het berichtenverkeer. Gemeenten en jeugdhulpaanbieders mogen ook zelf geen enkel (fictief) BSN administreren. De ingezette jeugdhulp wordt op papier geregistreerd. De vastlegging in de administratie én communicatie over zo n geval moet dan gebeuren middels andere kenmerken, zoals het NAW in combinatie met de geboortedatum. Artikel uit de Jeugdwet stelt dit vast: Indien aan een jeugdige geen Burgerservicenummer is toegekend: a. nemen gecertificeerde instellingen, jeugdhulpaanbieders, de raad voor de kinderbescherming en het college in ieder geval de volgende gegevens van de jeugdige in hun administratie op: achternaam; voornamen; geboortedatum, en postcode en huisnummer van het woonadres, en b. vermelden gecertificeerde instellingen, jeugdhulpaanbieders, de raad voor de kinderbescherming en het college de gegevens, bedoeld in onderdeel a, bij het verstrekken van persoonsgegevens met betrekking tot de uitvoering van hun taken en de verlening van jeugdhulp. Er is geen vastomlijnde procedure voor toewijzen en declareren op papier. De Jeugdwet zegt hier het volgende over: Zoek voor het uitwisselen van noodzakelijke gegevens een pragmatische oplossing met de jeugdhulpaanbieder. Er zou bijvoorbeeld prima een papieren beschikking/toewijzing aangemaakt kunnen worden. Gemeenten hebben zelf procedures voor het afgeven van papieren zorgtoewijzingen. Wanneer de gemeente een papieren zorgtoewijzing afgeeft aan een jeugdhulpaanbieder, stuurt de gemeente ook een bericht aan de financiële afdeling van de RIGG om hen te informeren dat er een factuur voor een cliënt zonder BSN aan kan komen. Deze melding wordt gedaan via een aan rigg.facturen@groningen.nl en bevat ook minimaal de naam van de jeugdhulpaanbieder en het jeugdhulpproduct dat wordt ingezet. De jeugdhulpaanbieder stuurt de factuur vervolgens naar: Postbus 2076, 9704 CB Groningen 14

15 4.2 Cliënt jeugdzorg opvoeren Als de zoekopdracht geen resultaat oplevert en de cliënt dus niet bekend is in de S4JZ, moeten de gegevens van de cliënt worden opgevoerd. De benodigde gegevens staan op het RIGG-formulier of in het verzoek toewijzing, maar deze moeten nog wel gecontroleerd worden en eventueel aangevuld worden vanuit het BRP. Bij medewerkers die voor (een) bepaalde gemeente(n) zijn geautoriseerd, staat het veld Gemeente al ingevuld. Als de cliënt op een andere gemeentecode staat levert de zoekopdracht dus geen resultaat op. Dit wordt pas duidelijk als u de cliënt als nieuw wilt invoeren en het systeem geeft aan dat het BSN al bekend is. Het is beter om zonder gemeentecode te zoeken. 1. Ga naar het startscherm van Onderhoud door op het tabblad linksonder te klikken. 2. Klik op Suite4Jeugdzorg > Key2jeugdwet > Cliënt Jeugdzorg. In de S4JZ moet er altijd eerst een cliënt worden aangemaakt voordat er een jeugdige cliënt kan worden aangemaakt. Hierdoor kan het voorkomen alsof sommige stappen dubbel worden uitgevoerd. U komt in het zoekscherm van Cliënt Jeugdzorg. 3. Klik op het plusje (Alt+A) rechtsboven om een nieuwe jeugdige cliënt aan te maken. 15

16 Er opent een nieuw scherm. 4. Klik hier op het loepje rechts van het veld Jeugdige Cliënt. U komt in een nieuw scherm. 5. Klik hier opnieuw op het plusje rechtsboven (Alt+A). Er opent een nieuw scherm (zie onderstaande afbeelding) waar u de gegevens van de cliënt kunt invullen om een nieuwe cliënt in de S4JZ aan te maken. 6. Vul de volgende velden in: Gemeente BSN Verificatie middels ( GBA of BRP ) Verificatiedatum (datum van vandaag) Naam + voornamen Voorletters (zonder puntjes, zonder spaties) Geslacht Geboortedatum Straat* Huisnummer Postcode Woonplaats* * U kunt ook het huisnummer en de postcode invullen en op Tab drukken. De straatnaam en de woonplaats worden dan automatisch ingevuld. Met de toets Tab op het toetsenbord kunt u gemakkelijk naar het volgende veld navigeren. 16

17 7. Klik op opslaan (Alt+O) of druk op Enter. Na het opslaan van de gegevens opent er een nieuw scherm. De cliënt is nu aangemaakt. 8. Vul de gegevens aan (Medewerker, Geheimhouding) en klik op opslaan. Geheimhouding jeugdigen Sommige jeugdigen hebben een indicatie geheimhouding. Dit betekent dat de persoonsgegevens niet zomaar gedeeld mogen worden met derden. Enkele gemeenten vragen eerst toestemming aan de jeugdige en/of betrokkene(n) voor het delen van hun gegevens via een JW301-bericht. Andere gemeenten volgen de lijn van de VNG en versturen het JW301-bericht, omdat er geen sprake zou zijn van een datalek. 9. Ga naar het tabblad Adres en stel hier de Adresaanduiding in op Woonadres. Vul daarnaast ook de Huisvesting in. 10. Ga naar het tabblad Betaalwijze en vul hier Kas in. 11. Schrijf het cliëntnummer voor uzelf op (zie rode pijl in de voorgaande afbeelding). U heeft dit nodig om de cliënt straks snel te kunnen opzoeken. 12. Klik op Opslaan en sluiten (Alt+Q). 17

18 U komt in het volgende scherm: 13. Klik op opslaan (Alt+O) of druk op Enter. De jeugdige cliënt is nu aangemaakt. Terugkoppeling foutieve of ontbrekende gegevens Het is mogelijk dat u een terugkoppeling krijgt op velden die niet of niet volledig zijn ingevuld. Zie de afbeelding hieronder. Als er een X voor de melding staat, betekent dit dat het veld aangepast moet worden. Als er een? of een! voor de melding staat betekent dit dat het veld mogelijk moet worden aangepast, maar daartoe is op dit moment in het proces geen verplichting. 4.3 Betrokkenen opvoeren Natuurlijk persoon opvoeren Is de betrokkene al bekend in de S4JZ dan kunt u hem eenvoudig ophalen door met het BSN te zoeken naar deze cliënt. Is de betrokkene niet bekend, dan moet hij ingevoerd worden. 1. Ga naar Suite4Jeugdzorg > Key2jeugdwet > Cliënt Jeugdzorg, naar het tabblad Betrokkenen aan de linkerkant 2. Klik op het loepje rechts naast het vakje Betrokkenen. 18

19 3. Zoek met het BSN van de betrokkene of deze al bekend is in de S4JZ. Voer het BSN in en druk op Enter (of Alt+S). Als de melding Geen gegevens gevonden in beeld verschijnt, betekent het dat u een nieuwe cliënt moet opvoeren. Klik hiervoor op het plusje (Alt+A). 4. Het invoeren van de gegevens van een betrokkene gaat op dezelfde wijze als het invoeren van een jeugdige cliënt. Er zijn echter minder verplichte velden. De volgende velden zijn verplicht: BSN Verificatie middels (GBA/BRP) Verificatie datum (datum van vandaag) Naam Geslacht Voornaam en voorletter (geen puntjes, geen spaties) Geboortedatum Adres* *Het adres van de jeugdige is hier overgenomen. Indien dit adres hetzelfde is als die van de betrokkene, laat u dit adres staan. Indien het adres afwijkt, past u het adres aan. 5. Klik op Opslaan (Alt+O). Er opent een nieuw scherm (cliëntdossier betrokkene): 19

20 6. Vul hier de Medewerker, Burgerlijke staat en indien van toepassing de Geheimhouding in. 7. Ga naar tabblad Adres en voer hier bij Adresaanduiding vervolgens Woonadres in. 8. Klik op Opslaan en Sluiten (Alt+Q). U keert automatisch terug in het tabblad Betrokkenen van het dossier van de jeugdige, waar de gegevens van de betrokkene zijn overgenomen. 9. Vul bij alle betrokkenen het vakje Rol betrokkene ijw in. 10. Als het gaat om een gezaghebbende betrokkene, vink dan het vakje Gezaghebbende aan 11. Klik op Opslaan. Indien er meerdere betrokkenen zijn, klik op het plusje rechtsboven in de blauwe balk en herhaal de stappen hierboven. 20

21 Geheimhouding betrokkenen Sommige betrokkenen hebben een indicatie geheimhouding. Dit betekent dat de persoonsgegevens niet zomaar gedeeld mogen worden met derden. Enkele gemeenten vragen eerst toestemming aan de betrokkene(n) voor het delen van hun gegevens via een JW301-bericht. Andere gemeenten volgen de lijn van de VNG en versturen het JW301-bericht, omdat er geen sprake zou zijn van een datalek. Indien een jeugdige cliënt geheimhouding heeft, krijgt u hiervan op verschillende punten in de S4JZ een melding van. Dit is niet het geval wanneer een betrokkene geheimhouding heeft. Dit kunt u echter wel instellen. Ga in het cliëntdossier naar het tabblad Bijzondere situatie aan de linkerkant van het scherm. Vul bij Bijzondere situatie onder Details vervolgens GEHM Betrokkene heeft indicatie geheimhouding in. Vul indien bekend de begin- en einddatum in. Klik op Opslaan (Alt+O). Niet-natuurlijk persoon opvoeren Als het gezag bij een instelling ligt, dan moet u een zogenaamd niet-natuurlijk persoon opvoeren. 1. Ga naar het tabblad Betrokkenen aan de linkerkant van het scherm. 2. Klik op het loepje rechts van het Betrokkenen veld onder het kopje Niet-natuurlijk persoon. 21

22 Er opent een nieuw scherm waar u de instelling kunt opzoeken. Dit kan bijvoorbeeld door op (een deel van) de naam van de instelling te zoeken. 3. Klik de juiste instelling aan. Hierna keert u automatisch terug naar het tabblad Betrokkenen van het dossier van de jeugdige. De gegevens van de instelling worden automatisch ingevuld. 4. Indien de contactpersoon bekend is, kunt u deze opzoeken door op het loepje naast het veld Contactpersoon te klikken. 5. Vink het vakje Gezaghebbende aan en kies bij Rol betrokkene ijw de juiste optie. 6. Klik op Opslaan (Alt+O). Meerderjarige cliënt Als een cliënt meerderjarig is, is er wettelijk gezien geen gezaghebbende meer betrokken bij de jeugdige. In de S4JZ moet er echter altijd een gezaghebbende worden opgevoerd, omdat er anders geen JW301-bericht verstuurd kan worden. Dit kan op twee manieren worden opgelost: 1. Voer de dummy-ouder op. Doe dit door cliëntnummer in te vullen in het veld Betrokkene onder Natuurlijk Persoon. 2. Voer de cliënt zelf op als betrokkene. Doe dit door zijn/haar cliëntnummer in te vullen in het veld Betrokkene onder Natuurlijk Persoon. 22

23 4.4 Invullen woonplaatsbeginsel Klik in het menu links op Woonplaatsbeginsel. Hier kunt u aangeven wat de uitkomst van het woonplaatsbeginsel is en wanneer dit voor het laatst geverifieerd is. 1. Kies bij Gemeente voor de juiste gemeentecode. 2. Vul bij Verificatiedatum de datum van vandaag in. 3. Klik op Opslaan (Alt+O). 23

24 5 JW301 Verzoek toewijzing 5.1 Besluitdossier en Indicatiebesluit Na het opvoeren van de cliënt is het tijd om de zorgtoekenning aan te maken. Hiervoor moet eerst een besluitdossier aangemaakt worden, waar vervolgens een indicatiebesluit onder gehangen wordt. Onder een besluitdossier van één jeugdige kunnen meerdere indicatiebesluiten komen, van meerdere Contractpartners en verschillende productcodes (dit heet een arrangement en kan alleen indien het besluit nog niet definitief is). Het besluitdossier en indicatiebesluit gaan over de toegewezen jeugdhulp. In het volgende hoofdstuk, hoofdstuk zes, wordt het indicatiebesluit gekoppeld aan het verstrekkingendossier. Dit verstrekkingendossier gaat over de daadwerkelijk geleverde zorg. Aan de hand het verstrekkingendossier wordt de declaratie verwerkt. Alle Verzoek Toewijzingen moeten van de wethouders en gemeentesecretarissen inhoudelijk worden beoordeeld. Basisteams zouden pragmatische criteria moeten opstellen voor de backoffice om te bepalen of een verzoek toewijzing naar het Basisteam doorgezet moet worden. Besluitdossier aanmaken Methode 1 1. Klik op Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Besluitdossier. Het volgende scherm wordt geopend: 2. Maak een nieuw besluitdossier aan door op het plusje rechtsboven te klikken. 3. Vul het cliëntnummer in en druk op Enter of klik op Opslaan (Alt+O). 24

25 Er opent een nieuw scherm waarin een aantal gegevens al zijn ingevuld. 4. Vul het vakje Medewerker in en controleer of bij Gemeente de juiste gemeentecode staat. 5. Klik op Opslaan (Alt+O). Het besluitdossier is nu aangemaakt. U kunt in het toelichtingenveld nog vermelden op basis van welk verzoek toewijzingsbericht u het besluit aanmaakt. Hiermee kan iedereen nagaan wat er om welke reden is ingevoerd. Methode 2 Vanuit het cliëntdossier kunt u een besluit aanmaken door op de Contextbutton te gebruiken. 1. Klik op het contextbutton (Alt+G) rechtsboven. Het onderstaande scherm volgt: 2. Klik op Jeugdwet Jeugdwet-besluit. 25

26 Er doen zich twee mogelijkheden voor: a) Indien de cliënt nog geen besluiten op zijn naam heeft staan, opent het volgende scherm: Klik op Opslaan (Alt+O). b) Indien de cliënt al (meerdere) besluiten op zijn naam heeft staan volgt het onderstaande scherm: Klik op het plusje (Alt+A). Er opent een nieuw scherm waarin een aantal gegevens al zijn ingevuld. 3. Klik op Opslaan (Alt+O) Het besluitdossier is aangemaakt. Vervolgens gaat u verder met het invullen van het indicatiebesluit. 26

27 Indicatiebesluit aanmaken 1. Ga naar het tabblad Indicatiebesluit aan de linkerkant. Er opent een nieuw scherm: 2. Vul tenminste de volgende gegevens in: Productcategorie en product Begindatum en einddatum* Aanbieder: klik op het loepje om een Contractpartner te zoeken. Klik de juiste aan. Let op: er kunnen meerdere pagina s met Contractpartners zijn. Adviesorgaan Soort beoordeling Financieringsvorm: Zorg In Natura Type verwijzer/naam verwijzer** Grondslag (indien ingevuld) Reden intrekking: Uitstroom Vul Volume, Eenheid en Frequentie in (Eenheid en Frequentie worden automatisch ingevuld, houdt deze zoveel mogelijk aan) Motivering: (onder)aanbieder, AGB-code en de locatie indien bekend * De einddatum mag leeggelaten worden als de hoeveelheid geld die voor het product uitgegeven moet worden, ligt besloten in het product zelf. Bijvoorbeeld in het geval van een traject, waarbij een trajectprijs geldt. Maar bijvoorbeeld ook als een bepaald aantal uur voor de totale looptijd van de indicatie wordt afgegeven. Als de hoeveelheid geld niet beperkt is, dan is een einddatum verplicht. ** Voer bij de verwijzer altijd de originele verwijzer in. Alleen als na herbeoordeling door de gemandateerde van de gemeente er wordt gekozen om een ander product in te zetten, dan wordt de verwijzer de gemeente. 3. Klik op Opslaan (Alt+O). 27

28 Indien er meerdere indicaties zijn, kunt u een indicatiebesluit toevoegen door rechtsboven in de blauwe balk op het plusje te klikken en vervolgens stap 2 en 3 te herhalen. Contractpartner snel en gemakkelijk selecteren U kunt een Contractpartner opzoeken via het loepje. Deze handeling kan echter ook sneller en gemakkelijker uitgevoerd worden door in het vakje vóór het loepje een nummer in te toetsen dat bij de Contractpartner hoort. Dit nummer kunt u vinden door op het loepje te klikken. De lijst van aanbieders verschijnt: In de kolom die is aangegeven met de rode pijl, kunt u het nummer vinden dat bij de Contractpartner hoort. Wanneer u dit nummer noteert of onthoudt, kunt u de volgende keer dat u deze Contractpartner moet selecteren dit nummer invoeren in het vakje vóór het loepje en op Tab drukken. De Contractpartner wordt nu automatisch ingevuld. Contractpartners en gegunde zorg productcodes U kunt alleen productcodes kiezen die een Contractpartner gegund zijn. Op de website van de RIGG staat een lijst met Contractpartners, aanbieders en de zorg die zij mogen leveren. Daarnaast zijn er ook door het VNG landelijke tariefafspraken gemaakt. Deze afspraken resulteren in een landelijke code met daarvoor een productcode van Een voorbeeld hiervan is product 32L006 van Basic Trust Noord. Default eenheid en frequentie Voor een goed lopend declaratieproces is het van belang dat u de juiste eenheid 1 en frequentie 2 invult bij het indicatiebesluit. Het uitgangspunt is om default waarden aan te houden. Dit zijn de waarden die automatisch ingevuld worden in het indicatiebesluit op het moment dat u zowel de productcode als de Contractpartner gekozen hebt. Deze kunt u ook terugvinden op de productenlijst. Mocht noodzakelijk zijn om van deze standaard waarden af te wijken dan gelden de volgende richtlijnen: 1 De eenheid waarin zorg wordt geleverd volgens het zorgcontract, bijvoorbeeld uren, dagdelen, etmalen, stuks 2 De frequentie waarmee de zorg wordt herhaald, bijvoorbeeld per week, per maand, per jaar 28

29 Eenheid Hiervan wordt geadviseerd om default waarde te gebruiken. Er zijn vier mogelijkheden: uur, dagdeel, etmaal en stuks. Het is mogelijk om af te wijken van de default waarde. In de productenlijst wordt aangegeven welke waarden ook gebruikt kunnen worden en welke waarden niet gebruikt kunnen worden. Frequentie 1) Bij alle frequentiewaarden behalve totaal binnen de geldigheidsduur van de beschikking rekent het systeem het volume automatisch evenredig om naar per maand. Een beluit van 60 uur per jaar betekent dat een Contractpartner maar maximaal 5 uur per maand kan declareren (60/12=5). 2) Per dag, per week, per maand, per jaar zijn inwisselbaar. Gebruik deze waarden bij een lineair zorgverloop: als bijv. iedere maand hetzelfde aantal uur zorg wordt geleverd 3) Alle waarden zijn om te rekenen naar totaal binnen geldigheidsduur beschikking, maar totaal binnen geldigheidsduur beschikking kan niet omgerekend worden naar een andere waarde. 4) Als er in het begin van de behandeling meer uren zorg geleverd worden en later minder kunt u het beste een indicatiebesluit aanmaken met totaal binnen geldigheidsduur beschikking. 5) Vermijd het gebruik van de waarde per vier weken, dit levert problemen op met de declaratie per maand. Trajecten Als u een indicatiebesluit aanmaakt voor een traject dan moet u altijd kiezen voor 1 stuks totaal binnen de geldigheid van de beschikking. U herkent trajecten ook aan deze combinatie van default waarden. Vervoer Bij de productcode 42A01 en 42A02 hoort de eenheid stuks. Eén stuks is een enkele reis. 5.2 Verstrekkingendossier en producten Per productcategorie moet er een nieuw verstrekkingendossier aangemaakt worden. Aan een verstrekkingendossier kunnen dus meerdere indicatiebesluiten gekoppeld worden wanneer deze dezelfde productcategorie bevatten. Verstrekkingendossier aanmaken Methode 1 1. Klik op Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Verstrekkingendossier. 29

30 2. Klik op het plusje (Alt+A) rechtsboven in de blauwe balk om een nieuw verstrekkingendossier aan te maken. Er opent een nieuw scherm: 3. Vul het cliëntnummer in bij Jeugdige cliënt en druk op tab. 4. Vul vervolgens de gegevens aan: Clientgroep: is de productcategorie Aard product: Periodiek en incidenteel of Incidenteel. Begindatum: startdatum zorg Einddatum: open laten Medewerker 5. Klik op Opslaan (Alt+O). Het volgende scherm opent zich. 30

31 Methode 2 Vanuit het cliëntdossier of vanuit het hoofdscherm van het besluitdossier kunt u gemakkelijk een verstrekkingendossier aanmaken door de Contextbutton (Alt+G) te gebruiken. In het onderstaande voorbeeld gaat u na het invullen van het indicatiebesluit terug naar het besluitdossier. 1. Klik vervolgens op de Contextbutton rechts bovenaan het scherm. U krijgt het volgende menu. 2. Klik op Jeugdwet Verstrekkingendossier-Jeugdwet. Indien er nog geen bestaand verstrekkingendossier is, opent een nieuw in te vullen verstrekkingendossier. Als er al verstrekkingendossiers zijn dan komt u in een scherm met een overzicht hiervan. U kunt meteen controleren of er al een verstrekkingendossier van de productcategorie is. Als dit het geval is klikt u op dit verstrekkingendossier en kunt u de nieuwe indicatie aan het dossier toevoegen. Zo houdt u een goed overzicht. U komt in het volgende scherm: 3. Vul vervolgens de gegevens aan: Clientgroep: is de productcategorie Aard product: Periodiek en incidenteel of Incidenteel Begindatum: startdatum zorg (indien u een product toevoegt aan een bestaand verstrekkingendossier, kunt u de reeds ingevulde datum aanpassen indien nodig) Einddatum: open laten 31

32 Medewerker 4. Klik op Opslaan (Alt+O of Enter). Het verstrekkingendossier is aangemaakt en opent in een nieuw tabblad in uw browser. Product(en) aanmaken 1. Ga naar het tabblad Producten aan de linkerkant 2. Klik op het rechterloepje naast de velden Besluit/Indicatie en zoek het juiste indicatiebesluit op. 3. Kies het besluit dat u zojuist hebt aangemaakt. Dit is te herkennen aan bijvoorbeeld de begin- en einddatum, product en besluitnummer. Er volgt een melding: 32

33 4. Klik op ja. U keert terug naar tabblad Producten. 5. Vul de Reden Beëindiging*, de Soort Beoordeling en de Ingangsdatum** (indien aangegeven in het Verzoek Toewijzing) in en klik op Opslaan (Alt+O). Het verstrekkingendossier met product(en) is nu aangemaakt. * De Reden Beëindiging kunt u niet invullen als u in het indicatiebesluit ervoor heeft gekozen om de einddatum open te laten. ** Indien in het verzoek toewijzing in het BZG bij Melding Aanvang Zorg Ja staat, vult u in het verstrekkingendossier bij Ingangsdatum de Begindatum in die in het BZG staat. Zie ook de onderstaande afbeelding: Indien er meerdere producten aan het verstrekkingendossier toegevoegd moeten worden, klik dan op het plusje rechtsboven (Alt+A) en herhaal de bovenstaande stappen. 33

34 5.3 Versturen van JW301-bericht Nadat het indicatiebesluit en het verstrekkingendossier zijn ingevuld, kunt het JW301-bericht versturen. Dit bericht gaat naar de Contractpartner en bevat de toegewezen zorg. 1. Ga naar het tabblad Producten in het verstrekkingendossier. 2. Klik op het linker loepje achter Besluit/Indicatie om naar het Besluitdossier te gaan. Mocht u direct door willen naar het Indicatiebesluit, dan kunt u in plaats van het linker loepje nu op het rechter loepje klikken. In een nieuw tabblad van uw browser opent het besluitdossier dat is gekoppeld aan het verstrekkingendossier. 3. Ga naar het tabblad indicatiebesluit en vink het vakje bij Export JW bericht aan. De volgende melding verschijnt: 34

35 4. Klik op Ok. U keert terug naar het indicatiebesluit. 5. Klik vervolgens op Opslaan (Alt+O). De volgende melding verschijnt: 6. Klik op Sluiten. U keert terug naar het indicatiebesluit. Hier kunt u controleren of het JW301-bericht inderdaad verzonden is. Het vakje bij Exportbestand is in dit geval gevuld. Problemen met het versturen JW301-bericht Indien het JW301-bericht niet verzonden kan worden, is het niet mogelijk het vakje bij Export JW bericht aan te klikken. Houd uw cursor stil boven dit vakje. Er verschijnt nu een grijs vlak met informatie over de reden waarom er geen JW301-bericht verstuurd kan worden. 35

36 Is het JW301-bericht verstuurd? U kunt in de S4JZ feitelijk alleen zien of het bericht is aangemaakt. JW301 berichten worden in principe driemaal per week naar het GGK verstuurd maar dit is niet zichtbaar in de S4JZ. Op twee manieren is te controleren of het JW301-bericht daadwerkelijk aangemaakt is: 1. Het veld Exportbestand is gevuld met de naam van het bericht. Deze naam is als volgt opgebouwd: gemeentecode_agbcode-contractpartner_berichtnummer. Als u opnieuw een bericht verstuurt, dan moet het berichtnummer (laatste 5 cijfers) dus gewijzigd zijn. 2. In Raadplegen kunt u bij het tabblad Toewijzingsbericht zien of het bericht aangemaakt is. Hier staat een overzicht van alle JW301-berichten die er voor deze cliënt zijn. U kunt bijvoorbeeld aan de datum in de tweede kolom zien of uw bericht van vandaag aangemaakt is. Niet ontvangen JW301-bericht door contractpartners Het kan voorkomen dat contractpartners aangeven dat zij geen JW301-bericht hebben ontvangen. In dit geval is het goed om in de S4JZ te controleren of het bericht daadwerkelijk verstuurd is. Dit kunt u doen door te kijken of het vakje exportbestand gevuld is (zie onderstaande afbeelding). Ook is in de mutatiehistorie de datum te zien waarop het JW301-bericht verstuurd is (zie rechter rode pijl in de onderstaande afbeelding). In veel gevallen blijkt echter dat het JW301-bericht wel degelijk is verstuurd en is aangekomen. De contractpartner heeft dan bijvoorbeeld niet goed gekeken in 36

37 VECOZO of is het bericht kwijtgeraakt. Mocht de contractpartner er niet uitkomen, dan kunt u nogmaals het JW301-bericht versturen. 5.4 Persoonsgebonden budget (PGB) Het invoeren van het Persoonsgebonden Budget (PGB) komt voor een groot deel overeen met het invoeren van Zorg In Natura (ZIN). In dit hoofdstuk is PGB-specifieke informatie opgenomen m.b.t. het aanmaken van het indicatiebesluit, het klaarzetten van het PGB in het verstrekkingendossier en het wijzigen van het PGB. Besluitdossier en indicatiebesluit Zie hoofdstuk voor het aanmaken van een besluitdossier. Voor het maken van het indicatiebesluit volgt u de volgende stappen: 1. Ga naar het tabblad Indicatiebesluit aan de linkerkant van het scherm. 2. Er opent een nieuw scherm waar u de volgende gegevens moet invullen: Productcategorie en product Financieringsvorm: PGB Begindatum en einddatum Volume, Eenheid en Frequentie Aanbieder: niet invullen Reden intrekking Adviesorgaan 2. Klik op Opslaan 37

38 Indien er meerdere indicaties zijn, kunt u een indicatiedossier toevoegen door rechtsboven in de blauwe balk op het plusje te klikken (Alt+A) en vervolgens stap 2 en 3 te herhalen. Dit kan alleen wanneer de productcategorie overeenkomt. 3. Als alles correct is ingevuld, gaat u terug naar het tabblad Besluit en zet het besluit op definitief. Verstrekkingendossier Na het aanmaken van het verstrekkingendossier en het koppelen van het indicatiebesluit aan het verstrekkingendossier in het tabblad producten (zie hoofdstuk 5.2), dient u voor het invoeren van PGB nog het bedrag in te voeren dat beschikbaar wordt gesteld. 1. Ga naar het tabblad PGB aan de linkerkant van het scherm. 2. Selecteer het juiste product bij het kopje Product. De gegevens van het indicatiebesluit van het product verschijnen automatisch. Ook worden de datums automatisch ingevuld. 38

39 3. Vul bij Bedrag PGB het juiste bedrag in en klik op Opslaan (Alt+O). Bij overeenkomende productcategorieën kunt u deze stappen herhalen door op het plusje te klikken (Alt+A). Wilt u controleren of het bedrag is aangeleverd bij de SVB, dan kunt u in het bovenstaande scherm achter/onder het kopje Aanmelddatum SVB (2x) zien of hier een datum staat. Als dat niet het geval is, is het bedrag niet aangeleverd bij de SVB en is het PGB nog niet uitbetaald. Tot het moment dat het bedrag is aangeleverd bij de SVB, kunt u wijzigingen aanbrengen. Wijzigen PGB Indien de zorg langer doorloopt dan verwacht, kunt u een nieuw indicatiebesluit en verstrekkingendossier aanmaken. Indien de zorg voortijdig stopt en het budget voor de jeugdige aangepast dient te worden, kunt u dit veranderen in het verstrekkingendossier. 1. Zoek via Raadplegen de cliënt en het juiste verstrekkingendossier op. 2. Klik op het kromme pijltje aan de rechterkant van het scherm. 39

40 3. Ga naar het tabblad PGB aan de linkerkant van het scherm in het verstrekkingendossier. 4. Controleer of achter/onder het kopje Aanmelddatum SVB (2x) een datum is ingevuld. a) Als dat niet het geval is, is het bedrag niet aangeleverd bij de SVB en is het PGB nog niet uitbetaald. U kunt het bedrag en begin- en einddatum direct wijzigen. Pas ook de einddatum aan in het indicatiebesluit (zie stap 7 en verder). b) Als hier een datum staat, is het PGB al wel is aangeleverd aan de SVB en dient u een correctie aan te brengen op de eerder ingevulde PGB (zie stap 5 en verder). 5. Om het PGB te wijzigen, klikt u op het plusje (Alt+A) en klikt u vervolgens op Correctie. U overschrijft hiermee de eerder ingevoerde PGB. Indien er meerdere regels PGB zijn, opent zich nu een apart scherm met deze regels. Kies de regel die gecorrigeerd dient te worden. 6. Vul het juiste bedrag in en klik op Opslaan (Alt+O). Het PGB wordt nu opnieuw aangeleverd bij de SVB en het eerder aangeleverde bedrag wordt gecorrigeerd. In de S4JZ is te zien welke regel gecorrigeerd is: In bovenstaand geval is de regel met volgnummer 2 gecorrigeerd en overschreven door de regel met volgnummer 3. 40

41 Om de einddatum ook aan te passen in het besluitdossier onderneemt u de volgende stappen: 7. Ga naar het tabblad Producten. 8. Klik op het linker loepje achter Besluit/indicatie. U gaat nu naar het besluitdossier dat gekoppeld is aan het verstrekkingendossier. Ga naar het tabblad Indicatiebesluit aan de linkerkant van het scherm. 9. Wijzig de einddatum naar de laatste dag van de zorgverlening. Vul bij Reden intrekking vervolgens Uitstroom in en klik op opslaan. Als de datum die de Contractpartner heeft aangegeven in het bericht later is dan de einddatum van het indicatiebesluit kunt u dit niet wijzigen in het bestaande in besluit. De beschikking moet nu verlengd worden. 41

42 5.5 Besluit intrekken Het kan voorkomen dat u een beschikking moet intrekken, bijvoorbeeld als er een fout in de beschikking staat of als de zorg nooit gestart is. Dit verwerkt u zowel in het besluitdossier als in het verstrekkingendossier. Het is in de S4JZ niet mogelijk om een definitief besluit te verwijderen, maar u kunt een indicatiebesluit negatief maken (5.5.1) en het verstrekkingendossier aanpassen (5.5.2). Als u een indicatiebesluit intrekt, omdat er een fout in staat, dan moet er vervolgens een nieuw besluitdossier en indicatiebesluit worden aangemaakt (zie hoofdstuk 5.1) en moet er een nieuw product worden toegevoegd aan een bestaand verstrekkingendossier of een nieuw verstrekkingendossier worden aangemaakt (zie hoofdstuk 5.2). Zie hoofdstuk indien u een besluit wilt intrekken en er reeds betaald is en u dit bedrag wilt crediteren. Indicatiebesluit intrekken 1. Zoek via Raadplegen de cliënt op en het besluitdossier waarin het indicatiebesluit staat dat moet worden ingetrokken. 2. Klik op het kromme pijltje rechts van het scherm om naar het dossier te gaan. 3. Aangekomen in het besluitdossier, kunt u eventueel in het toelichtingenveld aangeven waarom u het indicatiebesluit heeft ingetrokken. 4. Klik in het linker menu op Indicatiebesluit. 5. Om het besluit in te trekken vult u in het veld Einddatum dezelfde datum in als de begindatum. 6. Kies bij het veld Reden intrekking voor de optie Negatief Indicatiebesluit. 7. Klik op Opslaan (Alt+O). 8. Vink het vakje bij Export JW bericht aan om de Contractpartner op de hoogte te stellen dat dit indicatiebesluit niet meer geldig is (doe dit alleen als er al een JW-bericht verstuurd is). 42

43 9. Na het aanvinken van het vakje verschijnt de onderstaande melding. Klik op OK. 10. Klik op Opslaan. 11. De onderstaande meldingen verschijnen. Klik tweemaal op Ja en daarna op Sluiten. 12. Als het indicatiebesluit is ingetrokken kunt u volgens de stappen in hoofdstuk 5 een nieuw besluitdossier en indicatiebesluit aanmaken. Product verwijderen en nieuw product ophalen Nadat het indicatiebesluit is ingetrokken en u eventueel een nieuw indicatiebesluit heeft aangemaakt dient u het product dat op basis van dit ingetrokken indicatiebesluit is aangemaakt te verwijderen. Zeker als u een nieuw indicatiebesluit aanmaakt met dezelfde productcode en Contractpartner is dit van groot belang. Als u alleen de einddatum aanpast, dan levert dit problemen op met de declaratie. 1. Zoek in Raadplegen het verstrekkingendossier op waarin het product staat dat moet worden verwijderd. Klik op het kleine pijltje rechts van het scherm om naar het dossier te gaan. 2. In het verstrekkingendossier aangekomen klikt u in het linker menu op Producten. 3. U kunt nu twee dingen doen: 43

44 a. U kunt het product uit het verstrekkingendossier verwijderen door op het prullenbakje rechtsboven te klikken. Alle velden worden leeggemaakt. Haal eventueel het nieuwe indicatiebesluit op door op het rechter loepje te klikken bij het veld Besluit/Indicatiebesluit Vul alle noodzakelijke velden verder in (zie hoofdstuk 6). b. Als u een nieuw indicatiebesluit heeft aangemaakt kunt u het oude product overschrijven: maak de velden leeg bij Besluit/Indicatiebesluit en klik vervolgens op het rechter loepje om het nieuwe indicatiebesluit op te halen. Controleer of alle velden goed zijn ingevuld. 4. Klik op Opslaan (Alt+O). 5. Via het linker loepje naast het nieuwe besluitdossiernummer kunt u gemakkelijk terugkeren naar het besluitdossier op het JW301-bericht te versturen (zie hoofdstuk 7). 6. Opslaan en Sluiten (Alt+Q) als u klaar bent. _ b a Besluit intrekken? Controleer of er al betaald is! Bij het intrekken van een besluit dient er altijd gekeken te worden of er al gefactureerd is via een JW303-bericht. Mochten er al delen van de zorg betaald zijn, dan dient u het reeds betaalde - in overleg met de contractpartner- in mindering te brengen bij de invoer van de nieuwe indicatie. 44

45 6 JW305 en JW307 - Aanvang en einde jeugdhulp De Contractpartner kan aangeven wanneer zorg daadwerkelijke gestart is (JW-305 aanvang zorg) en wanneer de zorg beëindigd is (JW307 einde zorg). Dit kan via het BZG of dit kan via het inlezen van deze berichten in de Suite4Jeugdzorg. 6.1 Aanlevering via BZG Aanvang jeugdhulp Via het BZG kan een bericht Aanvang Jeugdhulp binnenkomen. Hierin staat de datum waarop de zorg daadwerkelijk begonnen is. 1. Ga naar Raadplegen en zoek met het BSN of het cliëntnummer de cliënt op. 2. Ga naar het tabblad Verstrekkingendossiers aan de linker kant van het scherm. Zoek het juiste verstrekkingendossier op en klik op het pijltje rechts in het scherm. Het volgende scherm opent: 45

46 3. Ga naar het tabblad Producten en voer bij de Ingangsdatum de betreffende datum in. 4. Klik op Opslaan (Alt+O). In het toelichtingen veld kunt u laten blijken dat u de datum heeft ingevoerd en op basis van welk bericht uit het BZG dit gebeurd is. Einde jeugdhulp In de map Einde Jeugdhulp in het BZG ontvangt de gemeente berichten van Contractpartners als de zorg van een cliënt is beëindigd. Beëindigen producten in het verstrekkingendossier 1. Ga naar Raadplegen en zoek met het BSN of het cliëntnummer de cliënt op. 2. Ga naar het tabblad Verstrekkingendossier aan de linkerkant van het scherm: 46

47 3. Klik op het pijltje rechts in het scherm om naar het betreffende verstrekkingendossier te gaan. Het dossier opent zich nu. 4. Ga naar het tabblad Producten aan de linkerkant van het scherm. 5. Verander de einddatum in de datum die in het bericht vermeld staat en verander Reden Beëindiging in 04 Einde Zorg BZG of neem de Reden Beëindiging die is aangegeven in het BZGbericht over. Klik op Opslaan (Alt+O). In het toelichtingen veld kunt u laten blijken dat u de datum heeft veranderd en op basis van welk bericht uit het BZG dit gebeurd is. Indicatiebesluit beëindigen Ga via het rechter pijltje in het verstrekkingendossier naar het indicatiebesluit. 47

48 Het volgende scherm opent zich: Pas de einddatum aan en kies bij Reden Intrekking voor Uitstroom. Klik op opslaan (Alt+O). Als de datum die de Contractpartner heeft aangegeven in het bericht later is dan de einddatum van het indicatiebesluit kunt u dit niet wijzigen in het bestaande in besluit. De beschikking moet nu verlengd worden. U hoeft géén JW301-bericht te versturen. U kunt de openstaande schermen sluiten (Alt+Q) en het bericht in het BZG accepteren. 6.2 Aanlevering via inlezen in S4JZ Aanvang jeugdhulp Vanaf 1 maart 2017 worden de JW305-berichten die door de Contractpartners worden verstuurd ook daadwerkelijk ingelezen in S4JZ. Er zijn drie scenario s mogelijk als de contractpartner een JW305-bericht verstuurt: 1. Het JW305-bericht is technisch verkeerd (ook wel afgekeurd genoemd); 2. Het JW305-bericht is technisch goed en kan automatisch worden verwerkt (ook wel verwerkt genoemd); 3. Het JW305-bericht is technisch goed maar kan niet automatisch worden verwerkt (ook wel ingelezen genoemd). In Cognos is een rapport (JZG_IJW305_berichten) beschikbaar waarin alle 305-berichten met alle mogelijke statussen (afgekeurd, verwerkt en ingelezen) te zien zijn. 48

49 Technisch verkeerde JW305-berichten (afgekeurd) Als een JW305-bericht technisch verkeerd is, dan kan het bericht niet in S4JZ worden ingelezen door de beheerders van S4JZ. Er wordt automatisch een JW306-bericht naar de contractpartner gestuurd met deze melding. De medewerkers van de backoffice zien hier niets van. Automatisch verwerkte JW305-berichten (verwerkt) Als het JW305-bericht technisch gezien correct is, dan wordt het door de beheerders van S4JZ ingelezen. Er wordt automatisch een JW306-bericht naar de contractpartner gestuurd. S4JZ controleert vervolgens de volgende gegevens uit het JW305-bericht met het JW301-bericht: 1. Aanbieder; 2. BSN; 3. Volume; 4. Eenheid; 5. Beschikkingsnummer; 6. Productcategorie; 7. Begindatum. Daarnaast moet in het verstrekkingendossier de aanmelddatum nu zijn gevuld. Deze wordt automatisch gevuld bij de aanmaak van een JW301-bericht en wanneer er een verstrekkingendossier aanwezig is. Als bovenstaande controles allemaal akkoord zijn dan wordt automatisch de Ingangsdatum in het tabblad Producten in het verstrekkingendossier aangepast. Als backofficemedewerker hoeft u hier niets mee te doen. Niet verwerkte JW305-berichten (ingelezen) Ook van de niet verwerkte JW305-berichten wordt automatisch een JW306-bericht verstuurd. Als het JW305-bericht technisch goed is, kan het voorkomen dat het bericht toch niet automatisch kan worden verwerkt naar aanleiding van de controles van S4JZ. Op dat moment komen deze berichten in een rapport (JZG_IJW305_berichten) in Cognos terecht. Het is de bedoeling om geregeld (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks) als backofficemedewerker het rapport JZG_IJW305_berichten in Cognos te draaien. Hierbij dient gekozen te worden voor de status Ingelezen. Deze berichten moeten handmatig worden verwerkt. Op basis van dit rapport moet per individueel geval worden beoordeeld waarom het is uitgevallen en of eventueel handmatig in het tabblad Producten de Ingangsdatum moet worden gevuld en opgeslagen. Afhankelijk van de reden van uitval wordt een andere aanpak geadviseerd. Hieronder wordt per uitvalreden de vervolgactie weergegeven: Uitvalreden: Er is geen verstrekkingendossier aanwezig; Vervolgactie: maak een verstrekkingendossier aan en vul ook de ingangsdatum in. 2. Uitvalreden: Aanmelddatum in verstrekkingendossier is niet gevuld; Vervolgactie: Vul de aanmelddatum in (=datum waarop het 301-bericht is verstuurd). 3. Uitvalreden: Aanbieder komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. 4. Uitvalreden: BSN komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. 5. Uitvalreden: Volume komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. 6. Uitvalreden: Eenheid komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd.

50 7. Uitvalreden: Beschikkingsnummer komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. 8. Uitvalreden: Productcategorie komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. 9. Uitvalreden: Begindatum komt niet overeen met 301-bericht; Vervolgactie: Neem contact op met de aanbieder die het 305-bericht heeft verstuurd. Noot: ook als handmatig de ingangsdatum is ingevuld in S4JZ, dan blijft in het rapport JZG_IJW305_berichten het bericht op de status ingelezen staan. Het is verstandig om bij te houden welke berichten u hebt verwerkt. In de toekomst hebben we het Cognos-rapport niet meer nodig voor het verwerken van de uitval omdat Centric hiervoor in S4JZ een voorziening maakt. 50

51 7 JW303D en JW304 Declaraties inlezen en verwerken 7.1 Inleiding Vanaf juli 2016 verwerken de Groninger gemeenten zelf hun declaraties met betrekking tot de jeugdhulp. Daarnaast krijgen vanaf september de Contractpartners geen voorschotten meer en vindt de betaling, na declaratie via het berichtenverkeer (ijw303d-bericht), plaats. In de huidige opzet in het landelijke berichtenverkeer voorzien de gemeenten (in Groningen via de Contractpartners) de jeugdhulpaanbieders van een zorgtoewijzing (ijw301), waarna de Contractpartner reageert met een retourbericht (ijw302). Vervolgens meldt de Contractpartner Aanvang Zorg (ijw305) en Einde Zorg (ijw307). Deze opzet is uitgebreid met de mogelijkheid voor Contractpartners om een ijw303d-bericht aan gemeenten te versturen. Het doel van dit ijw303d-bericht is om de geleverde hulp te declareren. De inhoud van het ijw303d-bericht moet overeenkomen met een aantal gegevens uit de bijbehorende ijw301-toewijzing om vervolgens over te gaan tot betaling (door de RIGG). De Contractpartners dienen per maand de ijw303d-berichten in en deze worden tevens maandelijks betaald. Hoe het ijw303d-bericht wordt verwerkt om uiteindelijk tot betaling over te kunnen gaan, staat in deze werkinstructie beschreven. NB 1: De handleiding is gebaseerd op wat er nu aan kennis voorhanden is met betrekking tot het inlezen en verwerken van de ijw303d-berichten. Hoewel we hard werken aan een nieuwere versie van het systeem (S4JZ) om dit proces zo optimaal mogelijk te laten functioneren, lopen we in de verwerking toch tegen een aantal obstakels aan. Zo blijkt dat wanneer iemand rechten heeft in de S4JZ voor één gemeente het mogelijk is om de ijw303d-berichten van alle 23 gemeentes te kunnen inlezen en verwerken. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Het is dus nog niet mogelijk om het inlezen en verwerken van de ijw303d-berichten op deze manier door te zetten. De RIGG is nog op zoek naar een oplossing hiervoor en zal totdat dit verholpen is eerst zelf de berichten inlezen/verwerken. Voor het ontstaan van eventuele uitval (foutmeldingen in de ingelezen ijw303d-berichten) zal een automatische oplossing gezocht worden, zodat deze in de toekomst minder voorkomen. Tot die tijd moeten de foutmeldingen veelal handmatig verwerkt worden, wat relatief arbeidsintensief is. 51

52 7.2 Processtappen en planning ijw303d verwerking Het proces Op basis van een door de gemeente verzonden ijw301-toekenningsbericht wordt door de Contractpartner het bijbehorende ijw303d-bericht gegenereerd. Dit bericht komt via Vecozo (en het gemeentelijke gegevensknooppunt (GGK 3 )) bij de gemeente terecht. Vervolgens downloaden de systeembeheerders van de gemeente Groningen deze berichten in een bronmap en zetten ze klaar, zodat ze in de S4JZ ingelezen en verwerkt kunnen worden. De backoffice medewerkers lezen de ijw303d-berichten in en gaan over tot de proefverwerking. Als het ijw303d-bericht akkoord is, kan deze definitief verwerkt worden, waarbij de optie Laatste verwerking kan worden aangevinkt. Hierna worden de betalingscomponenten klaargezet en ontvangt de Contractpartner een ijw304- bericht. In een ijw304-bericht staat of de factuurregels akkoord zijn of dat er eventueel sprake is van uitval. Indien het ijw303d-bericht nog niet akkoord is, vanwege uitval, dan moeten er gegevens worden aangepast. De oorzaak van deze uitval kan tweeledig zijn. Enerzijds is het mogelijk dat er iets fout is in het ijw303d-bericht (bijvoorbeeld de periode van de zorgtoewijzing in het indicatiebesluit en de factuurperiode komen niet overeen). De verantwoordelijke Contractpartner moet dit aanpassen. Anderzijds is het mogelijk dat er in de S4JZ iets niet correct is ingevuld, er is bijvoorbeeld een verkeerde eenheid gekozen in de zorgtoewijzing. Dit moet door de backoffice medewerkers worden aangepast. Afhankelijk van de reden van uitval moet er mogelijk een nieuw ijw301-bericht verstuurd worden en als gevolg daarvan moet er een nieuw ijw303d-bericht aangemaakt worden door de Contractpartner. De Contractpartner kan vervolgens dit nieuwe gecorrigeerde ijw303d-bericht wekelijks indienen. De grafische weergave hieronder (zie afbeelding 1) toont een overzicht van de stappen omtrent het verwerken van een ijw303d-bericht. Merk daarbij op dat de stap Proefverwerken meerdere keren doorlopen kan worden. Net zolang tot alle gegevens in S4JZ naar tevredenheid zijn aangepast. Daarna wordt bij het Definitief verwerken een vinkje bij de optie Laatste verwerking gezet zodat deze fase afgesloten wordt met het verzenden van een ijw304-bericht. In de Definitieve verwerking worden ook de eventuele factuurregels die uitvallen en aangepast moeten worden door de Contractpartner opgenomen. Verderop in deze handleiding wordt hier dieper op ingegaan. 3 Meer informatie over het GGK vindt u hier 52

53 Contractpartner (CP) CP stuurt een ijw303dbericht. Gemeente ontvangt dit via Vecozo en GGK Bericht door systeembeheerder gedownload en klaargezet in S4JZ Fase 1: bericht inlezen in S4JZ Ja CP ontvangt ijw304-bericht. Bij uitval stuurt CP in volgende ijw303d-bericht alle gecorrigeerde regels mee. Fase 2: proefverwerking in S4JZ Uitval door S4JZ? Nee Ja Nieuw JW301- bericht verstuurd? Wijziging gegevens (B.O.) Nee Uitval door CP? Ja/nee Fase 3: definitieve verwerking + laatste verwerking Betalingscomponent wordt klaargezet in S4JZ Afbeelding 1. Grafische weergave verwerking ijw303d-berichten 53

54 De planning De taken en de planning voor het verwerken van JW303D-berichten zijn als volgt: Taken voor de contractpartners Bij de start van een nieuwe maand dienen de contractpartners zo snel mogelijk de ijw303d-berichten in. Minimaal 80% van de declaratieregels zijn vóór de tweede vrijdag van de maand ingediend. De resterende 20% (bijvoorbeeld correctie van eerdere uitval) kan tot uiterlijk de derde vrijdag van de maand worden ingediend. Van alle ijw303-berichten die ingediend worden na de derde donderdag van de maand kunnen gemeenten niet garanderen dat deze in dezelfde maand verwerkt worden. Taken voor de gemeenten Ontvangen JW303-berichten leest de RIGG zo snel mogelijk in zodat deze door de gemeenten verwerkt kunnen worden. Gemeenten verwerken tot en met de vierde week van de maand de klaarstaande ijw303d-berichten definitief waarbij de ijw304-berichten worden verzonden. Het verwerken kan uiterlijk tot de vierde donderdag van de maand. De vrijdag wordt gebruikt voor een extra testrun. Op de maandag van de vijfde week van de maand wordt er betaald. De precieze data van de verwerkingsdeadline (de vierde donderdag van de maand) staan in de onderstaande declaratiekalender. Omdat niet 100% valt uit te sluiten dat er betalingen plaatsvinden zonder dat er een JW304-bericht bij de contractpartner is terechtgekomen, zullen de contractpartners na de betaling een borderel ontvangen die gebruikt kan worden om betalingen zo nodig op declaratieregelniveau uit te zoeken. Dit proces is van toepassing nadat het verrekenen van de voorschotten heeft plaatsgevonden. Declaratiekalender ijw303-berichten 2017 Maand Wk Dag Taken contractpartner Taken gemeenten Februari Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week Verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. Verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Maart Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. 54

55 April Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Mei Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Juni Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Juli Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Augustus Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. September Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Oktober Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. November Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor het einde van de week. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. verwerken JW303 en versturen JW304-berichten. 4 Deadline op woensdag 26 april i.v.m. Koningsdag op donderdag 27 april. 5 Deadline op woensdag 25 mei i.v.m. Hemelvaart op donderdag 26 mei. 55

56 December (nadere uitwerking december en afronding 2017 volgt) Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner Indienen minimaal 80% JW303-berichten voor verwerken JW303 en het einde van de week. versturen JW304-berichten Indienen van de resterende (correctie) JW303- verwerken JW303 en berichten voor de 3 e vrijdag van de maand. versturen JW304-berichten Deadline verwerken JW303 en versturen JW304-berichten Betaling aan contractpartner. Betaling van trajecten Trajecten zijn producten die in 1 stuks totaal binnen de geldigheidsduur worden ingevoerd. Ieder traject kan maar 1 keer gedeclareerd en betaald worden. Een traject kan verlengd worden in doorlooptijd, maar de prijs blijft hetzelfde. Trajecten mogen pas worden gedeclareerd als ze volledig zijn afgerond. Afgebroken trajecten mogen niet gedeclareerd worden. Dat is contractueel zo afgesproken. Men is bezig om deze afspraken te herzien. De RIGG heeft afspraken gemaakt met Contractpartners die bijvoorbeeld dyslexie aanbieden en deze zorg hoofdzakelijk leveren. Deze Contractpartners zouden namelijk pas hun declaratie kunnen indienen na twee jaar, bij het afronden van het traject. Omdat dit problemen geeft wat liquiditeit betreft, krijgen deze Contractpartners een voorschot, dat achteraf verrekend wordt met de bedragen die via ijw303d zijn uitbetaald. Als backoffice merkt u hier verder niets van. Voor 2018 is het de bedoeling om het achteraf declareren te veranderen. Het idee is om de trajecten in stukken op te knippen (bijvoorbeeld in maanden) die per stuk gedeclareerd kunnen worden. Dit wordt momenteel onderzocht of en hoe dit mogelijk is. Hier zitten technische beperkingen maar ook inhoudelijke overwegingen aan vast die nog uitgewerkt moeten worden. 56

57 7.3 Fase 1 - inlezen ijw303d-berichten Met het inlezen wordt gekeken of het ijw303d-bericht technisch in orde (leesbaar) is en of de individuele berichtregels technisch juist zijn. Inlezen ijw303d-bericht 1. Ga na het inloggen in de S4JZ naar de volgende tabbladen in Onderhoud: Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Inlezen JW303. Afbeelding 2. Pad naar het inlezen van een ijw303d-bericht Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 3): Afbeelding 3. Selectiescherm inlezen ijw303d-bericht 2. Klik op het pijltje achter Naam bestand om de lijst met beschikbare ijw303d-berichten te openen (zie rode pijl afbeelding 3). In deze lijst staan de ijw303d-berichten per Contractpartner/gemeente. 3. Kies het juiste bericht. Klik daarna op het vinkje rechtsboven. Hierdoor wordt het gekozen bericht ingelezen (zie rode pijl afbeelding 3). De Contractpartners dienen de ijw303d-berichten in met een gestandaardiseerde opbouw van de naam. Elk ijw303d-bericht heeft zodoende een unieke opbouw en is als volgt: Datum van indienen_volgnummer_gemeentecode_typebericht_typebestand Na het inlezen van het ijw303d-bericht volgt onderstaand scherm (afbeelding 4): 57

58 Afbeelding 4. Scherm na inlezen ijw303d 2. Klik in de bovenste regel op het icoontje in de kolom Technische filenaam (zie rode pijl in afbeelding 4). Er wordt om het openen of opslaan van het bestand gevraagd. Kies voor openen. Het Inleesverslag wordt nu geopend in een kladblok (zie afbeelding 5). Afbeelding 5. Kladblok inleesverslag 3. Let op of het bestand goed is ingelezen (dit is te zien bij de bovenste rode pijl in afbeelding 5). Hier staat welk bestand is ingelezen. Dit is te herkennen aan de eerder beschreven gestandaardiseerde en unieke opbouw met daarachter vermeld dat het bestand ingelezen is. Indien het bestand niet goed is ingelezen, staat in paragraaf 2.3 beschreven wat gedaan kan worden bij een foutmelding in het inleesverslag. Bij de tweede rode pijl is het factuurnummer te zien. Noteer dit nummer, zodat bij het verwerken het juiste bericht geselecteerd kan worden. Het is namelijk niet mogelijk om een al ingelezen bericht nogmaals in te lezen. Dit bericht komt automatisch in het verwerkingsscherm terecht en is enkel te herkennen aan het factuurnummer (hierover later meer in paragraaf 2.3). 4. Sluit het inleesverslag/kladblok scherm af met het kruisje rechtsboven en open nu het tweede bestand Meldingenlijst inlezen JW303 (zie rode pijl in afbeelding 6). Kies ook hier weer voor openen. 58

59 Afbeelding 6. Scherm na inlezen ijw303d (zelfde scherm als afbeelding 3) Onderstaand scherm volgt (afbeelding 7): Afbeelding 7. Meldingenlijst inlezen ijw303d In dit scherm is het aantal afgekeurde berichten te zien (zie rode pijl in afbeelding 7). Met berichten wordt hier verwezen naar de diverse regels in het ijw303d-bericht. Indien er één of meerdere regels worden afgekeurd, is dit terug te vinden achter het kopje Aantal berichten afgekeurd: bijvoorbeeld of Mocht dit het geval zijn dan staat er bij het inleesverslag ook dat het bericht foutmeldingen bevat. Als er geen afgekeurde berichten zijn, is dit bericht klaar om verwerkt te worden. Sluit dit scherm af met het kruisje rechtsboven. Foutmelding bij inlezen JW303D Het kan gebeuren dat een ijw303d-bericht niet goed wordt ingelezen of dat er een verkeerd bericht wordt ingelezen. Bijvoorbeeld een ijw302-bericht in plaats van een ijw303d-bericht, of als en Contractpartner per abuis meerdere maanden wil declareren in plaats van één maand. Het is dan niet mogelijk om het ijw303d-bericht in te lezen en te verwerken. Indien een ijw303d-bericht niet goed ingelezen is, dan is dit in zowel het inleesverslag als de meldingenlijst terug te zien. Afbeelding 8. Inleesverslag met foutmeldingen 59

60 In het inleesverslag staat vermeld om welk bericht het gaat (te herkennen aan de opbouw van het bericht) met daarachter weergegeven dat dit bericht foutmeldingen bevat (zie rode pijl afbeelding 8). Ook in de meldingenlijst is te zien dat het bericht niet goed is ingelezen. Onderaan het bericht, bij aantal bericht afgekeurd, is te zien dat er één bericht is afgekeurd (zie rode pijl in afbeelding 9). In dit bericht is verder te zien om welke gemeente het gaat, staat de AGB-code en wordt het factuurnummer vermeld. Afbeelding 9. Meldingenlijst na foutmelding inlezen Het advies bij niet goed ingelezen berichten is om het inleesverslag en de meldingenlijst op te slaan. Afhankelijk van de archivering van uw gemeente is het raadzaam om een map van de betreffende aanbieder aan te maken die gericht is op het ijw303d-verkeer. In een submap, behorend bij de betreffende maand van de factuurperiode van het ijw303d-bericht, kunnen de verslagen opgeslagen worden. Na archivering van deze verslagen is het namelijk van belang om contact op te nemen met de desbetreffende Contractpartner. Aan de hand van de opgeslagen bestanden kan de Contractpartner geïnformeerd worden over welk ijw303d-bericht een foutmelding heeft en wat die melding inhoudt, zodat op basis van deze informatie de contractpartner een nieuw ijw303d-bericht kan indienen. (De kans dat u als gemeente ijw303d- berichten ontvangt die niet ingelezen kunnen worden, achten wij klein. De RIGG heeft voorafgaand aan de overdracht naar de gemeente uitvoerig contact gehad met de Contractpartners. Tevens neemt de RIGG de eerste ijw303d s van een Contractpartner in behandeling om onjuistheden te voorkomen.) Verwijderen ingelezen JW303D-berichten Het kan voorkomen dat een ijw303d-bericht is ingelezen in S4JZ en toch niet verwerkt kan of mag worden. Dit leidt niet alleen tot vervuiling van S4JZ, maar zorgt ook in het geval dat de aanbieder een nieuw ijw303d-bericht met hetzelfde factuurnummer stuurt, voor een foutmelding bij het inlezen van dit nieuwe ijw303d-bericht. Indien een ijw303d-bericht verwijderd moet worden, stuur dan een mail met het verzoek tot verwijdering naar helpdeskgws@groningen.nl met de volgende gegevens: De bestandsnaam van het ijw303d-bericht dat verwijderd moet worden; De naam en AGB-code van de betreffende aanbieder; Het factuurnummer van het ijw303d-bericht. 60

61 7.4 Verwerken ijw303d-berichten Nu het bericht is ingelezen in fase 1, kan het bericht verwerkt gaan worden in fase 2 Proefverwerken en fase 3 Definitief verwerken/laatste verwerking. Fase 2 - proefverwerken Het opzoeken van het juiste bericht 1. Ga naar Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Verwerken JW303 (zie afbeelding 10). Afbeelding 10. Route naar verwerken JW303D Onderstaand scherm volgt (afbeelding 11): Afbeelding 11. Verwerkingsscherm JW303D 2. Klik op het loepje achter Factuur (zie rode pijl in afbeelding 11) en zoek het zojuist ingelezen bericht opnieuw op. Het is ook mogelijk om een AGB-code in te vullen, zodat alleen de facturen van de betreffende aanbieder te zien zijn. Onderstaand scherm volgt (afbeelding 12): Afbeelding 12. Selectiescherm ingelezen JW303D-berichten 61

62 In dit scherm (afbeelding 12) is nu een overzicht te zien van alle facturen van de gemeente die zijn ingelezen en/of nog niet (geheel) definitief verwerkt zijn in S4JZ. Selecteer hier het juiste bericht aan de hand van het eerder genoteerde factuurnummer (zie rode pijl in afbeelding 12). De begin- en einddatum die hier per regel vermeld staan, geven de factuurperiode (de periode waar de factuur betrekking op heeft) aan. Deze data zijn dus niet gelijk aan de begin- en einddatum van de indicatie! Onderstaand scherm volgt (afbeelding 13): Afbeelding 13. Verwerkingsscherm JW303D na selectie JW303D-bericht 3. Selecteer bij soort verwerking Proefverwerking en klik op het vinkje rechts bovenaan (zie rode pijlen afbeelding 13). S4JZ gaat nu de gegevens uit het JW303D-bericht vergelijken met die in S4JZ. Controleren berichten Na het aanklikken van Proefverwerking volgt onderstaand scherm (afbeelding 14): Afbeelding 14. Scherm na proefverwerken JW303D Het resultaat van de Proefverwerking wordt weergegeven in het Verwerkingsverslag en de Meldingenlijst, het eerste, respectievelijk tweede icoontje in de kolom Technische filename (zie afbeelding 14). Open het Verwerkingsverslag (eerste icoontje). Onderstaand scherm volgt (afbeelding 15), waar bij de rode pijl te zien is dat het om een proefverwerking gaat. 62

63 Afbeelding 15. Verwerkingsverslag proefverwerking 1 / 2 Afbeelding 16. Verwerkingsverslag proefverwerking 2/2 Het Verwerkingsverslag geeft per regel aan of de declaratie verwerkt kan worden (zie rode pijl in afbeelding 16). Onderaan is te zien welk bedrag in totaal verwerkt is, hoeveel regels er wel en hoeveel regels er niet verwerkt kunnen worden. Let op: Bij Tijdseenheid zorgperiode kan een getal gevolgd door een tijdseenheid staan. Informatie over hoeveel zorg er verleend is, wordt weergegeven bij Aantal uitgevoerde producten. Betekenis codes tijdseenheid zorgperiode 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4uur) 21 Week 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk. Deze codering invullen als er bijvoorbeeld sprake 63

64 is van een tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur of bijvoorbeeld bij arrangementen met variabele prijs afspraak 82 Stuks. Deze codering bijvoorbeeld invullen als er sprake is van een afspraak over het tarief: Euro per stuk/arrangement met een vaste prijs. Afbeelding 17. Tweede icoontje meldingenlijst Sluit nu het Verwerkingsverslag af, met het rode kruisje rechtsboven en open de meldingenlijst, het tweede icoontje in de Technische filename lijst (zie afbeelding 17). Onderstaand scherm volgt (afbeelding 18). In de meldingenlijst staat aangegeven of een regel verwerkt kan worden of niet. In beide gevallen is het mogelijk dat er een melding onder staat. Afbeelding 18. Meldingenrapport Er zijn twee soorten meldingen: 1. Blokkerende meldingen. De gegevens in S4JZ komen niet overeen met de gegevens in het JW303D-bericht. Er kunnen meerdere redenen per regel worden genoemd. Hoe er omgegaan moet worden met deze uitval staat beschreven in hoofdstuk 5 Verwerken uitvalmeldingen. Een blokkerende melding is te herkennen aan het sterretje voor de betreffende regel en aan de status niet verwerkt. Zie afbeelding 19 hieronder voor een voorbeeld van een blokkerende melding (bij de rode pijl + cirkel): 64

65 Afbeelding 19. Voorbeeld blokkerende melding 2. Informatieve meldingen. De gegevens in S4JZ komen wel overeen met de gegevens in het ijw303d-bericht, maar er is in het verleden een procesmatige fout gemaakt. Informatieve meldingen gaan meestal over het ontbreken van een fiattering in GWS. De informatieve meldingen moeten opgelost worden, want als uiteindelijk wordt overgeschakeld naar betaling, leidt een informatieve melding wel tot blokkering van de uitbetaling. Informatieve meldingen kunnen veelal opgelost worden door alsnog te fiatteren. In hoofdstuk 4 Verwerken uitvalmeldingen staat het oplossen van de informatieve meldingen nader toegelicht. Een informatieve melding heeft geen sterretje voor de betreffende regel. Zie afbeelding 20 hieronder voor een voorbeeld van een informatieve melding (bij de rode pijl). Afbeelding 20. Voorbeeld informatieve melding Fase 3 - definitief verwerken + laatste verwerking Om een ijw303d-bericht definitief te verwerken worden grotendeels dezelfde stappen als bij het proefverwerken doorlopen. 1. Ga naar tabblad Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Verwerken JW303 (zie afbeelding 21). 65

66 Afbeelding 21. Route naar verwerken JW303D Onderstaand scherm volgt (afbeelding 22): Afbeelding 22. Verwerkingsscherm JW303D 2. Klik op het loepje achter Factuur (zie rode pijl in afbeelding 22). Het zojuist ingelezen bericht dient opnieuw opgezocht te worden. Het is hierbij ook mogelijk om een AGB-code in te vullen. Op deze manier zijn alleen de facturen van de betreffende aanbieder te zien. Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 23): Afbeelding 23. Selectiescherm ingelezen JW303D-berichten In dit scherm (afbeelding 23) is nu een overzicht van alle facturen die zijn ingelezen en/of nog niet (geheel) definitief verwerkt zijn in de S4JZ te zien. 3. Selecteer aan de hand van het eerder genoteerde factuurnummer het juiste bericht, door er op te klikken (zie rode pijl in afbeelding 23). De begin- en einddatum die hier vermeld staan geven de factuurperiode aan (de periode waar de factuur betrekking op heeft). 66

67 Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 24): Afbeelding 24. Verwerkingsscherm JW303D na selectie JW303D-bericht 4. Selecteer bij soort verwerking Definitieve verwerking en klik op het vinkje rechts bovenaan (zie rode pijlen afbeelding 24). S4JZ gaat nu de gegevens uit het ijw303d-bericht vergelijken met die in S4JZ (net zoals bij het proefverwerken). De factuurregels die correct zijn worden in S4JZ verwerkt. Voor deze regels wordt een betalingscomponent aangemaakt. Dit wil zeggen dat de betalingscomponent klaar wordt gezet om uit te betalen. Let op: Regels waarvan in het meldingenrapport staat niet verwerkt worden ook bij het definitief verwerken niet verwerkt. Bijvoorbeeld: Een ijw303d-bericht bestaat uit 10 factuurregels. Gedurende het proefverwerken blijkt dat 2 van de 10 regels onjuistheden bevatten, die niet opgelost kunnen worden door de gemeente. Indien dit ijw303d-bericht definitief wordt verwerkt, worden 8 van de 10 regels verwerkt en klaargezet voor betaling. In het selectiescherm (zoals bij Afbeelding 20 Selectiescherm ingelezen JW303-berichten) zal het ijw303d-bericht blijven staan. Aan de regel wordt de opmerking gedeeltelijke verwerking toegevoegd. De 2 regels die onjuistheden bevatten zijn (na het opnieuw proefverwerken of definitief verwerken) terug te vinden in het inleesverslag en het meldingenverslag. Voor de 8 regels die akkoord zijn wordt een betalingscomponent klaargezet. Deze worden betaald in de eerst volgende betalingsrun. De Contractpartner heeft echter nog geen ijw304 ontvangen omdat de 2 uitgevallen regels nog in S4JZ staan. Pas als wordt aangevinkt dat het om de laatste verwerking gaat ontvangt de Contractpartner het ijw304 bericht (zie hieronder paragraaf 3.3). Laatste verwerking Zoals eerder is aangegeven kan een ijw303d-bericht onbeperkt proefverwerkt worden. Bij de definitieve verwerking worden de juiste regels doorgezet voor betaling. De regels met onjuistheden kunnen ook onbeperkt opnieuw proef- of definitief verwerkt worden, totdat de onjuistheden zijn verholpen. In het verwerkingsscherm bestaat echter ook de optie Laatste verwerking. Zoals de naam al aangeeft, houdt deze optie in dat, bij het definitief verwerken van het ijw303d-bericht, dit de laatste keer is dat het ijw303d-bericht in behandeling wordt genomen. Na het selecteren van deze optie wordt er voor de Contractpartner een ijw304-bericht aangemaakt. De optie Laatste verwerking wordt gebruikt als: 67

68 1. Het ijw303d-bericht geheel akkoord is en betaald kan worden (als alle berichtregels van het ijw303d-bericht correct waren, verstuurd S4JZ automatisch een JW304-bericht naar de aanbieder met de melding dat alles in orde is, ook als het vinkje bij laatste verwerking niet aangezet is. S4JZ zet dan de Laatste verwerking automatisch aan ). 2. Het ijw303d-bericht (gedeeltelijk) akkoord is of niet verwerkt kan worden door onjuistheden in het ijw303d-bericht (dit is het geval als niet alle berichtregels van het ijw303d-bericht correct zijn en die niet aangepast kunnen worden door de B.O.). Door de optie Laatste verwerking te selecteren ontvangt de Contractpartner het JW304 bericht met daarin de reden van uitval/afkeur. Afbeelding 25. Verwerkingsscherm JW303, optie Laatste verwerking. Net als bij het Proefverwerken volgt bij de laatste verwerking een scherm met twee documenten: het Verwerkingsverslag en de meldingenlijst (afbeelding 26). Afbeelding 26. Scherm na definitief verwerken JW303D inclusief laatste verwerking Vastlopen bij definitief verwerken en voorkomen dubbele betalingen Gebleken is dat na de verwerking van de declaraties soms dubbele componenten worden klaargezet waardoor sommige facturen dubbel zijn betaald of nog klaar staan om dubbel te worden betaald. Een dubbele betaling kan ontstaan nadat de definitieve verwerking lijkt te zijn vastgelopen. Het verwerkingsverslag en de meldingenlijst verschijnen niet op je scherm. Als je het scherm dan weg klikt en je probeert opnieuw een verwerking te starten, gaan er twee verwerkingen naast elkaar draaien. Achter de schermen blijft de eerste verwerking namelijk doorlopen. Dit kan resulteren in dubbele betalingen. 68

69 Als de verwerking vastloopt, probeer deze dan niet nogmaals op te starten maar neem contact op met de GWS Helpdesk of Jan Wiegman. Zij kunnen de printverslagen vanuit een ander scherm ophalen en per versturen. Een andere oorzaak lijkt de foutmelding aanmaken crediteurendossier mislukt te zijn. Deze melding ziet u niet in de proefverwerking maar kan wel bij de definitieve verwerking ontstaan. Er wordt dan wel een (onvolledige) betaalcomponent klaargezet maar de factuur krijgt de status definitief niet verwerkt. Het gevolg van deze foutmelding is dat er (afhankelijk van het aantal definitieve verwerkingen) twee of meer occasionele componenten worden aangemaakt voor dezelfde factuurregel, waardoor er dus twee (of meer) keer uitbetaald zou worden. Als u deze melding ziet, stop dan met de verwerking van de factuur en neem dan ook contact op met Jan Wiegman op de GWS Helpdesk. We kunnen dan niet alleen kijken waarom het fout gaat, maar ook een eventuele dubbele betaling voorkomen. Controle van verwerkte gegevens in S4JZ Het systeem heeft door de definitieve verwerking van de ijw303d-berichten de correcte berichtregels in de S4JZ verwerkt. Dit is terug te zien in de S4JZ. 1. Noteer het dossier- en cliëntnummer (dit is in het Verwerkingsverslag te vinden, zie rode pijlen in afbeelding 27). Afbeelding 27. Dossier- en cliëntnummer in Verwerkingsverslag 2. Ga via het tabblad Onderhoud naar het betreffende verstrekkingendossier van de jeugdige (Suite4jeugdzorg > Key2jeugdwet >Verstrekkingendossier) en klik aan de linkerkant van het scherm op de tab Occ. Component (zie afbeelding 28, rode pijl). 69

70 Afbeelding 28.Occasionele component in verstrekkingendossier Occ. Component betekent Occasionele component. In het scherm van de occasionele component staat per verwerkte berichtregel een code 08 en een code 23. Code 08 geeft aan dat in S4JZ een verplichting tot betaling is klaargezet, code 23 geeft aan dat vanuit GWS doorbetaald wordt naar de crediteuren (zie afbeelding 29). Afbeelding 29. Occasionele component In het veld Omschrijving is per geselecteerde regel het factuurnummer van de verwerkte factuur te zien (zie rode pijl in afbeelding 30). Afbeelding 30. Verstrekkingendossier omschrijving factuurnummer 70

71 Nadat de betalingsrun gedraaid is, zijn de verwerkte regels niet meer zichtbaar bij de tab Occ. Component. 3. Om te kunnen zien welke regels er verwerkt zijn bij een cliënt, gaat u in de S4JZ (via het tabblad Raadplegen) naar het betreffende verstrekkingendossier (voer BSN in, klik op Verstrekkingendossier aan de linkerkant van het menu), klik op het tabblad producten en kies de correcte regel. Als er één of meerdere regel(s) verwerkt is/zijn, staat er een getal tussen haakjes achter de knop Factuur (afbeelding 31). Afbeelding 31. Betaalde facturen 1/3 4. Klik op de knop Factuur en onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 32): Afbeelding 32. Betaalde facturen 2/3 5. Klik op het factuurnummer en alle gegevens van het betreffende ijw303d-bericht zijn te zien (zie afbeelding 33). Hier staan niet alleen de gegevens, zoals die ook in het geconverteerde JW303D-bericht terug te vinden zijn, maar ook de datum van verwerking in S4JZ (zie rode pijl afbeelding 33). 71

72 Afbeelding 33. Betaalde facturen 3/3 Het is mogelijk om voor een specifieke cliënt na te gaan of de facturen reeds betaald zijn. Dit kan als volgt. 6. Ga naar Raadplegen en klik vervolgens op Suite4Jeugdzorg (zie rode pijlen in afbeelding 34). Afbeelding 34. Raadplegen cliënt. 72

73 Onderstaand scherm volgt (afbeelding 35). Afbeelding 35. Betaalhistorie in Suite4jeugzorg 7. Klik op Betaalhistorie (zie rode pijl afbeelding 35). Er volgt nu een scherm waar een dossier- of cliëntnummer ingevoerd kan worden (zie afbeelding 36). 8. Vul het cliëntnummer in bij Cliënt. Afbeelding 36. Invoeren dossier/cliëntnummer Nadat het cliëntnummer is ingevuld volgt onderstaand scherm (afbeelding 37). In dit scherm is een overzicht te zien van de gegevens in het verstrekkingendossier. 9. Om nadere informatie over de betaling van een product te verkrijgen, selecteer dan een regel door erop te klikken (zie rode pijl afbeelding 37). Afbeelding 37. Overzicht gegevens in het verstrekkingendossier 73

74 Het onderstaande scherm volgt (zie afbeelding 38). In dit scherm zijn de factuurgegevens te zien. Bij de bovenste rode pijl is de boekingsdatum van de factuur te zien. Dit is de betaaldatum. Bij de onderste rode pijl staat om welk bedrag het gaat. Afbeelding 38. Overzicht betalingen 7.5 Verwerken uitvalmeldingen Als niet alle berichtregels van het ijw303d-bericht overeenkomen met de gegevens in GWS/de S4JZ, ontstaat er uitval. Deze uitval moet aan de hand van de Meldingenlijst worden bekeken. Er zijn hierbij drie oorzaken: 1. De uitval is ontstaan door de inrichting van het systeem (systeemtechnisch); 2. De uitval is ontstaan doordat de gegevens in S4JZ onjuist geregistreerd zijn; of 3. De uitval is ontstaan doordat de gegevens in de administratie van de aanbieder niet juist zijn. Het is aan de foutmelding niet te zien wat de achterliggende oorzaak is. Gedurende het verwerken van de ijw303d-berichten is er een aantal veelvoorkomende foutmeldingen die tot uitval van het ijw303d-bericht leiden. Op dit moment moeten deze meldingen handmatig aangepast worden of wordt de Contractpartner gevraagd om een nieuwe/aangepaste ijw303d in te dienen. Achter de schermen wordt er gewerkt aan een oplossing waardoor de systeemtechnische meldingen aangepakt worden. In onderstaande tabel staan deze meldingen kort beschreven. Verderop in dit hoofdstuk zijn de meldingen en de daarbij behorende acties nader toegelicht. Meldingsnummer 1151 en Omschrijving Oorzaak Oplossing Verstrekkingendossier niet gefiatteerd en jeugdige cliënt niet gefiatteerd 1170 Is op basis van 2 of meer producten verrekend (Dossiers # en #) Systeemtechnisch Onjuistheden bij de registratie in de S4JZ Wijzig het veld Huisvestiging in een van de andere opties en klik op opslaan. Wijzig het veld Huisvestiging (weer) naar de originele status en klik op opslaan. Er zijn twee verschillende verstrekkingendossiers waaraan een indicatiebesluit is gekoppeld met dezelfde productcode en periode.

75 4144 Afwijkende geboortedatum (dd-mm-jjjj) n.a.v. synchronisatie GBA 4156 en en 4135 Geen indicatiegegevens met juiste/voldoende omvang en Onvoldoende bestedingsruimte (# beschikbaar)(geen dekking voor # van de # dagen) Verstrekkingendossier bevat geen producten (dossier # is periodiek) en Jeugdige cliënt heeft geen correct verstrekkingendossier (dossier # heeft een andere productcategorie) 4168 Bedrag overstijgt de prijsafspraken Onjuistheden bij de registratie in de S4JZ (1) Onjuistheden bij de registratie in de S4JZ (eenheid van het product) (2) of de Contractpartner dient een te hoge declaratie in. Systeemtechnisch (1) Onjuistheden bij de registratie in de S4JZ (eenheid van het product) (2) of de Contractpartner dient een te hoge declaratie in. Maak het verstrekkingendossier eveneens negatief. Eventueel contact opnemen met jeugdhulpaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. Opnieuw JW301 bericht versturen en contact opnemen met jeugdhulpaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. (1) Besluit en verstrekkingendossier negatief maken, nieuw besluit invoeren waarbij Volume en Eenheid van het oude besluit overgenomen moeten worden. Frequentie wordt nu Totaal binnen geldigheidsduur beschikking. Contact opnemen met jeugdhulpaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. Nieuw 301-bericht versturen. (2) Declaratie van de aanbieder afkeuren. Aard product van periodiek naar periodiek én incidenteel aanpassen in het verstrekkingendossier. 1) Er wordt per minuut gedeclareerd. Het systeem verrekent de geboden uurprijs om naar minuten. Er kunnen hierdoor afrondingsverschillen optreden, waardoor het totaalbedrag overschreden wordt. Contact opnemen helpdesk@rigg.nl 2) door het ijw303d-bericht af te keuren en het bericht definitief te verwerken (inclusief het vinkje Laatste verwerking ) ontvangt de Contractpartner het ijw304 bericht met daarin de reden van afkeur Beschikkingnummer wijkt af Tijdseenheid niet in overeenstemming met prijsafspraak Periode niet conform periodiciteit declaratie/factuurperiode Fout bij ligt bij de Contractpartner. Door het ijw303d-bericht af te keuren en het bericht definitief te verwerken (inclusief het vinkje Laatste verwerking ) ontvangt de Contractpartner het ijw304 bericht met daarin de reden van afkeur Dossier is niet voor juiste periode (dossier x) 4109 Dossier bevat een ander 75

76 product (dossier x productcode ) Aanbieder biedt productcategorie/- code niet aan Bedrag kan geaccordeerd worden Terugkoppeling uitval aan Toegang/backoffice De uitgevallen factuurregels zijn door het ijw304-bericht teruggekoppeld naar de Contractpartner. Er zal echter ook uitval voorkomen, die niet door de Contractpartner opgelost kan/moet worden, maar door de backoffice Jeugd (bijvoorbeeld in geval van achterstanden bij het beschikken), door de Toegang (bijvoorbeeld in geval van achterstanden bij de indicatiestelling), of door de aanbieder en Toegang gezamenlijk (bijvoorbeeld indien de Contractpartner van mening is dat de gestelde indicatie onjuist is). In het volgende hoofdstuk wordt nader in gegaan op de soorten uitvalmeldingen en komt tevens aan bod hoe deze opgelost kunnen worden. N.B: Hoewel de foutmeldingen een verschillende oorzaak kunnen hebben en niet altijd zijn op te lossen door de backoffice medewerkers, is het als backoffice altijd raadzaam om bij een foutmelding in de S4JZ te kijken en te controleren of daar alles goed staat (zie voorbeelden in volgende paragrafen). Foutmeldingen In de Meldingenlijst staan onder elkaar de foutmeldingen. In de onderstaande afbeelding is te zien hoe dit er uit kan zien. Vooraan staat het nummer van de foutmelding (bijvoorbeeld 4180), dat wordt gevolgd door een omschrijving van de foutmelding en de dossiernummers waar de foutmelding betrekking op heeft. 76

77 Foutmelding 1151 en Verstrekkingendossier niet gefiatteerd 1152 Jeugdige cliënt niet gefiatteerd Deze meldingen hebben niets te maken met het verstrekkingendossier of de jeugdige zelf, maar het probleem ligt bij het GBA-adres van de jeugdige. Het is op te lossen door het vakje Huisvestiging in het cliëntdossier te veranderen. 1. Ga in Onderhoud naar Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Cliënt Jeugdzorg; 2. Vul het cliëntnummer in (deze is te vinden in de meldingenlijst); 3. Ga naar GBA-adres; 4. Wijzig het veld Huisvestiging in één van de andere opties en klik op Opslaan; 5. Wijzig het veld Huisvestiging (weer) naar de originele status en klik op Opslaan; 6. Ga terug naar de Verwerken 303 en doe een nieuwe Proefverwerking. De melding is nu weg. Er is een automatische oplossing voor dit probleem gevonden. Indien u deze melding vaak tegenkomt kunt u contact opnemen met de Helpdesk GWS helpdeskgws@groningen.nl, Foutmelding Is op basis van twee of meer producten verrekend (Dossiers # en #) Er zijn twee verstrekkingendossiers met dezelfde productcodes en periodes waaraan 2 indicatiesbesluiten zijn gekoppeld. Eén indicatiebesluit is negatief gemaakt, herkenbaar aan dezelfde begin- als einddatum en (indien ingevuld) aan de soort beoordeling Negatief indicatiebesluit. Dit is echter niet doorgevoerd in het verstrekkingendossier. Het is als volgt op te lossen; 1. Noteer het cliëntnummer uit het kladblok van de meldingenlijst (zie afbeelding 41); 2. Klik op Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Verstrekkingendossier; 3. Vul het cliëntnummer in en zoek aan de hand van het besluitnummer van het negatieve indicatiebesluit het bijbehorende verstrekkingendossier op; 4. Ga naar tabblad producten aan de linkerkant; 5. Vul hier ook zelfde begin- als einddatum, kies bij Reden beëindiging voor 09 Gecorrigeerd en klik op opslaan; 6. Ga nu naar het bovenste tabblad en vul hier ook zelfde begin als einddatum in; 7. Klik nu op opslaan en afsluiten; 8. Ga terug naar Verwerken 303 en doe een nieuwe proefverwerking. De melding is nu weg. 77

78 Foutmelding Afwijkende geboortedatum (dd-mm-jjjj) Het kan af en toe voorkomen dat bij het opvoeren van de cliënt een onjuiste geboortedatum in de S4JZ ingevuld is. Dit is de geboortedatum die naar de Contractpartner is verzonden met het versturen van het JW301 bericht. Ondertussen zijn de cliëntgegevens gesynchroniseerd met het GBA/BRP, waarbij de geboortedatum is aangepast. De geboortedatum in de S4JZ komt nu niet meer overeen met de geboortedatum die in het ijw303d-bericht staat, waardoor er uitval ontstaat. De stappen om dit op te lossen zijn als volgt: 1. Zoek de cliënt op via Raadplegen en selecteer het juiste indicatiebesluit (welke besluit dit betreft is terug te vinden in het meldingenverslag). Let op: een cliënt kan meerdere indicatiebesluiten hebben. Controleer de besluiten die na zijn aangemaakt. Klik op het pijltje aan de rechterkant van het scherm, zodat het besluit in Onderhoud opent en bewerkt kan worden: Afbeelding 44. Openen besluit in raadplegen 2. Verstuur opnieuw een JW301-bericht door het betreffende vakje aan te vinken en op opslaan te klikken. De aanbieder ontvangt de juiste geboortedatum in een nieuw JW301-bericht. 3. Neem contact op met de aanbieder dat de declaratieregel van het betreffende ijw303d-bericht is afgekeurd en dat ze een nieuwe declaratie moeten indienen aan de hand van het nieuw verstuurde JW301-bericht. Vermeld hierbij om welke jeugdige het gaat, welk indicatiebesluit en product. Foutmelding 4156 en 4167 Melding 4156 Geen indicatiegegevens met juiste/voldoende omvang Melding 4167 Onvoldoende bestedingsruimte (# beschikbaar)(geen dekking voor # van de # dagen) De gekozen eenheid in het indicatiebesluit kan voor uitval zorgen. Op de site van de RIGG staat een lijst met de juiste eenheden en frequenties per product. Het heeft de voorkeur de eenheden en frequenties uit deze lijst over te nemen (deze frequenties staan ook als default in S4JZ). De huidige eenheid staat op stuks per jaar en dit moet veranderd worden naar totaal binnen geldigheidsduur indicatie. Er wordt namelijk per maand gefactureerd. S4JZ rekent 1 stuks per jaar om naar 0 stuks per maand (afrondingsregels). Om dit aan te passen moeten de volgende stappen ondernomen worden: 1. Noteer het BSN of cliëntnummer. Zoek in Verwerken JW303 (het eerste icoontje) de gegevens van de cliënt en betreffende product op. 78

79 Als in dit Kladblok van Verwerken JW303 een lange lijst staat, is de cliënt gemakkelijk te vinden via Control F en typ niet verwerkt in en druk op enter. Het Kladblok selecteert direct de betreffende regel. Let op: als er meerdere cliënten zijn met deze meldingen, dient via het BSN geverifieert te worden of dit de juiste regel en cliënt is. Houd het Kladblok geopend zodat de gegevens bij de hand zijn; 2. Zoek via raadplegen de cliënt op en ga naar het juiste indicatiebesluit. Open dit besluit door op het pijltje rechts bovenaan te klikken; 3. Noteer eerst de begin- en einddatum, eenheid en volume van dit besluit en maak vervolgens de einddatum van het besluit gelijk aan de begindatum om dit besluit in te trekken. Vul bij reden intrekking vervolgens uitstroom in. Verstuur daarna weer een JW301-bericht door het vakje aan te vinken en sla het op; 4. Klik nu op het plusje om een nieuw besluit aan te maken en voer het gehele besluit opnieuw in, maar dan met de juiste eenheid/frequentie (neem over wat er in het oude besluit stond met betrekking tot Volume en Eenheid, maar vul voor de Frequentie Totaal binnen geldigheidsduur beschikking in). Verstuur het JW301-bericht; 5. Ga naar verstrekkingendossier, tabblad producten en maak daar de begin- en einddatum van het incorrect ingevoerde indicatiebesluit gelijk. Klik op opslaan. 6. Ga terug naar het eerste tabblad en klik daar op het plusje. Selecteer het zojuist correct ingevoerde indicatiebesluit. Dit besluit wordt nu aan het verstrekkingendossier gekoppeld. Klik op opslaan en afsluiten. 7. Neem contact op met de aanbieder om te vermelden dat het oude besluit niet correct ingevoerd was en welk nieuw JW301-bericht de aanbieder moet aanhouden om te declareren. Naast de mogelijkheid dat de gekozen eenheid en frequentie voor uitval zorgen, kan het ook zijn dat er meer uren gedeclareerd worden dan de uren die staan aangegeven in het indicatiebesluit. In het Verwerkingsverslag is te zien hoeveel minuten/uren etc. er worden gedeclareerd: In het bovenstaande voorbeeld is er gekozen voor de Tijdseenheid minuten en het aantal uitgevoerde producten is 660. Dat betekend dat er 660/60 minuten = 11 uren worden gedeclareerd. In het bijbehorende indicatiebesluit staat echter dat er 2 uren per week en daarom 10 uren per maand zijn toegewezen. Bovenstaande declaratie valt dus uit, omdat er 1 uur meer wordt gedeclareerd dan toegewezen is. Deze declaratie wordt daarom afgewezen. De Contractpartner wordt hiervan op de hoogte gesteld middels een JW304-bericht. 79

80 Foutmelding 4134 en Verstrekkingendossier bevat geen producten (dossier # is periodiek) 4135 Jeugdige cliënt heeft geen correct verstrekkingendossier (dossier # heeft een andere productcategorie) De aard van het gekozen product in het verstrekkingendossier zorgt bij deze meldingen voor uitval. Deze staat namelijk op Periodiek en moet aangepast worden naar Periodiek en incidenteel in het verstrekkingendossier. Ook voor dit probleem wordt er gewerkt aan een automatische oplossing. Indien het om enkele gevallen gaat vragen wij u dit handmatig op te lossen (het betreft een eenmalige actie per cliënt). Indien het om grote aantallen gaat kunt u contact opnemen met Helpdesk GWS helpdeskgws@groningen.nl, Indien de melding 4135 niet verdwijnt, terwijl u de Periodiciteit heeft aangepast of deze reeds goed stond, kan het zijn dat de uitval ontstaat door andere fouten. Hierbij kunt u zelf nagaan wat er voor uitval zorgt. Dit kan aan de volgende punten liggen: begin- en einddatum, productcategorie, het volume/eenheid/frequentie. Controleer wat er in de Meldingenlijst staat en vergelijk die op deze punten met het verstrekkingendossier en het indicatiebesluit. Foutmelding Bedrag overstijgt de prijsafspraken Er kunnen meerdere redenen zijn waardoor deze melding ontstaat: 1. De Contractpartner hanteert een te hoog tarief: 2. De Contractpartner declareert in minuten waardoor er een afrondingsverschil ontstaat. Ad1. De Contractpartner hanteert een te hoog tarief Indien de Contractpartner een te hoog tarief hanteert in het ijw303d-bericht kan de gemeente het bericht afkeuren. Door het bericht af te keuren en het bericht definitief te verwerken (inclusief het vinkje Laatste verwerking ) ontvangt de Contractpartner het ijw304 bericht met daarin de reden van afkeur. 80

81 Ad2. De Contractpartner declareert in minuten waardoor er een afrondingsverschil ontstaat Deze melding heeft betrekking op de gekozen eenheid. Het systeem staat toe dat er in minuten wordt gedeclareerd. Het systeem is in staat om zelf de uurprijs die geboden is, te verrekenen naar minuten. Er treden slechts marginale afrondingsverschillen op. Het kan dan voorkomen dat door afrondingsverschillen het totaal bedrag overschreden wordt, waarna deze melding volgt. In de nieuwe versie van het systeem wordt dit probleem opgelost. De nieuwe versie van het systeem laat echter nog even op zich wachten. Tot die tijd zal er een tijdelijke aanpassing in het huidige systeem gedaan worden. Indien u tegen deze melding aanloopt, en u hebt geconstateerd dat het om uitval gaat vanwege het afrondingsverschil, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk@rigg.nl, johan.noordzij@groningen.nl en/of hidde.looper@groningen.nl. Foutmelding (D) Beschikkingnummer wijkt af Hierachter worden de volgende gegevens vermeld: Beschikkingnummer {beschikkingnummer 303} Besluit {besluitnummer gevonden voorziening} De Contractpartner heeft het beschikkingsnummer niet correct ingevoerd. Deze uitval kan niet verholpen worden door de backoffice. Verwerk het declaratiebericht definitief (inclusief Laatste verwerking), zodat de Contractpartner in het JW304-bericht op de hoogte wordt gesteld van de fout. Foutmelding (D) Tijdseenheid niet in overeenstemming met prijsafspraak Hierachter worden de volgende gegevens vermeld: 303: {eenheid} Prijsafspraak: {eenheid} Dossier {verstrekkingendossiernummer} Wanneer wordt gedeclareerd op een tijdseenheid die afwijkt van de tijdseenheid van de prijsafspraak, maar die wel mogelijk is voor de uitvoeringsvariant, dan wordt een niet-blokkerende foutmelding gegeven. Er is afgeweken van de default waarden. Deze fout kan zowel aan de kant van de gemeente als aan de kant van de Contractpartner zijn ontstaan. Neem contact op met de Contractpartner. Foutmelding (D) Periode niet conform periodiciteit declaratie/factuurperiode. Hierachter worden de volgende gegevens vermeld: Dossier {verstrekkingendossiernummer} {productcategorie productregel 303} {productcode productregel 303} {begin/einddatum productregel 303} Begin- en einddatum van de productregel moet binnen de begin- en einddatum van een (voorgaande) declaratie/factuurperiode vallen, behalve als de frequentie van het bijbehorende indicatiebesluit 5 Jaarlijks of 6 Totaal binnen geldigheidsduur of tijdsonafhankelijk is. Een (voorgaande) declaratieperiode kan worden herleid met behulp van de begin- en einddatum uit het voorlooprecord in combinatie met het uitkeringsschema. 81

82 Als dit niet het geval is, dan volgt een foutmelding. Wanneer de Contractpartner de declaratieperiode foutief invult, ontstaat er uitval. Deze uitval kan niet verholpen worden door de backoffice. Verwerk het declaratiebericht definitief (inclusief Laatste verwerking), zodat de Contractpartner in het JW304-bericht op de hoogte wordt gesteld van de fout. Foutmelding Dossier is niet voor juiste periode (dossier x) Er wordt gedeclareerd op een periode die buiten de periode van het verstrekkingendossier valt. In het bovenstaande voorbeeld, wordt er geprobeerd een periode te declareren die vóór de begindatum van het verstrekkingendossier ligt. Deze uitval kan niet verholpen worden door de backoffice. Verwerk het declaratiebericht definitief (inclusief laatste verwerking ), zodat de Contractpartner in het JW304-bericht op de hoogte wordt gesteld van de fout. Foutmelding 4109 en Dossier bevat een ander product (dossier x productcode ) 4180 Aanbieder biedt productcategorie/- code niet aan De Contractpartner probeert te declareren op een andere productcode dan die van het indicatiebesluit. Deze uitval kan niet verholpen worden door de backoffice. Verwerk het declaratiebericht definitief (inclusief Laatste verwerking), zodat de Contractpartner in het JW304-bericht op de hoogte wordt gesteld van de fout. Foutmelding Bedrag kan geaccordeerd worden Deze informatieve melding betekent dat ondanks dat er fouten gevonden zijn, de betaling alsnog doorgezet kan worden. Dit kan via Accorderen bedragen: Het alsnog doorzetten van de betaling heeft geen voorkeur, aangezien het mogelijk is dat er bij een volgende declaratie er opnieuw foutmeldingen ontstaan. 82

83 Crediteren In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om reeds uitbetaalde zorg te crediteren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien er een product is geïndiceerd, maar dit achteraf gezien een ander product had moeten zijn met een geheel ander tarief of de jeugdige is verhuisd. De jeugdhulpaanbieder heeft de keuze om het bedrag te crediteren. Deze kan echter ook weigeren dit te doen. Indien dit het geval is, kunt u contact opnemen met de RIGG. Indien het om een verkeerd product gaat, kunt u het volgende doen: Maak de begin- en einddatum in het besluitdossier gelijk. Vul ook de Reden beëindiging in ( Negatief indicatiebesluit ) en verstuur een JW301-bericht. Pas de einddatum niet aan bij het verstrekkingendossier, tabblad producten. Er moet namelijk nog worden gecrediteerd. Verander wel de einddatum naar de datum waarop de laatste betaling is gedaan, zodat er niet nog meer gedeclareerd kan worden. Maak een nieuw besluitdossier en indicatiebesluit aan. Vervolgens kunt u er voor kiezen om a) het indicatiebesluit te koppelen aan een reeds bestaand verstrekkingendossier of indien het om een nog niet eerder toegekend product, een nieuw verstrekkingendossier aan te maken. Er kan nu weer gedeclareerd worden. OF b) te wachten met het aanmaken van het verstrekkingendossier, totdat er gecrediteerd is. Er kan tot dat het geval is, niet gedeclareerd worden. Verstuur in beide gevallen in ieder geval het JW301-bericht. Indien er gecrediteerd is, past u de einddatum van het verkeerde product in het verstrekkingendossier aan. De begin- en einddatum zijn dus nu ook hier gelijk. Op deze manier is het niet mogelijk meer om te crediteren of te declareren. Bij verhuizing kunt u de volgende stappen ondernemen: Pas de einddatum in het indicatiebesluit aan naar de dag waarop de cliënt voor het laatst in uw gemeente woonde. Vul de Reden beëindiging in en verstuur het JW301-bericht. Pas de einddatum niet aan bij het verstrekkingendossier, tabblad producten. Er moet namelijk nog gecrediteerd kunnen worden. Verander wel de einddatum naar de datum waarop de laatste betaling is gedaan, zodat er niet nog meer gedeclareerd kan worden. Indien er gecrediteerd is, past u de einddatum van het product in het verstrekkingendossier aan naar de laatste dag waarop de cliënt in uw gemeente woonde. 83

84 8 Herbeoordeling of verlenging verwerken Als een indicatie afloopt, maar de zorg loopt nog door, dan dient de indicatie te worden verlengd. Dit kan op basis van een herbeoordeling van het Basisteam of via een verzoek toewijzing van de jeugdhulpaanbieder in het BZG. Bij een herbeoordeling kan besloten worden de indicatie ongewijzigd te verlengen of de indicatie te wijzigen, door bijvoorbeeld het aantal uren aan te passen. Het is aan de backoffice om deze herbeoordelingen administratief te verwerken en een nieuwe beschikking naar de Contractpartners te verzenden. 8.1 Indicatiebesluit verlengen Als er sprake is van een herbeoordeling of verlenging waarbij de indicatie hetzelfde blijft, maar de begin en einddatum anders is, dan kunt u dit op de volgende manier in de S4JZ verwerken. Let op! De begindatum van de nieuwe indicatie mag niet overlappen met de oude indicatie. Dit zorgt voor problemen met de declaratie. De einddatum is altijd een tot en met datum. Kies dus altijd voor de datum die erop volgt. 1. Ga naar Raadplegen en zoek met het BSN of het cliëntnummer de cliënt op. 2. Ga naar het tabblad Besluit aan de linkerkant van het scherm. 3. Klik op het besluitdossier waaronder het indicatiebesluit valt, dat moet worden verlengd. 4. Klik op het pijltje rechts van het scherm om naar het betreffende besluitdossier te gaan in Onderhoud. 5. Ga naar het tabblad Indicatiebesluit aan de linkerkant van het scherm. 6. Controleer of de einddatum juist is. Als besloten is bij de herbeoordeling dat indicatie per verlengd wordt, dan moet de bestaande beschikking op eindigen. ** Als de zorg als eerder is beëindigd, ga dan verder naar paragraaf 11.2 ** Als de einddatum gelijk is aan de dag voor de begindatum van de verlenging, kunt u op de volgende snelle manier de zorg verlengen. Normaal gesproken kunt u niets wijzigen in een besluitdossier dat definitief is gemaakt. Dit is de enige uitzondering. Omdat u werkt in een definitief besluitdossier, moet u goed opletten wanneer u de wijzigingen opslaat. Eenmaal opgeslagen kunt u er niets meer aan wijzigen, omdat ze dan onderdeel worden van een definitief besluitdossier. 84

85 7. Om te beginnen klikt u op het plusje rechtsboven en daarna op de knop Kopie van. 8. U komt in een scherm waar u het indicatiebesluit kunt selecteren dat u wilt verlengen. Klik op het juiste indicatiebesluit. Als er meerdere indicatiebesluiten onder dit besluit vallen, is het van groot belang dat u de indicatie met de juiste einddatum selecteert, anders wordt de verkeerde begindatum ingevuld. 9. U keert terug in het indicatiebesluit. Een aantal dingen vallen op. Een groot deel van de velden zijn overgenomen uit de oude indicatie en hoeven niet meer ingevuld te worden ( het vakje is dan grijs). De begindatum is automatisch op gezet. Een aantal velden zijn nog in te vullen: Einddatum: bijvoorbeeld Aanbieder: vul de Contractpartner in Soort beoordeling: kies voor optie 2. Herbeoordeling Type verwijzer en Naam verwijzer: vul hier de verwijzer in * Voer bij de verwijzer altijd de originele verwijzer in. Alleen als na herbeoordeling door de gemandateerde van de gemeente er wordt gekozen om een ander product in te zetten, dan wordt de verwijzer de gemeente. Volume: pas indien nodig het aantal uren/dagdelen/etmalen aan * Let er bij Specialistische GGZ op dat het aantal uren binnen het product past (max 300 uur bij 52G04) Vrije tekst: hier kunt u extra informatie kwijt 85

86 10. Klik op Opslaan. Hierdoor wordt van de rest van de velden ook grijs. 11. Klik op Opslaan en Sluiten (Alt+Q) om terug te keren naar Raadplegen. De vervolgstap is het toevoegen van een product aan het bestaande verstrekkingendossier. Ga hiervoor naar paragraaf Als het product in het verstrekkingendossier is aangemaakt kunt u het JW301-bericht versturen. Kijk in hoofdstuk 7 hoe dit in zijn werk gaat. Het volgende zal anders zijn als u deze manier van verlenging gebruikt: 12. Vink het veld aan bij Export JW bericht de volgende melding verschijnt: * Alleen als u meerdere indicaties hebt toegevoegd is deze melding wel van belang. Als dit zo is, dan controleert u nu of er al ook bij de andere nieuwe indicaties een vinkje gezet moet worden in het vakje bij Export JW bericht. 13. Klik op Sluiten en klik op Opslaan (Alt+O) om het JW301-bericht te versturen. 14. Klik op Opslaan en Sluiten (Alt+Q) om terug te keren naar Raadplegen. 8.2 Nieuw indicatiebesluit aanmaken Als de productcode verandert, bijvoorbeeld doordat de herbeoordeling leidt tot meer uren GGZ, dan dient u een nieuw besluitdossier aan te maken. Ga hiervoor naar hoofdstuk 5. Een ding is anders dan in hoofdstuk 5: 1. Kies bij Soort beoordeling voor de optie 2. Herbeoordeling. 86

87 8.3 Nieuw product aanmaken Omdat het hier gaat om een verlenging van de bestaande zorg is er voor deze productcategorie al een verstrekkingendossier is aangemaakt. U hoeft dus alleen de nieuwe indicatie toe te voegen bij producten van het verstrekkingendossier met dezelfde productcategorie. Via raadplegen komt u gemakkelijk in het juiste verstrekkingendossier. 1. Klik in het linker menu in Raadplegen op Verstrekkingendossier. 2. Klik in de lijst met verstrekkingendossiers op degene met dezelfde productcategorie. 3. In het verstrekkingendossier klikt u op Producten in het linker menu. 4. Vervolgens klikt u in het tabblad Producten op het plusje rechtsboven (Alt+A). 5. Klik op het rechterloepje bij het veld Besluit/indicatiebesluit. 6. Klik in de lijst die verschijnt op het zojuist aangemaakte indicatiebesluit. 7. Vul de velden Reden beëindiging en Medewerker in. 8. Klik op Opslaan. 9. Verstuur het JW301-bericht zoals dat in hoofdstuk 7 staat beschreven. 87

88 9 Wijzigingen in het woonplaatsbeginsel Het woonplaatsbeginsel (WPB) hangt af van het adres van de gezaghebbende of, indien er sprake is van voogdij, het adres van de jeugdige. Een verandering van woonplaatsbeginsel kan de volgende oorzaken hebben: 1. De gezaghebbende verhuist naar een andere gemeente. 2. Een jeugdige gaat bij een gezaghebbende ouder wonen die in een andere gemeente woont. 3. De jeugdige (waarbij de ouders geen gezag hebben) verhuist naar een andere gemeente. 4. De voogdij komt bij een gecertificeerde instelling te liggen. 5. De cliënt is meerderjarig. Als het gezag bij een ouder of bij een instelling ligt verandert het WPB als deze naar een andere gemeente verhuizen. Het wordt ingewikkelder als het gezag bij beide ouders ligt en zij niet in dezelfde gemeente wonen. Als een van de ouders naar een andere gemeente verhuist dan verandert het woonplaatsbeginsel alleen als de jeugdige mee verhuist naar die gemeente. Het kan ook voorkomen dat een van de ouders al verhuisd is naar een andere gemeente en een jeugdige op een later moment hier ook naar toe verhuist. Als het woonplaatsbeginsel is gebaseerd op het adres waar een jeugdige als laatste heeft samengewoond met een van de gezaghebbende ouders dan heeft een verhuizing meestal geen effect op het woonplaatsbeginsel. Behalve als de jeugdige weer bij een van de gezaghebbende ouders gaat wonen. Als de ouders uit het gezag worden ontheven, dan verandert in veel gevallen het WPB. Ook als een cliënt meerderjarig wordt en niet meer bij zijn ouders (in de gemeente) woont wijzigt het WPB. Binnen de VNG is afgesproken dat de beschikking van de oude gemeente geldig blijft, voor de duur waarvoor de beslissing is afgegeven, met een maximum van één jaar. De nieuwe gemeente respecteert de beslissing die de oude gemeente heeft genomen over toegewezen hulp. Alleen als de gezaghebbende dat wenst, wordt de oude behandeling stopgezet. In dit geval moet er een nieuwe verwijzing komen voor de beschikking van de nieuwe gemeente. Als de nieuwe gemeente geen contract heeft met de aanbieder, dan gelden de contractafspraken van de oude gemeente. Hierdoor blijft de zorgcontinuïteit gegarandeerd Afhandeling BRP-meldingen Een van de bronnen waaruit de backoffice informatie krijgt met betrekking tot een verhuizing zijn de meldingen in het BRP. In deze paragraaf staat omschreven hoe u deze meldingen kunt verwerken. Dagelijks worden cliëntgegevens in de S4JZ geactualiseerd vanuit de Basisregistratie Personen (nieuwe cliënten worden 1x per week gekoppeld aan het BRP en daarna dagelijks geactualiseerd). Dit geldt zowel voor de jeugdigen als voor de betrokkenen. Bij wijzigingen van de cliëntgegevens wordt een melding klaargezet op naam van één medewerker van de betreffende gemeente. Dit wordt gedaan in de werkvoorraad. 6 Lees meer over deze afspraken in het Factsheet Woonplaatsbeginsel in de Praktijk van de VNG via 88

89 Open de werkvoorraad door op de tegel Werkvoorraad of links in het menu te klikken. Het onderstaande scherm opent zich: Klik op Meldingen voor meldingen op naam van de medewerker of op Meldingen per rol (bijvoorbeeld Veendam, Oldambt etc.). 89

90 De lijst met meldingen komt nu in beeld: Dubbelklik op een regel om de melding te openen. Het onderstaande scherm opent zich: Kijk of er extra informatie beschikbaar is in het veld Toelichting. In het bovenstaande geval gaat de melding om een verandering in gegevens van een gezaghebbende en hoort deze gezaghebbende bij de jeugdigen die in het toelichtingenveld staan vermeld. Klik op de knop Programma om naar de melding te gaan. 90

91 Het onderstaande scherm opent zich: Er is een oude waarde en een nieuwe waarde (zie rode pijlen). In het bovenstaande voorbeeld verhuist de cliënt van Wildervank naar Groningen en is het mogelijk dat de uitkomst van het woonplaatsbeginsel veranderd (indien dit het geval is, kunt u in de volgende hoofdstukken lezen wat u kunt doen). Het kan ook zijn dat er een kleinigheid is gewijzigd zoals een fout ingevoerde voornaam: Wanneer de melding is verwerkt, kunt u de melding afsluiten. De geopende schermen kunt u afsluiten door op het icoontje te klikken of te drukken op Alt+C. In het onderstaande scherm vinkt u het vakje vóór de melding aan die u zojuist verwerkt heeft (onder Afmelden, zie rode pijl)). Klik vervolgens op het icoontje om de pagina te verversen. De melding verdwijnt nu. Let op: indien een geboortedatum verandert, dient u een nieuw JW301-bericht te versturen omdat een declaratie anders uitvalt. 91

92 9.2 Een verhuizing verwerken Een van de medewerkers van de backoffice krijgt in zijn GWS-werkvoorraad de meldingen (signalen) met de wijzigingen in S4JZ op basis van de wekelijkse synchronisatie met het BRP. Als na controle blijkt dat de wijziging leidt tot een verandering in de uitkomst van het woonplaatsbeginsel, moet dit verwerkt worden in S4JZ. Voor een verhuizing binnen de provincie geldt een iets andere werkwijze dan voor buiten de provincie. Taken oude gemeente Als latende gemeente kunt u de volgende stappen doorlopen in de S4JZ: 1. Zoek de cliënt op via Raadplegen. 2. Controleer of er nog lopende indicaties zijn door te kijken of er nog actieve dossiers zijn. Actieve dossiers In raadplegen kunt u in een oogopslag zien hoeveel lopende dossiers er zijn. U ziet dit aan de getallen die tussen haakjes achter de betreffende onderdelen staan. In de uitsnede van het menu van een cliënt in Raadplegen hiernaast ziet u bijvoorbeeld dat er voor deze cliënt in totaal negen besluitdossiers zijn (Besluit 4/9), waarvan er nog vier actief zijn. Het cijfer achter Toewijzingsbericht geeft aan hoeveel JW301 berichten er verstuurd zijn voor deze cliënt. 3. Als er lopende indicaties zijn, zorg er dan voor dat u alle benodigde informatie noteert over deze indicatie(s), zodat u dit kunt overdragen aan de nieuwe gemeente (zie hiervoor bijvoorbeeld het lijstje bij paragraaf 5.2). 4. Breng de nieuwe gemeente op de hoogte van de verhuizing en de over te nemen beschikkingen. Dit kan bijvoorbeeld met een bericht in het BZG in de map Stuur bericht aan gemeente als het om een gemeente binnen de provincie Groningen gaat. Voor een gemeente buiten de provincie moet u een andere veilige manier kiezen om deze informatie te delen. Het handigste is om telefonisch contact op te nemen met de nieuwe gemeente en hier afspraken over te maken. Indien de nieuwe gemeente de verhuizing en de reeds ingezette jeugdhulp overneemt, volgen de onderstaande stappen: 5. Sluit de indicatiebesluiten af zoals bij paragraaf 9.2.1, let daarbij op het volgende: a. Als einddatum kunt u de datum van verhuizing invullen. b. Bij Reden Beëindiging kiest u voor Overplaatsing. c. Verstuur het JW301 bericht nogmaals, zodat de Contractpartner weet dat de zorg onder de oude gemeente beëindigd is. 6. Sluit de verstrekkingendossiers af zoals bij paragraaf a. Verander de einddatum in de verhuisdatum en kies bij Reden Beëindiging kiest u voor 13 Verhuizing buiten gemeente. b. In het hoofdscherm van het verstrekkingendossier kunt u ook de verhuisdatum invullen bij einddatum. Op deze manier sluit u het dossier helemaal af. 92

93 c. Indien het om een traject gaat dat nog niet betaald is en het een verhuizing buiten de provincie betreft, kunt u het verstrekkingendossier verwijderen. Het gevolg hiervan is dat deze zorg niet tweemaal gedeclareerd kan worden en de nieuwe gemeente de factuur ontvangt. 7. Bij een verhuizing binnen de provincie kunt u vervolgens de Jan Wiegman (jan.wiegman@groningen.nl) of de helpdesk ( helpdeskgws@groningen.nl) vragen om de gemeentecode bij de betreffende cliënt te wijzigen in de S4JZ. Op deze manier kan de nieuwe gemeente het cliëntdossier inzien en bewerken. Als het om een verhuizing buiten de provincie gaat dan is deze stap niet mogelijk. Dit cliëntdossier zal op de oude gemeente blijven staan. Om verwarring te voorkomen kunt u in het toelichtingsveld van het cliëntdossier een notitie maken van de verhuizing. Indien de nieuwe gemeente de reeds ingezette jeugdhulp niet wil overnemen, is de oude gemeente tot 1 jaar na de verhuizing verantwoordelijk voor de financiering van de jeugdhulp. Pas de einddatum in het verstrekkingendossier aan tot 1 jaar na de verhuizing. Indien zorg betaald is in de periode waarin de nieuwe gemeente verantwoordelijk is, kunt u verder lezen in hoofdstuk hoe u moet handelen om te crediteren. Taken nieuwe gemeente Als u bericht krijgt van een andere gemeente dat een cliënt is verhuisd naar uw gemeente, dan is het wijs om ook zelf nogmaals het woonplaatsbeginsel te controleren (zie hoofdstuk 3). Als het correct is dient u een nieuwe toewijzing af te geven op basis van de bestaande beschikking van de oude gemeente. Met de informatie die u heeft ontvangen van de oude gemeente volgt u de stappen uit hoofdstuk 5 en 6 om de nieuwe dossiers aan te maken en hoofdstuk 7 voor het versturen van het JW301-bericht. Verhuizing buiten provincie, terwijl er betaald is De oude gemeente neemt contact op met de nieuwe gemeente en komt overeen dat de cliënt wordt overgedragen en kondigt aan dat zij een factuur van de RIGG mogen verwachten. Via BZG verstuurt de oude gemeente een bericht aan de RIGG, zodat de RIGG een factuur namens de oude gemeente aan de nieuwe gemeente kan sturen. In het BZG-bericht worden de volgende gegevens vermeld: BSN van de cliënt, product, periode en het bedrag. Zie ook hoofdstuk met betrekking tot het crediteren indien er betaald is en de cliënt verhuisd is. 9.3 Verandering gezag Naast wijzigingen op het gebied van woonplaats, kunnen er ook veranderingen optreden met betrekking tot het gezag. U kunt een verandering van het gezag wijzigen in het cliëntdossier, in het tabblad betrokkenen. 1. Klik in Onderhoud op Suite4Jeugdzorg > Key2jeugdwet > Cliënt Jeugdzorg. 2. Zoek de cliënt op via het BSN van de jeugdige. 3. Ga naar het tabblad Betrokkenen. 93

94 4. Verwijder het vinkje in het veld Gezaghebbende bij de opgevoerde betrokkene(n). 5. Klik op het plusje rechtsboven (Alt+A) om een nieuwe gezaghebbende toe te voegen en volg de stappen bij paragraaf (Instellingsvoogdij) of (Meerderjarige cliënt). Als de wijzing van het gezag gevolgen heeft voor de uitkomst van het woonplaatsbeginsel volgt u ook nog de stappen bij de paragraaf over verhuizing. 94

95 10 Andere wijzen van leveren jeugdhulp 10.1 Inzet basisteams Uitgangspunten Bij de inzet van deze basisteams worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. Het gaat om medewerkers van gecontracteerde jeugdhulpaanbieders die jeugdhulp verlenen onder aansturing van de leidinggevende van het basisteam. 2. Deze medewerkers maken voor langere tijd deel uit van het basisteam. 3. De inzet in de basisteams moet passen binnen de gecontracteerde zorg voor 2016; dat betekent dat alleen gecontracteerde jeugdhulpaanbieders via de contractpartners ingezet kunnen worden. 4. De inzet in de basisteams wordt betaald door en gemonitord vanuit de RIGG. Als het gaat om inzet van de basisteams dan betreft dit de volgende jeugdhulpproducten: - 45A04 Jeugdhulp ambulant regulier. - 45A51 Jeugdhulp ambulant regulier gezin/systeem. - 45A53 Jeugdhulp ambulant specialistisch individueel. - 45A56 Jeugdhulp ambulant specialistisch gezin/systeem. - 51A00 Generalistische basis GGZ. Registratie inzet basisteams S4JZ Als de uitkomst van een keukentafelgesprek is dat er jeugdhulp vanuit het basisteam moet worden geboden, dan moet dit in de S4JZ worden geregistreerd. Deze registratie wijkt af van de normale manier van werken, aangezien er geen zorgtoekenningsbericht (JW301-bericht) verstuurd kan worden, de aanbieder in dit geval het Basisteam (2127) is en bij financieringsvorm dient er voor optie Anders gekozen te worden. Door het op deze manier te registreren wordt de inzet van de basisteams ook zichtbaar in de Cognosrapporten. In onderstaande afbeelding is te zien hoe de inzet van het basisteam geregistreerd wordt in de S4JZ. 95

96 De registratie in de basisteams mag zonder dat volume/eenheid/frequentie wordt ingevuld. U krijgt dan wel de melding dat dit niet kan, als u voor de financieringsvorm ZIN kiest. Deze melding krijgt u niet als u bij financieringsvorm kiest voor Anders. Cliënt- en niet cliëntgebonden inzet in de basisteams Bij de implementatie van de eerder genoemde producten na de aanbesteding is verwarring ontstaan. Zowel bij de basisteams als bij de aanbieders van jeugdhulp. De verwarring is dat veel betrokkenen er vanuit gingen dat deze producten op fte basis in de basisteams konden worden ingezet, zonder dat hiervoor op individueel niveau tijd bijgehouden werd. Dit is niet het geval en zo is het ook niet aangeboden door de aanbieders in de gunningsfase. Alle ambulante hulp van aanbieders kan in principe alleen op basis van uren worden ingezet en dient te worden geregistreerd op cliëntniveau en op basis van deze registratie te worden gefactureerd via de Suite4jeugd. De reden hiervoor is dat in verband met een zorgvuldige monitoring, registratie van inzet op cliënten ook in de basisteams noodzakelijk en gewenst is. Het probleem dat ontstaan is, is dat in de praktijk bij inzet van hulpverleners in de basisteams de niet-cliënt gebonden hulp die wel door gemeenten wordt gevraagd, niet kan worden geregistreerd of gefactureerd op de jeugdhulpproducten. Een groot deel van de 23 Groninger gemeenten maakt namelijk afspraken over inzet in de basisteams op fte basis en niet op uur-basis. De cliëntgebonden tijd heel secuur en declarabel registreren is bovendien tijdrovend omdat er niet strak met verwijzing wordt gewerkt, maar ook vaak laagdrempelig hulp wordt verleend. Daardoor is het exacte aantal uren/minuten per BSN-niveau registeren voor een deel van de aanbieders en gemeenten niet wenselijk. Na uitgebreid overleg en een zoektocht naar een eenvoudige oplossing voor zowel aanbieders als gemeenten, maar toch met enige vorm van registratie, lossen we dit probleem op de volgende manier op: De aanbieders maken afspraken met de gemeenten (die dat als zodanig wensen) over de omvang en de inhoud van de inzet in de basisteams. Op het moment dat er vanuit het basisteam jeugdhulp wordt verleend, wordt de casus geregistreerd in de Suite4Jeugdzorg (S4JZ) en voorzien van een melding aanvang zorg door de backoffice van de gemeente. Daarbij vervult het betrokken basisteam de rol van Contractpartner, onder de beperking dat er hierover geen landelijke berichten worden uitgewisseld. De gegevens worden slechts vastgelegd in de S4JZ en blijven daar. Indien de hulp aan een cliënt wordt beëindigd, wordt door de backoffice van de gemeenten een einde zorg bericht in het systeem afgegeven. Daarmee wordt elke casus enkel geregistreerd met een start zorg en einde zorg melding via de S4JZ, zodat de kerngegevens van de jeugdige in elk geval geregistreerd zijn. De verantwoordelijkheid van deze registratie ligt bij de gemeenten. Facturatie van de inzet van de professionals, die worden ingezet via bovengenoemde werkwijze, vindt daarna buiten het systeem (S4JZ) plaats. De jeugdhulpaanbieders factureren (via de contractpartner) maandelijks de inzet van de professionals op basis van de omvang van de inzet. Om tegemoet te komen aan de vanzelfsprekende wens van jeugdhulpaanbieders om ook de nietcliëntgebonden inzet die door de gemeente gevraagd wordt te kunnen factureren, spreken we met de jeugdhulpaanbieder een maximum van 1200u declarabel af per werknemer (bij fulltime inzet) tegen de prijs van het product dat deze professional hoofdzakelijk levert. Dit betekent twee mogelijkheden om werknemers in basisteams te kunnen declareren: 96

97 1. De werknemer houdt zijn uren bij op Groninger productcodes en declareert gewoon via het berichtenverkeer en de S4JZ. 2. De aanbieder heeft voor de werknemer een fte afspraak gemaakt met de RIGG. Deze werknemer wordt dan gefactureerd tegen de geoffreerde prijs in de aanbesteding op het product wat deze werknemer het meest levert. Bij een volle fte rekenen we met 1200u op jaarbasis, dus 100u declarabel per maand, bij een halve fte rekenen we met 600u op jaarbasis, dus 50u per maand, enz. Deze wijze van fte-inzet facturatie kent een eigen procesbeschrijving Omgang met niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieders Het uitgangspunt ten aanzien van niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieders is dat er niet wordt uitbetaald. Jeugdhulp uit het ZIN-budget wordt enkel geleverd door de RIGG gecontracteerde jeugdhulpaanbieders, dan wel door bovenregionaal gecontracteerde aanbieders of door VNG gecontracteerde landelijke aanbieders (LWI s landelijk werkende instellingen). Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen kan daar een uitzondering op worden gemaakt. Wanneer wel leveren en betalen? Een niet-gecontracteerde aanbieder kan voor geleverde jeugdhulp betaald worden wanneer: 1. Het bestaande aanbod van de gecontracteerde jeugdhulp (ook bovenregionaal en landelijk werkende instelling) in het geheel niet passend is bij de hulpvraag. 2. Het is (aantoonbaar) niet mogelijk om met andere middelen (bijv. PGB, kosten gedragen door ouders/wettelijk vertegenwoordigers, zorgverzekeringswet) de hulp te financieren). 3. Het betreft een pleegzorgkind, dat op zodanige afstand van de provincie Groningen woont dat het redelijkerwijs niet mogelijk is dat een gecontracteerde partij de benodigde jeugdhulp efficiënt kan leveren. Let wel: de jeugdige dient altijd onder de Jeugdwet te vallen en bijvoorbeeld niet onder de Wlz (Wet langdurige zorg). Proces in stappen Indien aan een van bovenstaande punten is voldaan mag de wettelijke verwijzer een onderbouwd verzoek doen tot een incidentele financiering uit het ZIN-budget volgens de volgende stappen: De verwijzer legt tijdig de vraag voor aan de expertpool en vraagt hen mee te denken over passende hulp voor de jeugdige. Het expertpoollid controleert of aan bovenstaande punten is voldaan, kijkt naar mogelijke alternatieven (second best opties bij gecontracteerde aanbieders) en geeft onderbouwd aan of het voorstel van de niet-gecontracteerde hulp al dan niet akkoord is. Het expertpoollid stelt zijn/haar bevindingen op schrift. Na onderzoek is gebleken is dat er geen alternatieve inzet voorhanden is waarbij de hulpvraag afdoende kan worden opgepakt. 2. De verwijzer gaat met het advies van de expertpool naar de gemeente (de gemeente is verantwoordelijk voor de inzet van jeugdhulpmiddelen) en verzoekt de gemandateerde van de gemeente om een akkoord te geven voor deze extra betaling uit de gezamenlijke middelen. 3. De verwijzer draagt zorg voor de beide schriftelijke bevestigingen (advies Expertpool én akkoordverklaring door gemeente) bij de RIGG aangeleverd worden (afdeling financiën RIGG).

98 4. Het jeugdhulpproduct wordt in S4JZ door de RIGG geregistreerd. 5. De betreffende jeugdhulpaanbieder stuurt de nota van de geleverde hulp op naar de afdeling financiën van de RIGG (Postbus 2076, 9704 CB Groningen). 6. Mits voldaan aan bovenstaande punten, gaat de RIGG over tot uitbetaling. Onderaannemerschap Een onderaannemer is ook een niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieder. Een jeugdhulpaanbieder kan in onderaannemerschap zijn bij een gecontracteerde jeugdhulpaanbieder. De zorgtoewijzing is (via contractpartner) aan een gecontracteerde jeugdhulpaanbieder gericht, de betaling ook. In die zin wordt de niet-gecontracteerde jeugdhulpaanbieder op een indirecte wijze betaald. De onderaannemer dient aan dezelfde kwaliteitseisen te voldoen als de jeugdhulpaanbieder. De verantwoordelijkheid van de uitvoering ligt bij de gecontracteerde jeugdhulpaanbieder, die desgevraagd informatie aanlevert over de kwaliteit van de onderaannemer. De gecontracteerde jeugdhulpaanbieder wordt ook aangesproken wanneer kwaliteit onder de maat is en kan gedwongen worden het inzetten van jeugdhulp via de onderaannemer te staken. Indien een jeugdhulpaanbieder niet in aanmerking komt voor een onderaannemerschap, dan zijn er twee alternatieven voor financiering: 1. Er wordt jeugdhulp toegekend door gemeenten in de vorm van een persoonsgebonden budget (PGB). De niet-gecontracteerde aanbieder neemt rechtstreeks contact op met de gemeente. 2. De ouders van de jeugdige financieren de jeugdhulp Inzet Spoed voor jeugd Spoed voor jeugd betreft een samenwerking van jeugdhulpaanbieders in Groningen, met als doel om via één provinciaal meldpunt zo snel mogelijk de juiste zorg in te zetten. Om te zorgen voor een goede (administratieve) afhandeling van de inzet van de te bieden hulp, dient onderstaande procedure gevolgd te worden. Stappenplan inzet spoed/crisishulp 1. Een medewerker van het basisteam/casusregisseur heeft op basis van zijn/haar analyse de inschatting gemaakt dat er crisishulp ingezet dient te worden en meldt cliënt aan bij Spoed voor Jeugd. Tevens doet de betreffende medewerker, via het doorlopen van aantal stappen/vragen, een voorstel voor welke jeugdhulpaanbieder en welke crisishulp er ingezet zou moeten worden. 3. Spoed voor Jeugd checkt de aanmelding en zet een aanbieder in, die start met het verlenen van jeugdhulp. 4. De aanbieder licht binnen vijf werkdagen het basisteam/de casusregisseur van de gemeente in over de aard van het ingezette product. Voor een goede registratie omvat dit (tenminste) de cliëntgegevens, productcode, -eenheid, -volume en frequentie plus begin- en einddatum. Let op: een product mag alleen toegekend worden als een aanbieder dit product gegund is! 5. De medewerker van het basisteam geeft (op de voor het basisteam gebruikelijke wijze) een zorgtoewijzing af naar de betrokken backoffice jeugd op grond waarvan: i. registratie in de centrale Suite4Jeugdzorg (S4JZ) van de verkozen jeugdhulp kan plaatsvinden én ii. via het landelijke berichtenverkeer een formele zorgtoewijzing kan worden verstuurd aan de Contractpartner, waaronder de betrokken Jeugdhulpaanbieder opereert. 98

99 6. De medewerker van het basisteam/casusregisseur denkt tevens mee met de jeugdhulpaanbieder voor het vervolg na de inzet van de crisisjeugdhulp (NB inzet jeugdhulp duurt maximaal vier weken bij crisispleegzorg en maximaal zes weken bij crisis ambulant en crisisverblijf). Voor meer informatie zie de website van Spoed voor Jeugd Groningen Jeugdigen met een geheime plaatsing Het kan voorkomen dat er bij een jeugdige sprake is van een geheime plaatsing. Dit houdt in dat derden niet bekend mogen zijn met de plek waar deze jeugdige verblijft en dat er geen gegevens van de jeugdige verspreid mogen worden. Indien er binnen een gemeente een jeugdige verblijft waarbij sprake is van een geheime plaatsing, dient er op een andere wijze gehandeld te worden. Taken jeugdhulpaanbieder De jeugdhulpaanbieder die betrokken is bij deze jeugdige, stuurt via het BZG-portaal een bericht naar de verantwoordelijke gemeente. Zij geven hierbij aan dat ze een jeugdige in zorg hebben waarbij sprake is van een geheime plaatsing en vermelden daarnaast enkel welke jeugdhulp (in vorm van productcodes) in welke periode zij in gaan zetten. Hierbij is het dus niet de bedoeling dat er een BSN van de jeugdige of andere gegevens worden meegeleverd met het bericht. De verantwoordelijke gemeente is dan op de hoogte van het gegeven dat zij te maken hebben met een jeugdige met geheime plaatsing, maar kunnen niet achterhalen of herleiden wie dit betreft. De jeugdhulpaanbieder stuurt via het BZG-portaal een bericht naar de RIGG ter attentie van de afdeling financiën. De jeugdhulpaanbieder geeft hierbij aan dat zij voor een jeugdige - waarbij sprake is van een geheime plaatsing - jeugdhulp willen declareren en vermelden hierbij de productcode en de verantwoordelijke gemeente. Taken gemeente De geleverde zorg hoeft niet geregistreerd te worden in de S4JZ. Wel moeten de gegevens van de jeugdige uit de S4JZ gehaald worden. De volgende handelingen moeten hiervoor uitgevoerd worden: - Neem contact op de jeugdhulpaanbieder om na te gaan om welke cliënt het gaat. - Communiceer naar de RIGG welke indicaties de cliënt op zijn naam heeft staan. Vermeld hierbij om welke producten het gaat, welke periode, welke bedragen er over welke periode zijn betaald en om welke aanbieders het gaat. Hiervoor kan het mailadres rigg.facturen@groningen.nl worden gebruikt. Zodra de RIGG deze informatie ontvangen heeft, kan de betaling van de facturen via de RIGG worden verwerkt en kan de cliënt uit de S4JZ verwijderd worden. - Bel of stuur een naar de GWS-helpdesk (helpdeskgws@groningen.nl, ) om de cliënt en alle bijbehorende indicaties en verstrekkingendossiers te verwijderen. 99

100 Veilig communiceren over cliënten Bedenk te allen tijde dat communiceren over een jeugdige of betrokkene zo discreet mogelijk dient te gaan. Bij verkeer kunt u alleen een sturen van een Groningenaccount naar een ander Groningenaccount. Wanneer dit vanuit een gemeenteaccount naar een Groningenaccount gaat, is dit niet veilig. Verder kunt u veilig communiceren via het BZG of per telefoon. 100

101 11 Belangrijke bepalingen uit de Jeugdwet 11.1 Doelgroep De gemeente is verplicht 7 de benodigde jeugdhulp te financieren en te leveren aan: 1. Alle personen van 0 tot 18 jaar. 2. Alle personen van 18 tot 23 jaar: bij wie jeugdhulp is ingezet voor het 18e jaar en waarvan de gemeente van mening is dat verdere jeugdhulp noodzakelijk is; die voor het 18 e jaar jeugdhulp hebben ontvangen en die binnen een half jaar na het 18 jaar opnieuw in aanmerking komen voor jeugdhulp; die gebruik maken van pleegzorg en waarbij de voortzetting van zorg nog nodig is; die een strafbaar feit hebben begaan tussen het 18 e en 23 e jaar en waarvoor een maatregel (als bedoeld in artikel 77c van het wetboek van Strafrecht) is uitgesproken Verlengde jeugdhulp voor meerderjarige cliënten Jeugdhulp valt onder de Jeugdwet. In de Jeugdwet geldt een leeftijdsgrens van 18 jaar. Na de 18e verjaardag valt de hulp onder andere wetgeving, zoals de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg. De stelselwijzigingen Jeugd en WMO hebben het (al bestaande) schot tussen jeugdhulp en volwassenenzorg op de leeftijdsgrens van 18 jaar nog onvoldoende opgelost. Rondom de leeftijd van 18 jaar komen alle nieuwe wettelijke kaders in het sociaal domein bij elkaar, waarbij het risico aanwezig is dat ze niet goed op elkaar aansluiten. Als de jeugdige met een lopende indicatie voor jeugdhulp 18 jaar wordt, kunnen zich twee situaties voordoen: Situatie 1: Als de jeugdige nog een overgangsrecht op jeugdhulp heeft en diezelfde zorg op grond van een andere wet (Zvw, Wlz of Wmo) kan worden verleend, is de gemeente niet meer jeugdhulpplichtig. Dat wil niet zeggen dat er geen noodzaak meer bestaat voor die zorg, want dat is immers in het indicatiebesluit vastgesteld. Afhankelijk van de specifieke vorm van zorg, kan de meerderjarige het zorgtraject voortzetten op grond van een andere wet: de Zvw, de Wlz of de Wmo. De Jeugdwet is niet meer op hem van toepassing. Situatie 2: Als het om een vorm van jeugdhulp gaat die voor meerderjarigen niet op grond van een andere wet kan worden voortgezet (dit gaat dan om jeugdzorg, niet zijnde jeugd- GGZ of jeugd- LVG), dan blijft de gemeente wel verantwoordelijk voor het voortzetten van de jeugdhulp op grond van het indicatiebesluit, onder dezelfde condities als vóór 1 januari Het is aan de verwijzer om te bepalen of het noodzakelijk is dat een meerderjarige cliënt onder de Jeugdwet blijft vallen. Jeugdreclassering is een van de vormen van hulp die sowieso kan doorlopen tot de leeftijd van 23 jaar. 7 De opsomming is een vertaling van de relevante bepalingen van de Jeugdwet en de WMO. Voor een exacte bepaling wordt verwezen naar artikel 1.1. Jeugdwet en artikel WMO 101

102 11.3 Afbakening van Jeugdwet, Wet langdurige zorg (WLZ) andere wetten In principe is de gemeente niet verantwoordelijk voor de zorg van een jeugdige als deze recht heeft op zorg onder een andere wet, zoals de WLZ of WMO. Toch kan hier niet blind op afgegaan worden. Als er bijvoorbeeld meerdere oorzaken ten grondslag liggen aan de problematiek van een jeugdige, dan kan het voorkomen dat hij/zij zowel onder de Jeugdwet als onder de WLZ valt. In het geval dat een jeugdige met een WLZ-indicatie ook GGZ nodig heeft is dit mogelijk. Als de psychische problematiek niet samenhangt met de beperking waarvoor de WLZ-indicatie is afgegeven dan wordt de zorg geleverd en betaald uit de Jeugdwet. 8 Hieronder vindt u een schema met de leeftijdscategorieën, zorgdomeinen en wetten die van toepassing kunnen zijn: Domein Leeftijd >23 Ondersteuning en hulp Maatschappelijke en psychosociale ondersteuning Preventie Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Jeugdwet Wmo Wmo Wmo Wmo Zvw Wmo Jeugdhulp Jeugdwet Jeugdwet Jeugdwet Jeugdwet Jeugdwet: verlengde jeugdhulp Zvw Wmo Jeugdwet: verlengde jeugdhulp Ggz Jeugdwet Jeugdwet Jeugdwet Jeugdwet Zv w Zv w Zv w Zvw Wmo Somatische zorg (cure) Zv w Zv w Zv w Zv w Zv w Zv w Zv w Zorg (care) Wlz Wlz Wlz Wlz Wlz Wlz Wlz Veiligheid Bescherming Jeugdwet (gedwongen kader) Jeugdwet (gedwongen kader) Jeugdwet (gedwongen kader) Jeugdwet (gedwongen kader) Burgerlijk wetboek Burgerlijk wetboek Burgerlijk wetboek Maatregelen en straffen Jeugdstrafrecht Jeugd- strafrecht of Adolescentenstrafrecht Jeugdstrafrecht of Adolescentenstrafrecht Jeugdstrafrecht of Adolescentenstrafrecht Strafrecht voor volwassenen Reclassering Jeugdreclassering Jeugdreclassering of Reclassering voor volwassenen Jeugdreclassering of Reclassering voor volwassenen Jeugdreclassering of Reclassering voor volwassenen Reclassering voor volwassenen Wonen Begeleid wonen Jeugdwet Wmo Wmo Wmo 8 Dit is terug te lezen in artikel 1.2 lid 2 van de Jeugdwet en artikel lid 1 sub d. 102

103 Onderstaand schema toont dat naast het JW-budget te financieren jeugdhulp kan bestaan voor een jeugdige die ook een WLZ-indicatie heeft. De aspecten die daarbij meespelen betreffen: De vraag of er bij de bijkomende lichamelijke klachten sprake is van intensieve kindzorg. De vraag of de bijkomende beperking leidt tot de blijvende behoefte aan permanent toezicht of 24 uur 'zorg nabij'. De vraag of de bijkomend geboden jeugdhulp een verband vereist met de psychische stoornis die tot de WLZ-indicatie heeft geleid. Is er sprake van dergelijke samenhang en dient er dus 'integraal' te worden behandeld, dan dient de financiering geheel vanuit de WLZ te geschieden. Dit geldt dus ook voor de jeugdhulp uit het productboek van de RIGG. Daarnaast is het van belang dat, hoewel gemeenten de zorg uit de WLZ niet hoeven te vergoeden, zij wel op de hoogte dienen te zijn van de jeugdhulp die integraal geboden wordt vanuit de WLZ-zorg. Dat is een afwijking van de gebruikelijke route, want de jeugdige dient wel geregistreerd te worden in de S4JZ, maar er hoeft geen JW301 verstuurd te worden (de gemeente is immers niet de opdrachtgever en ook niet de financier). 103

104 Om de aanvullende jeugdhulp vanuit een WLZ-indicatie te laten betalen hoeft de WLZ-aanbieder geen goedkeuring te verkrijgen. De WLZ-aanbieder kan de jeugdhulp gewoon toewijzen en laten betalen vanuit de WLZ-indicatie. De berichtgeving aan de gemeente kan zich dan beperken tot de melding dat deze aanvullende jeugdhulp wordt ingezet (maar betaald vanuit de WLZ). Wanneer kan een jeugdige gebruik maken van jeugdhulp en wanneer valt dit onder de Wet Langdurige zorg dan wel Zorgverzekering Wet? In grote lijnen geldt het volgende: 1. Inzet door gemeenten: preventie ten behoeve van jeugdigen; 2. Jeugdwet (zorg in Natura): ondersteuning bij opvoed- en opgroeiproblemen, persoonlijke verzorging i.v.m. een somatische aandoening, een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke beperking en bij psychische ondersteuningsvragen; 3. Zorgverzekeringswet: medische zorg of behandeling, verpleging, leren omgaan met een zintuiglijke beperking; 4. Wet langdurige zorg: blijvend 24 uurszorg of toezicht nodig. 5. Passend onderwijs: onderwijsondersteuning, ondersteuning bij leerstoornissen (m.u.v. diagnose en behandeling Ernstige Enkelvoudige dyslexie), taal en spraakstoornissen en bekostiging van begeleiding en zorg tijdens onderwijs wat de school redelijkerwijs zelf kan bieden. Financiering vindt in principe plaats vanuit de bovengenoemde grondslagen. Uiteraard kan op verzoek van ouders ook zorg verleend worden vanuit de PGB gelden. Er bestaan ook situaties waarbij zorg gefinancierd dient te worden vanuit het Jeugdhulpbudget én Wlz/ Zvw/ wet passend onderwijs: Voorbeelden: Jeugdwet/ZvW Persoonlijke verzorging valt in beginsel onder de Jeugdwet ook wanneer de jeugdige verpleging uit de zorgverzekeringswet (ZvW) krijgt. Uitzondering hiervoor vormen de jeugdigen die intensieve kindzorg ontvangen6. Jeugdigen met een psychische stoornis en een lichamelijke beperking, en jeugdigen die intensieve kindzorg behoeven zonder de behoefte aan permanent toezicht of 24 uurshulp nabij: Jeugdwet voor psychische stoornis, ZvW voor lichamelijke beperking Jeugdwet/ Wlz Jeugdigen met een psychische stoornis en een lichamelijke beperking die intensieve kindzorg behoeven en waarbij de lichamelijke beperking leidt tot een blijvende behoefte aan permanent toezicht of 24 u zorg nabij en waarbij geen integrale behandeling van de psychische stoornis en andere beperking noodzakelijk is: Jeugdwet voor de psychische stoornis, Wlz voor de ander beperking Jeugdigen met een verstandelijke beperking met een blijvende behoefte aan permamant toezicht of 24 uurs zorg nabij, waarbij geen integrale behandeling van de psychische stoornis en andere beperking nodig is: Jeugdwet voor de psychische stoornis en Wlz voor de andere beperking. Jeugdwet /Passend Onderwijs Noodzakelijke extra begeleiding en persoonlijke verzorging van jeugdigen tijdens het onderwijs: bij het bepalen van de omvang van persoonlijke verzorging bij jeugdigen wordt er onder meer gekeken naar niet uitstelbare Persoonlijke verzorging tijdens het onderwijs7 104

105 11.4 Jeugdhulp voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen Sinds januari 2016 zijn Nidos en het COA verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV ers), waarbij Nidos de wettelijk voogd van alle AMV ers in Nederland is. Nidos is verantwoordelijk voor: Het plaatsen van AMV ers tot en met 14 jaar, met of zonder vergunning, in opvanggezinnen. Het plaatsen van AMV ers van 15 jaar en ouder die een verblijfsvergunning hebben gekregen op kleinschalige opvangplekken. Het COA is verantwoordelijk voor: AMV ers van 15 jaar en ouder die (nog) geen verblijfsvergunning hebben gekregen. AMV ers jonger dan 15 zonder verblijfsvergunning die niet geplaatst kunnen worden in een opvanggezin. De gemeente is sinds 1 januari 2015 formeel verantwoordelijk voor het verstrekken van voorzieningen in het kader van de Jeugdwet aan alle kinderen en jongeren tot 18 jaar die in de gemeente verblijven. Deze voorzieningen zijn beschikbaar voor alle in Nederland verblijvende minderjarigen, ongeacht hun verblijfsstatus. Net als onder de wet op de jeugdzorg krijgen rechtmatig verblijvende vreemdelingen alle hulp die ze nodig hebben. Onrechtmatig verblijvende vreemdelingen krijgen deze hulp ook, maar hierbij geldt, dat zij bij voorkeur niet in een pleeggezin worden geplaatst. Bovendien wordt in die situatie de jeugdhulp toegekend voor in beginsel een half jaar. Na dit half jaar wordt opnieuw beoordeeld of gelet op het verblijfsperspectief van de jongere de jeugdhulp moet worden voortgezet. De regering heeft vóór de inwerkingtreding van de Jeugdwet, in overleg met de VNG de volgende afspraken gemaakt over de jeugdhulp aan rechtmatig, dan wel niet rechtmatig in Nederland verblijvende vreemdelingen: Voor AMV ers zonder status, die verblijven bij het COA of in een pleeggezin van Nidos geldt: De opvang en begeleiding die het COA en Nidos leveren, blijven landelijk georganiseerd en worden betaald door het ministerie van VenJ. Dat geldt ook voor de opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen in gezinnen, over wie de Nidos de voogdij voert. Gemeenten hebben hier dus geen rol in. De contracten die COA en Nidos in het verleden hebben afgesloten met twee zorgverzekeraars over de financiering van zorg, hulp en begeleiding blijven gehandhaafd. Het gaat om de Regeling Zorg Asielzoekers (RZA, tussen COA en Menzis) en Nidos Justitie Ziektekostenregeling (NJZ, tussen Nidos en VGZ). Deze contracten hebben betrekking op de kosten vergelijkbaar met de voorzieningen van de Zvw en AWBZ. De budgetten voor deze kosten, waaronder dus ook de jeugd-ggz en jeugd-awbz, vallen onder verantwoordelijkheid van het Rijk en zijn niet overgeheveld naar de gemeenten. Ten aanzien van AMV ers die in een COA-locatie verblijven, zijn door het ministerie van VenJ en de VNG aanvullende afspraken gemaakt over de voormalige provinciale jeugdhulp, de gesloten jeugdhulp en de jeugdreclassering. Conform het besluit Jeugdwet zijn de gemeenten hiervoor verantwoordelijk. Voor AMV ers met een status die verblijven bij Nidos (of nog tijdelijk bij het COA) geldt: De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kosten van Jeugd-GGZ/AWBZ conform de Jeugdwet. 105

106 De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het realiseren van alle jeugdhulp (voor zover die niet valt onder de dekking van de RZA en de NJZ) voor minderjarigen die onder verantwoordelijkheid van Nidos vallen en die niet in een COA-voorziening verblijven. Gemeenten zijn sinds 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen ten behoeve van niet rechtmatig in Nederland verblijvende minderjarige vreemdelingen die de kinderrechter aan andere gecertificeerde instellingen dan Nidos opdraagt. Meer en uitgebreider informatie hierover is te vinden in het factsheet van de VNG Alleenstaande Minderjarige Vreemdelingen (AMV ers). 106

107 12 Cognos: inzicht en kwaliteit m.b.t. data jeugdzorg Om inzicht te krijgen in de jeugdzorg in uw gemeente en de kwaliteit van de data te analyseren, kunt u gebruikmaken van Cognos. Via dit programma kunt u rapportages downloaden met specifieke informatie over de indicaties in uw gemeente en hier analyses mee uitvoeren Cognos openen Wanneer de onderstaande link opent, komt u in uw account van Cognos dat gelinkt is aan uw gebruikersaccount: 73B&m_folder=iE CFE42ADB7E223C055A8D989&m_folder2=m- In het linker menu ziet u een lijst met rapportages die u kunt downloaden. Dit gaat om de volgende rapportages (let op: deze lijst kan variëren): - Alle indicaties die actief waren/zijn op de gewenste peildatum - Alle indicaties - Indicaties met beschikkingsnummer - Indicaties van een bepaalde periode - Aanbieders met producten en prijsafspraken - Betrokkenen per cliënt - Check op leeftijd - Check op woonplaatsbeginsel - Cliënten met een niet natuurlijk persoon (NNP) als gezaghebbende - Cliënten zonder betrokkenen - Facturen - Cliënten met een geheim adres - Nieuwe cliënten - Overzicht van aantal cliënten per aanbieder, per gemeente in het lopende jaar - Overzicht van aantal cliënten per aanbieder, per gemeente, op sysdate (volgende pagina) - Overzicht declaraties per cliënt - Aantal producten ZIN en PGB per cliënt - Aantal unieke cliënten ZIN per gemeente - Totaal PGB per gemeente - Rapportview van JZG geheim adres - Report View of JZG check woonplaatsbeginsel 107

108 Problemen bij het openen van Cognos Het kan zijn dat Cognos niet goed werkt. Het probleem met het openen van Cognos in Internet Explorer wordt waarschijnlijk veroorzaakt door de compatibiliteitsweegave instellingen. Ga in Internet Exploreren rechtsboven in het scherm naar het tandwieltje. Er wordt een lijst zichtbaar. Kies hier voor Instellingen voor compatibiliteitsweergave. Hier kunt u de instelling m.b.t. compatibiliteitsweergave wijzigen. Vink het vakje voor Internetsites met de compatibitiliteitsweergave weergeven aan. Klik daarna op Sluiten. Het scherm waarin Cognos staat geopend wordt nu opnieuw geladen en is nu klaar voor gebruik Een rapportage downloaden Door in het hoofdscherm in het linker menu te klikken op een bepaald type rapportage, opent zich een nieuw scherm (dit scherm kan verschillen per type rapportage):

109 Kies welke peildatum (of in het geval van een ander type rapportage de periode) u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld wilt weten welke indicaties er op 1 januari 2017 in het systeem stonden, dan voert u deze datum in. Klik vervolgens onder in het scherm op voltooien. In het onderstaande scherm ziet u dat er nu een melding verschijnt: Na enige tijd volgt het onderstaande scherm met de melding dat het rapport gereed is en binnen enkele ogenblikken gedownload wordt: Hier kunt u vervolgens voor verschillende acties kiezen: - Of er gebeurt na enige tijd wachten niets en sluit u het bovenstaande scherm. Kies vervolgens in het hoofdscherm voor Control+J. Als er geen document klaar staat zoals in het scherm hiernaast, is het downloaden mislukt. Probeer nu opnieuw het rapport te downloaden, maar kies bijvoorbeeld voor een andere aflevermethode (zie paragraaf ). - Mocht het bovenstaande scherm zich niet openen, maar keert u automatisch terug naar het hoofdscherm, dan kunt u drukken op Control + J. Het scherm hiernaast opent zich dan. Hier kunt u kiezen voor het openen en/of opslaan van het rapport. 109

110 Het rapport per ontvangen Wanneer u het rapport in uw inbox van uw wilt ontvangen en/of naar een collega wilt sturen, kunt u in het onderstaande scherm klikken op Selecteer een aflevermethode. (Dit scherm ziet u wanneer u in het linker menu van het hoofdscherm op een bepaalde rapportage heeft geklikt, de gemeente en de datum heeft geselecteerd en op voltooien hebt geklikt.) Het onderstaande scherm volgt: Klik op Rapport en. Het onderstaande scherm volgt: 110

111 Voer hier in aan welke gebruiker u het rapport wilt en en voeg eventueel een bericht toe. Klik vervolgens op OK. Na enige tijd ontvangt u het rapport in uw inbox. 111