Handleiding inlezen en verwerken ijw303d-berichten

Transcriptie

1 Handleiding inlezen en verwerken ijw303d-berichten Versie juli

2 Inhoud Inleiding Processtappen ijw303d verwerking Inlezen ijw303d-bericht Foutmelding bij inlezen JW303D Verwijderen ingelezen JW303D-berichten Verwerken ijw303d- berichten Proefverwerken fase Het opzoeken van het juiste bericht Controleren berichten Definitief verwerken + laatste verwerking fase Laatste verwerking Controle van verwerkte gegevens in Suite4Jeugdzorg Controle betaling factuur Verwerken uitvalmeldingen Terugkoppeling uitval aan Toegang/Backoffice Foutmelding 1151 en Foutmelding Foutmelding Foutmelding 4156 en Foutmelding 4134 en Foutmelding

3 Inleiding Vanaf september 2016 gaan de Groninger gemeenten zelf hun declaraties met betrekking tot de jeugdhulp afhandelen. Dit betekent dat vanaf september de contractpartners geen voorschotten meer ontvangen en dat betaling na declaratie via het berichtenverkeer (ijw303d-bericht) plaatsvindt. In de huidige opzet in het landelijke berichtenverkeer voorzien de gemeenten (in Groningen via de contractpartners) de jeugdhulpaanbieders van een zorgtoewijzing (ijw301), waarna de contractpartner reageert met een retourbericht (ijw302). Vervolgens meldt de contractpartner Aanvang Zorg (ijw305) en Einde Zorg (ijw307). Deze opzet is uitgebreid met de mogelijkheid voor contractpartners om een ijw303d-bericht aan gemeenten te versturen. Het doel van dit ijw303d-bericht is om de geleverde hulp te declareren. De inhoud van het ijw303d-bericht moet overeenkomen met een aantal gegevens uit de bijbehorende ijw301-toewijzing om vervolgens over te gaan tot betaling (door de RIGG). De contractpartners dienen per maand de ijw303d-berichten in en deze worden tevens maandelijks betaald. Hoe het ijw303d-bericht wordt verwerkt om uiteindelijk tot betaling over te kunnen gaan, staat in deze werkinstructie beschreven. NB: De handleiding is gebaseerd op wat er nu aan kennis voorhanden is met betrekking tot het inlezen en verwerken van de ijw303d-berichten. Hoewel we hard werken aan een nieuwere versie van het systeem (S4JZ) om dit proces zo optimaal mogelijk te laten functioneren, lopen we in de verwerking toch tegen een aantal obstakels aan. Zo blijkt dat wanneer iemand rechten heeft in de S4JZ voor één gemeente het mogelijk is om de ijw303d-berichten van alle 23 gemeentes te kunnen inlezen en verwerken. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Het is dus nog niet mogelijk om het inlezen en verwerken van de ijw303d-berichten op deze manier door te zetten. De RIGG is nog op zoek naar een oplossing hiervoor en zal totdat dit verholpen is eerst zelf de berichten inlezen/verwerken. Voor het ontstaan van eventuele uitval (foutmeldingen in de ingelezen ijw303d-berichten) zal een automatische oplossing gezocht worden, zodat deze in de toekomst minder voorkomen. Tot die tijd moeten de foutmeldingen veelal handmatig verwerkt worden, wat relatief arbeidsintensief is. 3

4 1. Processtappen ijw303d verwerking Op basis van een door de gemeente verzonden ijw301-toekenningsbericht wordt door de contractpartner het bijbehorende ijw303d-bericht gegenereerd. Dit bericht komt via Vecozo (en het gemeentelijke gegevensknooppunt (GGK 1 )) bij de gemeente terecht. Vervolgens downloaden de systeembeheerders van de gemeente Groningen deze berichten in een bronmap en zetten ze klaar, zodat ze in de S4JZ ingelezen en verwerkt kunnen worden. De backoffice medewerkers lezen de ijw303d-berichten in en gaan over tot de proefverwerking. Als het ijw303d-bericht akkoord is, kan deze definitief verwerkt worden, waarbij de optie Laatste verwerking kan worden aangevinkt. Hierna worden de betalingscomponenten klaargezet en ontvangt de contractpartner een ijw304- bericht. In een ijw304-bericht staat of de factuurregels akkoord zijn of dat er eventueel sprake is van uitval. Indien het ijw303d-bericht nog niet akkoord is, vanwege uitval, dan moeten er gegevens worden aangepast. De oorzaak van deze uitval kan tweeledig zijn. Enerzijds is het mogelijk dat er iets fout is in het ijw303d-bericht (bijvoorbeeld de periode van de zorgtoewijzing in het indicatiebesluit en de factuurperiode komen niet overeen). De verantwoordelijke contractpartner moet dit aanpassen. Anderzijds is het mogelijk dat er in de S4JZ iets niet correct is ingevuld, er is bijvoorbeeld een verkeerde eenheid gekozen in de zorgtoewijzing. Dit moet door de Backoffice medewerkers worden aangepast. Afhankelijk van de reden van uitval moet er mogelijk een nieuw ijw301-bericht verstuurd worden en als gevolg daarvan moet er een nieuw ijw303d-bericht aangemaakt worden door de contractpartner. De contractpartner kan vervolgens dit nieuwe gecorrigeerde ijw303d-bericht wekelijks indienen. Een voorstel kan zijn dat de contractpartners de ijw303d-berichten maandelijks indienen en dat deze wekelijks gecontroleerd en verwerkt worden door de gemeente/backoffice medewerkers. Indien een contractpartner vanwege uitval een nieuw ijw303d-bericht moet aanmaken, kan de contractpartner dit nieuwe bericht wekelijks indienen. De grafische weergave hieronder (zie afbeelding 1) toont een overzicht van de stappen omtrent het verwerken van een ijw303d-bericht. Merk daarbij op dat de stap Proefverwerken meerdere keren doorlopen kan worden. Net zolang tot alle gegevens in S4JZ naar tevredenheid zijn aangepast. Daarna wordt bij het Definitief verwerken een vinkje bij de optie Laatste verwerking gezet zodat deze fase afgesloten wordt met het verzenden van een ijw304-bericht. In de Definitieve verwerking worden ook de eventuele factuurregels die uitvallen en aangepast moeten worden door de Contractpartner opgenomen. Verderop in deze handleiding wordt hier dieper op ingegaan. 1 Meer informatie over het GGK vindt u hier 4

5 Contractpartner (CP) CP stuurt een ijw303dbericht. Gemeente ontvangt dit via Vecozo en GGK Bericht door systeembeheerder gedownload en klaargezet in S4JZ Fase 1: bericht inlezen in S4JZ ja CP ontvangt ijw304-bericht. Bij uitval stuurt CP in volgende ijw303d-bericht alle gecorrigeerde regels mee. Fase 2: proefverwerking in S4JZ Uitval door S4JZ? nee ja Nieuw JW301- bericht verstuurd? Wijziging gegevens (B.O.) Nee Uitval door CP? Ja/nee Fase 3: definitieve verwerking + laatste verwerking Betalingscomponent wordt klaargezet in S4JZ Afbeelding 1. Grafische weergave verwerking ijw303d-berichten 5

6 2. Inlezen ijw303d-berichten- fase 1 Met het inlezen wordt gekeken of het ijw303d-bericht technisch in orde (leesbaar) is en of de individuele berichtregels technisch juist zijn Inlezen ijw303d-bericht Log in in S4JZ en klik op de tab Onderhoud linksonder op de pagina. Ga nu naar de volgende tabbladen: Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Inlezen JW303. Afbeelding 2. Pad naar het inlezen van een ijw303d-bericht Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 3): Afbeelding 3. Selectiescherm inlezen ijw303d-bericht Klik op het pijltje achter Naam bestand om de lijst met beschikbare ijw303d-berichten te openen (zie rode pijl afbeelding 3). In deze lijst staan de ijw303d-berichten per Contractpartner/gemeente. Kies het juiste bericht. Klik daarna op het vinkje rechtsboven. Hierdoor wordt het gekozen bericht ingelezen (zie rode pijl afbeelding 3). De Contractpartners dienen de ijw303d-berichten in met een gestandaardiseerde opbouw van de naam. Elk ijw303d-bericht heeft zodoende een unieke opbouw en is als volgt: Datum van indienen_volgnummer_gemeentecode_typebericht_typebestand 6

7 Na het inlezen van het ijw303d-bericht volgt onderstaand scherm (afbeelding 4): Afbeelding 4. Scherm na inlezen ijw303d Klik in de bovenste regel op het icoontje in de kolom Technische filenaam (zie rode pijl in afbeelding 4). Er wordt om het openen of opslaan van het bestand gevraagd. Kies voor openen. Het Inleesverslag wordt nu geopend in een kladblok (zie afbeelding 5).* Afbeelding 5. Kladblok inleesverslag Let op of het bestand goed is ingelezen (dit is te zien bij de bovenste rode pijl in afbeelding 5). Hier staat welk bestand is ingelezen. Dit is te herkennen aan de eerder beschreven gestandaardiseerde en unieke opbouw met daarachter vermeld dat het bestand ingelezen is. Indien het bestand niet goed is ingelezen, staat in paragraaf 2.3 beschreven wat gedaan kan worden bij een foutmelding in het inleesverslag. Bij de tweede rode pijl is het factuurnummer te zien. Noteer dit nummer, zodat bij het verwerken het juiste bericht geselecteerd kan worden. Het is namelijk niet mogelijk om een al ingelezen bericht nogmaals in te lezen. Dit bericht komt automatisch in het verwerkingsscherm terecht en is enkel te herkennen aan het factuurnummer (hierover later meer in paragraaf 2.3). * De persoonsgegevens zijn om privacy redenen uit de afbeeldingen verwijderd. 7

8 Sluit het inleesverslag/kladblok scherm af met het kruisje rechtsboven en open nu het tweede bestand Meldingenlijst inlezen JW303 (zie rode pijl in afbeelding 6). Kies ook hier weer voor openen. Afbeelding 6. Scherm na inlezen ijw303d (zelfde scherm als afbeelding 3) Onderstaand scherm volgt (afbeelding 7): Afbeelding 7. Meldingenlijst inlezen ijw303d In dit scherm is het aantal afgekeurde berichten te zien (zie rode pijl in afbeelding 7). Met berichten wordt hier verwezen naar de diverse regels in het ijw303d-bericht. Indien er één of meerdere regels worden afgekeurd, is dit terug te vinden achter het kopje Aantal berichten afgekeurd: bijvoorbeeld of Mocht dit het geval zijn dan staat er bij het inleesverslag ook dat het bericht foutmeldingen bevat. Als er geen afgekeurde berichten zijn, is dit bericht klaar om verwerkt te worden. Sluit dit scherm af met het kruisje rechtsboven. 8

9 2.3. Foutmelding bij inlezen JW303D Het kan gebeuren dat er af ten toe een ijw303d-bericht niet goed wordt ingelezen of dat er een verkeerd bericht wordt ingelezen. Bijvoorbeeld een ijw302-bericht in plaats van een ijw303dbericht, of als en contractpartner per abuis meerdere maanden wil declareren in plaats van één maand. Het is dan niet mogelijk om het ijw303d-bericht in te lezen en te verwerken. Indien een ijw303d-bericht niet goed ingelezen is, dan is dit in zowel het inleesverslag als de meldingenlijst terug te zien. In het inleesverslag staat vermeld om welk bericht het gaat (te herkennen aan de unieke opbouw van het bericht) met daarachter weergegeven dat dit bericht foutmeldingen bevat (zie rode pijl in afbeelding 8). Afbeelding 8. Inleesverslag met foutmeldingen Ook in de meldingenlijst is te zien dat het bericht niet goed is ingelezen. Onderaan het bericht, bij aantal bericht afgekeurd, is te zien dat er één bericht is afgekeurd (zie rode pijl in afbeelding 9). In dit bericht is verder te zien om welke gemeente het gaat, staat de AGB-code en wordt het factuurnummer vermeld. Afbeelding 9. Meldingenlijst na foutmelding inlezen Het advies bij niet goed ingelezen berichten is om het inleesverslag en de meldingenlijst op te slaan. Afhankelijk van de archivering van uw gemeente is het raadzaam om een map van de betreffende aanbieder aan te maken die gericht is op het ijw303d-verkeer. In een submap, behorend bij de betreffende maand van de factuurperiode van het ijw303d-bericht, kunnen de verslagen opgeslagen 9

10 worden. Na archivering van deze verslagen is het namelijk van belang om contact op te nemen met de desbetreffende contractpartner. Aan de hand van de opgeslagen bestanden kan de contractpartner geïnformeerd worden over welk ijw303d-bericht een foutmelding heeft en wat die melding inhoudt, zodat op basis van deze informatie de contractpartner een nieuw ijw303d-bericht kan indienen. (De kans dat u als gemeente ijw303d- berichten ontvangt die niet ingelezen kunnen worden, achten wij klein. De RIGG heeft voorafgaand aan de overdracht naar de gemeente uitvoerig contact gehad met de contractpartners. Tevens neemt de RIGG de eerste ijw303d s van een contractpartner in behandeling om onjuistheden te voorkomen.) 2.4. Verwijderen ingelezen JW303D-berichten Het kan voorkomen dat een ijw303d-bericht is ingelezen in S4JZ en toch niet verwerkt kan of mag worden. Dit leidt niet alleen tot vervuiling van S4JZ, maar zorgt ook, in het geval dat de aanbieder een nieuw ijw303d-bericht met hetzelfde factuurnummer kan sturen, voor een foutmelding bij het inlezen van dit nieuwe ijw303d-bericht. Indien een ijw303d-bericht verwijderd moet worden, stuur dan een mail met het verzoek tot verwijdering naar helpdeskgws@groningen.nl met de volgende gegevens: De bestandsnaam van het ijw303d-bericht dat verwijderd moet worden; De naam en AGB-code van de betreffende aanbieder; Het factuurnummer van het ijw303d-bericht. 3. Verwerken ijw303d- berichten Nu het bericht is ingelezen in fase 1, kan het bericht verwerkt gaan worden in fase 2 Proefverwerken en fase 3 Definitief verwerken/laatste verwerking Proefverwerken fase Het opzoeken van het juiste bericht Selecteer aan het einde van het pad zoals hieronder afgebeeld de optie Verwerken JW303. Ga naar tabblad Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Verwerken JW303 (zie afbeelding 10). 10

11 Afbeelding 10. Route naar verwerken JW303D Onderstaand scherm volgt (afbeelding 11): Afbeelding 11. Verwerkingsscherm JW303D Klik op het loepje achter Factuur (zie rode pijl in afbeelding 11) en zoek het zojuist ingelezen bericht opnieuw op. Het is ook mogelijk om een AGB-code in te vullen, zodat alleen de facturen van de betreffende aanbieder te zien zijn. Onderstaand scherm volgt (afbeelding 12): Afbeelding 12. Selectiescherm ingelezen JW303D-berichten In dit scherm (afbeelding 12) is nu een overzicht te zien van alle facturen van de gemeente die zijn ingelezen en/of nog niet (geheel) definitief verwerkt zijn in S4JZ. Selecteer hier het juiste bericht aan de hand van het eerder genoteerde factuurnummer (zie rode pijl in afbeelding 12). 11

12 De begin- en einddatum die hier per regel vermeld staan, geven de factuurperiode (de periode waar de factuur betrekking op heeft) aan. Deze data zijn dus niet gelijk aan de begin- en einddatum van de indicatie! Onderstaand scherm volgt (afbeelding 13): Afbeelding 13. Verwerkingsscherm JW303D na selectie JW303D-bericht Selecteer bij soort verwerking Proefverwerking en klik op het vinkje rechts bovenaan (zie rode pijlen afbeelding 13). S4JZ gaat nu de gegevens uit het JW303D-bericht vergelijken met die in S4JZ Controleren berichten Na het aanklikken van Proefverwerking volgt onderstaand scherm (afbeelding 14): Afbeelding 14. Scherm na proefverwerken JW303D Het resultaat van de Proefverwerking wordt weergegeven in het Verwerkingsverslag en de Meldingenlijst, het eerste, respectievelijk tweede icoontje in de kolom Technische filename (zie afbeelding 14). Open het Verwerkingsverslag (eerste icoontje). 12

13 Onderstaand scherm volgt (afbeelding 15), waar bij de rode pijl te zien is dat het om een proefverwerking gaat. Afbeelding 15. Verwerkingsverslag proefverwerking 1 / 2 Afbeelding 16. Verwerkingsverslag proefverwerking 2/2 Het Verwerkingsverslag geeft per aangeleverde regel aan of de declaratie verwerkt kan worden (zie rode pijl in afbeelding 16). Helemaal onderaan is te zien welk bedrag in totaal verwerkt is, hoeveel regels er wel en hoeveel regels er niet verwerkt kunnen worden. 13

14 Let op: Bij Tijdseenheid zorgperiode kan een getal gevolgd door een tijdseenheid staan. Dit is een code waarmee de tijdseenheid wordt aangegeven. Informatie over hoeveel zorg er verleend is, wordt weergegeven bij Aantal uitgevoerde producten. Betekenis codes tijdseenheid zorgperiode 14: Etmaal 16: Dagdeel 81: Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk Afbeelding 17. Tweede icoontje meldingenlijst Sluit nu het Verwerkingsverslag af, met het rode kruisje rechtsboven en open de meldingenlijst, het tweede icoontje in de Technische filename lijst (zie afbeelding 17). Onderstaand scherm volgt (afbeelding 18). In de meldingenlijst staat aangegeven of een regel verwerkt kan worden of niet. In beide gevallen is het mogelijk dat er een melding onder staat (zie rode pijlen). Afbeelding 18. Meldingenrapport 14

15 Er zijn twee soorten meldingen: 1. Blokkerende meldingen. De gegevens in S4JZ komen niet overeen met de gegevens in het JW303D-bericht. Er kunnen meerdere redenen per regel worden genoemd. Hoe er omgegaan moet worden met deze uitval staat beschreven in hoofdstuk 5 Verwerken uitvalmeldingen. Een blokkerende melding is te herkennen aan het sterretje voor de betreffende regel en aan de status niet verwerkt. Zie afbeelding 19 hieronder voor een voorbeeld van een blokkerende melding (bij de rode pijl + cirkel): Afbeelding 19. Voorbeeld blokkerende melding 2. Informatieve meldingen. De gegevens in S4JZ komen wel overeen met de gegevens in het ijw303d-bericht, maar er is in het verleden een procesmatige fout gemaakt. Informatieve meldingen gaan meestal over het ontbreken van een fiattering in GWS. De informatieve meldingen moeten opgelost worden, want als uiteindelijk wordt overgeschakeld naar betaling, leidt een informatieve melding wel tot blokkering van de uitbetaling. Informatieve meldingen kunnen veelal opgelost worden door alsnog te fiatteren. In hoofdstuk 4 Verwerken uitvalmeldingen staat het oplossen van de informatieve meldingen nader toegelicht. Een informatieve melding heeft geen sterretje voor de betreffende regel. Zie afbeelding 20 hieronder voor een voorbeeld van een informatieve melding (bij de rode pijl) 15

16 Afbeelding 20. Voorbeeld informatieve melding 3.2. Definitief verwerken + laatste verwerking fase 3 Om een ijw303d-bericht definitief te verwerken worden grotendeels dezelfde stappen als bij het proefverwerken doorlopen. Selecteer aan het einde van het pad zoals hieronder afgebeeld de optie Verwerken JW303. Ga naar tabblad Suite4jeugdzorg Key2JeugdWet Factuur JW303 Verwerken JW303 (zie afbeelding 21). Afbeelding 21. Route naar verwerken JW303D 16

17 Onderstaand scherm volgt (afbeelding 22): Afbeelding 22. Verwerkingsscherm JW303D Klik op het loepje achter Factuur (zie rode pijl in afbeelding 22). Het zojuist ingelezen bericht dient opnieuw opgezocht te worden. Het is hierbij ook mogelijk om een AGB-code in te vullen. Op deze manier zijn alleen de facturen van de betreffende aanbieder te zien. Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 23): Afbeelding 23. Selectiescherm ingelezen JW303D-berichten In dit scherm (afbeelding 23) is nu een overzicht van alle facturen die zijn ingelezen en/of nog niet (geheel) definitief verwerkt zijn in de S4JZ te zien. Selecteer aan de hand van het eerder genoteerde factuurnummer het juiste bericht, door er op te klikken (zie rode pijl in afbeelding 23). De begin- en einddatum die hier vermeld staan geven de factuurperiode aan (de periode waar de factuur betrekking op heeft). Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 24): Afbeelding 24. Verwerkingsscherm JW303D na selectie JW303D-bericht 17

18 Selecteer bij soort verwerking Definitieve verwerking en klik op het vinkje rechts bovenaan (zie rode pijlen afbeelding 24). S4JZ gaat nu de gegevens uit het ijw303d-bericht vergelijken met die in S4JZ (net zoals bij het proefverwerken). De factuurregels die correct zijn worden in S4JZ verwerkt. Voor deze regels wordt een betalingscomponent aangemaakt. Dit wil zeggen dat de betalingscomponent klaar wordt gezet om uit te betalen. Let op: Regels waarvan in het meldingenrapport staat niet verwerkt worden ook bij het definitief verwerken niet verwerkt. Bijvoorbeeld: Een ijw303d-bericht bestaat uit 10 factuurregels. Gedurende het proefverwerken blijkt dat 2 van de 10 regels onjuistheden bevatten, die niet opgelost kunnen worden door de gemeente. Indien dit ijw303d-bericht definitief wordt verwerkt, worden 8 van de 10 regels verwerkt en klaargezet voor betaling. In het selectiescherm (zoals bij Afbeelding 20 Selectiescherm ingelezen JW303- berichten) zal het ijw303d-bericht blijven staan. Aan de regel wordt de opmerking gedeeltelijke verwerking toegevoegd. De 2 regels die onjuistheden bevatten zijn (na het opnieuw proefverwerken of definitief verwerken) terug te vinden in het inleesverslag en het meldingenverslag. Voor de 8 regels die akkoord zijn wordt een betalingscomponent klaargezet. Deze worden betaald in de eerst volgende betalingsrun. De contractpartner heeft echter nog geen ijw304 ontvangen omdat de 2 uitgevallen regels nog in S4JZ staan. Pas als wordt aangevinkt dat het om de laatste verwerking gaat ontvangt de contractpartner het ijw304 bericht (zie hieronder paragraaf 3.3). 3.3 Laatste verwerking Zoals eerder is aangegeven kan een ijw303d-bericht onbeperkt proefverwerkt worden. Bij de definitieve verwerking worden de juiste regels doorgezet voor betaling. De regels met onjuistheden kunnen ook onbeperkt opnieuw proef- of definitief verwerkt worden, totdat de onjuistheden zijn verholpen. In het verwerkingsscherm bestaat echter ook de optie Laatste verwerking. Zoals de naam al aangeeft, houdt deze optie in dat, bij het definitief verwerken van het ijw303d-bericht, dit de laatste keer is dat het ijw303d-bericht in behandeling wordt genomen. Na het selecteren van deze optie wordt er voor de Contractpartner een ijw304-bericht aangemaakt. De optie Laatste verwerking wordt gebruikt als: 1. Het ijw303d-bericht geheel akkoord is en betaald kan worden (als alle berichtregels van het ijw303d-bericht correct waren, verstuurd S4JZ automatisch een JW304-bericht naar de aanbieder met de melding dat alles in orde is, ook als het vinkje bij laatste verwerking niet aangezet is. S4JZ zet dan de Laatste verwerking automatisch aan ). 2. Het ijw303d-bericht (gedeeltelijk) akkoord is of niet verwerkt kan worden door onjuistheden in het ijw303d-bericht (dit is het geval als niet alle berichtregels van het ijw303d-bericht correct zijn en die niet aangepast kunnen worden door de B.O.). Door de optie Laatste verwerking te selecteren ontvangt de contractpartner het JW304 bericht met daarin de reden van uitval/afkeur. 18

19 Afbeelding 25. Verwerkingsscherm JW303, optie Laatste verwerking. Net als bij het Proefverwerken volgt bij de laatste verwerking een scherm met twee documenten: het Verwerkingsverslag en de meldingenlijst (afbeelding 26). Afbeelding 26. Scherm na definitief verwerken JW303D inclusief laatste verwerking 3.4. Controle van verwerkte gegevens in Suite4Jeugdzorg Het systeem heeft door de definitieve verwerking van de ijw303d-berichten de correcte berichtregels in de S4JZ verwerkt. Dit is terug te zien in de S4JZ. Noteer het dossier- en cliëntnummer (dit is in het Verwerkingsverslag te vinden, zie rode pijl in afbeelding 27). Ga via het tabblad Onderhoud naar het betreffende verstrekkingendossier van de jeugdige en klik aan de linkerkant van het scherm op de tab Occ. Component (zie afbeelding 28, rode pijl). 19

20 Afbeelding 27. Dossiernummer in Verwerkingsverslag Afbeelding 28.Occasionele component in verstrekkingendossier Occ. Component betekent Occasionele component. In het scherm van de occasionele component staat per verwerkte berichtregel een code 08 en een code 23. Code 08 geeft aan dat in S4JZ een verplichting tot betaling is klaargezet, code 23 geeft aan dat vanuit GWS doorbetaald wordt naar de crediteuren (zie afbeelding 29). Afbeelding 29. Occasionele component In het veld Omschrijving is per geselecteerde regel het factuurnummer van de verwerkte factuur te zien (zie rode pijl in afbeelding 30). 20

21 Afbeelding 30. verstrekkingendossier omschrijving factuurnummer Nadat de betalingsrun gedraaid is, zijn de verwerkte regels niet meer zichtbaar bij de tab Occ. Component. Om te kunnen zien welke regels er verwerkt zijn bij een cliënt, gaat u in de S4JZ (via het tabblad raadplegen) naar het betreffende verstrekkingendossier, klik op het tabblad producten en kies de correcte regel. Als er één of meerdere regel(s) verwerkt is/zijn, staat er een getal tussen haakjes achter de knop Factuur (afbeelding 31). Afbeelding 31. Betaalde facturen 1/3 Klik op de knop Factuur en onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 32): 21

22 Afbeelding 32. Betaalde facturen 2/3 Klik op het factuurnummer en alle gegevens van het betreffende ijw303d-bericht zijn te zien (zie afbeelding 33). Hier staan niet alleen de gegevens, zoals die ook in het geconverteerde JW303Dbericht terug te vinden zijn, maar ook de datum van verwerking in S4JZ (zie rode pijl afbeelding 33). Afbeelding 33. Betaalde facturen 3/3 22

23 Controle betaling factuur Het is mogelijk om voor een specifieke cliënt na te gaan of de facturen reeds betaald zijn. Dit kan als volgt. Ga naar raadplegen en klik vervolgens op Suite4Jeugdzorg (zie rode pijlen in afbeelding 34). Afbeelding 34. Raadplegen cliënt. Onderstaand scherm volgt (zie afbeelding 35). Klik vervolgens op betaalhistorie, zie rode pijl. Afbeelding 35. Betaalhistorie in Suite4jeugzorg Er volgt nu een scherm waar een dossier- of cliëntnummer ingevoerd kan worden (zie afbeelding 36). Vul het cliëntnummer in. 23

24 Afbeelding 36. Invoeren dossier/cliëntnummer Nadat het cliëntnummer is ingevuld volgt onderstaand scherm (afbeelding 37). In dit scherm is een overzicht te zien van de gegevens in het verstrekkingendossier. Om nadere informatie over de betaling van een product te verkrijgen, selecteer dan een regel door erop te klikken (zie rode pijl). Afbeelding 37. Overzicht gegevens in het verstrekkingendossier Het onderstaande scherm volgt (zie afbeelding 38). In dit scherm zijn de factuurgegevens te zien. Bij de bovenste rode pijl is de boekingsdatum van de factuur te zien. Dit is de betaaldatum. Bij de onderste rode pijl staat om welk bedrag het gaat. Afbeelding 38. Overzicht betalingen 24

25 4. Verwerken uitvalmeldingen Als niet alle berichtregels van het ijw303d-bericht overeenkomen met de gegevens in GWS/de S4JZ, ontstaat er uitval. Deze uitval moet aan de hand van de Meldingenlijst worden bekeken. Er zijn hierbij drie oorzaken: 1. De uitval is ontstaan door de inrichting van het systeem (systeemtechnisch); 2. De uitval is ontstaan doordat de gegevens in Suite4jeugdzorg onjuist geregistreerd zijn; of 3. De uitval is ontstaan doordat de gegevens in de administratie van de aanbieder niet juist zijn. Het is aan de foutmelding niet te zien wat de achterliggende oorzaak is. Gedurende het verwerken van de ijw303d-berichten is er een aantal veelvoorkomende foutmeldingen die tot uitval van het ijw303d-bericht leiden. Op dit moment moeten deze meldingen handmatig aangepast worden of wordt de contractpartner gevraagd om een nieuwe/aangepaste ijw303d in te dienen. Achter de schermen wordt er gewerkt aan een oplossing waardoor de systeemtechnische meldingen aangepakt worden. In onderstaande tabel staan deze meldingen kort beschreven. Verderop in dit hoofdstuk zijn de meldingen en de daarbij behorende acties nader toegelicht. Meldingsnummer 1151 en 1152 Omschrijving Oorzaak Oplossing Verstrekkingendossier niet gefiatteerd en jeugdige cliënt niet gefiatteerd 1170 Is op basis van 2 of meer producten verrekend (Dossiers # en #) 4144 Afwijkende geboortedatum (dd-mm-jjjj) n.a.v. synchronisatie GBA 4156 en 4167 Geen indicatiegegevens met juiste/voldoende omvang en Onvoldoende bestedingsruimte (# beschikbaar)(geen dekking voor # van de # dagen) Systeemtechnisch Onjuistheden bij de registratie in de suite Onjuistheden bij de registratie in de suite (1) Onjuistheden bij de registratie in de suite (eenheid van het product) (2) of de contractpartner dient een te hoge declaratie in. Wijzig het veld Huisvestiging in een van de andere opties en klik op opslaan. Wijzig het veld Huisvestiging (weer) naar de originele status en klik op opslaan. Er zijn twee verschillende verstrekkingendossiers waaraan een indicatiebesluit is gekoppeld met dezelfde productcode en periode. Maak het verstrekkingendossier eveneens negatief. Eventueel contact opnemen met zorgaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. Opnieuw JW301 bericht versturen en contact opnemen met zorgaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. (1) Besluit en verstrekkingendossier negatief maken, nieuw besluit invoeren waarbij Volume en Eenheid van het oude besluit overgenomen moeten worden. Frequentie wordt nu Totaal binnen geldigheidsduur beschikking. Contact opnemen met zorgaanbieder i.v.m. declaratie laten corresponderen met het juiste besluit. Nieuw 301- bericht versturen. (2) Declaratie van de aanbieder afkeuren. 25

26 4134 en 4135 Verstrekkingendossier bevat geen producten (dossier # is periodiek) en Jeugdige cliënt heeft geen correct verstrekkingendossier (dossier # heeft een andere productcategorie) 4168 Bedrag overstijgt de prijsafspraken Systeemtechnisch (1) Onjuistheden bij de registratie in de suite (eenheid van het product) (2) of de contractpartner dient een te hoge declaratie in. Aard product van periodiek naar periodiek én incidenteel aanpassen in het verstrekkingendossier. 1) Er wordt per minuut gedeclareerd. Het systeem verrekent de geboden uurprijs om naar minuten. Er kunnen hierdoor afrondingsverschillen optreden, waardoor het totaalbedrag overschreden wordt. Contact opnemen helpdesk@rigg.nl 2) door het ijw303d-bericht af te keuren en het bericht definitief te verwerken (inclusief het vinkje Laatste verwerking ) ontvangt de contractpartner het ijw304 bericht met daarin de reden van afkeur Terugkoppeling uitval aan Toegang/Backoffice De uitgevallen factuurregels zijn door het ijw304-bericht teruggekoppeld naar de contractpartner. Er zal echter ook uitval voorkomen, die niet door de contractpartner opgelost kan/moet worden, maar door de Backoffice Jeugd (bijvoorbeeld in geval van achterstanden bij het beschikken), door de Toegang (bijvoorbeeld in geval van achterstanden bij de indicatiestelling), of door de aanbieder en Toegang gezamenlijk (bijvoorbeeld indien de contractpartner van mening is dat de gestelde indicatie onjuist is). In het volgende hoofdstuk wordt nader in gegaan op de soorten uitvalmeldingen en komt tevens aan bod hoe deze opgelost kunnen worden. N.B: Hoewel de foutmeldingen een verschillende oorzaak kunnen hebben en niet altijd zijn op te lossen door de Backoffice medewerkers, is het als Backoffice altijd raadzaam om bij een foutmelding in de S4JZ te kijken en te controleren of daar alles goed staat (zie voorbeelden in volgende paragrafen). 26

27 4.2. Foutmelding 1151 en 1152 Melding: 1151 Verstrekkingendossier niet gefiatteerd Melding: 1152 Jeugdige cliënt niet gefiatteerd Afbeelding 39. Foutmelding 1151 en 1152 Deze meldingen hebben niets te maken met het verstrekkingendossier of de jeugdige zelf, maar het probleem ligt bij het GBA-adres van de jeugdige. Het is op te lossen door het vakje huisvestiging in het cliëntdossier te veranderen. 1. Ga in Onderhoud naar Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Cliënt Jeugdzorg; 2. Vul het cliëntnummer in (deze is te vinden in de meldingenlijst bij het verwerken van de JW303D); 3. Ga naar GBA-adres ; 4. Wijzig het veld Huisvestiging in één van de andere opties en klik op opslaan; 5. Wijzig het veld Huisvestiging (weer) naar de originele status en klik op opslaan; 6. Ga terug naar de Verwerken 303 en doe een nieuwe Proefverwerking. De melding is nu weg. (Er is een automatische oplossing voor dit probleem gevonden. Indien u deze melding vaak tegenkomt kunt u contact opnemen met de Helpdesk GWS helpdeskgws@groningen.nl, Afbeelding 40. Aanpassen huisvestiging jeugdige 27

28 4.3. Foutmelding 1170 Melding 1170: Is op basis van twee of meer producten verrekend (Dossiers # en #) Afbeelding 41. Foutmelding 1170 Er zijn twee verstrekkingendossiers met dezelfde productcodes en periodes waaraan 2 indicatiesbesluiten zijn gekoppeld. Eén indicatiebesluit is negatief gemaakt, herkenbaar aan dezelfde begin- als einddatum en (indien ingevuld) aan de soort beoordeling negatief indicatiebesluit. Dit is echter niet doorgevoerd in het verstrekkingendossier. Het is als volgt op te lossen; 1. Noteer het cliëntnummer uit het kladblok van de meldingenlijst (zie afbeelding 41); 2. Klik op Suite4Jeugdzorg > Key2Jeugdwet > Verstrekkingendossier; 3. Vul het cliëntnummer in en zoek aan de hand van het besluitnummer van het negatieve indicatiebesluit het bijbehorende verstrekkingendossier op; 4. Ga naar tabblad producten aan de linkerkant; 5. Vul hier ook zelfde begin- als einddatum, kies bij Reden beëindiging voor 09 Gecorrigeerd en klik op opslaan; 6. Ga nu naar het bovenste tabblad en vul hier ook zelfde begin als einddatum in; 7. Klik nu op opslaan en afsluiten; 8. Ga terug naar Verwerken 303 en doe een nieuwe proefverwerking. De melding is nu weg Foutmelding 4144 Melding 4144: Afwijkende geboortedatum (dd-mm-jjjj) Afbeelding 43. Foutmelding

29 Het kan af en toe voorkomen dat bij het opvoeren van de cliënt een onjuiste geboortedatum in de S4JZ ingevuld is. Dit is de geboortedatum die naar de contractpartner is verzonden met het versturen van het JW301 bericht. Ondertussen zijn de cliëntgegevens gesynchroniseerd met het GBA/BRP, waarbij de geboortedatum is aangepast. De geboortedatum in de S4JZ komt nu niet meer overeen met de geboortedatum die in het ijw303d-bericht staat, waardoor er uitval ontstaat. De stappen om dit op te lossen zijn als volgt: 1. Zoek de cliënt op via Raadplegen en selecteer het juiste indicatiebesluit (welke besluit dit betreft is terug te vinden in het meldingenverslag). Let op: een cliënt kan meerdere indicatiebesluiten hebben. Controleer de besluiten die na zijn aangemaakt. Klik op het pijltje aan de rechterkant van het scherm, zodat het besluit in Onderhoud opent en bewerkt kan worden: Afbeelding 44. Openen besluit in raadplegen 2. Verstuur opnieuw een JW301-bericht door het betreffende vakje aan te vinken en op opslaan te klikken. De aanbieder ontvangt de juiste geboortedatum in een nieuw JW301- bericht. 3. Neem contact op met de aanbieder dat de declaratieregel van het betreffende ijw303dbericht is afgekeurd en dat ze een nieuwe declaratie moeten indienen aan de hand van het nieuw verstuurde JW301-bericht. Vermeld hierbij om welke jeugdige het gaat, welk indicatiebesluit en product Foutmelding 4156 en 4167 Melding 4156: Geen indicatiegegevens met juiste/voldoende omvang Melding 4167: Onvoldoende bestedingsruimte (# beschikbaar)(geen dekking voor # van de # dagen) Afbeelding 45. Foutmelding 4156 en

30 De gekozen eenheid in het indicatiebesluit kan voor uitval zorgen. Op de site van de RIGG staat een lijst met de juiste eenheden en frequenties per product. Het heeft de voorkeur de eenheden en frequenties uit deze lijst over te nemen (deze frequenties staan ook als default in S4JZ). De huidige eenheid staat op stuks per jaar en dit moet veranderd worden naar totaal binnen geldigheidsduur indicatie. Er wordt namelijk per maand gefactureerd. S4JZ rekent 1 stuks per jaar om naar 0 stuks per maand (afrondingsregels). Om dit aan te passen moeten de volgende stappen ondernomen worden: 1. Noteer het BSN of cliëntnummer. Zoek in Verwerken JW303 (het eerste icoontje) de gegevens van de cliënt en betreffende product op. Als in dit Kladblok van Verwerken JW303 een lange lijst staat, is de cliënt gemakkelijk te vinden via Control F en typ niet verwerkt in en druk op enter. Het Kladblok selecteert direct de betreffende regel. Let op: als er meerdere cliënten zijn met deze meldingen, dient via het BSN geverifieert te worden of dit de juiste regel en cliënt is. Houd het Kladblok geopend zodat de gegevens bij de hand zijn; 2. Zoek via raadplegen de cliënt op en ga naar het juiste indicatiebesluit. Open dit besluit door op het pijltje rechts bovenaan te klikken; 3. Noteer eerst de begin- en einddatum, eenheid en volume van dit besluit en maak vervolgens de einddatum van het besluit gelijk aan de begindatum om dit besluit in te trekken. Vul bij reden intrekking vervolgens uitstroom in. Verstuur daarna weer een JW301-bericht door het vakje aan te vinken en sla het op; 4. Klik nu op het plusje om een nieuw besluit aan te maken en voer het gehele besluit opnieuw in, maar dan met de juiste eenheid/frequentie (neem over wat er in het oude besluit stond met betrekking tot Volume en Eenheid, maar vul voor de Frequentie Totaal binnen geldigheidsduur beschikking in). Verstuur het JW301-bericht; 5. Ga naar verstrekkingendossier, tabblad producten en maak daar de begin- en einddatum van het incorrect ingevoerde indicatiebesluit gelijk. Klik op opslaan. 6. Ga terug naar het eerste tabblad en klik daar op het plusje. Selecteer het zojuist correct ingevoerde indicatiebesluit. Dit besluit wordt nu aan het verstrekkingendossier gekoppeld. Klik op opslaan en afsluiten. 7. Neem contact op met de aanbieder om te vermelden dat het oude besluit niet correct ingevoerd was en welk nieuw JW301-bericht de aanbieder moet aanhouden om te declareren. 30

31 4.6. Foutmelding 4134 en 4135 Melding 4134: Verstrekkingendossier bevat geen producten (dossier # is periodiek) Melding 4135: Jeugdige cliënt heeft geen correct verstrekkingendossier (dossier # heeft een andere productcategorie) Afbeelding 46. Melding 4134 en 4135 De aard van het gekozen product in het verstrekkingendossier zorgt bij deze meldingen voor uitval. Deze staat namelijk op periodiek en moet aangepast worden naar periodiek én incidenteel in het verstrekkingendossier. Afbeelding 47. Aard product in verstrekkingendossier Ook voor dit probleem wordt er gewerkt aan een automatische oplossing. Indien het om enkele gevallen gaat vragen wij u dit handmatig op te lossen (het betreft een eenmalige actie per cliënt). Indien het om grote aantallen gaat kunt u contact opnemen met Helpdesk GWS helpdeskgws@groningen.nl,

32 4.7. Foutmelding 4168 Melding 4168: Bedrag overstijgt de prijsafspraken Afbeelding 46. Foutmelding 4168 Er kunnen meerdere redenen zijn waardoor deze melding ontstaat: 1. De contractpartner hanteert een te hoog tarief: 2. De contractpartner declareert in minuten waardoor er een afrondingsverschil ontstaat. Ad1. De contractpartner hanteert een te hoog tarief Indien de contractpartner een te hoog tarief hanteert in het ijw303d-bericht kan de gemeente het bericht afkeuren. Door het bericht af te keuren en het bericht definitief te verwerken (inclusief het vinkje Laatste verwerking ) ontvangt de contractpartner het ijw304 bericht met daarin de reden van afkeur. Ad2. De contractpartner declareert in minuten waardoor er een afrondingsverschil ontstaat Deze melding heeft betrekking op de gekozen eenheid. Het systeem staat toe dat er in minuten wordt gedeclareerd. Het systeem is in staat om zelf de uurprijs die geboden is, te verrekenen naar minuten. Er treden slechts marginale afrondingsverschillen op. Het kan dan voorkomen dat door afrondingsverschillen het totaal bedrag overschreden wordt, waarna deze melding volgt. In de nieuwe versie van het systeem wordt dit probleem opgelost. De nieuwe versie van het systeem laat echter nog even op zich wachten. Tot die tijd zal er een tijdelijke aanpassing in het huidige systeem gedaan worden. Indien u tegen deze melding aanloopt, en u hebt geconstateerd dat het om uitval gaat vanwege het afrondingsverschil, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk@rigg.nl, johan.noordzij@groningen.nl en/of hidde.looper@groningen.nl. 32